UNIVERSIDAD CÉSAR VALLEJO

ESCUELA DE POSTGRADO DE LA UNIVERSIDAD CÉSAR VALLEJO

MAESTRÍA EN GESTIÓN PÚBLICA

MODERNIZACIÓN DEL ESTADO

“GESTIÓN POR PROCESOS, SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA Y

ORGANIZACIONAL INSTITUCIONAL”

INTEGRANTES:

CHAVEZ JORGE, Dannys Vidal

MALDONADO MARCELO, Rolando

PRÉTEL CASAICO, Max Klizman

ESPILLCO RODRÍGUEZ, Karina Pamela

RAMIREZ MEDINA, Rafael

NAJARRO GALVEZ, Hector

PROFESOR:

Mg. Rojas Wilfredo

AYACUCHO – PERÚ
INTRODUCCIÓN

De acuerdo al decreto supremo N° 04-2013-PCM de 9 de enero de 2013 , del cual el

proceso de modernización en todas las estructuras del estado a nivel nacional, cuenta
con cinco pilares fundamentales, siendo estos los siguientes: Alineamiento de políticas
públicas, planes estratégicos y operativos, presupuesto por resultado, gestión por
procesos, simplificación administrativa y organización institucional, servicio civil
meritocrático y sistema de información, seguimiento, monitoreo, evaluación y gestión
del conocimiento.

Asimismo, dentro de la modernización de la gestión pública, se puede apreciar el tercer

pilar que consiste en la simplificación administrativa y organización institucional, las
fueron creadas para simplificar los procedimientos administrativos a través de las
organizaciones institucionales, simplificación administrativa y la gestión por procesos.

De ello, se tiene la organización institucional, es un sistema diseñado para lograr metas

y objetivos ya definidos, el cual a través de un grupo de personas sistematizan
procedimientos para el confort del ciudadano, todo ello mediante normas establecidas y
con una red de recursos para el cumplimiento de dichos objetivos.

Como segundo procedimiento se tiene la simplificación administrativa, que son

acciones de eliminación y disminución de etapas innecesarias en trámites realizados por
la ciudadanía en una institución estatal, facilitando en los trámites que realizan tanto la
ciudadanía como los funcionarias encargados de dirigir una determinada institución.

En el tercer procedimiento del tercer pilar de la modernización del estado se encuentra

la gestión por procesos, que son actividades secuenciales de transformación, el cual
añade un valor en cada etapa de la transformación, mejorando las condiciones como:
calidad precio, comodidad, etc.
 GESTIÓN POR PROCESOS, SIMPLIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN
INSTITUCIONAL

1. ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL
Una organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos.
Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas
relacionados que cumplen funciones específicas.

En otras palabras, una organización es un grupo social formado por personas,

tareas y administración, que interactúan en el marco de una estructura
sistemática para cumplir con sus objetivos.

Cabe destacar que una organización sólo puede existir cuando hay personas que
se comunican y están dispuestas a actuar en forma coordinada para lograr su
misión. Las organizaciones funcionan mediante normas que han sido
establecidas para el cumplimiento de los propósitos.

Asimismo es fundamental que para que esas organizaciones puedan realizar las
tareas que se le han encomendado y para que puedan lograr los fines que se han
marcado, es necesario que cuenten con una red de recursos.

Una vez definidos los objetivos prioritarios de la entidad, deben identificarse los
procesos relevantes y en función de ellos, la entidad debe organizarse de manera
adecuada para lograr llevar adelante eficientemente esos procesos y alcanzar los
resultados esperados en la entrega (delivery) de los bienes y servicios públicos
de su responsabilidad. El diseño organizacional de las entidades debe tomar en
cuenta los siguientes elementos:

• La existencia de estamentos básicos como la alta dirección, gerencias

intermedias, personal de análisis, personal operativo y personal del soporte
administrativo.
 • Los mecanismos de coordinación como la comunicación, los niveles
jerárquicos, la estandarización de procesos, productos, resultados, conocimiento,
valores y normas de conducta. Política Nacional de Modernización de la Gestión
Pública al 2021.
• Los criterios de diseño como la especialización del trabajo, identificación de
procesos de producción y procesos de soporte, las capacidades y competencias
del personal, la agrupación de unidades, el tamaño de las unidades, los enlaces
entre las unidades, decisiones centralizadas y las descentralizadas.
• Temas contingentes como la capacidad de responder a los cambios en el
entorno político, social y económico, los grupos de interés, las relaciones de
coordinación y de dependencia institucional, la antigüedad de la institución, la
tecnología, y las relaciones de Poder. La estructura organizacional formal deberá
tomar en cuenta entonces, lo señalado anteriormente, así como los lineamientos
normativos que para ello imparta la SGP.1

2. SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA

La simplificación administrativa se define como los principios y las acciones que

tienen por objetivo final la eliminación y disminución de las exigencias y
formalidades innecesarias en los trámites que realizan los ciudadanos ante las
distintas entidades del Estado.

