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1. OBJETIVO

Definir las actividades necesarias requeridas para realizar el almacenamiento, control de

inventarios y despacho de los productos que se fabrica y comercializa en la compañía.

2. ALCANCE

Inicia con la recepción y almacenamiento de los productos adquiridos, la gestión de

inventario y finaliza con el empaque, despacho, transporte y entrega de los productos
fabricados y comercializados a los clientes.

3. DEFINICIONES

 Recepción: Es el punto de transferencia entre el proveedor y el cliente, es una etapa

de control documental y es importante para garantizar la conformidad de la
mercancía antes de su integración a las existencias de la empresa.
 Almacenamiento: Acción de ubicar y mantener en áreas determinadas, depósito o
almacén, materias primas, materiales, productos, etc., en disponibilidad para su
destino posterior.
 Inventarios: Son activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la
operación en proceso de producción con vistas a esa venta o en la forma de
materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o en la
prestación de servicios.
 Aceptar: Recibir voluntariamente o sin oposición lo que se da, ofrece o encarga.
 Autorización: Dar o reconocer a alguien facultad o derecho de hacer algo.
 Calificación: Teniendo en cuenta la selección realizada se prosigue a calificar un
proveedor de acuerdo a su puntaje, como Aceptado, condicionado o rechazado.
 Compra: Es la adquisición de un producto o servicio a cambio de una retribución
monetaria
 No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
 Producto: Resultado de un proceso.
 Registros: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
 Verificación: Confirmación mediante evidencia objetiva de que han cumplido los
Requisitos exigidos.

ELABORO REVISO APROBÓ

XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX

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4. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad del Gerente General:

 Asignar los recursos necesarios para el desarrollo del procedimiento.

 Autoriza las compras y cantidades para productos en stock.

Es responsabilidad del Coordinador de Logística:

Tiene la autoridad y la responsabilidad de la gestión de inventarios y el control de los

despachos en el ingreso y salida de los productos del sistema.

Así mismo de recepción, almacenamiento, alistamiento, carga y despacho de los

productos a clientes en coordinación con el jefe de compras, representante comercial y
mensajero.

Realizar la solicitud de fabricación y compra de productos y garantiza la existencia de las

cantidades establecidas en el inventario.

Mantener en orden y aseo el almacén garantizando que los productos sean fácilmente
identificables, las herramientas en sus lugares correspondientes y el suelo despejado.

Es responsabilidad del Jefe de Compras:

 Evalúa y selecciona los proveedores según el procedimiento de compras.

 Gestiona la realización de compras de productos para comercialización asegurando
que se mantengan las cantidades mínimas de productos en stock.
 Verifica junto con el coordinador de logística que los productos lleguen acorde a lo
requerido.
 Responsable de recibir, identificar, verificar y disponer los insumos necesarios para el
almacenamiento, alistamiento, carga y despacho de los productos.

Es responsabilidad del Representante Comercial:

 Responsable de coordinar con almacén, producción, compras y mensajería, los

pedidos requeridos por los clientes garantizando que los despachados sean acordes a
lo requerido por el cliente.
 Cuando ingrese la orden de compra expedida por el cliente, deberá solicitar
información de disponibilidad de los productos en inventario al área de almacén antes
de colocar la orden para fabricación al proceso de producción.

Es responsabilidad del Jefe de producción:

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 Atender y gestionar la fabricación de los productos para stock que solicita el

coordinador de logística, mediante el grupo de WhatsApp “Ordenes de producción”,
cumpliendo con tiempos de entrega y cantidades.

5. CONDICIONES GENERALES

5.1. Recursos

 Medios de comunicación (teléfono e Internet)

 Recursos económicos
 Sistema de funcionamiento
 Computador

5.2. Solicitud y Recepción de productos

5.2.1 Productos de Compras

Cuando se requiera de productos para el abastecimiento del inventario, el coordinador de

logística deberá solicitar al proceso de compras mediante el formato F-COM-010
Requisición de bienes y servicios o mediante el grupo de WhatsApp “Requisición
comerciales”.

La verificación y aprobación de los productos que ingresan al área de almacén, lo hará el

Jefe de compras y/o el coordinador de logística validando con la orden de compra enviada
o con la remisión y se certifica en la factura o cuenta de cobro, con firma o sello de quien
recibe y revisa, confirmando el cumplimiento de las especificaciones.

Si es un servicio o producto conforme, deberá cumplir con las especificaciones de la

orden de compra, remisión o factura, verificando que cumpla con:

 Verificar que sean los productos y referencias solicitadas

 Cantidades entregadas con factura del proveedor y que correspondan a las
requeridas.
 Estado y condiciones del producto.

Se registrará la entrada de los productos mediante el formato F-COM-012 Entrada de

almacén y posteriormente se deberá actualizar el formato F-COM-011 Control de
inventarios, actualizando cantidades y especificaciones si aplica.

