SESION 01: Generalidades

 Entorno, creación de proyectos,

formatos.

Bach. en Ing. Civil Reátegui Cenepo Jener jenerrc@gmail.com

 INTRODUCCION
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTO
La administración de proyectos es el proceso de planear, organizar y
administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto,
generalmente con delimitacione s de tiempo,
recursos o costo.
Un plan de proyecto puede ser
sencillo, por ejemplo, una lista de
tareas y sus fechas de comienzo y
fin escritas en un bloc de notas. O
puede ser complejo, por ejempl o,
miles de tareas y recursos, y u n
presupuesto del proyecto de
millones de soles.
La mayoría de los proyectos
comparten actividades comunes, como la división del proyecto en
tareas de fácil manejo, la programación de las tareas, la comunicación
entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida
que progresa el trabajo. Además, todos los proyectos constan de tres
fases principales:
1. Crear el plan
2. Administrar y realizar un seguimiento del proyecto
3. Cerrar el proyecto

MICROSOFT PROJECT 2016

Microsoft Project es un programa o software para la gestión de
proyectos.
Esta aplicación permite organizar la información acerca de la
asignación de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos,
tanto de trabajo como materiales, del proyecto para que se puedan
respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir así los
objetivos planteados.
Microsoft Project es una herramienta de administración de proyectos
eficaz y flexible que puede utilizar para controlar proyectos simples o
complejos. Le ayudará a programar y realizar un seguimiento de todas
las actividades para supervisar su progreso.

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 CARGA

 Pulse y busque Microsoft Project 2016.

 También Pulsando las teclas +

ENTORNO DE TRABAJO

Barra Acceso Rápido

Cinta de Opciones

Grupos
Escala de Tiempo

Escala Temporal

Lista de Tareas

Diagrama de Gantt
Línea de división

Barra de Estado Botones de visualización Control deslizante del zoom

PROYECTOS
Consiste en una serie de tareas simples o complejas que pueden estar
relacionadas para conseguir un objetivo determinado, teniendo en
cuenta para esto delimitaciones de tiempo, costo, recursos, etc.
Creación de proyectos
En Microsoft Project, se pueden crear de varias formas, entre las cuales
destacamos Proyecto en Blanco, a partir de un proyecto existente,
usando una plantilla como modelo, etc.
Proyecto en Blanco
Se generan por defecto al cargar MS Project, pero si desea forzar una
plantilla de “proyecto en blanco”, haga lo siguiente:
 Botón Archivo
 Clic en nuevo.
 Clic en las en Proyecto blanco o elegir alguna plantilla deseada:

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 Nota:
 También resulta, haciendo clic directamente en el icono Nuevo
de la barra de acceso rápido ( ).
 También si el Ms Project ya está abierto pulse las teclas
control + U.
Usando un Proyecto Existente
Se realiza, abriendo un proyecto existente y generando uno nuevo con
los cambios que se realicen.
 Botón Archivo/Nuevo
 Clic en A Partir de un proyecto existente
 Elija proyecto deseado y haga clic en CREAR NUEVO
 Haga los cambios necesarios y proceda a guardar proyecto con
otro nombre.
Plantilla con Modelo
Están instaladas en la Pc y nos permiten recuperar datos modelos
sobre diversos proyectos para ser ajustados en sus valores
 Botón Archivo/Nuevo
 Elija las Plantillas deseadas.

 Elija plantilla deseada (1 clic)

 Clic en botón Aceptar
 Realice cambios y proceda a guardar con otro nombre
Nota:
Se pueden incrementar las plantillas si guarda algunos de sus
proyectos en la ruta indicada y con formato de Plantilla de Proyecto.
Observe que al elegir el tipo de formato, automáticamente te ubica en
la carpeta PLANTILLA.

