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Activos

Activos Circulantes

El activo corriente, también denominado activo circulante, es aquel activo líquido a la fecha de
cierre del ejercicio, o convertible en dinero dentro de los doce meses. Además, se consideran
corrientes a aquellos activos aplicados para la cancelación de un pasivo corriente, o que evitan
erogaciones durante el ejercicio.

Caja chica
Como manejar una caja chica

Para manejar una caja chica debemos tomar en cuenta cuáles son los tipos de
gastos que pasan por una caja chica, entre ellos están compra de material de
oficina, reparaciones menores, combustible, peajes, parqueos, tarifas de transporte
público entre otros, tengamos siempre presente que la caja chica es para salir de
apuros diarios y no para gastos por montos que sobrepasen el límite establecido.

Ventajas y cuidados de la caja chica

Las principales ventajas del tener una caja chica son por ejemplo, facilidad de la
contabilidad de gastos menores en los libros contables, estos gastos tienen valor y
respaldan la contabilidad de la empresa ante el fisco, también facilita archivar los
gastos juntos sin necesidad de una explicación específica para cada uno de ellos y
sobre todo se tiene un mejor control de todas las compras de montos que están por
debajo de los gastos generales, tales como las planillas. Es importante tener
presente, que debemos ser bastante ordenados y sobre todo honestos, ya que la
caja chica a pesar de que maneja montos pequeños, sigue siendo un dinero que no
nos pertenece y debemos ser cuidadosos a la hora de manejarlos.

Medidas de control interno en caja chica


La gerencia Administrativa Financiera mediante un memorandum de nombramiento
designará a un responsable para el manejo del Fondo Fijo.

 El funcionario responsable tiene autorizado disponer del dinero asignado en


un plazo no mayor de 30 días, esto con el objetivo de evitar el mal uso de los
fondos.

El colchón de seguridad que entra a caja chica será del 10%, esto quiere decir

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que el custodio podrá disponer del 90% del fondo fijo que se le asigne
dejando lo restante para no dejar desprotegido a la empresa.

Una vez cumplido el plazo el responsable cajero tendrá que realizar una
rendición de cuentas para que sea aprobado por el jefe correspondiente más
la revisión que dará el departamento de contabilidad de todos los
documentos de respaldo de los descargos realizados, tales documentos
serán: facturas, recibos y otros.

 Se procederá al registro diario de todos los gastos realizados por el


departamento de contabilidad.

 Se procederá al rembolso del Fondo Fijo si se encontrara todo en orden.

 Se efectuará el arqueo de Caja Chica al finalizar cada mes transcurrido o


cuando se realice un cambio de tesorero o cuando el gerente administrativo
financiero así lo disponga.

 Realizar un chequeo diario en la documentación como vales y diferentes


comprobantes, para un mejor control del dinero

 El encargado de caja chica deberá informar inmediatamente cuando el fondo


se encuentre en el mínimo.

 Realizar un arqueo general mínimo cada dos días.

 El custodio de la caja chica será el responsable de toda la documentación


emitida por el uso de esta cuenta.

 Los cheques de reembolso deben emitirse a nombre de la custodia de caja


chica.

Limitaciones presentes en esta cuenta:


 Colusión por parte del personal.
 Malas capacitaciones del personal.
 Trabajadores indispuestos a realizar de una buena manera su trabajo.
 Sistema de control inadecuado o deficiente en la compañía.

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Caja General
Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se
carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los
mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el
efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.

El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante


un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el
efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo
que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve
también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta
operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos
asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el
Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes,
con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan
generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja". Se le cargan los
faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se
subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja" se
deberá cancelar contra la de "Pérdidas y Ganancias".

Cada empresa que cuente una caja general debe tener un propósito y alcance así
como la formulación de un manual o tener políticas de control interno para el
control de la misma. Por ejemplo:

Propósito
Registrar y controlar los ingresos de la Caja General a fin de conocer el flujo y
situación de los recursos financieros de la empresa para su óptima distribución y
manejo.
Alcance
Este procedimiento es aplicable a la Gerencia Técnico Administrativa, a la Caja
General y a los demás Departamentos que se involucren con el presente
procedimiento.

