Manual de Archivos PDF

Ministerio del Poder Popular para la Cultura
Archivo General de la Nacin
1a Edicin, 2008
Diseo grfico:
Jorge Odria Hugo y Mario
Hecho el depsito de Ley

Depsito legal:If80020080274906.
Impreso en la Repblica Bolivariana de Venezuela

El Estado venezolano ha establecido como
Presentacin prioridad la salvaguarda y socializacin del
patrimonio cultural de la Nacin representado
una parte de este, por los documentos que se
han producido y se producen en las institucio-
nes y en las comunidades organizadas, por ello
la iniciativa de elaborar el presente manual para
la Organizacin de los Archivos de los
Consejos Comunales y de la Gua General de
Fuentes para el Estudio de la Historia Local se
enmarca dentro del Proyecto Nacional Simn
Bolvar Primer Plan Socialista 2007-2013 y del
Plan Estratgico 2007-2013 del Ministerio del
Poder Popular para la Cultura.
Es indispensable, por tanto, la organizacin

archivstica nacional con el objeto de garantizar
la transparencia y democratizacin en el uso de
la informacin para hacer ms eficiente el
entramado administrativo de los entes pblicos
y de los Consejos Comunales rganos del
Poder Popular.
Por otra parte, el fortalecimiento del Poder

Popular, impulsa a los ciudadanos y ciudadanas a
reencontrarse con su propia historia, sus
manifestaciones culturales y el rescate de
sus valores esenciales expresados en su
legado documental; el pueblo venezolano
cada da eleva su nivel de conciencia como
protagonista fundamental del proceso revolu-
cionario, colectivista y participativo por lo que
los testimonios documentales de sus acciones
debemos protegerlos y cuidarlos con el mayor
esmero y compromiso.
Ante este reto, para los venezolanos y las
venezolanas, el asunto de los documentos y los
archivos est siendo repensado, desde la pers-
pectiva de la revolucin bolivariana,
desde la integracin y la incorporacin
de los ciudadanos y las ciudadanas, en
todo el territorio nacional, a la recupe-
racin, tratamiento, conocimiento y
estudio de los testimonios documen-
tales. En tal cirscuntancia los archivos
deben convertirse en espacios de
encuentro del pueblo que contienen
las aspiraciones y expectativas como
garante de la bsqueda de su identidad
manifestada en sus races histricas.
Es tarea de todos recopilar, clasifi-

car, valorar y difundir los documentos
de origen popular, inditos, que permi-
ten rescatar la memoria histrica de las luchas de
liberacin de los venezolanos y las venezolanas y
sus organizaciones, que la oligarqua invisibiliz a
travs de la indiferencia y el atropello. Debemos
conservar y rescatar nuestros testimonios para
rehacer nuestra historia contribuyendo a sacar a
la superficie la memoria colectiva de carcter
liberador, que explica la razn de nuestra revolu-
cin, en marcha hacia la construccin del
Socialismo del Siglo XXI.
Indice
Introduccin
1 El Documento. Definiciones y Tipos 11

1.1 Qu es un documento?.................................................................................................................................................. 11
1.2 Cules son las caractersticas de los documentos?......................................................................... 12
1.3 Qu es un expediente?................................................................................................................................................... 13
1.3.1 Cules son las partes de un expediente?................................................................................. 14
1.4 Qu es la foliacin o numeracin de documentos?....................................................................... 14
1.5 Qu es tipologa documental? Ejemplo........................................................................................................ 14
2 El Archivo.Concepto. Importancia y Finalidades. 20

2.1 Qu es un Archivo?............................................................................................................................................................ 20
2.2 Por qu son importantes los Archivos?....................................................................................................... 21
2.3 Cul es la finalidad de los Archivos?................................................................................................................ 22
3 Los Archivos. Fundamentos Legales 25

3.1 Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela................................................................. 27
3.2 Decreto con Rango,Valor y Fuerza de Ley Orgnica de
la Administracin Pblica (Habilitante)............................................................................................................. 27
3.3 Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema
Nacional de Control Fiscal........................................................................................................................................... 29
3.4 Ley contra la Corrupcin............................................................................................................................................... 30
3.5 Ley de Archivos Nacionales......................................................................................................................................... 3l
3.6 Ley de los Consejos Comunales............................................................................................................................ 31
3.7 Ley de Proteccin y Defensa del Patrimonio Cultural................................................................... 32
3.8 Decreto sobre Organizacin y Funcionamiento de la Administracin
Pblica Nacional.......................................................................................................................................................................... 33
3.9 Decreto con Rango,Valor y Fuerza de Ley de Simplificacin
de Trmites Administrativos (Habilitante)................................................................................................. 33
4 El Ciclo Vital de los Documentos 35
4.1 Qu es el ciclo vital de los documentos?.......................................................................................................... 35
5 Operaciones Archivsticas 37
5.1 Qu son las operaciones archivsticas?......................................................................................................... 37
5.2 Cules son las operaciones archivsticas?................................................................................................... 37
5.3 Qu es la clasificacin?..................................................................................................................................................... 37
5.3.1. Cules son los principios de la clasificacin?....................................................................... 37
5.3.2. Qu es un cuadro de clasificacin? Ejemplo.......................................................................... 38
5.4 Qu es la ordenacin?...................................................................................................................................................... 40
5.4.1. Cules son los criterios de ordenacin?.................................................................................... 40
5.5 Qu es la descripcin?..................................................................................................................................................... 40
5.5.1. Objetivos de la descripcin. Ejemplo................................................................................................. 41
6 La Conservacin de documentos 43
6.1 Qu es la conservacin?................................................................................................................................................ 43
6.2 Qu hacer para conservar los documentos?............................................................................................ 44
7 Fuentes para el estudio de la Historia 47

7.1 Historia local. Fuentes para su estudio........................................................................................................... 48
7.2 Dnde ubicamos las fuentes para el estudio de la historia local?................................. 50
7.3 Cmo registramos las fuentes para el estudio de la historia local?............................. 56
8 Diagramas 58
8.1 Pasos para organizar el Archivo del Consejo Comunal.................................................................. 58
8.2 Pasos para elaborar la Gua General de Fuentes para el Estudio
de la Historia Local..................................................................................................................................................................... 59
9 Glosario de trminos 60
10 Fuentes consultadas 62
E
l Manual para la Organizacin de los Archivos
Introduccin de los Consejos Comunales y de la Gua
General de Fuentes para el Estudio de la
Historia Local, tiene por finalidad ofrecer conceptos
y herramientas metodolgicas para la recoleccin,
organizacin y conservacin de los documentos
que se generan y se reciben en los Consejos
Comunales. Ha sido concebido en funcin de garan-
tizar a estas organizaciones comunitarias el fcil
Unmonos y seremos invencibles acceso a la informacin para la toma de decisiones,
Simn Bolvar as como la preservacin de la documentacin
generada en el desarrollo de sus actividades, y que
ha de ser considerada como parte del patrimonio
cultural de su comunidad y de la Nacin. Igualmente
pretende orientar en la ubicacin y registro de las
fuentes existentes en la localidad para la elabo-
racin de una Gua General de Fuentes Histricas
que apoye el estudio de la Historia Local.
Promover la creacin de los archivos en los

distintos espacios de accin colectiva, as como
identificar las fuentes histricas de la comunidad,
favorece la posibilidad de la apropiacin, por parte
del pueblo, de una conciencia e imaginacin trans-
formadoras que le permitan asumir la defensa de
sus derechos civiles y ciudadanos. Favorece as
mismo -a travs de la reconstruccin histrica de
su localidad- el reconocimiento y afirmacin de la
identidad y la memoria como parte de la bsqueda
de una sociedad ms justa y humana.
En l se abordan desde una perspectiva inte-

gradora los conceptos, tcnicas, y mtodos que
orientan la actual discusin de las disciplinas que
Porque dicho de manera sencilla, la estudian el manejo, uso y disfrute de los fondos
cultura viene a ser todo cuanto el hombre social documentales, con el propsito de contribuir a la
crea y hace trascendente tanto en el campo del creacin del Sistema Nacional de Archivos del
trabajo, de los sentimientos o del pensamiento pas, a partir de la construccin en colectivo de
para bien y el progreso de la colectividad saberes y prcticas.
Csar Rengifo
Archivo General de la Nacin 11
El Documento
1 Definiciones y Tipos
1.1 Qu es un documento?
En su origen latino la palabra documento (docere) significa
ensear, por tanto el documento es aquel medio o soporte
que aporta informacin sobre un hecho o actividad especfica,
sea sta de tipo administrativo o legal, pero que tambin nos
relacione con el pasado, tanto reciente como lejano. En este
sentido podemos sealar, que el documento es todo lo que nos Acta de definicin de las reas geogrficas de los
Consejos Comunales a conformarse en el Casco
puede hacer volver al pasado, es decir todo lo que hace Central I de la Parroquia La Pastora. Caracas,
perpetuar el recuerdo. Por tanto, aquellos documentos que Distrito Capital, 2006.
hoy producimos como parte de la actividad de los Consejos

