Capitulo 1 MS Project Introduccion

Microsoft Project 2013
CAPÍTULO 1
INTRODUCCIÓN A MS PROJECT
Microsoft Project es una herramienta útil en la administración de proyectos, permitiendo observar de

forma conjunta la interacción entre procesos, técnicas y metodologías, teniendo en cuenta tiempos y
recursos, facilitando su principal representación gráfica: Diagrama de Gantt.
Para Microsoft Office Project el Diagrama de Gantt es una vista predefinida que muestra las tareas de
proyecto en su lado izquierdo y barras gráficas correspondientes a las duraciones de las tareas en el
lado derecho.
En gestión de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las diferentes unidades
mínimas de trabajo y los grupos de tareas, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y
actividades programadas como parte de un proyecto.
1.1. Ambiente – Interfaz
Barra de Herramientas Comandos de Menú
Propiedad de Atrache Consultor Empresarial, F.P., no se puede ser distribuido o reproducido sin autorización.
Programa Intensivo en MS Project 2013
Cinta de Opciones
La cinta de opciones, que le ayudará a encontrar fácilmente los comandos que necesita para
completar una tarea. Los comandos están organizados en grupos lógicos, que se reúnen a su vez
en pestañas.
En Microsoft Project, todas las fichas y grupos de la cinta se pueden personalizar. Si su

organización tiene características exclusivas de su negocio, puede agruparlas en su propia ficha
de la cinta.
Backstage
Haga clic en la pestaña Archivo y estará en Backstage, un destino de gráficos sin escalas para
administrar sus archivos de proyecto. Backstage contiene los mismos comandos básicos
disponibles en el menú Archivo de las versiones anteriores de Microsoft Project para abrir,
guardar e imprimir archivos de proyecto.
El comando Opciones que antes se encontraba en el menú Herramientas se ha movido a

Backstage. Este comando abre el cuadro de diálogo Opciones de proyecto en el que podrá
Introducir, revisar o modificar las preferencias que controlan la forma en que se muestra y trabaja
Microsoft Project.
Comandos rápidos
Puede encontrar los comandos de uso más frecuente con un solo clic, es decir, haciendo clic con
el botón secundario del mouse. Al hacerlo sobre cualquier elemento de la vista, como barras,
celdas de tabla o gráficos, se mostrara una mini barra de herramientas con una lista en la que se
incluyen los comandos usados frecuentemente. Cuando tenga prisa, esta es una forma de usar
Microsoft Project que le ayudará a ahorrar tiempo.
1.2. Opciones de Visualización

Project puede ayudar a que usted y otros miembros de su organización vean el panorama
completo (y posibles problemas de recursos) con la vista Escala de tiempo.
Organizador de equipo
Los usuarios de Project cuentan con el Organizador de equipo, una vista de programación de
recursos que permite interactuar con la programación de una manera que era imposible en
versiones anteriores de Project. Con la vista Organizador de equipo podrá saber con un simple
vistazo, en qué están trabajando los miembros de su equipo y mover tareas de una persona a
otra. También puede mostrar y asignar trabajo que no está asignado, mostrar sobreasignaciones
y ver nombres de tareas como así también nombres de recursos, todo en una vista. Nunca había
sido tan fácil administrar tareas y recursos. Por ejemplo, si un recurso está sobreasignado, lo único
que tiene que hacer es arrastrar una tarea de un recurso a otro y la sobreasignación desaparece.
En esta imagen puede observar los siguientes casos:

1. Cuando una tarea está retrasada respecto a lo programado. Esta tarea podría arrastrarse
hasta los recursos que no están trabajando.
2. Cuando una tarea se desarrolla según lo programado.
3. Cuando hay tareas que se encuentran actualmente sin asignar. Estas tareas podrían
arrastrarse hasta los recursos que no están trabajando.
Escala de Tiempo
Microsoft Project incluye una vista Escala de tiempo que se muestra automáticamente encima
de otras vistas y muestra una introducción concisa de toda la programación. Puede agregar tareas
a la escala de tiempo e incluso imprimirla para crear un atractivo informe resumido del proyecto
completo. También puede pegarla en un mensaje de correo electrónico para enviar un informe
instantáneo y de forma sencilla.
1.3. Personalización de vistas

Manipular las vistas en Microsoft Project casi siempre ha sido algo complicado. Ya no. Eche un
vistazo a las formas en las que puede organizar cómo se presenta y se controla su proyecto.
Agregar nuevas columnas rápidamente

