El activo corriente, también denominado activo circulante, es aquel activo líquido a la fecha de cierre del ejercicio, o convertible en dinero dentro de los doce meses. Además, se consideran corrientes a aquellos activos aplicados para la cancelación de un pasivo corriente, o que evitan erogaciones durante el ejercicio.
Caja chica Como manejar una caja chica
Para manejar una caja chica debemos tomar en cuenta cuáles son los tipos de gastos que pasan por una caja chica, entre ellos están compra de material de oficina, reparaciones menores, combustible, peajes, parqueos, tarifas de transporte público entre otros, tengamos siempre presente que la caja chica es para salir de apuros diarios y no para gastos por montos que sobrepasen el límite establecido.
Ventajas y cuidados de la caja chica
Las principales ventajas del tener una caja chica son por ejemplo, facilidad de la contabilidad de gastos menores en los libros contables, estos gastos tienen valor y respaldan la contabilidad de la empresa ante el fisco, también facilita archivar los gastos juntos sin necesidad de una explicación específica para cada uno de ellos y sobre todo se tiene un mejor control de todas las compras de montos que están por debajo de los gastos generales, tales como las planillas. Es importante tener presente, que debemos ser bastante ordenados y sobre todo honestos, ya que la caja chica a pesar de que maneja montos pequeños, sigue siendo un dinero que no nos pertenece y debemos ser cuidadosos a la hora de manejarlos.
Medidas de control interno en caja chica
La gerencia Administrativa Financiera mediante un memorandum de nombramiento designará a un responsable para el manejo del Fondo Fijo.
El funcionario responsable tiene autorizado disponer del dinero asignado en
un plazo no mayor de 30 días, esto con el objetivo de evitar el mal uso de los fondos. El colchón de seguridad que entra a caja chica será del 10%, esto quiere decir
4 que el custodio podrá disponer del 90% del fondo fijo que se le asigne dejando lo restante para no dejar desprotegido a la empresa. Una vez cumplido el plazo el responsable cajero tendrá que realizar una rendición de cuentas para que sea aprobado por el jefe correspondiente más la revisión que dará el departamento de contabilidad de todos los documentos de respaldo de los descargos realizados, tales documentos serán: facturas, recibos y otros.
Se procederá al registro diario de todos los gastos realizados por el
departamento de contabilidad.
Se procederá al rembolso del Fondo Fijo si se encontrara todo en orden.
Se efectuará el arqueo de Caja Chica al finalizar cada mes transcurrido o
cuando se realice un cambio de tesorero o cuando el gerente administrativo financiero así lo disponga.
Realizar un chequeo diario en la documentación como vales y diferentes
comprobantes, para un mejor control del dinero
El encargado de caja chica deberá informar inmediatamente cuando el fondo
se encuentre en el mínimo.
Realizar un arqueo general mínimo cada dos días.
El custodio de la caja chica será el responsable de toda la documentación
emitida por el uso de esta cuenta.
Los cheques de reembolso deben emitirse a nombre de la custodia de caja
chica.
Limitaciones presentes en esta cuenta:
Colusión por parte del personal. Malas capacitaciones del personal. Trabajadores indispuestos a realizar de una buena manera su trabajo. Sistema de control inadecuado o deficiente en la compañía.
5 Caja General Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.
El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante
un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja". Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja" se deberá cancelar contra la de "Pérdidas y Ganancias".
Cada empresa que cuente una caja general debe tener un propósito y alcance así como la formulación de un manual o tener políticas de control interno para el control de la misma. Por ejemplo:
Propósito Registrar y controlar los ingresos de la Caja General a fin de conocer el flujo y situación de los recursos financieros de la empresa para su óptima distribución y manejo. Alcance Este procedimiento es aplicable a la Gerencia Técnico Administrativa, a la Caja General y a los demás Departamentos que se involucren con el presente procedimiento.
