Sesión Nro.

02: TAREAS E HITOS

SESIÓN Nro. 02: TAREAS E HITOS

OBJETIVO
 Conceptualizar, crear e identificar tareas en Microsoft Project.
1. DEFINICIÓN DE TAREAS
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas, que son los paquetes de trabajo que
constituyen la programación. Una tarea debe representar una cantidad de trabajo significativa con una fecha
de entrega definida, pero, a la vez, debe ser lo suficientemente corta para permitir el seguimiento regular de
su progreso y la identificación temprana de los problemas.
Algunas recomendaciones en la creación de tareas, son:
a) Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee. Deben desglosarse de forma
más detallada en las áreas que presenten mayor riesgo.
b) Asegurarse de que los criterios de conclusión de las tareas estén claramente definidos.
c) Definir las tareas que son cortas en comparación con la duración total del proyecto. Las tareas más cortas
permiten estimar el tiempo y los recursos más fácilmente.
d) Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formación.
2. CLASES DE TAREAS
Microsoft Office Project Professional tiene varias clases de tareas:
a) Tareas de Resumen: Las tareas de resumen tienen como funcionalidad que agrupa tareas, hitos u otras
tareas de resumen. Son conocidas también como paquetes de trabajo, grandes entregables, fases o sub-
fases. Este tipo de tareas tiene como características principales:
i. Duración total: La duración total se calcula con base a la diferencia entre el comienzo más temprano
y el fin más tardío de las actividades que contiene.
ii. Trabajo total: Es la sumatoria de todos los trabajos calculados de las tareas que contiene.
iii. Costo total: Es la sumatoria de todos los costos de las tareas que contiene más el costo propio directo
que pueda tener la tarea de resumen.
Por buenas prácticas se recomienda que las tareas de resumen se escriban en sustantivo para una fácil
identificación en la estructuración del cronograma de actividades.
b) Tareas de último nivel normales: Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto, y que no
hacen parte de la ruta crítica, es decir, que tiene algún tiempo de holgura que les permite retrasarse sin
que se retrase el proyecto. Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura, la tarea se convierte
en tarea crítica. Además, con las tareas llamadas a realizar y ejecutar el proyecto. Reciben el nombre de
último nivel debido a que después de ellas no se desprende ninguna actividad adicional.
Deben tener al menos un recurso tipo trabajo asignado para que la misma pueda tener un responsable
que deba responder por la misma. Por buenas prácticas se recomienda que las tareas de último nivel se
escriban en verbo en infinitivo para una fácil identificación en la estructuración del cronograma de
actividades y porque con esta estructura se denota la acción que se debe realizar en la actividad.
c) Tareas de último nivel críticas: Las tareas críticas son aquellas que deben ser completadas según la
programación para que el proyecto finalice a tiempo. Si una tarea crítica se retrasa, también se retrasa la
finalización del proyecto. El conjunto de tareas críticas se conoce como Ruta Crítica. Si es importante que
el proyecto termine según la programación, ponga atención a las tareas de la ruta crítica y a los recursos
asignados a ellas. Estos elementos determinan si el proyecto terminará a tiempo.
Tiene las mismas características de las tareas de último nivel normales.
d) Tareas Hitos: Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto, tal como un entregable o un
punto de decisión y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto. Toda tarea con una duración
cero se muestra automáticamente como hito. Los hitos pueden marcar el inicio o el final de una actividad
o una serie de actividades. Por buenas prácticas se recomienda que los hitos se escriban en pasado
participio para una fácil identificación en la estructuración del cronograma de actividades.
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3. CREACIÓN DE TAREAS
1.1. INSERTAR UNA TAREA ENTRE OTRAS TAREAS EXISTENTES
A) Seleccione la fila debajo de donde desea que aparezca la nueva tarea.
B) Haga clic en Tarea > Tarea.
C) Escriba el nombre de la tarea en la fila insertada.
Se vuelven a numerar automáticamente los identificadores de tarea, pero la tarea
insertada no se vincula automáticamente a las tareas vecinas. Puede configurar Project para vincular
inserta automáticamente las tareas a las tareas vecinas.
1.2. AGREGAR UNA TAREA A UN DIAGRAMA DE RED
A) Haga clic en Vista > Diagrama de red.

B) Haga clic en Tarea > Tarea.

Ver Video 3.1

VIDEO DE REFERENCIA
FUENTE EXTERNA

C) En el nuevo cuadro de tarea escriba el nombre de la tarea.

1.3. AGREGAR VARIAS TAREAS DE UNA VEZ

El formulario de tareas puede ayudarle a agregar varias tareas a la vez, sobre todo si las tareas tienen
las asignaciones de recursos y dependencias de tareas.
A) Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.

B) Haga clic en Vista y active la casilla Detalles.

La ventana se divide y muestra el diagrama de Gantt en la parte superior y el formulario de tareas

en la parte inferior.
C) En el diagrama de Gantt (parte superior), haga clic en la primera fila vacía al final de la lista de
tareas.
D) En el formulario de tareas (parte inferior), escriba la información relativa a la nueva tarea:
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 En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la tarea nueva.