Agregar nuevas columnas en Microsoft Project es mucho más sencillo. Solo haga clic en el
encabezado Agregar nueva columna en el extremo derecho de la vista de hoja y escriba o
seleccione el nombre de una columna. También puede cambiar el nombre de una columna
existente rápidamente con solo hacer clic en el título y escribir un nombre de columna distinto.
Nunca había sido tan fácil personalizar una columna.
Control deslizante del Zoom

Microsoft Project permite acercar o alejar la parte de fase temporal de una vista con el control
deslizante del zoom en la barra de estado. Simplemente mueva el control deslizante a la derecha
para acercar la programación (muestra intervalos más reducidos, como días u horas) o a la
izquierda para alejarla (muestra intervalos más prolongados, como semanas o meses).
El control deslizante del zoom funciona en los diagramas de Gantt, en los diagramas de red, en
las vistas de calendario y en todas las vistas de gráficos.
1.4. Programación controlada por el usuario

Microsoft Project incorpora elementos para optimizar el control sobre la programación. También
puede crear tareas iniciales en Microsoft Excel o Word y pegarlas en Project sin tener que cambiar
el formato.
Programación Manual
Los cambios en factores como las dependencias de tareas y el calendario del proyecto ya no
ajustan las fechas de tareas de manera automática al programar manualmente una tarea.
Puede colocar una tarea programada manualmente en cualquier parte de la programación y

Project no la moverá.
Aquellos líderes de proyecto acostumbrados a la programación automática en las versiones

anteriores de Microsoft Project pueden desactivar la función de programación manual para
alguna tarea específica, o bien para todo el proyecto. Algunos proyectos, especialmente los
complicados, podrían necesitar que el eficaz motor de programación de Microsoft Project se
encargue de la programación por usted.
Tareas inactivas
Puede dejar tareas inactivas y aun así conservarlas en el proyecto. Las tareas inactivas contienen
por lo general información necesaria (como datos reales e información de costos) que puede
resultar muy valiosa para fines de archivo.
Tareas de resumen descendentes

Los líderes de proyecto ya no están limitados a crear subtareas para después reunirlas en tareas
de resumen. En Microsoft Project, puede crear tareas de resumen primero y estás pueden tener
fechas que no tienen que coincidir necesariamente con las fechas de resumen de las subtareas.
Al inicio de la fase de planeación, es posible que los líderes de proyecto solo tengan cierta
información de alto nivel acerca de los resultados clave y de los hitos principales de su proyecto.
Con Microsoft Project, puede dividir los proyectos en fases de alto nivel según la escala general
de tiempo y el presupuesto. Esto significa que las fechas de los elementos de trabajo individuales
no tienen que coincidir necesariamente con las fechas de las fases de alto nivel.
Comparación de versiones de Microsoft de Project

La característica para comparar versiones de Microsoft Project incluye barras de Gantt e imágenes
gráficas que le ayudarán a ver claramente en que se diferencia una versión del proyecto de otra.
Función de Copiar y Pegar

Nadie creería que la colaboración puede aumentar gracias a algo tan sencillo y antiguo como es
copiar y pegar información de Microsoft Project. Con esta nueva funcionalidad, permite copiar y
pegar contenido entre los programas de Office y Project 2010 sin perder el formato, los niveles
de esquema ni los encabezados de columnas.
Simplemente con dos clics, puede generar un informe instantáneo y copiarlo en casi todos los
programas de Office.
Programación descendente
En la vista Diagrama de Gantt, agregue la tarea de resumen por encima de las tareas que desee
incluir en ella.
Seleccione el conjunto de tareas que desee colocar debajo de una tarea de resumen.
En la ficha Tarea, en el grupo Tareas, haga clic en el botón Sangría.
Para ver una descripción detallada de la programación descendente, vea el tema sobre planeación
descendente con tareas de resumen (o fases).
Programación controlada por el usuario