La importancia de la simplificación administrativa radica en la mejora de la

calidad del servicio otorgado al ciudadano y en que facilita y hace más rápida la
labor de las y los funcionarios públicos. La mejora de la calidad del servicio
otorgado, puede ser visualizada en cuanto al tiempo que invierten en él las y los
ciudadanos y en relación a las oportunidades para acceder a los servicios. Siendo
estos indicadores claves para evaluar la atención que brinda el estado a la
ciudadanía.

Es responsabilidad de las entidades públicas servir eficazmente a la ciudadanía

mediante procesos administrativos sencillos, con tasas y plazos predictibles y a
su vez transparentes. Esta mejor atención ciudadana se logra mediante la
simplificación administrativa la cual genera valor público gracias a que elimina
exigencias, formalidades, pasos y costos innecesarios en los procedimientos. De
igual forma la simplificación administrativa beneficia a las y los servidores
públicos optimizando su tiempo y esfuerzo.

Asimismo, diversos estudios han reconocido la existencia de barreras

administrativas generales de la administración pública que generan servicios
lentos, burocráticos y engorrosos. Algunos identificados en el Perú son:

 Se solicita información que la misma entidad produce.

 Se solicitan autorizaciones que la Ley no exige.
 Se solicitan originales de documentos que, por presunción de veracidad,
podrían ser presentados en copia.
 Se solicitan documentos que identifiquen a la persona natural, que acrediten
la existencia de la persona jurídica, la representación, información que
puede obtenerse de otras entidades públicas (SUNARP, SUNAT y
RENIEC).
 Se encuentran casos de cobro por la declaración jurada.
 Los formatos son difíciles de comprender y requieren asesoría.
 Se solicita “otros documentos adicionales.

Etapas de la simplificación administrativa.

1.- Etapa preparatoria.- Permite la generación de condiciones necesarias para

iniciar la simplificación administrativa.

2.- Etapa de Diagnóstico.- corresponde al levantamiento de información,

procesamiento y análisis de información correspondiente a la situación actual del
procedimiento a simplificar.

3.- Etapa de rediseño.- Implica la formulación de la propuesta de simplificación

del procedimiento a partir del diagnóstico realizado.

4.- Etapa de implementación.- Facilita la implementación de una propuesta de

simplificación administrativa y proporciona pautas para realizar el seguimiento,
evaluación y sostenibilidad.2
3. GESTIÓN POR PROCESOS

Los procesos son definidos como una secuencia de actividades que trasforman
una entrada o insumo (una solicitud de un bien o un servicio) en una salida (la
entrega del bien o el servicio), añadiéndole un valor en cada etapa de la cadena
(mejores condiciones de calidad/precio, rapidez, facilidad, comodidad, entre
otros).

En gestión por procesos predomina la visión del cliente sobre las actividades de
la organización por lo que aporta una visión y herramientas con las que se
pueden mejorar y rediseñar el flujo del trabajo para eficientizar el mismo.

La gestión por procesos permitirá mejorar los procesos de producción de

servicios con valor añadido que beneficien a los ciudadanos.
La gestión por procesos permitirá mejorar los procesos de producción con el fin
que las entidades brinden servicios de manera más eficaz y logren resultados
que beneficien a los ciudadanos.

Comprende una serie de actividades que agregan valor realizadas por diferentes
departamentos o servicios de la institución y que ofrecen valor a un cliente.

Una gestión al servicio del ciudadano debe cambiar el tradicional modelo de

organización funcional y migrar hacia una organización por procesos contenidos
en las “cadenas de valor” de cada entidad, que aseguren que los bienes y
servicios públicos de su responsabilidad generen resultados e impactos positivos
para el ciudadano, dados los recursos disponibles.