Medidas de control interno en caja general

 Se considerarán ingresos a la Caja General, todos aquellos pagos o depósitos


que se realicen directamente por los clientes, cobradores, empleados o
aportaciones del gobierno federal que se realicen mediante cheque,
efectivo, transferencias bancarias o algún otro medio, con el fin de cubrir
pagos por ventas de material, remanente en comprobación de viáticos,
gastos a comprobar, reembolso de anticipos de sueldos u honorarios,
asignación de recursos fiscales y los demás que se generen por las
operaciones propias de la empresa. También existen ingresos que son
depositados a las cuentas bancarias que la empresa tiene en diversas
instituciones bancarias, los cuales son realizados por los clientes o bien por

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los responsables de las librerías cuyos importes corresponden a los ingresos
obtenidos por las ventas realizadas.

 Los cobradores, mensajeros y/o promotores que realicen labores de


cobranza, deberán depositar todos los días en la Caja los valores recibidos.

 El horario para efectuar trámites de pago y recepción de depósitos en la Caja


será de lunes a viernes de 8:30 a 15:00 horas.

 La Caja General expedirá a favor del depositante, invariablemente, un recibo


de ingresos debidamente foliado como comprobante del depósito
efectuado.

 El Encargado de la Caja General efectuará diariamente un corte que incluya


todas las operaciones efectuadas las cuales se reflejarán en un reporte. Así
mismo, emitirá un reporte diario de saldos bancarios en el que deberán
aparecer las diversas cuentas manejadas por la empresa.

 Es responsabilidad del Encargado de la Caja General tramitar al día hábil


siguiente, los depósitos de los valores ingresados a la institución bancaria
que corresponda.

 Semanalmente, el Encargado de la Caja General formulará un flujo de caja,


que permitirá contar con información actualizada del flujo de fondos, el cual
será turnado al GTA para su incorporación al presupuesto de caja mensual. El
flujo de caja permitirá tener un mayor control de los ingresos y egresos
registrados en el sistema, apoyando así la toma de decisiones.

 La empresa cuenta con un programa para enlazarse con el sistema de


cómputo del banco. Dicho sistema permite realizar consultas sobre los
saldos de las cuentas bancarias a fin de conocer los abonos y cargos
efectuados, así como los montos disponibles para su distribución diaria.
También es posible realizar traspasos de una cuenta a otra y realizar algunos
pagos o transferencias.

 El acceso al Área de la Caja estará restringida a cualquier persona ajena a


ésta.

Limitaciones presentes en esta cuenta:

 Colusión por parte del personal.


 Malas capacitaciones del personal.
 Trabajadores indispuestos a realizar de una buena manera su trabajo.
 Sistema de control inadecuado o deficiente en la compañía.

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Inversiones

El control interno se constituye como la base fundamental para el buen desarrollo


de operaciones, este puede presentar fallas durante su aplicación pero es
necesario recordar que el riesgo de fallas se encuentra siempre presente. El control
interno posee una serie de objetivos los cuales se pretende sean los más aptos para
el buen desarrollo, estos objetivos se centran en transacciones o procesos como lo
son que todo proceso sea registrado, q cada uno de los procesos o transacciones
sea real, que sea correcta y que sea oportuna.
Las inversiones consisten en mecanismos que permiten la colocación de dinero
ocioso a generar intereses o ganancias. Estas resultan de mucha ayuda al momento
en que se necesite dinero ya sea por una persona jurídica o física.

Medidas de control interno


Como ya se sabe las entidades dependen de las inversiones que esta posea. Por
tanto es importante que se dé un seguimiento adecuado a los proyectos de
inversión.
El seguimiento de las inversiones tiene inicio al momento en que se crean hasta el
momento de su auditoria después de su funcionamiento, de tal manera que se
plantean una serie de puntos como los siguientes:
 Se plantea el proyecto, posterior a esto se valora.
 Se le da la aprobación siempre y cuando este cumpla con todos los puntos
 Se incorporan al presupuesto de inversiones.
 Se pone en marcha el funcionamiento de las inversiones.
 Por último cuando ya se encuentra establecido se procede con la auditoria
de dichas inversiones.