Comunales, sern en el futuro documentos histricos, y en
consecuencia fuentes para el estudio y comprensin, de la
participacin protagnica asumida por el pueblo gracias a la
transferencia y fortalecimiento del Poder Popular. El trmino
documento se asocia tambin a la nocin de prueba. Se
considera entonces como un medio que nos permite justificar
y hacer patente la certeza de un hecho o fenmeno, la verdad
o falsedad de algo bien sea con razonamientos, instrumentos
o testigos1.
Podemos concluir entonces, que el documento es el

testimonio de la actividad humana, fijada en un soporte
perdurable, sea que se presente de forma escrita, grfica,
Carta de Simn Bolvar dirigida a Jos Rafael
visual, sonora, etc. Revenga,17 de noviembre, S/F
1. LE GOFF, Jacques. El orden de la memoria. Editorial Paids. Espaa, 1991. pp. 227-228.
12 Archivo General de la Nacin
1.2 Cules son las caractersticas de los

documentos?
De acuerdo con los planteamientos sealados, podemos
mencionar algunas de las principales caractersticas de los
documentos:
Autenticidad: los documentos deben probar o demostrar

que son los que afirman ser, es decir, que estn acreditados o
certificados como ciertos y positivos por los caracteres, requisitos
o circunstancias que as lo comprueban y que han sido creados o
enviados por la persona, organizacin o institucin de la cual se
afirma que lo ha creado o enviado.
Fiabilidad: un documento fiable es aquel cuyo contenido

representa de manera precisa las operaciones, actividades o
Constancia de Registro del Consejo Comunal hechos de los que da testimonio.
Casco Central I, sector noroeste, Parroquia La
Pastora. Caracas, Distrito Capital, 2007.
Integridad: el contenido de los documentos debe
permanecer completo e inalterado. En caso de requerirse alguna
modificacin, la misma ha de ser realizada slo por personas
autorizadas, dejando constancia de dicha modificacin.
Disponibilidad: los documentos deben estar organizados de

manera tal que puedan ser localizados, recuperados, presentados e
interpretados de acuerdo a la actividad que los produjo, adems de
garantizarle el acceso a las personas interesadas en la informacin
que contienen. De all que sea importante destacar, que en el
caso de aquella documentacin producida por los colectivos
(sean stos, organizaciones o grupos), aquellos miembros
responsables de guardar dicha documentacin, actan como
custodios, nunca como dueos exclusivos de la misma. Por lo
tanto deben responder por ella, no slo durante el tiempo que

dure su gestin, sino tambin y sobre todo al momento de
transferirla o entregarla a los nuevos responsables, cuando el
vocero o vocera cese en sus funciones.
1.3 Qu es un expediente?
Como parte de nuestra actividad diaria en las instituciones,
organizaciones o grupos en los cuales trabajamos se va
generando o recibiendo una serie de documentos, que si no se
organizan correctamente, corren el peligro de perderse para
siempre, dejando sin constancia o prueba alguna, el fundamento
o justificacin de las decisiones o actos realizados en relacin
con determinada materia o asunto. Lo que en muchos casos
puede llevarnos a sufrir sanciones de tipo legal o administrativo.
Los expedientes sirven para la organizacin y la sistematizacin
de los documentos e informacin, relativos a un tema especfico. Expediente del Consejo Comunal Casco Central
As mientras el archivo entendido como un todo, testimonia tal I Sector Noroeste, Parroqua La Pastora,
Caracas, Distrito Capital. 2006
como comprobaremos ms adelante- la esfera de las competencias
y actividades que desarrolla la institucin u organizacin, el
expediente, que es parte integrante de dicha documentacin, tiene
por objeto un asunto particular2.
En conclusin podemos entender por expediente el
conjunto ordenado de documentos que dan evidencia de hechos
relacionados entre s.
2. Cf. LPEZ G, Pedro y GALLEGO D, Olga. El documento de archivo. Un estudio. Universidad de la Corua. Servicio
de publicaciones. Espaa, 2007. p.155.
1.3.1 Cules son las partes

de un expediente?
1. La identificacin: nombre del contenido o asunto que
tratan los documentos que contiene.
2. Los documentos: que se producen e insertan de manera
secuencial.
3. La carpeta u otro medio de almacenamiento: donde se

agrupan y guardan los documentos.
4. El resumen: sintetiza el contenido o asunto tratado.
5. La relacin de contenidos: breve descripcin de cada

documento, con su fecha y nmero de orden.
Archivo General de la Nacin, Expedientes del

Ministerio de Hacienda.
1.4 Qu es la foliacin o numeracin de
documentos?
Es la accin de numerar secuencialmente las hojas de un libro,
cuaderno o expediente. A cada folio corresponde una hoja, que se
numera en la pgina del anverso de la hoja y no en el reverso. En
otras palabras, la pgina que numeraremos es la que est en la cara
anterior de la hoja y no en la posterior.
1.5 Qu es tipologa documental? Ejemplo.

Se entiende por tipologa documental los diversos documentos
que conforman el archivo, indistintamente de la presentacin o
soporte donde se inscribe. En relacin al expediente es importante
resaltar que el mismo, puede contener uno o varios tipos de
documentos.
A continuacin en la pgina siguiente se presenta un ejemplo de

tipologa documental para los Consejos Comunales:
Tipologa documental para los Consejos Comunales

A.- Audiovisual:
Todo tipo de soporte o A.1- Magnetofnica
recurso que combina Cassettes, VHS, BetaMax,
de manera simultnea MiniDV.
informacin de audio
y/o video en medios A.2- Digital
como el cine, la Memoria porttil (Pen Drive),
televisin, y Disco Duro, CD, DVD,
grabaciones acsticas
Grabadora, MP3, MP4,
acompaadas de
imgenes. Celulares.
B.- Fotogrfico:
Soporte que contiene B.1- Soporte fsico
informacin en
imgenes sin sonido. Papel fotogrfico, papel bond
y diapositivas.
B.2- Soporte digital
Memoria porttil (Pen Drive),
Disco Duro, CD, DVD, MP4,
Celulares
C.- Cartogrfico:
Soporte que contiene C.1.- Boceto de mapas
informacin relacionada
con mapas, croquis y C.2.- Croquis de mapas
planos.
C.3.- Mapas
C.4.- Planos
D.- Artes Visuales:

Soporte que D.1.- Pinturas D.6.- Litografas
contiene informacin
D.2.- Afiches
relacionada con D.7.- Tarjetas
D.3.- Dibujos Personales
obras pictricas,
grficas, D.4.- Logotipos D.8.- Postales
escultricas, entre D.5.- Serigrafas D.9.- Arte Final
otras.
E.- Hemerogrfico:
Soporte que incluye E.1.- Colecciones de E.3.- Fascculos
informacin publicaciones E.4.- Revistas
relacionada con E.2.- Diarios E.5.- Publicaciones
material periodstico, E.2.A. Artculos de Peridicas
publicaciones Prensa E.6.- Anuarios
peridicas o E.2.B. Obituarios
seriadas y prensa E.2.C.Editoriales
escrita. E.2.D. Artculos de
Opinin
F.- Propaganda:
Todo tipo de formato F.1.- Calcomanas F.5.- Panfletos
que contenga
informacin F.2.- Dpticos F.6.- Volantes
relacionada con
mensajes que F.3.- Trpticos F.7.- Tarjetas Electorales
buscan influir en la
conducta y valores F.4.- Folletos
de quienes los leen.
G.- Bibliogrfico:
Todo tipo de G.1.- Libros
soporte o material
publicado por un G.2.- Relatos
autor o autores. G.3.- Poemarios
H.- Legales:
Material relativo a H.1.- Constitucin H.6.- Denuncias
las leyes, H.2.- Leyes y decretos H.7.- Normas
normativas y H.3.- Resoluciones H.8.- Acuerdos
reglamentos. H.4.- Actas H.9.- Juramentaciones
H.5.- Estatutos H.10.- Contratos
I.- Disertaciones:
Informacin I.1.- Ponencias I.5.- Declaraciones
relacionada con I.2.- Conferencias I.6.- Aclaratorias
escritos o discursos I.3.- Alocuciones I.7.- Ruedas de prensa
ofrecidos por una o I.4.- Manifiestos
varias personas.
J.- Tcnico:
Material vinculado a J.1.- Manuales J.7.- Instructivos
una disciplina, J.2.- Cuestionarios J.8.- Organigramas
ciencia o arte J.3.- Esquemas J.9.- Resmenes
especfico. J.4.- Guas J.10.- Ensayos
J.5.- ndices J.11.- Proyectos
J.6.- Informes
K.- Agenda:
Informacin que K.1.- Agendas
permite llevar la
relacin de temas K.2.- Programas
que han de tratarse
K.3.- Minutas
o tratado en una
reunin y/o evento. K.4.- Actas
L.- Comunicaciones:
Cualquier escrito L.1.- Cartas L.4.- Telegramas
empleado para L.2.- Circulares L.5.- Esquelas/Notas
comunicar e L.3.- Memorandos L.6.- Oficios
informar sobre un
tema.
M.- Personales:
Todo tipo de soporte M.1.- Biografas M.5.- Reconocimientos
que contenga M.2.- Pasaportes M.6.- Memorias
informacin de M.3.- Currculum M.7.- Carnets
M.4.- Diplomas M.8.- Credenciales
carcter personal de
algn particular.
N.- Administrativo:
Material que contiene N.-1.- Presupuestos N.-3.- Facturas
los documentos N.-2.- Licitaciones
relativos a la
planificacin y control
de bienes.
O.- Electrnico:
Relativos a los
O.1.- Pgina Web O.3.- Blogs
soportes virtuales en
O.2.- Correo O.4.- Foros
formato digital
electrnico
alojados en servidores
de internet.
El Archivo. Concepto.
2
Importancia y Finalidades.
2.1 Qu es un Archivo?
La palabra archivo puede tener distintos significados.
Podemos entender por archivo un conjunto de documentos
ordenados para ciertos fines. Tambin se concibe como la
institucin donde se organizan y conservan fondos documentales.
En el presente Manual, nos referiremos a la definicin dada por el
Consejo Internacional de Archivos: conjunto de documentos
producidos y recibidos por cualquier administracin sea esta
pblica, privada, persona jurdica o particular que son conservados
con fines oficiales, jurdicos y culturales3.
Tal como se establece en esta definicin, la palabra archivo hace

referencia a cuatro ideas fundamentales: en primer lugar, a la nocin
de una serie o conjunto ordenado de documentos. En segundo
lugar, a la idea de conservacin, es decir, de preservar o cuidar la
permanencia de algo, en nuestro caso, los documentos que resultan
de la actividad de los Consejos Comunales. En tercer lugar, hace
mencin al servicio, en tanto democratiza el acceso a la
informacin a los ciudadanos y ciudadanas. En cuarto lugar a la
nocin de investigacin, asociada a la reconstruccin de la
memoria histrica, al preservar para las actuales y futuras
generaciones buena parte de los testimonios y huellas de nuestro
pasado, contribuyendo de esta manera a combatir la desmemoria
y el olvido.
Ordenar
Conservar
Archivo Servir
Investigar
3. Cf. Cruz Mundet, J. Manual de Archivstica. Edit. Fundacin Germn Snchez Ruiprez. Madrid, 1996. pp. 92-93.
Segn sea la funcin de la dependencia al cual est adscrito

o el lugar de ubicacin dentro de la institucin, o el tipo de
documento que resguarda, existen distintos tipos de archivos:
archivos pblicos y archivos privados, archivos nacionales,
estadales, municipales, parroquiales y comunales, archivos
eclesisticos, archivos administrativos, archivos histricos, entre
otros. Sin olvidar que todos se constituyen en fuentes para la
investigacin histrica.
2.2 Por qu son importantes los Archivos?

