UNIVERSIDAD CESAR VALLEJO

ESCUELA DE POSGRADO

MAESTRIA EN GESTION PÚBLICA

INFORME DE PRODUCTO INTEGRADOR

“Gestión de Documentos en las Administraciones Públicas basado en

Firmas Digitales, como estrategia de Modernización del Estado”

PRESENTADO POR:
ING. DANYER ALAIN VALENCIA LLAMOCA

DOCENTE

Mg. Mirtha Patricia Ortiz Guillen

LINEA DE INVESTION

Gestión de Políticas Públicas

LIMA - PERÚ

2020
 INDICE

INDICE ................................................................................................................................. i

CAPÍTULO I ........................................................................................................................ 1

INTRODUCCION ................................................................................................................ 1

CAPITULO II ....................................................................................................................... 3

DESARROLLO .................................................................................................................... 3

CAPITULO III ...................................................................................................................... 6

CONCLUSION ..................................................................................................................... 6

BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................. 7

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 CAPÍTULO I

INTRODUCCION

Desde la publicación de la ley 27658, “Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado”

en enero del 2002, con su correspondiente reglamento D.S. N° 030-2002-PCM en mayo del

mismo año, se han venido realizando en forma continua en el tiempo numerosas acciones con

la finalidad de mejorar los procesos de la Gestión Publica en el Perú, pero un gran porcentaje

de estas actividades se han venido realizando de manera aislada y desarticulada,

consecuentemente dichas actividades no han conseguido una meta global (SGP, 2016).

Para ello se ha implementado la “POLÍTICA NACIONAL DE MODERNIZACIÓN DE LA

GESTIÓN PÚBLICA AL 2021”, la cual está a cargo de la Secretaria de Gestión Pública (SGP)

adscrita a la Presidencia del Consejo de Ministros (PCM, esta administración publica participa

como ente rector del Sistema Administrativo de Modernización de la Gestión Pública desde

marzo del 2007. La Política Nacional mencionada en el párrafo tiene como objetivo general:

orientar, articular e impulsar en todas las entidades públicas, el proceso de modernización hacia

una gestión pública para resultados que impacte positivamente en el bienestar del ciudadano y

el desarrollo del país (SGP, 2016).

Complementando lo anterior podemos afirmar que es perceptible la demanda de mejorar la

Gestión Publica en el estado Peruano, la misma que proviene entre muchos, de la opinión

pública, que siente lo débil que es el Estado a respecto a los servicios que brinda a la sociedad,

notando que los esfuerzos para modernizar el Estado solo están presentes en el enunciado de

los discursos políticos y populistas.

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De lo anterior tenemos dentro de los ejes transversales de la Política de Modernización del

estado Peruano tenemos el Gobierno Electrónico (SGP, 2016) el cual está a cargo de la

Secretaria de Gobierno Digital (anteriormente ONGEI), de aquí podemos tomar como

referencia relevante la ley N° 27269 “Ley de Firmas y Certificados Digitales” publicada en

mayo del 2000, y su respectivo reglamento D.S. N° 019-2002-JUS. Podemos notar que hace

aproximadamente 20 (veinte) años ya existe una ley que nos permite implementar la firma

digital en lugar de la firma holográfica o en conjunto, con sus consecuente ventajas como son:

agilidad de trámites documentarios, seguridad de información, cultura cero papel,

transparencia en los procesos de los administrados, entre otros; sin embargo a la fecha son

pocas las administraciones públicas que la han implementado.

Por lo expuesto en el párrafo anterior tenemos que la Firma Digital la podemos implementar

para mejorar el tramite documentario en las administraciones públicas, dicha implementación

debería ser con carácter de obligatorio tal como lo son el uso de las aplicaciones SIAF (Sistema

Integrado de Administración Financiera) y en algunos casos SIGA (Sistema Integrado de

Gestión Administrativa) en las instituciones que tengan acceso a la tecnología mínima necearía,

involucrando a los funcionarios públicos como potenciales interesados en el proceso de

transformación digital.

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 CAPITULO II

DESARROLLO

La gestión de documentos es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una

mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las organizaciones

(Cruz J., 2006); para lograr una eficiente gestión de documentos se debe articular con las

nuevas tecnologías de información y comunicación (TIC) y los sistemas de gestión de calidad,

lo que nos permitirá garantizar la seguridad, acceso a la información, rendición de cuentas,

maximizar el uso de información presente y futura, entre otros (Revah M., 2009).

En el Perú la gestión de documentos son procesos engorrosos vinculados a la burocracia de las

procesos administrativos, que se suscitan en distintas instancias de gestión pública y privada,

situación que ha provocado que muchos usuarios se vean obligados a realizar largas colas y

esperar tiempos excesivos para que su petitorio sea atendido (Montero, R. y Yamada,G., 2011).

