4.

INFORME

Al finalizar el examen de la organización, es necesario preparar un informe, en el cual se consignen los resultados de la auditoria; identificando claramente el área, sistema, programa, proyecto, etcétera, auditado, el objeto de la revisión, la duración, el alcance, recursos y métodos empleados. En virtud de que en este documento se señalan los hallazgos, es así como las conclusiones y recomendaciones de la auditoria, es indispensable que brinde suficiente información respecto a la magnitud de los hallazgos y la frecuencia con se presentan, dependiendo del numero de casos o transacciones revisadas en función de las operaciones que realiza la organización. Asimismo, es importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estén sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor. Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, deberán reunir atributos tales como: Objetividad. Visión imparcial de los hechos. Oportunidad. Disponibilidad en tiempo y lugar de la información. Claridad. Fácil comprensión del contenido Utilidad. Provecho que puede obtenerse de la información Calidad. Apego a las normas de calidad y elementos del sistema de calidad en materia de servicios. Lógica. Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas El informe constituye un factor invaluable en tanto que posibilita conocer los instrumentos y criterios contemplados fueron de acordes con las necesidades reales, y deja abierta la alternativa de su presentación previa al titular de la organización para determinar los logros obtenidos; particularmente cuando se requieren elementos probatorios o de juicio que no fueron captados en la aplicación de la auditoria. Asimismo, permite establecer las condiciones necesarias para su presentación e instrumentación. En caso de una modificación significativa, derivada de evidencia relevante, el informe tendrá que ajustarse.

4.1 Aspectos operativos.
Antes de presentar la versión definitiva del informe, es necesario revisarlo en términos prácticos, partiendo de las premisas acordadas para orientar las acciones que se llevaron a cabo en forma operativa. Para abordar este aspecto, es aconsejable ajustarse al orden siguiente: 1. Introducción. Criterios que se contemplaron para comprender e interpretar la auditoria.

1

6. Opiniones de los responsables de las áreas auditadas. Recursos. Información que enmarca la génesis y situación actual de la organización. Antecedentes. Desviaciones significativas. Pasos o actividades realizados en cada etapa. 9. Costo. 11. 13.2 Lineamientos generales para su preparación 1. materiales y tecnológicos empleados. Inferencias basadas en las pruebas obtenidas. 5. Justificación. Toda clase de aspectos que requieren de un estudio mas profundo. Acciones. Ámbito. técnicas e indicadores en que se sustento la auditoria. No perder de vista el objeto de la auditoria cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales. Elementos que hicieron necesaria su aplicación. 3. Grado de cumplimiento de las normas aceptadas para la auditoria. Conclusiones. 2. 14. Marco de trabajo. 8. Objetivos de la auditoria. 10. 15. profundidad y cobertura del trabajo. Ponderar las soluciones que se propongan para hacerlas practicas y viables. Puntos de vista externados acerca de los hallazgos. 4. Asuntos especiales. 12. Recomendaciones. 4. Señalamiento para mejorar la operación y el desempeño. Alternativas de implantación. Programa y métodos viables. Metodología. 2 . 16.2. Estrategia. Medios humanos. 7. Cursos de acción seguidos y recursos ejercidos en cada uno de ellos. Recursos financieros usados en su desarrollo. Alcance. Razones por la que se efectuó la auditoria y fines que se persigue en el informe. conclusiones y recomendaciones.

Crear conciencia en los niveles de decisión de la importancia que reviste el no cumplir.3. para evaluar el tratamiento y cursos de acción tomados en la obtención de los resultados.1 INFORME GENERAL Responsable. 7. 4.3 Tipos de informe. 8. Atendiendo a estos criterios. 10. Sentar las bases para la constitución de un mecanismo de información permanente. o hacerlo extemporáneamente.3. amen del impacto que se busca con su presentación. Tomar en cuenta los resultados de auditorias realizadas con anterioridad. según sea el caso. Breve descripción de por que surgió la necesidad de aplicar la auditoria. 4. con las medidas recomendadas. Ofrecer a los niveles de detección los elementos idóneos para una toma de decisiones objetiva y consistente. La variedad de alternativas para presentar los informes depende del destino y propósito que se les quiera dar. y traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas. los informes mas representativos son: • • • Informe general Informe ejecutivo Informe aspectos relevantes 4. Introducción. una persona independiente a la aplicación de la auditoria. Establecer la forma y contenido que deberán observar los reportes y seguimiento de las acciones. Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe. 6. Explorar diferentes alternativas para inferir las causas y efectos inherentes a los hallazgos. a fin de verificar que se han cumplido con todas las normas de auditoria y que la opinión a externar este justificada y debidamente amparada por el trabajo realizado. 9. revise los borradores y los papeles de trabajo. mecanismos de coordinación y participación empleados para su 3 . Homogenizar la integración y presentación de los resultados para que exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su atención. 5. Es conveniente que antes de emitir el informe. Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar solidamente los resultados.