Los archivos contribuyen a garantizar y a proteger los
derechos y deberes de los ciudadanos y las ciudadanas, por
cuanto stos necesitan de los documentos originales y
probatorios para resolver causas civiles, tales como ttulos de
propiedad, actas de nacimiento, bautizo, matrimonio, divorcio,
defuncin, dictmenes o cualquier otro trmite administrativo Acta Constitutiva del Consejo Comunal, Casco
que amerite probidad legal. Podemos afirmar que, la Central I de la Comisin Promotora, de la
Comisin Electoral y del Ambito Territorial.
documentacin y la informacin contenida en ellos,
correctamente organizada y conservada, facilita la toma de
decisiones, favorece la agilizacin de trmites administrativos y
legales, y garantiza una gestin transparente.
Los archivos de los Consejos Comunales, resguardan

documentos que resultan de la accin de los miembros de un
colectivo, y por lo tanto son documentos de carcter pblico
que no pueden permanecer confinados en el secreto, ya que
pertenecen a todos los integrantes de dicho colectivo. Derecho
fundamental que se encuentra consagrado en nuestra Carta
Magna, as como tambin en la propia Ley de los Consejos
Comunales4.
4. Ver pp. 27,31 y 32

Igualmente tal como se mencion, los archivos cumplen con la funcin de preservar la
memoria de los pueblos y de las instituciones, es decir, son los guardianes de nuestra
historia, de los acontecimientos y hechos vividos desde el pasado hasta el presente. Sus
documentos son testimonios o vestigios que perpetan los hechos, y gracias a ello nos
aseguran la posibilidad de transmitir a las actuales y futuras generaciones el legado que nos
dejaron nuestros antepasados, independientemente del tipo de formato en el que se
recoge la informacin.
A continuacin se presenta un cuadro resumen sobre la importancia de los archivos:
Importancia de los Archivos

Resguardan los derechos y deberes de los ciudadanos
y las ciudadanas.
Facilitan la toma de decisiones y la transparencia
de la gestin.
Preservan la memoria de los pueblos y las instituciones.
Contienen fuentes primarias de informacin.
Permiten la transmisin de la herencia cultural.
Apoyan la actividad de la Contralora Social.
2.3 Cul es la finalidad de los Archivos?

Los fines que orientan la actividad de los archivos son diversos:
Oficiales
Fines Civiles
Culturales
Oficiales: estn expresados en la necesidad que tiene todo gobierno o dependencia

gubernamental, de recurrir a documentos producidos o recibidos para verificar decisiones
anteriores, obligaciones vigentes, realizar diversos estudios e investigaciones, as como por
muchas otras razones jurdicas, administrativas y polticas. Si los documentos estn
desorganizados, se han perdido o destruido, es evidente que

muchas decisiones y actividades sern equivocadas, irregulares y
mal proyectadas.
Civiles: toda Nacin tiene determinadas obligaciones y

responsabilidades con sus ciudadanos y ciudadanas y stos a su
vez las tienen con el Estado. La documentacin de esas
relaciones y obligaciones, conservadas gracias a los archivos, es
de vital importancia tanto para el Estado como para las personas
e instituciones que conforman la Nacin. Por ejemplo, es
importante asegurar que los ciudadanos y las ciudadanas puedan
obtener su partida de nacimiento o cdula de identidad a fin de
garantizar su derecho a la identidad.
Jefatura Civil de la Parroqua Catedral, Caracas,
Distrito Capital.
Culturales: estn relacionados con el uso de los docu-
mentos en el campo de la investigacin, no slo desde el punto
de vista histrico, sino tambin para apoyar estudios en todas las
reas del conocimiento. A partir del momento en que el docu-
mento deja de ser til para la administracin que lo cre, cobra
una nueva funcin, se transforma en testimonio cultural.
Finalidad de los Archivos

Oficiales: Culturales
Apoyo a la
Seguridad jurdica y investigacin y a la
fortalecimiento preservacin de la Es el deber de todo
del Poder Popular memoria y la historia ciudadano vigilar
sobre la legtima
inversin de las
Civiles: rentas pblicas,
en beneficio de la
Proteccin
sociedad
de derechos
Simn Bolvar
ciudadanos
El Archivo. Fundamentos
3
Legales
En nuestro pas existe un conjunto de leyes que regula y

orienta la labor archivstica, con la finalidad de garantizar y
proteger el derecho de todo ciudadano y ciudadana de acceder
a la cultura y a la informacin, a partir del principio de la
democratizacin de la informacin, es decir proporcionar a las
personas el derecho a estar informados y a conocer sus fuentes.
De esta manera se reconoce la responsabilidad que tiene el
Estado venezolano en materia de fomento y conservacin del
patrimonio cultural, es decir, del conjunto de obras tanto Constitucin de la Repblica Bolivariana de
Venezuela, 1999.
materiales como no materiales producto de la actividad
creadora de los pueblos y comunidades y que se consideran
como un bien comn. Pero que adems nos dan sentido de
cohesin y pertenencia, afirmando nuestra identidad y soberana
como comunidad, como pueblo y como Nacin. Responsabilidad
que se recoge en el artculo 99 de la Constitucin de la
Repblica Bolivariana de Venezuela cuando expresa:
Los valores de la cultura constituyen un bien irrenunciable

del pueblo venezolano y un derecho fundamental que el Estado
fomentar y garantizar, procurando las condiciones,
instrumentos legales, medios y presupuestos necesarios. Se
reconoce la autonoma de la administracin cultural pblica en
los trminos que establezca la ley. El Estado garantizar la
proteccin y preservacin, enriquecimiento, conservacin y
restauracin del patrimonio cultural, tangible e intangible, y la
memoria histrica de la Nacin. Los bienes que constituyen el
patrimonio cultural de la Nacin son inalienables,
imprescriptibles e inembargables. La Ley establecer las penas y
sanciones para los daos causados a estos bienes.
Entre los principales instrumentos legales que rigen la materia archivstica en el pas, se
encuentran:
A continuacin se transcriben algunos artculos contenidos en la mencionada base legal:
3.1. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela

Artculo 28. Toda persona tiene el derecho de acceder a la informacin y a los datos
que sobre s misma o sobre sus bienes consten en registros oficiales o privados, con las
excepciones que establezca la ley, as como de conocer el uso que se haga de los mismos
y su finalidad, y de solicitar ante el tribunal competente la actualizacin, la rectificacin o
la destruccin de aquellos, si fuesen errneos o afectasen ilegtimamente sus derechos.
Igualmente, podr acceder a documentos de cualquier naturaleza que contengan
informacin cuyo conocimiento sea de inters para comunidades o grupos de personas.
Queda a salvo el secreto de las fuentes de informacin periodstica y de otras profesiones
que determine la ley.
Artculo 51. Toda persona tiene el derecho de representar o dirigir peticiones ante
cualquier autoridad, funcionario pblico o funcionaria pblica sobre los asuntos que sean
de la competencia de stos o stas, y de obtener oportuna y adecuada respuesta. Quienes
violen este derecho sern sancionados o sancionadas conforme a la ley, pudiendo ser
destituidos o destituidas del cargo respectivo.
Artculo 143. Los ciudadanos y ciudadanas tienen derecho a ser informados e

informadas oportuna y verazmente por la Administracin Pblica, sobre el estado de las
actuaciones en que estn directamente interesados e interesadas, y a conocer las
resoluciones definitivas que se adopten sobre el particular. Asimismo, tienen acceso a los
archivos y registros administrativos, sin perjuicio de los lmites aceptables dentro de una
sociedad democrtica en materias relativas a seguridad interior y exterior, a investigacin
criminal y a la intimidad de la vida privada, de conformidad con la ley que regule la materia
de clasificacin de documentos de contenido confidencial o secreto. No se permitir
censura alguna a los funcionarios pblicos o funcionarias pblicas que informen sobre
asuntos bajo su responsabilidad.
3.2. Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgnica de la

Administracin Pblica (Habilitante).
Artculo138: Los rganos y entes de la Administracin Pblica promovern la
participacin ciudadana en la gestin pblica.
Las personas podrn, directamente o a travs de las comunidades organizadas, presentar

propuestas y formular opiniones sobre la gestin de los rganos y entes de la Administracin
Pblica, as como participar en la elaboracin de los instrumentos de contenido normativo.
Los rganos y entes pblicos llevarn un registro de las comunidades organizadas cuyo
objeto se refiera al sector correspondiente.
Artculo 141: La Administracin Pblica deber establecer sistemas que suministren a la

poblacin la ms amplia, oportuna y veraz informacin sobre sus actividades, con el fin de
ejercer el control social sobre la gestin pblica. Cualquier persona puede solicitar de los
rganos y entes de la Administracin Pblica la informacin que considere necesaria para el
ejercicio del control social sobre la actividad de stos de conformidad y con las excepciones
establecidas en la legislacin vigente.
Artculo 147: El Archivo General de la Nacin es el rgano de la Administracin Pblica