5.2.2 Productos de fabricación

Para productos de fabricación, el coordinador de logística deberá realizar la solicitud de

fabricación al área de producción mediante el grupo de WhatsApp llamado “Ordenes de
producción” donde se detallará cantidades y especificaciones de medidas de los
productos, teniendo en cuenta el inventario y cantidades establecidas para stock.
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El jefe de producción será el encargado de tramitar las solicitudes de fabricación de los

productos para stock cumpliendo con tiempos de entrega, cantidades y descripciones, así
mismo gestionar la entrega en la oficina administrativa donde se realizará el ingreso a
almacén mediante el formato F-COM-012 Entrada de almacén y seguidamente se deberá
actualizar el formato F-COM-011 Control de inventarios.

De igual manera, deberá cumplir con las especificaciones solicitadas mediante el grupo
de WhatsApp “Ordenes de producción, verificando:

 Que sean los productos y referencias solicitadas

 Cantidades entregadas y que correspondan a las requeridas. (Pueden ser entregas
por parciales).
 Estado y condiciones del producto

5.3. Ingreso de inventario

Durante el ingreso de los productos el coordinador de logística deberá realizar las

siguientes actividades para el ingreso de los productos al inventario:

1. Realizar conteo físico de todas las unidades que ingresan y diligenciar el formato de
F-COM-012 Entrada de almacén.
2. Con el formato de F-COM-012 Entrada de almacén se deberá actualizar el formato
de F-COM-011 Control de inventarios, Verificando que las cantidades coincidan
con lo solicitado y requerido para el abastecimiento del inventario en stock.

Se deberá realizar un inventario con periodicidad Anual preferiblemente a final de año para
crear plan de abastecimiento para inicios del siguiente año. Para realizar el inventario se
realizarán las siguientes actividades:

1. Realizar el conteo físico de todas las unidades pertenecientes a cada una de las
referencias y tomar apunte del saldo existente.
2. Comparar el listado de inventarios diligenciado, con lo que se encuentra registrado
en el sistema con el F-COM-011 Control de inventarios.
3. Detectar las diferencias entre el inventario físico y el registrado en el formato de F-
COM-011 Control de inventarios.
4. Volver a contar físicamente las referencias que presentan diferencias en el saldo.
5. Realizar la investigación y el ajuste de los saldos de la referencia el sistema de
inventarios. Tomar las acciones correctivas pertinentes.

5.4. Almacenamiento
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XXXXXXXXXXXXXXXXX, dispone de un espacio en la oficina administrativa

acondicionado con estanterías de soporte y separado por cada línea de fabricación:
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, para el almacenamiento de los productos stock - reserva
con mayor rotación y que las medidas sean recurrentes.
Luego del ingreso de los productos en el inventario, se deberán:

1. Ubicar según el lugar asignado en la estantería teniendo en cuenta la línea de

clasificación y referencias.
2. Verificar que cada producto cuente con la etiqueta de identificación del nombre y
medidas correspondientes.
3. Asegurar que cada producto almacenado este fijo, estable y sin riesgo a caerse
evitando accidentes.

5.5 Solicitud de productos de almacén

a) Despacho interno: Consiste en la entrega de los productos que se encuentran en

stock a otras áreas de la empresa, este despacho se debera solicitar directamente
al coordinador de logistica y se debera diligenciar el formato de F-COM-009
Reporte de salida de almacen y quedara consignada la firma de la persona que
solicito que sera la misma persona que reciba, este formato tiene como fin tener
control de las salidas para luego actualizar el inventario.

b) Despacho externo: Es el envío de productos finales a los clientes y es

responsabilidad del representante comercial consultar disponibilidad de los
productos requeridos y solicitar al area de almacen mediante la entrega de la
copia de la orden de compra emitida por el cliente, al coordinador de logistica para
su gestionamiento, esta solicitud se debe realizar con tiempo suficiente para el
alistamiento del pedido teniendo en cuenta:

 La fecha de entrega pactada con el cliente

 Priorización de pedidos
 Disponibilidad de productos en almacén
 Tener en cuenta que hay productos de importación o compras que pueden no estar
disponibles y la realización de la compra puede requerir de más tiempo en el
proceso para despachos.
 Estar al tanto y en coordinación con almacén de lo que sucede con el pedido
requerido, solicitando información de manera frecuente al coordinador de logística
sobre el estado del pedido.

5.6 Métodos de recolección de pedidos

La recolección de pedidos debe ser por orden de compra emitida por los clientes y se
deberá priorizar los pedidos por fecha de entrega para el alistamiento y de igual manera
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se deberán agrupar e identificar cada pedido para evitar errores en el despacho,

garantizando el orden y disminución de labores.