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 ORGANIZAR VENTANAS
Se da para 2 o más ventanas de proyectos abiertos.
 Abrir 2 o más ventanas de proyectos
 Elija la Ficha Vista
 Elija opción deseada:

FORMATOS
Al cargar Ms Project 2016, este muestra una vista llamada Diagrama
de Gantt que dispone de una hoja con datos y una barra grafica.
Ambos pueden variar su apariencia
Formatos al Estilo de Texto

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  Ubíquese en cualquier celda
 Elija la ficha FORMATO
 Elija Estilos de texto en el grupo Formato

NOTA: También se puede modificar el aspecto de un TEXTO

SELECCIONADO haciendo lo siguiente:
 Seleccione texto de celdas deseado

 Elija ficha TAREA y elija opción como se observa

 Elija Aceptar
Formatos a los Estilos de Barra
OJO: Esto se apreciaría mejor cuando las tareas estén vinculadas.

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  Elija ficha FORMATOS Del grupo Estilos de Barra, haga clic en
icono Formato y elija opción deseada:

 Elija opciones deseadas

 Para Barra…

 Para Estilos de Barra, por ejemplo para TAREA MANUAL:

TAREA

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 Es la descripción detallada de una acción o suceso importante en la
ejecución de un proyecto. La secuencia y enlaces de las tareas se
denominan PROGRAMACION DE TAREAS. Toda tarea tiene asociado un
tiempo. Se recomienda conocer bien los procesos para no omitir
detalles,
Tipos de tareas
Tarea Simple
Es la descripción detallada de la acción o suceso. Siempre tiene
asociado un tiempo.
Tarea de Resumen
Es una tarea que se genera a partir de una organización estructurada
de las tareas. Siempre muestran un valor a partir de las tareas
contenidas.
Hito
Es una tarea que dura 0. Es decir, solo sirve para indicar un hecho
relevante en la programación.

Unidades de Tiempo
Por defecto, las tareas tienen 1 día (el signo? significa un valor
estimado) pero se pueden asignar valores sub-múltiplos (minuto:mins,
hora:h) y múltiplos (semana:sem, mes:ms). Para nuestros ejemplos
considere que 60 mins=1 h, 8h=1d, 4 sem=1 ms
Ejemplo:

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 Edición de tareas
Crear Tareas
 Ubicarse en celda donde creara tarea
 Escribir tarea y presionar tecla ENTER

Seleccionar Tareas
 Haga clic en Nro. de fila y arrastre en forma vertical

Insertar Tarea
 Seleccionar la tarea(s) a partir de la cual se insertara la nueva tarea
 Presione la tecla INSERT.

Eliminar Tareas
 Seleccione tarea(s) a eliminar
 Presione la tecla SUPR

Dinámica de Tareas
Consiste en copiar ó mover tareas dentro de un proyecto
 Seleccione tarea(s) a copiar o mover
 Presione CTRL + C (Copiar) o CTRL + X (Mover) para copiar a
memoria
 Ubíquese en celda deseada y presione CTRL + V (pegar)

Desplazamiento de Tareas

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 BUSCAR
Buscar una Tarea
Permite facilitar la ubicación de una tarea que responda a un criterio
de búsqueda
 Ubicarse en cualquier tarea
 Elija la ficha Tarea, vaya al grupo Edición y/o Buscar
 Escriba palabra a buscar y haga clic en Buscar Siguiente

Para terminar, haga clic en el botón CERRAR

Reemplazar Tareas
Sustituye expresiones que coinciden con un criterio de búsqueda
específico.
 Elija ficha de tareas y en el grupo Edición, vuelva a elegir Buscar
 Escriba palabra a buscar y el dato nuevo por el cual reemplazara
y haga lo siguiente:

Para buscar y remplazar palabra por palabra

 Haga clic en botón Buscar siguiente

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  Haga clic en Reemplazar
 Para continuar reemplazando siga haciendo clic en botón
Reemplazar

Para Reemplazar todas las palabras

 Haga clic en botón Reemplazar todas

Para terminar haga clic en botón CERRAR

BORRAR
Permite borrar hipervínculos, formatos, filas, notas de tareas, etc.
Seleccione la fila(s) de donde desea borrar lo indicado al inicio

Haga clic en y haga clic en opción deseada.