Nacional responsable de la creacin, orientacin y coordinacin del Sistema Nacional de
Archivos y tendr bajo su responsabilidad velar por la homogeneizacin y normalizacin de
los procesos de archivos, promover el desarrollo de los centros de informacin, la salvaguarda
del patrimonio documental y la supervisin de la gestin archivstica en todo el territorio
nacional.
Artculo 148: Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nacin y

los rganos de archivo de los rganos y entes del Estado.
Los rganos o entes integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus
funciones, llevarn a cabo los procesos de planeacin, programacin y desarrollo de acciones
de asistencia tcnica, ejecucin, control y seguimiento, correspondindole al Archivo General
de la Nacin coordinar la elaboracin y ejecucin del Plan Nacional de Desarrollo
Archivstico.
Artculo 154: Las caractersticas especficas de los archivos de gestin, la obligatoriedad de

la elaboracin y adopcin de tablas de retencin documental en razn de las distintas
cronologas documentales y el tratamiento que recibirn los documentos de los registros
pblicos, notaras y archivos especiales de la Administracin Pblica, se determinarn
mediante reglamento. Asimismo, se reglamentar lo concerniente a los documentos
producidos por los consejos comunales, comunidades organizadas o entidades privadas
que presten servicios pblicos.
Artculo 156: El Estado, a travs del Archivo General de la Nacin, ejercer control y
vigilancia sobre los documentos declarados de inters histrico cuyos propietarios,
tenedores o poseedores sean personas naturales o jurdicas de carcter privado.
Cuando el ministerio de adscripcin considere que se trata de documentos histricos

sobre los que no exista constancia de que han sido ofrecidos en venta a la Nacin y de
que ha quedado copia en el Archivo General de la Nacin, podr ejecutar medidas
tendentes a impedir su salida del pas, an cuando fuere de propiedad particular.
Toda persona que descubra documentos histricos, una vez acreditado el derecho que
a ellos tiene la Repblica, recibir el resarcimiento correspondiente de conformidad con
el reglamento respectivo.
Sern nulas las enajenaciones o negociaciones que contravengan lo dispuesto en el

presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgnica, y los que las efecten o
conserven en su poder sin causa legtima, sern sancionados de conformidad con la ley.
Artculo 157: Son de inters pblico los documentos y archivos del Estado. Sin perjuicio
del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca al efecto por el
reglamento respectivo, podrn declararse de inters pblico documentos privados y, en tal
caso, formarn parte del patrimonio documental de la Nacin. Las personas poseedoras o
tenedoras de documentos declarados de inters pblico, no podrn trasladarlos fuera del
territorio nacional sin previa autorizacin del Archivo General de la Nacin, ni transferir
su propiedad, posesin o tenencia a ttulo oneroso o gratuito, sin previa informacin
escrita al mismo. El Ejecutivo Nacional, por medio de reglamento respectivo, establecer
las medidas de estmulo al desarrollo de los archivos privados declarados de inters
pblico.
El Estado venezolano tiene derecho de preferencia para la adquisicin, de dichos

documentos y su ejercicio se establecer en un trmino de dos (2) aos, el incumplimiento
de esta norma acarreara la nulidad de la venta o disposiciones de documentos.
3.3. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y

del Sistema Nacional de Control Fiscal.
Artculo 9: Estn sujetos a las disposiciones de la presente Ley y al control, vigilancia y
fiscalizacin de la Contralora General de la Repblica:
Ordinal 3. Los rganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Pblico en
los Distritos y Distritos Metropolitanos.
Ordinal 12. Las personas naturales o jurdicas que sean contribuyentes o responsables,
de conformidad con lo previsto en el Cdigo Orgnico Tributario, o que en cualquier
forma contraten, negocien o celebren operaciones con cualesquiera de los organismos o
entidades mencionadas en los numerales anteriores o que reciban aportes, subsidios, otras
transferencias o incentivos fiscales, o que en cualquier forma intervengan en la
administracin, manejo o custodia de recursos pblicos.
3.4. Ley contra la Corrupcin

Artculo 77. El funcionario pblico o particular que expida una certificacin falsa,
destinada a dar fe ante la autoridad o ante particulares, de documentos, actas constancias,
antigedad u otras credenciales, que puedan ser utilizadas para justificar decisiones que
causen daos al patrimonio pblico, ser penado con prisin de seis (6) meses a dos (2)
aos.
Con la misma pena se castigar a quien forjare tales certificaciones o altere alguna
regularmente expedida, a quien hiciere uso de ello, o a quien diere u ofreciere dinero para
obtenerla.
Artculo 78. Cualquiera que ilegalmente ocultare, inutilizare, alterare, retuviere o

destruyera, total o parcialmente, un libro o cualquier otro documento que curse ante
cualquier rgano o ente pblico, ser penado con prisin de tres (3) a siete (7) aos.
Podr disminuirse hasta la mitad la pena prevista en este artculo si el dao o perjuicio
causado fuese leve y hasta la tercera parte (1/3) si fuere levsimo.
Artculo 79. La persona que alardeando de valimiento o de relaciones de importancia

e influencia con cualquier funcionario pblico reciba o se haga prometer, para s o para
otro, dinero o cualquier otra utilidad, bien como estmulo o recompensa de su mediacin,
bien so pretexto de remunerar el logro de favores, ser penado con prisin de dos (2) a
siete (7) aos; y con prisin de seis (6) meses a dos (2) aos, a quien d o prometa el
dinero o cualquier otra utilidad de las que se indican en este artculo, a menos que haya
denunciado el hecho ante la autoridad competente antes de la iniciacin del
correspondiente proceso judicial.
3.5. Ley de Archivos Nacionales

Artculo 1.- Se declara de utilidad pblica la guarda, conservacin y estudio de los
documentos y archivos histricos de la Repblica.
Artculo 2.- Los archivos y documentos a que se refiere el artculo anterior, pertenecen
a las entidades polticas, eclesisticas, culturales o personas privadas a quienes
correspondan segn la naturaleza de ellos o porque los hayan adquirido legtimamente.
3.6. Ley de los Consejos Comunales

Artculo 3: La organizacin, funcionamiento y accin de los Consejos Comunales se rige
conforme a los principios de corresponsabilidad, cooperacin, solidaridad, transparencia,
rendicin de cuentas, honestidad, eficacia, eficiencia, responsabilidad social, control social,
equidad, justicia e igualdad social y de gnero.
Artculo 4. Definiciones. A los efectos de esta Ley se entiende:
Ordinal N 7.- reas de Trabajo: Las reas de trabajo se constituyen en relacin con las
particularidades y los problemas ms relevantes de la comunidad. El nmero y contenido
de las reas de trabajo depender de la realidad de cada comunidad, pudiendo ser: de
economa popular y desarrollo endgeno; desarrollo social integral; vivienda, hbitat e
infraestructura; y cualquier otra que defina la comunidad. Las reas de trabajo agruparn
varios comits de trabajo.
Artculo 6. Atribuciones de la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas. La Asamblea de

Ciudadanos y Ciudadanas es la mxima instancia de decisin del Consejo Comunal,
integrada por los habitantes de la comunidad, mayores de quince (15) aos, y tiene las
siguientes atribuciones:
Ordinal N 3.- Aprobar el Plan de Desarrollo de la Comunidad.
Artculo 9: La Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas determina y elige el nmero de

voceros o voceras de acuerdo a la cantidad de comits de trabajo que se conformen en
la comunidad, tales como:
Ordinal N15.- Cualquier otro que considere la comunidad de acuerdo a sus necesidades.
Artculo 17: Para el cumplimiento de estas funciones realizar lo siguiente:
Ordinal N 3.- Recabar la informacin de la historia de la comunidad.
Artculo 21: El Consejo Comunal a travs de su rgano ejecutivo tendr las siguientes
funciones: Ordinal N 6.- Organizar el Sistema de Informacin Comunitaria.
Artculo 23. Funciones de la Unidad de Contralora Social. Son funciones del rgano de
control: Ordinal N 4.- Ejercer el control, fiscalizacin y vigilancia del proceso de
consulta, planificacin, desarrollo, ejecucin y seguimiento de los proyectos comunitarios.
Artculo 24. Articulacin de los rganos del Consejo Comunal. Los rganos Ejecutivo,
de Control y Econmico Financiero del Consejo Comunal, a los efectos de una adecuada
articulacin de su trabajo, realizarn reuniones de coordinacin y seguimiento, al menos
mensualmente, segn los parmetros que establezca el Reglamento de la presente Ley.
3.7. Ley de Proteccin y Defensa del Patrimonio Cultural

Artculo 2: La defensa del Patrimonio Cultural de la Repblica es obligacin prioritaria
del Estado y de la ciudadana. Se declara de utilidad pblica e inters social la preservacin,
defensa y salvaguarda de todas las obras, conjuntos y lugares creados por el hombre o de
origen natural, que se encuentren en el territorio de la Repblica, y que por su contenido
cultural constituyan elementos fundamentales de nuestra identidad nacional.
Artculo 6. El Patrimonio Cultural de la Repblica a los efectos de esta Ley, est

constituido por los bienes de inters cultural as declarados que se encuentren en el
territorio nacional o que ingresen a l quien quiera que sea su propietario conforme a lo
sealado seguidamente:
Ordinal 8. El patrimonio documental y bibliogrfico, archivos, bibliotecas, fototecas,

mapotecas, fonotecas, videotecas, cinematecas y dems instituciones de igual naturaleza;
tutelados actualmente por organismos especficos sin desconocer la titularidad de dichos
organismos sobre los mismos
3.8. Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley

de Simplificacin de Trmites Administrativos
Artculo 4: La simplificacin de los trmites administrativos tiene por finalidad
racionalizar y optimizar las tramitaciones que realizan las personas ante la Administracin
Pblica; a los fines de mejorar su eficacia, pertinencia y utilidad, para as lograr una mayor
celeridad y funcionalidad en las mismas; reducir los gastos operativos, obtener ahorros
presupuestarios, cubrir insuficiencias de carcter fiscal y mejorar las relaciones de la
Administracin Pblica con las personas.
Artculo 6: Los rganos y entes de la Administracin Pblica en el mbito de sus

