Glosario de Terminos

CENTRO DE INFORMACIÓN TÉCNICA (CIT)
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN
d a
o la
t r
CÓDIGO No. TITULO
n
SGCIT-GEN-PG-022 GLOSARIO DE TÉRMINOS
C o
N o
p ia
C o
0 JUL.18 EMISIÓN ORIGINAL 39 GRPD M.B. J.F.
REV. FECHA. DESCRIPCIÓN PAG. ELAB. REV. APROB.
ELABORADO POR: FECHA: REVISADO POR: FECHA: APROBADO POR: FECHA:

GRPD JUL.18 Mary Berroterán JUL.18 José Flores JUL.18
CENTRO DE INFORMACIÓN TÉCNICA (CIT) SGCIT-GEN-PG-022
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN REVISIÓN FECHA

GLOSARIO DE TÉRMINOS 0 JUL.18
Página 1 de 39
Índice
1 OBJETIVO .................................................................................................. 8
2 ALCANCE ................................................................................................... 8
3 REFERENCIAS........................................................................................... 8
4 DEFINICIONES ........................................................................................... 8
5 ROLES Y RESPONSABILIDADES ............................................................ 8
d a
la
6 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................ 9
6.1
6.2
t r o
Acción Correctiva............................................................................................
Acción Preventiva ...........................................................................................
9
9
o n
6.3 Activación del Servicio .................................................................................... 9
6.4 Acto Motivado ................................................................................................. 9
C
6.5 Actualizaciones ............................................................................................... 9
o
6.6 Adquisición ..................................................................................................... 9
N
6.7 Alerta Tecnológica .......................................................................................... 9
6.8 Alta Dirección o Máxima Autoridad ................................................................. 10
ia
6.9 Análisis Bibliométrico ...................................................................................... 10
p
6.10 Análisis del Riesgo.......................................................................................... 10
o
6.11 Anexos............................................................................................................ 10
C
6.12 Archivo............................................................................................................ 10
6.13 Archivo Central ............................................................................................... 10
6.14 Archivología .................................................................................................... 10
6.15 Artículo Técnico .............................................................................................. 11
6.16 Asiento Bibliográfico ....................................................................................... 11
6.17 Auditado.......................................................................................................... 11
6.18 Auditor ............................................................................................................ 11
6.19 Auditoría ......................................................................................................... 11
6.20 Auditoría Interna o de Primera Parte .............................................................. 11
6.21 Automatización ............................................................................................... 11
6.22 Automatización, Informática y Telecomunicaciones (AIT) .............................. 11
6.23 Autoridad ........................................................................................................ 12
6.24 Base de Datos RIPPET .................................................................................. 12

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6.25 Bibliografía...................................................................................................... 12
6.26 Bibliometría..................................................................................................... 12
6.27 Biblioteca ........................................................................................................ 12
6.28 Bibliotecología ................................................................................................ 12
6.29 BITEP ............................................................................................................. 13
6.30 Búsqueda de Información ............................................................................... 13
a
6.31 Búsqueda Especializada................................................................................. 13
d
6.32 Búsqueda General .......................................................................................... 13
la
6.33 Calidad de Servicio ......................................................................................... 13
o
6.34 Cambio de Fondo ........................................................................................... 13
r
6.35 Cambio de Forma ........................................................................................... 13
t
6.36 Catalogación................................................................................................... 14
n
6.37 Catálogo en Línea........................................................................................... 14
o
6.38 Causa Directa ................................................................................................. 14
C
6.39 Causa Raíz ..................................................................................................... 14
o
6.40 Centro de Información .................................................................................... 14
N
6.41 Ciencia de la Información ............................................................................... 14
6.42 Clasificación.................................................................................................... 14
ia
6.43 Cliente............................................................................................................. 15
p
6.44 Codificación .................................................................................................... 15
o
6.45 Colección ........................................................................................................ 15
C
6.46 Colección General .......................................................................................... 15
6.47 Competencia................................................................................................... 15
6.48 Comunicación ................................................................................................. 15
6.49 Conclusiones de la Auditoría .......................................................................... 15
6.50 Conocimiento.................................................................................................. 16
6.51 Consecuencia ................................................................................................. 16
6.52 Conservación .................................................................................................. 16
6.53 Consulta.......................................................................................................... 16
6.54 Consulta de Documentos en Sala .................................................................. 16
6.55 Consulta electrónica de Documentos Técnicos .............................................. 16
6.56 Contexto de la Organización........................................................................... 16
6.57 Contexto Externo ............................................................................................ 16
6.58 Contexto Interno ............................................................................................. 17

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6.59 Control de Riesgo ........................................................................................... 17

6.60 Copia .............................................................................................................. 17
6.61 Corrección ...................................................................................................... 17
6.62 Corrección Editorial......................................................................................... 17
6.63 Criterio de la Auditoría .................................................................................... 17
6.64 Criterios de Riesgo ......................................................................................... 17
a
6.65 Cuaderno de Laboratorio ................................................................................ 17
d
6.66 Cuestionario.................................................................................................... 18
la
6.67 Declaraciones Documentadas ........................................................................ 18
o
6.68 Defecto ........................................................................................................... 18
r
6.69 Diccionario Técnico......................................................................................... 18
t
6.70 Digitalizar ........................................................................................................ 18
n
6.71 Documento ..................................................................................................... 18
o
6.72 Documento BITEP .......................................................................................... 18
C
6.73 Documento de Archivo.................................................................................... 18
o
6.74 Documento de Procedencia Externa .............................................................. 19
N
6.75 Documento Técnico ........................................................................................ 19
6.76 Eficacia ........................................................................................................... 19
ia
6.77 Eficiencia ........................................................................................................ 18
p
6.78 Equipo Auditor ................................................................................................ 19
o
6.79 Equipo Técnico de Trabajo ............................................................................. 19
C
6.80 Eliminación ..................................................................................................... 20
6.81 Encuesta......................................................................................................... 20
6.82 Ente Externo ................................................................................................... 20
6.83 Entrevista........................................................................................................ 20
6.84 Escala ............................................................................................................. 20
6.85 Especificación ................................................................................................. 20
6.86 Estado del Arte (SEA)..................................................................................... 20
6.87 Estatus............................................................................................................ 21
6.88 Estrategia de Búsqueda.................................................................................. 21
6.89 Evaluación Continua Orientada al Riesgo, Ocupacional
y No Ocupacional (ECOR).............................................................................. 21
6.90 Evaluación del Riesgo .................................................................................... 21
6.91 Evidencias de la Auditoría .............................................................................. 21

Página 4 de 39
6.92 Existencia ....................................................................................................... 21

6.93 Experto Técnico .............................................................................................. 21
6.94 Factores Contribuyentes................................................................................. 21
6.95 Fondo Bibliográfico ......................................................................................... 22
6.96 Fondo Documental.......................................................................................... 22
6.97 Formación....................................................................................................... 22
a
6.98 Formato MARC (Machine Readable Cataloging)............................................ 22
d
6.99 Formulario....................................................................................................... 22
a
6.100 Frecuencia Absoluta ....................................................................................... 22
o l
6.101 Fuente............................................................................................................. 22
r
6.102 Fuente de Riesgo............................................................................................ 23
t
6.103 Gestión ........................................................................................................... 23
n
6.104 Gestión de Riesgo .......................................................................................... 23
o
6.105 Gestores de Referencias Bibliográficas .......................................................... 23
C
6.106 Habilidades ..................................................................................................... 23
o
6.107 Hallazgos de la Auditoría ................................................................................ 23
N
6.108 Hojas Preliminares.......................................................................................... 23
6.109 Humedad ........................................................................................................ 23
ia
6.110 Humedad Relativa .......................................................................................... 24
p
6.111 Identificación del Riesgo ................................................................................. 24
o
6.112 Indicadores de Eficacia................................................................................... 24
C
6.113 Indicadores de Eficiencia ................................................................................ 24
6.114 Indicadores de Gestión ................................................................................... 24
6.115 Información ..................................................................................................... 24
6.116 Información Documentada.............................................................................. 25
6.117 Informe de Cierre de Proyecto (ICP)............................................................... 25
6.118 Informe de Resultados.................................................................................... 25
6.119 Informe de Inicio ............................................................................................. 25
6.120 Informe Técnico (INT) ..................................................................................... 25
6.121 Instrucción de Trabajo (IT).............................................................................. 25
6.122 Inteligencia Tecnológica (SIT) ........................................................................ 25
6.123 International Standard Serial Number (ISSN) ................................................. 26
6.124 Ítems ............................................................................................................... 26
6.125 Ítem Bibliográfico ............................................................................................ 26

