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Caja General, Arqueo De Caja Bancos Y Otros Componentes

Este documento contiene información importante sobre los arqueos de caja y elementos de vital
importancia a la hora de la contabilización de los movimientos financieros de la empresa

Caja General

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los
cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta
de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran
en la Caja.

Arqueo de caja

Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el
objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja
esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques
o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Esta operación es realizada diariamente por el Cajero.

Instrucciones Para Realizar Un Arqueo De Caja

El saldo inicial, en ocasiones la gestión se prefiere realizar en base a una misma cantidad de dinero
al iniciar el día La gestión de pagos, en ocasiones los pagos se realizan con una caja alternativa.

La retirada de dinero al banco al finalizar el día. El control de los cobros realizados según los
medios de pago permitidos por el local. En un solo libro existen rayado para el control de
entrada/salida, etc. Con relación al libro de control de gastos pagados por caja, se puede emplear
por uno de tres columnas: entrada, salida y saldo.

Diferencias En Arqueo (Faltantes o Sobrantes)

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta
de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta
denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los
sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta
“Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.

Control Interno

Es un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de Proteger los
activos, Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera y Promover la eficiencia
de las operaciones.
El control interno se clasifica en:

Control interno administrativo y Control interno contable.

Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas
administrativas impuestas por la gerencia.

Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente
con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.

Todo sistema de control interno debe contener las siguientes características:

Organización de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a


las actividades de la empresa.

Autorización y registro operacional de manera que sea de la atribución del departamento de


contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control

Eficiencia para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3)
persona para evitar fraude.

Control Interno del Efectivo.

Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas
las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos
tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los
registros mediante:

División del trabajo

Delegación de autoridad

Asignación de responsabilidades

Promoción de personal eficiente

Identificación del personal con las políticas de la Empresa.

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito
en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:

Efectivo en caja

Cuentas bancarias
Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.

La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:

Operaciones en el mostrador (ventas)

Ingresos ejecutados por cobradores

Remesas por correos

Podemos establecer que el área de efectivo comprende:

Caja y Banco

Elementos del control Interno

Los cinco componentes del control interno

Dentro del marco integrado se identifican cinco elementos de control interno que se relacionan
entre sí y son inherentes al estilo de gestión de la empresa. Los mismos son:

Ambiente de Control.

Evaluación de Riesgos.

Actividades de Control.

Información y Comunicación.

Supervisión o Monitoreo.

Fondo de caja menor

Fondo De Caja Menor

Fondo de caja menor


La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se
asigna a una persona como responsable de su manejo.

Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede
entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un
fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o
pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.

El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas
$1.000.000 será suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo de varios millones.

Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de cierta políticas, como
por ejemplo, que por este se harán pagos que no superen determinado monto, o que
determinados pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor.

En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos “plata de bolsillo”, por lo que
es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos recursos, y debe normarse una persona
de entera confianza y responsabilidad para que lo administre.

Diferencia entre Caja Menor y Caja General

La caja menor es para los gastos pequeños (artículos de librería, artículos de limpieza o refrigerios
que la caja general es para los gastos significativo (compras de mercaderías o pagos a
proveedores) la caja aparte del efectivo maneja cheques de terceros o moneda extranjera, en
cambio la caja menor solo maneja efectivo nacional.

Reembolso de caja menor y su contabilización

Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar
el dinero utilizado.

En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los
gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su
monto inicial.

La contabilización del reembolso será:

51XXXX

XXXX

11105

XXXX
Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento
de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que
se considera como un fondo fijo.

El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su
especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las
facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que
presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos
económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible
mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.

Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de reembolso que
permitan contabilizar las facturas en el momento en que se realice el hecho económico que
soportan.

Contabilización del Reembolso de Caja menor

Al contabilizar la constitución del fondo fijo de caja menor se debita cajas (cajas menores) y se
acredita bancos. Con sujeción a lo dispuesto por Gerencia General los dineros entregados para
viáticos y gastos de viaje se legalizarán dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización del
gasto y no se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado
el gasto anterior.

Cuando se haya gastado hasta el 70% de uno cualquiera de los rubros autorizados, o cuando hayan
transcurrido tres meses de constituido el fondo de caja menor o de haber tramitado el último
reembolso, previo arqueo de la caja menor, se debe presentar a la Gerencia Administrativa y
Financiera, una relación totalizada de los gastos efectuados, clasificados por rubros del PUC, para
su correspondiente trámite de reembolso y registro , acompañada de la comunicación de
reconocimiento de gastos.

