Definición de Efectivo

El efectivo es un estado en el que se encuentra una moneda de curso legal

y que puede ser utilizado para saldar una deuda pública o privada o cumplir con
una obligación financiera.
La forma más común de referirse al efectivo es hablar de dinero.
En términos de empresa, cuando hablamos de efectivo no referimos al
activo circulante más líquido o bien, a cualquier activo que pueda convertirse en
efecto en menos de un año. Es decir, de cuánto dinero puede disponer la
empresa en un corto periodo de tiempo. El flujo de efectivo de la empresa muestra
la cantidad de dinero que una empresa tiene, después de haber registrado
correctamente todos los movimientos que afecten directamente a este elemento
del balance.
Objetivos del flujo de efectivo
Entre los objetivos fundamentales se encuentran los siguientes:
 Brindar información oportuna a la gerencia para la toma de decisiones que
ayuden a las operaciones de la empresa.
 Ofrecer información acerca de los rubros y/o actividades en que se ha
gastado el efectivo disponible.
 Reportar objetivos del flujo de efectivo pasados para generar pronósticos.
 Determinar la capacidad de la empresa para hacer frente a sus
obligaciones con terceros y con los accionistas.
 Ayudar a tomar decisiones acerca de inversiones a corto plazo cuando
exista un excedente de efectivo disponible.
 La finalidad del estado de flujo es presentar en forma comprensible y clara
la información sobre el manejo que tiene la empresa; es decir, su obtención
y utilización por parte de la administración en un periodo determinado y de
esta manera tener un informe de la situación financiera para conocer y
evaluar la liquidez o solvencia de la empresa. Este estado financiero en
conjunto con el balance general y el estado de resultados nos ofrecen una
panorámica muy completa de lo que está ocurriendo en el negocio.
Importancia del efectivo
El efectivo es el elemento vital de cada negocio y quedarse sin él es una de
las principales razones por las que las empresas fracasan. Incluso si está
haciendo muchas ventas, si no tiene suficiente efectivo en la caja, la empresa no
podrá pagar sus facturas y permanecer abierta.
Por eso es tan importante que las empresas comprendan los conceptos básicos
del flujo de efectivo y la previsión de ese flujo.
El flujo de efectivo, también llamado flujo de caja, mide cuánto dinero
ingresa y sale del negocio durante un período específico de tiempo. 
Las empresas reciben dinero a través de las ventas y los rendimientos de
las inversiones, es decir, el efectivo que fluye al negocio. Por otro lado, las
empresas gastan dinero en suministros y servicios, así como en servicios públicos,
impuestos, pagos de préstamos y otras facturas.
El flujo de efectivo se mide comparando cuánto dinero ingresa a un negocio
durante un cierto período de tiempo en comparación con cuánto dinero sale de
ese negocio durante ese mismo período. Por lo general, el flujo de efectivo se
mide en el transcurso de un mes o un trimestre.
Características del efectivo:
1. Valor universal
Cada billete o moneda, tiene un valor establecido y asignado, que se acepta
así universalmente.
2. Su valor depende de la oferta y de la demanda
Mientras más dinero se ofrezca y menos se necesite, su valor será menor;
mientras que si se necesita más dinero del que hay en circulación, la dificultad de
acceder a él, determinará un valor incrementado.
3. Su valor es opuesto al precio de los productos.
Si existe mucho dinero circulante, es muy fácil acceder a él.
En el mismo orden del punto anterior, esto se relaciona con el hecho de que
si existe poca oferta de alguna moneda, es más difícil acceder a ella, y por ende
tendrá mayor valor, siendo el precio de los productos considerado: bajo. Por el
contrario si existe mucho dinero circulante, es muy fácil acceder a él, y será mayor
la cantidad que se tenga que pagar por un producto.
4. Su demanda fluctúa de acuerdo a la economía
Siguiendo el sentido de la característica anterior, si existe un crecimiento de
la economía, desde el punto de vista de un aumento en la oferta de bienes y
servicios ofrecidos, se necesitaría más dinero circulando para poder adquirirlos, y
esto sin duda se traduce en un incremento en la demanda de dinero.
5. La oferta depende del gobierno de cada nación
Hasta ahora hemos visto que es muy importante e incluso determinante, la
cantidad de dinero que hay en circulación, y el único encargado, en cada país o
nación de determinar este aspecto, es el gobierno y las políticas por las que el
mismo se rige.
6. La oferta y la demanda también determinan la inflación
Hay inflación cuando el dinero pierde su valor real e incrementan los precios. 
La inflación o los altos índices de inflación, aparecen cuando existe una gran
oferta con poca demanda, ya que circula una excesiva cantidad de dinero, su valor
real desciende y se incrementan los precios.
7. Sirve como medio de pago universal
El dinero ha sido establecido como un medio de intercambio a nivel mundial con
fines de mejores políticas, económicas y de evitar los antiguos trueques.
A continuación, más funciones del dinero:
8. Es una unidad de cambios
El dinero nos permite facilitar los procedimientos económicos. 
De acuerdo con el punto anterior, el dinero nos ha servido, durante muchos años,
como una unidad para establecer el valor de algún objeto, y con ello facilitar los
procedimientos económicos, que esto conllevaría.
9. Es un depósito de valor
Esto quiere decir, que con el dinero se puede adquirir otro bien que pueda ser
adquirido con fines de servirnos como futuro objeto de intercambio, conservando
de igual modo su valor comercial.
10. No tiene límite de uso
Esto aunque parezca sobre entendido, es importante aclarar que las monedas y/o
billetes no tienen ningún límite de uso, siempre y cuando estén bajo transacciones
legales.
Control del Efectivo.
El control del efectivo lo podemos definir como todas aquellas medidas
administrativas que permiten consistencia permanente en el tratamiento de todas y
cada una de las operaciones que genera el efectivo en Caja y bancos, con el fin
de informar la exactitud de sus resultados.
 Estas medidas, que constituyen en el Control del Activo Circulante
Disponible, deben armonizar, en su complejidad, de acuerdo al carácter, volumen
operativo e importancia de la empresa.
Este tipo de control también se conoce con el nombre de Control Interno, ya
que es realizado por orden de la empresa. El propósito u objetivo fundamental del
Control Interno es:

