Microsoft Project

ESQUEMATIZACION DE PROYECTO – GESTION

DE TAREAS

12

Capacidad Crea el esquema de un proyecto

Planifica eficientemente las tareas de un proyecto

Contenidos 12.1. Esquematizacion de proyecto

12.2. Nivel de tareas
12.3. Tipo de programación
12.4. Crear un nuevo plan de proyecto
12.1. Esquematización del proyecto
La forma de organizar, agrupar y generar niveles a las tareas se le llama esquematizar, al organizar las tareas de un
proyecto, puede agrupar aquellas tareas que compartan características o que se van a completar en el mismo intervalo
de tiempo bajo una tarea de resumen. Las tareas de resumen se pueden usar para mostrar las fases y subfases
principales del proyecto. Las tareas de resumen esquematizan los datos de sus subtareas, que son las tareas
agrupadas en un nivel inferior. También puede aplicar la sangría a las tareas en todos los niveles que sea necesario
para reflejar la organización del proyecto.

Sangrías Resumen

12.2. Niveles de Tareas

En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de tareas, por lo tanto, el programa está preparado
para organizar las tareas con una estructura jerárquica desde la perspectiva más amplia a la detallada:
▪ Tarea de Resumen
Son tareas con un nivel al de las otras tareas. Normalmente estas tareas representan los capítulos en los
que se compone el proyecto. Ejemplo: preliminares, fases, procesos, concretos, etc.
1. Seleccionar
tareas
2. Clic insertar
tarea resumen

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▪ Sub Tarea
Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son tareas reales asignadas a recursos.
A su vez estas sub tareas pueden ser tareas de resumen de otras subtareas. Ejemplo: Marcar terreno,
Comprar producto, Colocar cañerías.
Sub tareas

Figura 1: Sub Tarea

▪ Sangrías
Aplicar y anular sangrías permite también mostrar jerarquías: es decir, para convertir la lista de tareas en
un esquema. Una tarea con sangría se convierte en una subtarea de la tarea inmediatamente superior a
ella, que a su vez se convierte en una tarea resumen.

Aplicar sangría
Esta tarea se vuelve una subtarea. Crea una jerarquía y permite a organizar mejor las tareas.

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 1. Seleccionar 2. Clic aplicar
tareas sangría

Figura 2: Aplicar sangría

Anular sangría
Esta tarea se vuelve una tarea resumen. Crea una jerarquía, te permite organizar mejor las tareas.

1. Seleccionar 2. Clic en anular

tarea o tareas sangría

Figura 3: Anular sangría

12.3. Tipo de programación de tareas

Acaba de asignar una tarea a unas cuantas personas y resulta que la tarea durará más de lo esperado; o al revés.
Sea como sea, no sabe lo que hacer. Hay tareas, como el curado del cemento, que tardan una cantidad de tiempo
determinada, independientemente de cómo los trabajadores deban verter el cemento. Hay otras, como la construcción
de software o de carreteras, que tardarán más o menos en función de la gente y los recursos de los que se disponga.
Para cambiar los tipos de tareas para que reflejen mejor estas realidades, haga doble clic en Tarea, luego en
información de la Tarea, ir a la pestaña Avanzado y cambie el Tipo de tarea.

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 1. Doble clic en
Tareas

2. Pestaña 3. Cambiar Tipo de

Avanzado Tarea

Figura 4: Cambiar tipo de tarea

La influencia de los tipos de tareas en la programación Project utiliza una fórmula de programación que relaciona los
tres valores de trabajo, duración y unidades de asignaciones:

Trabajo = Duración x Unidades

Establecer un tipo de tarea permite “fijar” uno de estos valores (es decir, hacer que sea inalterable). Fijar uno de estos
valores equivale a hacer que sea prioritario diciéndole a Project que no lo cambie si cambian los otros dos. Esto se
aplica tanto a las tareas programadas automáticamente como a las programadas manualmente.

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Esta práctica tabla lo ayudará a tener siempre en mente las partes móviles de la fórmula de programación.

