GESTION GERENCIAL

PLANEACION GERENCIAL Y DIRECCIONAMIENTO

MANUAL DE CONTROL DOCUMENTAL

GGE-M-01 FECHA 31/08/21 VERSION 2 Páginas (3)

1. OBJETIVO

Establecer lineamientos para el control documental que se ejecutan dentro de la IPS

GLOBAL SAFE SALUD, permitiendo que todos los documentos que requieran los
procesos para el funcionamiento del Sistema Obligatorio para la Garantía de la Calidad, a
través de actividades precisas para la elaboración, codificación, verificación, aprobación,
modificación en el control de cambios y manejo e identificación de documentos, garanticen
su eficiencia y eficacia.

2. ALCANCE

El presente manual debe ser aplicado en todos los procesos y áreas funcionales de la IPS
GLOBAL SAFE SALUD, sin excepción alguna, desde la solicitud para la creación,
modificación, y/o eliminación de un documento del Sistema de calidad, hasta su
publicación.

3. MARCO NORMATIVO

La Resolución 2082 del 2014, basada en el Manual de Acreditación en Salud Ambulatorio

y Hospitalario, resalta el grupo de estándares de gerencia de la información mencionando
que los procesos institucionales cuenten con la información necesaria para la toma de
decisiones basada en hechos y datos. De igual manera, la implementación de estrategias y
mecanismos para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.

La Resolución 3100 del 2019 de Habilitación introduce como requisito prioritario el uso de
documentos necesarios para cumplir con cada estándar que conforma esta norma.

4. LINEAMIENTOS DOCUMENTALES
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1. Los archivos de cada documento serán organizados como un expediente digital en el

cual el (la) responsable de la gestión documental (Proceso gestión de Calidad) será
encargado (a) de su manejo y custodia.

2. Para la reserva de esta se deberán realizar Back up de forma mensual. La

información contenida en cada carpeta estará conformada por:

 Acta de Comité
 Documento en versión editable

3. El responsable de la gestión documental es el único administrador del listado

maestro de documentos.

4. Para realizar un seguimiento a la trazabilidad del documento se debe registrar cada

actualización de versión del mismo en el listado maestro.

5. Los documentos externos aplicados al Sistema Integrado de Gestión serán parte del
listado maestro de los documentos. El código será el asignado por la entidad
generadora del mismo.

6. El líder de proceso junto con sus colaboradores identifican la necesidad de

Modificación, eliminación, creación de un documento institucionalmente aceptado
por el Manual para la gestión de documentos. Luego de ello, se iniciará la gestión
conforme a lo establecido en el procedimiento para la gestión de documentos.

7. Luego de aprobado el documento, el mismo se remite al líder del proceso para su

socialización, dejando el registro en el formato de distribución de documentos.

Encabezado:

El encabezado contempla la información más relevante de identificación del documento. A

continuación se presenta en detalle cada campo estableciendo en detalle las directrices
generales para su elaboración:

ELABORO: COORDINADORA REVISO: COORDINADORA APROBO: GERENCIA

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Pie de página:

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Asignación de códigos en los documentos

GTH – PR- 01
Secuencia
del archivo

Iniciales del
Iníciales del
. documento
Proceso

ELABORO: COORDINADORA REVISO: COORDINADORA APROBO: GERENCIA

CALIDAD ASISTENCIAL
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En la imagen se puede observar la codificación del encabezado en los tipos documentales,

el cual merece una serie de siglas o campos alfanuméricos. Para identificar la sigla que
nombra el proceso y el tipo de documento, se debe revisar los siguientes criterios:

MACROPROCESO PROCESO CODIFICACION

GESTION GERENCIAL GGE

ESTRATEGICO GESTION CALIDAD GCA

GESTION SST GSST

GESTION MEDICINA EXTERNA GMED

GESTION ATENCION DOMICILIARIA GDOM

MISIONAL GESTION REHABILITACION GREH

GESTION TRANSPORTE ASISTENCIAL GTAB

Nombre del documento Abreviatura
GESTION FARMACIA GFAR
Manuales M
GESTION DEL USUARIO GAUS
Procedimientos
GESTION TALENTO HUMANO P GTH