o La reducción de errores.
o La reducción del riesgo de pérdida y la obtención de fluidez en su manejo.
o Exactitud y veracidad de resultados.
o Exactitud de los registros.
o Exactitud en la información financiera.
o Exactitud en los pronósticos financieros.
o Evitar fraudes.
o Fomentar el acatamiento de las normas de la empresa.

Las medidas de Control Interno se fundamentan en este principio:

1. La confrontación interna de los informes operacionales del efectivo.
Esta confrontación se logra con la aplicación de las siguientes reglas:
 Una correcta división del trabajo.
 Asignación clara de responsabilidades.
 Una delegación de autoridad por áreas.
Procedimiento de Control: Son las actividades establecidas por la empresa,
a fin de proveer y resguardar sus intereses.
Estos procedimientos son aplicables a:
 Al efectivo en Caja Principal.
 Al Fondo Fijo.
 A los depósitos en instituciones financieras.
Importancia del control del efectivo

La importancia de controlar el efectivo, radica en implantar un adecuado

sistema de control interno orientado a proteger estos activos, proporcionar una
registración fiable, buscar y estimular la eficiencia operacional.

Sin embargo, con la práctica, el movimiento de la cuenta Caja quedó

minimizado, por obtener mejor control a través de utilizar cuentas bancarias. Es
decir, dicha cuenta normalmente debe utilizarse como receptora (cargos) de
fondos y abonar por la cuantía de depósitos en cuenta corriente, razón por la cual,
cumpliendo un adecuado sistema de control interno, los pagos deben efectuarse
mediante el giro de cheques.

Definición de caja

En contabilidad entendemos por Caja a la cuenta contable que registra todas

las entradas y salidas de dinero en efectivo. Por tanto, en la Caja será donde se
reflejen todos los movimientos dinerarios que no sean registrados por el banco.

No podemos pasar por alto la relación que existe entre la Caja y la

facturación, ya que, parte del efectivo que entra en la caja dependerá de la
emisión de las facturas a nuestros clientes. Normalmente esta cuenta suele usarse
por pequeñas empresas o autónomos que trabajan exclusivamente con dinero
efectivo.

Habrá que llevar un registro contable de los cobros en efectivo y de los

pagos que se hayan realizado desde la Caja, aquí no se incluyen ni las ventas ni
los pagos efectuados con tarjeta de crédito. El uso excesivo de la Caja puede
generar unos inconvenientes al empresario, como, por ejemplo, si pagamos
muchas facturas y los sueldos de los trabajadores con la caja podrían generarnos
un balance erróneo, a no ser que se incluyeran los cobros de sus ventas.