5.7. Empaque

Para iniciar con el alistamiento de los pedidos se deberá organizar los pedidos de la
siguiente manera:

a) Recibir copia de la orden de compra expedida por la cliente entregada por el área
comercial al coordinador de logística.
b) Priorizar y organizar las órdenes de compra por fecha de entrega de la más
cercana a la más lejana.
c) Ir alistando los pedidos según como quedaron organizadas las órdenes.
d) Verificar que las cantidades estén disponibles según el pedido, tanto productos de
fabricación como de compras.
e) Realizar alistamiento de los productos garantizando que estos estén conforme a la
orden de compra, de igual forma asegurar la calidad y cantidad de los productos.
f) Diligenciar la salida de productos del almacén mediante el formato de F-COM-009
Reporte de salida de almacen.

g) Para realizar el respectivo empaque, se cuenta con los siguientes materiales:

Material Descripción
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La caja en la cual se valla a

 Caja de realizar el empaque del
Cartón: producto debe estar
diseñada con las
características adecuadas
para mantener el producto
en perfectas condiciones y
debidamente protegido.

Recubrimiento de los
 Papel productos para evitar
Burbuja: golpes que puedan
ocasionar afectaciones a la
calidad de los productos.

 Cartón
corrugado Se utiliza para envolver los
: productos más grandes
como cajas Nema 7, Nema
4x o para envolver
paquetes muy pequeños
que no requiera de cajas
de cartón, y se refuerza el
empaque con el papel
burbuja.

 Cinta La cinta se utiliza para el

cierre de las cajas de
cartón o de los paquetes
en cartón corrugado.
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 Vinipel: El vinipel es utilizado para:

Envolver cada pieza para

evitar que la pintura se
dañe cuando existe la
posibilidad de fricción con
otras piezas.

También se utiliza para

sellar los paquetes o las
cajas de cartón

 Zuncho y
grapas: El zuncho se utiliza para
unificar cajas o paquetes y
facilitar su agarre y envió.

h) El representante comercial deberá suministrar al coordinador de logística la

información pertinente para el despacho de los productos, esta información debe ir
pegada como marcación de las cajas o de paquetes para envió por transportadora,
debe contener lo siguiente:

REMITENTE: ELECTRIC SAS

NIT: 900585619-3
TELÉFONO: 2001459
CELULAR: 3212032371 / 3209173304
DIRECCIÓN: Cra 1 # 87 f 09 sur / Vía al llano
CIUDAD: Bogotá D.C
CORREO: compras@electricsas.com/ www.electricsas.com
DESTINATARIO:
CONTACTO:
DOCUMENTO:
CELULAR O TELÉFONO:
DIRECCIÓN:
CIUDAD:
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Como opcional puede ir pegado un sticker de seguridad dependiendo de la fragilidad del

paquete, este sticker lo suministra la transportadora.

5.8 Despacho externo

Luego de que los productos se encuentren empacados, se procede a realizar el despacho

evaluando si se realiza con mensajería de XXXXXXXXXXXXXXXXX o con transportadora.

La ruta de despacho se coordina entre el área comercial y mensajería revisando los

despachos del día en horas de la mañana.

 Envió con mensajería de XXXXXXXXXXXXXXX:

Cuando los pedidos estén listos para despachos se realizarán las siguientes actividades:

a) El coordinador de logística junto con el mensajero, deben cargar los productos al

vehículo (carro o moto) y garantizar que sean almacenados de tal forma que no
sufran deterioro durante el recorrido.

b) El representante comercial hará entrega de la documentación pertinente para

realización de la entrega como:

 2 copias de la remisión debidamente diligenciada con los productos a entregar, una

para el cliente y una para XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
 2 copias de la orden de compra emitida por el cliente una para el cliente y una para
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

c) Es responsabilidad del mensajero, transportar y entregar los productos al cliente.

Así mismo, de hacer firmar la remisión en visto bueno y conformidad en la entrega.

Si se presenta una NO conformidad en la entrega relacionada con el producto

solicitado el cliente deberá registrarla en el cuadro de observaciones destinado
para tal fin en la copia de la remisión y tramitar al área comercial para el
tratamiento de la PQR.

 Envió por transportadora:

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a) El representante comercial deberá coordinar y seleccionar con que transportadora

se realizara el envió de los productos al cliente; si es el caso, se coordina con el
cliente la trasportadora de preferencia.

b) Después de realizar el debido empaque y según la transportadora, el coordinador

de logística o mensajero deberán trasladar los paquetes o las cajas hasta la
transportadora correspondiente.

 Verificando que se encuentre bien empacadas para evitar riesgos de daños

durante el recorrido en la transportadora.

 Verificar datos en la guía de envío comparando con los enviados en la marcación

del paquete o caja.

 Se realiza envió dentro del paquete o caja de:

Copia de la remisión debidamente diligenciada con los productos a entregar.

Copia de la orden de compra emitida por el cliente.
El representante comercial confirmara el recibido por el cliente mediante la firma en
la guía de entrega de la transportadora o por medio de los canales de
comunicación dispuestos por XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Si se presenta una NO conformidad en la entrega relacionada con el producto

solicitado el cliente deberá informarla a XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX; en la
página web XXXXXXXXXXXXXXXXXXX se encuentran los canales de comunicación
dispuestos por la empresa para atención a PQR.