Microsoft Project 2013

CAPÍTULO 2
USO DE MICROSOFT PROJECT

¿Cómo se adapta Microsoft Project al sistema de administración de proyectos?

Si volvemos un poco hacia atrás, un “sistema” de administración de proyectos hace referencia al

conjunto integrado de procesos, técnicas, metodologías y herramientas que se usan para programar
proyectos y realizar un seguimiento de ellos. Microsoft Project es una herramienta dentro del sistema
de administración de proyectos más grande. Los proyectos, también denominados planes del
proyecto, se guardan como archivos separados dentro de MS Project y pueden agruparse en
iniciativas más grades, tales como fases, procesos, programas y carteras.

2.1. Información general: Microsoft Project

¿Usa Microsoft Project por primera vez?

Es posible que sea responsable de un largo y complejo proyecto y que nunca
haya usado este programa antes.

Hacer que Project calcule el efecto de los cambios de fecha

Supongamos que ha estado realizando el seguimiento de un proyecto en una hoja de cálculo.
Este proyecto tiene una tarea que no puede comenzar hasta que un proyecto diferente genere
un resultado especifico. Este resultado está programado para producirse el 18 de junio, ya es 25
de junio y aún lo está esperando ¿Cuánto tiempo le llevará actualizar su hoja de cálculo con una
nueva fecha para la tarea que depende de ese resultado? tal vez no mucho si la tarea está casi
al fin del proyecto, pero ¿Qué ocurre si está cerca del principio? ¿Qué ocurre si su proyecto
tiene mucho más que 50 tareas? ¿Más que 100 tareas?

Project puede ayudarle rápidamente a ajustar la programación de su proyecto y las asignaciones

de recursos gracias a su motor de programación dinámica. Administra los cambios de fecha y
sus efectos sin problemas, teniendo en cuenta todas las dependencias, resultados y
asignaciones de recursos. No solo vuelve a calcular automáticamente la programación, Project
también resalta las fechas que cambia, por lo que puede ver rápidamente el efecto de cada
cambio de programación.

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Utilizar métodos flexibles para generar informes

Con Project puede generar rápidamente un informe visual mediante una plantilla que exporta
los datos a una tabla dinámica (Tabla dinámica: tabla interactiva que resume grandes cantidades
de datos. Puede girar sus filas y columnas para ver distintos resúmenes de los datos originales,
filtrar los datos mediante su visualización en distintas páginas, o bien mostrar los detalles.) en
Excel o a un diagrama dinámico en Microsoft Visio Professional. Puede elegir los campos que
desee resaltar en el informe, incluidos los campos personalizados que ha configurado para el
proyecto, y presentar un informe limpio y conciso para la reunión con el director.

Integración con Excel

Al exportar los datos del proyecto a Excel, puede seguir usando su versátil funcionalidad de hoja
de cálculo a la vez que aprovecha Project para hacer un seguimiento de la programación y los
recursos del proyecto. También puede importar o incrustar datos de Excel en el plan del
proyecto.

Crear un calendario para una tarea dentro de Project

Las tareas pueden tener sus propios calendarios. De forma predeterminada, las tareas se
programan según el calendario del proyecto. Para definir excepciones únicas o específicas,
como por ejemplo maquinaria que se ejecuta durante los períodos no laborables, o un traslado
de oficina que puede producirse solo en un fin de semana, puede crear un calendario de tareas
para tareas individuales. Un calendario de tareas asociado con una tarea invalida el calendario
del proyecto.

Haga clic en la pestaña Proyecto en el grupo Propiedades / Cambiar tiempo de trabajo.

Haga clic en Crear nuevo calendario.

En el cuadro de dialogo Crear nuevo calendario base, escriba un nombre para el nuevo
calendario y, a continuación, elija si desea crear un nuevo calendario base o hacer un calendario
en función de una copia de otro calendario.

Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Cambiar tiempo de trabajo.

Para cambiar la semana laboral para el calendario de tareas, haga clic en la pestaña Semanas
laborales.

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Haga clic en la fila en la tabla que indica la programación predeterminada para el calendario de
tareas, y, a continuación, haga die en Detalles.

En el cuadro de diálogo Detalles de, seleccione los días de la semana que desea cambiar en la
programación de la tarea y, a continuación, seleccione una de las opciones siguientes:

Utilizar tiempos de trabajo predeterminados para estos días: Elija los días que deben usar los
períodos laborables predeterminados que son de 8:00 am. a 12:00 pm. y de 1:00 pm. a 5:00
pm., de Lunes a Viernes, y los períodos no laborables en fines de semana.

Establecer días como tiempo de descanso: Elija los días en los que no se puede programar
ningún trabajo. Los cambios que realice se reflejarán en todos los meses del calendario.

Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos: Para establecer los períodos
laborables para los días seleccionados a lo largo de la programación, especifique las horas a las
que desea que comience el trabajo en los cuadros Desde y las horas en las que desea que
finalice el trabajo en los cuadros Hasta.

NOTA: Después de crear un calendario base, debe asignar dicho calendario a una tarea. Seleccione a una tarea, haga clic con el botón secundario en Información, haga clic en
pestaña Avanzado y, a continuación, seleccione el calendario en la lista calendario.

Para eliminar un calendario, use el Organizador. Haga clic en la pestaña Archivo, en Información y, a continuación haga clic en Organizador. En la pestaña de Calendarios, a la
derecha, seleccione el calendario de tareas que desee eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar.

Agregar un día de descanso para un recurso

Haga clic en la pestaña Proyecto y, en el grupo Propiedades, haga clic en Cambiar tiempo de
trabajo.

En el cuadro de diálogo Cambiar tiempo de trabajo, en la lista Para calendario, haga clic en el
recurso cuyo calendario desea cambiar.

Haga clic en la pestaña Excepciones.

Escriba un nombre descriptivo para la excepción, por ejemplo, Día de descanso, y las horas de
comienzo y fin durante las que se producirá la excepción.

Si la excepción se repetirá en toda una parte de la programación, haga clic en Detalles…

Bajo el Patrón de repetición, seleccione una frecuencia Diario, Semanal, Mensual o Anual y, a
continuación, seleccione cualquier detalle adicional sobre el patrón de repetición.

NOTA: Los detalles del patrón de repetición cambian, dependiendo de si desea crear un patrón diario, semanal, mensual o anual.

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En Intervalo de repetición, seleccione la excepción mediante el cuadro Comienzo y, a

continuación, seleccione Terminar después de o Terminar el.

 Si seleccionó Terminar después de, escriba o seleccione el número de repeticiones de la

tarea.
 Si seleccionó Terminar el, escriba o seleccione la fecha en la que desea que finalice la
tarea repetitiva.

Cualquier tarea a la que este recurso esté asignado se programará en función del día de
descanso. Para ello, por lo general se aumenta el número de días necesarios para completar la
tarea.

2.2. Buscar la Vista adecuada

La forma clásica de ver información de MS Project siempre ha sido la vista Diagrama de Gantt,
no obstante, MS Project 2013 ofrece muchas otras vistas que le permiten ver solo los datos que
le interesen. Además, puede usar estas nuevas vistas para administrar tareas y los integrantes
de su equipo de formas que no eran posibles con versiones anteriores de MS Project.

2.3. Ajustar la Vista

Si de algo no hay duda en relación con las vistas de un proyecto es que seguramente deseará
modificarlas a medida que vaya conociendo mejor el proyecto y su equipo de trabajo. Estos son
algunos aspectos que hay que tener en cuenta cuando desee ajustar una vista.

Agregar una columna Agregar columnas a una vista de proyecto permite controlar
la información que se ve. También es posible ocultar una
columna para proteger información confidencial.
Inspeccionar la tarea Por más sencillo que sea usar MS Project 2010, los proyectos
pueden complicarse. Inspeccione problemas de
programación manteniendo el mouse sobre una tarea o
usando el Inspector de tareas en la ficha Tarea.
Filtrar una vista Filtrar una vista permite quitar los elementos que estorban
en una programación para poder concentrarse en tareas o
recursos específicos.
Ordenar la información del proyecto Ordenar la información permite organizar las tareas o
recursos numérica o alfabéticamente para detectar
problemas de programación a través de tendencias que se
pueden crear.
Agrupar información del proyecto Agrupar la información permite clasificar las tareas o recursos
para poder ver información relacionada en el mismo lugar.

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2.4. Personalizar MS Project para satisfacer sus necesidades

Para personalizar MS Project de forma que se ajuste a sus necesidades, tenga en cuenta las
siguientes opciones:

Cambiar la ampliación y el color del texto:

Puede cambiar la ampliación de un proyecto para que la información sea más fácil de leer en la
pantalla si expande vistas e informes, cambia la escala temporal o amplia la presentación en
pantalla. También puede agrandar los botones de la cinta de opciones para que sean más fáciles
de ver y utilizar. Si emplea el dispositivo señalador Microsoft IntelliMouse, puede desplazarse y
ampliar directamente desde el mouse en lugar de hacer clic en los botones en la pantalla.
También puede crear una paleta de colores personalizada para utilizar solo los colores que
defina.

Cambiar la apariencia de las vistas:

Puede cambiar la forma en que aparecen barras, cuadros, líneas de vínculos y texto en una
vista. Por ejemplo, puede aplicar formato directamente a cualquier selección para que la vista
Diagrama de Gantt tenga exactamente la apariencia que desee. Para cambiar la apariencia de
una barra de Gantt, simplemente haga doble clic en la barra y, a continuación, seleccione la
apariencia que desee, como cambiar el tamaño de fuente o aumentar el tamaño del texto en las
barras.

