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NORMA TÉCNICA NTC-ISO

COLOMBIANA 15489-1

2010-03-17

INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS.
PARTE 1. GENERALIDADES

E: INFORMATION AND DOCUMENTATION. RECORDS


MANAGEMENT. PART 1. GENERAL

CORRESPONDENCIA: esta norma es una adopción


modificada (MOD), respecto al
documento de referencia, la norma
ISO 15489-1:2001.

DESCRIPTORES: información y documentación; gestión


documental; procedimientos - gestión
documental; programa de gestión
documental.

I.C.S.: 01.140.20

Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC)


Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. (571) 6078888 - Fax (571) 2221435

Prohibida su reproducción Editada 2010-03-26


PRÓLOGO

El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo


nacional de normalización, según el Decreto 2269 de 1993.

ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental
para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el
sector gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en
los mercados interno y externo.

La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica


está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último
caracterizado por la participación del público en general.

La norma NTC-ISO 15489-1 fue ratificada por el Consejo Directivo de 2010-03-17.

Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en
todo momento a las necesidades y exigencias actuales.

A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a


través de su participación en el Comité Técnico 189 Archivo. Gestión de documentos de la STN
del Archivo General de la Nación.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA


ACCIÓN SOCIAL PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE
ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ COLOMBIA
BANCO DE LA REPÚBLICA SENA
COLCIENCIAS SOCIEDAD COLOMBIANA DE ARCHIVISTAS
ECOPETROL TELEFÓNICA MOVISTAR
GRUPO BANCOLOMBIA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO
PÚBLICO

Además de las anteriores, en Consulta Pública el Proyecto se puso a consideración de las


siguientes empresas:

ALMATEC FUNDACIÓN UNIVERSITARIA INPAHU


ARCHIVO DE BOGOTÁ GRUPO INFOESFERA
COLARCHIVOS MINISTERIO DE INDUSTRIA Y COMERCIO
COLEGIO COLOMBIANO DE ARCHIVISTAS UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
COLGRABAR UNIVERSIDAD DE LA SALLE
DISARCHIVOS UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados
normas internacionales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados.

DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 15489-1

CONTENIDO

Página
PRÓLOGO

0. INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 1

1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN ..................................................................... 2

2. REFERENCIAS NORMATIVAS ................................................................................ 3

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES .................................................................................. 3

4. BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ............................................... 5

5. MARCO REGLAMENTARIO .................................................................................... 7

6. POLÍTICA Y RESPONSABILIDADES ...................................................................... 7

6.1 GENERALIDADES ................................................................................................... 7

6.2 POLÍTICA ................................................................................................................. 7

6.3 RESPONSABILIDADES ........................................................................................... 8

7. REQUISITOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ............................................... 8

7.1 PRINCIPIOS DE UN PLAN DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ................................ 8

7.2 CARACTERÍSTICAS DE UN DOCUMENTO .......................................................... 10

8. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN


DE DOCUMENTOS ................................................................................................. 11

8.1 GENERALIDADES ................................................................................................. 11

8.2 CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS .......... 12


NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 15489-1

Página

8.3 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN


DE DOCUMENTOS.................................................................................................. 13

8.4 METODOLOGÍA PARA EL DISEÑO Y LA IMPLEMENTACIÓN ............................ 14

8.5 SUSPENSIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ................ 16

9. PROCESOS Y CONTROLES DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ..................... 16

9.1 DETERMINACIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE DEBEN INCORPORARSE


AL SISTEMA ........................................................................................................... 16

9.2 DETERMINACIÓN DE LOS PLAZOS DE CONSERVACIÓN ................................. 16

9.3 INCORPORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ......................................................... 17

9.4 REGISTRO ............................................................................................................. 18

9.5 CLASIFICACIÓN .................................................................................................... 19

9.6 ALMACENAMIENTO Y MANEJO ........................................................................... 20

9.7 ACCESO ................................................................................................................. 20

9.8 TRAZABILIDAD ..................................................................................................... 21

9.9 DISPOSICIÓN ......................................................................................................... 22

9.10 DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ....... 23

10. SUPERVISIÓN Y AUDITORÍA ................................................................................. 24

11. CAPACITACIÓN ...................................................................................................... 24

ÍNDICE ANALÍTICO ............................................................................................................ 25


NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 15489-1 RESUMEN

INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS.
PARTE 1. GENERALIDADES

0. INTRODUCCIÓN

La normalización de las políticas y los procedimientos de la gestión de documentos aseguran la


adecuada atención y protección de los mismos, y permite que la evidencia y la información que
contienen puedan ser recuperadas de un modo más eficiente y más eficaz usando prácticas y
procedimientos normalizados.