Objetivos

Los objetivos principales que originan el manejo de efectivo son:

 Recepcionar, controlar y utilizar el efectivo de las ventas realizadas y/o de

otras operaciones.
 Contar con recursos de inmediata disponibilidad para la realización de
operaciones.
 Cobertura pagos inmediatos de obligaciones en ausencia de cuentas
bancarias.
Características

 Las características principales que identifican contablemente a la cuenta

Caja son: Representa efectivo de libre e inmediata disponibilidad para
cobertura operaciones propias de una empresa.
 Por un adecuado sistema de control interno, Caja normalmente es
recepcionadora de fondos y no pagadora.
Importancia del Flujo de Caja
 El flujo de caja es un concepto básico en lo que respecta a las finanzas y
que remite a la diferencia entre el efectivo que ingresa menos el efectivo que sale
en una organización o en la cuenta de una persona física. Ciertamente, el flujo de
caja puede variar según distintos períodos y es en estas circunstancias en donde
cabe la posibilidad buscar fuentes alternativas de financiamiento. Es relevante
mencionar que existe una diferencia importante entre lo que se considera
rentabilidad y lo que se considera flujo de caja, siendo la primera la diferencia
entre ganancias menos gastos, mientras que el flujo de caja solo se refiere al
efectivo.
La relevancia del flujo de caja es el hecho de dar cuenta de la liquidez de la
empresa, entendiendo por liquidez la capacidad de hacer frente a las obligaciones
existentes de corto plazo. De esta manera, una empresa con buen flujo de caja
tendrá más posibilidades de estar cubierta en lo que respecta a sus necesidades
cercanas en el tiempo; por el contrario, una empresa con dificultades de liquidez
puede llegar a fallar en este sentido. El estudio del flujo de caja es una
herramienta fundamental para analizar la situación de una organización y a partir
de este análisis tomar decisiones. Es significativo señalar que existen instituciones
como los bancos que pueden llegar a quebrar por un problema de liquidez.
Efectivo en caja y bancos
Se entiende por efectivo los activos representados por moneda de curso
corriente, de los que se puede disponer en cualquier momento, ya sea porque se
tienen físicamente (saldo en caja), o porque se encuentran depositados en una
institución de crédito contra la que se puede girar por medio de cheques (saldo en
bancos).
Los movimientos más importantes de estas cuentas son por entradas de
dinero o depósitos (cargos) y por salidas o cheques expedidos (créditos). Su saldo
representa la cantidad de pesos y centavos de que se dispone y se presenta en el
balance general al principio del activo circulante.
La cuenta de Efectivo en Caja y bancos puede incluir "monedas extranjeras
y metales preciosos amonedados, los cuales se deberán valuar a la cotización
aplicable a la fecha de los estados financieros" (Boletín C-1, párrafo 4). Cabe
advertir que en una empresa sin operaciones internacionales, normalmente estos
valores carecen de importancia.
Normas de Información Financiera
Valuación. Los activos deben registrarse al precio efectivamente pagado
por ellos. Tratándose de los saldos en la moneda de curso corriente (nacional),
misma en que se formulan los estados financieros, éstos deberán quedar valuados
a su valor nominal, mientras que tratándose de los saldos en monedas extranjeras
y metales preciosos amonedados, éstos deberán quedar valuados al tipo de
cambio de mercado, en vigor a la fecha de los estados financieros.
Objetivos
1. Existencia física. Verificar que en realidad existe dinero por el saldo que
muestra la cuenta.
2. Disponibilidad. Cerciorarse de que no existen restricciones que impidan hacer
uso libre de los efectivos (por ejemplo, en el caso de fondos creados para
pensiones, ahorro de los trabajadores, etcétera).
3. Valuación. En el caso de existencias en monedas extranjeras, verificar que
éstas sean valuadas al tipo de cambio de mercado, vigente en la fecha de cierre.
Control interno
Los principales aspectos del control interno relativos al manejo de los
efectivos, cuyo cumplimiento debe vigilarse, son:
a) Separación de labores. Las personas que manejan efectivos, expiden cheques,
operan auxiliares y registros, y efectúan conciliaciones deben ser diferentes.
b) Fianzas. El personal que maneja los fondos y las cuentas bancarias debe estar
afianzado para garantizar su manejo.
c) Fondos fijos. Deben establecerse para canalizar a través de ellos los
movimientos menores.
d) Firmas mancomunadas. En el caso de las cuentas bancarias, los cheques
deben expedirse al menos con dos firmas (y siempre nominativos).
e) Firmas autorizadas. Las firmas autorizadas para expedir cheques deben ser
designadas por el Consejo de Administración o la Dirección.
f) Límites de pago. En las firmas autorizadas para hacer pagos debe existir un
límite, que al excederse requiera autorización superior.
g) Depósitos diarios. Las cobranzas y otros ingresos deben depositarse, a más
tardar, al día siguiente.
h) Arqueos periódicos y conciliaciones regulares. Los fondos fijos deben
recontarse periódicamente, cuidando aspectos legales e internos de los
comprobantes; las cuentas bancarias deben conciliarse regularmente y las
partidas de conciliación aclararse plenamente. Estos trabajos deben hacerse, por
supuesto, por personas diferentes de quienes manejan los fondos.
Al llevar a cabo un arqueo, deben tenerse en cuenta las siguientes
recomendaciones:
a) Cuando existan varios fondos u otra clase de valores de fácil realización
(incluso las cobranzas del día) conviene establecer un control simultáneo de todos
ellos, ya sea arqueándolos al mismo tiempo o suspendiendo sucesivamente las
operaciones de los que se vayan revisando.
b) En todos los casos debe solicitarse la presencia de un funcionario que ratifique
la actuación del auditor y atienda las aclaraciones o las dudas que surjan durante
el arqueo.
c) Debe conocerse el importe a arquear que muestran los registros para
compararlo con lo contado y pedir aclaraciones en el momento mismo del arqueo,
cuando sean necesarias.
d) Al concluir el arqueo, debe exigirse la firma al responsable del fondo para que
quede constancia plena de que la cantidad contada le fue devuelta a su entera
conformidad.
Por lo general, los fondos incluyen vales, recibos, facturas y otros
comprobantes de erogaciones realizadas pendientes de reembolso y que, por lo
mismo, se consideran parte del fondo. En estos casos el auditor debe tener
cuidado de cerciorarse de la autenticidad de dichos comprobantes vigilando: que
sean de fecha reciente; que estén debidamente autorizados para su pago; que
sean por importes razonables al fondo y que su pago esté definido en los objetivos
del fondo relativo (es decir, que el fondo se haya creado para hacer esos pagos).
En estricta teoría, un fondo de efectivo sólo debe estar constituido por dinero, por
ello se debe vigilar que todos estos comprobantes queden debidamente
reembolsados al cierre del ejercicio que se examina, en caso contrario deberá
proponerse el ajuste de auditoría! relativo para mostrar como efectivo en caja y
bancos sólo aquello que sea realmente efectivo.
Programa De Auditoria Caja Y Bancos