Dentro del contexto anteriormente citado, las administraciones públicas realizan también el

proceso de gestión de documentos, teniendo como finalidad entre otros: toma de decisiones de

la alta dirección, dar respuesta oportuna a solicitudes y/o peticiones entre sus diferentes

unidades orgánicas y ciudadanos, consultas administrativas para emitir a los entes interesados

y jerarquizados, entre otros

En la actualidad la mayoría de administraciones públicas realizan la gestión de sus documentos

de manera manual, es decir haciendo uso del papel y por ende la firma holográfica, lo cual

conlleva a una diversidad de problemas a los cuales los administrados y la ciudadanía ya se

han acostumbrado, entre los que se puede mencionar: falta de seguridad de documentos

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confidenciales, pérdida de documentos, procesos administrativos lentos, dificultad para hacer

seguimiento de los tramites, costo de insumos utilizados (computadoras, impresoras, insumos),

etc.; en otros casos, las administraciones públicas utilizan alguna aplicación informática para

la gestión de documentos, pero la transferencia de documentos no es digital, el software

simplemente sirve para el registro de datos de los trámites, permitiendo algunos beneficios

como búsquedas y seguimiento de documentos, pero no agiliza el proceso documentario ni

mucho menos garantiza la seguridad de los mismos.

El avance progresivo de las tecnologías de información ha introducido la tecnología de firmas

digitales, con lo cual la perspectiva de la gestión de documentos ha cambiado de manera

notable. Actualmente la gestión de documentos digitales nos ayuda en la mejora de los

procesos, así como en el intercambio de conocimientos entre instancias, permitiendo así que

las organizaciones adquieran verdaderas dinámicas de cambio y mejora (Wiggins, 2012). Por

ello “los documentos electrónicos se nos presentan como entidades lógicas o virtuales cuya

fiabilidad y autenticidad es necesario garantizar a los productores y usuarios actuales,

asegurando además la continuidad de los documentos en el tiempo” (García, 2013).

Ante lo anteriormente expuesto, podríamos tener el siguiente enunciado: la Gestión de

documentos en las Administraciones Públicas basado en Firmas Digitales, como estrategia de

Modernización del Estado, en la que el envío y recepción de documentos entre unidades

orgánicas sea netamente digital, brindando un servicio más ágil del trámite así como se brindará

la seguridad de la información necesaria, a la vez que disminuirá los costos operativos para el

traslado de los mismos, entre otros.

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Con la coyuntura actual que viene atravesando el país y el mundo en lo referente al COVID-

19, y para evitar su propagación masiva, son varias las administraciones públicas que están

realizando trabajo remoto (a mi parecer es una medida acertada del gobierno), es decir que el

trabajo lo realizan los administrados desde sus casas, haciendo uso de las tecnologías

correspondientes: correos electrónicos, procesadores de texto, hojas de cálculo, entre otros;

pero ello que conlleva a que posteriormente se estarán regularizando la documentación de los

procesos y tramites administrativas realizadas con las firmas holografías correspondientes para

su correspondiente validez legal, ello no sería necesario si estarían implementadas las Firmas

Digitales, toda vez que el proceso de firma digital haría la sustitución de la firma holográfica,

toda vez que esta se comporta igual que una holográfica permitiendo la certificación jurídica

así como la integridad de los documentos que viajan por la red informática, este solamente

sería un ejemplo conceptual real al momento de realizar el presente informe que demostraría

el valor potencial que tendría el uso de la Firma digital, ya que tendría otros usos como: firma

de leyes, decretos de urgencia, partes médicos, entre otros.

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 CAPITULO III

CONCLUSION

Las administraciones públicas vienen realizando la gestión de documentos de la manera

tradicional NO haciendo el uso de las tecnologías emergentes como la Firma Digital, por lo

que la implementación de esta en las administraciones públicas mejoraría enormemente la

calidad de atención tanto al ciudadano (principal beneficiario) como haría eficaz y más aún

eficiente los diferentes procesos administrativos dentro de la misma.

Durante el proceso de implementación se necesita concientizar a los administrados sobre la

importancia del uso de esta tecnología, toda vez que muchas veces los administrados se reúsan

al cambio de políticas de trabajo, más aun cuando están involucran el uso de tecnologías

emergentes

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 BIBLIOGRAFIA

Cruz Mundet, J. R. (2006): La gestión de documentos en las organizaciones, Madrid: Ediciones

Pirámide, p. 311.

Garcia Morales, E. (2013): Gestión de documentos en la e-administracion, Madrid: Editorial

UOC.

Montero, R. & Yamada, G. (2011). "Raza, corrupción y acceso a servicios públicos en el Perú

: ¿exclusión o discriminación?," Working Papers 11-03,

Revah Lacouture M. (2009). La gestión de documental en procesos estratégicos de mejora; un

agente de oportunidad en una institución pública de Educación Superior: el caso del

CIDE. Revista Anales de la Documentación. Vol. (12)

Secretaria de Gestión Pública (2016). Política Nacional de Modernización de la Gestión

Pública al 2021. P.

Wiggins Bob (2006). Effective Document and Data Management: Unlocking Corporate

Content. Third edition.