Administracin y Programacin de

Proyectos

Conceptos de Proyectos y Administracin de Proyectos.

Definir un proyecto usando MS PROJECT.

Microsoft Project y la Administracin de Proyectos

INTRODUCCIN

Microsoft Project, es una herramienta de administracin de proyectos eficaz y

flexible que puede utilizarse para controlar proyectos simples o complejos. Le
ayudar a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para
supervisar su progreso. Esta aplicacin permite organizar la informacin, basado en
la duracin de las tareas, sus costos asociados y sus recursos tanto de trabajo como
materiales del proyecto, para que se puedan respetar los plazos sin exceder el
presupuesto y conseguir as los objetivos planteados.

La versin 2013 tiene 3 diferentes versiones. Project Standard y Project Professional

son las versiones base, la profesional difiere de la estndar en que tiene algunas
opciones adicionales, adems de poder conectar al Project Server. Project Pro para
Office 365 es el mismo software que el Project Professional 2013, para poder usarse
se tienen que suscribir.

La administracin de proyectos, es el proceso de planear, organizar y administrar

tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con
delimitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de proyecto puede ser sencillo
(Por ejemplo: una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en un
archivo en Word o en MS Outlook), o puede ser complejo (Por ejemplo: miles de
tareas y recursos, y un presupuesto del proyecto de millones de nuevos soles).

La mayora de los proyectos comparten actividades comunes, como la divisin del

proyecto en tareas de fcil manejo, la programacin de las tareas, la comunicacin
entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa
el trabajo.

GESTIN DE PROYECTOS
Qu es un Proyecto?
Es un sistema cuidadosamente seleccionado de actividades definidas para utilizar
los recursos (tiempo, dinero, recursos humanos, materiales, energa, espacio,
provisiones, comunicacin, calidad, riesgo, etc.) para resolver los objetivos
predefinidos.

Un proyecto es un esfuerzo temporal, nico y progresivo, empleado para crear un

producto o un servicio tambin nico. Esta temporalidad y unicidad diferencia a los
proyectos de las operaciones, que son trabajos funcionales en curso permanente o
semipermanente y que crean el mismo producto o servicio una y otra vez. A
continuacin se muestra el ciclo de vida de un proyecto.

Planificar

Planificar
Proyecto

Ejecucin

Cierre

Ejecutar
Ciertas
tareas

Actualizar
Progreso

Reportes

Reprogramar

Proyecto
Completado?

Cierre

Qu es la Gestin de Proyectos?
Es la disciplina que organiza y administra recursos de manera tal, que el proyecto
pueda culminar con el trabajo requerido en el tiempo, y costos programados.
En tal sentido, la programacin es una tcnica que permite planear el desarrollo de
un proceso en el tiempo y establecer un modelo de referencia para controlar su
ejecucin.

UTILIDAD DE LAS APLICACIONES DE MS-PROJECT 2013

MS-Project es una herramienta de administracin de proyectos eficaz, que
proporciona la combinacin perfecta de uso, poder y flexibilidad, de forma que su
administracin sea ms eficiente y efectiva.

Informa y controla el trabajo, la programacin y las finanzas del proyecto,

manteniendo la sintona entre los equipos de proyecto y la productividad.

Realiza un seguimiento y anlisis eficaz de los proyectos con una mayor

compresin de la programacin y la repercusin de los cambios. Aprovecha las
ventajas de un mayor control financiero y de anlisis ms exhaustivos.

Cambios en la versin 2010:

Interfaz de Usuario Microsoft FluentTM (Cinta de Opciones). Ahora se tiene

una localizacin de comandos similar a la que conocamos en Excel, Word y
PowerPoint 2007, lo que le permitir encontrar sus herramientas favoritas de

manera ms fcil con nuevos grficos y barras de herramientas y comandos

organizados en pestaas y grupos.

