INSTRUCTIVO DE RECIBO PARA CARRO TANQUES

BT.I.22 Logística y Transporte Versión 1

Fecha 07 de febrero de 2020

1. OBJETIVO

Entregar al cliente un producto bajo estándares de calidad siguiendo las políticas y normas establecidas
por la compañía y las normas que la rigen para garantizar la oportunidad, calidad y seguridad durante
la entrega de producto al cliente.
2. ALCANCE

Todas las EDS (propias, afiliadas, franquiciadas), industrias y entregas a granel de aviación.

3. GENERALIDADES

1. ESPECIFICACIONES DE LOS VEHÍCULOS CISTERNA

a. Vehículos cubiertos por Póliza de hidrocarburos, póliza de mercancías y póliza RCE,

según decreto 4299 y 1609 de Min. Minas
b. SOAT vigente, dando cumplimiento al decreto 056 de 2015
c. Revisión técnico mecánica vigente del vehículo cisterna (no aplica para vehículos nuevos)
d. Certificación de aforo de los compartimientos de los vehículos, para la prestación del
servicio. La fecha de expedición del certificado de aforo es de dos (2) años, con posibilidad
de renovación anual, luego de validación con respecto a las medidas del brazo de llenado de
las plantas de abastecimiento de Terpel, por parte del supervisor de transporte.
El margen de tolerancia en el proceso de validación de las tablas de aforo, no debe superar
el 0.2% respecto al volumen cargado en planta por compartimento, esta condición debido al
proceso manual realizado al medir los vehículos en planta, tolerancia de la vara de medición
y a los márgenes reportados por el certificador del aforo.
e. Certificación de prueba hidrostática, asegurando la estanqueidad del producto dentro de
la cisterna.
f. Certificación de luz negra para la Quinta rueda y King pin, solamente para vehículos tipo
tracto camión
g. Seguimiento y cumplimiento a restricciones de peso establecidas por la Resolución 4100
del 2004, Resolución 4180 de 2008 modificada por la Resolución 2888 de 2005, las
Resolución 1782 de 2009 y las normas que las modifiquen o adicionen mediante el reporte
adecuado de la capacidad de cargue de los carro tanques.
h. Todos los vehículos que prestan el servicio están afiliados al servicio de monitoreo satelital
dual (comunicación GPRS y satelital), conociendo su ubicación durante la operación.
i. Los vehículos cuentan con un Plan de Mantenimiento, predictivo, preventivo y correctivo,
con su respectivo cronograma de actividades, con talleres de mantenimiento propio o
subcontratado, con el fin de asegurar el servicio oportuno alineado con los indicadores de
desempeño mecánico de la flota.
j. Cuentan con un Plan de Emergencias y contingencias para accidentes, para derrames
de hidrocarburos o eventos en ruta, este plan incluye el proceso que se utilizaría en caso de
trasiego, los tipos de Pólizas, garantías procedimientos que tiene la empresa para
operaciones especiales como izaje de vehículos accidentados, convenio con grúas,
 convenios con empresas expertas para la atención de emergencias ambientales durante la
ruta, marco de coberturas y tiempos de respuesta.
k. Precintos electrónicos en vehículos certificados, instalados en los manholes y válvulas de
salida, asegurando el control de aperturas para acceder al producto contenido en la cisterna.
l. Los tanques tienen instaladas platinas con referencia de guía, de la altura que corresponda
el volumen máximo a cargar por cada compartimento o compartimentos estándar definidos
por regional. Esta altura coincide con el volumen referenciado en la tabla de aforo.
m. Tanques de los vehículos en ACERO INOXIDABLE, ACERO AL CARBÓN O ALUMINIO.

2. Accesorios y repuestos para los vehículos del segmento de INDUSTRIA y AVIACIÓN:

Los vehículos asignados a esta operación cuentan con:

• Un Kit para atención de derrames con Materiales y equipo para manejo de contingencias.
• Un botiquín y Kit de carretera de primera atención.
• Una manguera de 4”, largo 3 a 6 metros para conexión a punto de descargue para
descargue de producto.
• Una manguera de 2”, largo 6 a 10 metros para conexión a punto de descargue para
descargue de producto.
• Acoples rápidos necesarios para los diferentes puntos de descargue:
o Acoples macho y hembra 3”
o Acoples macho y hembra 2”
o Reducciones 4” a 2”
• Extintor en la cabina y 2 extintores por cada lado de la cisterna.
• Pernos de conexión de estática en bronce.
• Un toma fuerza o Motobomba Diésel, para el descargue de producto en tanques
verticales.
• El descargue se realizará a través de gravedad con vehículos de válvula trasera.