Personalizar barras de herramientas y menús:

Si utiliza solo un subconjunto de botones y comandos, puede agregar botones a la barra de
herramientas de acceso rápido ubicada encima de la cinta de opciones.

Trabajar más eficientemente

MS Project incluye características que le ayudan a automatizar tareas repetitivas y trabajar más
eficientemente.

Utilizar el corrector ortográfico:

MS Project puede corregir los errores comunes de ortografía y escritura a medida que trabaja y,
cuando escribe unos pocos caracteres de identificación, puede completar automáticamente las
entradas que se repiten en una columna.

Automatizar tareas de uso frecuente:

Puede utilizar una macro para automatizar tareas complejas, lo que reduce el número de pasos
necesarios para completar una tarea que realice con frecuencia. Puede asignar una macro a una
tecla de método abreviado para que la macro resulte tan cómoda de utilizar como cualquier
comando estándar de MS Project.

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SEGURIDAD: Se recomienda precaución a la hora de activar código o archivos ejecutables en macros o aplicaciones, pues podrían utilizarse para desempeñar acciones capaces de
comprometer la seguridad de los datos y los equipos.

Vista Backstage de Microsoft Office:

Uno de los cambios más notorios de office 2013 es que las acciones anteriormente ubicadas en
el menú Archivo o el botón Microsoft Office se encuentran en la Vista Backstage de Microsoft
Office. Aquí puede encontrar las herramientas que se usan para ejecutar acciones en un archivo
completo, en lugar de partes del contenido, como Imprimir y Guardar. Al ofrecer un espacio
más amplio y proporcionar más detalles acerca de los comandos disponibles, los usuarios
preocupados por la accesibilidad tienen más contexto e información acerca de cómo usar los
comandos. Además, al aprovechar el espacio en pantalla adicional, los comandos se presentan
de una forma más lógica en la interfaz de usuario.

Interfaz de usuario Microsoft Office Fluent (cinta):

Office 2013 aplica Interfaz de usuario de Fluent, o la cinta, a todas las aplicaciones de Office, lo
que proporciona un aspecto coherente en todas las aplicaciones. Además, para ayudar a los
usuarios que se desplazan por la cinta mediante el teclado, es posible saltar de grupo en grupo
al presionar Ctrl+flecha derecha/izquierda en una ficha de la cinta y pasar al grupo siguiente o
anterior.

Comprobador de accesibilidad:
Word, Excel y PowerPoint, incluyen un comprobador de accesibilidad para facilitar la creación
de contenido más accesible. El comprobador de accesibilidad se ejecuta automáticamente
mientras se crea el archivo e identifica áreas que pueden representar un desafío para los
usuarios que tienen discapacidades para ver o usar el archivo. Mediante el panel de tareas del
comprobador de accesibilidad, que se abre desde la Vista Backstage, puede revisar y corregir
posibles problemas en el contenido.

2.5. Usar el teclado para la Cinta de Opciones

Office 2013 proporciona métodos abreviados de teclado para la cinta de opciones, que forma
parte de Interfaz de usuario Microsoft Fluent, para realizar tareas rápidamente sin usar el
mouse.

Obtener acceso a cualquier comando de la cinta de opciones con unas pocas pulsaciones de
tecla

Las claves de acceso proporcionan un medio para usar un comando rápidamente presionando
unas pocas teclas, sin importar dónde se encuentre en el programa. Todos los comandos de un
programa de la cinta de opciones permiten el acceso mediante una tecla de acceso. Puede
llegar a la mayoría de los comandos usando de dos a cuatro pulsaciones.

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Presione y suele la tecla Alt.

Se muestra información sobre teclas para cada función disponible en la vista actual. El ejemplo
siguiente procede de Microsoft Office Word.

Presione la letra que aparece en la Información sobre teclas acerca de la función que desee
utilizar.

En función de la tecla que presione, quizá se muestre KeyTips adicionales sobre las teclas. Por
ejemplo, si está activa la ficha Inicio y presiona N, se muestra la ficha Insertar junto con la
KeyTip sobre las teclas relativa a los grupos de esa ficha.

Siga presionando letras hasta que presione la letra del comando o control específicos que desea
utilizar. En algunos casos, en primer lugar debe presionar la letra del grupo que contiene el
comando:

SUGERENCIA: Para cancelar la acción que esté realizando y ocultar la información sobre teclas, presione y suelte la tecla Alt.

Cambiar el enfoque del teclado sin usar el mouse:

Otra forma de usar el teclado para trabajar con los programas de la cinta de opciones es mover
el enfoque entre las fichas y los comandos hasta encontrar la característica que se desee usar.
La tabla siguiente muestra algunas formas de desplazar el enfoque del teclado sin usar el
mouse.

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