Página 5 de 39
6.126 Localidad ........................................................................................................ 26

6.127 Lux .................................................................................................................. 26
6.128 Manual (M)...................................................................................................... 26
6.129 Manual de Calidad .......................................................................................... 27
6.130 Mapa de Proceso............................................................................................ 27
6.131 Material Cartográfico....................................................................................... 27
a
6.132 Microclima....................................................................................................... 27
d
6.133 Nivel de Riesgo............................................................................................... 27
a
6.134 Niveles de Confidencialidad............................................................................ 27
l
6.135 No Conformidad.............................................................................................. 27
r o
6.136 Nota Técnica (NTE) ........................................................................................ 27
t
6.137 Número de Documento................................................................................... 27
n
6.138 Orden de Servicio ........................................................................................... 28
o
6.139 Organización................................................................................................... 28
C
6.140 Orientación ..................................................................................................... 28
o
6.141 Perfil Estratégico............................................................................................. 28
N
6.142 Pericia............................................................................................................. 28
6.143 Plan de Auditoría ............................................................................................ 28
ia
6.144 Planos............................................................................................................. 28
p
6.145 Planos Post-Mórten ........................................................................................ 29
o
6.146 Plantilla ........................................................................................................... 29
C
6.147 Preservación................................................................................................... 29
6.148 Préstamo Circulante ....................................................................................... 29
6.149 Préstamo en Sala de Documentos Técnicos .................................................. 29
6.150 Préstamo Interbibliotecario ............................................................................. 29
6.151 Probabilidad.................................................................................................... 29
6.152 Procedimiento ................................................................................................. 30
6.153 Procedimiento de Gestión (PG) ...................................................................... 30
6.154 Procedimiento Operacional (PO) .................................................................... 30
6.155 Procesamiento Técnico de la Documentación................................................ 30
6.156 Proceso........................................................................................................... 30
6.157 Procesos Estratégicos .................................................................................... 30
6.158 Procesos Operacionales o Medulares ............................................................ 30
6.159 Procesos Contratados Externamente ............................................................. 30

Página 6 de 39
6.160 Procesos de Apoyo......................................................................................... 31

6.161 Producto ......................................................................................................... 31
6.162 Programa de Auditoría.................................................................................... 31
6.163 Proveedor de Productos de Información......................................................... 31
6.164 Proveedor Ocasional ...................................................................................... 31
6.165 Proveedor Único ............................................................................................. 31
a
6.166 Publicaciones Periódicas ................................................................................ 31
d
6.167 Publicados ...................................................................................................... 31
la
6.168 Recepción....................................................................................................... 31
o
6.169 Recepción de Documentos Técnicos.............................................................. 32
r
6.170 Recursos de Información ................................................................................ 32
t
6.171 Reencuadernación.......................................................................................... 32
n
6.172 Reenlomado ................................................................................................... 32
o
6.173 Reentapar ....................................................................................................... 32
C
6.174 Registro .......................................................................................................... 32
o
6.175 Reporte Estado de la Técnica......................................................................... 32
N
6.176 Requisito......................................................................................................... 32
6.177 Responsabilidades.......................................................................................... 32
ia
6.178 Restructuración............................................................................................... 33
p
6.179 Riesgo............................................................................................................. 33
o
6.180 Rol .................................................................................................................. 33
C
6.181 Salida No Conforme........................................................................................ 33
6.182 Satisfacción del Cliente................................................................................... 33
6.183 Satisfacción del Usuario ................................................................................. 33
6.184 Seguimiento.................................................................................................... 33
6.185 Selección Documental .................................................................................... 33
6.186 Serie ............................................................................................................... 33
6.187 Servicio ........................................................................................................... 34
6.188 Sistema de Clasificación de la Biblioteca del Congreso (Library of Congress
Classification, LCC (por sus siglas en idioma inglés)...................................... 34
6.189 Sistema de Inteligencia Tecnológica (SIT)...................................................... 34
6.190 Sistema Manejo Electrónico de Documentos (SISMED) ................................ 34
6.191 Sistema de Gestión de Bibliotecas (SISGEIN) ............................................... 34
6.192 Sistema de Cuadernos de Laboratorio (SISCLAB) ......................................... 35

Página 7 de 39
6.193 Sistema de Inteligencia Tecnológica............................................................... 35

6.194 Sistema Sosweb ............................................................................................. 35
6.195 Sitio Web RIPPET........................................................................................... 35
6.196 Sitio Web ........................................................................................................ 35
6.197 Solicitud Admitida ........................................................................................... 35
6.198 Solicitud de Documentación ........................................................................... 35
a
6.199 Subserie.......................................................................................................... 36
d
6.200 Suceso............................................................................................................ 36
la
6.201 Tabla de Autor de Cutter................................................................................. 36
o
6.202 Tablas de Encabezamiento en Materia de la Biblioteca del Congreso
r
(Library of Congress Subject Heading) ........................................................... 36
t
6.203 Tablero de Control .......................................................................................... 36
n
6.204 Temperatura ................................................................................................... 36
o
6.205 Tesauro........................................................................................................... 36
C
6.206 Tiempo de Consulta........................................................................................ 37
o
6.207 Tiempo de Gestión.......................................................................................... 37
N
6.208 Tiempo de Devolución .................................................................................... 37
6.209 Tiempo de Préstamo....................................................................................... 37
ia
6.210 Traducción ...................................................................................................... 37
p
6.211 Transferencia Documental / Transferencia de Documentos ........................... 37
o
6.212 Tratamiento del Riesgo................................................................................... 38
C
6.213 Unidad de Almacenamiento Móvil................................................................... 38
6.214 Unidad de Información.................................................................................... 38
6.215 Unidad de Reproducción ................................................................................ 38
6.216 Usuario ........................................................................................................... 38
6.217 Usuario Externo .............................................................................................. 38
6.218 Usuario Interno ............................................................................................... 38
6.219 Valor Documental ........................................................................................... 38
6.220 Verificación Documental ................................................................................. 39
6.221 Visitante .......................................................................................................... 39
6.222 Vocabulario..................................................................................................... 39

Página 8 de 39
1 OBJETIVO
Este documento establece los términos utilizados en el Centro de Información
Técnica (CIT).
2 ALCANCE
Este procedimiento aplica para la correcta interpretación de los términos utilizados
a
en el Centro de Información Técnica (CIT). Adicional a los términos establecidos,
d
el Proceso NOR cuenta con el procedimiento SGCIT-NOR-PO-029 “Normalización
a
Técnica Corporativa. Definiciones”.
3 REFERENCIAS
o l
t r
SGCIT-NOR-PO-029 “Normalización Técnica Corporativa. Definiciones”.
n
PIC–01–01–00 PROCEDIMIENTO DE INGENIERIA Y PROYECTOS. GLOSARIO
o
STSG-AUD-PO-01 Gestión del programa de auditoría de Sistemas de Gestión
C
INT-GT-04 " Estructura y contenido de las Notas Técnicas"
o
INT-GT-05 "Estructura y contenido de los Informes Técnicos"
N
INT-GT-06 "Estructura y contenido de los Estados de Arte"
a
INT-GT-07 "Estructura y contenido de las Inteligencias Tecnológicas"
i
INT-GT-08 "Estructura y contenido de los Informes de Cierre de Proyectos"
p
INT-GT-09 "Presentación y composición gráfica de documentos técnicos"
C o
INT-GT-10 "Estructura y contenido de los manuales"
INT-GT-11 "Uso, manejo y control de cuadernos de laboratorio"
UNE-EN ISO 17100. “Servicios de traducción. Requisitos para los servicios de
traducción”
4 DEFINICIONES
Ver punto 6 de este documento.
5 ROLES Y RESPONSABILIDADES
El Gerente del Centro de Información Técnica (CIT) tiene la responsabilidad de
velar por el uso adecuado y efectivo de este procedimiento, así como del
cumplimiento cabal de las normas relacionadas, para asegurar la eficacia del
Sistema de Gestión de la Calidad de la Gerencia.
El Gerente del CIT tiene la responsabilidad de aprobar este procedimiento.