Medidas de control interno en caja general
Se considerarán ingresos a la Caja General, todos aquellos pagos o depósitos
que se realicen directamente por los clientes, cobradores, empleados o aportaciones del gobierno federal que se realicen mediante cheque, efectivo, transferencias bancarias o algún otro medio, con el fin de cubrir pagos por ventas de material, remanente en comprobación de viáticos, gastos a comprobar, reembolso de anticipos de sueldos u honorarios, asignación de recursos fiscales y los demás que se generen por las operaciones propias de la empresa. También existen ingresos que son depositados a las cuentas bancarias que la empresa tiene en diversas instituciones bancarias, los cuales son realizados por los clientes o bien por
6 los responsables de las librerías cuyos importes corresponden a los ingresos obtenidos por las ventas realizadas.
Los cobradores, mensajeros y/o promotores que realicen labores de
cobranza, deberán depositar todos los días en la Caja los valores recibidos.
El horario para efectuar trámites de pago y recepción de depósitos en la Caja
será de lunes a viernes de 8:30 a 15:00 horas.
La Caja General expedirá a favor del depositante, invariablemente, un recibo
de ingresos debidamente foliado como comprobante del depósito efectuado.
El Encargado de la Caja General efectuará diariamente un corte que incluya
todas las operaciones efectuadas las cuales se reflejarán en un reporte. Así mismo, emitirá un reporte diario de saldos bancarios en el que deberán aparecer las diversas cuentas manejadas por la empresa.
Es responsabilidad del Encargado de la Caja General tramitar al día hábil
siguiente, los depósitos de los valores ingresados a la institución bancaria que corresponda.
Semanalmente, el Encargado de la Caja General formulará un flujo de caja,
que permitirá contar con información actualizada del flujo de fondos, el cual será turnado al GTA para su incorporación al presupuesto de caja mensual. El flujo de caja permitirá tener un mayor control de los ingresos y egresos registrados en el sistema, apoyando así la toma de decisiones.
La empresa cuenta con un programa para enlazarse con el sistema de
cómputo del banco. Dicho sistema permite realizar consultas sobre los saldos de las cuentas bancarias a fin de conocer los abonos y cargos efectuados, así como los montos disponibles para su distribución diaria. También es posible realizar traspasos de una cuenta a otra y realizar algunos pagos o transferencias.
El acceso al Área de la Caja estará restringida a cualquier persona ajena a
ésta.
Limitaciones presentes en esta cuenta:
Colusión por parte del personal.
Malas capacitaciones del personal. Trabajadores indispuestos a realizar de una buena manera su trabajo. Sistema de control inadecuado o deficiente en la compañía.
7 Inversiones
El control interno se constituye como la base fundamental para el buen desarrollo
de operaciones, este puede presentar fallas durante su aplicación pero es necesario recordar que el riesgo de fallas se encuentra siempre presente. El control interno posee una serie de objetivos los cuales se pretende sean los más aptos para el buen desarrollo, estos objetivos se centran en transacciones o procesos como lo son que todo proceso sea registrado, q cada uno de los procesos o transacciones sea real, que sea correcta y que sea oportuna. Las inversiones consisten en mecanismos que permiten la colocación de dinero ocioso a generar intereses o ganancias. Estas resultan de mucha ayuda al momento en que se necesite dinero ya sea por una persona jurídica o física.
Medidas de control interno
Como ya se sabe las entidades dependen de las inversiones que esta posea. Por tanto es importante que se dé un seguimiento adecuado a los proyectos de inversión. El seguimiento de las inversiones tiene inicio al momento en que se crean hasta el momento de su auditoria después de su funcionamiento, de tal manera que se plantean una serie de puntos como los siguientes: Se plantea el proyecto, posterior a esto se valora. Se le da la aprobación siempre y cuando este cumpla con todos los puntos Se incorporan al presupuesto de inversiones. Se pone en marcha el funcionamiento de las inversiones. Por último cuando ya se encuentra establecido se procede con la auditoria de dichas inversiones.
