MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

(Seguridad, Salud, Ambiente y Calidad)

Id: GER-MAN-001

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1 15/06/2006 6 6.2
documentos
2 11/10/2006 24/10 6.3. b) Se modifica el encabezado de los documentos

3 18/11/2006 Todas Todas Se revisa completamente el documento

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4 21/08/2007 Todas Todas
versión. Paginación y fecha de aprobación.
5 24/11/2008 Todas Todas Modificación en forma, cambio al SIG,

6 05/11/2015 Todas Todas Revisión y actualización de documento

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Contenido
1. OBJETIVO........................................................................................ 5
2. ALCANCE......................................................................................... 5
3. DOCUMENTOS Y REFERENCIA:..........................................................5
4. DEFINICIONES.................................................................................5
5. DESARROLLÓ DEL PROCEDIMIENTO:..................................................6

5.1. INTRODUCCIÓN....................................................................................................................................................... 6

5.2. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN (Numeral 4)......................................................................................................... 6

5.2.1. COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO. (NUMERAL 4.1)...................................................................7
5.2.2. COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS (NUMERAL 4.2)...................11
5.2.3. ALCANCE (NUMERAL 4.3)...........................................................................................................................................11
5.2.4. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y SUS PROCESOS (NUMERAL 4.4).......................................................................12

5.3. LIDERAZGO (Numeral 5)......................................................................................................................................... 12

5.3.1. LIDERAZGO Y COMPROMISO. (NUMERAL 5.1)...........................................................................................................12
5.3.2. POLÍTICA DE GESTIÓN INTEGRAL (NUMERAL 5.2.).....................................................................................................13
5.3.3. ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES DE LA ORGANIZACIÓN (NUMERAL 5.3)............................................14

5.4. PLANIFICACIÓN (NUMERAL 6)................................................................................................................................ 14

5.4.1. ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES (NUMERAL 6.1)................................................................14
5.4.2. OBJETIVOS Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS (NUMERAL 6.2)..............................................................................15
5.4.3. PROGRAMA DE GESTIÓN EN SSTA. (NUMERAL 6.2.2)................................................................................................15
5.4.4. PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS. (NUMERAL 6.3)...................................................................................................15

5.5. APOYO. (Numeral 7)............................................................................................................................................... 16

5.5.1. Recursos. (Numeral 7.1)..............................................................................................................................................16
5.5.2. Competencia (Numeral 7.2)........................................................................................................................................17
5.5.3. Toma de Conciencia (Numeral 7.3).............................................................................................................................18
5.5.4. Comunicación (Numeral 7.4)......................................................................................................................................19
5.5.5. Información Documentada (Numeral 7.5)..................................................................................................................19

5.6. Operación (Numeral 8)........................................................................................................................................... 20

5.6.1. Planificación Y Control (Numeral 8.1).........................................................................................................................20
5.6.2. Requisitos de los Productos y Servicios. (Numeral 8.2)..............................................................................................21
5.6.3. Diseño y Desarrollo de los productos y Servicios. (Numeral 8.3)...............................................................................22
5.6.4. Control de los Procesos, productos y servicios suministrados Externamente. (Numeral 8.4)...................................24
5.6.5. Producción y provisión del Servicio (Numeral 8.5).....................................................................................................24
5.6.6. Liberación de los productos y servicios. (Numeral 8.6)..............................................................................................26
5.6.7. Control de las salidas no Conformes (Numeral 8.7)...................................................................................................26

5.7. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO. (Numeral 9)........................................................................................................... 26

5.7.1. Seguimiento, Medición, análisis y Evaluación. (Numeral 9.1)....................................................................................27
5.7.2. Auditorías Internas. (Numeral 9.2).............................................................................................................................27
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5.7.3. Revisión por la Dirección. (Numeral 9.3)....................................................................................................................27

5.8. Mejora. (Numeral 10)............................................................................................................................................. 28

5.8.1. Generalidades. (Numeral 10.1)...................................................................................................................................28
5.8.2. Acciones Correctivas y Preventivas (Numeral 10.2)...................................................................................................28
5.8.3. Mejora Continua. (Numeral 10.3)...............................................................................................................................28
6. ANEXOS..............................................................................................................28

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1. OBJETIVO
Establecer y describir el Sistema Integrado de Gestión de HSEQ que aplica ALFA CO S.A.S, en sus
actividades para garantizar el cumplimiento de las Leyes, Normas y Estándares (ISO 14001:2015,
ISO 9001:2015 y ISO 450001:2018), la protección del Medio Ambiente, la prevención de accidentes,
la satisfacción de los Clientes y el mejoramiento continuo.

Presenta además la estructura documental que soporta el sistema de acuerdo con las Normas ISO
9001:2015; ISO 14001:2015, ISO 45001-2018.

2. ALCANCE
Este manual es el lineamiento por el cual ALFA CO S.A.S da cumplimiento a los requisitos
establecidos en las Normas ISO 9001:2015; ISO 14001:2015, ISO 45001-2018.

3. DOCUMENTOS Y REFERENCIA:
 NTC-ISO-9001
 NTC-ISO-14001
 NTC-ISO-45001

4. DEFINICIONES
CALIDAD
Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

DOCUMENTO
Información y su medio de soporte.

ESPECIFICACIÓN
Documento que establece requisitos.

GESTIÓN INTEGRADA
Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad, S&ST y
medio ambiente

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO

Documento que especifica el sistema de gestión integrado de una organización.

OBJETIVO DE CALIDAD, SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE

Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad, S&ST y medio ambiente.

PLAN DE GESTIÓN INTEGRADO

Documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe
aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato especifico.

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PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

Parte de la gestión HSEQ enfocada al establecimiento de los objetivos HSEQ y a la especificación de
los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir dichos objetivos.

POLÍTICA DE GESTIÓN INTEGRADA

Intenciones globales y orientación de una organización relativas al tema HSEQ tal como se expresan
formalmente por la alta dirección.

PROCEDIMIENTO
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

PROCESO
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.

PRODUCTO
Resultado de un proceso.

REGISTRO
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.

REQUISITO
Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

REVISIÓN
Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del tema objeto de la
revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

5. DESARROLLÓ DEL PROCEDIMIENTO:

5.1. INTRODUCCIÓN

ALFA CO, está constituida mediante escritura pública No. 0000516 de la Notaría Novena de Bogotá el
31 de marzo de 2000, se encuentra inscrita en la Cámara de Comercio de esta ciudad bajo el No.
01007772 y en la Dirección de Impuestos nacionales con el NIT 830.070.142-8. Cuenta con la
experiencia de sus socios quienes pertenecieron a empresas tan prestigiosas como Distral S.A. y
Martínez & Gómez Ltda, con el ánimo de brindar a sus clientes la mejor asesoría en la realización de
los trabajos que le fueran confiados. Durante este tiempo se han venido prestando sus servicios en la
construcción y/o mantenimiento de obras civiles, montajes mecánicos, eléctricos, instrumentación,
líneas de recolección y conducción, y en general todas las obras de infraestructura para el área de
hidrocarburos y demás sectores de la industria y suministro e instalación de productos Geosintéticos.

5.2. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN (Numeral 4)

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5.2.1. COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO. (NUMERAL 4.1)

ALFA CO S.A.S ha fijado como tarea prioritaria el desarrollo e implantación del Sistema Integrado de
Gestión HSEQ, han asignado los recursos humanos, técnicos y económicos necesarios para su
correcto funcionamiento y asumen las responsabilidades que éste les impone.