Esta parte de la norma NTC-ISO 15489 se desarrolló en respuesta al consenso expresado por
los países miembros de ISO para normalizar las mejores prácticas internacionales en materia
de gestión de documentos, utilizando la norma australiana AS 4390, Records Management,
como punto de partida.

Esta norma nacional se acompaña con un Informe Técnico (ISO/TR 15489-2) cuyo uso
complementario se recomienda. El Informe Técnico ISO/TR 15489-2 facilita explicaciones más
amplias y sugerencias para su implementación, con el fin de alcanzar los resultados previstos
en esta norma nacional. Además, incluye una bibliografía.

También se debe tener en cuenta el PGD - RAMP1) comprende proyectos, estudios y otras
actividades destinadas a:

1. Fomentar la formulación de políticas y planes de información (nacionales, regionales e


internacionales).

2. Fomentar y difundir métodos, pautas y normas para el manejo de la información.

3. Contribuir a la creación y mejoramiento de infraestructuras de la información.

4. Contribuir a la creación y mejoramiento de sistemas especializados de información en


los campos de la educación, la cultura, la comunicación y las ciencias sociales y
naturales.

5. Fomentar la formación y capacitación de los especialistas en información y de los


usuarios de la misma.

1)
Programa de Gestión de Documentos y Archivos - RAMP establecido por la División del Programa General
de Información de la UNESCO - París 1983.
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NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 15489-1 RESUMEN

Por último, este estudio determina y describe los elementos que comprende un programa
general para lograr economía y eficacia en la gestión de los documentos corrientes y para
determinar, conservar y fomentar sistemáticamente la utilización de los archivos. Estos
elementos programáticos pueden clasificarse según las fases siguientes que representan el
ciclo total de vida de los documentos.

- La fase de producción de documentos abarca los elementos siguientes: diseño y


gestión de formularios, preparación y gestión de la correspondencia, gestión de
informes y directrices, fomento de sistemas de gestión de la información y aplicación de
la tecnología moderna a dichos procesos.

- La fase de utilización y conservación de los documentos abarca los aspectos siguientes:


creación y mejoramiento de los sistemas de archivo y de recuperación de datos, gestión
de registros, gestión del correo y las telecomunicaciones, selección y manejo de
máquinas copiadoras, análisis de sistemas, producción y mantenimiento de programas
de documentos vitales, funcionamiento de centros de documentación y aplicación,
cuando proceda, de la automatización y la reprografía a dichos procesos.

- La fase de disposición de los documentos abarca la identificación y descripción de las


series de documentos, el establecimiento de programas de retención y disposición de
documentos, la evaluación y eliminación de documentos y la transferencia de
documentos de valor permanente a los archivos. La administración de archivos abarca
el diseño y equipamiento de los depósitos, los métodos y procesos de reparación y
conservación de los archivos, el planeamiento de políticas de acceso a los archivos, los
procedimientos del servicio de referencias, la creación de nuevos archivos y la
información sobre los mismos. Varios de estos elementos dependen en gran medida de
la utilización de computadoras y de la micrografía.

1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

Esta parte de la norma NTC-ISO 15489 regula la gestión de documentos2) que producen las
organizaciones, ya sean públicas o privadas, con fines externos e internos.

Se recomienda la aplicación de todos los elementos expuestos en esta parte de la norma


NTC-ISO 15489 para garantizar que una organización cree, incorpore y gestione los documentos
que necesita. En el Informe Técnico ISO/TR 15489-2 (Directrices) se describen los procedimientos
que permiten desarrollar una gestión de documentos acorde con los principios y elementos
expuestos en esta parte de la norma NTC-ISO 15489.