SI SE REVISAN LAS SE REVISAN LA SI SE REVISAN EL

EN UNA
UNIDADES DURACIÓN TRABAJO

Tarea de Se vuelve a calcular Se vuelve a calcular Se vuelve a calculas

unidades fijas la duración. el trabajo. la duración.
Tarea de Se vuelve a calculas Se vuelve a calcular Se vuelve a calculas
trabajo fijo la duración. las unidades la duración.
Tarea de Se vuelve a calcular Se vuelve a calcular Se vuelve a calcular
duración fija el trabajo. el trabajo. las unidades

Vamos a analizar en mayor detalle los tres tipos de tareas. La posibilidad de fijar uno de los valores ofrece un alto
nivel de control sobre la programación. Antes de seguir leyendo, asegúrese de comprender la diferencia entre los
tres pilares de las programaciones de Project, trabajo, duración y unidades, y de entender la forma en que se
relacionan entre sí. Si necesita un repaso rápido, vea Cómo programa tareas Project: entre bastidores.

Todo el mundo tiene problemas en este tema, así que no se preocupe si no consigue asimilarlo inmediatamente. Una
vez lo domine y sepa controlar las duraciones y tipos de tareas, su capacidad como jefe de proyectos aumentará
considerablemente.
En la siguiente tabla se resumen los tipos de tareas y su influencia sobre la programación.

TIPO DE
INFLUENCIA SOBRE LA PROGRAMACIÓN
TAREA
Unidades En esta configuración, se parte de la premisa de que el número de personas asignadas a la
fijas tarea (unidades) se conoce y no se desea modificar, aunque cambie la duración. Si cambia el
trabajo de una tarea, cambiará la duración, pero no el número de personas. Este tipo de tarea
refleja la realidad de la mayoría de las tareas de cualquier proyecto.

Ejemplo: usted tiene una persona asignada a la elaboración de un informe que normalmente
llevaría tan solo dos horas. Si decide que la realidad del trabajo de este informe es que las dos
horas deben distribuirse entre dos días del calendario, puede modificar la duración a dos días
sin cambiar el número de personas asignadas a la redacción del informe. De hecho, es
probable que no quiera tener a más de dos personas redactando el informe. En otras palabras:
quiere que el número de unidades (una sola persona) permanezca fijo.

En esta configuración, se parte de la premisa de que el trabajo no cambia, aunque se

modifiquen las duraciones o se agreguen más personas. Utilice esta configuración si desea
Trabajo fijo
controlar la duración de las tareas agregando o quitando personas.

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 Ejemplo: se necesitan 300 horas para diseñar un jardín de gran tamaño como parte de un
proyecto de urbanización y usted desea que el jardín esté terminado lo antes posible, así que
asigna más jardineros al trabajo (tarea). La duración de la tarea (la construcción del jardín)
disminuirá a medida que agregue más personas.
En esta configuración, se parte de la premisa de que la duración no cambia aunque se asignen
Duración más personas a la tarea. Utilice esta configuración si tiene en mente una duración concreta
fija para la tarea antes de contar con más información sobre dicha tarea.

Ejemplo: una reunión semanal sobre el estado de un trabajo puede durar una hora. Configure
la reunión como una tarea de duración fija, ya que, de lo contrario, al asignar más personas,
la duración de la reunión disminuirá. Y, como todos sabemos, agregar personas a una reunión
no contribuye precisamente a limitar su duración (¡más bien lo contrario!).

Un ejemplo real sobre cómo controlar los intervalos de las tareas

Los siguientes tres escenarios demuestran el "efecto dominó" (y, por tanto, el control) que tienen los tipos de tarea
sobre los intervalos de las tareas a lo largo de la programación:

Escenario 1: cambiar tipos de tareas a unidades fijas

Supongamos que tiene una tarea de unidades fijas, con 1 persona a tiempo completo disponible durante 8 horas al
día. Además, ha configurado la tarea con una duración de 10 días y 80 horas de trabajo.

QUÉ CAMBIA USTED QUÉ HACE PROJECT

Project vuelve a calcular la duración de la tarea. Ahora, la tarea

Agregar un recurso de
tiene asignadas dos unidades de 5 días de duración y 40 horas de
tiempo completo
trabajo.
Si dispone de 8 días para finalizar la tarea en lugar de 10, Project
Aumentar la duración vuelve a calcular el trabajo de la tarea, que ahora tendrá una
duración de 8 días, con 64 horas de trabajo y 1 unidad de recurso.
Si la tarea durará 20 horas de trabajo adicional, Project vuelve a
Cambiar el trabajo calcular la duración de la tarea. Esta ahora tiene 100 horas de
trabajo, con una duración de 12,5 días y 1 unidad de recurso.

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Antes de los cambios – Unidades Fijas

Agregar un recurso de tiempo completo

Cambio la Duración 10 días a 5 días.
Cambio el Trabajo de 80 h. a 40 h (repartido

1. Añadir nuevo Se cambia la Trabajo cambio a 40h.

recurso duración a 5 Días y se repartió

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Aumentar o disminuir la duración
Al cambiar la Duración a 8 días
El trabajo cambia de 80 h. a 64 h.