Vista de Microsoft Office Backstage. Un sitio central para controlar sus

proyectos. Guardar, Compartir, Imprimir o Publicar sus Proyectos desde una
Ubicacin nica. Contiene los mismos comandos que el men Archivo anterior,
tambin administre aqu sus conexiones de Project Server.

Barra de Herramientas de Rpido Acceso. Permite agregar las nuevas

funcionalidades y comandos que necesita en un slo lugar.

Comandos con Un Clic Derecho. Permite encontrar comandos ms

comnmente utilizados de manera rpida nicamente con Un Clic Derecho,
dependiendo sobre qu parte se le da el clic derecho sobre una tarea.

Copiado y pegado tipo Excel fcil y mejorado. Permite copiar a y desde Excel
manteniendo el formato.

Copiar fcilmente el listado EDT1 desde MS Word, es muy comn que en el

avance de la planificacin la Estructura de Desglose del Proyecto que incluye
todas las tareas se defina primero en otro software de uso menos especfico tal
como Word y luego se desee usar esta lista en Project. En las versiones
anteriores era posible copiar y pegar tareas pero Project no mantena la
estructura definida en otros archivos mediante tabulaciones. Es decir, que a
partir de esta versin, cualquiera puede hacer la EDT en Word y luego se copia
directamente a Project, y se mantienen todos los niveles de la EDT.

La Vista de Escala de Tiempo (Timeline). Se despliega de manera automtica

debajo de la Cinta de Opciones, nos muestra un resumen general y conciso de
todo el proyecto. Se integran tareas con slo dar un dar un clic derecho o
arrastrndolas y soltndolas. Se puede imprimir la escala de tiempo para un
reporte resumido o copiar y pegar en otra aplicacin o en un correo electrnico.

Tareas Desactivadas. Se ha incorporado una funcionalidad que permite

desactivar tareas y aun as conservarlas en su programacin. Las tareas
desactivadas conservan la informacin crtica y no se borran del proyecto, pero
desaparecern del Organizador de Equipo y no afectarn a la disponibilidad de
recursos, planificacin del proyecto, o cmo se programen otras tareas

Organizador de Equipo Interactivo. sta es una de las mejores novedades de

Project 2010. La vista de Organizador de Equipo le permitir interactuar con su
cronograma de nuevas maneras; con un vistazo, sabr en qu trabaja cada
miembro del equipo y podr transferir tareas de un miembro del equipo a otro.
Vea y asigne trabajo de manera conveniente, cuando un recurso est sobre
asignado, slo arrastre la tarea de un recurso a otro y la sobre asignacin
desaparecer.

EDT - Estructura de Descomposicin de trabajo (WBS Work Breakdown

Structure)

Cambios en la versin 2013:

En la versin 2013, Microsoft ha reescrito completamente los informes, los informes
que aparecan en versiones anteriores ya no se han incluido. Ahora el usuario tiene
un completo dominio sobre los informes y grficos (tipo Excel 2013). As como en
los otros productos del Office 2013, Project tambin tiene habilitada la opcin para
grabar directamente en la nube, haciendo uso de su cuenta de correo y si tiene
disponible el OneDrive (llamado antes Skydrive).

INICIAR SESION EN MICROSOFT PROJECT 2013

En Windows 7, de un clic sobre el botn de inicio,
Digite Project en el cuadro de bsqueda y seleccione Project 2013 como se
observa en la siguiente imagen.

1.
2.

3.

Clic en botn
Inicio.
En cuadro de
bsqueda digitar
PROJECT 2013
Clic en Project
2013

Cuando se cargue Project la pantalla que visualizar es la siguiente:

1. Clic para un
proyecto nuevo.
2. Clic para abrir un
proyecto usado
recientemente.
3. Clic para abrir
otros proyectos.
4. Clic para abrir
alguna de las
plantillas
de
ejemplo.

4
3

Clic en Proyecto en blanco para empezar un nuevo proyecto.

