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MICROSOFT PROJECT
Esquematización de Proyecto

Capacidad:
Crea el esquema de un proyecto.

Contenidos:

1. Esquematización de proyecto.
2. Nivel de tareas.
3. Tipo de programación.

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17. ESQUEMATIZACIÓN DEL PROYECTO
La forma de organizar, agrupar y generar niveles a las tareas se le llama esquematizar,
al organizar las tareas de un proyecto, puede agrupar aquellas tareas que compartan
características o que se van a completar en el mismo intervalo de tiempo bajo una tarea
de resumen. Las tareas de resumen se pueden usar para mostrar las fases y subfases
principales del proyecto. Las tareas de resumen esquematizan los datos de sus
subtareas, que son las tareas agrupadas en un nivel inferior. También puede aplicar la
sangría a las tareas en todos los niveles que sea necesario para reflejar la organización
del proyecto.

Sangrías Resumen

17. Niveles de Tareas

En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de tareas,
por lo tanto el programa está preparado para organizar las tareas con una
estructura jerárquica desde la perspectiva más amplia a la detallada:
 Tarea de Resumen
Son tareas con un nivel superior al de las otras tareas. Normalmente
estas tareas representan los capítulos en los que se compone el proyecto.
Ejemplo: preliminares, fases, procesos, concretos, etc.

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 1. Seleccionar
tareas
2. Clic insertar
tarea resumen

 SubTarea
Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son
tareas reales asignadas a recursos. A su vez estas subtareas pueden ser
tareas de resumen de otras subtareas, Ejemplo: Marcar terrreno,
Comprar producto, Colocar cañerías.

Sub tareas

 Sangrías
Aplicar y anular sangrías permite también mostrar jerarquías: es decir,
para convertir la lista de tareas en un esquema. Una tarea con sangría se
convierte en una subtarea de la tarea inmediatamente superior a ella, que
a su vez se convierte en una tarea resumen.

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 o Aplicar sangría.
Esta tarea se vuelve una subtarea. Crea una jerarquía y permite
a organizar mejor las tareas.

1. Seleccionar 2. Clic aplicar

tareas sangría

o Anular sangría.
Esta tarea se vuelve una tarea resumen. Crea una jerarquía, te
permite a organizar mejor las tareas.

2. Clic en anular
1. Seleccionar sangría
tarea o tareas

17.2. Tipo de programación de tareas

Acaba de asignar una tarea a unas cuantas personas y resulta que la tarea
durará más de lo esperado; o al revés. Sea como sea, no sabe lo que hacer. Hay
tareas, como el curado del cemento, que tardan una cantidad de tiempo
determinada, independientemente de cómo los trabajadores deban verter el

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cemento. Hay otras, como la construcción de software o de carreteras, que
tardarán más o menos en función de la gente y los recursos de los que se
disponga.
Para cambiar los tipos de tareas para que reflejen mejor estas realidades, haga
doble clic en Tarea, luego en información de la Tarea, ir a la pestaña Avanzado
y cambie el Tipo de tarea.

1. Doble clic en
Tareas

2. Pestaña 3. Cambiar Tipo de

Avanzado Tara

La influencia de los tipos de tareas en la programación Project utiliza una fórmula

de programación que relaciona los tres valores de trabajo, duración y unidades
de asignaciones:
Trabajo = Duración x Unidades
Establecer un tipo de tarea permite “fijar” uno de estos valores (es decir, hacer
que sea inalterable). Fijar uno de estos valores equivale a hacer que sea
prioritario diciéndole a Project que no lo cambie si cambian los otros dos. Esto

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se aplica tanto a las tareas programadas automáticamente como a las
programadas manualmente.

Esta práctica tabla lo ayudará a tener siempre en mente las partes móviles de la
fórmula de programación.

EN UNA SI SE REVISAN LAS SE SE REVISAN LA SI SE REVISAN EL

UNIDADES DURACIÓN TRABAJO
Tarea de Se vuelve a calcular Se vuelve a calcular Se vuelve a calculas
unidades fijas la duración. el trabajo. la duración.
Tarea de Se vuelve a calculas Se vuelve a calcular Se vuelve a calculas
trabajo fijo la duración. las unidades la duración.
Tarea de Se vuelve a calcular Se vuelve a calcular Se vuelve a calcular
duración fija el trabajo. el trabajo. las unidades

Vamos a analizar en mayor detalle los tres tipos de tareas. La posibilidad de fijar
uno de los valores ofrece un alto nivel de control sobre la programación. Antes
de seguir leyendo, asegúrese de comprender la diferencia entre los tres pilares
de las programaciones de Project, trabajo, duración y unidades, y de entender la
forma en que se relacionan entre sí. Si necesita un repaso rápido, vea Cómo
programa tareas Project: entre bastidores.