Esta cuenta está constituida por el total de moneda de curso legal o sus
equivalentes, tales como: giros bancarios, telegráficos, postales, moneda de oro, y
extranjeras, depósitos bancarios en cuentas de cheques, etc., propiedad de una
entidad y no habiendo restricción sobre estos documentos o monedas, están en
disponibilidad inmediata para emplearlos en cualquier uso comercial o social.

Cualquier partida aceptada como depósito bancario a su valor nominal

puede considerarse como efectivo. Los depósitos en cuentas de ahorros pueden
considerarse también como efectivo, puesto que los bancos rara vez exigen aviso
previo de retiro. Los certificados de depósito a la vista también pueden ser
clasificados como efectivo. El fondo de Caja Chica y el de la nómina pueden ser
incluidos en el efectivo o presentarse separadamente. En la cuenta de efectivo no
deben aparecer partidas como cheques posfechados de los clientes o rechazados
por falta de fondos, adelantos a los empleados y otros pagarés, valores bursátiles
fácilmente vendibles, préstamos a la vista o timbres de correo e impuestos.

2. Objetivos de la Auditoria

2.1 Cerciorarse de la confiabilidad del sistema de control interno que se tiene

establecido.

2.2 Determinar si los fondos de efectivo y depósitos a la vista que se presentan en

los estados financieros son auténticos.

2.3 Determinar si se presentan en dichos estados, todos los fondos y depósitos

que existen en la Institución.

2.4 Determinar si los fondos y depósitos que se presentan dentro del rubro Caja y
Bancos están disponibles y sin restricción alguna.

2.5 Determinar si los fondos y depósitos que no son dinero efectivo o sustitutos
perfectos de dinero como divisas extranjeras y materiales preciosos, están
adecuadamente valuados

2.6 Determinar si los ingresos diarios han sido depositados y registrados

íntegramente y oportunamente.

2.7 .Determinar si los cheques fueron debidamente autorizados, emitidos y

registrados.

2.8 Verificar su presentación como primer rubro del Balance de Situación y que
haya referencia a información adicional sobre restricciones para uso de los fondos
o sobre moneda extranjera y metales precisos.

3. Alcance

Comprenderá la revisión y análisis de los registros contables, arqueo al

Fondo Fijo y Caja recaudadora que mantiene la Institución, así como los controles
establecidos para las diferentes cuentas corrientes del 1 de Enero al 31 de
Diciembre del año **.

4. Procedimientos de Auditoría

1. Efectivo en Caja

1.1 Analice el control interno vigente y cerciórese de su validez, suficiencia y

adecuada.