1. Cambiar la Trabajo cambia a

Duración 8 días 64h.

Cambiar el trabajo
Al cambiar al trabajo de 80h. a 100h.
La Duración cambia de 10 días a 12.5 días.

1. Cambiar Trabajo
Se cambia la
a 100 h.
Duración a 12.5
días

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Escenario 2: cambiar tipos de tareas a trabajo fijo
Ahora va a hacer que la misma tarea sea una tarea de trabajo fijo. Esto significa que la tarea solo puede llevar la
cantidad de trabajo que haya especificado, ni más ni menos. Recuerde que la tarea dispone de 1 persona a tiempo
completo para 8 horas al día, cuya duración es de 10 días y 80 horas de trabajo.

QUÉ CAMBIA
QUÉ HACE PROJECT
USTED
Agregar un Project vuelve a calcular la duración. Ahora la tarea tiene 2
recurso de tiempo unidades asignadas, dura 5 días y 40 horas de trabajo
completo repartido en dos.
Si dispone de 8 días para finalizar la tarea en lugar de 10,
Project vuelve a calcular las unidades de recurso de la
tarea. Para finalizar la tarea en 80 horas y 8 días, hay que
Aumentar la
asignar 1,25 unidades de recurso. La unidad de recurso
duración
actualmente asignada a la tarea tiene una sobreasignación
del 125%. Debe asignar otra persona para dar cuenta de la
asignación adicional del 25%.
Si la tarea durará 20 horas de trabajo adicional, Project
vuelve a calcular la duración de la tarea. Esta ahora tiene
Cambiar el trabajo
100 horas de trabajo, con una duración de 12,5 días y 1
unidad de recurso.

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Agregar un recurso de tiempo completo
La Duración cambia de 10 días a 5 días.
El trabajo de 80 h cambia a 40 h (repartido entre los dos recursos)

1. Añadir un nuevo Se cambia la Trabajo cambio a

recurso duración a 5 Días 40h. y se repartió

Aumentar la duración
Cambiar la Duración de 10 días a 8 días
El trabajo se cambió de 80 h a 64 h.

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 1. Cambiar la
Duración 8 días El trabajo se
mantienen 80h.

Cambiar el trabajo
Cambiar de trabajo de 80h. a 100h
La duración se mantiene en 10
Se mantiene la
1. Cambiar Trabajo Duración a 10 Días
a 100 h.

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Escenario 3: cambiar tipos de tareas a duración fija
Por último, supongamos que crea la misma tarea como tarea de duración fija. Esto significa que la tarea debe
completarse en la duración que especifique. De nuevo, la tarea tiene disponible una persona a tiempo completo
durante 8 horas al día y una duración de 10 días con 80 horas de trabajo.

QUÉ CAMBIA USTED QUÉ HACE PROJECT

Project recalculará el trabajo asignado a cada recurso. Cuando solo
había 1 persona asignada a la tarea, el recurso tenía 80 horas de trabajo
que completar. Al asignar otra persona a la tarea, cada recurso tendrá
Agregar un recurso de
40 horas de trabajo que completar en la misma duración de 10 días, con
tiempo completo
un total de 80 horas de trabajo. Al agregar otra unidad de recurso,
también podrá ajustar la asignación de ambas unidades al 50%, con lo
que ambas quedarán disponibles para trabajar al 50% en otras tareas.
Si dispone de 8 días para finalizar la tarea en lugar de 10, Project vuelve
Aumentar la duración a calcular el trabajo de la tarea, que ahora tiene una duración de 8 días,
con 64 horas de trabajo y 1 unidad de recurso.
Si la tarea durará 20 horas de trabajo adicional, Project vuelve a calcular
las unidades de recurso de la tarea, de forma que el trabajo adicional
igual se lleve a cabo en los 10 días asignados. La tarea ahora tiene 100
Cambiar el trabajo horas de trabajo, con una duración de 10 días y 1,25 unidades de
recurso. La unidad de recurso actualmente asignada a la tarea tiene una
sobreasignación del 125%. Debe asignar otra persona a la tarea para
dar cuenta de la asignación adicional del 25%.