3. Accesorios y repuestos para los vehículos del segmento de ESTACIONES DE SERVICIO:

Los vehículos asignados a esta operación cuentan con:

• Un Kit para atención de derrames con Materiales y equipo para manejo de contingencias.
• Un botiquín y Kit de carretera de primera atención.
• Una manguera de 4”, largo 3 a 6 metros para conexión a punto de descargue para
descargue de producto.
• Codo de descargue de 4” para conexión a punto de descargue en la Estacion de servicio
• Extintor en la cabina y 2 extintores por cada lado de la cisterna.
• Pernos de conexión de estática en bronce.
• El descargue se realizará a través de gravedad con vehículos de válvula trasera y
vehículos de válvulas laterales.

4. CAPACIDADES DE LA FLOTA

Los vehículos asignados a las operaciones de transporte de combustible:

 TIPO DESCRIPCIÓN CAPACIDAD

Vehículo rígido de dos ejes

Sencillo Peso de carga: hasta 16 toneladas
Dimensiones: De 3.000 gl hasta 3.200 gl
Alto: entre 2.40 y 2.60 metros
Largo: entre 6 y 10 metros
Ancho: entre 2.40 y 2.60 metros

Vehículo rígido de tres ejes

Doble Troque 5200 gl
Peso de carga: hasta 28 toneladas
Dimensiones:
Alto: entre 2.40 y 2.60 metros
Largo: entre 8 y 12 metros
Ancho: entre 2.40 y 2.60 metros

Vehículo articulado de hasta 3 troques

Tracto Camión Peso de carga: hasta 52 toneladas Desde 10.000 gl
Dimensiones:
Alto: entre 3 a 4.40 metros
Largo: entre 12 y 19 metros
Ancho: entre 2.40 y 2.60 metros

5. FLETE MUERTO

Es la retribución a pagar por la cantidad de carga contratada según las capacidades

determinadas en el numeral anterior y dejada de transportar por causas imputables al destino.

6. APOYO PROCESOS OPERATIVOS EN INSTALACIONES DE LOS CLIENTES

La disponibilidad de la flota va acorde a la dimensión de las operaciones logísticas de cada

regional, es por este motivo que los procedimientos adicionales (calibraciones, aforos a tanques
estacionarios, barridos de línea, entre otros), en donde es requerido el apoyo de un vehículo
cisterna, requieren de una programacion anticipada.

Para dar cumplimiento a las solicitudes de estos procedimientos adicionales, estos se deben
programar con 5 días de antelación a la fecha del servicio, en este caso el vehículo se
presentará con los accesorios y repuestos definidos en el numeral 3 Generalidades.

4. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
 ACTIVIDAD 1. PARQUEO DEL VEHÍCULO Y VERIFICACIÓN DOCUMENTAL
Paso RESPONSAB
DESCRIPCIÓN
N° LE
Al llegar el carro tanque a su destino, el conductor debe parquear el
1 vehículo en un sitio que no impida el desarrollo de las operaciones mientras Conductor
se inicia el descargue.
El conductor debe presentar ante el cliente o a quien este delegue para el
2 proceso de descargue la documentación, entregada por el área de Conductor
facturacion de la planta.
Verificación de la Guía de transporte y remisión de salida de inventarios, en Cliente,
donde se confirme que el destino del producto facturado esta correcto y Administrador
3
corresponde al producto solicitado previamente a la Organización Terpel. o a quien este
delegue