ENFOQUE
Alfa Co S.A.S., es una empresa comprometida con el desarrollo de sus trabajadores; personas con
altos valores éticos; y aspira a que sobresalgan profesional, laboral y personalmente. Por eso como
parte del proceso evolutivo de la organización se apoya y se presta al personal las herramientas
necesarias para su formación y crecimiento personal, social y familiar. Tenemos la perspectiva de que
contando con personal más capacitado y satisfecho podremos responder con mayor agilidad las
necesidades de nuestros grupos de interés involucrándolos en el cuidado de la salud, el bienestar
social y el medio ambiente.

VALORES
• Comportamientos éticos.
• Respeto a las personas, comunidades y ambiente.
• Crecimiento organizacional y permanente.
• Innovación en tecnologías y desarrollo de nuevas líneas de negocio.
• Fácil adaptación organizacional.
• Simplicidad en procesos.
• Proyección en la participación de grandes proyectos.

MISIÓN
Llevar nuestra experiencia y servicio con calidad al desarrollo industrial en proyectos de ingeniería,
dando soluciones eficaces, fortaleciendo el talento humano, cumpliendo con los requisitos de
nuestros clientes, trabajando responsablemente por el crecimiento de la organización y de nuestro
país.

VISIÓN
Para el año 2025 sostenernos y fortalecernos entre las empresas líderes del sector a nivel nacional e
internacional sin perder el horizonte de nuestras responsabilidades. Siempre comprometidos con el
mejoramiento continuo, ofreciendo un servicio con calidad garantizando la satisfacción del cliente, el
compromiso ambiental y seguridad en el trabajo de nuestros colaboradores.

5.2.1.1. CONTEXTO EXTERNO (NUMERAL 4.1.1)

ALFA CO S.A.S considera cuestiones que surgen de los entornos, técnicos, tecnológicos, legales,
económicos, competitivos y de mercado nacional e internacional. Por lo tanto, la Gerencia general
analiza y define las oportunidades y amenazas de la organización con base en los siguientes
aspectos:

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 Satisfacción de los Clientes: De acuerdo con el formato Encuesta de Satisfacción del

Cliente Id.COM-FOR-005, la gerencia en conjunto con el subgerente evalúa los resultados de
las evaluaciones el cual es divulgado en la reunión de revisión gerencial anual.

 Identificación de los requisitos legales: El Encargado del Sistema Integrado de Gestión en

conjunto con el área administrativa sede Bogotá y de Obra, informan en los comités de
gerencia y la reunión de revisión gerencial los fallos judiciales en general, de los procesos
comerciales, administrativos, laborales, ambientales o de cualquier índole. Igualmente
informan de los cambios o creación de nuevos requisitos legales.

 Reconocimiento del mercado: La gerencia toma en cuenta los reconocimientos otorgados a

la gestión en general de la compañía, certificaciones externas, evaluaciones de los sistemas
de gestión y precalificaciones comerciales.

• Comercial: Analiza el estado de las ventas, las licitaciones ofertadas vs licitaciones ganadas

5.2.1.2. CONTEXTO INTERNO (NUMERAL 4.1.2)

ALFA CO S.A.S. tiene como finalidad la identificación del conjunto de fortalezas y debilidades de
carácter interno para la empresa.

Este se desarrolla en 2 etapas:

5.2.1.2.1 DIAGNÓSTICO DE LA ORGANIZACIÓN (NUMERAL 4.1.2.1)

Periódicamente se reúne el comité de gerencia al cual asisten los gerentes de las áreas funcionales
de la organización, para revisar el estado de los procesos en proyectos y sede teniendo como base
las siguientes entradas:

 Diseño e ingeniería: Estado de documentos aptos para construcción, planos.

 Control de Proyectos: Cumplimientos de presupuestos y PDT.
 HSEQ: Estado de dossier, accidentalidad, Salida No Conformes, NC, auditorias,
certificaciones.
 Recursos Humanos: Requerimientos de talento humano y temas de relaciones laborales.
 Jurídica: Estado de revisión de contratos, sub contratos y minutas, estado de reclamaciones
comerciales, legales y ambientales.
 Administración de contratos: Comunicaciones pendientes con el cliente, estado de los
reclamos y estado contractual del contrato.
 Operativos: Estado de construcción, post ventas, garantías.
 Compras: Estado de las compras, importaciones, requisiciones, sub contratos.
 Sistemas y Tecnología: Estado del desarrollo tecnológico de la organización.
 Comercial y estimaciones: Pipe line comercial y estado de ofertas, post ventas, garantías,
facturación de los proyectos en ejecución y cerrados.

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En cada uno de los comités ejecutados se genera un acta en el formato Id: GER-FOR-001 Actas de
Reunión, para seguimiento y control de las actividades estipuladas a las cuales se les designa un
responsable y una fecha de ejecución.

DOFA GESTIÓN DE LA CALIDAD

Debilidades Fortalezas
* Mala comunicación. *Equipamiento e infraestructura para el
desarrollo de los proyectos.
*Falta de Innovación.
* Ubicación geográfica. Centro del país en
*Carencia de visión comercial zona de diferentes destinos

*Mala reputación *Cualificación y experiencia del equipo de

trabajo.
FACTORES *Poca flexibilidad al cambio de la
INTERNOS organización. *Buena relación con los clientes y
proveedores.

*Calidad del Servicio.

*Participación en mercados extranjeros.

Amenazas Oportunidades
* Aumento de la competencia. Alta presencia
de empresas en el sector.
* Nuevos tecnologías
*Austeridad económica. Bajo nivel de
inversión * Nuevas líneas de negocio
FACTORES
EXTERNOS * Legislación contributiva desfavorables *Desarrollo del sector

* Alto nivel de competencia *Crecimiento del mercado

*Cambio en la dinámica de los mercados *Cambios de hábitos de consumo favorables

en al sector

DOFA GESTIÓN AMBIENTAL

Debilidades Fortalezas

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* Escasa sensibilidad ambiental de las *Implicación de la dirección y de todo el

personas que realizan trabajos bajo el control personal de la organización en la gestión
de la organización. ambiental y en la mejora del desempeño.

FACTORES *Dificultades en el entendimiento del idioma *Técnicas constructivas respetuosas con le

INTERNOS ambiental. Hermenéutica de la legislación medio ambiente.

*Bajo nivel de implementación de *Gestión energética (ejecución de

herramientas informáticas de Gestión para el instalaciones que fomentan la eficiencia
control de la información digital. energética).

Amenzas Oportunidades

* Nuevos mercados demandantes de

productos ecodiseñados.

* Fomento y subvenciones de proyectos de

* Futura aprobación de legislación ambiental
FACTORES más restrictiva que afectará a la actividad.
ahorro y eficiencia de energética.
EXTERNOS
* Sector cada vez mas concienciado en
* Ubicación de la actividad en zonas con alto
temas ambientales con mayores
nivel de población.
posibilidades en la compra de producto más
respetuosos con el medio ambiente y
contratistas con mejores prácticas
ambientales.

DOFA GESTIÓN DE LA SST

Debilidades Fortalezas
* Presencia de Accidentalidad. *Reconocimientos a nivel en la
implementación del SGSST
*Falta de percepción al riesgo.
* Alta experiencia en la implementación de
*Costos adminsitrativos altos SGSST

*Mala implementación de herramientas *Compromiso gerencial en la

tecnológicas implementación del SGSST.
FACTORES
INTERNOS *adjundicación de recursos para llevar a
cabo la implementación del SGSST

*Compromiso por parte de los

colaboradores

Amenzas Oportunidades

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* Introducción de nueva legislación en SST.