Agregar un recurso de tiempo completo

La Duración se mantiene en 10 días.
El trabajo de 80 h cambia a 40 h (repartido entre los dos recursos)

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 1. Añadir un nuevo Se mantiene la Trabajo cambio a
recurso duración en 10 d 40h. y se repartió

Aumentar la duración
Cambiar la Duración de 10 días a 8 días.

1. Cambiar la El trabajo se
Duración 8 días cambió a 64 h

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Cambiar el trabajo
Cambiar de trabajo de 80h a 100h
La duración se mantiene en 10 días

1. Cambiar el La duración se
Trabajo a 100 h. mantiene en 10 días

12.4. Crear un nuevo plan de proyecto – configuración previa

12.4.1. Gestión de tareas
Microsoft Project 2013 permite que un proyecto sea dividido en tareas y esto se hace con la finalidad de dividir el
trabajo en partes más fáciles de administrar, mientras más pequeño sea el grado de granularidad de una tarea se
podrá manejar y administrar de una manera más sencilla.
Para poder mostrar cómo se realiza la gestión de tareas dentro de Project 2013, utilizaremos el siguiente ejemplo:

Nombre del Proyecto: Creación de Modulo de Computación III

Tareas:
• Convocar a reunión a los docentes de Computación III.
• Realizar reunión de coordinación y repartición de sesiones.
• Desarrollar sesiones de clase por parte de los docentes.
• Entrega de sesiones desarrolladas.
• Consolidación de módulo de computación III.
• Entrega de módulo de computación III a coordinador.
• Aprobación de módulo de computación III.

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12.4.1.1. Crear tareas
Para crear tareas dentro de Project 2013 primero empezaremos por abrir un nuevo archivo:

Figura 5: Ventana inicial de Project 2013

Cuando abrimos un nuevo proyecto aparece por defecto la vista Diagrama de Gantt; Para crear una tarea nos
ubicaremos en la grilla que forma parte de la vista por defecto, esta grilla se conoce como Hoja de tareas:

Hoja de Tareas

Figura 6: Hoja de tareas de un archivo de Project 2013

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No ubicaremos en la primera fila de la columna llamada Nombre de Tarea y allí ingresaremos el nombre de la tarea,
esto se puede visualizar mejor en la siguiente imagen:

Figura 7: Muestra de la columna Nombre de tarea

En este caso hemos ingresado la tarea llamada: Convocar a reunión a los docentes de computación III, esta tarea
es de la que aparece en el ejemplo que desarrollaríamos al inicio de la sesión, si se desean agregar las demás tareas
simplemente tenemos que copiarlas después de la anterior esto debe quedar como en la siguiente imagen:

Figura 8: Ejemplo de ingreso de tareas a un proyecto

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Estas tareas son las que se mencionaron al inicio de esta sesión; ahora usted sabe cómo es muy fácil ingresar las
tareas de un proyecto a la herramienta de Project 2013.
12.4.1.2. Tipos de Tareas
Dentro de Project 2013 podemos encontrar diferentes tipos de tareas entre las que podemos mencionar:
▪ Tarea, esta es una tarea normal, la cual la vimos en el ejemplo de la sección anterior
▪ Tarea Periódica, esta es conocida como tarea repetitiva, es una tarea que se repite cada cierto lapso de
tiempo, de acuerdo a la programación que nosotros mismos queramos.
▪ Tarea Resumen, esta es una tarea que tiene un conjunto de actividades dentro de ella (subtareas)
▪ Hito, es una tarea especial la cual posee una duración de 0 (cero), cuya finalidad es indicar que sucederá
un evento determinado que no involucra una duración determinada.
Si queremos ingresar un tipo de tarea específica de las arriba mencionadas debemos ingresar a la ficha TAREA nos
ubicaremos en el grupo Insertar y seleccionamos el comando Tarea como se muestra en la figura siguiente:

Figura 9: Comando muestra diferentes tipos de tareas

a. Tarea Normal
El desarrollo de esta tarea la vimos anteriormente, se trata de simplemente ingresar las tareas que forman parte
del proyecto como se muestra en la figura:

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 Figura 10: Ejemplo de tareas estándar de un proyecto

b. Tarea Periódica
Para ingresar una tarea periódica primero nos ubicaremos en la fila de la hoja de tareas donde queremos ingresar
dicha tarea y segundo iremos a: ficha TAREA nos ubicaremos en el grupo Insertar y seleccionamos el comando
Tarea y allí seleccionaremos Tarea Periódica.