1.2 Verifique, si las entradas de efectivo están representadas principalmente por

pagos directos al (a los) cajero (s); que se tenga en uso (si el movimiento lo
amerita) registradoras, controles sobre las notas de ventas, recibos formarles de
ingreso o algunos otros medios que comprueben las entradas diarias de efectivo.
Si se expiden recibos formales deben verificarse que estén numerados
consecutivamente, que se confeccionen con copias y que una vez debidamente
firmadas y selladas el original se entregue a la persona que hace el pago

1.2 Verifique, mediante una prueba selectiva si los comprobantes de ingreso son
revisados por un empleado distinto de la persona que recibe el efectivo, con el
objeto de comprobar si se encuentran de acuerdo con las cantidades registradas y
depositadas y, con los precios de venta o tarifas establecidas.

1.3 Verifique que los recibos o comprobantes inutilizados se archiven, original y

copias, en el archivo consecutivo de copias.

1.4 Verifique que, cuando los pagos a favor del ente u órgano están representados
por cheques, salvo que lo disponga en contrario el reglamento, sean por sumas
iguales o menores al total de la venta o ingreso, y que se les estampe un sello de
depósito restrictivo que diga “UNICAMENTE PARA DEPOSITAR EN LA CUENTA
CORRIENTE No DE ....(Nombre de la entidad u órgano), CON EL BANCO..... (de
que se trate)”.

1.5 Referente a los ingresos del mes o meses seleccionados:

1.5.1 Realice, en el registro Caja y/o Bancos, Sección de Ingresos, o en su

defecto en el registro de Ingresos, pruebas de las sumas de las columnas de
distribución, comprobaciones de los totales horizontales de fin de mes y
verificaciones de los traslados de saldos de un folio a otro y de un mes a otro.

1.5.2 Rastreé los pases del libro de Caja y/o Bancos al Diario General, para
determinar la corrección de los Asientos de Diario.

1.5.3 Verifique la corrección de los pases a las cuentas del Mayor General.

1.5.4 Verifique la corrección de los pases a las cuentas de los Mayores AuxiliareS

1.5.5 Coteje los depósitos diarios con el Libro de Caja y Bancos o, con el registro
de Ingresos.

1.5.6 Verifique que los ingresos recaudados se depositen íntegramente el día

hábil posterior a su percepción, mediante le cotejo de los recibos emitidos,
liquidaciones de cobradores, cintas de cajas registradoras y otros medios que
controlan ingresos, contra los depósitos bancarios. Para ello, prepare una “Prueba
de Ingresos” para los meses que estime conveniente, pero, escoja uno, lo más
reciente posible.
1.5.7 Verifique que los créditos a las cuentas de Ingresos se identifiquen con la
naturaleza de los mismos.

1.5.8 Cerciórese que si la Institución acepta cheques posdatados, estos sean

registrados y depositados inmediatamente.

1.5.9 Investigue si con los fondos de ingresos o ventas al contado se cambian

cheques de funcionarios o empleados de la propia Institución o de terceros.
Analice si tal procedimiento constituye actividad ordinaria de la entidad u órgano

1.5.10 Verifique que todas las personas que participan en la recepción o

desembolso de efectivo, estén afianzadas.

2. Caja General

2.1 Analice la suficiencia, validez y adecuidad del control interno, en relación con
la Caja General, teniendo en cuenta el reglamento respectivo y asimismo, lo
siguiente:

2.1.1 La seguridad y ubicación del local de la oficina del Cajero General.

2.1.2 Si se utiliza caja fuerte, con el objeto de garantizar la seguridad de los

valores.

2.1.3 Si el cumplimiento de la clave de la caja fuerte, es restringido, si se guarda

en lugar seguro y si dicha clave se cambia periódicamente.

2.1.4 En cuanto a llaves, si se necesitan dos o más llaves para abrir la caja fuerte
y si su control es adecuado.

2.2 Verifique, cuando existan varios cajeros, si cada uno de ellos ejerce su propio
control arqueando sus fondos y valores diariamente, al término de sus
operaciones.

2.3 Verifique si se ejerce control sobre los fondos de caja asignados a cada cajero
y si tales fondos son contados cuando se realiza el arqueo.

2.4 Cerciórese si la Caja General se controla mediante arqueos, si estos los

realiza personal diferente al de la caja. Asimismo, verifique la periodicidad de los
mismos y el factor sorpresa. Además, si en dichos arqueos, sorpresivos y
simultáneos (cuando hayan varias cajas y las circunstancias lo permitan), se
incluyen a todos los cajeros en la misma fecha y hora. Finalmente, si se deja
constancia (fórmulas de arqueo) de la labor realizada.