* Nuevos tecnologías
*Mayores exigencias de seguridad de parte
de los clientes * Nuevas líneas de negocio

FACTORES *Desarrollo del sector

EXTERNOS
*Crecimiento del mercado

*Cambios de habitos de consumo favorables

en al sector

5.2.2. COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES

INTERESADAS (NUMERAL 4.2)

Las partes interesadas son personas u organizaciones que pueden verse afectadas o percibirse como
afectadas por una decisión o actividad realizada por ALFA CO S.A.S

La organización ha definido las siguientes partes interesadas:

 Accionistas: Junta de Socios “ALFA CO S.A.S”

 Clientes: Usuarios.
 Proveedores, contratistas y Subcontratistas:
 Autoridades de Control: Organizaciones gubernamentales y privadas relacionadas con el
objeto comercial de ALFA CO S.A.S en los países en donde la organización adelanta
operaciones.
 Grupos de Apoyo: Entidades de atención a emergencias en los países en donde la
organización adelanta operaciones.
 Comunidades: Comunidades impactadas por el desarrollo de actividades de ALFA CO S.A.S.
 Trabajadores: Sin importar la forma de contratación.
 Visitantes: Personas u organizaciones que ingresen a las instalaciones en donde ALFA CO
S.A.S desarrolla sus actividades.
 Y demás partes relacionadas con el objeto social de ALFA CO S.A.S.

ALFA CO S.A.S ha identificado las necesidades y expectativas de las partes interesadas y ha definido
su Política Integrada de Gestión

5.2.3. ALCANCE (NUMERAL 4.3).

El Sistema Integrado de Gestión de ALFA CO S.A.S. ha sido establecido para todos los procesos,
desarrollados por la compañía en su sede local, y en todos los sitios en donde se desarrollen
actividades referentes a su objeto social, considerando las cuestiones internas y externas (4.1) y la
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compresión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas (requisitos legales y otros
requisitos) (4.2) como se relacionan a continuación

<<Construcción y mantenimiento de infraestructuras petrolera y gas: civiles mecánicas, eléctricas y

de instrumentación incluyendo localizaciones petroleras, construcción y mantenimiento de ductos
para el transporte de hidrocarburo y gas, movimiento de tierra, obras de geotecnia, diseño y
construcción de cruces especiales por perforación horizontal dirigida y a cielo abierto, construcción y
mantenimiento de vías, estructuras en concreto, comercialización de equipos, válvulas, accesorios y
tubería así como obras complementarias como sanblasting y pintura, prefabricación y montaje de
tubería en acero al carbón y polietileno, tubería de conexión y acometidas e instalaciones internas,
construcción de redes, válvulas, equipos y accesorios. Suministro e instalación de geosintéticos>>

5.2.4. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y SUS PROCESOS (NUMERAL 4.4)

El Sistema Integrado de Gestión de HSEQ se aplica a todos los procesos, actividades, tareas,
cuestiones internas y externas de ALFA CO S.A.S, tanto en la Sede Principal (Bogotá) como en cada
uno de sus proyectos, que tengan impacto potencial en la Calidad, el Medio Ambiente o que puedan
representar riesgos a la Seguridad y la salud en el trabajo de las partes interesadas (Trabajadores,
contratistas, subcontratistas y visitantes).

Cada uno de los procesos se encuentra caracterizado identificando su objetivo, inicio y fin,
responsable y autoridad, entradas y salidas, proveedores y clientes, actividades incluyendo la
identificación, las actividades para la identificación, gestión y control de riesgos y oportunidades del
proceso, procedimientos y/o documentos asociados, recursos, indicadores y requisitos normativos de
las normas aplicadas.

El Mapa General y las caracterizaciones, usados para el Sistema integrado de Gestión de ALFA CO
S.A.S se muestra en el anexo Mapa de Procesos Id:GER-ANX-005 y en los procedimientos.

5.3. LIDERAZGO (Numeral 5)

5.3.1. LIDERAZGO Y COMPROMISO. (NUMERAL 5.1)

5.3.1.1. GENERALIDADES (NUMERAL 5.1.1)

Según se establece en la Política Integrada de Gestión, ALFA CO S.A.S está comprometida con el
desarrollo e implementación del Sistema de Integrado de Gestión y su compatibilidad con el
direccionamiento estratégico de la organización y la mejora continua del mismo.

La Gerencia hace revisiones periódicas al sistema y las registra según Procedimiento Para la
Revisión Gerencial Id.GER-PRO-001

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Se hacen reuniones periódicas con el personal de la Empresa para explicar el alcance de la Visión,
Misión, Política, Objetivos y demás documentos del Sistema Integrado de Gestión. Se elaboran
registros de dichas reuniones.

Los cargos y sus interrelaciones se muestran en el Organigrama de ALFA CO S.A.S Id. GER-ANX-
003

Las funciones, responsabilidades, rendición de cuentas y autoridad de cada cargo se muestran en el

Manual de Funciones Id.GER-MAN-002.

Las responsabilidades para el Sistema integrado de Gestión se muestran en la descripción de cargos

que se encuentra estipulado en el Manual de Funciones Id.GER-MAN-002.

La Gerencia ha nombrado al COORDINADOR GENERAL como su representante ante el Sistema

Integrado de Gestión, con responsabilidad y autoridad para tomar las medidas necesarias que
garanticen la correcta implementación y el continuo mejoramiento del mismo, así como la toma de
conciencia sobre la gestión en HSEQ en la Empresa. El COORDINADOR GENERAL también será el
encargado o responsable de todas aquellas actividades que mencione como responsable al
Encargado o Representante del Sistema Integrado de Gestión, a menos que la gerencia
establezca por directriz otra condición.

Informa periódicamente a la Gerencia General sobre el desempeño y eficacia del Sistema Integrado
de Gestión.

5.3.1.2. ENFOQUE AL CLIENTE (NUMERAL 5.1.2)

Los Requisitos del Cliente, legales y reglamentarios se determinan antes de empezar cualquier
Proyecto y se pueden evidenciar en el contrato firmado y los documentos que hacen parte de éste,
para cada proyecto.

Los riesgos del contrato se identifican de acuerdo con el Procedimiento Para la Gestión de
Riesgos Id.SGC-PRO-003 y se socializa en el Kick Of Meeting del proyecto o en las reuniones
periódicas con el fin de evitar cualquier incumplimiento frente al cliente.

5.3.2. POLÍTICA DE GESTIÓN INTEGRAL (NUMERAL 5.2.)

La Política Integrada de Gestión y las otras políticas establecidas por la organización Id.GER-
ANX-001 se encuentra publicada dentro de los documentos del Sistema Integrado de Gestión y en
publicada en puntos estratégicos de las áreas físicas donde opere la organización.

Esta Política es comunicada, a todas las usuarios y partes interesadas de la organización a través de
inducciones, reinducciones, carteleras, página de intranet, materiales didácticos y otros.

5.3.3. ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES DE LA ORGANIZACIÓN (NUMERAL 5.3)

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Dentro del procesos de Planeación Estratégica y Recursos Humanos, la gerencia identifica y delega a
todo el personal de la Empresa las autoridades (Quién toma de decisiones en cada uno de los
procesos) y responsabilidades (Qué resultados debe generar cada empleado dentro de los mismos
procesos en materia de seguridad y salud en el trabajo) para el cumplimiento de la política y los
objetivos de gestión integral. Las funciones específicas que debe desarrollar cada colaborador dentro
de los subprocesos aparecen detalladas en el Manual de Funciones Id:GER-MAN-002.