Cuando se trate de la legalización definitiva de la caja menor por cierre de vigencia, cambio de
responsable del manejo o cancelación de la misma, se debe realizar un arqueo físico por parte de
los funcionarios que para tal efecto designe la Gerencia Administrativa y Financiera con el fin de
garantizar que se efectúe el arqueo, el responsable del manejo de la caja menor deberá coordinar
lo pertinente con la Gerencia Administrativa y Financiera

Adicionalmente en el evento en que la Dirección Financiera al momento de tramitar la legalización


de la caja menor, detecte que no existe saldo disponible en uno de los conceptos del gasto, debe
gestionar la correspondiente adición.
En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los
requisitos que a continuación se indican:

1. Que los gastos estén agrupados por rubros del Puc , bien sea en el comprobante de pago o en
la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.

2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los
acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad
o NIT, objeto y cuantía.

2. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está
legalizando.

3. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja menor
según el caso.

4. Que se haya expedido la comunicación de reconocimiento del gasto.

5. Que se haya dado ingreso al Almacén, de los elementos comprados.

Aumento y Disminución de la Caja menor

Aumento de caja menor:

El mismo registro se elabora cuando la gerencia decide aumentar el fondo fijo de caja menor por
insuficiencia para cubrir los gastos menores en un período dado. Cancelación de la caja menor:
cuando se cancela el fondo fijo, el efectivo se lleva nuevamente a la cuenta Caja general. Es
costumbre cancelar el fondo al finalizar el ejercicio para no dejar ningún gasto pendiente de
legalizar que pueda afectar la vigencia contable siguiente.

Disminución de la caja menor:

Cuando se disminuye el saldo de caja menor se hace el mismo asiento de contabilidad anterior
dada la situación de inutilidad o por restricciones del gasto. Libro auxiliar de caja menor: se
registra con todos los recibos o documentos equivalente y por todos los conceptos que se aplican
los dineros del fondo fijo de Caja menor pero sin constituir registros de diario que afecten la
contabilidad, como acostumbran algunos, sino que se lleva un libro de caja menor para controlar
el saldo y se pueda verificar en cualquier momento y también para elaborar sobre él la relación de
reembolso de caja menor:

Los registros en el libro de caja menor no se hacen con el comprobante de diario como en los otros
libros auxiliares, pues éste se elabora con los respectivos recibos de pago porque solamente
cumple funciones de control
Bancos

Es una entidad financiera que se dedica a la administración de dinero. El banco ofrece servicios
como el depósito de valores y el préstamo de capital. El sistema bancario, también conocido como
banca, es el conjunto de los bancos que operan dentro de una economía.

Conciliación Bancaria

La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la
empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco
suministra por medio del extracto bancario.

Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos
hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas
crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.

La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro
completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.

Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos


movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes.

Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en
sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos
valores no coinciden.

El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria,


proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los
auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la
diferencia.

Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto
bancario no coincidan, tenemos:

- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque.

- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la
cuenta de la empresa.

- Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en
su auxiliar.

- Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha
registrado en sus auxiliares.
- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar.

- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

Elementos requeridos para realizar una conciliación bancaria

· Extracto bancario

· Libro banco

· Conciliación del periodo anterior

Pasos

· Se confronta el extracto bancario con el libro banco, teniendo presente que los débitos del
extracto serán los créditos en el libro banco y viceversa. Esta tarea se hace partida por partida,
haciendo una tilde en ambos registros cuando coinciden.

· Identificar las partidas sin tilde puesto que ellas son el origen de las diferencias. Luego se
termina que clase de diferencias son (cheques pendientes, depósitos no acreditados, notas
débitos o crédito no contabilizados, errores u omisiones).

· Se realiza la conciliación propiamente dicha a los efectos de dejar constancia del trabajo
realizado. Se debe tener presente que el objetivo es compensar las diferencias para llegar a saldos
iguales para realizar esta conciliación es indistinto partir del saldo del extracto bancario para llegar
al saldo del libro banco, o partir del saldo en el libro banco para llegar al saldo del extracto
bancario.

Nota Débito y Crédito Bancaria

Nota debito:

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o
debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma
nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en
la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el
incremento del saldo de una cuenta.

Nota crédito:

Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la
acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.
Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos,
rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por
exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Diferencia entre una cuenta corriente y una de ahorros

En las Cuentas Corrientes, la entidad presta un servicio de caja, de las cuales puede cobrar una
comisión por alguna de las operaciones hechas. Estos servicios de caja pueden ser:

· Los ingresos de efectivo

· Abonos en general

· Ordenar transferencias bancarias

· Domiciliar recibos

· Retiradas de dinero en efectivo

· Pagar cheques

Por el contrario, las Cuentas de ahorro puede ofrecer menor facilidades para realizar ingresos y
pagos, como es el caso de no permitir tener tarjetas de crédito o débito y de no poder domiciliar
recibos o nóminas. No obstante, la gran mayoría de éstas últimas cuentas, no cobran comisiones
de mantenimiento y administración, con el fin de obtener más clientes.

Inversiones

Cuentas del activo, generalmente se relacionan con colocaciones de dinero o recursos por parte
de la empresa con el fin de obtener una mayor rentabilidad, pero que escapan a su actividad
habitual.