2.5 Verifique, cuando la Institución posee timbres fiscales, estampillas, papel

sellado o cualquier otro documento de naturaleza similar a los citados, si existe
(porque se amerita) una cuenta de control de Mayor y registros auxiliares que
garanticen una adecuada fiscalización para estos valores. A su vez, verifique si
dichos valores se arquean simultáneamente con los de la Caja General y con los
fondos de trabajo. En el caso de que en dichos arqueos se hayan presentado
irregularidades importantes, cerciórese de que se hayan hecho del conocimiento
de los superiores; si dichas irregularidades han originado acciones correctivas y, si
estas se han aplicado de inmediato por la administración.

2.6 Revise el control sobre el uso de la máquina porteadora, si se utiliza alguna.

Haga pruebas que le permitan verificar el control sobre la llave, si se tiene una
cuenta en el Mayor General y si se lleva un registro auxiliar con el fin de constatar
su movimiento diario. Además, si el monto registrado por la máquina porteadora
se arquea simultáneamente con la Caja y demás fondos existentes.

3. Cuentas Bancarias.

3.1 Analice la suficiencia, validez y adecuidad del control interno relativo al

funcionamiento de las Cuentas Bancarias.

3.2 Seleccione, en relación con el período objeto de examen, el mes o meses que
se someterá a prueba y prepare una cédula que contenga la relación detallada de
todas las cuentas bancarias, inclusive de aquellas que hayan sido cerradas
durante el período examinado.

3.3 Obtenga, para realizar las verificaciones, lo siguiente:

3.3.1 Lista de los funcionarios con sus rubricas, autorizados para firmar cheques.

3.3.2 Conciliaciones bancarias al inicio y al final del período bajo examen.

3.3.3 Los estados bancarios del mes o meses bajo prueba.

3.3.4 El Libro de Caja y Bancos o los registros auxiliares con que se cuente.

3.3.5 Los comprobantes de ingresos, egresos y asientos de diario del mes o

meses seleccionados

3.3.6 Los libros principales, Diario y Mayor General.

3.4 Verifique sí:

3.4.1 Se usan registros auxiliares de bancos, individuales para cada cuenta.

3.4.2 Están todas las cuentas corrientes bancarias, con la denominación o el

nombre oficial de la entidad.

3.4.3 La apertura y cierre de las cuentas es debidamente autorizada y si son las

estrictamente necesarias.
3.4.4 La responsabilidad de las firmas de los funcionarios titulares y suplentes es
mancomunada y si estas fueron designadas por la máxima autoridad
administrativa.

3.4.5 El banco es informado oportunamente y por escrito que algún funcionario

autorizado para firmar cheques, es relevado de tal función o ha dejado de
pertenecer a la entidad.

3.5 Solicite directamente a los bancos confirmación del saldo de cada una de las
cuentas, a la fecha de cierre del ejercicio objeto de examen, lo que debe incluir,
además, los montos de valores en custodia, depósitos a plazo y otros derechos, si
los hubiere.

3.6 Verifique, de acuerdo con las fechas, las conciliaciones de las cuentas
bancarias se hagan por lo menos cada mes; que las realicen personas ajenas al
manejo de ingresos y egresos y a los registros contables, así como que estén
aprobados por un funcionario autorizado.

3.7 Revise, en cuanto a los procedimientos establecidos, cada conciliación

bancaria a la fecha de la confirmación del saldo obtenido del banco
correspondiente o, en las fechas que se considere convenientes. Al respecto,
debe comprobarse y obtenerse evidencia de que se hayan seguido, por lo menos,
los siguientes procedimientos de conciliación:

3.7.1 En cuanto a cheques cancelados devueltos por el banco debe verificarse

que el conciliador:

a) Los haya recibido directamente del banco.

b) Los haya confrontado con el libro de egresos, en cuanto al número, fecha,

beneficiario y monto.

c) Los haya examinado para determinar posibles alteraciones

d) Los haya examinado en cuanto a la autenticidad de las firmas autorizadas.

e) Haya hecho un estudio para determinar posibles endosos irregulares.

3.7.2 Verificar, en cuanto a los estados de cuenta bancarios, que los haya
recibido en sobres cerrados y que hayan confrontado los depósitos diarios,
acreditado en dicho estado de cuenta, con las cifras anotadas en el Libro de
Ingresos. Finalmente, si el conciliador estudia las transferencias entre bancos para
verificar la correcta anotación de las transacciones en las cuentas respectivas.