En la vista Diagrama de Gantt seleccione una o varias tareas programadas manualmente.
En la ficha Tarea, en el grupo Programación, haga clic en Programación automática.
Microsoft Project 2013 incorpora dichas tareas a la programación existente.
Para ver una descripción detallada de las opciones de programación de Microsoft Project vea el
tema sobre cómo funciona la programación en Microsoft Project. (El vínculo se incluirá
aproximadamente).
Ficha Recurso
Los botones de la ficha Recurso le ayudan con la tarea a menudo compleja de administrar los
recursos que realizan el trabajo en un proyecto. En esta ficha, puede agregar recursos, asignarles
tareas y redistribuir recursos sobre asignados.
En esta ficha, también puede iniciar el eficaz Organizador de equipo.
Organizador de Equipo
Abra un proyecto que tenga recursos asignados a tareas.
En la ficha Recurso, en el grupo Vista, haga clic en Organizador de equipo.
Aparece el organizador de equipo.
Ficha Proyecto
Use la ficha Proyecto para manejar funciones de proyecto avanzadas con propiedades,
programación e informes. Por ejemplo, puede agregar campos personalizados, definir códigos
WBS, insertar subproyectos y generar informes visuales en la ficha Proyecto.
Establecer una línea base

Desde una vista Diagrama de Gantt, seleccione las tareas que desee incluir en su plan de línea
base. Para establecer una línea base para todo el proyecto, omita este paso.
En la ficha Proyecto, en el grupo Programación, haga clic en Establecer línea base y, a
continuación, haga clic en Establecer línea base nuevamente en el menú que aparece.
En el cuadro de diálogo Establecer línea base, seleccione la línea base y los parámetros que desee
establecer.
Para ver un análisis detallado sobre líneas base, vea el tema sobre cómo crear o actualizar una
línea base o un plan provisional. (El vínculo se incluirá próximamente)
Ficha Vista
La ficha Vista permite seleccionar desde el mismo lugar las diferentes vistas disponibles en
Microsoft Project y personalizar la vista actual. También permite agregar una escala de tiempo a
una vista.
Agregar una escala de tiempo a una vista

Seleccione cualquier tipo de vista.
En la ficha Vista, en el grupo Vista en dos paneles, active la casilla de verificación Escala de
tiempo.
La vista de escala de tiempo aparece debajo de la cinta.
Haga clic en la pestaña Formato para obtener acceso a las opciones para personalizar la escala de
tiempo.
NOTA: No es posible activar las casillas de verificación Escala de tiempo y Detalles al mismo tiempo. Debe elegir una vista o la otra.
Ficha Formato
Los botones de la ficha Formato le ayudan a personalizar el texto, las columnas, los colores y otros
elementos de cada tipo de vista. Los grupos y los botones de la ficha Formato son completamente
diferentes para cada tipo de vista. Cambian automáticamente al cambiar de vista.
El siguiente gráfico muestra la ficha Formato correspondiente a una vista Diagrama de Gantt.
Ejemplo de uso: Cambiar el color de las barras de Gantt
En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Gráfico de Gantt.
En la ficha Formato, en el grupo Estilo de diagrama de Gantt, haga clic en un estilo de la lista
Estilo de diagrama de Gantt.
Los colores de las barras de Gantt para todo el proyecto se actualizan instantáneamente.
Pero hay muchas otras formas de personalizar las barras de Gantt además de aplicando estilos
predefinidos. Vea el tema sobre cómo dar formato al grafico de barras de una vista Diagrama de
Gantt.
Dar formato al gráfico de barras de una vista Diagrama de Gantt

Las barras de Gantt parecen simples, pero pueden ser confusas a medida que los proyectos se
toman más complejos. Por lo general, lo primero que hace un administrador de proyectos para
dar claridad a un proyecto y ayudar a determinar las áreas conflictivas rápidamente es
personalizar las barras en una vista Diagrama de Gantt.
1.5. Formato a la vista Diagrama de Gantt

Las vistas Diagrama de Gantt le permiten ver, a simple vista, la información sobre la tarea en filas
y columnas con las barras correspondientes en una escala de tiempo. Puede personalizar la parte
del diagrama específica de estas vistas en Project de la manera que más le convenga. Por ejemplo,
puede cambiar el modo en que se observan los horarios no laborables o puede dar formato a la
vista Diagrama de Gantt para identificar rápidamente las tareas específicas. Asimismo, es posible
que desee agregar texto a determinadas barras para poder identificarlas fácilmente.
Recuerde que los cambios realizados en una vista Diagrama de Gantt no modifican el aspecto de
otras vistas Diagrama de Gantt.
Cambiar el color, la forma o el modelo de las barras de Gantt