competencias, debern simplificar los trmites administrativos que se realicen ante los
mismos. A tales fines, elaborarn sus respectivos planes de simplificacin de trmites
administrativos con fundamento en las bases y principios establecidos en este Decreto con
Rango,Valor y Fuerza de Ley y de conformidad con los siguientes lineamientos:
Ordinal 2: Simplificar y mejorar los trmites administrativos, lo cual supone, entre otros
aspectos: f. Propiciar la participacin popular a travs de las comunidades organizadas, en
especial los Consejos Comunales.
Artculo 37: Los rganos y entes de la Administracin Pblica, tienen el deber de ofrecer
a las personas informacin completa, oportuna y veraz en relacin con los trmites que se
realicen ante los mismos.
A tales fines, debern fijar en sitio visible al pblico los requisitos exigidos para cada
trmite, las oficinas que intervienen y su ubicacin, la identificacin del funcionario responsable
del trmite, su duracin aproximada, los derechos de las personas en relacin con el trmite
o servicio en cuestin y la forma en que se pueden dirigir sus quejas, reclamos y sugerencias.
Esta informacin se publicar mediante guas simples de consulta pblica, suministradas en
forma gratuita y deber drseles la publicidad necesaria a travs de cualquier medio de
comunicacin, entre otros, visual, oral, escrito, informtico o telemtico.
Artculo 38: Toda persona que haya presentado una peticin, reclamacin, consulta, queja
o que haya efectuado una diligencia, actuacin o gestin ante los rganos y entes de la
Administracin Pblica, tiene derecho a conocer el estado en que se encuentra su
tramitacin y a que se le informe el plazo, dentro del cual se atender y dar respuesta
oportuna a la misma.
Artculo 43: En el diseo de los trmites administrativos, as como en la supervisin y

control de los planes de simplificacin de los mismos, se tendr en cuenta la opinin de la
comunidad organizada, a travs de cualesquiera formas de participacin popular y en
especial a travs de los consejos comunales, la cual podr materializarse, entre otras, a
travs de propuestas y alternativas de solucin a los trmites que generen problemas,
trabas u obstculos. Cada organo o ente determinar los mecanismos idneos de
participacin ciudadana de acuerdo con la naturaleza de los trmites que realice y dndole
especial atencin a los consejos comunales.
3.9. Decreto sobre Organizacin y Funcionamiento de la

Administracin Pblica Nacional
Artculo 27. Son competencias del Ministerio del Poder Popular para la Cultura:
Ordinal 7. Garantizar la preservacin, enriquecimiento, conservacin y restauracin del

patrimonio cultural tangible e intangible y la memoria histrica de la Nacin;
Ordinal 9. Promover la cultura como materia de inters pblico nacional, estadal y

municipal, a travs de mecanismos que faciliten la desconcentracin regional y local de las
entidades culturales nacionales, la descentralizacin y transferencias de los servicios
culturales, regionales y locales a los grupos y comunidades de la sociedad civil.
El Ciclo Vital
4
de los Documentos
4.1. Qu es el ciclo vital de los documentos?

El ciclo vital de los documentos se refiere a su perodo de
vida segn su uso o funcin, desde el mismo momento en que
se generan como producto de la gestin administrativa hasta su
destino final. Esto nos lleva apreciar las clases de archivos que se
corresponden con el mencionado ciclo:
1.- Archivo Administrativo: conserva la documentacin a la

mano de la dependencia que la produjo. Comprende todos
aquellos documentos que estn en fase de tramitacin, as como
aquellos documentos de uso frecuente.
2.-Archivo Intermedio/General: es aquel tipo de archivo

donde se deposita la documentacin que ha perdido frecuencia
de uso, pero que todava posee vigencia legal o administrativa, y
se hace imprescindible su conservacin. En este archivo, se
custodiarn los documentos hasta que llegue el momento en
que ya no son necesarios para la administracin productora, y su
destino se decidir en dos direcciones: la de su eliminacin en
caso de no ser valiosos para la historia o la remisin al archivo
histrico, donde sern preservados para siempre.
3.- Archivo Histrico: es el archivo donde se conservan y

divulgan los documentos de valor imperecedero, que producen
tanto las instituciones y organizaciones como las personas. La
documentacin seleccionada por su valor informativo, histrico
y cultural, se resguarda en condiciones que garantizan su Fachada de la primera sede del Archivo General
integridad y transmisin a las generaciones futuras. de la Nacin. Avenida Urdaneta
Es necesario destacar que a los fines del proceso de seleccin de los documentos5
para determinar su vida til, se deber nombrar una junta evaluadora, de carcter
multidisciplinario integrada por voceros y voceras de los Consejos Comunales,
acompaados por abogados, administradores, historiadores y archivlogos.
Ciclo Vital de los Documentos
Archivos Archivo
Administrativos Histrico
Uso activo Preservacin

del documento y divulgacin
del documento
Archivo
Intermedio
Resguardo
del documento
5. La seleccin es una de las operaciones archivsticas donde se escogen los documentos que por sus caractersticas
tienen un valor transitorio o permanente, o si, por el contrario no poseen ningn valor y deben ser eliminados. SOTO,
Carmen Alida. Manual del Taller de Archivstica General. p. 8. Mimeografiado. S/F.
5 Operaciones Archivsticas
5.1. Qu son las operaciones archivsticas?

Las operaciones archivsticas comprenden los pasos que hemos
de seguir para la organizacin, conservacin, y recuperacin de los
documentos.
5.2. Cules son las operaciones archivsticas?

Existen distintas operaciones para la organizacin de los
documentos: clasificacin, ordenacin, descripcin, seleccin,
expurgo y transferencia. Sin embargo y de acuerdo con los objetivos
planteados en el presente Manual nos detendremos en las
operaciones de clasificacin, ordenacin y descripcin.
5.3. Qu es la clasificacin?
Clasificar en trminos generales, significa separar o dividir un
conjunto de elementos estableciendo clases o grupos. De acuerdo
con Cruz Mundet, esta operacin consiste en agrupar
jerrquicamente los documentos de un fondo, mediante agregados
o clases, desde los ms amplios a los ms especficos6.
5.3.1. Cules son los principios de la

clasificacin?
Existen tres principios fundamentales en la clasificacin
documental:
6. Cf. Cruz Mundet; J. Manual de Archivsta. Edit. Fundacin Germn Snchez Ruiprez. Madrid, 1996.p.239.
a) Funcional: segn este principio la clasificacin se realiza de acuerdo con las actividades
propias de la institucin u organismo. Para elaborar el Cuadro de Clasificacin se toman como
ejes cada una de las funciones que se realizan en el Consejo Comunal u organizacin
comunitaria.
b) Orgnico: es aquel que se establece de acuerdo con las divisiones administrativas que
conforman la estructura orgnica de la entidad. Ejemplo: Consejo Comunal est integrado
por 3 rganos: Ejecutivo, Contralor y Financiero.
c) Por asunto o materia: principio de clasificacin que se realiza a partir del anlisis
del contenido de los documentos. Se agrupan en este caso, los documentos por el asunto
tratado derivndose de ah el Cuadro de Clasificacin.
En general, se elaboran cuadros de clasificacin mixtos, utilizando los criterios de

Funcional y Orgnico.
Principios de Clasificacin
Funcional
CLASIFICAR
Agrupar Orgnico
jerrquicamente
Por asunto
o materia
5.3.2 Qu es un cuadro de clasificacin?

Es un instrumento indispensable en los archivos que refleja las actividades de los
Consejos Comunales y permite ubicar de forma rpida y precisa el contenido del fondo
documental, es decir del conjunto de documentos que conforman el archivo. Se estructura
en forma jerrquica y lgica atendiendo a los principios de clasificacin descritos
anteriormente. Son dinmicos en tanto que se alimentan continua y constantemente del
flujo de la produccin documental, adems de ser flexibles y por tanto, adaptables a cada
realidad o particularidad. Se ajustan de acuerdo a las actividades que vayan surgiendo. Para
efectos de clasificar los documentos de los Consejos Comunales y otras organizaciones
comunitarias utilizamos los criterios de: Funcional (actividades, funcines) y Orgnico
(estructura de organizacin)
A manera de ejemplo presentamos un Cuadro de Clasificacin mixto, en este caso

Funcional y Orgnico:
A. Equipo Promotor Provisional F. Asambleas de Ciudadanos y Ciudadanas

A.1.- Censo Demogrfico F.1.- Convocatorias
A.2.- Convocatoria F.2.- Agendas
A.3.- Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas F.3.- Actas
G. rgano Ejecutivo
B. Comisin Promotora G.1.- Comits de Trabajo

G.1.1- Proyectos
B.1.- Promocin del Consejo Comunal G.2.- Registro del Consejo Comunal
B.2.- Croquis G.3.- Solicitudes
B.3.- Historia Local G.4.- Plan de Desarrollo Comunitario
B.4.- Censo Socioeconmico
B.5.- Convocatoria
H. Unidad de Contralora Social

H.1.- Seguimientos
C. Comisin Electoral H.2.- Rendicin de cuentas
C.1.- Registro Electoral
C.2.- Material Electoral
C.3.- Escrutinio y totalizacin de votos I. Unidad de Gestin Financiera
C.4.- Juramentaciones
C.5.- Actas I.1.- Banco Comunal
I.2.- Administracin de los recursos
I.3.- Inversin y crditos
I.4.- Presupuestos
D. Asamblea Constituyente Comunitaria
D.1.- Eleccin de voceros, voceras e J. Registros Fotogrficos y Audiovisuales

integrantes del Consejo Comunal J.1.- Fotografas impresas
J.2.- Fotografas digitales
(CDs, DVDs, memoria Flash)
J.3.- Videos (cintas, VHS, DVDs y CDs)
E. Actas y reuniones J.4.- Sonidos (casettes, CDs)
5.4. Qu es la ordenacin?
Esta operacin archivstica consiste en unir un conjunto de documentos,
relacionndolos unos con otros de acuerdo con una unidad de orden preestablecida. Es
posterior a la clasificacin. Se aplica a cada clase determinada.
5.4.1. Cules son los criterios de ordenacin?