Esta parte de la norma NTC-ISO 15489:

- se aplica a la gestión de documentos, en todos los formatos o soportes, creados o


recibidos por cualquier organización pública o privada en el ejercicio de sus actividades
o por cualquier individuo responsable de crear y mantener documentos;

- proporciona la asignación de las responsabilidades de las organizaciones respecto a los


documentos y las políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con estos
documentos;

- proporciona la gestión de documentos como apoyo de un sistema de calidad que


cumpla con las normas NTC-ISO 9001 y NTC-ISO 14001;
2)
En algunos países, la gestión de documentos no se distingue de la gestión de archivos históricos (Archives
Management).
2
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 15489-1 RESUMEN

- regula el diseño y la implementación tanto del Programa de gestión de documentos


como del sistema de gestión de documentos

Esta parte de la norma NTC-ISO 15489 está destinada a su uso por:

- los directivos de las organizaciones;

- los profesionales de la gestión de documentos, de la información y de sus tecnologías;

- y cualquier persona natural o jurídica que tenga la responsabilidad de crear y mantener


documentos para la organización

2. REFERENCIAS NORMATIVAS

Las normas que a continuación se relacionan contienen disposiciones válidas para esta norma
internacional. En el momento de la publicación estaban en vigor las ediciones indicadas. Para
las referencias con fecha, no son aplicables las revisiones o modificaciones posteriores de
ninguna de las publicaciones. Sin embargo, las partes que basen sus acuerdos en esta norma
internacional deben estudiar la posibilidad de aplicar la edición más reciente de las normas
indicadas a continuación. Para las referencias sin fecha, se aplica la edición en vigor del
documento normativo al que se haga referencia. Los miembros de IEC y de ISO poseen el
registro de las normas internacionales en vigor en cada momento.

ISO 51273), Documentación e información. Vocabulario.

NTC-ISO 9001, Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos.

NTC-ISO 14001, Sistemas de gestión ambiental. Requisitos con orientación para su uso.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Para los fines de esta parte de la norma NTC-ISO 15489, se aplican los términos y definiciones
siguientes. En cuanto a los términos que no se incluyen en el presente documento, consúltese
la norma ISO 5127.

3.1 Acceso (Access). Derecho, modo y medios de localizar, usar o recuperar información.

3.2 Autoridad archivística (Archival Authority); servicio de archivos; institución


archivística; programa archivístico. Servicio o programa responsable de la selección,
obtención y conservación de documentos de valor permanente, de facilitar el acceso a los
mismos y de la aprobación de la destrucción de otros documentos.

3.3 Clasificación (Classification). Identificación y estructuración sistemática de las actividades


de las organizaciones o de los documentos generados por éstas categorías, de acuerdo con
convenciones, métodos y normas de procedimiento, lógicamente estructurados y
representados en un sistema de clasificación.

3.4 Conservación (Preservation). Procesos y operaciones realizados para garantizar la


permanencia intelectual y técnica de documentos auténticos a lo largo del tiempo.

3)
Pendiente de publicación (Revisión de todas las partes precedentes de la norma ISO 5127).
3
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 15489-1 RESUMEN

3.5 Conversión (Conversion). Proceso de cambiar documentos de un soporte a otro o de un


formato a otro. Véase migración (véase el numeral 3.13).

3.6 Disposición4). Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital
de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental,
con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

3.7 Documento (Document)5). Información u objeto registrado que puede ser tratado como
una unidad.

3.8 Documento de archivo (Records)6). Registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

3.9 Eliminación documental. Destruction 7). Actividad resultante de la disposición final


señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que
han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en
otros soportes.

3.10 Gestión de documentos (Records Management); gestión documental8). Conjunto de


actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de
la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final
con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

3.11 Indización (Indexing). Proceso por el que se establecen los campos de acceso para
facilitar la recuperación de documentos o información.

3.12 Metadatos (Metadata). Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de


los documentos y su gestión a lo largo del tiempo.

3.13 Migración (Migration). Acción de trasladar documentos de un sistema a otro,


manteniendo la autenticidad, la integridad, la fiabilidad y la disponibilidad de los mismos.