ACTIVIDAD 2. ASEGURAR ZONA DE DESCARGA

Paso RESPONSAB
DESCRIPCIÓN
N° LE
Ubicar el vehículo en la zona indicada por el cliente, administrador o a quien
delegue.
a. Apague el motor y active el Switch maestro
b. Aplicar frenos auxiliares
c. Dejar el celular y cualquier aparato electrónico dentro de la cabina
1 Conductor
d. Ubicar mientras el procedimiento de descargue un extintor de 20lb a 3
metros de la boca del tanque de descarga
e. Realizar la conexión a tierra al vehículo para descargas estáticas. Si la
zona no cuenta con esta conexión, realice el reporte en el campo de
observaciones del formato de descargue.
Aislar la zona de descargue para evitar accidentes con otros vehículos o
personas utilizando:
a. Colocar barreras de protección con rotulo “Descarga de Combustible”
a mínimo 3 metros alrededor del lugar de descarga y del punto de
conexión con el camión. Adicional podrá instalar conos de seguridad
que permitan demarcar o aislar la zona con mayor efectividad
b. Colocar extintor satélite tipo BC (150lb) en la zona de descargue a una
Administrador
distancia de 3 metros de la boca de descarga
2 o a quien este
c. Posicionar el kit de derrames cerca de la zona de descarga
delegue
d. Verificar que no hay fuentes de ignición (que puedan ocasionar
explosión o incendio) cercanas
e. Verificar la hermeticidad de todas las conexiones de mangueras y
acoples para el descargue, para evitar que se presenten goteos de
combustible
f. No portar su teléfono celular, ni otros aparatos electrónicos y ningún
elemento para fumar o encender fuego

IMPORTANTE: Se debe poner especial atención en aislar la zona de descarga y evitar el tránsito de
clientes o peatones por ella.
Antes de iniciar la descarga, se debe cumplir todos y cada uno de los puntos anteriores, en caso
contrario, NO DESCARGUE, comuníquese al Jefe de Zona o ejecutivo de cuenta, para informar
y recibir instrucciones.

ACTIVIDAD 3. REVISIÓN DE CAPACIDAD DE RECEPCIÓN Y DOCUMENTACIÓN

Paso RESPONSAB
DESCRIPCIÓN
N° LE
Evaluar si el tanque donde se realizara la descarga, tiene la capacidad de
recibir la cantidad de producto despachado desde la planta:
a. Verificar que las tapas de los tanques estén cerradas con llave o
candado, estas se deben abrir en presencia del conductor
b. Aplicar crema de medición para combustibles y agua
c. Introduzca la vara siempre por el mismo punto de referencia Repita
este paso tres veces para asegurar que la medida esta correcta y
Administrador
regístrela en el formato de descargue.
1 o a quien este
d. Limpie la vara y repita el proceso en los otros tanques.
delegue
Se sugiere no realizar el descargue de los compartimentos del vehículo de
manera parcelada en más de un tanque receptor de la EDS.
Si en sus instalaciones cuenta con herramientas medidoras electrónicas
tipo “Veeder Root” este puede utilizarse para conocer la capacidad y
liquidación de descarga final de combustible
Registre en el formato de descargue, el tanque en donde será descargado
cada compartimento.
Si el camión cuenta con sistema de precintos electrónicos, verificar en la Administrador
2 cabina del vehículo que los LED indicadores se encuentren en verde. o a quien este
delegue
Si el vehículo no cuenta con sistema de precintos electrónicos, verificar que
Administrador
los números de los sellos plásticos instalados en las válvulas del camión y
3 o a quien este
manholes, correspondan a lo indicado en los documentos de despacho y
delegue
que estos estén intactos.
Para registrar la altura (medida) en los compartimentos del vehículo se
debe:
a. Asegurar que el vehículo este en posición horizontal.
b. Verificar la ausencia de agua en cada compartimento del vehículo,
utilizando para ello, la vara de medición y pomada reveladora.
c. Verificar que el producto este a una diferencia no mayor a + o – 1cm,
con respecto a la altura de platina soldada al costado de las escotillas
del camión, es decir que debe estar dentro del rango de la zona
amarilla Administrador
4 o a quien este
delegue

De no contar con la platina, podrá verificar que el nivel de producto

corresponda a la altura en centímetros remitida por la planta para cada
compartimento, teniendo en cuenta este mismo rango de tolerancia
(+/- 1cm). Recuerde introducir la vara por el punto de referencia
indicado en la tabla de aforo de la cisterna.
 Si el nivel está dentro de ese rango, continuar con el procedimiento, de
lo contrario dar aviso a su jefe de zona o ejecutivo de cuenta.
d. Registrar en el formato de descargue para carro tanques, la altura
tomada y compararla con las medidas de planta (cuando aplique) para
identificar faltantes.
Tomar una muestra de cada compartimento para pruebas básicas de Administrador
5 calidad. Por ningún motivo omita este paso. o a quien este
delegue
Debido al alto riesgo de inflamación, queda estrictamente prohibido sacar fotos de las escotillas abiertas
de los tanques receptores y/o de la cisterna (Manholes), si es necesario iluminar dichos tanques, solo
se deberá utilizar linternas a prueba de explosión.