Página 9 de 39
El Coordinador de la Calidad del CIT tiene la responsabilidad de divulgar, revisar,

controlar y actualizar este procedimiento.
El personal de la Gerencia del CIT tiene la responsabilidad de cumplir cabalmente
con los requisitos establecidos en este procedimiento.
6 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
A continuación se presentan los términos que se deben tomar en cuenta para la
a
correcta interpretación de los documentos asociados al Sistema de Gestión de la
d
Calidad del CIT.
la
6.1. Acción Correctiva
r o
Acción para eliminar la causa de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir.
n t
6.2. Acción Preventiva
o
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra
C
situación potencialmente indeseable.
o
6.3. Activación del Servicio
N
Servicio contratado cuando se encuentra disponible para nuestros usuarios.
a
6.4. Acto Motivado
p i
Documento administrativo donde la Máxima Autoridad del Ente Contratante
o
especifica las circunstancias de hecho y la regulación en el derecho de los motivos,
con razonamiento jurídico detallado que dieron origen a la modalidad seleccionada
C
de contratación.
6.5. Actualizaciones
Directorio donde se encuentran los borradores de los documentos que están en
proceso de elaboración o actualización.
6.6. Adquisición
Proceso de compra de documentos para la ampliación del fondo documental del
Centro de Información Técnica (CIT).
6.7. Alerta Tecnológica
Búsquedas periódicas de una determinada tecnología, propietario de la tecnología o
documento de patente, lo que permite estar actualizado en cuanto al avance
tecnológico o de la competencia.

Página 10 de 39
6.8. Alta Dirección o Máxima Autoridad

Persona o grupo de personas que dirige y controla una organización al más alto
nivel.
6.9. Análisis Bibliométrico

Aplicación de métodos y modelos matemáticos estadísticos a las variables
a
asociadas a la producción bibliográfica en un área de interés, tales como, autores,
d
años de publicación, instituciones, países, entre otros. El análisis de los resultados
a
obtenidos permite identificar las regularidades y tendencias que se manifiestan en la
l
producción y comunicación científica.
r o
6.10. Análisis del Riesgo
n t
Proceso que permite comprender la naturaleza del riesgo.
6.11. Anexos
C o
o
Material complementario, en papel u otros medios, que se agrega a un documento.
N
6.12. Archivo
ia
Institución, local o mueble donde se custodian y coleccionan de forma ordenada y
p
clasificada documentos originales, públicos y privados, producidos por una persona
o
física o jurídica, acumulados en el curso de sus actividades, que son preservados
C
con determinados fines: jurídicos, económicos, culturales, científicos, religiosos o
políticos; así como dichos documentos.
6.13. Archivo Central

Está conformado por la documentación proveniente de las transferencias recibidas
de las distintas oficinas de la institución. Este archivo centraliza la documentación
que ya no es objeto de uso frecuente en los archivos de gestión, pero cuyo valor
administrativo aún no ha prescrito y todavía podría ser objeto de consultas por parte
de la propia administración o de los ciudadanos.
6.14. Archivología
Ciencia social que estudia los principios de la creación, desarrollo, organización,
administración y funciones de los archivos, sus fundamentos, legales y jurídicos,

Página 11 de 39
así como sus problemas teóricos-históricos y métodos lógicos referentes a los

documentos de archivo, los cuales resuelve de manera netamente práctica.
6.15. Artículo Técnico
Documento escrito, a ser publicado en un medio de divulgación, que comunica los

resultados de una investigación y resume el conocimiento de un tema.
a
6.16. Asiento Bibliográfico
a d
Relación de datos mínimos indispensables de un documento, ya sea título, autor,
l
materia, entre otros, que se realiza atendiendo a reglas determinadas y que
r o
permite identificar dicho documento.
t
6.17. Auditado
Organización que es auditada.
o n
6.18. Auditor
o C
N
Persona que lleva a cabo una auditoría.
a
6.19. Auditoría
p i
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la
o
auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que
se cumplen los criterios de la auditoría.
C
6.20. Auditoría Interna o de Primera Parte
Auditoría realizada con fines internos por la organización, o en nombre de ésta, y
pueden constituir la base para la declaración de conformidad de una organización.
6.21. Automatización
Proceso ordenado y sistemático de edición electrónica de los documentos
contenidos en el Sistema de Gestión de la Calidad.
6.22. Automatización, Informática y Telecomunicaciones (AIT)

Gerencia de Automatización, Informática y Telecomunicaciones encargada de
prestar apoyo técnico a todos los sistemas automatizados de PDVSA.

Página 12 de 39
6.23. Autoridad
Potestad, facultad, legitimidad, prestigio y crédito que se reconoce a una persona o
institución por su capacidad y competencia en alguna materia.
6.24. Base de Datos RIPPET
a
Colección de registros bibliográficos de los documentos que conforman el fondo
d
documental corporativo de la Red de Información Petrolera y Petroquímica
a
(RIPPET), organizados para su almacenamiento y localización.
6.25. Bibliografía
o l
t r
Conjunto de asientos bibliográficos presentados en forma de listas, que permiten la
n
identificación de un grupo de documentos de publicación corriente o retrospectiva,
o
sobre una materia o autor determinado, las cuales están contenidas en una
C
publicación bibliográfica. Estas listas también pueden aparecer en una obra
indicando los documentos que le sirvieron al autor de la misma como fuente de
o
documentación o referencia, o que esté recomendada a los lectores.
N
6.26. Bibliometría
ia
Disciplina métrica de la Bibliotecología que se apoya en métodos matemáticos y
p
estadísticos para calcular la extensión o medida de las bibliotecas y sus
o
propiedades, además para cuantificar el desarrollo de los procesos relacionados
con las bibliotecas como fenómenos sociales, así como el estudio del volumen,
C
desarrollo y difusión de la bibliografía científica y la estructura social de sus
destinatarios.
6.27. Biblioteca
Institución que reúne, procesa y asegura la disponibilidad de libros, publicaciones
periódicas y documentos similares, así como la colección de dichos materiales
impresos, es decir, el conjunto formado por el local (institución bibliotecaria) y los
materiales que trata. Colección de obras semejantes entre sí por las materias que
tratan.
6.28. Bibliotecología
Ciencia social que abarca el conjunto sistemático de conocimientos referentes al
libro y a la biblioteca estudiando sus objetivos, principios, contenido, sistema y

Página 13 de 39
leyes de desarrollo. También trata la formación y acumulación de fondos,

operaciones técnicas y utilización de riquezas literarias en interés de la sociedad,
así como la gerencia de bibliotecas.
6.29. BITEP
El Banco de Información de Tecnologías propias de Intevep (BITEP) constituye la
memoria documentada de las diversas tecnologías propias desarrolladas por
a
PDVSA Intevep a lo largo de su trayectoria. Representando una fuente de
d
información de alto valor para la investigación, mejoramiento y desarrollo de
a
actuales y nuevos productos tecnológicos dentro de la Industria Petrolera.
o l
6.30. Búsqueda de Información
t r
Actividad sistemática y exhaustiva cuya finalidad es encontrar una respuesta directa
n
a una consulta.
o
6.31. Búsqueda Especializada
C
Tipo de búsqueda que amerita el uso exhaustivo de las bases de datos que
o
conforman la colección y de otras fuentes si es necesario. Requiere un mayor
tiempo de ejecución, por la complejidad y especificidad del requerimiento, la entrega
N
de los resultados se realiza en varias fases.
ia
6.32. Búsqueda General
p
o
Tipo de búsqueda sobre un tema específico, que se realiza de manera amplia en
C
distintas bases de datos y otras fuentes de información.
6.33. Calidad de Servicio
Grado en el que se cumplen las características o requisitos especificados por el
cliente o los inherentes al producto o servicio.
6.34. Cambio de Fondo
Modificación que afecta el contenido del documento.
6.35. Cambio de Forma
Corrección de ortografía, redacción o estructura del documento, que no afecte la
idea original del mismo.