Alcance. ventajas y desventajas que pueden derivarse. Antecedentes. Documento que se integra adoptando un criterio de selectividad. Definición de las causas y consecuencias del estudio. Las horas – hombre realmente utilizadas La fundamentacion de cada observación. con el objeto de contemplar los aspectos que reflejan los obstáculos. Profundidad con la que se examino la organización. soluciones instrumentadas y pausas sugeridas para la consecución real de las propuestas. se reprogramo o se replanteo. Diagnostico. Periodo de revisión. Determinación de los mecanismos de información. Propósitos que se pretenden lograr con la auditoria. Explicación de las técnicas y procedimientos utilizados con el fin de captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoria. Instrumentos y métodos utilizados para la obtención de resultados en función del objetivo. Síntesis. Seguimiento.3 INFORMES DE ASPECTOS RELEVANTES. así como el propósito y explicación general de su contenido.3. 4 . Conclusiones y recomendaciones. control y evaluación. cuadros y demás instrumentos de análisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para la presentación y fundamentacion del estudio. Mediante este informe. deficiencias o desviaciones captadas durante el examen de la organización. implicaciones de los cambios y resultados esperados. 4. Si se presentaron observaciones relevantes Si la auditoria esta en proceso.desarrollo. sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en la decisión de llevar a cabo la auditoria.3. acciones llevadas a cabo y propuesta de actuación. Objetivos. problemas detectados. Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe. Apéndice o anexos. Metodología.2 INFORME EJECUTIVO. Técnicas empleadas. Responsable. Exposición histórica de la organización. para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos. Concentrados de aspectos prioritarios. los cambios. Concentrado de los logros obtenidos. 4. Tiempo que comprendió el examen. Relación de los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados. Conclusiones. duración de la revisión. es decir. se puede analizar y evaluar: • • • • • Si el proceso de aplicación de la auditoria se finalizo. Presentación de alternativas de acción. mismas que justifican los cambios o modificaciones posibles. Gráficos. Estrategia de implantación. Explicación de los pasos o etapas previstas para obtener y aplicar los resultados. Propuesta.

este informe puede acompañarse de un ejemplar del informe general o ejecutivo. Ejecución del programa.• • Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas. estrategias. Inobservancia del marco normativo aplicable No se cumplen adecuadamente las expectativas de los clientes y usuarios. Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando plantean las siguientes características: • • • • • • • • • • • • • • Falta de concordancia entre misión. Integración de recursos 3. Presentación extemporánea de informes y reportes financieros. La implantación de las recomendaciones constituye el paso clave para impactar en forma efectiva a la organización. Los Proveedores no se sujetan puntualmente a las condiciones de operación. materiales. 4. en relación con las condiciones establecidas. Preparación del programa 2.4 Propuesta de implantación. financieros y tecnológicos. Se requiere mejorar la cultura organizacional Necesidad de revisar la estrategia general de acción Adecuación y actualización de los sistemas Ampliar los programas de capacitación y desarrollo Depurar los procesos esenciales. Mejor aprovechamiento de los recursos humanos. incorrectos u omitidos. metas. objetivos. La implatancion se efectúa en tres fases: 1. ya que constituye el momento de transformar las propuestas en acciones especificas para cumplir con el propósito de la auditoria. Replantear el manejo de funciones Reducción de los pasos y el tiempo necesarios para deshogar el trabajo. Para apoyar el proceso de toma de decisiones del titular de la organización. Preparación del programa Para elaborar es necesario cumplir con estos pasos: 5 . políticas y programas. Registros contables inoportunos.

Consiste en seleccionar parte de las recomendaciones de la auditoria e implantarlas procurando hacerlo sin causar grandes alteraciones. lo que permite un cambio gradual y controlado. mobiliario y equipo. lo que facilita introducir cambios en una escala reducida. Método Instantáneo. Método de implantación parcial o por aproximaciones sucesivas. por un periodo determinado. como de las que se van a implantar. tomando en cuenta que estas sean viables y que existan las condiciones para hacerlo efectivamente. Método de implantación en paralelo. Constituye el empleo de mas de un método para instrumentar las recomendaciones. Establecer el tiempo de duración de cada actividad y el total para la implantación. llevando a cabo cuantas pruebas sean necesarias. y avanzar al siguiente paso solo hasta que se haya consolidado el anterior. Estimar los requerimientos de personal. • Integración de recursos. Combinación de métodos. con la finalidad de medir sus efectos. Consiste en realizar un ensayo con los resultados de la auditoria en solo una parte de la organización. 3. dejando que las nuevas condiciones funcionen libremente antes de suspender las anteriores. 5. lo que permite efectuar modificaciones y ajustes sin problemas. Estructurado el programa de implantación. Método del proyecto piloto. Métodos de implantación Los métodos de implantación aceptados para traducir las recomendaciones en acciones especificas son: 1. tanto de las condiciones normales de trabajo. Refiere la posibilidad de implantar las recomendaciones contenidas en los resultados de la auditoria en forma inmediata. 4. instalaciones. Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de sus ejecución. tomando en cuenta el impacto que los cambios administrativos pueden propiciar en la organización. se debe reunir los recursos para ponerlo en marcha. 6 . Representa la operación simultanea.• • • • Determinar las actividades que deben de efectuarse y la secuencia para su realización. 2. antes de aplicarlos en forma global. Instantáneo Proyecto piloto Implantación en paralelo Implantación por aproximaciones sucesivas Combinación de métodos.