Proceso de control interno en inversiones


Para lograr que el control interno surta efecto se deben plantear ciertos aspectos
como los siguientes:
a) Primero se debe verificar si dentro de la entidad existen procedimientos de
control interno y que estas se adapten al as políticas de inversiones de
corto/largo plazo.
b) Evaluar dichas políticas, en cuanto a la aplicabilidad dentro de la entidad;
toda política debe ser traspasada a un documento físico que sea de fácil
manipulación,, este debe estar al alcance y comprensión de toda persone
que vaya manipular dichas cuentas.
c) Al momento de elaborar el documento que contendrá la información, es
importante que este sea lo más claro posible, tomando en cuenta también
todos los posibles casos particulares que se puedan presentar.
d) Se debe asegurar que las personas que manipulan estos documento sean
debidamente entrenados y que posean los conocimientos necesarios para

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cumplir su función. Es recomendable que a la hora de tomar decisiones estas
sean tomadas a conciencia y evitar la ligereza.
e) Toda y cada una de las decisiones debe ser debidamente autorizada.
f) Se debe llevar un control de los documentos y registros contables pertinente
a la operación.
g) Por último se debe procurar que se dé la mejor distribución de labores

Cada paso debe ser adaptado a las necesidades de la entidad, debe ser en todo
momento claro.

Evaluación del control interno en inversiones


El punto siguiente se desarrolla de a cuerdo al proceso que se lleva dentro de las
inversiones desde los aspectos relacionados con la creación de estas hasta su
puesta en marcha.
 Es vital que se aseguren de mantener registro de control sobre cada una de
las transacciones.
 Efectuar conciliaciones periódicas.
 Asegurarse de poseer la información necesaria para el registro.
 Que las operaciones sean de carácter verídico y evitar duplicados u
omisiones en cualquier proceso.
 Asegurarse de que la información poseída sea correcta y entendible.

Los puntos anteriores nos permiten evaluar a fondo el control interno sobre las
inversiones, sin embargo los anteriores no son los únicos:
o Como se mencionó anteriormente es necesario establecer una buena
segregación de deberes, en este cao su relación se basa en la adquisición,
venta, registro, custodia de títulos, cobro de los productos provenientes de
este.
o Procedimientos para autorizar el gravamen de las inversiones; también es
necesario el procedimiento para la aprobación de la adquisición de valores.
o Las inspecciones física deben ser desempañadas por personas ajenas a los
títulos ya sea en custodia, registro u otras actividades en las cuales se
mantenga relación directa con dichas transacciones.
o Se debe contar con la existencia de registros auxiliares en donde se
presenten los documentos pertinentes.

Cuestionario: aplicación y evaluación


Previo a la elaboración del cuestionario es vital tener en claro ciertos puntos como
los siguientes:
 Se debe contar con la autorización de los jefes para invertir en determinados
momentos: el método de autorizaciones debe ser progresivo y estar dentro
del manual de procedimientos. Para estar seguros de que el sistema opera
correctamente se deben análisis de la documentación que respaldan a las

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inversiones como las actas, los memorándum, formularios y comprobantes;
dichos documentos deben tener la firma de la persona encargada.
 Registro oportuno, exacto y total de las inversiones: este punto se basa en la
existencia de manuales para desempeñar las tareas relacionadas con
inversiones. Este punto debe hacer uso de técnicas como los cuestionarios,
entrevistas, observaciones oculares, análisis de documentación. Es preciso
que cada trabajador aplique de forma correcta los métodos.
 Custodia de inversiones: este plantea la observación de personas a la hora de
manipular las inversiones o documentos y evaluar el sitio en que se
encuentran.
 Segregación de funciones, control y custodia de inversiones: esta permite un
correcto control ya que las personas al encargarse de diversos aspectos se
evitan los actos de colusión interna. Algunas de las ares en que se divide la
segregación de puestos son la adquisición y venta de inversiones, registro en
libros, custodia de dichos documentos, entre otros.
 Aplicación de formulas automatizadas, manuales para las inversiones: el uso
o aplicación de estos métodos de forma correcta nos permite procesar de
mejor manera la información
La manipulación no adecuada puede afectar de manera seria a la entidad por
tanto se debe tener en cuenta los siguientes aspectos.
 Controles de entrada al sistema
Orientados a verificar que la información enviada a proceso cumpla con todos los
requisitos básicos,(tales como fecha de envío, código, hora, totales de control).
 Controles de movimiento ingresados al sistema
Se debe examinar si los totales de cuadratura se llevan a cabo, ya sea por totales de
montos, registros leídos, entre otros.
 Controles de actualización
Que la información procesada esté actualizada, procurar que esté limpia de errores,
 Controles de cálculos
Se trata de comprobar si los cálculos u operaciones aritméticas son efectuados
correctamente.

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