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Su denominacin se deriva del hecho que la origina; consiste en reconocer los ingresos cuando
efectivamente son recibidos, y los gastos cuando efectivamente son pagados o se hace el
desembolso, es decir, cuando el dinero entra o sale de la caja. Cuando se lleva la contabilidad
por el sistema de caja, slo se reconocen hechos; no se contabilizan derechos, como una venta
a plazos, que aunque se ha adquirido el derecho a cobrar un valor y ese derecho est
respaldado por un documento o factura, se reconoce y registra solo cuando el cliente pague
la factura.
Es decir, las ventas a crdito no se registran hasta el momento en que se recibe el pago, as
como los gastos no se reconocen hasta cuando se hace el desembolso de dinero. Es decir solo
cuando hay movimiento de dinero.
Descripcin: Registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que cuenta el ente
econmico, tanto en moneda nacional como extranjera, disponible en forma inmediata.
DINMICA DE LA CUENTA:
Se debita:
Por las entradas de dinero en efectivo y los cheques recibidos por cualquier concepto, tanto en
moneda nacional como en moneda extranjera;
Por el mayor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del
mercado, y
Se acredita:
Por el valor de las consignaciones diarias en cuentas corrientes bancarias o de ahorro;
Por el menor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del
mercado;
Por el valor de los pagos en efectivo, en los casos que por necesidades del ente econmico, se
requieran.
PLANILLAS DE CAJA:
Esta planilla se puede elaborar en un formato de Excel donde se consigne informacin como:
Fecha, responsable del manejo de la caja, turno, fondo base de la caja, nombre del
supervisor se caja que hace los controles, entradas de efectivo (recaudo), salidas, saldo final,
faltantes, sobrantes, y justificacin.
Es un fondo que se asigna en la empresa para hacer pagos menores; su cuanta depende dl
tamao de la empresa y el movimiento de efectivo que esta tenga, ya que resulta costoso en
trminos econmicos y de tiempo, girar cheques para hacer pagos por sumas pequeas.
Cuando se constituye el fondo de caja menor se asigna una persona encargada y responsable
del manejo de este fondo, y es recomendable implementar una normatividad sobre polticas y
condiciones de uso de este fondo, como la documentacin requerida para pagos (deber ser
en documentos impresos, numerados consecutivamente, deber tener la respectiva
autorizacin si lo requiere, deber elaborarse en tinta no en lapiz, los valores debern
escribirse en letras y numeros, y finalmente la firma del beneficiario del pago), asignar topes
mximos y mnimos de desembolso, y para la reposicin del fondo, pagos que pueden hacerse
y los que no se deben pagar por caja menor. Es muy importante que el encargado de la caja
menor no tenga acceso a la contabilidad.
Al momento de constituirse el fondo se contabiliza debitando la cuenta 110510 Cajas menores
y acreditando la cuenta 110505 Caja General o la 111005 Bancos moneda nacional, segn sea
el caso, si se abre con efectivo o cheque.
110510 xxxx
La persona encargada de la caja menor deber soportar cada gasto con un recibo de caja
menor, adems de los soportes de pago que corresponda al gasto efectuado.
Cuando se han pagado los gastos y el fondo de caja menor se agota o disminuye, se hace
entonces un reembolso de dinero, por el valor que hace falta para llegar al monto establecido,
el cual debe ser respaldado por los documentos y soportes de los gastos causados y pagados,
para as llegar al monto inicialmente fijado.
Cuando se hace reembolso de caja menor se contabiliza debitando las cuenta 51 de los
respectivos gastos, y acreditando la caja general.Este reembolso debe solicitarse por lo menos
una vez al mes para evitar inconvenientes de causacin en los gastos, y as poder registrar las
operaciones en la fecha mas aproximada a la que se realiza el hecho econmico.
51- - - - xxx
La caja menor solo se contabiliza al momento de crearla, aumentar, disminuir o eliminar dicho
fondo
En caso de existir un faltante, se buscar la razn que lo justifique(un gasto, una consignacin
sin registrar, para hacer el ajuste correspondiente, de no haber una justificacin se registra
este valor en a cuenta 136530 como responsabilidades o cuenta por cobrar al empleado.
Este reporte se genera al final del da o a primera hora de la maana para examinar las notas
crdito, debito y facturas generadas ese da; cuando el movimiento de la caja es la actividad
principal del negocio( almacenes supermercados y comercio en general)
Los cierres de caja se hacen para registrar el dinero que se ha recaudado desde el ltimo
cierre que se haya hecho. Dependiendo del movimiento de la caja, es recomendable hacer
cierres de caja diario, o puede darse por cambios de turnos y entregar la caja cuadrada a quien
recibe.