2°

1°

Figura 11: Pasos para ingreso de la tarea periódica

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Posteriormente aparece una ventana donde podemos observar una nueva ventana en la cual podemos configurar
la tarea resumen a ingresar; allí se puede configurar lo siguiente:
▪ Nombre de la tarea resumen
▪ Periodo de repetición: cada cuanto tiempo se volverá a repetir la tarea: diario, semanal, mensual, anual
▪ El día de repetición para la tarea repetitiva: domingo, lunes, martes, etc
▪ Rango de fechas: fecha de comienzo y fin en la cual durara la tarea repetitiva.

Figura 12: Detalles de configuración de tarea periódica

Luego se presiona el botón Aceptar; y se muestra a continuación el resultado final:

Figura 13: Verificación de inserción correcta de tarea repetitiva

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c. Tarea Resumen
Para ingresar una tarea resumen primero nos ubicaremos en la fila de la hoja de tareas donde queremos ingresar
dicha tarea y segundo iremos a: ficha TAREA nos ubicaremos en el grupo Insertar y seleccionamos el comando
Resumen.

Figura 14: Pasos para insertar tarea resumen

Al hacer clic aparecerá en la hoja de tareas la nueva tarea de resumen, a continuación, se muestra cómo quedaría
al ingresar una tarea de este tipo:

Figura 15: Verificación de ingreso correcto de tarea resumen

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d. Hito
Para ingresar una tarea resumen primero nos ubicaremos en la fila de la hoja de tareas donde queremos ingresar
dicha tarea y segundo iremos a: ficha TAREA nos ubicaremos en el grupo Insertar y seleccionamos el comando
Hito.

Figura 16: Pasos para insertar una tarea hito

Al hacer clic aparecerá en la hoja de tareas la nueva tarea de resumen, a continuación, se muestra cómo quedaría
al ingresar una tarea de este tipo:

Figura 17: Verificación de inserción de tarea hito

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 Como se muestra un hito tiene una duración de cero días y en la parte gráfica la tarea se convierte en un rombo.
12.4.1.3. Restricciones de las Tareas
Dentro de Project 2013 podemos aplicar diferentes tipos de restricciones sobre las tareas; pero estas tareas son en
base a fechas específicas las cuales se deben ingresar al mismo tiempo del tipo de restricción.
Para poder modificar las restricciones es necesario agregar una columna dentro de la hoja de tareas, para ingresa
una nueva columna se dará clic derecho sobre cualquier columna y seleccionamos la opción Insertar Columna:

Figura 18: Insertando columna "Tipo de restricción"

Allí ingresaremos el nombre de Tipo de Restricción y presionamos enter, aparecerá una nueva columna donde
podemos modificar la restricción para las tareas, lo que se menciono debe quedar como se muestra en la siguiente
imagen:

Figura 19: Seleccionando restricciones para tarea

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Tenemos diferentes tipos de restricciones para una tarea:
▪ Lo antes posible, es la configuración por defecto
▪ Lo más tarde posible
▪ Debe comenzar el
▪ Debe finalizar el
▪ No comenzar después del
▪ No comenzar antes de
▪ No finalizar después del
▪ No finalizar antes de
Esta columna debe estar acompañada de la columna Fecha de Restricción para que se pueda entender mejor lo
relacionado con las restricciones de tareas, para eso ingresamos dicha columna, en la siguiente imagen se muestra
cómo debería de quedar:

Figura 20: Columna "Fecha de restricción"

12.4.1.4. Clases de Tareas

Dentro de Project 2013 podemos definir dos tipos de tareas; las cuales son: programada manualmente y auto
programar.
▪ Programar Manualmente, permitirá que el usuario pueda programar desde cero una tarea
▪ Auto programar, permitirá que Project calcule de forma automática los valores de las tareas

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 NOTA: Cuando se ingresa una tarea esta aparece por defecto como Programar
manualmente

Si queremos cambiar el modo de la tarea nos ubicaremos en la fila de la hoja de tareas que queremos cambiar de
modo y segundo iremos a: ficha TAREA nos ubicaremos en el grupo tarea y seleccionamos el comando Programar
Manualmente o Auto programar, según sea el caso; a continuación, se muestra una imagen de ejemplo.

Figura 21: Comandos de tarea: autoprogramada o programada manualmente

Con estos puntos podemos observar la forma correcta para gestionar las tareas dentro de Project 2013.

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 Referencias Bibliográficas

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http://conocimientoadictivo.blogspot.com/2013/06/descargar-office-2013-links-oficiales.html
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http://www.ese.upenn.edu/seniordesign/resources/MS_Project_Tutorial.pdf
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