Para resaltar las barras de tareas en una vista Diagrama de Gantt, tal como una tarea de resumen
o hito, puede cambiar su color, su forma o modelo para distinguirlas de otras barras de un
determinado tipo.
Aplique una vista Diagrama de Gantt. Se muestra la ficha Herramientas de Diagrama de Gantt y
debajo de ella se muestra la ficha Formato.
En el grupo Estilos de barra, haga clic en la flecha Formato y, a continuación, haga clic en Estilos
de barra.
SUGERENCIA: También puede hacer doble clic dentro de la parte del diagrama en una vista Diagrama de Gantt, no en cada una de las barras.
En el campo Nombre, haga clic en el tipo de Barra de Gantt (por ejemplo Tarea o Progreso) al que
desea dar formato y, a continuación, haga clic en la pestaña Barras.
Si el tipo de barra de Gantt no aparece en la tabla, puede crear una nueva barra de Gantt para el
tipo de tarea que desea.
En Inicial, Central y Final haga clic en las formas, tipos o modelos, y colores para la barra.
Algunas categorías tienen únicamente una forma inicial (tal como hito), mientras que otras tienen
una forma inicial, una barra central y una forma final (como por ejemplo. las tareas de resumen).
SUGERENCIA: Para resaltar una sola barra de Gantt al cambiar su formato, haga clic con el botón secundario en la barra y seleccione un color de relleno.
Cambiar rápidamente las barras de Gantt usando un estilo

Con un solo clic puede aplicar un estilo predefinido a todas las barras de una vista Diagrama de
Gantt.
Haga clic en el grupo Estilos de Diagrama de Gantt.
El estilo se aplica instantáneamente a todas las barras de la vista.
Crear un nuevo tipo de barra de Gantt

Para resaltar una categoría de tareas en particular que no esté representada por una barra de
Gantt específica, puede crear un estilo nuevo de barra de Gantt. Por ejemplo, puede crear un tipo
de barra de Gantt que muestre el margen de demora disponible o que llame la atención respecto
de tareas demoradas.
de barra.
En la lista de la barra de Gantt, seleccione la fila que se encuentra debajo de donde desea insertar
un nuevo estilo de barra de Gantt y, a continuación, haga clic en Insertar fila.
En la columna Nombre de la nueva fila, escriba el nombre del nuevo estilo de barra.
En la columna Mostrar para tareas, escriba o seleccione el tipo de tarea que desea representar
mediante la barra.
Si desea excluir algunas tareas con un tipo de barra específico, escriba no antes del tipo de tarea.
Por ejemplo, puede definir un tipo de barra como no hito para que muestre solamente las tareas
que no son hitos.
Si desea que una barra de Gantt se muestre para tareas de diferentes tipos (tales como tareas
críticas e hitos), escriba una coma (,) después de la categoría de tarea en el cuadro de entrada de
texto y, luego, escriba o seleccione una segunda categoría de tareas en el campo Mostrar para
tareas.
En las columnas Desde y Hasta, escriba o seleccione los campos que desea usar para indicar los
puntos de inicio y finalización de la nueva barra de Gantt.
Si desea crear un símbolo que represente una única fecha, escriba o seleccione el mismo campo
en las columnas Desde y Hasta.
Haga clic en la pestaña Barras y, a continuación, en Inicial, Central y Final, seleccione las formas,
modelos o tipos, y los colores para la barra.
SUGERENCIA: Para ahorrar tiempo, puede copiar el estilo de barra de Gantt existente que tiene varios de los atributos que deseo y puede
pegarlo donde quiera. En el cuadro de diálogo Estilo de barra, seleccione la fila que desea copiar y luego haga clic en cortar fila. Haga clic en
Pegar fila para restablecer la fila cortada, seleccione la fila que se encuentra arriba del lugar en donde desea insertar la fila copiada, haga clic en
Pegar fila nuevamente y, a continuación, modifique la copia.
Agregar texto a las barras de Gantt