ENTORNO DE MS-PROJECT 2013

1
3
2
7

VISTA DIAGRAMA DE GANTT

10

1. Barra de acceso
rpido.
2. Escala de tiempo.
3. Cinta de opciones.
4. Tabla entrada.
5. Diagrama
de
Gantt.
6. Campos de la
tabla entrada.
7. Escala temporal.
8. Vista activa.
9. Vistas rpidas.
10. Zoom.

Cintas de opciones en Microsoft Project 2013

Cinta Tarea

Cinta Recurso

Cinta Crear Informe

Cinta Proyecto

Cinta Vista

Cinta Formato (Depende de la vista activa, en este caso la vista Diagrama de

Gantt)

El calendario del Proyecto

Todas las actividades del proyecto son programadas en funcin a un calendario
laboral, donde se especifican los das y horas que los recursos asignados a las
tareas deben trabajar, los tiempos de descanso normales (como, por ejemplo fines
de semana y noches) y das de descanso especiales (festividades) y das en los que
ese trabaja de un modo diferente (por ejemplo 4 horas o 12 horas). Todo nuevo
proyecto tiene un calendario laboral predeterminado (Estndar) , que no siempre es
el que deber emplearse por lo que deber configurar dicho calendario.
En MS Project existen 3 calendarios base que estn predefinidos, estos son:

Calendario Estndar.

Calendario Turno Noche.

Calendario 24 Horas.
El calendario predeterminado de un proyecto es el calendario Estndar cuyos das
de trabajo son de lunes a viernes y el horario es de 9am a 1pm y de 3pm a 7pm.,
estos das y horas de trabajo se pueden modificar y adaptar a nuestras necesidades.
La definicin del calendario debe hacerse antes de indicar la fecha de inicio y el
llenado de las tareas del proyecto.

Crear y Configurar un Calendario Laboral

1

1. Clic
en
ficha
PROYECTO.
2. Ubicar el grupo
Propiedades.
3. Clic en Cambiar
tiempo de trabajo.

A continuacin aparecer la siguiente ventana.

1.
4

2.
1

3.
2

4.

5.

Calendario que
se
est
personalizando.
Pestaa
Excepciones: ah
se definen las
excepciones.
Pestaa
Semanas
laborales: ah se
defines los das
laborales y los
horarios.
Para
crear
nuevos
calendarios base.
Para definir las
opciones
de
calendario
de
Project.

Ejemplo 01 (Guarde el archivo con el nombre de Calendario01)

Establecer para su proyecto, el calendario laboral de lunes a sbado, de 7:00am a
12:00 m y 01:00 pm a 04:00 pm. Las excepciones son: la empresa no trabajar el
da 28 y 29 de Julio y el da 24 trabajar de 7am a 7pm. (No olvidar el establecer las
opciones de calendario de Project.)

Estableciendo los das de la semana que se trabajaran y los horarios:

1
3

1. Clic en Semanas
laborales.
2. Doble
clic
en
Predeterminado.
3. Seleccionar
de
Lunes a Sbado.
4. Clic en la tercera
opcin para que el
usuario
pueda
colocar el horario de
trabajo.
5. Indicar las horas de
trabajo. Usar mejor
formato de 24 horas.

Estableciendo las excepciones:

1. Clic en Excepciones.
2. Colocar
las
excepciones.
3. Indicar las fechas
correspondientes
a
las excepciones.

Indicando que el da 24/07/2015 se trabajar de 7am a 7pm.

1. Doble clic en Trabajo de

12 horas.
2. Clic
en
Periodos
laborables.
3. Indicar el rango de
horas.
4. Clic para Aceptar y salir.

1
3

Para terminar la definicin del calendario, tenemos que ingresar a modificar las
opciones de calendario de Project e igualarlo con lo definido en el calendario del
proyecto.
1

1. Definir primer da de la
semana.
2. Hora de ingreso.
3. Hora de Salida.
4. Horas de trabajo por
da.
5. Horas de trabajo por
semana. (6 x 8).
6. Das del mes, esto se
tomara
cuando
se
defina una tarea con
duracin en meses.

