FONDO DE CAJA MENOR

La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños
desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.

Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace
complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la
solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo
de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean
representativos, se manejan por este fondo.

El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que
mientras en algunas $1.000.000 será suficiente, en otras será necesario disponer
de un fondo de varios millones.

Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de cierta

políticas, como por ejemplo, que por este se harán pagos que no superen
determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no se
deben realizar por caja menor.

En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos “plata de

bolsillo”, por lo que es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos
recursos, y debe nombrarse una persona de entera confianza y responsabilidad
para que lo administre.

CONSTITUCION CAJA MENOR

la gerencia administrativa es la encarga de realizar la constitución del fondo de

caja menor el cual se realiza mediante un acta de constitución donde se escoge le
encargado y se establece el monto de la misma en el acta de constitución firman
el encargado del manejo de caja menor y la persona o personas que autorizaron la
creación de la caja menor
AUMENTO CAJA MENOR

En ocasiones puede presentarse situaciones donde el dinero del fondo de caja

menor no es suficiente para atender los gastos menores en esta caso se realiza
una nueva reunión y se firma una nueva acta donde se especifica el monto en que
aumenta la caja menor y el total de dinero con que cuenta la caja menor después
del nuevo ajuste
DISMINUCIÓN CAJA MENOR

También puede presentarse la situación donde el monto existente en caja menor

excede las necesidades de la empresa en gastos menores y parte del dinero se
mantiene estancado sin ningún movimiento en este caso este dinero no esta
generando ningún beneficio para la empresa y es necesario realizar una nueva
reunión para disminuir el monto con el que fue creada la caja menor y dejar
solamente el necesario es decir el monto que supla las necesidades en gastos
menores de la empresa
 MANEJO DE CAJA MENOR

El encargado o responsable debe utilizar el fondo para lo que fue creado y lo que
fue establecido en el reglamento de caja menor en ningun momento puede utilizar
los fondos para suplir sus necesidades

para la entrega de dinero o salida de dinero es necesario que la persona que lo

solicite presente un recibo de caja menor debidamente autorizado o aprobado
para poder realizar la entrega o desembolso del dinero, una vez recibido el dinero
la persona que lo solicito debe firmar el recibido,

El recibo de caja menor se deja al encargado, una vez hecha la compra el

solicitante debe entregar la factura o documento equivalente donde realizo la
compra como soporte del desembolso hecho en caso de no haber ningún soporte
el recibo de caja menor será suficiente

el recibo de caja menor y la factura o documento equivalente sirve como prueba

de la utilización de los recursos

REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Cuando se haya utilizado el 70% del monto con que cuenta caja menor o se haya
alcanzado el monto establecido para realizar el reembolso de caja menor se debe
presentar el reembolso de caja menor con los soportes contables de las salidas de
dinero de caja menor como son el recibo de caja menor y la factura de compra.

En el reembolso se debe relacionar los gastos o salidas de dinero del fondo el cual
debe contener los siguientes datos: la fecha de realización del gasto, el número,
el beneficiario, el nit o cedula, el concepto del gasto o salida de dinero , el valor y
la cuenta que se afecta

Una vez entregado toda la documentación se hará el reembolso de caja menor

OBSERVACIONES

Cuando se deban hacer retiros para realizar gastos de los cuales no se tiene
montos fijos, se entrega el dinero a la persona que vaya a realizar las actividades
y un vale provisional con el monto entregado, cuando realice el gasto reintegra el
dinero sobrante, se anula destruyendo el vale provisional, y se hacen los soportes
necesarios.

Los Vales no pueden tener una duración superior a …. “Ejemplo. 3 días”.

Los Fondos de Caja Menor pueden y deben ser sujetos de arqueos, al efectuar el
arqueo, la suma de los vales, más los comprobantes de gastos, más el efectivo
deben sumar la cifra total del fondo; en estos arqueos además hay que verificar
que no existan vales antiguos, que no se hayan realizado préstamos y que los
gastos relacionados estén debidamente soportados.

CANCELACION DE CAJA MENOR

Hay situaciones donde el fondo de caja menor no tiene gran utilidad ya que los
gastos mínimos en la empresa son muy pocos y se origina en tiempos de periodos
largos lo que hace innecesario la existencia de este fondo al a vez que no está
generando ningún beneficio para la empresa y lo único que hace es generar un
gasto innecesario, razón por la cual para su cancelación se realiza una junta para
determinar las razones de la cancelación del fondo y se firma la respectiva acta de
cancelación.