Todo el mundo tiene problemas en este tema, así que no se preocupe si no

consigue asimilarlo inmediatamente. Una vez lo domine y sepa controlar las
duraciones y tipos de tareas, su capacidad como jefe de proyectos aumentará
considerablemente.
En la siguiente tabla se resumen los tipos de tareas y su influencia sobre la
programación.
TIPO DE INFLUENCIA SOBRE LA PROGRAMACIÓN
TAREA
Unidades En esta configuración, se parte de la premisa de que el número de
fijas personas asignadas a la tarea (unidades) se conoce y no se desea
modificar aunque cambie la duración. Si cambia el trabajo de una tarea,
cambiará la duración, pero no el número de personas. Este tipo de tarea
refleja la realidad de la mayoría de las tareas de cualquier proyecto.

Ejemplo: usted tiene una persona asignada a la elaboración de un

informe que normalmente llevaría tan solo dos horas. Si decide que la

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 realidad del trabajo de este informe es que las dos horas deben
distribuirse entre dos días del calendario, puede modificar la duración a
dos días sin cambiar el número de personas asignadas a la redacción
del informe. De hecho, es probable que no quiera tener a más de dos
personas redactando el informe. En otras palabras: quiere que el
número de unidades (una sola persona) permanezca fijo.
Trabajo En esta configuración, se parte de la premisa de que el trabajo no
fijo cambia aunque se modifiquen las duraciones o se agreguen más
personas. Utilice esta configuración si desea controlar la duración
de las tareas agregando o quitando personas.

Ejemplo: se necesitan 300 horas para diseñar un jardín de gran tamaño

como parte de un proyecto de urbanización y usted desea que el jardín
esté terminado lo antes posible, así que asigna más jardineros al trabajo
(tarea). La duración de la tarea (la construcción del jardín) disminuirá a
medida que agregue más personas.
Duración En esta configuración, se parte de la premisa de que la duración no
fija cambia aunque se asignen más personas a la tarea. Utilice esta
configuración si tiene en mente una duración concreta para la tarea
antes de contar con más información sobre dicha tarea.

Ejemplo : una reunión semanal sobre el estado de un trabajo puede

durar una hora. Configure la reunión como una tarea de duración fija, ya
que, de lo contrario, al asignar más personas, la duración de la reunión
disminuirá. Y, como todos sabemos, agregar personas a una reunión no
contribuye precisamente a limitar su duración (¡más bien lo contrario!).

Un ejemplo real sobre cómo controlar los intervalos de las tareas

Los siguientes tres escenarios demuestran el "efecto dominó" (y, por tanto, el
control) que tienen los tipos de tarea sobre los intervalos de las tareas a lo largo
de la programación:

Escenario 1: cambiar tipos de tareas a unidades fijas

Supongamos que tiene una tarea de unidades fijas, con 1 persona a tiempo
completo disponible durante 8 horas al día. Además, ha configurado la tarea con
una duración de 10 días y 80 horas de trabajo.

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 QUÉ CAMBIA QUÉ HACE PROJECT
USTED
Agregar un Project vuelve a calcular la duración de la tarea. Ahora,
recurso de tiempo la tarea tiene asignadas dos unidades de 5 días de
completo duración y 40 horas de trabajo.
Aumentar la Si dispone de 8 días para finalizar la tarea en lugar de 10,
duración Project vuelve a calcular el trabajo de la tarea, que ahora
tendrá una duración de 8 días, con 64 horas de trabajo y
1 unidad de recurso.
Cambiar el trabajo Si la tarea durará 20 horas de trabajo adicional, Project
vuelve a calcular la duración de la tarea. Esta ahora tiene
100 horas de trabajo, con una duración de 12,5 días y 1
unidad de recurso.

Antes de los cambios – Unidades Fijas

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Agregar un recurso de tiempo completo
Cambio la Duración 10 días a 5 días.
Cambio el Trabajo de 80 h. a 40 h (repartido)
1. Añadir nuevo Se cambia la Trabajo cambio a
recurso duración a 5 Días 40h. y se repartió

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Aumentar o disminuir la duración
Al cambiar la Duración a 8 días
El trabajo cambia de 80 h. a 64 h.
1. Cambiar la Trabajo cambia a
Duración 8 días 64h.

Cambiar el trabajo
Al cambiar al trabajo de 80h. a 100h.
La Duración cambia de 10 días a 12.5 días.