ProtocoloGESTION DEL AMBIENTAL Y PR

APOYO MANTENIMIENTO GAMB
Guia G
GESTION INFORMACION GINF
Instructivos I
GESTION REFERENCIA Y
CONTRAREFERENCIA GREC
Planes PL
GESTION FINANCIERA Y
ProgramasFACTURACION PO GFIN

Reglamentos RG

Formatos F
ELABORO: COORDINADORA REVISO: COORDINADORA APROBO: GERENCIA
CALIDAD Registros ASISTENCIAL NO APLICA
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Todo documento que sea sujeto de algún tipo de modificación iniciara con versión 01; En
dicho caso, el responsable de la gestión documental deberá dejar evidenciado en el Listado
Maestro la fecha de nueva versión y su aprobación, como guía para la trazabilidad histórica
del mismo.

5. GLOSARIO:

Aprobación: Actividad emprendida para certificar la conveniencia y la adecuación del

documento revisado previamente.

Acta: Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o
situación específica.

Anexo: Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para

complementar y aclarar.

Código: Sistema convencional que identifica el departamento. el área o la sección que

produce el documento con sus respectivas series. Éste responde al sistema de clasificación
documental establecido en la entidad. Hace referencia a la identificación numérica,
alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización, seguida de la serie
documental, en caso de que exista.

Cargo: Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.

Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación,

procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El medio de soporte puede ser papel,
magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.

Documento externo: Son aquellos que describen o regulan actividades relacionadas con el
SGC de la IPS y que han sido generados al exterior de la misma, pero adoptados en comité
de calidad para su uso administrativo y/o asistencial.

Elaboración: Es la actividad emprendida para documentar la información requerida.

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Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización

de un proceso o actividad.

Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de

expertos en temas determinados y que apoyan la gestión de los procesos o la
documentación de los mismos o documento que se caracteriza por suministrar información
específica para orientar una ó varias actividades, recursos y responsables entre otros
aspectos.

Instructivo: Documento que brinda una secuencia clara de indicaciones o instrucciones que
tienen como finalidad desarrollar una actividad para llegar a una meta o un objetivo. Se
caracteriza por suministrar información orienta al aprendizaje de una ó varias actividades,
su documentación debe ser precisa y concreta.

Índice: Lista opcional pormenorizada y especializada de los diversos términos (geográficos,

onomásticos, autores, temas y otros) que se incluyen en el documento, para facilitar su
ubicación en el texto.

Logotipo: Símbolo que identifica a la organización. Proyecta la imagen corporativa y hace

fácil la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación.

Manual: Documento con un cuerpo sistemático que contiene la descripción de información

referente a un tema y consolida su desarrollo.

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar

valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Protocolo: relación escrita de instrucciones a seguir para realizar una exploración médica
para la prestación de asistencia clínica.

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8. ANEXOS:

LISTADO MAESTRO

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FLUJOGRAMA

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CODIGO
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS

FECHA APROBACION
ELABORADO Y REVISADO APROBADO POR:
POR
PAGINA

Miembros del Comité

Líder de Proceso Líder de calidad
de Calidad

Necesidad de Modificación, eliminación, creación de

un documento

Radicación de la solicitud

Revisión del documento

Presentación

NO
Aprobación

SI

Codificar

Socializar

Implementar

Seguimiento

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FORMATO DE DISTRIBUCIÓN Y RECOLECCIÓN DE DOCUMENTOS

FORMATO DE DISTRIBUCIÓN Y RECOLECCIÓN DE CODIGO

DOCUMENTOS
FECHA APROBACION
ELABORADO Y REVISADO APROBADO POR:
POR
PAGINA

NUMERO DE DOCUMENTOS LIDER RESPONSABLE

PROCESO-OFICINA DONDE SE
NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO ENTREGADOS O MOTIVO DIGITAL FISICO FECHA
ENTREGA O RECOGE EL DOCUMENTO
RECOGIDOS NOMBRE FIRMA

ELABORO: COORDINADORA REVISO: COORDINADORA APROBO: GERENCIA

CALIDAD ASISTENCIAL