 En el cuadro Duración, agregue la duración de la tarea.
 Si desea que la duración de la tarea permanezca fija incluso si se cambian las asignaciones de
recursos, active la casilla Condicionada por el esfuerzo.
 Agregue detalles sobre la tarea (como los recursos asignados y la tarea predecesora) en las
columnas del formulario.
E) Haga clic en Aceptar para guardar la nueva tarea y, a continuación, haga clic en Siguiente para pasar
a la siguiente fila en el diagrama de Gantt.
1.4. PASO A PASO PARA CREAR TAREAS
A) En la pestaña de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.
B) En el campo Nombre de tarea, escriba el nombre de una tarea.
C) Presione la tecla ENTRAR.
D) En el campo Duración, escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo, 30m), horas (h), días
(d) o semanas (s). Escriba los incrementos menores, como medio día, con el formato 0,5 días.
Microsoft Office Project Professional utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que
ha de realizarse en la tarea. Si es necesario, puede revisar estas estimaciones más adelante.
1.5. CREAR TAREAS REPETITIVAS
Si tiene una tarea que se repite cada par de días o cada mes, en realidad toda programación que sea
regular, Project puede ayudarlo a crearla como tarea repetitiva, para que solo tenga que configurarla
una sola vez.
Nota: Si tiene una tarea repetitiva que no se ejecuta de forma regular, deberá crear una tarea diferente
para cada caso.
A) Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.
B) Seleccione la fila que está debajo de donde desea que aparezca la tarea repetitiva.
C) Haga clic en la pestaña Tarea, luego en la parte inferior del botón Tarea y por último en Tarea
repetitiva.

D) En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea repetitiva.

E) En el cuadro Duración, agregue la duración de la ejecución de cada tarea.
F) En la sección Frecuencia, haga clic en Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente.
Puede precisar cuántas veces se repetirá la tarea en el área situada a la derecha de estas opciones.
Por ejemplo, puede crear una tarea que se repita todos los martes y jueves, o una tarea que se
repita cada tres semanas.
G) En el cuadro Iniciar, escriba una fecha de inicio y después decida cuándo finalizará la tarea
repetitiva:
 Seleccione Finalizar después de y luego escriba la cantidad de repeticiones de la tarea.
 Seleccione Finalizar el y luego escriba la fecha en la que desea que finalice la tarea repetitiva.
H) Elija un elemento de la lista Calendario, pero solo si desea que la tarea repetitiva tenga un
calendario diferente del calendario del resto del proyecto.
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 Por ejemplo, la tarea repetitiva puede llevarse a cabo en el turno de noche, mientras el resto
del proyecto se realizará en horario comercial.
 Active La programación omite los calendarios de recursos si desea que Project programe la
tarea repetitiva incluso aunque no se ejecute cuando haya recursos disponibles para trabajar
en ella.
4. AGREGAR HITOS
1.1. AGREGAR UN HITO CON DURACIÓN CERO
La forma más rápida de crear un hito es agregar una tarea sin duración a su plan de proyecto.
A) Haga clic en Vista, en el grupo Vistas de tareas y en Diagrama de Gantt.

B) Escriba el nombre del hito en la primera fila vacía o seleccione una tarea que desee convertir en un
hito.
C) Escriba 0 en el campo duración y, a continuación, presione ENTRAR.
El símbolo del hito forma ahora parte del Diagrama de Gantt.

1.2. AGREGAR UN HITO CON UNA DURACIÓN

A veces un hito lleva tiempo. Por ejemplo, el proceso de aprobación al final de una fase puede tardar
una semana, de modo que ese hito debería tener lugar con el tiempo como una tarea normal.
A) Haga clic en la pestaña Vista y, a continuación, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama
de Gantt.

B) Escriba el nombre del hito en la primera fila vacía o seleccione una tarea que desee convertir en un
hito.
C) Seleccione el hito y, a continuación, haga clic en Tarea. En el grupo Propiedades, haga clic en
Información de tarea.

D) Haga clic en la pestaña Opciones avanzadas y, a continuación, especifique la duración del hito en el
cuadro Duración.
E) Active la casilla Marcar la tarea como hito y, a continuación, haga clic en Aceptar.
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En el Diagrama de Gantt, el símbolo del hito aparece en el último día de la tarea. No aparece como
una barra, aunque tenga duración.

1.3. AGREGAR UN HITO EXTERNO

A veces puede que necesite un hito para realizar un seguimiento de una tarea que se encuentra fuera
del ámbito de su proyecto.
 Si el hito depende de un proyecto que se encuentra fuera de su control, como el software que
desarrolla otra empresa, cree un hito con los pasos de la sección anterior. Tendrá que estar
pendiente de la tarea externa y actualizarla manualmente.
 Si el hito forma parte de un proyecto de su organización, puede realizar un seguimiento del mismo
con un vínculo entre proyectos.