RELLENAR
Extiende un valor a una o más celdas adyacentes
Seleccione la tarea y mas filas vacías como se observa y luego
extienda, por ejemplo hacia abajo.

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 VISTAS

Es la forma como se muestra un proyecto y facilita su comprensión o

gestión. Por defecto, los proyectos se verán en Diagrama de Gantt,
pero se pueden cambiar con facilidad. Los ubicamos en la ficha TAREA,
RECURSO Y VISTA aunque en esta última en forma más resumida.

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 VISTAS MAS USADAS
Diagrama de Gantt
Es una vista que permite editar en una hoja los datos relacionados a
un proyecto (tareas, duración, etc.) y un diagrama de barras que
representa la organización de las tareas.

Vista de Calendario
Permite visualizar las tareas y su organización por día y semana desde
un panorama mensual. Se pueden editar sus datos por medio de la
ficha de información de la tarea que se muestra al pulsar DOBLE CLIC
sobre la tarea.

Al acceder a la tarea como se observa, se obtiene la ventana

INFORMACION DE LA TAREA, donde podemos agregar Notas de
tarea, ver el avance de la tarea, etc.

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 Vista Diagrama de Red
Es una vista que distribuye las tareas en forma de red donde las
dependencias se visualizan en forma de árbol o rama con sus
respectivas dependencias. Esta vista facilita el control por sus colores
y datos detallados. Muestra en un color rojo la ruta optima, es decir las
tareas que definen la duración total del proyecto.

Vista Gantt de Seguimiento

Es una vista muy similar al diagrama de Gantt pero que permite
visualizar el % de avance o desarrollo de la tarea(Incompleta=0%,
Avanzada>0% b<100%, completada=100%). Además, muestra en
un color rojo la ruta óptima, es decir las tareas que define la duración
total del proyecto

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 Vista de Uso de Tareas
Es una vista que nos permite ver un detalle por TAREA de la carga de
trabajo asignado a los recursos. Este detalle obedece a la carga horaria
del calendario utilizando para los días hábiles (8hr diarias en un
calendario estándar)

Vista Grafico de recursos

Es una vista que compara porcentualmente (0% - 100%) el uso de
cada recurso

Vista Hoja de Recursos

Es una hoja de datos que registra los datos de los recursos empleados
en el proyecto. Estos recursos pueden ser de trabajo o material
básicamente y tiene asociado una tasa estándar que incidirán en el
costo final del proyecto.

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 Vista de Uso de Recursos
Es una vista que nos permite ver un detalle cronológico por RECURSO
de la tarea de trabajo asignados a las tareas. Este detalle obedece a la
carga horaria del calendario utilizado para los días hábiles (8hr diarias
en un calendario estándar)

Vista Personalizada
Es una interfaz con un entorno
personalizado a un propósito particular.
Se eligen de una galería disponible y
puede crear su propia vista. Ej.
Asignación de Recursos.
Ej. Se elige para el proyecto actual la
vista personalizada ASIGNACION DE
RECURSOS
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 Nota:
Si desea crear una vista en particular siga las indicaciones: Haga clic
en la ficha Tareas.

Elija opciones

1
2

Escriba el nombre de la Elija opciones

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 GUARDAR PROYECTO
Para almacenar el proyecto creado en una unidad de disco haga lo siguiente:

 Escribir el proyecto deseado con toda la inform ación requer ida

 Luego vaya a la ficha Archivo y haga clic en
 Elija las opciones deseadas como el indicar la r uta donde gu ardaras, nombre del proyecto y
el tipo de proyecto (versión actual, versión anterior 97-2003, plantillas, etc.), y finalmente
haga clic en Guardar.

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 CERRAR PROYECTO
Solo haga clic en botón de cierre del proyecto Cierra todo el Proyecto actual
Cierra el Proyecto actual

ABRIR PROYECTO
Para acceder de nuevo al proyecto, haga lo siguiente:
 Vaya a la ficha Archivo y elija la opción indicada:
 De la ventana de dialogo Abrir elija opciones indicadas

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