La presentación del informe puede realizarse con el apoyo de equipos de computo. realizara los ajustes necesarios para depurarlo. se tiene que efectuar el seguimiento y evaluación de los avances que se vayan obteniendo. Cuando ya se cuente con el informe final. 7 . se tiene que desarrollar toda la base documental para fundamentar técnica y normativamente la implantación y. se procederá a su entrega y presentación a : • • • • • Titular de la organización Niveles directivos Mandos medios y nivel operativo Grupos (s) de filiación. con el objeto de fortalecer o reconsiderar los criterios para el desarrollo del trabajo en conjunto. se procede a implantar el estudio empleando el método seleccionado y realizado las actividades programadas. se lleva a cabo la selección y capacitación del personal que va a colaborar en su ejecución. • Ejecución del programa Cumplidos los pasos anteriores. de acuerdo con los requerimientos de la auditoria y con el programa de implantación. laminas o material audiovisual. el informe se puede hacer extensivo a las instituciones con las que interactúa la organización.5 Presentación del informe. convención sectorial.Después. en su caso. estrategia y relaciones con el entorno. Finalmente. convenios de coordinación. el responsable de la auditoria convocara al grupo auditor para efectuar una revisión de su contenido. el acondicionamiento físico de las instalaciones. 4. Es necesario que el personal que participa en la implantación. reciba la información y orientación para interactuar en condiciones optimas. En forma simultanea. corporativa (s) o sectoriales (es) Dependencia globalizadota ( en el caso de las instituciones publicas) Atendiendo a las normas de funcionamiento. Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado. en caso de detectar algún aspecto susceptible de enriquecer o clarificar.

concordado con los folios correspondiente. En caso de contener anexos. dicho informe deberá ser sometido a una revisión gramática y ortográfica por parte del equipo de trabajo. estos deben coincidir con el llamado que se señale el informe  El texto debe ser comprensible. es decir. mecanismos de coordinación y participación empleados para su desarrollo. Antes de su presentación. los cambios. Técnicas empleadas. 8 . contener índice y metodología adecuada.SÍNTESIS MODELO El informe deberá ser presentado dando riguroso cumplimiento a cada uno de los siguientes requisitos:  En documento impreso con hojas enumeradas y en medio magnético. Breve descripción de por que surgió la necesidad de aplicar la auditoria. Antecedentes. duración de la revisión. y posteriormente a la revisión del Gerente del Equipo de trabajo.  Debidamente foliado.  Tabla de contenido Con todo lo anterior el equipo de auditores tendrá en cuenta que el informe deberá presentar el contenido y forma siguiente:  Una parte del encabezamiento con información general sobre:  Fecha de presentación del Informe  Nombre de los integrantes del equipo de trabajo y el # asignado al Grupo  Respecto a la Entidad auditada – Identificarla plenamente – Domicilio – Nombre e identificación del representante legal (En nuestro caso el Gerente del equipo de Trabajo). sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en la decisión de llevar a cabo la auditoria. Introducción. Exposición histórica de la organización. así como el propósito y explicación general de su contenido. con párrafos cortos y claros.

o dejar de recomendar sobre aspectos que requieran por haber sido analizados. No se dan opiniones. Debe ser claro en cada uno de los aspectos que toque. Conclusiones. deberá tocar de manera independiente los aspectos relacionados con cada una de las etapas del proceso administrativo revisadas y analizadas en la visita practicada a la empresa auditada. ventajas y desventajas que pueden derivarse. preciso y concordante en las conclusiones y recomendaciones del mismo. para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos Apéndices o anexos. o La documentación de las etapas de planeación. simplemente trata lo que se observo y analizo. implicaciones de los cambios y resultados esperados Nota. Estrategia de Implantación.Instrumentos y métodos utilizados para la obtención de resultados en función del objetivo Hechos examinados. en consecuencia no es posible concluir o recomendar acerca de un aspecto que no se haya tocado en el cuerpo del informe. es decir que los documentos y los análisis deben constituir un anexo independiente de documentos incorporados. o Definición de las causas y consecuencias del estudio. o Alternativas de acción. Igualmente señalar el folio o documento en que se encuentran probados los hechos. Explicación de los pasos o etapas previstas para obtener y aplicar los resultados. Seguimiento. o Concentrado de los logros obtenidos. Breve descripción de los hechos analizados. justifican los cambios y resultados esperados Recomendaciones. Determinación de los mecanismos de información. problemas detectados. o Soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para la consecución real de las propuesta. mismas que 9 . instrumentación y examen de la auditoria administrativa constituyen los papeles de trabajo. control y evaluación. Conclusiones y recomendaciones.

o Gráficos. cuadros y demás instrumentos de análisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para la presentación y fundamentacion del estudio. 10 .

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