10

Ejemplo 02 (Guarde el archivo con el nombre de calendario02)

Establecer el calendario laboral de lunes a viernes, de 7:00am a 12:00 pm y 03:00
pm a 06:00 pm y sbado de 07:00 am a 12:00 pm.

Siguiendo el mismo proceso de definicin del calendario, primero se define el

horario de 7-12 y 3-6pm para los das lunes a viernes:

Para el da sbado, se selecciona sbado y se indica el horario de trabajo:

Las opciones de calendario de Project sern:

11

Creacin de nuevos Calendarios Base

Como se ha indicado MS Project trae configurado 3 calendarios base. Si se desea
crear nuevos calendarios base se siguen los mismos pasos para crear un calendario,
la diferencia es que tiene que dar clic en el botn Crear Calendario:
1
5

3
2

1. Clic para crear nuevo

calendario base.
2. Clic para crear el
calendario.
3. Clic para indicar el
nombre.
4. Clic para terminar la
creacin del nuevo
calendario.

Visualizar que ya se ha creado el nuevo calendario, ahora solo tendr que seguir
los mismos pasos para definir las excepciones, semanas laborales, y si este
calendario ser el calendario del proyecto, entonces definir las opciones de
calendario de Project.

12

Establecer informacin preliminar del Proyecto

Cuando inicie un nuevo proyecto en Microsoft Project, deber especificar:

Calendario del proyecto

Fecha de comienzo o Fin del Proyecto.

Propiedades del Proyecto (Opcional)

Se recomienda especificar nicamente la fecha de comienzo del proyecto y dejar

que Microsoft Project calcule la fecha de fin, una vez introducidas y programadas
las tareas.
1
2
2

1. Clic en ficha proyecto.

2. En grupo Propiedades,
clic en Informacin del
proyecto.
3. Clic para indicar el
calendario del proyecto.
4. Clic para indicar que se
programar a partir de la
fecha de comienzo.
5. Clic para especificar la
fecha de inicio del
proyecto.

IMPORTANTE! Si el formato de fecha muestra

tambin la hora, debe indicar tanto fecha como
la hora

Siga los siguientes pasos para definir las propiedades, de clic en la ficha Archivo,

1. Clic en Informacin.
2. Clic en informacin del
proyecto.
3. Clic en propiedades
avanzadas.

2
2

13

Se visualizar la siguiente ventana donde se tiene que definir datos

complementarios del proyecto.

14

Administracin y programacin de tareas en Project

Una tarea, es una actividad que tiene un comienzo y un final. Las tareas se
superponen, se enlazan, se concatenan en el tiempo hasta alcanzar la finalizacin
del proyecto. Todo proyecto est compuesto por tareas.
En MS Project, la duracin de las tareas se pueden definir en meses, semanas,
das, horas o minutos (las siglas respectivas son: ms, s, d, h, m).

IMPORTANTE! En otros programas, por

ejemplo S10, a las tareas se les denomina
PARTIDAS.

La programacin de las tareas en Project puede ser:

Manual: El usuario es el que define uno de los siguientes elementos: duracin,

fecha de inicio o fin de la tarea. Los otros 2 elementos se calculan en forma
automtica. Esta es la forma predefinida de Project para la programacin de las
tareas.

Automtica: El usuario indica solamente la duracin y Project se encarga de

calcular la fecha inicial y termino en base a la fecha de inicio y la duracin
indicada.

IMPORTANTE! La forma ms utilizada para

programar las tareas es la AUTOMTICA.

Las tareas, sus duraciones y fechas de inicio fin se realizan en la tabla ENTRADA,
que se visualiza en la parte izquierda de la vista DIAGRAMA DE GANTT.