En la empresa se identifican roles relacionados con situaciones de emergencia, trabajos de alto

riesgo y algunas gestiones. Éstos se establecen en los diferentes procedimientos, planes de
emergencia y otros documentos del sistema.

5.4. PLANIFICACIÓN (NUMERAL 6)

5.4.1. ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES (NUMERAL 6.1)

Cada uno de los procesos identifica, controla y gestiona los riesgos de acuerdo con el
Procedimiento Para la Gestión de Riesgos Id.SGC-PRO-003 en cual establece un marco de
referencia metodológica para la realización de actividades de gestión de riesgos contractuales en los
proyectos y en los diferentes procesos desarrollados por ALFA CO S.A.S; esto con el fin de
estandarizar y asegurar la aplicación de las mejores prácticas vigentes de administración de riesgos
en todos los proyectos y procesos de la Compañía.

La Empresa ha desarrollado el Procedimiento Identificación de Peligros, Valoración del Riesgo y

determinación de los controles Id.HSE-PRO-003 y el Procedimiento Id.HSE-PRO-004
Identificación de Aspectos y Evaluación de Impactos Ambientales, para establecer la
metodología, responsabilidades y controles a fin de identificar Peligros y Aspectos y valorar los
Riesgos e Impactos Ambientales relacionados con sus actividades y controlar aquellos que sean
significativos.

Igualmente se establece la identificación y valoración de Peligros y Riesgos para determinar los

métodos, responsables y controles de los Riesgos en la seguridad y salud en el trabajo, incluyendo
los
de los sub-contratistas, visitantes, proveedores, usuarios y partes interesadas. El objetivo es
minimizar los riesgos, previniendo accidentes y enfermedades laborales.

El resultado de la aplicación de estos Procedimientos es el reporte de valoración de los

Aspectos/Impactos, Peligros/Riesgos y la información de los riesgos en general de los procesos y
proyectos, a partir de los cuales se determinan los Objetivos y Metas de HSEQ de cada Proyecto.

Se proveen los recursos humanos, financieros, técnicos y tecnológicos que se requieran para la
buena marcha de cada proyecto.

Cuando se hacen cambios al Sistema Integrado de Gestión, el encargado del sistema se asegura que
se mantiene la integridad del Sistema, mediante revisiones y auditorías.

5.4.1.1. EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL (NUMERAL 6.1.1)

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La Organización establece y mantiene el Procedimiento Para la Identificación, Acceso y

Evaluación de Requisitos Legales Id.GER-PRO-003. Así mismo, la Organización mantiene esta
información actualizada y comunica la información sobre el cumplimiento de los requisitos legales y
de otra índole a la Alta Gerencia de la Organización.

5.4.2. OBJETIVOS Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS (NUMERAL 6.2)

A fin de facilitar la fijación anual de los Objetivos, Metas y Programas de la Empresa en Calidad,
Salud, Seguridad y Medio Ambiente, se han establecido los Objetivos, Indicadores y metas en HSEQ
para buscar la mejora continua. Ver Objetivos del Sistema Integrado de Gestión Id.GER-FOR-020

Los proyectos establecen sus Objetivos y Metas al inicio de los trabajos, teniendo en cuenta los
intereses de los usuarios y demás partes interesadas, así como los requisitos legales. Los Objetivos y
Metas deben ser cuantificables y consistentes con la Política Integrada de Gestión y otras políticas,
ser objeto de seguimiento, comunicarse y actualizarse según corresponda.

Estos documentos son revisados y modificados según cambien las circunstancias que los originaron,
su cumplimiento se evalúa periódicamente por medio las Auditorias y Revisiones Gerenciales.

5.4.3. PROGRAMA DE GESTIÓN EN SSTA. (NUMERAL 6.2.2)

La organización establecerá la implementación de programas de gestión de aquellos riesgos o

amenazas valorados como de alto nivel con el fin de gestionarlos puntualmente con el fin de
garantizar la seguridad y bienestar de todos los interesados y la continuidad del negocio.

5.4.4. PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS. (NUMERAL 6.3)

Los cambios significativos deben ser identificados y analizados asociados con nuevos procesos o
proyectos, al igual que los cambios en la organización, las operaciones, los productos, servicios o
proveedores existentes que afecten al sistema de integrado de gestión. Se registran en el Formato
Solicitud de Cambios en los Documentos Id.SGC-FOR-001 y en el Formato Anexo al control de
Cambio de Ingeniería Id.RDP-FOR-077.

Los siguientes son ejemplos de condiciones que podrían provocar un proceso de gestión del cambio:

 Tecnología nueva o modificada (incluido el software), equipos, instalaciones o ambiente de

trabajo.
 Procedimientos nuevos o actualizados, prácticas de trabajo, especificaciones o normas de
diseño.
 Diferentes tipos o grados de materias primas.
 Cambios significativos en la estructura organizacional y en el personal del sitio, incluido el uso
de contratistas.
 Modificaciones de los dispositivos de salud y seguridad y equipos de controles.
 Accidentes fatales.
 Cambios en la infraestructura.
 Y cualquier novedad que ocurra en el contexto interno o externo de la organización
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5.5. APOYO. (Numeral 7)

5.5.1. Recursos. (Numeral 7.1)

5.5.1.1. Generalidades (Numeral 7.1.1)

La gestión de los recursos se encuentra identificada en la caracterización de cada uno de los

procesos del Sistemas Integrados de Gestión. Estos están diseñados para implementar, mantener el
sistema de gestión Integrado, mejorar continuamente su eficacia y aumentar la satisfacción del cliente
mediante el cumplimiento de sus requisitos.

5.5.1.2. Personas (7.1.2)

ALFA CO S.A.S determina y proporciona las personas necesarias para la implementación eficaz del
SIG, para la operación y control de sus procesos y define las funciones, asignando las
responsabilidades, la rendición de cuentas y autoridades de Sistema de Gestión, de acuerdo con
Manual de Funciones Id:GER-MAN-002.

Para los proyectos se planifica desde el proceso de Estimaciones, de acuerdo con la experiencia
previa en otros proyectos o requerimientos del cliente, la cantidad y disponibilidad del personal.
Igualmente se estiman los costos del personal y las obligaciones que se acarrean laboralmente, y en
Salud y seguridad en el trabajo.

5.5.1.3. Infraestructura (Numeral 7.1.3)

ALFA CO S.A.S determina, proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para la integración de

sus procesos de acuerdo con las necesidades específicas de cada uno, esto se define desde la
estimación de las ofertas para los proyectos y requerimientos de oficina central, de acuerdo al
presupuesto anual aprobado para el óptimo funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión, en
donde realizan las actividades necesarias para su mantenimiento

5.5.1.4. Ambiente para la operación de los Procesos. (Numeral 7.1.4)

ALFA CO S.A.S determina, proporciona y mantiene un ambiente necesario para la operación de sus
procesos como se evidencia en la política Integrada de Gestión, Política de No Alcohol, No Drogas,
No Tabaquismo, Política de Seguridad Vial, Enfoque y Valores.
ALFA CO S.A.S desarrolla constantemente actividades de mantenimiento con el fin de garantizar
locaciones y áreas actas para el trabajo, como también se implementan mediciones higiénicas
aplicables, de acuerdo con la valoración del riesgo realizada en las matrices de identificación de
peligros/Riesgos y aspectos/Impactos.