Página 14 de 39
6.36. Catalogación
Proceso técnico mediante el cual se representa en forma sintética o condensada
todos los detalles técnicos, gráficos, tipográficos y bibliográficos de una obra, con
el propósito de ubicarla dentro de una colección, identificarla y recuperarla
rápidamente.
6.37. Catálogo en Línea
d a
Colección de registros bibliográficos con datos referenciales y a texto completo de
a
los materiales que conforman un fondo documental.
6.38. Causa Directa
o l
t r
Causa que produce un efecto sobre la No Conformidad o situación indeseable sin
n
mediar ningún factor.
o
6.39. Causa Raíz
C
Causa que dio origen a la No Conformidad o situación indeseable.
o
N
6.40. Centro de Información
ia
Institución de información especializada que tiene la función de detectar, reunir,
procesar (analítica y sistemáticamente), recuperar y difundir información, así como
p
la edición y reproducción del contenido de los documentos; en respuesta a las
o
solicitudes de los usuarios.
C
6.41. Ciencia de la Información
Ciencia interdisciplinaria que estudia la estructura y propiedades, comportamiento y
regulaciones de la información; las fuerzas que gobiernan el uso y flujo de la misma
y los métodos y medios de procesarla para su uso óptimo. El proceso incluye la
generación, diseminación, recolección, organización, almacenamiento,
recuperación, interpretación y uso de la información. Se deriva o se relacionan con
la Matemática, Lingüística, Psicología, Sociología, Tecnología de la Computación,
Investigación de Operaciones, Artes Gráficas, Comunicación, Economía,
Bibliotecología, Archivología, Administración y algunos otros campos.
6.42. Clasificación
Técnica que se utiliza para la identificación, agrupación y distribución sistemática de
documentos o cosas semejantes, con características comunes o sistema

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determinado y que pueden ser con posterioridad diferenciadas según su tipología

fundamental. Dicho proceso se aplica de acuerdo a un esquema lógico
predeterminado para señalar su ubicación. Tratándose de documentos, permite
además, definir los temas contenidos en ellos.
6.43. Cliente
a
Organización o persona que recibe un producto o servicio por parte del Centro de
d
Información Técnica Centro de Información.
6.44. Codificación
o la
t r
Procedimiento sistemático que permite asignar a cada plano o documento un
código que agrupa/clasifica por proyecto, fases, tipo o familia de productos y
n
disciplina.
6.45. Colección
C o
o
Fondo documental de una unidad de información o una parte bien caracterizada del
N
mismo, ya sea por su procedencia, soporte físico, contenido, entre otros.
ia
6.46. Colección General
o p
Fondo documental de materiales bibliográficos y no bibliográficos, integrado por:
monografías y publicaciones seriadas, entre otros.
C
6.47. Competencia
Aptitud demostrada para aplicar los conocimientos y habilidades.
6.48. Comunicación
Proceso de interacción social basado en la transmisión de mensajes de información
de un emisor a un receptor y viceversa, a través de símbolos, señales y sistemas de
mensajes como parte de la actividad humana, y se expresa a través del nexo,
relación o diálogo que se establece entre las personas.
6.49. Conclusiones de la Auditoría

Resultados que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la
auditoría y todos sus hallazgos.

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6.50. Conocimiento
Conjunto de información almacenada mediante la experiencia, el aprendizaje o la
introspección. Se trata de la posesión de múltiples datos interrelacionados que, al
ser tomados por sí solos, poseen un menor valor cualitativo.
6.51. Consecuencia
a
Resultado de un suceso que afecta a los objetivos.
6.52. Conservación
la d
o
Medidas que suponen una intervención técnica mínima indispensable para prevenir
t r
el deterioro ulterior del material original. Tales medidas son necesarias pues se
reconoce que el soporte, el formato y el contenido del original son importantes para
n
la investigación u otras finalidades, por ejemplo, mantener las características
o
estéticas, materiales, culturales e históricas de un documento.
C
6.53. Consulta
o
Solicitud de información sobre un tema general o específico.
N
6.54. Consulta de Documentos en Sala
ia
Servicio que se ofrece a los usuarios internos y externos, para la consulta de
p
documentos dentro del recinto del Centro de Información Técnica, CIT, según las
o
normas vigentes.
C
6.55. Consulta electrónica de Documentos Técnicos
Modalidad de consulta del fondo documental técnico realizada a través de la base
de datos RIPPET (módulo técnico).
6.56. Contexto de la Organización

Combinación de cuestiones internas y externas que pueden tener un efecto en el
enfoque de la organización para el desarrollo y logro de sus objetivos.
6.57. Contexto Externo

Entorno externo en el que la organización busca alcanzar sus objetivos. Este puede
incluir entornos legales, tecnológicos, de competitividad, de mercados, culturales,
sociales y económicos.

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6.58. Contexto Interno

Entorno interno en el que la organización busca alcanzar sus objetivos. Este puede
incluir los valores, cultura, conocimiento y desempeño de la organización.
6.59. Control de Riesgo
a
Medida que modifica un riesgo.
6.60. Copia
la d
r o
Reproducción idéntica al original de un documento.
t
6.61. Corrección
o n
1
Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
2
C
Revisión del Documento Técnico desde el punto de vista de presentación y
composición gráfica, así como de estructura, según lo establecido en las normativas
o
de los distintos tipos de Documentos Técnicos generadas en PDVSA Intevep.
6.62. Corrección Editorial
a N
p i
Revisión del texto desde todos los puntos de vista propios de la ciencia de la
o
lingüística (ortografía, gramática, semántica, entre otros), así como desde el punto
de vista de la inteligibilidad del texto.
C
6.63. Criterio de la Auditoría
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia frente a
la cual se compara la evidencia objetiva.
6.64. Criterios de Riesgo
Términos de referencia respecto a los que se evalúa la importancia de un riesgo.
6.65. Cuaderno de Laboratorio

Documento donde se registra detalladamente la labor realizada durante la
ejecución de proyectos que asegura la capitalización del conocimiento adquirido
en la empresa; permite que un experimento o evaluación pueda ser reproducido
en las mismas condiciones y entendido por todas las personas relacionadas o no

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con la actividad, asegurando de esta manera la fuente primaria del conocimiento

de la empresa.
6.66. Cuestionario
Técnica estructurada para recopilar datos, que consiste en una serie de preguntas,
escritas u orales, que debe responder un entrevistado. Por lo regular, el
cuestionario es sólo un elemento de un paquete de recopilación de datos que
a
también puede incluir: lista de preguntas que se proponen con cualquier fin, así
d
como procedimientos del trabajo de campo, como las instrucciones para
la
seleccionar, acercarse e interrogar a los entrevistados.
o
6.67. Declaraciones Documentadas
t r
Documentos relativos a la gestión estratégica del Sistema de Gestión de la Calidad,
n
por ejemplo, Política de la Calidad, Misión, Visión, Designaciones o Compromiso.
o
6.68. Defecto
o C
No conformidad relativa a un uso previsto o especificado.
N
6.69. Diccionario Técnico
ia
Medio o instrumento que agrupa términos o expresiones propias del lenguaje de
p
un arte, una ciencia o un oficio.
o
6.70. Digitalizar
C
Proceso de transformación de los archivos en papel a un formato digital accesible.
6.71. Documento
Testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte material perdurable que
contiene información, ya que representa un hecho que queda fijado en un objeto,
que bien puede ser en electrónico o en papel.
6.72. Documento BITEP
Documento técnico referido a las tecnologías propias de Intevep.
6.73. Documento de Archivo

El documento de archivo se refiere al resultado de una acción y es definido por
distintos autores como aquel que el producido y/o recibido por institución o

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individuo durante la trayectoria de su comisión o actividad para el cumplimiento

de sus objetivos y conservado como prueba e información, es decir, su finalidad
es cumplir con alguna gestión.
Por su parte en el Diccionario de Terminología Archivística elaborado en 1993
por la Dirección de Archivos Estatales Españoles, lo define como el testimonio
material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por
personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas
a
características de tipo material y formal.
d
6.74. Documento de Procedencia Externa
la
Documento generado por algún ente externo al Sistema de Gestión de la
o
Calidad del CIT.
t r
6.75. Documento Técnico
n
Entidad física idónea para recibir y transmitir información que comunica los
o
resultados de una investigación y resume el conocimiento de un tema. En
C
INTEVEP S.A., se generan hasta el momento los siguientes Documentos
o
Técnicos: Informes Técnicos, Manuales, Informes de Inteligencia Tecnológica,
Informes de Estado del Arte, Informes de Cierre de Proyectos, Notas Técnicas y
N
Cuadernos de Laboratorio.
ia
6.76. Eficacia
p
Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
o
planificados.
C
6.77. Eficiencia
Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
6.78. Equipo Auditor

Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario,
de expertos técnicos.
6.79. Equipo Técnico de Trabajo
Equipo multidisciplinario responsable de analizar la procedencia e información de
los planos post Morten, a fin de lograr su identificación, codificación o
desincorporación.