3.7.3 Verifique, en cuanto a las conciliaciones propiamente:

a) Que se haya comparado el saldo, según el estado del banco con el saldo del
Libro Auxiliar y la de este o de ambos, con el saldo del Mayor General.

b) Que se cotejan los estados bancarios con los registros de banco.

c) Que se cerciore de que la copia de la fórmula de depósito bancario lo recibe

una persona distinta de la que lo preparó

d) Que se revisen las operaciones o transacciones no usuales, por el conciliador

o por otra persona que tampoco tenga acceso a las funciones de cobranza o
desembolsos.

e) Que se haya investigado por un empleado distinto del que prepara los
depósitos, cualquier cargo bancario por cheques sin fondos u otros conceptos.

f) Que se investiguen los cheques que han permanecido pendientes de cobro

por largo tiempo.

g) Que se investigue cualquier diferencia que haya surgido durante la

conciliación.

3.8 Efectúe pruebas de la exactitud aritmética de las cifras.

3.9 Realice una prueba de ingresos y egresos con el objeto de verificar la

corrección del saldo en libros de las cuentas bancarias y que los ingresos y
egresos de los meses seleccionados hayan sido registrados.

a) Si por alguna razón le correspondiera hacer alguna conciliación, le bastará

realizar, utilizando las formas y hojas adecuadas, las operaciones que
anteriormente se le ha pedido que verifique o compruebe.

3.10 Respecto de los cheques emitidos:

3.10.1 Verifique que las fórmulas de cheques estén numeradas

consecutivamente y bajo el control y custodia de una persona que esté autorizada
para firmarlos, ni tenga acceso a los registros contables.

3.10.2 Cerciórese que en el caso de que no existan cheques comprobantes,

haya un registro de egresos que detalle las transacciones.

3.10.3 Verifique que las fórmulas de cheques inutilizadas se anulen para

impedir su uso posterior; igualmente, que se archiven, el original y todas sus
copias, en el Archivo Consecutivo de copias de los cheques.

3.10.4 Verifique que la transferencia de fondos de una cuenta bancaria a

otra, sea autorizada por el tesorero u otro funcionario responsable y que dichas
transacciones se registren inmediatamente después de que se llevan a cabo.
3.10.5 Verifique, en cuanto a la preparación de cheques, que:

a) Sean preparados por el Departamento de Contabilidad.

b) Sean girados en forma nominativa.

c) Se les adjunte toda la documentación que sustente el egreso.

d) Se tenga establecido el sistema de firmas mancomunadas (administración

superior y empleados administrativos) y que ninguna de las firmas corresponda a
empleados cuyas obligaciones incluyan labores de registro de operaciones, de
conciliaciones bancarias, aprobación de comprobantes de pago o manejo de cajas
y fondos

e) Esté prohibido la firma de cheques en blanco y la emisión de cheques a caja

o al portador.

f) Si se usa facsímil o algún aparato electrónico o mecánico de protección o

firma de cheques, deberá estar prohibido su uso en cheques en blanco. Solo se
usará cuando la documentación sustentadora ha sido revisada y aprobada (debe
quedar evidencia de esto en los comprobantes) y, el cheque debidamente girado.
La persona que maneja y custodia el facsímil o la máquina protectora no debe
tener acceso a los formularios de cheques y debe llevar y ser responsable de un
registro de control sobre el uso de tales aparatos.

3.10.6 Cerciórese que las personas que firman los cheques o que controlan el
facsímil, sean independientes del departamento de compras, distintas de las que
solicitan la orden de pago, de las que aprueban los comprobantes, de las que
llevan el registro de comprobantes, de las que concilian el total de los
comprobantes pendientes de pago con el saldo de la cuenta o subcuenta
respectiva y de las encargadas de llevar los libros de cheques

3.10.7 Cerciórese si posteriormente a su confección y firma, los cheques se

entregan a una oficina pagadora a la que no tienen acceso posterior, las personas
que los confeccionaron.

3.10.8 Cerciórese que una vez que se pague el cheque, los documentos
sustentatorios del mismo se cancelen con un sello que indique el número del
cheque con que se realiza su pago y la fecha.

3.10.9 Verifique si los cheques girados no retirados por los interesados dentro del
plazo conveniente o dentro del que establece el reglamento, fueron anulados y
contabilizados en las cuentas de pasivo o de patrimonio consignadas en el cuadro
de cuentas.

3.10.10 Verifique si existe protección para los cheques pendientes de entrega.

3.10.11 Verifique el control de la entrega de cheques, y haga una prueba
comparando los endosos de los mismos una vez cancelados por el Banco, con las
firmas de recibido conforme que constan en las copias del Archivo Consecutivo.

3.10.12 Coteje las copias de los cheques emitidos con el Libro de Caja y Bancos
(o con el Registro de Egresos), verificando la distribución de las cuentas en los
cheques emitidos.