IMPORTANTE, en caso de:

• Si los sellos no corresponden o los documentos no coinciden con el producto.
• Existir diferencias mayores a + - 1cm respecto a la platina de referencia o medida por
vara.
• Detectar presencia de agua en la revisión inicial de los compartimentos de la cisterna o
anomalías en las pruebas de calidad
• No hay capacidad disponible para recibir el compartimento completo
NO DESCARGUE y llame al Jefe de Zona, para informar y recibir instrucciones, dejando
constancia en el formato de recibo de producto.

ACTIVIDAD 4. DESCARGA DE COMBUSTIBLE

Paso RESPONSAB
DESCRIPCIÓN
N° LE
Ubicar el vehículo en la zona indicada por el cliente, administrador o a quien
delegue, en caso de tener descargue directo en la zona de tanque
seleccionado, buscando interferir lo menos posible en la operación del
cliente.
1 Conductor
Realizar la conexión de mangueras de forma descendente al orden de los
compartimentos, es decir iniciando con el compartimento 6, luego el
compartimento 5, el compartimento 4 y así hasta el compartimento 1.
Teniendo siempre este orden de descargue.
Realizar la conexión del codo de descargue al tanque definido, Administrador
2 comprobando que la operación coincida con las verificaciones realizadas o a quien este
previamente (tipo de producto del compartimento a descargar, debe ser delegue
 igual al tipo de producto del tanque seleccionado y debe verificarse en la
remisión de salida de inventarios entregado por planta, el producto
contenido en cada compartimento), apoyándose en el código de colores de
acuerdo al producto a descargar y reportado en el formato de descargue.

GASOLINA CORRIENTE (ROJO)

ACPM (AMARILLO)

GASOLINA EXTRA (AZUL)

Dar la instrucción de inicio de descargue al conductor, para la apertura de

válvulas.
Por razones de seguridad y para asegurar la calidad del producto, se
deberá suspender la venta de combustible en las islas que son
suministradas por los tanques receptores que están siendo abastecidos (si
se dispone de señalización se deben ubicar los avisos correspondientes en
las islas), En caso que no se pueda cumplir con esta aislación, se debe Administrador
3 garantizar la calidad de producto, únicamente está en potestad de las o a quien este
Gerencias de Estaciones, industria y aviación, la autorización de no delegue
suspender el servicio durante el proceso de recibo, teniendo en cuenta que
con esta acción se garantiza la certeza de mediciones al tener solamente
el movimiento generado por la entrada de producto y evitar la probabilidad
de venderle al cliente final un producto con agua o partículas en suspensión.
Negarse a descargar el combustible cuando constate diferencias de colores
entre la conexión receptora del tanque y el producto contenido en el
compartimento del camión.
Realizar apertura de válvula, previo aval del cliente, administrador o a quien
este delegue.
4 Permanecer vigilante al lado de las válvulas de descargue del camión, Conductor
durante toda la descarga.
Observar permanentemente las ventilaciones de los tanques, deteniendo la
descarga si estas salpican productos, reportar en el campo de
observaciones del formato de descargue para carro tanques y dar aviso al
área de logística para recibir instrucciones.
Una vez terminada la primera descarga:
a. Drenar completamente el remanente de combustible que pudiera
5 existir dentro de la manguera de descargue, hacia el interior del Conductor
tanque.
b. Desconectar la manguera desde la válvula de descarga del camión.
Una vez terminada la primera descarga:
a. Desconectar el codo del tanque Administrador
6 b. Dar la instrucción de descargue de los demás compartimentos o a quien este
cumplimento con los pasos 3 al 6 de la Actividad 4 Descarga de delegue
Combustible.
Movilizar el camión a un lugar con condiciones de nivelación que facilite el
procedimiento de drenaje final del compartimento de la cisterna, se debe
hacer a un lugar previamente establecido por el cliente con todas las
7 válvulas y tapas cerradas. Asegurándose de haber desconectado la Conductor
conexión a tierra.
Enseguida abra las válvulas de salida para que el producto remanente fluya
a un balde metálico no ferroso.
 Terminado el escurrido de los compartimentos, el conductor debe
asegurarse de realizar el cierre de las válvulas de fondo.
El contenido del balde se debe verter dentro del tanque correspondiente al
producto que este contiene.
Este procedimiento se debe realizar por cada compartimento y tipo de
producto y nunca se deben mezclar los combustibles, será el conductor el
único responsable de vaciar en el tanque que corresponda el producto
recién drenado, asegurándose que el encargado de la descarga, asista este
proceso y apoyándose con el código de colores:

GASOLINA CORRIENTE (ROJO)

ACPM (AMARILLO)

GASOLINA EXTRA (AZUL)

Drenar el producto remanente en el depósito del contendor de derrames de Administrador

8 la boca de descargue de los tanques. Para esto se debe utilizar el sistema o a quien este
manual tipo sifón, verificando que el depósito quede seco y limpio. delegue
El conductor y el Encargado de la descarga o a quien este delegue deben permanecer vigilantes
durante todo el proceso.

IMPORTANTE: Si por cualquier operación errónea, se produce una contaminación, el Encardo de la

EDS o a quien este delegue, debe suspender la venta y generar el reporte de inmediato a su Jefe de
Zona.

ACTIVIDAD 5. FINALIZACIÓN DEL DESCARGUE

Paso RESPONSAB
DESCRIPCIÓN
N° LE
Verificar que el producto se descargó totalmente, revisando que los
compartimentos y la manguera estén completamente vacíos, evitando
regueros de combustible en todo momento.
Una vez terminado el descargue, se debe dejar reposar el tanque por un Administrador
1 lapso de 5 a 10 minutos, para que se pueda efectuar una correcta toma de o a quien este
la medida final de agua y producto en el tanque seleccionado. delegue
Si los niveles de agua fueran superiores a los aceptados se debe suspender
la venta de ese producto y realizar el reporte a su respectivo Jefe de Zona
o ejecutivo de cuenta.
Para los clientes que cuenta con sistema Veeder Root:
Verificar la liquidación de aumento de volumen por cada tanque en donde Administrador
2 se realizó descarga y compararlo con los galones despachados desde o a quien este
planta de origen. delegue
Registrar la información en el formato de descargue de EDS.
Para los clientes que no cuenta con sistema electrónico de medición:
Convertir las medidas iniciales y finales en galones, para determinar la Administrador
3 cantidad realmente recibida y compararla con la facturada por la planta, es o a quien este
necesario convertir las medidas a galones mediante la utilización de las delegue
tablas de aforo.
 Si se presentan diferencias deben ser analizadas para determinar el
procedimiento a seguir en conjunto con el jefe de zona y planta de origen
del producto.
Cerrar las tapas de los tanques con candado y guardar todos los elementos
empleados durante el procedimiento.
Reiniciar las ventas en los surtidores asociados con el tanque seleccionado,
las cuales habían sido suspendidas para dar inicio al procedo de recibo de
combustible.
Responsabilizarse que las tapas de los manholes de la cisterna y válvulas
4 de salida, siempre estén cerradas al finalizar el procedimiento de descarga. Conductor
Para ello debe utilizar sus EPP y el sistema de protección de caídas.
Guardar los implementos en el camión y solicitar el cumplido del producto
5 Conductor
entregado, para poder retornar en planta.

IMPORTANTE: Si la medición física final no cuadra con la medición física inicial más la descarga,
significa que puede existir un problema de descargue en dicho tanque. NO reiniciar venta hasta
asegurar la calidad de producto y dejar el reporte en el formato de descargue de combustible para
investigar el origen de la diferencia.
Siempre se deben registrar en el formato de descargue y para cada producto descargado, los valores
de las medidas iniciales y finales con los cálculos correspondientes.
No se debe reanudar la venta hasta que se esté seguro de haber gestionado correctamente TODO el
procedimiento de descarga.

4. CONTROL DE CAMBIOS

Nombre del documento Código Versión Descripción de

Cambios
Instructivo De Recibo Para Carro BT.I.22 1
Tanques Logística y
Transporte

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Jhon Posada Jhon Posada Jhon Posada
Director de Director de Director de
Transporte Transporte Transporte