Puede agregar información específica del proyecto, como nombres de tareas, nombres de
recursos, porcentajes de finalización y fechas de inicio a las barras de la vista Diagrama de Gantt.
En la mayoría de los casos, es posible que desee agregar texto a ciertos tipos de barras de Gantt.
de barra.
SUGERENCIA: También puede hacer doble clic dentro de la parte del diagrama en una vista diagrama de Gantt, no en cada una de las barras.
En la tabla, haga clic en el tipo de barra de Gantt (por ejemplo, Tarea o Progreso) a la que desea
agregar texto y, a continuación, haga clic en la pestaña Texto.
En los cuadros Izquierda, Derecha, Superior, Inferior e Interior, escriba o seleccione el campo
que contiene los datos que desee mostrar en la barra de Gantt.
Si desea agregar un texto que es específico de dicha tarea, escriba o seleccione un campo de texto
personalizado, tal como Texto1, Texto2 o Texto3. El texto que escriba en estos campos desde
otras vistas se agrega automáticamente a las barras de Gantt.
También puede agregar texto a una barra de Gantt específica.
Para ello, haga doble clic en una barra dentro de la parte del diagrama de una vista Diagrama de
Gantt, pero no en el espacio que se encuentra entre las barras.
En el cuadro de diálogo Formato de barra, haga clic en la pestaña Texto de la barra.
En los cuadros Izquierda, Derecha, Superior, Inferior e Interior, escriba o seleccione el campo
que contiene los datos que desea que se observen en la barra de Gantt.
Si desea agregar un texto que es específico de dicha tarea, escriba o seleccione un campo de texto
personalizado, tal como Texto1, Texto2 o Texto3. El texto que escriba en estos campos desde
otras vistas se agrega automáticamente a las barras de Gantt. No puede agregar texto individual
a las barras de Gantt sin escribir el texto en los campos de texto personalizados.
NOTAS: Para cambiar el formato de las fechas de las barras de Gantt, haga clic en Diseño en el grupo Formato y, a continuación, haga clic en el
formato de fecha que desea en el cuadro Formato de fecha. Haga clic en las otras barras para agregarles la información del proyecto. Tenga
cuidado de señalar las barras y no los espacios que las rodean. Si para cada tarea se muestra más de una barra, podrá mostrar únicamente la
información de la barra de nivel superior al hacer clic en Barra en el grupo Estilos de barra.
Cambiar el alto de las barras de Gantt

Para que sea más sencillo revisar las barras de la parte del diagrama de la vista Diagrama de Gantt,
es posible que desee ajustar el alto de las barras de Gantt.
En el grupo Formato, haga clic en Diseño.
En el cuadro Alto de barras, haga clic en el tamaño de punto que desea.

Cambiar el aspecto de las líneas de vínculo entre las barras de Gantt
Cuando vincula tareas, Project muestra las líneas de vínculo de la vista Diagrama de Gantt que
muestran las dependencias de tareas de las tareas vinculadas. Puede cambiar el modo en que se
observan estas líneas de vínculo u ocultarlas.
debajo de dicha ficha se muestra la ficha Formato.
En el grupo Formato, haga clic en Diseño.
SUGERENCIA: También puede hacer doble clic en el vínculo entre las tareas en la parte del diagrama de una vista Diagrama de Gantt, no en cada una de las barra. En
Vínculos, haga clic en el tipo de línea de vínculo que desea usar. Si desea usar el primer tipo de vínculo, no se observarán las líneas de vínculo.
NOTA: Si desea cambiar la relación entre las tareas (como por ejemplo, cambiar a una dependencia de tareas de fin a comienzo por una dependencia de tareas de
comienzo a comienzo) debe cambiar el tipo de dependencia de tareas.

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1.2. Opciones de Visualización

En esta imagen puede observar los siguientes casos:

1.3. Personalización de vistas

Agregar nuevas columnas rápidamente

Control deslizante del Zoom

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Puede colocar una tarea programada manualmente en cualquier parte de la programación y

Aquellos líderes de proyecto acostumbrados a la programación automática en las versiones

Tareas de resumen descendentes

Comparación de versiones de Microsoft de Project

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Establecer una línea base

Agregar una escala de tiempo a una vista

La vista de escala de tiempo aparece debajo de la cinta.

Ejemplo de uso: Cambiar el color de las barras de Gantt

En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Gráfico de Gantt.

Dar formato al gráfico de barras de una vista Diagrama de Gantt

1.5. Formato a la vista Diagrama de Gantt

Cambiar el color, la forma o el modelo de las barras de Gantt

Cambiar rápidamente las barras de Gantt usando un estilo

El estilo se aplica instantáneamente a todas las barras de la vista.

Crear un nuevo tipo de barra de Gantt

Agregar texto a las barras de Gantt

Cambiar el alto de las barras de Gantt

En el cuadro Alto de barras, haga clic en el tamaño de punto que desea.

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