TABLA ENTRADA

15

Ejemplo
Se

definirn tareas

usando

la configuracin

por

defecto:

Programadas

Manualmente. (Se usar la fecha de inicio del proyecto 04/05/2015 y el calendario

Estndar). Grabar el ejemplo con el nombre de EJEMPLO01.
Ingrese lo siguiente en la tabla entrada.
Id
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

Nombre de la tarea
Tarea1
Tarea2
Tarea3
Tarea4
Tarea5
Tarea6
Tarea7
Tarea8

Duracin
2d
3d

Tarea9
Tarea10
Tarea11

2d
4d
6d

Comienzo
04/05/2015
06/05/2015

Revisar
1s
11h
45min
1ms

Fin
08/05/2015
12/05/2015

07/05/2015
08/05/2015
11/05/2015
04/05/2015

El resultado ser el siguiente.

Notas: Al ingresar la Tarea

1, Project calcula la fecha trmino de la tarea.

2, Project calcula la fecha de comienzo.

3, Project calcula la duracin

4, Project asume que no hay definido ninguna duracin y fechas.

5, Project calcula la fecha de trmino.

6, Project calcula la fecha de trmino.

7, Project calcula la fecha de trmino.

8, Project calcula la fecha de trmino.

Despus de la tarea 8 se deja una fila en blanco.

10, 11 y 12, Project no

realiza ningn clculo ya
que se necesitan por lo

IMPORTANTE! El campo Modo de Tarea

permite cambiar la forma de programacin de la
tarea.

menos 2 datos para hacer

el clculo del tercero.

16

Convirtiendo la programacin manual de la tarea 9 en automtica:

1.

2.

Clic en campo Modo

de tarea de la tarea
9.
Clic en Programada
automticamente.

1
2

El resultado ser:

IMPORTANTE! Observe que se ha calculado la fecha de

comienzo y fin en base a la fecha de inicio del proyecto y la
duracin de la tarea. La barra de esta tarea en el diagrama
de Gantt ha cambiado de color.

Para cambiar la programacin de manual en automtico, en varias tareas, primero

seleccionaremos las tareas 10 y 11, luego:

1.

2.

Clic
derecho
en
cualquiera de las
tareas seleccionadas.
Clic
en
Autoprogramar.

1
2

Las fechas de comienzo y fin de las tareas seleccionadas se han calculado en

base a la fecha de comienzo del proyecto y la duracin de las tareas.

17

Otra forma de convertir la programacin manual en automtica es la siguiente:

1.
2.
3.
3

Seleccionar
las
tareas.
Clic en la ficha tarea.
En el grupo Tareas,
clic
en
Autoprogramar.

1
2

Para que todas las tareas que ingresamos estn programadas en forma
automtica haga lo siguiente:
1. Clic
en
NUEVAS
TAREAS.
2. Clic en Programada
automticamente.

2
1

IMPORTANTE! De aqu en adelante todas las tareas se

programaran automticamente, es decir, luego de ingresar la
duracin, se calculara la fecha de comienzo y fin.

Definiendo otros tipos de tareas

Hitos: Una forma de establecer controles y saber si se logr el cumplimiento de una
tarea en el plazo establecido, es usar Hitos (Milestone en ingls).
Un hito es una tarea que tiene una duracin de cero (0) das.
Ejemplo
Se definir un hito de final del proyecto con una duracin de cero (0) das, el
resultado se observa a continuacin.

18

Tareas Peridicas (Tareas Repetitivas)

Algunas tareas tienen que ejecutarse en forma regular, por ejemplo, reuniones
mensuales para analizar el avance del proyecto o semanales para analizar las
ocurrencias.
Afortunadamente en Project no se tiene que programar estas tareas en forma
separada, se pueden crear tareas peridicas, tambin llamadas tareas repetitivas.
Ejemplo
Se desea programar:

Reuniones Mensuales, que se llevaran el segundo lunes de cada mes.

Reuniones Semanales, que se llevar a cabo cada jueves.