Los diversos tipos de ordenacin reciben su nombre de la unidad elegida para
establecer dicho orden. Los principales criterios de ordenacin son:
Cronolgico: consiste en colocar un documento detrs del otro en forma secuencial

de acuerdo con la fecha del documento, organizado desde la fecha ms antigua hasta la
ms reciente.
Alfabtico: criterio de ordenacin de los documentos en forma consecutiva y

progresiva, mediante la utilizacin de las letras del alfabeto.
Numrico: consiste en ordenar los documentos en forma consecutiva y progresiva,

mediante la utilizacin de nmeros.
Ejemplos para utilizar estos criterios:
Ordenacin Principios de Ordenacin

Cronolgico: 1999-2000-2001
Medio expedito de
organizacin y Alfabtico: de la a la z
control Numrico: del 1 Al 100
5.5. Qu es la descripcin?
Podemos definir a la descripcin como aquella operacin archivstica cuyo propsito es
facilitar al usuario la bsqueda de informacin en el archivo, adems de ejercer el control para
la seguridad de los documentos. Previo a la descripcin es indispensable que los docu-
mentos estn clasificados y ordenados.
5.5.1. Objetivos de la descripcin
Recuperacin de la informacin de
Descripcin manera rpida y fcil
Objetivos
Control de los documentos
Apoyo a las actividades del archivo
Ejemplo de descripcin
Presentamos algunos elementos bsicos para describir los documentos:
-Ttulo (tema del documento)
-Tipologa documental
-Fecha
-Productor (responsable del documento)
-Materia (econmico, poltico, social, cultural)
-Caractersticas fsicas
La Conservacin
6
de Documentos
Los documentos pueden sufrir daos, muchas veces

irreparables, si no los cuidamos correctamente. Estos daos
pueden ser desde una pequea rasgadura hasta la prdida total
del documento. De all la importancia y necesidad de realizar
actividades para su conservacin, toda vez que como ya se ha
estudiado, no slo constituyen un testimonio o prueba de
nuestra actividad dentro de la organizacin o grupo, sino
tambin una fuente potencial para la investigacin histrica, local,
regional y nacional. Es importante recordar nuevamente el papel Bveda del Archivo General de la Nacin.
protagnico y de compromiso que hoy tienen los Consejos
Comunales en la construccin y consolidacin del proyecto
revolucionario para la institucin de un nuevo orden social
enmarcado en los principios del Socialismo del Siglo XXI.
6.1 Qu es la conservacin?
La Conservacin segn Gael de Guichen es el conjunto de
acciones destinadas asegurar la salvaguarda (aumentar la
esperanza de vida) de una coleccin u objeto7. Puede ser de
dos tipos:
-Preventiva: Es la relativa al conjunto de medidas que hacemos

para evitar el deterioro de los documentos.
-Restaurativa: Se refiere a la intervencin que debemos hacer

para recuperar o detener el dao sufrido por el documento.
La conservacin restaurativa, a diferencia de la preventiva, es

mucho ms costosa e implica mayores esfuerzos en recursos
7. De Guichen, Gal. La conservacin preventiva: un cambio profundo de mentalidad,

en http://comisionpreservacin.blogia.com/2005/010503
humanos y tiempo. Por ello es importante insistir en la preven-

cin, pensada como una serie de hbitos sencillos de limpieza y
manipulacin de los documentos. El objetivo es evitar o minimizar
los posibles riesgos que amenazan a los documentos, tales como
incendios, robos, manipulacin indebida, y las condiciones ambien-
tales (iluminacin y contaminacin) inadecuadas.
Su campo de accin abarca el control tanto de las condiciones

ambientales (intensidad y calidad lumnica, temperatura, humedad y
la oxidacin) como las de exposicin, almacenaje, mantenimiento
(limpieza, revisiones peridicas, control de plagas, insectos y
bacterias) y manipulacin de los documentos.
Documentos Archivados
6.2 Qu hacer para conservar
los documentos?
Garantizar ventilacin natural, para lograr la renovacin del aire
dentro del rea de resguardo, que evite la aparicin de hongos,
bacterias e insectos.
Tapar todos los agujeros detectados y grietas existentes en las

paredes, pisos, ventanas, para impedir la penetracin de insectos y
roedores.
No colocar los documentos en sitios hmedos, inestables, y

cercanos a elementos propensos al fuego.
Eliminar peridicamente el polvo de los documentos. La limpieza

debe realizarse en un lugar adecuado bien ventilado con salida al
exterior, utilizando preferiblemente una aspiradora con filtros, o en
su defecto, un trapo seco, colocndonos guantes de proteccin en
ambos casos.
Evitar en lo posible, el uso de cintas adhesivas, (teipe), clips, y

grapas metlicas. As, como realizar dobleces y bordes.
Guardar los documentos en cajas y carpetas adaptadas a su

formato para evitar daarlos.
En caso de ser necesario y de determinarse la existencia de

insectos y roedores deben realizarse fumigaciones en el rea
donde se encuentra ubicado el archivo. Es importante indicar
que al realizarse la fumigacin deben trasladarse los documentos
de su ubicacin original, para evitar su contaminacin.
En sntesis podemos sealar que la importancia fundamental

de la conservacin reside en que a travs de ella se garantiza la
permanencia de los diversos testimonios y fuentes documentales
que forman parte de la memoria colectiva de pueblos y naciones.
Tal como hemos visto, mediante el seguimiento de algunas normas
bsicas podemos evitar que el patrimonio documental se deteriore
o perezca. Por el contrario, con su aplicacin lograremos que no
slo se recupere y preserve, sino tambin que se enriquezca y sea
difundido convirtindose en un elemento de desarrollo econmico,
social y cultural.
La Conservacin segn Gael de Guichen es
el conjunto de acciones destinadas a asegurar
la salvaguarda (aumentar la esperanza de
vida) de una coleccin u objeto
.
7 Fuentes para el estudio

de la historia
Las fuentes histricas son la base o la materia prima para el

estudio de los hechos y fenmenos acaecidos en el tiempo, sea este
lejano o reciente. No slo los documentos escritos representan una
fuente para el estudio de la historia, sino tambin puede serlo un
objeto cualquiera, una cancin, los remedios con los que nos
curamos, nuestras comidas, el lbum familiar, las imgenes que
veneramos, la manera como enterramos a nuestros muertos, las
historias de nuestros padres y abuelos, los cuentos del vecino, las Hoja Militar del Libertador. Archivo General de la
Nacin. poca de la Colonia. Seccin Hojas
escuelas y dispensarios, sus maestros y mdicos, lo que nos Militares. Aos 1775-1808. Tomo II. Folio 136
enseaban, qu enfermedades se padecan, el da que nos lleg la luz

elctrica, y pare de contar.
Cualquier hecho o acontecimiento, cualquier recuerdo o

imagen, por muy sencillo o cotidiano que pueda parecernos, puede
servir de informacin o inspiracin para acercarnos a la
comprensin de la historia de nuestra localidad o comunidad.A este
respecto el historiador francs Jacques Le Goff, nos recuerda,
citando a los fundadores de la revista de los Anales de la Historia
Econmica y Social:
... es necesario siempre hacer el
esfuerzo por caracterizarnos y
La historia se hace con documentos escritos, por cierto.
comenzar siempre con una revi-
Cuando existen. Pero se la puede hacer, se la debe hacer sin sin de la historia para ubicar-
documentos escritos, si no existenIncluso con las palabras. Signos. nos en perspectiva: dnde esta-
Paisajes y tejas. Con las formas del campo y de las hierbasEn mos, por qu ha ocurrido lo que
suma, con todo eso, que perteneciendo al hombre, depende del ha ocurrido, por qu ocurre lo
hombre, sirve al hombre, expresa al hombre, demuestra la que ocurre
presencia, la actividad, los gustos y los modos de ser del hombre8. Hugo Chvez
8. Le Goff, Jacques. El orden de la memoria. Editorial Paidos. Espaa, 1991.p231

Para comprender mejor esta afirmacin tomemos algunas reflexiones del tambin
historiador francs Marc Bloch, quien expresaba que el quehacer histrico debe tener
como referencia los testimonios de todo lo realizado por la mano y el cerebro del
hombre. De manera que, ni los documentos por s mismos, ni las cifras y estadsticas, por
muy elaboradas que stas sean, pueden superar las realidades humanas con sus conflictos
y complejidades, que estn presentes en toda evidencia testimonial.
Esto nos conduce a establecer que cuando indagamos sobre hechos y sucesos
ocurridos, debemos realizar entre muchas otras, las siguientes preguntas: Qu ocurri?
Cmo sucedi? Cundo? Dnde?, Por qu? Si estamos estudiando personas o grupos,
podemos preguntar: Quines son?, De dnde provienen?, Cundo llegaron?, Cmo lo
hicieron?, Por qu lo hicieron? Qu opinin se tiene de ellos? Cules son sus
costumbres, tradiciones y ritos? A qu tipo de actividad se dedican? Religiosa, cultural o
econmica? Si de instituciones se trata, como la escuela y los centros de salud, Quines?
y Cuntos estudiaban?, Cuntos y por qu? no podan seguir en la escuela, Cules eran
las enfermedades ms frecuentes?, Cuntos nacan?, Cuntos moran? y Por qu?.
Es importante destacar adems que en la actividad de reconstruccin histrica,

debemos tener una postura flexible, abierta y crtica a cualquier tipo de informacin y
fuente, dejar que los hechos nos hablen, y evitar contaminar la bsqueda con
posiciones personales.
7.1. Historia Local. Fuentes para su estudio

Gonzlez y Gonzlez9 historiador mexicano pionero en la investigacin y estudio de
la historia local, nos habla, para referirse a ella, de una historia anticuaria. Es decir una
visin popular de la historia, que intenta salvar del olvido la parte del pasado propio que
est fuera de uso. Es la que busca mantener el rbol ligado a sus races. La que nos cuenta
el pasado de nuestra vida diaria, del hombre comn, de nuestra familia y de nuestro
terruo. Su manifestacin ms espontnea es la historia pueblerina o microhistoria, o
historia parroquial o historia matria, es decir aquella historia que asocia la patria chica con
el amor a la madre, contraponindola a la historia patria, aquella de los grandes espacios,
hroes y acontecimientos.
9. Cf. Gonzlez y Gonzlez, Luis. Para una teora de la microhistoria, pp..9-15