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6.80. Eliminación
Acto por el cual los documentos determinados son destruidos, bien en su totalidad o
bien sea conservando alguna porción elegida por muestreo; de modo que
solamente pasan al archivo histórico los seleccionados para su perpetua
conservación.
6.81. Encuesta
d a
Técnica para recolección de información que consiste en la formulación de una
a
serie de preguntas que las personas encuestadas deben responder sobre la base
l
de un cuestionario.
r o
6.82. Ente Externo
n t
Cualquier organización distinta a Petróleos de Venezuela, S.A., y sus empresas
o
filiales.
C
6.83. Entrevista
o
Técnica de recopilación de datos, que se utiliza para obtener cierta información
N
deseada, desde un sujeto determinado de antemano, por medio de una
conversación directa fijada en un cuestionario previo y preciso.
ia
6.84. Escala
o p
En el contexto de las encuestas, la escala es una serie de ítems o frases que han
C
sido cuidadosamente seleccionados, de forma que constituyan un criterio válido,
fiable y preciso para medir de alguna forma los fenómenos sociales.
6.85. Especificación
Documento que establece requisitos. Por ejemplo: especificación de proceso,
especificación de equipos, especificación de productos.
6.86. Estado del Arte (SEA)
Documento que contiene la investigación documental que se realiza con base en
fuentes bibliográficas que delimita, describe, caracteriza e interpreta un área de
conocimiento. Estudia los enfoques, métodos y contexto de un saber acumulado.
Además, se compromete básicamente con un estado descriptivo de la información
seleccionada, ubicando donde podrían estar las oportunidades de investigación.

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6.87. Estatus
Situación en la que se encuentra una solicitud.
6.88. Estrategia de Búsqueda
Metodología que permite encontrar información relacionada con un área de interés,
utilizando palabras o términos claves combinados por medio de conectores,
a
conocidos como operadores booleanos (AND, OR, NOT, entre otros). En la misma
d
se especifica el período cronológico abarcado.
a
6.89. Evaluación Continua Orientada al Riesgo, Ocupacional y No
l
Ocupacional (ECOR)
r o
Evaluación médica preventiva, integral y periódica que se realiza por lo menos una
t
vez al año, que debe obedecer al tipo y magnitud de la exposición al riesgo
n
presente en el medio ambiente de trabajo, a las características de las actividades
o
que los trabajadores y las trabajadoras han de ejecutar durante el ejercicio de las
funciones inherentes a su puesto de trabajo y los riesgos asociados a los
C
antecedentes médicos, antecedentes familiares, entre otros.
o
6.90. Evaluación del Riesgo
N
Proceso de comparación de los resultados del análisis de riesgo con los criterios de
a
riesgos para determinar si el riesgo o su magnitud son aceptables o tolerables.
p i
6.91. Evidencias de la Auditoría
o
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información cualitativa o
C
cuantitativa pertinente para los criterios de la auditoría y que es verificable.
6.92. Existencia
Registro que se utiliza en el Sistema de Gestión de Bibliotecas para establecer la
ubicación de un documento, es decir, el Centro de Información donde está ubicado
el documento, así como el lugar específico dentro de dicho Centro y su clasificación
dentro de la estantería.
6.93. Experto Técnico
Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor.
6.94. Factores Contribuyentes

Factores que de una forma directa o indirecta interfieren, contribuyen o influyen
sobre las Causas Raíces o fundamentales de los eventos sucedidos.

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6.95. Fondo Bibliográfico

Conjunto de materiales que una biblioteca tiene a disposición de los usuarios.
Puede estar conformado por libros, folletos, publicaciones periódicas, documentos
entre otros.
6.96. Fondo Documental
d a
Conjunto total de los documentos producidos y recibidos por una institución pública
a
o privada en el ejercicio de sus actividades.
6.97. Formación
o l
t r
Educación profesional que adapta al hombre para un cargo o función dentro de
n
una organización, e implica la transmisión de conocimientos, ya sea información
o
de la empresa, de sus productos, servicios, su organización, su política, entre
C
otros. El adiestramiento implica también el desarrollo de habilidades, orientado a
las tareas y operaciones que van a ejecutarse.
o
6.98. Formato MARC (Machine Readable Cataloging)
N
Formato de codificación usado para el almacenamiento de datos bibliográficos
a
i
legibles por máquinas. Está basado en el almacenamiento de la información
p
bibliográfica normalizada, que permite compartir la información y manejarla
mediante computadoras.
C o
6.99. Formulario
Documento utilizado para registrar los datos que demuestren el cumplimiento de los
requisitos del sistema de gestión. Un formulario se transforma en un registro cuando
se le incorporan datos.
6.100. Frecuencia Absoluta
Número de veces en que se repite un dato.
6.101. Fuente
Directorio donde se encuentran todos los archivos electrónicos originales y en
formato editable de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad del CIT.

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6.102. Fuente de Riesgo

Elemento que, por sí solo o en combinación con otros, presenta el potencial
intrínseco de generar un riesgo.
6.103. Gestión
a
Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.
6.104. Gestión de Riesgo
la d
o
Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo al
r
riesgo.
n t
6.105. Gestores de Referencias Bibliográficas
o
Herramientas de software que permiten almacenar referencias bibliográficas para
C
facilitar su organización, recuperación, o ser compartidas en equipos de trabajo, así
como la creación de bibliografías y citas ayudando la elaboración de artículos de
o
revista, libros u otro tipo de documentos a partir de distintas fuentes de información
N
(bases de datos, revistas, páginas Web, entre otros).
a
6.106. Habilidades
p i
Capacidad y disposición que posee una persona para alguna actividad específica.
La habilidad viene dada por la destreza que se tiene en ejecutar algo.
C o
6.107. Hallazgos de la Auditoría
Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría. Los hallazgos pueden
indicar tanto una Conformidad o No Conformidad con los criterios de la auditoría,
como oportunidades de mejoras u observaciones.
6.108. Hojas Preliminares
Parte del documento técnico constituida por una portada, una hoja de identificación
y una de lista de distribución.
6.109. Humedad
Cantidad de vapor de agua presente en el aire. Se puede expresar de forma
absoluta mediante la humedad absoluta, o de forma relativa mediante la humedad
relativa o grado de humedad.

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6.110. Humedad Relativa

Relación porcentual entre la cantidad de vapor de agua real que contiene el aire y la
que necesitaría contener para saturarse a idéntica temperatura, por ejemplo, una
humedad relativa del 70% quiere decir que de la totalidad de vapor de agua (el
100%) que podría contener el aire a esta temperatura, solo tiene el 70%.
6.111. Identificación del Riesgo
d a
Proceso que comprende la búsqueda, el reconocimiento y la descripción de los
riesgos. La identificación del riesgo implica la identificación de la fuente de riesgo,
la
los sucesos, sus causas y sus consecuencias potenciales.
o
6.112. Indicadores de Eficacia
t r
n
Permiten medir el grado cumplimiento de los trabajos o tareas planificados. Están
relacionados con los ratios que nos indican la capacidad o el acierto en la
o
consecución de tareas o trabajos. Ejemplo: grado de satisfacción de los clientes
C
con relación a los pedidos.
o
6.113. Indicadores de Eficiencia
N
Permiten evaluar la actitud y la capacidad para llevar a cabo un trabajo o una tarea
a
con el mínimo gasto de tiempo. Están relacionados con los ratios que nos indican el
i
tiempo invertido en la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: Tiempo
p
fabricación de un producto, respuesta a solicitudes, período de maduración de un
o
producto, entre otros.
C
6.114. Indicadores de Gestión
Permiten administrar o establecer acciones concretas para hacer realidad las tareas
o trabajos programados y planificados. Los indicadores de gestión están
relacionados con los ratios que nos permiten administrar realmente un proceso.
Ejemplo: administración o gestión de fabricación o prestación de un servicio y de los
cuellos de botella.
6.115. Información
Datos que poseen significado.