Ejemplo1
Use el proyecto EJEMPLO01. Se agregar la Tarea 12 con una duracin de 180
das para que se visualice mejor la programacin de las tareas peridicas.

Reuniones Mensuales, que se llevaran el segundo lunes de cada mes:

4
2
3
2

1. Ingresar Tarea 12 con

una duracin de 180
das.
2. Clic en Ficha TAREA.
3. En el grupo Insertar, clic
en Tareas.
4. Clic en Tarea Peridica.

A continuacin debe ingresar los valores en:

5. Clic para ingresar el

nombre de la tarea.
6. Clic para seleccionar el
patrn de repeticin.
7. Clic para indicar la
frecuencia.
8. Como no se indica
Calendario,
Project
programa
la
tarea
usando el calendario del
Proyecto.
9. Clic para crear las
tareas peridicas.

19

El resultado ser:

Ejemplo2
Reuniones Semanales, que se llevar a cabo cada jueves

Siga los mismos pasos que en el ejemplo anterior y defina lo siguiente en la

ventana Informacin de tarea repetitiva:
1.
2.
1

3.
3

4.

5.

Clic para ingresar el

nombre de la tarea.
Clic para seleccionar
el
patrn
de
repeticin.
Clic para indicar cada
cuantas semanas se
repite la reunin, uno
(1) representa cada
semana.
Clic para indicar los
das de la semana que
habr reuniones.
Clic para que crear las
tareas peridicas.

El resultado ser:

Guarde el proyecto y cierre Project.

20

Operaciones con Tareas

Insertar tareas
Una de las operaciones ms comunes en Project es la de insertar tareas.
Abrir el proyecto EJEMPLO01.

Insertaremos 1 tarea entre la tarea 9 y 10:

1.
1

2.

Clic derecho sobre la

tarea en donde deseo
insertar
la
nueva
tarea, en el ejemplo la
tarea 10.
Clic en Insertar tarea.

El resultado ser:

Observe que la duracin por defecto es de 1 da, el smbolo de interrogacin en la

duracin indica que la duracin es estimada.
Eliminar tareas
El procedimiento para eliminar una tarea es similar al de insertar.
Eliminaremos la tarea que insertamos:
1.
1

2.

Clic derecho sobre la

tarea que deseamos
eliminar.
Clic en Eliminar tarea

IMPORTANTE! Si desea insertar ms de una tarea a la vez, solo

seleccione la misma cantidad de tareas que desea insertar y
luego siga el procedimiento para insertar.
Para eliminar varias tareas, seleccione las tareas a ser eliminadas
y siga el mismo procedimiento para eliminar.

21

Estructura de Tareas y Subtareas

Cuando todo lo que tiene en el proyecto es una larga lista de tareas, puede perder
de vista panorama general del proyecto.
El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques ms manejables.
Puede aplicar sangras a las tareas relacionadas para situarlas bajo una tarea ms
general, creando una jerarqua. Las tareas generales se denominan tareas de
resumen o fases; las tareas con sangra que aparecen debajo de la tarea de
resumen son subtareas. Las fechas de comienzo y fin de una tarea de resumen se
determinan en funcin de las fechas de comienzo y fin de su primera y ltima
subtarea.
La forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las
subtareas aparecen con sangras debajo de ellas. Utilice los controles de esquema
(sangra y anulacin de sangra) para indicar la estructura jerrquica de la lista de
tareas.

Para el siguiente ejemplo, cree un nuevo proyecto y grbelo con el nombre de

TAREAS y SUBTAREAS, la fecha de inicio ser 02/06/2015, el calendario del
proyecto ser el Estndar con las horas y das de la semana predeterminados.
Establezca la forma de programacin del proyecto en Automtico.
Ingrese las siguientes tareas y duraciones:

22

Luego de ingresar las tareas se observar lo siguiente:

La tarea 1 se ha dividido en 4 tareas, ests son la tarea 2,3, 4 y 5. Para convertir

estas tareas en subtareas de la tarea 1 (OBRAS PROVISIONALES), siga los
siguientes pasos:

1. Seleccione las tareas

que desee convertir en
subtareas.
2. Clic en la Ficha TAREA.
3. En
el
grupo
Programacin, clic en
Aplicar sangra a la
tarea.
4. Tarea de Resumen
Creada.
5. Subtareas creadas.
6. Datos resumidos de las
subtareas.