Una inversión, escapando al término contable, también se refiere a desembolsos de dinero


destinados a aumentar o mejorar la capacidad productiva de una empresa. La mayoría de los
casos, se utilizan para financiar los costos fijos.

INVERSIONES TEMPORALES.

Generalmente las inversiones temporales consisten en documentos a corto plazo (certificados de


depósito, bonos tesorería y documentos negociables), valores negociables de deuda (bonos del
gobierno y de compañías) y valores negociables de capital (acciones preferentes y comunes),
adquiridos con efectivo que no se necesita de inmediato para las operaciones. Estas inversiones se
pueden mantener temporalmente, en vez de tener el efectivo, y se pueden convertir rápidamente
en efectivo cuando las necesidades financieras del momento hagan deseable esa conversión.

INVERSIONES A LARGO PLAZO.

Son colocaciones de dinero en las cuales una empresa o entidad, decide mantenerlas por un
período mayor a un año o al ciclo de operaciones, contando a partir de la fecha de presentación
del balance general

Acciones

Una acción es la parte alícuota del capital social de una sociedad anónima. Cabe resaltar que
poseer acciones de una compañía confiere legitimidad al accionista para exigir sus derechos, pero
a su vez para cumplir con sus obligaciones.

También se dice que esta acción es un título representativo del valor de una de las fracciones
iguales en que se divide el capital social de una sociedad de Capital. Tales acciones confieren
derechos políticos y económicos a quien la posea, es decir a su titular (accionista), como por
ejemplo el derecho a una parte de las utilidades o también el voto en las juntas de accionistas.

Estas acciones sirven para acreditar y transmitir la calidad y los derechos de socio propietario, en
relación proporcional al monto de las acciones suscritas.

Clasificación de Las Acciones

· Acciones comunes u ordinarias: Son las acciones propiamente dichas.

· Acciones preferentes: Título que representa un valor patrimonial que tiene prioridad sobre las
acciones comunes en relación con el pago de dividendos. La tasa de dividendos de estas acciones
puede ser fija o variable y se fija en el momento en el que se emiten

· Acciones de voto limitado: Son aquellas que sólo confieren el derecho a votar en ciertos
asuntos de la sociedad, determinados en el contrato de suscripción de acciones correspondiente,
no son más que una variante de las acciones preferentes.

· Acciones convertibles: Son aquellas que tienen la capacidad de convertirse en bonos y


viceversa, pero lo más común es que los bonos sean convertidos en acciones.

· Acciones de industria: Establecen que el aporte de los accionistas sea realizado en la forma de
un servicio o trabajo.

· Acciones liberadas de pago o crías: Son aquellas que son emitidas sin obligación de ser
pagadas por el accionista, esto se debe a que fueron pagadas con cargo a las utilidades que debió
percibir éste.
· Acciones con valor nominal: Son aquellas en que se hace constar numéricamente el valor del
aporte.

· Acciones sin valor nominal: Son aquellas que no expresan el monto del aporte, tan solo
establecen la parte proporcional que representan en el capital social.

BONOS
Los bonos son instrumentos financieros de deuda utilizados por entidades privadas y también por
entidades gubernamentales y que sirven para financiar a las mismas empresas. El bono es una de
las formas de materializarse los títulos de deuda, de renta fija o variable. Pueden ser emitidos por
una institución pública, un Estado, un gobierno regional, un municipio o por una institución
privada, empresa industrial, comercial o de servicios.

Tipos de Bonos

· Bono canjeable: Bono que puede ser canjeado por acciones ya existentes. No provoca ni la
elevación del capital ni la reducción de las acciones.

· Bono Convertible: Bono que concede a su poseedor la opción de canjearlo por acciones de
nueva emisión a un precio prefijado. Ofrece a cambio un cupón (una rentabilidad) inferior al que
tendría sin la opción de conversión.

· Bono cupón cero: Título que no paga intereses durante su vida, sino que lo hace íntegramente
en el momento en el que se amortiza, es decir cuando el importe del bono es devuelto. En
compensación, su precio es inferior a su valor nominal.

· Bonos de caja. Títulos emitidos por una empresa, que se compromete a rembolsar al
vencimiento fijado el préstamo pactado; los recursos obtenidos con la emisión de estos bonos se
dedican a las necesidades de tesorería de la empresa.

· Strips: Algunos bonos del Estado son "strippables", o divididos, puede segregarse el valor del
bono en cada uno de los pagos que se realizan, distinguiendo básicamente los pagos en concepto
de intereses (cupones) y el pago del principal, y negociarlos por separado.

· Bonos de deuda perpetua: Son aquellos que nunca devuelven el principal, (esto es, el nominal
del bono, que generalmente coincide con la inversión inicial), sino que pagan intereses (cupones)
regularmente de forma indefinida. Son los más sensibles a variaciones en el tipo de interés.

· Bonos basura, que se definen como títulos de alto riesgo y baja calificación, que ofrece, en
contrapartida, un alto rendimiento.

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