En este sentido podemos afirmar que la historia local es la

construccin de la nueva historia nacional, a partir de la
incorporacin de lo local, de la comunidad como componente
esencial y fundamental de esta nueva historia. Concepcin de la
historia que se vincula e integra a las de historia regional, cuya
finalidad se orienta al reconocimiento de una parte o de todos Qu hacer? Hay muchas mane-
los aspectos de vida de una regin e historia nacional, cuyo ras para responder esta pregunta y
objeto se extiende al reconocimiento de los hechos y fenmenos las respuestas van surgiendo todos
que dan vida a la Nacin. los das de la experiencia del pro-
pio pueblo, de la cotidianidad
Hugo Chvez
Existen distintos tipos de fuentes.A los fines de nuestro Manual
destacaremos tres de ellas. Las fuentes orales, las fuentes escritas y
las fuentes materiales.
1. Fuentes orales: como su mismo nombre lo indica son aquellos

testimonios que se trasmiten mediante la palabra hablada. Entre
las principales podemos sealar: cuentos, chistes, cantos,
adivinanzas, poemas, refranes, mitos, leyendas y narraciones.
En la recoleccin de los testimonios orales de la localidad, se

recomienda utilizar dinmicas como tertulias y entrevistas. Los
adultos mayores por lo general constituyen una valiosa fuente de
informacin sobre la localidad, as como todos aquellos pobladores
que tengan participacin en actividades educativas, culturales,
polticas y deportivas. Es recomendable incorporar a los nios,
nias y jvenes en la bsqueda y recoleccin de las fuentes
histricas.
2. Fuentes escritas: comprenden todas aquellas inscripciones

que el hombre ha plasmado en diversos materiales o soportes
como papel, piedra, madera, ladrillo, metales y telas.
3. Fuentes materiales: incluyen todos aquellos objetos, instru-

mentos, edificaciones, monumentos, que el hombre ha producido
o construido. Entre otras destacan: las tumbas, viviendas, instru-
mentos de trabajo, monumentos. Panten Nacional
7.2. Dnde ubicamos las fuentes para el estudio de la Historia

Local?
De las anteriores definiciones podemos concluir con Bloch, que las fuentes para el estudio
de la historia local son casi infinitas, pudiendo ubicarse en:
1. La familia:
Fotografas Procedencia de los miembros
de la familia:
Cartas - Ao de llegada a la comunidad
- Edades
Colecciones hemerogrficas: - Enfermedades predominantes
recortes de prensa, revistas. - Edad promedio de embarazo,
defuncin.
Imgenes religiosas: estatuillas, - Apellidos
estampitas.
- Trajes
- Armas
Currculos y resoluciones sobre
- Condecoraciones
jubilaciones, etc.
Caractersticas de la vivienda:
Documentos de propiedad.
- Materiales de construccin utilizados
Actas de nacimiento, bautizo, - Aos de construccin
confirmacin, matrimonio, - Distribucin de los espacios
divorcio y defuncin - Servicios
Videos
2. Manifestaciones de la cultura popular:
Recetas de comida Tradiciones festivas
Ritos y ceremonias Poetas
Juegos tradicionales Msicos

3. Educacin:
Nmero de escuelas y liceos Archivos de la Escuela

(Matrculas, promociones,
Ao de fundacin material fotogrfico, otros)
Personal Niveles y modalidades (Inicial, I

Etapa, II Etapa y III Etapa de
Miembros fundadores Bsica, Media Diversificada y
Profesional, Superior).
Castigos corporales
y premiaciones
Misiones educativas
Comedores
4. Iglesias
Labor social rdenes religiosas
Edificaciones Conventos
Cultos Santuarios
Archivos Otros cultos
5. Hospitales, Ambulatorios y Medicina Popular

Historias mdicas Causas ms comunes de muerte
Ao de construccin Misin Barrio Adentro I, II y III
Evolucin fsica (Arquitectnica) Boticas, expendios de medicinas y

farmacias
Ubicacin
Parteras
Personal activo
Curanderos o curanderas
Primer mdico o director
Herbolarios
Casa del mdico
6. Actividades deportivas rdenes religiosas
Cules se practican? Instalaciones deportivas (calidad

y cantidad)
Entrenadores y deportistas
destacados Eventos
Edades de los deportistas Intercambios
7. Lugares de recreacin y esparcimiento

Ferias Mangas de coleo
Candromos Canchas de bolas criollas
Centros hpicos Galleras
Matine Club de ajedrez
Salas de cine
8. Registros
Actas de nacimiento, bautizo, matrimonio, divorcio y defuncin.
9. Jefaturas
Libro de reportes policiales Policas destacados
Denuncias Delitos frecuentes
Mdulos policiales
10. Fuentes cartogrficas

Mapas, croquis y planos
11. Aspectos geogrficos

Localizacin Suelo
Relieve Fauna y flora
Clima Toponimia
Hidrografa
12. Unidades productivas

Panadera Casas comerciales
Carnicera Cooperativas
Ferretera Artesanos
Bodegas Canteras
Mercados Industrias
13. Agricultura, Ganadera y Pesca

Qu se cultiva mayormente? Uso de tecnologa para la cra del ganado
Extensin de los cultivos Alimentacin del ganado
Sistema de riego Vacunas
Uso de tecnologa para el cultivo Hatos
Perodos de cosecha Haciendas
Perodos de sequa Conucos
Plagas que afectan al cultivo Granjas
Qu animales se cran? Fundos
Cantidad de animales Sistema de pesca
14. Comunidades Indgenas

Etnia Enfermedades
Actividades econmicas Lenguas, dialectos.
Manifestaciones artsticas Caciques
Artesana Chamanes
Nmero de comunidades Cultos
Tipos de vivienda Armas
Herramientas de trabajo Medicina ancestral
15. Servicios Pblicos

Agua,luz, gas, aseo, telfono, internet.
16. Transporte
Canoas (en comunidades vinculadas a la red fluvial)
Infraestructura: caminos, carreteras, puentes, entre otros.
Aos de construccin. Cundo se establecieron?
Estado de conservacin
Automotores
17. Cementerios
Lpidas (apellidos, nombres, nacimiento y muerte). Tipos de lpidas.
Imgenes religiosas (Juda, Cristiana, Islmica, entre otras).
Ao de creacin.
Prcticas anteriores para la sepultura de los muertos.
Ceremonias y tradiciones (velorios, rezos post-mortem).
Cementerios desaparecidos (ubicar reas, identificacin de lo que actual
mente existe en ese espacio)
Cundo se integraron a la ciudad? Se encontraban en la periferia?
Funerarias
Cementerios indgenas (ubicacin y caractersticas)
18.Instituciones Militares
Academias Entrenamiento
Uniformes Cuarteles
Armamento
(Esto en caso de que en la comunidad exista algn establecimiento militar o
en las adyacencias.)
19. Fondo documental del pueblo

Protestas Luchas
Huelgas Partidos Polticos
20. Otros
Modismo Graffiti
Gua telefnica Mural
7.3 Cmo registramos las fuentes para el estudio de la Historia

Local?
Una vez que ubicamos las fuentes, el paso a seguir es su registro, es decir su asiento o
inscripcin en instrumentos diseados para ello. Y que en materia archivstica se conocen
como los instrumentos de descripcin de fuentes. Los principales son:
Guas
Instrumentos Inventarios
de descripcin Catlogos
ndices
- Guas: describen en forma general las caractersticas de las fuentes para el estudio de la
historia.
- Inventarios: describen de manera esquemtica grupos de fuentes seleccionadas de una
totalidad.
- Catlogos: descripcin de las fuentes individuales. Incorporando un mayor nmero de
elementos que los caracterizan.
- ndices: se realizan como instrumentos de apoyo a las guas, inventarios o catlogos. Pueden
ser: onomsticos, cronolgicos, por materias o numricos.
Trataremos a continuacin lo relativo a la gua por ser el instrumento que vamos a
aplicar en nuestra primera labor de descripcin archivstica.Ya definida, precisaremos algunas
caractersticas de la misma:
Proyecta el conjunto de los testimonios
Destaca elementos importantes o esenciales
Describe agrupaciones mayores de las fuentes
Orienta ms en extensin que en profundidad
Incluye elementos de identificacin de la localidad o institucin donde se
encuentra la fuente
Seguidamente se muestra un modelo de instrumento de registro, que contiene los
datos bsicos para describir, ubicar y sistematizar las fuentes histricas de la localidad,
a fin de facilitar la investigacin de la historia local. Puede ser elaborado de forma
manuscrita o electrnica, ambas de igual valor. Sin embargo, se recomienda unir los esfuerzos
para la informatizacin de este tipo de instrumento, de manera de obtener una base de
datos que apoye la ubicacin de las fuentes y que a futuro sirva de conector con otros
Consejos Comunales u organizaciones para conformar la Red de Archivos Comunitarios,
integrada al Sistema Nacional de Archivo.
Instrumento de Registro de Fuente
1.- Identificacin
Nombre:_________________________________________________________________
2.- Ubicacin
Direccin:________________________________________________________________
Telfono: ________________________________________________________________
3.- Caractersticas
Tipo de fuente:
Oral __________ Escrita____________Material_____________Mixta______________
Categora
Testimonio oral____________________Documento escrito________________________
Escultura_________________Pintura______________Arquitectura_________________
Objeto___________________Restos arqueolgicos____________Otro______________
Especifique______________________________________________________________
Perodo que abarca (fechas extremas)
Desde _______________ Hasta________________
Observaciones
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
8 Diagramas
Cuadro de Cronolgico Guas