4)
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No.027 (31, de octubre, 2006). Por la cual se
modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. Archivo Genera de la Nación, 2006. p. 1-12
5)
El inglés posee tres términos distintos (Documents, Records y Archives), para designar lo que en español,
como en el resto de lenguas latinas, cuenta con una única voz (documentos). Así, Document es el
equivalente de documento en su significado genérico, como mera información registrada. Por el contrario,
los términos Records y archives designan de manera específica a aquellos documentos producidos como
prueba y reflejo de las actividades de la organización que los ha creado, reservándose el empleo de este
último a los documentos de carácter histórico.
Por todo ello, la pauta seguida en la traducción es la del empleo del término documento en todos los casos;
los posibles problemas de polisemia que pudieran presentarse ocasionalmente, han sido resueltos de la
manera usualmente seguida en castellano: mediante la adjetivación o calificación del término allí cuando se
pudiera ver como conveniente.
6)
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No.027 (31, de octubre, 2006). Por la cual se
modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. Archivo Genera de la Nación, 2006. p. 1-12
7)
Ibid., p. 6
8)
Ibid., p. 7.
4
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 15489-1 RESUMEN

3.14 Programa de gestión de documentos9). Conjunto de instrucciones en las que se


detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos (de la gestión documental) al
interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, tramite, organización,
consulta, conservación y disposición final de los documentos.

3.15 Registro (Registration). Acto por el que se adjudica a un documento un identificador


único en el momento de su entrada en un sistema.

3.16 Responsabilidad (Accountability); rendición de cuentas. Principio por el que los


individuos, las organizaciones y la sociedad son responsables de sus acciones y se les puede
solicitar una explicación al respecto.

3.17 Selección10). Parte de la disposición final señalada en las tablas de retención o de


valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de
documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsanse también
“depuración” y “expurgo”.

3.18 Sistema de clasificación (Classification System). Véase clasificación (véase el numeral 3.3).

3.19 Sistema de gestión de documentos (Records System); sistema de gestión


documental. Sistema de información que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los
documentos a lo largo del tiempo.

3.20 Tabla de retención documental11) Listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos

3.21 Transferencia <custodia>: (Transfer). Cambio de la custodia, la propiedad y la


responsabilidad de los documentos.

3.22 Trazabilidad (Tracking). Capacidad para seguir la historia, el movimiento, el uso y la


localización de un documento.

3.23 Trazabilidad de las acciones (Action Tracking). Proceso de controlar e imponer etapas
y plazos en las acciones a quienes las llevan a cabo.

3.24 Traslado <movimiento>: (Transfer). Movimiento de documentos de una ubicación a otra.

3.25 Valoración12). Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases
del ciclo vital.

9)
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la Implementación de un Programa de Gestión
Documental: Manual de Archivística - Primera Fase. Bogotá D.C.:AGN, 2006. 186 p. ISBN 958-97666-9-2
10)
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No.027 (31, de octubre, 2006). Por la cual se
modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. Archivo Genera de la Nación, 2006. p. 1-12.
11)
Ibid., p. 10.
12)
Ibid., p. 11.
5
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ÍNDICE ANALÍTICO