Proceso de control interno en inversiones
Para lograr que el control interno surta efecto se deben plantear ciertos aspectos como los siguientes: a) Primero se debe verificar si dentro de la entidad existen procedimientos de control interno y que estas se adapten al as políticas de inversiones de corto/largo plazo. b) Evaluar dichas políticas, en cuanto a la aplicabilidad dentro de la entidad; toda política debe ser traspasada a un documento físico que sea de fácil manipulación,, este debe estar al alcance y comprensión de toda persone que vaya manipular dichas cuentas. c) Al momento de elaborar el documento que contendrá la información, es importante que este sea lo más claro posible, tomando en cuenta también todos los posibles casos particulares que se puedan presentar. d) Se debe asegurar que las personas que manipulan estos documento sean debidamente entrenados y que posean los conocimientos necesarios para
8 cumplir su función. Es recomendable que a la hora de tomar decisiones estas sean tomadas a conciencia y evitar la ligereza. e) Toda y cada una de las decisiones debe ser debidamente autorizada. f) Se debe llevar un control de los documentos y registros contables pertinente a la operación. g) Por último se debe procurar que se dé la mejor distribución de labores
Cada paso debe ser adaptado a las necesidades de la entidad, debe ser en todo momento claro.
Evaluación del control interno en inversiones
El punto siguiente se desarrolla de a cuerdo al proceso que se lleva dentro de las inversiones desde los aspectos relacionados con la creación de estas hasta su puesta en marcha. Es vital que se aseguren de mantener registro de control sobre cada una de las transacciones. Efectuar conciliaciones periódicas. Asegurarse de poseer la información necesaria para el registro. Que las operaciones sean de carácter verídico y evitar duplicados u omisiones en cualquier proceso. Asegurarse de que la información poseída sea correcta y entendible.
Los puntos anteriores nos permiten evaluar a fondo el control interno sobre las inversiones, sin embargo los anteriores no son los únicos: o Como se mencionó anteriormente es necesario establecer una buena segregación de deberes, en este cao su relación se basa en la adquisición, venta, registro, custodia de títulos, cobro de los productos provenientes de este. o Procedimientos para autorizar el gravamen de las inversiones; también es necesario el procedimiento para la aprobación de la adquisición de valores. o Las inspecciones física deben ser desempañadas por personas ajenas a los títulos ya sea en custodia, registro u otras actividades en las cuales se mantenga relación directa con dichas transacciones. o Se debe contar con la existencia de registros auxiliares en donde se presenten los documentos pertinentes.
Cuestionario: aplicación y evaluación
Previo a la elaboración del cuestionario es vital tener en claro ciertos puntos como los siguientes: Se debe contar con la autorización de los jefes para invertir en determinados momentos: el método de autorizaciones debe ser progresivo y estar dentro del manual de procedimientos. Para estar seguros de que el sistema opera correctamente se deben análisis de la documentación que respaldan a las
9 inversiones como las actas, los memorándum, formularios y comprobantes; dichos documentos deben tener la firma de la persona encargada. Registro oportuno, exacto y total de las inversiones: este punto se basa en la existencia de manuales para desempeñar las tareas relacionadas con inversiones. Este punto debe hacer uso de técnicas como los cuestionarios, entrevistas, observaciones oculares, análisis de documentación. Es preciso que cada trabajador aplique de forma correcta los métodos. Custodia de inversiones: este plantea la observación de personas a la hora de manipular las inversiones o documentos y evaluar el sitio en que se encuentran. Segregación de funciones, control y custodia de inversiones: esta permite un correcto control ya que las personas al encargarse de diversos aspectos se evitan los actos de colusión interna. Algunas de las ares en que se divide la segregación de puestos son la adquisición y venta de inversiones, registro en libros, custodia de dichos documentos, entre otros. Aplicación de formulas automatizadas, manuales para las inversiones: el uso o aplicación de estos métodos de forma correcta nos permite procesar de mejor manera la información La manipulación no adecuada puede afectar de manera seria a la entidad por tanto se debe tener en cuenta los siguientes aspectos. Controles de entrada al sistema Orientados a verificar que la información enviada a proceso cumpla con todos los requisitos básicos,(tales como fecha de envío, código, hora, totales de control). Controles de movimiento ingresados al sistema Se debe examinar si los totales de cuadratura se llevan a cabo, ya sea por totales de montos, registros leídos, entre otros. Controles de actualización Que la información procesada esté actualizada, procurar que esté limpia de errores, Controles de cálculos Se trata de comprobar si los cálculos u operaciones aritméticas son efectuados correctamente.