Frente a las condiciones ambientales que afectan las actividades en los proyectos, en cada
procedimiento operacional se establecen los controles a implementar.

5.5.1.5. Recursos de Seguimiento y Medición (Numeral 7.1.5)

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ALFA CO S.A.S dispondrá en el lugar y momento requerido de los dispositivos necesarios

especificados en los procedimientos e instructivos de construcción, en el estado adecuado de ajuste o
de calibración, para la ejecución de las mediciones y ensayos requeridos. Se determinará la
incertidumbre de las mediciones efectuadas con cada equipo para asegurar que son consistentes con
la capacidad requerida para cada tipo de medición.

Ya sean propiedad de la Empresa o suministrados por un subcontratista aprobado, los equipos

contarán con un registro en el que se incluya su número de identificación, sus características
técnicas, la fecha de última calibración y cuando corresponda, la vigencia de ésta.

Dependiendo de la naturaleza del equipo las calibraciones serán realizadas por la Empresa o por un
laboratorio calificado ejerciéndose en ambos casos, el control adecuado sobre las condiciones
ambientales que afecten la calibración.
Cuando se presenten dudas acerca del estado de calibración de un equipo y las mediciones que
pudieran estar afectadas por esa eventual falta de calibración, se seguirán las acciones indicadas en
el procedimiento Id.MAM-PRO-007 Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medición.
5.5.1.6. Conocimientos de la Organización (Numeral 7.1.6)

ALFA CO S.A.S determina los conocimientos necesarios para la operación de sus procesos de
acuerdo con lo especificado en el Manual de Funciones Id.GER-MAN-002.

Cada proceso de acuerdo con las necesidades y tendencias cambiantes determina las necesidades
de la capacitación de los colaboradores de ALFA CO S.A.S como se especifica en el Programa de
Capacitaciones Id.RHM-PRO-002.

A manera de documentar la experiencia adquirida durante la ejecución de las actividades de los

procesos ALFA CO S.A.S elabora, mantiene disponibles y divulga lecciones aprendidas relevantes,
informes de proyectos, dossiers de calidad, documentación administrativa, HSEQ, contable,
financiera, revisiones gerenciales al SIG, oportunidades comerciales, bases de datos de proveedores
y subcontratistas, en el sistema de archivo vigente asegurando la disponibilidad y conservación de
esta información y la continuidad del negocio a través del tiempo de operación.

5.5.2. Competencia (Numeral 7.2)

5.5.2.1. Competencia Técnica (Numeral 7.2.1)

ALFA CO S.A.S establece las competencias técnicas como el conocimiento técnico específico que se
obtiene u ofrece a través de estudios y/o experiencia laboral acerca de una profesión, ocupación,
oficio o habilidad particular.

Las competencias técnicas serán específicas para cada uno de los cargos mencionados en el manual
de funciones; en algunos casos, estas se irán desarrollando durante el desempeño del cargo.

El mejoramiento de estas competencias deberá ser definido para los trabajadores individualmente
dentro de la matriz de entrenamiento y el plan de capacitación de la compañía.
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Estas competencias se identificarán inicialmente a través del proceso de selección (entrevista con
jefe inmediato y verificación de experiencia laboral), y posteriormente por medio de la evaluación de
desempeño de la compañía.

Igualmente, cuando se implementan cambios en la organización se identifican necesidades de

formación para poder llevar a cabo dicho cambio con éxito.

5.5.2.2. Competencia Corporativa (Numeral 7.2.2)

Las competencias Corporativas se definen en este manual como aquellas que debe tener cada uno
de los trabajadores de ALFA CO S.A.S, estas son parte fundamental para el correcto desempeño en
la compañía.
Estas competencias se identificarán inicialmente a través del proceso de selección (entrevista con
Talento Humano y Pruebas Psicométricas) y posteriormente por medio de la evaluación de
desempeño de la compañía

Las competencias Corporativas son las siguientes

Orientación Hacia la Rentabilidad

Orientación Hacia el Cliente Interno y Externo
Cumplimiento de Compromisos
Ejecución Perfecta
Innovación
Gestión Mediante Proceso e Indicadores
Formación de Talento
Autodesarrollo
Coaching
Dinamismo
Trabajo en Equipo
Resiliencia
Liderazgo
Compromiso en HSE

5.5.3. Toma de Conciencia (Numeral 7.3)

ALFA CO S.A.S realiza actividades de divulgación de las políticas, objetivos del SIG de las matrices
de peligros y significancia ambiental, campañas de prevención a través de:

 Inducciones y reinducciones.
 Carteleras.
 Medios magnéticos.
 Publicaciones.
 Charlas diarias.
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 Reuniones periódicas.

5.5.4. Comunicación (Numeral 7.4)

5.5.4.1. Comunicación Interna y Externa (Numeral 7.4.1)

ALFA CO S.A.S ha establecido varios medios de comunicación con su personal, clientes y partes
interesadas, detallados en el Procedimiento Id.RDP-PRO-028 Procedimiento de Comunicación,
Participación y Consulta.

Las comunicaciones con el Cliente se manejan según el Procedimiento anterior incluyendo sus
quejas y reclamaciones

5.5.4.2. Participación y Consulta. (Numeral 7.4.2)

Los empleados son involucrados en el desarrollo y revisión de las políticas y procedimientos para
administrar los riesgos, son consultados cuando hay cambios que afecten la salud y seguridad en el
sitio de trabajo, están representados en asuntos de seguridad y salud ocupacional por el (COPASST)
y son informados sobre quiénes son sus representantes y el representante designado por la
Gerencia.

La Organización promueve en todos los trabajadores la participación en los programas

implementados por la Empresa, con el fin de minimizar los actos y/o condiciones inseguras que
puedan generar lesiones al personal, daños a los equipos, maquinarias, al medio ambiente, con
actividades de integración y sensibilización y directrices establecidas por la Gerencia.

En cuanto al Sistema de Gestión de Calidad, el personal participa a través de la elaboración de los

procedimientos e instructivos aplicables a la operación, de acuerdo con el Procedimiento Para la
Elaboración de Documentos Id.SGC-PRO-001 y Procedimiento para el Control de Documentos
y Registros Control de Documentos y registros Id.SGC-PRO-002. También se les consulta
cuando se deban realizar cambios a estos documentos.

5.5.5. Información Documentada (Numeral 7.5)

La Documentación del Sistema Integrado de Gestión está constituida por la Política, el Manual del
Sistema Integrado de Gestión, los Objetivos, Procedimientos, Anexos, Instructivos de Trabajo,
Registros, Normas, Códigos, planes, el sistema de gestión de la seguridad y la salud en el trabajo, el
Planes de cumplimiento ambiental, los Planes de calidad, los programas de HSEQ que se preparan
para cada Proyecto y son controlados por ellos. Igualmente se controlan los documentos externos de
la organización.

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La información documentada del SIG se mantiene actualizada en copia electrónica en la Base de

Datos de ALFA CO S.A.S, y se controla de acuerdo con el Procedimiento para el Control de
Documentos y Registros Control de Documentos y registros Id.SGC-PRO-002. Las copias
duras emitidas con fines informativos se considerarán copias No
Controladas. Lo controlado es única y exclusivamente lo que se encuentra en
medio magnético en la base de datos de ALFA CO S.A.S
Las variables de indexación, acceso, archivo, almacenamiento, preservación y disposición de los
registros del sistema integrado de gestión se llevarán de acuerdo con el formato Control de Registros
Id.SGC-FOR-007

Los registros podrán ser copias duras, magnéticas en formato pdf. o fotográficas y deben ser
consistentes con los estándares aplicables y con los requerimientos del cliente.

