CAJA MENOR

FONDO CAJA MENOR

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que
no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.
La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se
asigna a una persona como responsable de su manejo.
El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial
tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas,
puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una
gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos económicos
deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo
y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.

DIFERENCIA ENTRE CAJA MENOR Y CAJA GENERAL

Los fondos fijos son montos de cuantía determinada, que son reembolsables para mantener el saldo
autorizado, mientras que los saldos en Caja son variables. La caja menor se maneja valores de menor
cuantía en efectivo, pero la caja general guarda todo el dinero diario tanto en efectivo como en
cheques.
REEMBOLSO DE CAJA MENOR Y SU CONTABILIZACIÓN
Al contabilizar la constitución del fondo fijo de caja menor se debita cajas (cajas menores) y se acredita
bancos.

Con sujeción a lo dispuesto por Gerencia General los dineros entregados para viáticos y gastos de
viaje se legalizarán dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización del gasto y no se podrán
entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior.

Cuando se haya gastado hasta el 70% de uno cualquiera de los rubros autorizados, o cuando hayan
transcurrido tres meses de constituido el fondo de caja menor o de haber tramitado el último
reembolso, previo arqueo de la caja menor, se debe presentar a la Gerencia Administrativa y
Financiera, una relación totalizada de los gastos efectuados, clasificados por rubros del PUC, para su
correspondiente trámite de reembolso y registro , acompañada de la comunicación de reconocimiento
de gastos.

Cuando se trate de la legalización definitiva de la caja menor por cierre de vigencia, cambio de
responsable del manejo o cancelación de la misma, se debe realizar un arqueo físico por parte de los
funcionarios que para tal efecto designe la Gerencia Administrativa y Financiera con el fin de garantizar
que se efectúe el arqueo, el responsable del manejo de la caja menor deberá coordinar lo pertinente
con la Gerencia Administrativa y Financiera

Adicionalmente en el evento en que la Dirección Financiera al momento de tramitar la legalización de

la caja menor, detecte que no existe saldo disponible en uno de los conceptos del gasto, debe
gestionar la correspondiente adición.

En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos
que a continuación se indican:
 1. Que los gastos estén agrupados por rubros del Puc , bien sea en
el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución
de constitución.
2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores
con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y
cuantía.
3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.
4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja menor según
el caso.
5. Que se haya expedido la comunicación de reconocimiento del gasto.
6. Que se haya dado ingreso al Almacén, de los elementos comprados.

Aumento de caja menor: el mismo registro se elabora cuando la gerencia decide aumentar el fondo
fijo de caja menor por insuficiencia para cubrir los gastos menores en un período dado. Cancelación
de la caja menor: cuando se cancela el fondo fijo, el efectivo se lleva nuevamente a la cuenta Caja
general. Es costumbre cancelar el fondo al finalizar el ejercicio para no dejar ningún gasto pendiente
de legalizar que pueda afectar la vigencia contable siguiente.

Disminución de la caja menor: cuando se disminuye el saldo de caja menor se hace el mismo
asiento de contabilidad anterior dada la situación de inutilidad o por restricciones del gasto.Libro
auxiliar de caja menor: se registra con todos los recibos o documentos equivalente y por todos los
conceptos que se aplican los dineros del fondo fijo de Caja menor pero sin constituir registros de diario
que afecten la contabilidad, como acostumbran algunos, sino que se lleva un libro de caja menor para
controlar el saldo y se pueda verificar en cualquier momento y también para elaborar sobre él la
relación de reembolso de caja menor:Los registros en el libro de caja menor no se hacen con el
comprobante de diario como en los otros libros auxiliares, pues éste se elabora con los respectivos
recibos de pago porque solamente cumple funciones de control