Clasificacin Alfabtico Inventarios
Numrico Catalogos
Indices
9 Glosario de trminos
Acidez (ph): se refiere a la prdida gradual de la reserva de agua (alcalinidad) que tiene
el papel. El impacto de la luz natural o artificial acelera la acidez. Cuando el fenmeno se
produce, es fcil detectarlo por el amarillamiento del papel, al punto extremo de volverse
quebradizo.
Comunidad: es el conglomerado social de familias, ciudadanos y ciudadanas que

comparten una historia e intereses comunes, se conocen y relacionan entre s, usan los
mismos servicios pblicos y comparten necesidades y potencialidades similares:
econmicas, sociales, urbansticas y de otra ndole (Ley de los Consejos Comunales,
Artculo 4, Ordinal I).
Cultura: nace como resultado de la acumulacin histrica de las vivencias de un pueblo,

de su prctica y de una manera de inventar y recrear su encuentro con el mundo. Es el
universo mental, sentimental y simblico de la colectividad.
Folio: hoja de un libro o de un cuaderno, especialmente cuando se numera por hojas y no

por pginas.
Fondo documental: conjunto de documentos existentes en un archivo.
Fuente: material, sitio, hecho u ocasin que sirve de informacin o inspiracin para un
estudio.
Friabilidad: proceso qumico que tiene como principal consecuencia el envejecimiento

prematuro del papel, que se torna quebradizo.
Hongos del papel: son agresores de origen biolgico que ocasionan graves daos a los
documentos. Alteran principalmente las condiciones fsicas, tanto de la estructura de la
encuadernacin como del papel. Se desarrollan en condiciones desfavorables para dichos
materiales (humedad y temperaturas elevadas).
Humedad: la humedad se refiere a la cantidad de agua que posee la atmsfera. La

humedad alta favorece la creacin de un microclima ideal para la proliferacin de agentes
biolgicos. La humedad baja crea resecamiento y debilidad del papel que lo convierte en
friable y quebradizo. Un espacio estar controlado cuando la humedad relativa est entre
45 y 50 % y la temperatura se mantenga entre 16-21 C.
Identidad: conciencia que tiene una persona de su pertenencia, a uno o varios grupos
sociales o a un territorio, y significacin emocional y valorativa que resulta de ello.
Jerrquicamente: que se coloca segn un orden determinado.
Memoria: esfuerzo conciente de grupos humanos por reconstruir su pasado, valorndolo

y tratndolo con especial respeto.
Mtodo: conjunto de pasos y procedimientos a seguir para alcanzar una meta o un

objetivo.
Nacin: el conjunto de los habitantes de un pas regidos por el mismo gobierno.
Patrimonio cultural: comprende las obras de sus artistas, arquitectos, msicos,

escritores y sabios, as como las creaciones annimas surgidas del alma popular y el
conjunto de valores que dan sentido a la vida. Es decir, las obras materiales y no materiales
que expresan la creatividad de ese pueblo: la lengua, los ritos, las creencias, los lugares y
monumentos histricos, la literatura, las obras de arte y los archivos y bibliotecas
(Declaracin de Mxico. Conferencia Mundial sobre Polticas Culturales. UNESCO. Pars,
1982)
Probidad: honradez
Soporte: material en cuya superficie se registra informacin, como el papel, la cinta de

video, el disco compacto.
Temperatura: se refiere al ndice de calor que impera en el medioambiente.
Testimonio: prueba, justificacin y comprobacin de la certeza o verdad de algo
Vestigio: rastro o seal, indicio

62 Archivo General de la Nacin y Fundacin Misin Cultura
10 Fuentes consultadas
Biblioteca Nacional y Fundacin Misin Cultura. Manual de Historia Local. Aproximacin

Metodolgica a las Historias Locales. Teora, Mtodo y Tcnicas de Investigacin, Marzo 2006.
BOLVAR, Simn. Yo morir como nac: desnudo (pensamientos de Simn Bolvar). Consejo
Nacional de la Cultura, Caracas 2003.
BRITO FIGUEROA, Federico. La comprensin de la Historia en Marc Bloch. Fondo Editorial Buria,
Caracas 1996.
CHVEZ, Hugo. Nos declaramos contra el imperialismo (17 mayo de 2004). MINCI, Caracas 2006.
CRUZ M, Jos R. Manual de Archivstica. Madrid. Fundacin Germn Snchez Ruiprez. Segunda
Edicin, 1994
Fundacin Misin Cultura. Universidad Nacional Experimental Simn Rodrguez. Manual del
Participante. Coordinacin Acadmica. Unidad de Acreditacin de Aprendizajes por Experiencia, S/F
Fundacin Misin Cultura. Universidad Nacional Experimental Simn Rodrguez. Perfiles de

Aprendizaje, Diciembre 2006.
Fundacin Misin Cultura. Trabajo con Autobiografa, Diciembre 2006
HEREDIA, Antonia. Qu es un archivo?. Espaa. Ediciones Trea, 2007
Instituto de Patrimonio Cultural. Catlogo del Patrimonio Cultural Venezolano, 2004-2008
Instituto de Patrimonio Cultural. Planes para el Desarrollo de Ciudades Patrimoniales

Sustentables. Ministerio del Poder Popular para la Cultura, Julio 2007
LE GOFF, Jacques. El orden de la memoria. Editorial Paids. Espaa 1991
LPEZ, Pedro y GALLEGO, Olga. El Documento de Archivo. Un estudio. Espaa. Universidad de

Corua, 2007.
Archivo General de la Nacin y la Fundacin Misin Cultura 63
MEDINA RUBIO, Arstides. Lecturas de Historia Regional y Local. Caracas-Venezuela. Fondo

Editorial Tropykos, S/F
OSORIO, Manuel. Diccionario de Ciencias Jurdicas, Polticas y Sociales. Buenos Aires. Editorial
Heliasta, Abril 2000
PERNIA, Humberto. Diccionario de Archivologa. Caracas-Venezuela. Archivo General de la

Nacin. Segunda Edicin, 1990
Presidencia de la Repblica. Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgnica de la Administracin
Pblica. Gaceta Oficial N 5.890 (Extraordinario) de fecha 31 de julio de 2008
Presidencia de la Repblica. Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Simplificacin de Trmites
Administrativos. Gaceta Oficial N 5.891 (Extraordinario) de fecha 31 de julio de 2008
Presidencia de la Repblica. Decreto sobre Organizacin y Funcionamiento de la Administracin

Pblica Nacional. Gaceta Oficial N 38.654 de fecha 28 de marzo de 2007
Repblica Bolivariana de Venezuela. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, de fecha

20 de diciembre de 1999
Repblica Bolivariana de Venezuela. Ley contra la Corrupcin. Gaceta Oficial N 5.637 (Extraordinaria)
de fecha 7 de abril de 2003
Repblica Bolivariana de Venezuela. Ley de Archivos Nacionales. Gaceta Oficial N 21.660 de fecha
13 de julio de 1945
Repblica Bolivariana de Venezuela. Ley de los Consejos Comunales. Gaceta Oficial N 5.806
(Extraordinaria) de fecha 10 de Abril de 2006
Repblica Bolivariana de Venezuela. Ley de Proteccin y Defensa del Patrimonio Cultural. Gaceta
Oficial N 38.685 (Extraordinaria) de fecha 17 de mayo de 2007
Repblica Bolivariana de Venezuela. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del

Sistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial N 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001
Pgina web consultada: Comisin Recuperacin y Preservacin del Patrimonio Documental:

http://comisionpreservacion.blogia.com/2005/010503
Esta Edicin de este Manual:
Organizacin de los Archivos de los Consejos Comunales
y de La Gua General de Fuentes para el Estudio de la Historia Local,
se termino de imprimir en los talleres:
Ministerio del Poder Popular para la Cultura

2008
Caracas - Repblica Bolivariana de Venezuela

Manual de Archivos PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual de Archivos PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Ministerio del Poder Popular para la Cultura

Archivo General de la Nacin

Hecho el depsito de Ley

Impreso en la Repblica Bolivariana de Venezuela

Es indispensable, por tanto, la organizacin

Por otra parte, el fortalecimiento del Poder

Es tarea de todos recopilar, clasifi-

1 El Documento. Definiciones y Tipos 11

2 El Archivo.Concepto. Importancia y Finalidades. 20

3 Los Archivos. Fundamentos Legales 25

7 Fuentes para el estudio de la Historia 47

Promover la creacin de los archivos en los

En l se abordan desde una perspectiva inte-

hoy producimos como parte de la actividad de los Consejos

Podemos concluir entonces, que el documento es el

1.2 Cules son las caractersticas de los

Autenticidad: los documentos deben probar o demostrar

Fiabilidad: un documento fiable es aquel cuyo contenido

Disponibilidad: los documentos deben estar organizados de

tanto deben responder por ella, no slo durante el tiempo que

1.3.1 Cules son las partes

3. La carpeta u otro medio de almacenamiento: donde se

5. La relacin de contenidos: breve descripcin de cada

Archivo General de la Nacin, Expedientes del

1.5 Qu es tipologa documental? Ejemplo.

A continuacin en la pgina siguiente se presenta un ejemplo de

Tipologa documental para los Consejos Comunales

D.- Artes Visuales:

Tal como se establece en esta definicin, la palabra archivo hace

Segn sea la funcin de la dependencia al cual est adscrito

2.2 Por qu son importantes los Archivos?

Los archivos de los Consejos Comunales, resguardan

4. Ver pp. 27,31 y 32

Importancia de los Archivos

2.3 Cul es la finalidad de los Archivos?

Oficiales: estn expresados en la necesidad que tiene todo gobierno o dependencia

desorganizados, se han perdido o destruido, es evidente que

Civiles: toda Nacin tiene determinadas obligaciones y

Finalidad de los Archivos

En nuestro pas existe un conjunto de leyes que regula y

Los valores de la cultura constituyen un bien irrenunciable

A continuacin se transcriben algunos artculos contenidos en la mencionada base legal:

3.1. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela

Artculo 143. Los ciudadanos y ciudadanas tienen derecho a ser informados e

3.2. Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgnica de la

Las personas podrn, directamente o a travs de las comunidades organizadas, presentar

Artculo 141: La Administracin Pblica deber establecer sistemas que suministren a la

Artculo 147: El Archivo General de la Nacin es el rgano de la Administracin Pblica

Artculo 148: Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nacin y

Artculo 154: Las caractersticas especficas de los archivos de gestin, la obligatoriedad de

Cuando el ministerio de adscripcin considere que se trata de documentos histricos

Sern nulas las enajenaciones o negociaciones que contravengan lo dispuesto en el

El Estado venezolano tiene derecho de preferencia para la adquisicin, de dichos

3.3. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y

3.4. Ley contra la Corrupcin

Artculo 78. Cualquiera que ilegalmente ocultare, inutilizare, alterare, retuviere o

Artculo 79. La persona que alardeando de valimiento o de relaciones de importancia

3.5. Ley de Archivos Nacionales

3.6. Ley de los Consejos Comunales

Artculo 4. Definiciones. A los efectos de esta Ley se entiende:

Artculo 6. Atribuciones de la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas. La Asamblea de

Ordinal N 3.- Aprobar el Plan de Desarrollo de la Comunidad.

Artculo 9: La Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas determina y elige el nmero de