El resultado es el siguiente:
6

Seleccione desde la tarea 7 hasta la tarea 23 y defnalas como subtareas de la 6

(TRABAJOS PRELIMINARES). El resultado ser el siguiente:

IMPORTANTE! Para eliminar la sangra que define a una tarea como subtarea,
solo seleccione las tareas y de clic en el icono
aplicada a las tareas seleccionadas.

, esto anula la sangra

23

ESTABLECER DEPENDENCIAS DE TAREAS

En el Diagrama de Gantt las dependencias se representan con lneas entre las
barras de representacin de cada tarea.
Las tareas a menudo suceden en secuencia lineal: por ejemplo, se preparan las
paredes, se pintan y Despus se decoran. Sin embargo, puede haber excepciones
en todos los proyectos. Por ejemplo, cuando una persona masilla y lija las paredes
para pintarlas, otra persona puede pintarlas. Para crear una secuencia, se vinculan
o relacionan las tareas dependientes entre s y se indica a Microsoft Project en qu
consiste esa dependencia.

Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas en Microsoft Project:

Dependencia entre tareas

Descripcin
La tarea (B) no puede

Fin a Comienzo (FC)

comenzar hasta que

finalice la tarea (A).

La tarea (B) no puede

Comienzo a Comienzo (CC)

comenzar hasta que

comience la tarea (A).

Fin a Fin (FF)

La tarea (B) no puede

finalizar

hasta

que

finalice la tarea (A).

La tarea (B) no puede

Comienzo a Fin (CF)

finalizar

hasta

que

comience la tarea (A).

Ejemplo
Abrir el proyecto TAREAS Y SUBTAREAS.
Vamos a definir la relacin entre las tareas: CARTEL DE IDENTIFICACION DE LA
OBRA 3.60 x 2.40 M. y la tarea CASETA PARA LA OBRA Y GUARDIANIA.
La relacin o dependencia es FC, es decir la tarea CASETA PARA LA OBRA Y
GUARDIANIA no puede empezar sino termina la tarea CARTEL DE

24

INDENTIFICACION DE LA OBRA 3.60 x 2.40 M. y la tarea CASETA PARA LA

OBRA Y GUARDIANIA.
La relacin o dependencia se indica en el campo PREDECESORAS. En nuestro
caso se debe indicar en el campo predecesoras de la tarea CASETA PARA LA
OBRA Y GUARDIANIA.

1.

Clic
en
campo
predecesoras de la
tarea 3, escriba 2FC y
presione ENTER.

El resultado ser:

Slo cuando la dependencia es FC, sta no se visualiza luego de presionar

ENTER.

2FC significa lo siguiente:

La tarea 3 que es CASETA PARA LA OBRA Y GUARDIANIA, le sigue a la tarea 2
que es la tarea CARTEL DE IDENTIFICACION DE LA OBRA 3.60 x 2.40 M.. La
dependencia entre las 2 tareas es FC, es decir, la tarea CASETA PARA LA OBRA
Y

GUARDIANIA,

comienza

cuando

termine

la

tarea

CARTEL

DE

IDENTIFICACION DE LA OBRA 3.60 x 2.40 M..

Use el archivo de Excel TAREAS Y SUBTAREAS para que complete el campo

PREDECESORAS en todas las tareas.
El resultado final ser el siguiente:

25

Cambiando el tipo de dependencia entre las tareas

Cambiaremos la dependencia entre las tareas 2 y 3 de FC a CC. Esto lo haremos
en el diagrama de Gantt.
1.
2.
1

3.