En el informe de cierre debemos consignar informacin como fecha y hora de apertura, fecha
y hora de cierre, nmero de movimientos
Cuando hagamos un cierre de caja se tendrn en cuenta los movimientos realizados desde el
ltimo cierre o saldo anterior que es el dinero que qued en el ltimo cierre, dinero que se
dejar para cambio. Las entradas, es decir, dinero que ha entrado en caja a travs de
registradora o movimientos de entrada manuales. Las Salidas que es el equivalente a los
dineros que han salido por movimientos de caja. El valor de la caja donde muestra el resultado
de las entradas menos las salidas, es decir el dinero que realmente hemos recaudado en caja.
Y por ltimo, el saldo actual, que es la suma del saldo anterior del ltimo cierre ms el saldo
de lo recaudado en caja..
2. 2. CONCEPTO GENERAL Caja y Bancos: Son dos cuentas del Activo, donde se
contabiliza la tesorera de la empresa. Son dos cuentas que tienen el mismo
funcionamiento y que la nica diferencia entre ellas es que en "caja" se contabiliza el
dinero que est fsicamente en la empresa, en su caja fuerte, mientras que en
"bancos" se contabiliza el dinero que la empresa tiene ingresado en los bancos. Son
cuentas que siempre van en el Activo y cuyo saldo ser positivo o como mucho cero,
pero nunca negativo (una empresa no puede tener en su caja fuerte -100 pesos).
3. 3. CONCEPTO CAJA: Cuenta que sirve para asentar las entradas y salidas de dinero.
Libro de Caja en el que se anota detalladamente el movimiento de fondos. Existencias
en efectivo en una oficina o dependencia encargada de efectuar los cobros, los pagos y
en general el manejo de fondos.
7. 7. Objetivos del control interno de caja: - Evitar o prevenir fraudes de caja y bancos. -
Promover la eficiencia del personal de caja y bancos. - Proteger y salvaguardar el
efectivo en caja y bancos. - Descubrir malversaciones. - Localizar errores de caja y
bancos. - Detectar desperdicios y filtraciones de caja. - Obtener informacin
administrativa contable oportuna de caja y bancos. Control Interno
9. 9. Control para cada origen de entradas a caja o bancos: A) Cobros por ventas de
contado directo. B) Cobros por ventas de contado C.O.D en plaza. C) Cobros por ventas
de contado C.O.D fuera de plaza. D) Cobros por ventas a crdito en plaza. E) Cobros
por ventas a crdito fuera de plaza. Control Interno
11. 11. Creacin de un fondo fijo de caja: Con la finalidad de realizar pagos menores que
no excedan al importe mximo establecido por la empresa. Cuando se agote se suman
los comprobantes y se expide un cheque nominativo a cargo del encargado de manejar
el fondo y se realiza el reembolso de caja. Ejemplo: La salida de dinero para el pago de
viticos de un empleado que fue a hacer un deposito al banco. Procedimientos (y
ejemplos)
12. 12. Pago de cheque nominativos con firmas mancomunadas: Como regla general
nunca se expedirn cheques al portador, es decir los pagos se harn por medio de
cheques nominativos con firmas mancomunadas, con lo que la responsabilidad
recaer por lo menos en dos personas, de preferencia funcionarios de alta gerencia
ajenos a contabilidad y a cajeros. Deber tener una jerarqua superior a quien revisa y
aprueba comprobantes y pago; los comprobantes de desembolso debern sellarse con
la palabra PAGO, para que no sean aprovechados y se paguen nuevamente. Ejemplo:
Un funcionario necesita al menos otra firma de un nivel superior para el retiro de un
cheque. Procedimientos (y ejemplos)
13. 13. Conciliacin peridica de cuenta de cheques: Los saldos y estados de cuenta
bancarios debern conciliarse mensualmente, y todas las diferencias y partidas de
conciliacin se investigan y comprueban amplia y satisfactoriamente. Ejemplo: El
contador cuando se encarga de hacer conciliaciones bancarias checa que los saldos
que estn en el estado de cuenta coincidan con los de sus auxiliares y si no es as se
analiza el porque no. Procedimientos (y ejemplos)
14. 14. Cortes y arqueos de caja peridicos y de sorpresa: Cada da debern cortarse los
registros de caja, con el objeto de conocer la existencia a esa fecha, la cual se
comprueba con arqueos efectuados por funcionarios de empleados ajenos a
contabilidad o cajeros. Cuando se efectan los arqueos sorpresa, se evita que los
cajeros manejen indebidamente los documentos, efectivo y valores de caja, observado
una conducta honesta. Ejemplo: De manera sorpresiva llega la persona responsable de
los arqueos de caja y si detecta que pasan anomalas tanto en los saldos como en la
reaccin de la cajera se empieza a sospechar una accin deshonesta (robo o
incompetencia). Procedimientos (y ejemplos)
15. 15. Conclusiones En conclusin estas medidas de control son para poder identificar
que nuestro movimiento y existencia de efectivo tanto en nuestra caja como en
nuestros bancos estn siendo bien utilizados y mas que nada no a habido ningn flujo
que no estuviese debidamente autorizado, con el fin de evitar robos gracias a los
controles internos que se han establecido para ello.