Las organizaciones modernas estudian rigurosamente cómo optimizar,

formalizar y automatizar cada uno de sus procesos internos, como parte de la
“cadena de valor”. Los recursos (insumos) esenciales para optimizar la cadena
de valor son el personal (conocimiento), la infraestructura (instalaciones), los
equipos, las técnicas y métodos, y las finanzas.4
Metodología para la implementación de la Gestión por Procesos:

Etapa I: Preparatoria

Analizar la situación de la entidad

Elaborar el plan de trabajo institucional

Capacitar a los encargados

Sensibilizar a toda la entidad

Etapa II: Diagnóstico e identificación de procesos.

Analizar el propósito de la entidad

Identificar destinatario de bienes y servicios

Determinar los procesos de la entidad

Elaborar el mapa de procesos actuales

Describir los procesos actuales

Etapa III: Mejora de procesos.

Medir, analizar y evaluar

Mejorar los procesos

Documentar los procesos mejorados

Institucionalizar la Gestión por procesos

Herramientas de apoyo para la implementación de la Gestión por Procesos:

 Lluvia de ideas
 Diagrama Causa y Efecto
 Diagrama de Afinidad
 Gráfica de Pareto
 Gráfica de Control
 Técnica de los 5W + 2H
  Análisis del Modo de Fallo y Efectos
 Histograma
 Matriz de selección

4. EJEMPLO DEL TERCER PILAR

La gestión por procesos es el enfoque metodológico que permite gestionar

integralmente los procesos, actividades, tareas y formas de trabajo contenidas en la
“cadena de valor”. Esta gestión debe asegurar que los bienes y servicios generen
impactos positivos para el ciudadano, en función de los recursos disponibles

Es importante señalar que el RENIEC viene implementando la Gestión por Procesos

como parte de las acciones de modernizar la gestión institucional. Para el efecto
cuenta con un conjunto de procesos institucionales que definen y dan origen a los
procesos claves, los procesos de soporte, los procesos de gestión y su relación con
los clientes y proveedores, en el marco de la mejora continua.

En el enfoque actual de gestión por procesos, el desafío es llegar a desarrollar en las

entidades Públicas como el RENIEC la agilidad de respuesta. Esto es, la capacidad
que posee una organización de responder con rapidez a los cambios del entorno y a
las demandas de los ciudadanos, realizando cambios en sus procesos integrados a
través de toda la cadena de creación de valor para el ciudadano. (Reniec)

Algunas acciones de gestión por proceso:

Fuente: Reniec

Fuente: Reniec
Fuente: Reniec

Fuente: Reniec
CONCLUSIONES

- El tercer pilar de la modernización del estado refleja la simplificación

administrativa, a través de procesos consecutivos que ayudan a la mejora
institucional y al ciudadano.
- La organización institucional fija ciertas metas y objetivos, las cuales tienen
como propósito lograrlo a través de procedimientos; asimismo, para el
cumplimiento de estos objetivos deberán tener una red de recursos que serán
usadas para un mayor y mejor cumplimiento.
- La simplificación administrativa ayuda y mejora un servicio, reduciendo
procesos innecesarios ya sea en menor tiempo, costo y entre otros factor en aras
al mejor servicio del ciudadano.
- La gestión de procesos aporta una visión y herramientas con las que se puede
mejorar y rediseñar el flujo de trabajo, para hacerlo más eficiente y adaptado al
cliente.
- Existen instituciones en el sector público, que vienen implementando
paulatinamente mejoras con impacto a favor del ciudadano conforme dispone el
decreto supremo 04-2013/PCM de 9 de enero 2013. El caso de aminorar costos,
reducir tiempos y alcanzar resultados esperados en favor del ciudadano,
demuestra que las instituciones públicas pueden adecuarse a los cambios que
exige el entorno. Puesto que la reducción de costos, tiempo y entrega del DNI
duplicado web es un ejemplo de esta gestión por procesos.
BIBLIOGRAFÍA

- Quillan Torres, Luzgarda. Pcm. La modernización de la gestión publica

setiembre 2009
- Martínez, Bianca. Pcm. Política nacional de modernización de la gestión publica
2021
- Aliaga Vílchez enrique. Reniec. Gestión por procesos y gestión por resultados
como base de satisfacción de los ciudadanos: experiencia reniec.
- Ley marco de la modernización de gestión del estado, ley 27658 de 17 de enero
2002.
-

Referencias electrónicas:
- http://sgp.pcm.gob.pe/gestion-por-procesos/
- http://www.minedu.gob.pe/oaae/xtras/sa_fasc_0.pdf