acceso, 3.1, 8.3.6, 9.7 Véase también eliminación; retención,


actividades de la organización definición, 3.7
análisis, 8.4 b) procesos, 9.9
clasificación, 9.5.1 diseño de sistemas, 8.3.7
definición, 7.1 documentación
actividades no lucrativas de políticas, 8.2.6
Véase actividades de la organización de procesos, 9.10
administración pública de transacciones, 8.3.2
Véase actividades de la organización documentos
almacenamiento definición, 3.8, 3.9
procesos y controles, 9.6 determinación de lo que se incorpora, 9.1
físico, 8.3.3 características, 7.2
alteración de documentos, 7.2.4 Véase también la Nota 1
auditoria, capítulo 10 documentos fiables, 7.2.3
autenticidad de los documentos, 7.2.2 documentos electrónicos
autoridad archivística acceso, 9.7
definición, 3.2 almacenamiento y manejo, 9.6
calidad, infraestructura de los procesos de, definiciones, capitulo 3
capítulo 1 Eliminación documental
clasificación, 9.5 definición, 3.6
procesos, 9.9
Véase también indización; números y códigos evaluación de sistemas existentes, 8.4 d)
vocabularios controlados formación, capítulo 11
actividades de la organización, 9.5.1 gestión de documentos
definición, 3.3 aplicación de esta parte de la norma ISO 15489
incorporación de los documentos, 9.3 capítulo 1
sistemas de clasificación, 9.5.2 beneficios, capítulo 4
códigos definición, 3.10
Véase números y códigos requisitos, capítulo 7
conformidad sistemas incluidos, capítulo 4
diseño e implementación, 8.2.4 gestión distribuida, 8.3.4
supervisión y auditoría, capítulo 10 incorporación de documentos
Exhaustividad de los sistemas de gestión, 8.2.5 determinación de los que se debe incorporar, 9.1
controles objetivos y técnicas, 9.3
Véase procesos y controles identificación
conservación Véase clasificación; registro
definición, 3.4 identificadores únicos
periodos, 9.2 Véase registro
procesos,9.9 implementación, 8.4
conversión indización
Véase también migración definición, 3.11
definición, 3.5 procesos, 9.5.4
procesos, 9.9 incorporación de documentos, 9.3
custodia vocabularios controlados, 9.5.3
Véase transferencias integridad de los documentos, 7.2.4
disponibilidad de los documentos, 7.2.5 integridad de los sistemas de gestión
Véase también acceso de documentos, 8.2.3
disposición investigación preliminar, 8.4 a)

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manipulación, 9.6 incorporación de documentos, 9.3


metadatos reglamentario, marco, capítulo 5
contexto de la actividad, 9.1 permisos de acceso, 9.7
definición, 3.12 rendición de cuentas
documentación de transacciones, 8.3.2 definición, 3.16
incorporación de documentos, 9.3 requisitos de los documentos
metodología para el diseño y identificación, 8.4 e)
la implementación 8.4 estrategias para satisfacerlos, 8.4 e)
migración responsabilidades, 6.3
Véase también conversión rendición de cuentas, 3.16
definición, 3.13 aplicación de esta parte de la ISO 15489,
documentos electrónicos, 9.6 capítulo 1
diseño e implementación de sistemas, 8.3.5 revisión posterior a la aplicación, 8.4 h)
modificación de los documentos, 7.2.4 sistema de calidad, capitulo 1
movimiento sistemas de gestión de documentos
Véase trazabilidad de la ubicación, transferencia características, 8.2
procesos, 9.9 definición, 3.19
normas internacionales: normas para consulta, diseño y aplicación, capítulo 8
capítulo 2 suspensión, 8.5
números y códigos, 9.5.5 sistemas de gestión de documentos fiables 8.2.2
ordenación soportes
Véase clasificación Véase almacenamiento
períodos de tiempo supervisión y auditoría capítulo 10
para acciones, véase seguimiento de suspensión de sistemas de gestión de
las acciones documentos, 8.5
para conservación, 9.2 transacciones con documentos, documentación,
permisos 8.3.2
Véase acceso transferencia (custodia)
pistas de auditoría, 8.3.2 definición, 3.21
políticas, 6.2 transferencia (movimiento)
documentación, 8.2.6 definición, 3.24
prácticas sistemáticas de gestión, 8.2.6 procesos, 9.9
procesos y controles, capítulo 9 trazabilidad
Véase también disposición, conservación Véase también seguimiento de las acciones
documentación, 9.10 seguimiento de la ubicación
programas de gestión de documentos, 7.1 definición, 3.22
protección gestión, 9.8
Véase almacenamiento físico trazabilidad de la ubicación, 9.8.3
recuperación, 8.3.6 trazabilidad de las acciones
Véase también acceso, indización definición, 3.23
registro gestión, 9.8.2
definición, 3.15 uso de sistemas de gestión de documentos, 8.3.6
procesos, 9.4 vocabularios controlados, 9.5.3

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IMPORTANTE

Este resumen no contiene toda la información necesaria para la aplicación del documento normativo original al que se
refiere la portada. ICONTEC lo creo para orientar a su cliente sobre el alcance de cada uno de sus documentos y facilitar
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