Los registros asociados al cliente estarán disponibles para ser consultados por él o su representante
durante el periodo de tiempo acordado

5.6. Operación (Numeral 8)

ALFA CO S.A.S planifica, ejecuta y controla los proyectos de manera integral en pro de buscar y
lograr la satisfacción de nuestros clientes en forma competitiva y confiable.

La Compañía está comprometida con la Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo a Preservación

del
Ambiente y el Aseguramiento y Control de la Calidad en sus proyectos

5.6.1. Planificación Y Control (Numeral 8.1)

Los procesos del Sistema de Gestión de la calidad que corresponden a la realización de los servicios
y de los productos, son planificados y desarrollados en conjunto y coherencia con los demás
procesos de realización y apoyo del Sistema.

Antes de iniciar la ejecución de un proyecto o un contrato de construcción, los procesos aplicables en

él son planificados y se prevén los medios, recursos y equipos para su ejecución a través de la
elaboración de Informe. Los proyectos se planifican de acuerdo con el procedimiento de
Programación y Control de Proyectos Id:RDP-PRO-005

Cada proyecto, para controles administrativos, contables y financieros está identificado con un
número consecutivo asignado por la Gerencia, dirección de obra o en su caso por el cliente. La
planificación de los procesos se lleva individualmente para cada contrato y los controles de medición,
verificación y seguimiento se documentan en gráficos, diagramas de barras y curvas de ejecución con
el apoyo de software computarizados pudiendo hacerlo con Primavera Project Planning, Microsoft
Project o en hojas Excel, lo que el cliente requiera.

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Los objetivos de Sistema Integrado de Gestión y su aplicación en cada contrato específico son
tenidos en cuenta para su cumplimiento, y los requisitos para el servicio/producto son conocidos por
los responsables que intervienen en los procesos bien sea por comunicaciones internas, información
que se provee en las reuniones de arranque o inicio del proyecto y por el análisis de los documentos
del contrato en los formatos.

Los procesos aplicables a la construcción e instalación y la fabricación por cada tipo diferente de
trabajo están especificados y se controla y evidencia su desarrollo eficaz y eficiente en el Plan de
Calidad y Plan de HSE correspondiente evidenciado en los registros asociados al mismo.

La Empresa ha desarrollado el Procedimiento Identificación de Peligros, valoración del riesgo y

determinación de los controles Id.HSE-PRO-003 y el Procedimiento Identificación de Aspectos
E impactos Ambientales Id.HSE-PRO-004, con el fin de establecer la metodología,
responsabilidades y controles a fin de identificar Peligros y Riesgos y valorar los Aspectos e Impactos
Ambientales relacionados con sus actividades y controlar aquellos que sean significativos.

La identificación continua de los peligros HS y posibles impactos ambientales se realiza a través de

inspecciones, acciones preventivas (Alerta).

5.6.2. Requisitos de los Productos y Servicios. (Numeral 8.2)

5.6.2.1. Comunicación con el Cliente. (Numeral 8.2.1)

En el Sistema de Gestión Integrado de Gestión de ALFA CO S.A.S se llevan a cabo acciones por
medio de las cuales se mantiene un control para asegurar que las condiciones del Cliente son
determinadas, revisadas, tenidas en cuenta y comunicadas a los niveles necesarios a lo largo del
tiempo de vigencia del contrato, incluyendo las etapas de oferta, negociación, entrega de los trabajos
y periodo de garantía posterior a la finalización del Contrato. También se tienen establecidas
disposiciones sobre cómo son previstas en el Sistema de Gestión de la Calidad y manejadas aquellas
situaciones que alteran o cambian las condiciones contratadas u ofertadas inicialmente o durante su
ejecución. En igual forma se contemplan las formas de mantener la comunicación con el cliente y
controlar su propiedad. Se sigue lo establecido en el procedimiento de Comunicación,
participación y consulta Id.GER-RDP-PRO-002.

5.6.2.2. Determinación de los requisitos para productos y Servicios. (Numeral 8.2.2)

ALFA CO S.A.S define los requisitos legales, reglamentarios aplicables o necesarios para la
organización desde el proceso de oferta identificándolos en los pliegos, condiciones de minutas y
requerimientos específicos de los clientes internos y externos como se define en las actividades de la
gestión jurídica

5.6.2.3. Revisión de los Requisitos para los productos y Servicios. (Numeral 8.2.3)

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ALFA CO S.A.S se asegura que tiene la capacidad de cumplir con los requisitos especificados por el
cliente , incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y posteriores a la firma, los
requisitos no establecidos por el cliente, los requisitos especificados por la organización, los requisitos
legales y reglamentarios, las diferencias existentes entre las diferencias del contrato o las
especificaciones, durante la revisión de los pliegos de oferta que lidera la gerencia ALFA CO S.A.S
confirma y evidencia su capacidad de cumplimiento con la firma de la minuta de contrato una vez ha
finalizado el proceso de análisis.

5.6.2.4. Cambios en los Requisitos para productos y Servicios. (Numeral 8.2.4)

ALFA CO S.A.S establece el proceso de control de cambios en la ejecución de EPC y los requisitos
para su identificación, registros, presentación y aprobación de acuerdo con el Formato Solicitud de
Cambios en los Documentos Id.SGC-FOR-001 y en el Formato Anexo al control de Cambio de
Ingeniería Id.RDP-FOR-077.
generando otro sí o adicionales, o el documento correspondiente que registre el cambio contractual

5.6.2.5. Preparación y respuesta ante Emergencias. (Numeral 8.2.5)

Para controlar los impactos y riesgos que puedan generarse por situaciones de emergencia, se ha
preparado el Plan de Emergencias Id.HSE-PLN-001 y los demás procedimientos derivados de éste,
tales como Brigadas de Emergencia, y los Procedimientos Operativos Normalizados PON´s.

Después de los simulacros y de las emergencias, se revisan estos procedimientos o se elaboran

nuevos según sea el caso.

5.6.3. Diseño y Desarrollo de los productos y Servicios. (Numeral 8.3)

5.6.3.1. Generalidades. (Numeral 8.3.1)

Mediante la aplicación del procedimiento de Diseño y Desarrollo Id.SGC-PRO-006, ALFA CO

S.A.S asegura que se cumplan los requerimientos de Ingeniería, cuando esta es parte del Contrato.
Generalmente la responsabilidad se asigna al consorciado o al subcontrato de Ingeniería y se
documenta bajo su Sistema de Gestión de Calidad.