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6.116. Información Documentada

Información que una organización tiene que controlar y mantener y el medio en la
que está contenida.
6.117. Informe de Cierre de Proyecto (ICP)
Documento oficial que plasma la culminación de un proyecto desde el punto de
a
vista técnico y financiero.
6.118. Informe de Resultados
la d
r o
Documento administrativo de contratación donde se informan los resultados del
t
análisis de las ofertas proporcionadas por los proveedores, y su viabilidad o no para
n
realizar la contratación de los mismos.
6.119. Informe de Inicio
C o
o
Documento administrativo donde se justifica la contratación de los servicios de
N
información, para dar inicio a los trámites para tal fin.
a
6.120. Informe Técnico (INT)
p i
Resultado de un trabajo de investigación y desarrollo o asistencia técnica
o
ejecutado en un proyecto de la empresa. Suele ser una herramienta para que otros
se informen, de manera eficaz, sobre la naturaleza, alcance y posibilidades de
C
solución de un problema. Este documento comprende información referente a
Antecedentes, Marco Teórico, Métodos y Procedimientos, Resultados, Discusión y
Conclusiones.
6.121. Instrucción de Trabajo (IT)

Documento que detalla cómo realizar y registrar tareas.
6.122. Inteligencia Tecnológica (SIT)

Documento que registra los resultados del proceso de captura y revisión de
información tomada de diversas fuentes como publicaciones científicas, patentes,
portafolios tecnológicos, personal con experiencia en las áreas de interés, entre
otras, sobre tecnologías emergentes y tendencias de cambio en un ámbito
específico. Este documento orientará a la empresa u organismo en la

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identificación de tendencias de manera oportuna y efectiva para soportar el

proceso de toma de decisiones en la asignación de recursos, formulación de
planes estratégicos y mejora de las competencias técnicas propias.
6.123. International Standard Serial Number (ISSN)
El ISSN (International Standard Serial Number – Número Internacional Normalizado

de Publicaciones Seriadas) identifica todas publicaciones periódicas y recursos
a
continuos, de cualquier soporte, ya sean impresos en papel o en formato digital:
d
periódicos, publicaciones anuales (informes, anuarios, repertorios), revistas
a
temáticas o científicas, revistas generales, colecciones, sitios web, bases de datos,
l
blogs, entre otros.
6.124. Ítems
t r o
n
Frase o proposición que expresa una idea positiva o negativa respecto a un
o
fenómeno que nos interesa conocer.
6.125. Ítem Bibliográfico
o C
N
Registro que se realiza en el Sistema de Gestión de Bibliotecas para indicar el
centro de información al que pertenece el registro del documento y el código de
ia
barra del mismo.
p
6.126. Localidad
C oUnidad o Centro de Información creada en el sistema SISGEIN para que realice el

proceso de catalogación y circulación.
6.127. Lux
Es la unidad derivada del Sistema Internacional de Unidades para la iluminancia o
nivel de iluminación.
6.128. Manual (M)

Documento en el que se establecen procedimientos, instrucciones operacionales
específicas, recomendaciones de uso, valores de referencia y descripciones, entre
otros, para el diseño, ensamblaje, construcción y operación y mantenimiento de
software, equipos, plantas, prototipos, productos, instalaciones o sistemas en
general generados como acervo tecnológico de la Corporación. El mismos debe
ser redactado en un lenguaje sencillo, claro y sin ambigüedades.

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6.129. Manual de Calidad

Es un documento referencial y de enfoque general que establece el alcance,
estructura, interacciones y controles del sistema de gestión.
6.130. Mapa de Proceso
Representación gráfica de uno o más procesos que contribuyen de forma
a
significativa al logro de un resultado (producto).
d
6.131. Material Cartográfico
la
Es una representación gráfica a una escala reducida de una porción de la
o
r
superficie terrestre que muestra sólo algunos rasgos o atributos de la realidad.
t
En el proceso ARA se encuentran: planos, mapas y fotografías aéreas; producto
n
de proyectos ejecutados en la organización.
6.132. Microclima
C o
o
Conjunto de elementos atmosféricos (temperatura y humedad relativa) presentes en
el ambiente interno de Archivo Técnico (ART), Archivo Administrativo (ARA) y
N
Servicios de Referencia (SRF).
ia
6.133. Nivel de Riesgo
p
Es la magnitud de un riesgo o combinación de riesgos, expresado en términos de la
o
combinación de las consecuencias y de su probabilidad.
C
6.134. Niveles de Confidencialidad
Constituye la clasificación de la información otorgada por los entes generadores de
documentos técnicos. Según su contenido éstos pueden clasificarse en Uso
interno, Confidencial y Estrictamente Confidencial.
6.135. No Conformidad
El incumpliendo de un requisito.
6.136. Nota Técnica (NTE)
Informe breve que presenta los resultados de una actividad técnica producto de un
requerimiento puntual, que apoya la toma de decisiones por lo que amerita su
pronta divulgación. En general, éste es un documento sin contenido teórico,
comúnmente utilizados en Proyectos de Asistencia Técnica Especializada.

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6.137. Número de Documento

Código de identificación que PDVSA Intevep asigna a cada documento técnico,
para asegurar su registro y recuperación.
6.138. Orden de Servicio

Solicitud de servicios realizada por el personal de Intevep en el sistema Sosweb.
6.139. Organización
d a
la
Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades,
o
autoridades y relaciones. Para efectos del Sistema de Gestión de la Calidad, la
r
organización son las personas del CIT de PDVSA Intevep.
n t
o
6.140. Orientación
C
Servicio prestado al usuario que requiera información en el uso y manejo del
o
catálogo en línea, bases de datos internacionales y la colección en físico que se
encuentra en el Centro de Información de PDVSA Intevep.
N
6.141. Perfil Estratégico
ia
Estudio analítico-descriptivo de elementos del entorno organizacional, que puede
p
realizarse por país, sector, corporación o personalidad, basándose en un conjunto
o
de indicadores generales y elementos propios de cada uno de ellos.
C
6.142. Pericia
Cuerpo de conocimientos teóricos-prácticos de naturaleza técnico-científica, que
posee y aplica una persona, asociado a un área de especialización y que es
requerido por un negocio o proceso de trabajo, y que se desarrolla como producto
de la formación y de la experiencia.
6.143. Plan de Auditoría
Es la descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.
6.144. Planos
Cuando se habla de un plano, se está haciendo referencia a la superficie
geométrica que no posee volumen (es decir, que es sólo bidimensional) y que
posee un número infinito de rectas y puntos que lo cruzan de un lado al otro. Sin
embargo, cuando el término se utiliza en plural, se está hablando de aquel material

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que es elaborado como una representación gráfica de superficies de diferente tipo.

Los planos son especialmente utilizados en ingeniería, arquitectura y diseño, ya que
sirven para diagramar en una superficie plana otras superficies que son
regularmente tridimensionales.
6.145. Planos Post-Mórten
Representación gráfica de superficies de diferentes tipos asociados a las
a
edificaciones y proyectos de Intevep que se encuentran bajo la custodia del Archivo
d
Administrativo (ARA).
a
6.146. Plantilla
o l
Medio que permite guiar en la catalogación al bibliotecólogo por tipo de documentos
t r
para ingresar los datos al Sistema SISGEIN.
n
6.147. Preservación
o
Actividades de protección de las colecciones y fondos documentales, orientadas a
C
minimizar los daños físicos y químicos, con miras a prevenir la pérdida de
información y prolongar la expectativa de vida de las colecciones.
6.148. Préstamo Circulante
N o
a
Servicio que se ofrece al personal profesional de PDVSA Intevep, para la consulta
i
de documentos Técnicos fuera del recinto del Centro de Información Técnica.
o p
6.149. Préstamo en Sala de Documentos Técnicos
C
Servicio que se ofrece al personal profesional de la industria Petrolera, para la
consulta de documentos Técnicos dentro del recinto del Archivo Técnico, según
las normas vigentes.
6.150. Préstamo Interbibliotecario

Servicio de intercambio en calidad de préstamo de Documentos entre los Centros
de Información adscritos a la Red de Información Petroquímica y Petrolera,
RIPPET, según las normas vigentes.
6.151. Probabilidad
Es la posibilidad de que algún hecho se produzca.