1. Cambiar Trabajo Se cambia la

a 100 h. Duración a 12.5
días

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Escenario 2: cambiar tipos de tareas a trabajo fijo

Ahora va a hacer que la misma tarea sea una tarea de trabajo fijo. Esto significa
que la tarea solo puede llevar la cantidad de trabajo que haya especificado, ni
más ni menos. Recuerde que la tarea dispone de 1 persona a tiempo completo
para 8 horas al día, cuya duración es de 10 días y 80 horas de trabajo.
QUÉ CAMBIA QUÉ HACE PROJECT
USTED
Agregar un Project vuelve a calcular la duración. Ahora la tarea tiene
recurso de tiempo 2 unidades asignadas, dura 5 días y 40 horas de trabajo
completo repartido en dos.
Aumentar la Si dispone de 8 días para finalizar la tarea en lugar de 10,
duración Project vuelve a calcular las unidades de recurso de la
tarea. Para finalizar la tarea en 80 horas y 8 días, hay que
asignar 1,25 unidades de recurso. La unidad de recurso
actualmente asignada a la tarea tiene una
sobreasignación del 125%. Debe asignar otra persona
para dar cuenta de la asignación adicional del 25%.
Cambiar el trabajo Si la tarea durará 20 horas de trabajo adicional, Project
vuelve a calcular la duración de la tarea. Esta ahora tiene
100 horas de trabajo, con una duración de 12,5 días y 1
unidad de recurso.

Agregar un recurso de tiempo completo

La Duración cambia de 10 días a 5 días.
El trabajo de 80 h cambia a 40 h (repartido entre los dos recurso)

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 1. Añadir un nuevo Se cambia la Trabajo cambio a
recurso duración a 5 Días 40h. y se repartió

Aumentar la duración
Cambiar la Duración de 10 días a 8 días
El trabajo se cambió de 80 h a 64 h.

1. Cambiar la
Duración 8 días El trabajo se
mantienen 80h.

Cambiar el trabajo
Cambiar de trabajo de 80h. a 100h
La duración se mantiene en 10

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 1. Cambiar Trabajo Se mantiene la
a 100 h. Duración a 10 Días

Escenario 3: cambiar tipos de tareas a duración fija

Por último, supongamos que crea la misma tarea como tarea de duración fija.
Esto significa que la tarea debe completarse en la duración que especifique. De
nuevo, la tarea tiene disponible una persona a tiempo completo durante 8 horas
al día y una duración de 10 días con 80 horas de trabajo.

QUÉ CAMBIA QUÉ HACE PROJECT

USTED
Agregar un Project recalculará el trabajo asignado a cada recurso.
recurso de tiempo Cuando solo había 1 persona asignada a la tarea, el
completo recurso tenía 80 horas de trabajo que completar. Al
asignar otra persona a la tarea, cada recurso tendrá 40
horas de trabajo que completar en la misma duración de
10 días, con un total de 80 horas de trabajo. Al agregar
otra unidad de recurso, también podrá ajustar la
asignación de ambas unidades al 50%, con lo que ambas
quedarán disponibles para trabajar al 50% en otras
tareas.
Aumentar la Si dispone de 8 días para finalizar la tarea en lugar de 10,
duración Project vuelve a calcular el trabajo de la tarea, que ahora

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 tiene una duración de 8 días, con 64 horas de trabajo y 1
unidad de recurso.
Cambiar el trabajo Si la tarea durará 20 horas de trabajo adicional, Project
vuelve a calcular las unidades de recurso de la tarea, de
forma que el trabajo adicional igual se lleve a cabo en los
10 días asignados. La tarea ahora tiene 100 horas de
trabajo, con una duración de 10 días y 1,25 unidades de
recurso. La unidad de recurso actualmente asignada a la
tarea tiene una sobreasignación del 125%. Debe asignar
otra persona a la tarea para dar cuenta de la asignación
adicional del 25%.

Agregar un recurso de tiempo completo

La Duración se mantiene en 10 días.
El trabajo de 80 h cambia a 40 h (repartido entre los dos recurso)

1. Añadir un nuevo Se mantiene la Trabajo cambio a

recurso duración en 10 d 40h. y se repartió

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Aumentar la duración
Cambiar la Duración de 10 días a 8 días.

1. Cambiar la El trabajo se
Duración 8 días cambió a 64 h

Cambiar el trabajo
Cambiar de trabajo de 80h a 100h
La duración se mantiene en 10 días
1. Cambiar el La duración se
Trabajo a 100 h. mantiene en 10 días

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 Referencias Bibliográficas del Tema

Conocimineto Aditivo. (12 de Agosto de 2013). Obtenido de

http://conocimientoadictivo.blogspot.com/2013/06/descargar-office-2013-links-
oficiales.html
Hurtado, M. (17 de Agosto de 2013). Penn Engineering. Obtenido de
http://www.ese.upenn.edu/seniordesign/resources/MS_Project_Tutorial.pdf
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https://itacademy.microsoftelearning.com/eLearning/courseDetail.aspx?courseI
d=192480
Microsoft Office. (15 de Septiembre de 2013). Obtenido de
http://office.microsoft.com/en-us/project-help/training-courses-for-project-2013-
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Microsoft Project 2013: The Missing Manual. (12 de Septiembre de 2013). Obtenido de
http://books.google.com.pe/books?id=nwJVPQJvtbcC&pg=PT934&lpg=PT934&
dq=tutorial+oficial+project+2013&source=bl&ots=tKGTkal-
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http://msproject2013.org/: http://msproject2013.org/
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