5.6.3.2. Planificación del Diseño. (Numeral 8.3.2)

Para las actividades de Ingeniería, ALFA CO S.A.S preparará un plan específico, en el cual se
identifica la naturaliza, duración, las etapas, los recursos asignados a cada actividad,
responsabilidades, autoridades incluyendo el personal idóneo, las interfaces entre usuarios y partes
interesadas, los elementos técnicos necesarios y la información documentada para demostrar el
cumplimiento de los requisitos de los clientes como se establece en el procedimiento de Diseño y
Desarrollo Id.SGC-PRO-006

5.6.3.3. Entrada para Diseño y Desarrollo (Numeral 8.3.3)

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Los datos de entrada para el diseño, como las especificaciones establecidas en los términos del
contrato para su ejecución, quedarán plenamente aclarados y documentados al inicio del diseño
como se establece en el procedimiento de Diseño y Desarrollo Id.SGC-PRO-006

5.6.3.4. Controles del Diseño y Desarrollo. (Numeral 8.3.4)

ALFA CO S.A.S controla el proceso de ingeniería para evaluar la capacidad de los resultados, cumplir
los requisitos especificados, verificar que las salidas cumplen con los requisitos de entrada, se
asegura que la validación de los productos y servicios cumplen el uso previsto como se establece en
el procedimiento de Diseño y Desarrollo Id.SGC-PRO-006.

La revisión de los diseños desarrollados se hace a través de los comités semanales de gerencia,
dónde se aborda el avance del proyecto de ingeniería, sus problemas y entregables generados.

Mediante los mecanismos de verificación de diseño previstos en el procedimiento de Diseño y

Desarrollo Id.SGC-PRO-006, se asegura que los resultados arrojados por las labores de diseño
satisfacen los requisitos contenidos en las entradas de diseño

Para garantizar que el producto o servicio diseñado satisfaga los requerimientos del cliente bajo las
condiciones de uso requeridas, procedimiento de Diseño y Desarrollo Id.SGC-PRO-006 contempla
las actividades de validación de diseño.

Los registros que evidencian las etapas de verificación y validación son acordados con el
subcontratista y deberá presentarlos con los resultados del proyecto de Ingeniería para revisión de la
Gerencia de Ingeniería

5.6.3.5. Salidas del Diseño y Desarrollo. (Numeral 8.3.5)

Los planos, especificaciones, documentos aptos para construcción y sus revisiones actualizadas e
instrucciones de montaje generados durante la fase de diseño se presentarán de modo que se pueda
verificar el cumplimiento de los requisitos determinados por las entradas de diseño y dando
información para las compras, la construcción y el montaje.

5.6.3.6. Cambios del Diseño y Desarrollo (Numeral 8.3.6)

Para definir la forma en que se realizan, documentan y coordinan los cambios que pudieran surgir
durante las labores de diseño y las personas responsables de aprobarlos antes de que sean
implementados, se aplica el capítulo Control de procedimiento de Diseño y Desarrollo Id.SGC-
PRO-006. Este establece además el conducto por el cual se comunicarán los cambios adoptados a
las dependencias de la Empresa o a terceros que pudieran verse afectados.

5.6.4. Control de los Procesos, productos y servicios suministrados Externamente. (Numeral

8.4)

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5.6.4.1. Generalidades (Numeral 8.4.1)

ALFA CO S.A.S ha implementado el procedimiento de compras Id.COM-PRO-005, en donde se

establecen las acciones a seguir para garantizar que los procesos, productos y servicios
externamente son conformes con los requisitos establecidos.

5.6.4.2. Tipo y alcance del Control. (Numeral 8.4.2)

ALFA CO S.A.S asegura que los procesos, productos y servicios suministrados externamente no
afectan la capacidad de entregar productos y servicios conformes implementando en el
procedimiento compras Id.COM-PRO-005 y el Procedimiento Para el Manejo de Contratistas Id.
HSE-PRO-016

5.6.4.3. Información para los proveedores Externos. (Numeral 8.4.3)

ALFA CO S.A.S establece de acuerdo con el Procedimiento de Compras Id.COM-PRO-005 la

metodología, responsabilidades y controles de las necesidades del alcance de los proyectos teniendo
en cuenta el cumplimiento de todos los requisitos para el inicio del proceso de compras. Así se
garantiza que todos los datos requeridos para asegurar la plena identificación de los procesos,
productos y servicios a ser adquiridos, incluyendo los requerimientos de HSEQ y competencias de las
calificaciones requeridas de las personas, sean incluidos en las órdenes de compra, ordenes de
servicio y sub contratos.

Las órdenes de compra deben estar debidamente aprobadas antes de que sean emitidas al
proveedor.

5.6.5. Producción y provisión del Servicio (Numeral 8.5)

5.6.5.1. Control de la producción y la provisión del Servicio. (Numeral 8.5.1)

ALFA CO S.A.S ejerce control sobre sus procesos mediante la aplicación del Procedimiento de
comprar Id.COM-PRO-005 Para el Manejo del Contrato y de los procedimientos o Instructivos
específicos de Obra Civil y Acabados, Montaje Mecánico, Instalación y Montaje Eléctrico, calibración
y Montaje de Instrumentos.

Los Procedimiento o Instructivos dan directrices detalladas al personal operativo para el desarrollo de
sus actividades, controles y recursos.

ALFA CO S.A.S identifica acciones para prevenir errores humanos por medio de su formato de alerta
en HSE, Reporte de Condiciones y Actos Inseguros Id.HSE-FOR-074.

Cuando se realicen actividades que representen impactos o riesgos diferentes a los establecidos, se
procederá a evaluar dichos impactos / riesgos y se elaborarán nuevos procedimientos de control
operativo. Lo anterior aplica igualmente para proveedores y subcontratistas.

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El personal involucrado en procesos, que, por su especialización o naturaleza, sean críticos para la
satisfacción de los requisitos de HSEQ, será calificado de acuerdo con el procedimiento de
Formación y Competencias Id.RHM-PRO-004 y el Procedimiento de Capacitaciones,
Entrenamiento y Toma de Conciencia Id.RHM-PRO-002.

5.6.5.2. Identificación y Trazabilidad (Numeral 8.5.2)

Cuando la trazabilidad sea un requisito del cliente, se debe dejar documentado en el plan de la
calidad o mediante planes de inspección la forma de realizar la trazabilidad del producto. No obstante,
el director de obra en conjunto con el Coordinador del S.G.C. determinarán y documentarán en el
plan de la calidad o en el plan de inspección; el producto, la forma, el responsable y el método
empleado para realizar la trazabilidad a aquellas pruebas que validan la conformidad del producto.

5.6.5.3. Propiedad Perteneciente a los cliente o proveedores Externos (8.5.3)

La organización comprometida con los requisitos de la norma establece como mecanismo para la
protección de las propiedades del cliente lo siguiente:
Los documentos, planos, normas, etc. serán protegidos por medio el procedimiento Control de
Procedimiento y Registros Id.SGC-PRO-002.
Los equipos, herramientas, suministros etc. serán protegidos por medio del procedimiento Para la
Preservación del Producto (almacén) Id.MAM-PRO-003.

La inspección por parte de la ALFA CO no libera al Cliente o proveedor externo de la responsabilidad

de suministrar productos que cumplan con los requisitos de calidad. El alcance de las inspecciones
a realizar se definirá en el Contrato o en el Plan de Calidad del proyecto

Cuando se detecten productos o salidas no conformes en los suministros del Cliente o proveedor
externo, se aplicará el procedimiento Control de Producto no Conforme Id.MAM-PRO-001.

ALFA CO S.A.S será responsable por los productos bajo su custodia y documentará e informará al
Cliente o proveedor externo de cualquier incidente que pudiera afectarlos

5.6.5.4. Preservación (Numeral 8.5.4)

Con el fin de preservar la conformidad del producto la organización cuenta con en el procedimiento
Para la Preservación del Producto (almacén) Id.MAM-PRO-003. En éste se cuenta con
instrucciones para la identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección de los
materiales críticos. De igual manera la organización definirá en obra los mecanismos que recomiende
el cliente o fabricante del producto terminado mientras se hace entrega formal al cliente.