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6.152. Procedimiento
Forma específica para llevar a cabo una actividad o proceso.
6.153. Procedimiento de Gestión (PG)

Es la información documentada relativa a las actividades coordinadas que permiten
a
dirigir y controlar una organización.
d
6.154. Procedimiento Operacional (PO)
la
Es la información documentada específica de la operación de cada proceso del
o
CIT.
t r
n
6.155. Procesamiento Técnico de la Documentación
o
Son todas aquellas operaciones de carácter sistemático aplicadas a la
C
documentación, las cuales se basan en el registro, ingreso, catalogación,
o
identificación y almacenamiento de todos los documentos técnicos generados por
PDVSA Intevep.
6.156. Proceso
a N
i
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
p
transforman elementos de entrada en resultados.
C o
6.157. Procesos Estratégicos
Son aquellos que soportan y despliegan políticas y estrategias de la organización.
Proporcionan directrices y límites de actuación para el resto de los procesos.
6.158. Procesos Operacionales o Medulares

Constituyen la secuencia de valor añadido, desde la identificación de las
necesidades de los clientes hasta la entrega a los clientes del producto o servicio.
6.159. Procesos Contratados Externamente
Procesos ajenos al Sistema de Gestión de la Calidad de la Gerencia que
constituyen soporte a los procesos operacionales de la organización.

Página 31 de 39
6.160. Procesos de Apoyo

Constituyen el soporte a los procesos operacionales de la organización y resultan
necesarios para que los procesos operativos y estratégicos puedan cumplir sus
objetivos.
6.161. Producto
a
Salida de una organización que puede producirse sin que se lleve a cabo ninguna
d
transacción entre la organización y el cliente.
la
6.162. Programa de Auditoría
r o
Es un conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo
t
determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Un programa de auditoría
n
incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las
o
auditorías.
C
6.163. Proveedor de Productos de Información
o
Es aquel proveedor que suministra bienes o productos de información, cuando sea
requerido.
6.164. Proveedor Ocasional
a N
i
Es aquel proveedor al que por su naturaleza solo se le hace una compra al año.
o p
6.165. Proveedor Único
C
Es aquel proveedor que por las características de los bienes a adquirir, es el único
que lo puede suministrar.
6.166. Publicaciones Periódicas
Documentos que circulan con frecuencia regular, poseen un título común y, tanto
sus volúmenes como sus números, se suceden en orden numérico o cronológico.
6.167. Publicados
Directorio donde se encuentran las últimas versiones de los documentos en formato
no editable.
6.168. Recepción
Área del Centro de Información Técnica dedicada al control y orientación general

del usuario.

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6.169. Recepción de Documentos Técnicos

Actividad sistemática inicial realizada dentro del procesamiento técnico de la
documentación.
6.170. Recursos de Información

Medios y bienes que permiten adquirir, ampliar, precisar o comunicar
a
conocimientos, con el fin de resolver una necesidad o llevar a cabo una empresa.
d
6.171. Reencuadernación
la
El proceso más o menos completo de rehabilitar un libro dañado o gastado.
o
r
Implicando el trabajo imprescindible necesario para un nuevo cosido.
t
6.172. Reenlomado
o n
El reemplazo del material que cubre el lomo del libro. Este término también se
C
puede aplicar al proceso de pegar el lomo original después de que este ha sido
reparado.
o
6.173. Reentapar
N
Cuando se le quita al cuerpo de un libro las tapas originales y se le coloca una tapa
a
nueva que se le ha construido específicamente.
p i
6.174. Registro
o
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
C
actividades desempeñadas.
6.175. Reporte Estado de la Técnica
Revisión exhaustiva del arte previo en artículos técnico-científicos y patentes en las
bases de datos que conforman la colección. A fin de localizar los desarrollos
similares que se han descrito con anterioridad en cualquier país del mundo sobre un
área tecnológica.
6.176. Requisito
Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita.
6.177. Responsabilidades
Conjunto de obligaciones asignadas a un cargo o posición en las actividades
laborales.

Página 33 de 39
6.178. Restructuración
Reparar, a través del reenlomado y reentapado, el material bibliográfico

perteneciente a la colección a fin de volverlo a colocar en el estado que antes tenía.
6.179. Riesgo
Es el efecto de la incertidumbre sobre la consecuencia de los objetivos.
a
6.180. Rol
la d
Papel que desempeña una persona o grupo en cualquier actividad relacionada con
su área de trabajo.
6.181. Salida No Conforme
t r o
n
Producto o servicio que no cumple con las especificaciones o requisitos
o
establecidos, los establecidos por los clientes o el Sistema de Gestión de la
C
Calidad del CIT.
6.182. Satisfacción del Cliente
N o
Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.
a
6.183. Satisfacción del Usuario
p i
Percepción del usuario sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.
C o
6.184. Seguimiento
Es la verificación, supervisión, observación crítica o determinación del estado con
objeto de identificar de una manera continúa los cambios que se puedan producir
en el nivel de desempeño requerido o previsto.
6.185. Selección Documental
Acto de seleccionar, es la tarea mediante la cual se determina el destino de los
documentos, partiendo de su valor, es decir, los tiempos límites para su
conservación o destrucción y la modalidad que se empleará.
6.186. Serie
Conjunto de documentos producidos por un mismo sujeto productor, en el

desarrollo de una misma función y cuya actuación administrativa ha sido plasmada
en un mismo tipo documental.

Página 34 de 39
Las series se caracterizan por: se ordenan siguiendo el trámite administrativo. Los

integran un solo tipo o varios tipos de documentos. Conservan el orden original
Representan continuidad en el tiempo. Puede dividirse en subseries
Ejemplo: SERIE: Actas
6.187. Servicio
Conjunto de acciones que efectúan los custodios de Archivo Técnico a fin de
a
satisfacer las necesidades de documentación técnica del personal de la
d
organización.
la
6.188. Sistema de Clasificación de la Biblioteca del Congreso (Library of
o
Congress Classification, LCC (por sus siglas en idioma inglés)
t r
Sistema de clasificación para bibliotecas, desarrollado por la Biblioteca del
Congreso de los Estados Unidos, usado mayormente por bibliotecas universitarias y
n
de investigación en todo el mundo, el cual organiza los materiales de acuerdo a 21
o
ramas del conocimiento, clasificadas de la A a la Z, sin incluir la I, O, W & Y,
C
subdividido por una o dos letras adicionales y una combinación de números.
o
6.189. Sistema de Inteligencia Tecnológica (SIT)
N
Conjunto de acciones sistematizadas de investigación dirigidas a seleccionar,
a
i
procesar y comunicar información que garanticen la toma de decisiones
p
estratégicas en un entorno cambiante, incrementando la competitividad de la
organización y aplicando tecnologías de vanguardia.
C o
6.190. Sistema Manejo Electrónico de Documentos (SISMED)
Sistema de Manejo Electrónico de documentos desarrollado en INTEVEP S.A. para
gestionar el ciclo de vida de los documentos de acuerdo a las necesidades y
requerimientos de la empresa. Permite la identificación y registro de los documentos
generados en los proyectos y cualquier otra actividad que requiera ser
documentada. Este sistema permite la generación de la portada, la hoja de
identificación, la lista de distribución y el número de registro de los documentos.
6.191. Sistema de Gestión de Bibliotecas (SISGEIN)
Es un Sistema de arquitectura cliente - servidor que integra todos los procesos
administrativos de una biblioteca, tales como: Catalogación, Adquisición,
Circulación, Control de autoridades, OPAC.

Página 35 de 39
6.192. Sistema de Cuadernos de Laboratorio (SISCLAB)

Aplicación que permite la gestión y de los cuadernos de laboratorio utilizados en
los distintos proyectos de investigación de Intevep.
6.193. Sistema de Inteligencia Tecnológica

Conjunto de acciones sistematizadas de investigación dirigidas a seleccionar,
a
analizar y comunicar información proveniente de fuentes formales o fuentes
d
informales, que garanticen la toma de decisiones estratégicas en un entorno
a
cambiante, incrementando la competitividad de la organización, aplicando
l
tecnologías de vanguardia y mejorando continuamente las competencias técnicas
o
del personal.
6.194. Sistema Sosweb
t r
o n
Aplicación y/o sistema desarrollado por Intevep para la tramitación de órdenes de
C
servicios.
6.195. Sitio Web RIPPET
N o
Portal creado en PDVSA INTEVEP con información, servicios y enlaces a un
conjunto de páginas Web en las que se puede consultar bases de datos.
ia
6.196. Sitio Web
p
o
Página que permite buscar y consultar documentos, base de datos o cualquier tipo
C
de información en versión electrónica, en forma sencilla y con posibilidades
multimedia.
6.197. Solicitud Admitida
Es aquella solicitud que realiza el personal de Servicios de Referencia, una vez que
ha sido verificado que no se encuentra en el CIT el material, a ACD para su
adquisición.
6.198. Solicitud de Documentación

Se refiere a todos aquellos requerimientos de documentación generados por los
usuarios del Archivo Técnico de Intevep.