Doble clic en la
cabeza de flecha.
Clic para cambiar de
dependencia a CC.
Clic en aceptar

2
3

El resultado ser:

Observe que toda la programacin ha cambiado, ahora la fecha de finalizacin de

la tarea OBRAS PROVISIONALES es 03/06/15.
Adelantar o Posponer (Retardar) el inicio de una tarea
En un proyecto es muy frecuente adelantar o posponer el inicio de una tarea.
Si el retardo es positivo, la tarea se pospone; y si es negativo, la tarea se adelanta.
Se puede adelantar o posponer usando las mismas unidades de la duracin, es
decir, das, semanas, horas, minutos y meses.
En el siguiente ejemplo vamos a posponer el inicio de la tarea CASETA PARA LA
OBRA Y GUARDIANIA en 2 das

1.
1

2.
2
3

3.

Doble clic en la
cabeza de flecha.
Clic en retardo e
indicar 2d.
Clic en Aceptar para
que se efecten los
cambios.

26

El resultado ser el siguiente:

Observe que el diagrama ha cambiado, la predecesora de la tarea 3 ha cambiado

para efectuar el retardo del inicio de esta tarea y la fecha de trmino de la tarea
OBRAS PROVISIONALES ha cambiado.

La tarea de resumen del proyecto

La tarea de resumen del proyecto permite visualizar informacin consolidada del
proyecto. Por ejemplo si se encuentra en la tabla entrada, observar la duracin
total del proyecto y la fecha de comienzo y fin del proyecto.
Observe:
1

1.
2

2.

3.

Clic en ficha o pestaa

Formato.
En el Grupo Mostrar u
ocultar, clic en Tarea
de
resumen
del
proyecto.
En la fila cero (0), est
visualizando la Tarea
de
resumen
del
proyecto.

La tarea de resumen del proyecto nos indica que la duracin total del proyecto es
de 19 das, comienza el 02/06/15 y finaliza el 26/06/15.
La tarea de resumen del proyecto
Durante la programacin de un proyecto podra necesitar dividir una tarea, por
ejemplo la tarea con el ID 18 (DEMOLICION DE SOBRECIMIENTOS), que tiene
una duracin de 5 das, comienza el lunes 15 y termina el viernes 19. Esta tarea se
va a reprogramar para que los 3 ltimos das de la tarea, se reprogramen para que
1.
2.

empiecen desde el lunes 23.

3.

4.
4

Clic en Ficha Tarea.

En
el
Grupo
Programacin, clic en
Dividir Tarea.
Sin dar clic, desplace
el mouse sobre la
barra de la tarea 18.
Hgalo hasta que
ubique
la
fecha
17/06/2015.

27

5.

6.

Clic y arrastre hacia la

derecha hasta que
visualice las fechas
que se muestran en el
cuadro.
A
continuacin suelte el
botn del mouse.
La Tarea 18 ha sido
dividida.

Como visualiza, la tarea 18 ha sido dividida, la nueva fecha de trmino de esta

tarea es el 24/06/2015.

IMPORTANTE! Cuando se reprograma una tarea (se usa retardo o

divide), no solo las fechas de la tarea (comienzo o fin), se modifican
sino tambin de las tareas que dependen de ella, es decir, todo el
proyecto se reprograma.

Visualizar Estadsticas del Proyecto

Esta opcin es importante debido a que muestra en forma detallada toda la
informacin del proyecto.

1.

2.

3.
4.

Clic
en
Ficha
proyecto.
En
el
Grupo
Propiedades, clic en
Informacin
del
Proyecto,
Clic en Estadsticas.
A continuacin se
visualiza
las
estadsticas
del
proyecto.

Puede observar que se muestra en detalla, la fecha de comienzo, fin, duracin

total del proyecto, el trabajo total y el costo del proyecto.
En el ejemplo, no se visualiza trabajo ni costo ya que todava no se ha agregado
recursos, esto se ver en la siguiente sesin.

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