Tambien para llevar a cabo esta actividad se tienen en cuenta las recomendaciones del fabricante, las
hojas de seguridad del producto (“Material Safety Data Sheets, MSDS”) y las condiciones ambientales
en que se desarrolla el proyecto.

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Los residuos de los productos son gestionados de acuerdo con lo establecido en el Sistema de
Gestión ambiental, específicamente por el programa de residuos sólidos.

5.6.5.5. Actividades Posteriores a la Entrega (8.5.5)

Los servicios de liberación, entrega y post venta (garantías, mantenimientos y soporte técnico)
incluidos como parte de los contratos, se manejan de acuerdo con la cláusula aplicable en los
mismos. Sin embargo, el servicio post venta se realiza de acuerdo con procedimiento Para la
Atención del Servicio Post Venta. Id.COM-PRO-008.

5.6.5.6. Control de los cambios. (Numeral 8.5.6)

Para definir la forma en que se controlan los cambios en la ejecución de proyectos de construcción y
los requisitos para su identificación, registro, presentación y aprobación se aplica en el Formato
Solicitud de Cambios en los Documentos Id.SGC-FOR-001 y en el Formato Anexo al control de
Cambio de Ingeniería Id.RDP-FOR-077.

Este establece además el conducto por el cual se comunicarán los cambios adoptados a las
dependencias de la Empresa o a terceros que pudieran verse afectados.

5.6.6. Liberación de los productos y servicios. (Numeral 8.6)

Los servicios de liberación y entrega incluidos como parte de los contratos se manejan de acuerdo
con la cláusula aplicable en los mismos.

ALFA CO S.A.S asegura que la prestación de su servicio se haya realizado a conformidad de acuerdo
con los requisitos del cliente, elaborando un dossier de acuerdo con los requerimientos del cliente.

5.6.7. Control de las salidas no Conformes (Numeral 8.7)

Para dar un tratamiento adecuado a los productos no conformes con respecto a las especificaciones,
planos o procedimientos que lo afectan, ALFA CO S.A.S ha implementado el procedimiento Control
de Producto NO Conforme Id.MAM-PRO-001

Las medidas a tomar con los productos no conformes, como su identificación, descripción,
segregación y las instrucciones para su disposición serán responsabilidad de personal autorizado y
se conservará un registro de la solución adoptada. Cuando sea requisito del Cliente, se consultará su
criterio antes de emprender acción alguna sobre productos no conforme

5.7. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO. (Numeral 9)

5.7.1. Seguimiento, Medición, análisis y Evaluación. (Numeral 9.1)

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5.7.1.1. Generalidades (Numeral 9.1.1)

ALFA CO S.A.S mediante la recopilación, análisis, procesamiento y validación de datos consignados

en los informes de cada uno de los procesos asegura su desempeño y la satisfacción de las partes
interesadas

5.7.1.2. Satisfacción del Cliente. (Numeral 9.1.2)

La satisfacción del cliente se mide con el cumplimiento de los indicadores señalados en la

caracterización de procesos relacionados con el cliente y mediante el seguimiento de los datos
consignados en el Formato para el seguimiento y evaluación de las quejas del cliente Id.MAM-
FOR-002 y el Formato para medir la satisfacción del cliente Id.COM-FOR-005.

5.7.1.3. Análisis y Evaluación (Numeral 9.1.3)

Con base en los reportes de los proyectos y sus cuadros estadísticos, ALFA CO S.A.S evalúa la
eficacia de su Sistema Integrado de Gestión y estudia oportunidades de mejora
Esta evaluación se realiza en las revisiones periódicas por parte de la Gerencia, en los comités de
obra y en las auditorías anuales internas.

5.7.1.4. Evaluación del Cumplimiento Legal y Otros. (Numeral 9.1.4)

La Organización establece y mantiene el procedimiento de Requisitos Legales Id.GER-PRO-003.

5.7.2. Auditorías Internas. (Numeral 9.2)

Las auditorías internas se realizarán de acuerdo al procedimiento para la realización de auditorías

internas” Id.SGC-PRO-004.

5.7.3. Revisión por la Dirección. (Numeral 9.3)

El Procedimiento Revisión Gerencial Id.GER-PRO-001 al Sistema Integrado de Gestión, establece

la metodología a seguir para la ejecución de las revisiones gerenciales al Sistema de HSEQ y la
elaboración de los Registros respectivos.

En dichas revisiones se evalúa el desempeño del Sistema HSEQ, la satisfacción de los Clientes, las
oportunidades de mejora, la adecuación de los recursos y la necesidad de efectuar cambios al
Sistema HSEQ, a las Políticas HSEQ o a los Objetivos HSEQ.

5.8. Mejora. (Numeral 10)

Versión:7
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Fecha de Publicación: Julio 23 de 2018
 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
(Seguridad, Salud, Ambiente y Calidad)
Id: GER-MAN-001

5.8.1. Generalidades. (Numeral 10.1)

A través de las herramientas ya existentes del Sistema de Gestión HSEQ se impulsa la cultura de la
Mejora Continua en los diferentes niveles de la organización para obtener ella eficacia del Sistema
Integrado de Gestión

5.8.2. Acciones Correctivas y Preventivas (Numeral 10.2)

De acuerdo con el Procedimiento para la toma de acciones correctivas y preventivas Id.MAM-

PRO-002., ALFA CO S.A.S tomará las acciones necesarias para corregir las no conformidades
encontradas durante actividades de control de proceso, auditorías internas o externas de HSEQ,
revisiones gerenciales al SIG HSEQ y reclamaciones del Cliente.

Los informes de no conformidades y las reclamaciones de los Clientes originarán investigaciones

para determinar las causas de la no conformidad. Las medidas correctivas que surjan y los resultados
de su aplicación serán documentados y se ejercerán controles para garantizar su eficacia.

Los responsables de determinar las acciones a tomar y de darles seguimiento hasta el cierre a
satisfacción de la no conformidad se encuentran definidos en el procedimiento antes mencionado.

5.8.2.1. Investigación de Incidentes. (Numeral 10.2.1)

El procedimiento de Investigación de Accidentes e Incidentes Id.HSE-PRO-010, define la

metodología, controles y responsabilidades establecidos para la realización de reportes de
investigación de incidentes y accidentes.

5.8.3. Mejora Continua. (Numeral 10.3)

A través de las herramientas ya existentes del Sistema de Gestión se impulsa la cultura de la Mejora
Continua en los diferentes niveles de la organización.

ALFA CO S.A.S hace seguimiento a la mejora continua a través de la medición de sus Planeación por
procesos (que son los KPI´s por proceso) y el cumplimiento de los objetivos del SIG.

6. ANEXOS

 Política Integrada de Gestión “GER-ANX-001A”

 Política de No Alcohol, No Drogas, No tabaquismo “GER-ANX-001B”
 Política de Transporte y Seguridad Vial “GER-ANX-001C”
Versión:7
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Fecha de Publicación: Julio 23 de 2018
 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
(Seguridad, Salud, Ambiente y Calidad)
Id: GER-MAN-001

 Enfoque y Valores “GER-ANX-001D”

 Misión y Visión “GER-ANX-002”
 Organigrama de la Organización “GER-ANX-003”
 Carta de Compromiso de la Gerencia “GER-ANX-004”
 Mapa de Procesos “GER-ANX-005”

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Fecha de Publicación: Julio 23 de 2018