Página 36 de 39
6.199. Subserie
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de

forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
EJ: SUBSERIE: Actas de Junta Directiva.
6.200. Suceso
Es la ocurrencia o cambio de un conjunto particular de circunstancias.
d a
la
6.201. Tabla de Autor de Cutter
r o
Sistema de clasificación para bibliotecas, creado por Charles Ammi Cutter con el
t
objeto de conformar la segunda línea de la Cota, usualmente representando el
n
nombre del autor con una letra mayúscula y uno o más números en forma decimal.
C o
6.202. Tablas de Encabezamiento en Materia de la Biblioteca del
Congreso (Library of Congress Subject Heading)
o
Es una herramienta para la labor del Bibliotecólogo. Provee un listado alfabético de
N
todos los encabezamientos de materias, referencias cruzadas y subdivisiones
verificadas en el archivo de autoridad de materias de la Biblioteca del Congreso de
ia
los Estados Unidos. Esta obra está compuesta por cinco volúmenes.
o p
6.203. Tablero de Control
C
Es una hoja de cálculo en la cual se ingresa la información referente a las
solicitudes que realizan los clientes de los procesos que conforman el CIT. Este
tablero está diseñado para generar los indicadores y se encuentra en forma
electrónica a través de la red (en línea), garantizando la disponibilidad del mismo
al personal de la Gerencia.
6.204. Temperatura
Es una propiedad física que se refiere a las nociones comunes de calor o ausencia
de calor, sin embargo su significado formal en termodinámica es más complejo, a
menudo el calor o el frío percibido por las personas tiene más que ver con la
sensación térmica, que con la temperatura real. Fundamentalmente, la temperatura
es una propiedad que poseen los sistemas físicos a nivel macroscópico, la cual
tiene una causa a nivel microscópico, que es la energía promedio por partícula.

Página 37 de 39
6.205. Tesauro
Lenguaje documental controlado y dinámico que contiene términos relacionados
semántica y genéricamente que abarcan de manera exhaustiva una esfera
concreta del conocimiento.
6.206. Tiempo de Consulta
a
Lapso de tiempo establecido para la consulta de documentos técnicos.
6.207. Tiempo de Gestión
la d
o
Lapso de tiempo establecido desde que el personal de ART recibe la solicitud, la
t r
asigna y realiza las gestiones necesarias para entregar el material bibliográfico al
n
usuario.
o
6.208. Tiempo de Devolución
C
Es el tiempo que trascurre desde el momento que el material bibliográfico es
o
retirado por el usuario en el ART hasta su devolución.
a
6.209. Tiempo de Préstamo
N
p i
Es el tiempo que trascurre desde el momento que se informa al usuario que los
o
documentos están disponibles para su retiro ó consulta, hasta que realmente es
C
retirado en las instalaciones del ART.
6.210. Traducción
Conjunto de procesos para reproducir el contenido de la lengua de origen en el
contenido de la lengua de destino de forma escrita. Una traducción puede referirse
a formatos que no estén basados en texto (por ejemplo, un archivo de audio, una
imagen, entre otros.).
6.211. Transferencia Documental / Transferencia de Documentos
Procedimiento que consiste en el traslado de los documentos de los distintos

archivos de gestión de las gerencias de PDVSA-INTEVEP al Archivo Administrativo,
una vez cumplido su vigencia y tiempo de retención para su conservación temporal
o indefinida.

Página 38 de 39
6.212. Tratamiento del Riesgo
Es el proceso destinado a modificar el riesgo.
6.213. Unidad de Almacenamiento Móvil

Es el mobiliario adecuado que permite el almacenamiento de documentos, con un
a
óptimo aprovechamiento de espacios, el archivo consta de carros fijos y rodantes,
d
los carros fijos se ubican a los extremos y los carros rodantes como su nombre lo
la
indica son los que se desplazan sobre rieles, para permitir la consulta.
o
6.214. Unidad de Información
t r
n
Dependencia que dentro de una institución se encargan de la gestión de la
información contenida en archivos, bibliotecas, centros de documentación y
o
centros de información.
6.215. Unidad de Reproducción
o C
N
Dependencia de PDVSA Intevep donde se reproducen y encuadernan los
documentos técnicos.
ia
6.216. Usuario
o p
Persona que utiliza los servicios del Centro de Información Técnica.
C
6.217. Usuario Externo
Investigador, profesional, docente o estudiante, que no pertenece a la Industria
Petrolera y el Ministerio del Poder Popular para la Energía y Petróleo, MENPET y
que utiliza los servicios del Centro de Información Técnica, CIT.
6.218. Usuario Interno

Personal de la Industria Petrolera y del Ministerio del Poder Popular para la Energía
y Petróleo, MENPET.
6.219. Valor Documental
Es un proceso técnico de análisis intelectual de la producción documental de la
institución que tiene como objetivo identificar los valores tanto primarios y
secundarios de los documentos y de esta manera establecer el tiempo que deben

Página 39 de 39
permanecer tanto en el Archivo de Oficina como en el Archivo Central y señalar su

disposición final.
6.220. Verificación Documental
Tipo de búsqueda en la que el analista tiene por objetivo encontrar uno o más
documentos completos a partir de la(s) referencia(s) de la información solicitada.
a
6.221. Visitante
d
Persona o grupo que desea conocer las instalaciones y los servicios del Centro de
la
Información Técnica.
o
6.222. Vocabulario
t r
n
Catálogo o lista de palabras, ordenadas con arreglo a un sistema, y con
definiciones o explicaciones sucintas.
C o
N o
p ia
C o

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CENTRO DE INFORMACIÓN TÉCNICA (CIT)

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

REV. FECHA. DESCRIPCIÓN PAG. ELAB. REV. APROB.

ELABORADO POR: FECHA: REVISADO POR: FECHA: APROBADO POR: FECHA:

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN REVISIÓN FECHA

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN REVISIÓN FECHA

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN REVISIÓN FECHA

6.59 Control de Riesgo ........................................................................................... 17

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN REVISIÓN FECHA

6.92 Existencia ....................................................................................................... 21

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN REVISIÓN FECHA

6.126 Localidad ........................................................................................................ 26

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN REVISIÓN FECHA

6.160 Procesos de Apoyo......................................................................................... 31

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN REVISIÓN FECHA

6.193 Sistema de Inteligencia Tecnológica............................................................... 35

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN REVISIÓN FECHA

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN REVISIÓN FECHA

El Coordinador de la Calidad del CIT tiene la responsabilidad de divulgar, revisar,

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN REVISIÓN FECHA

6.8. Alta Dirección o Máxima Autoridad

6.9. Análisis Bibliométrico

6.13. Archivo Central

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN REVISIÓN FECHA

así como sus problemas teóricos-históricos y métodos lógicos referentes a los

6.15. Artículo Técnico

Documento escrito, a ser publicado en un medio de divulgación, que comunica los

Organización que es auditada.

6.22. Automatización, Informática y Telecomunicaciones (AIT)

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN REVISIÓN FECHA

6.24. Base de Datos RIPPET

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN REVISIÓN FECHA

leyes de desarrollo. También trata la formación y acumulación de fondos,

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN REVISIÓN FECHA

6.37. Catálogo en Línea

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN REVISIÓN FECHA

determinado y que pueden ser con posterioridad diferenciadas según su tipología

6.49. Conclusiones de la Auditoría

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN REVISIÓN FECHA

6.56. Contexto de la Organización

6.57. Contexto Externo

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN REVISIÓN FECHA

6.58. Contexto Interno

6.59. Control de Riesgo

6.62. Corrección Editorial

6.65. Cuaderno de Laboratorio

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN REVISIÓN FECHA

con la actividad, asegurando de esta manera la fuente primaria del conocimiento

Documento técnico referido a las tecnologías propias de Intevep.

6.73. Documento de Archivo

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN REVISIÓN FECHA

individuo durante la trayectoria de su comisión o actividad para el cumplimiento

6.78. Equipo Auditor

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN REVISIÓN FECHA

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN REVISIÓN FECHA

6.94. Factores Contribuyentes

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN REVISIÓN FECHA

6.95. Fondo Bibliográfico

6.96. Fondo Documental

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN REVISIÓN FECHA

6.102. Fuente de Riesgo

6.104. Gestión de Riesgo