3.10.13 Prepare una lista para investigar los cheques girados a la orden de:
Portador, Caja, Banco la misma entidad, funcionarios o empleados, señalando en
la lista el objeto de los egresos.

3.10.14 Seleccione una muestra de los cheques y sus justificantes del mes o
meses sometidos a prueba.

a) Examine los cheques y sus comprobantes que, deben estar separados de los
de ingresos y archivados en estricto orden numérico para permitir su fácil acceso y
exploración y asimismo, las facturas que los respalden, para verificar lo siguiente:
correcta aplicación de la codificación contable y presupuestaria, identificación con
la naturaleza de la cuenta afectada, aprobación de precios, correcta emisión de las
órdenes de compra, la exactitud aritmética, cancelación del comprobante y
documentos sustentatorios (justificantes) mediante la utilización de un sello.

b) Coordine los pasos anteriores con las verificaciones que se llevan a cabo en
las cuentas por pagar.

c) Determine, para asegurarse de que se haya hecho un corte exacto de los

desembolsos de Caja, el número del último cheque girado en el último día del año.
Cerciórese de que todos los cheques anteriores hayan sido enviados o entregados
a los beneficiarios.

d) Inspeccione con base en pruebas selectivas, los comprobantes y justificantes,

que sustentan reembolsos o reintegros de Caja Chica y otros fondos de trabajo,
verificando autorizaciones, antigüedad y clasificación contable y presupuestaria de
los gastos y además, si son documentos originales debidamente cancelados.

3.10.15 Indique, luego de haber cubierto los procedimientos anteriores, si en su

opinión pueden ser nuevamente utilizados o si es necesario complementarlos; en
este caso, prepare un memorando con las correcciones y ampliaciones
necesarias.

4. Egresos o Desembolsos
 4.1 Determine si los egresos o los desembolsos están regulados por medio de
reglamento y, si se cumple este y las normas técnicas de control interno
respectivas. Verifique que los controles internos son suficientes y confiables.

4.2 Se usan registros auxiliares de bancos, individuales para cada cuenta.

4.3 Investigue las funciones que tenga el empleado que maneja registros de
egresos, con el objeto de determinar si tiene acceso o no a otras funciones, de
Egresos del Libro de Caja y Bancos, o en su defecto en el registro de Egresos,
pruebas de las sumas de las columnas de distribución, comprobaciones de los
totales horizontales de fin de mes y verificaciones de los traslados de saldos de un
folio a otro y de un mes a otro.

4.3.1 Rastreé los pases del Libro de Caja y Bancos al Diario General, verificando
la corrección.

Están todas las cuentas corrientes bancarias, con la denominación o el nombre

oficial de la entidad.

4.3.2 La apertura y cierre de las cuentas es debidamente autorizada y si son las

estrictamente necesarias.

4.3.3 La responsabilidad de las firmas de los funcionarios titulares y suplentes es

mancomunada y si estas fueron designadas por la máxima autoridad
administrativa.

4.3.4 El banco es informado oportunamente y por escrito que algún funcionario

autorizado pague, si existe un reglamento que regule el funcionamiento de caja
auxiliares y, si se cumple este y las normas técnicas de control interno respectivas.
Verifique la suficiencia y validez de esos controles internos.

4.4 Determine si el banco (o bancos), donde se tienen las cuentas corrientes

para los depósitos de esas cajas auxiliares, envía (n) los estados de cuenta
directamente a la Oficina Central.

4.5 Realice una prueba (de ingresos y egresos) que le permita determinar si
dichas cajas auxiliares informan diariamente a la Caja General las transacciones
efectuadas.

4.6 Efectúe todas las otras pruebas de control consignadas en este Manual,
que le sean aplicables.

5. Caja Chica y Fondos de Trabajo

5.1 Objetivos de Auditoría

1. Verificar el cumplimiento del Reglamento de Operación de la Caja Chica y de
los Fondos de Trabajo y las normas técnicas de control interno relacionadas con
los mismos. Verificar la suficiencia y la validez de esos controles internos.

2. Determinar si se trabaja con fondo fijo o variable y cuál es el procedimiento

administrativo utilizado en su operación.

3. Comprobar físicamente que el dinero custodiado por el cajero se encuentre

íntegramente en poder de dicho funcionario.

4. Analizar la justificación y la racionalidad de los gastos y observar la corrección

aritmética de los montos pagados y reintegrados, la autenticidad de los
documentos, fechas, legalidad, sellos de “Cancelado” y, si son originales sin
alteraciones.

5. Comprobar en las liquidaciones de la Caja Chica, si los gastos no sobrepasan la

finalidad de la misma.

6. Verificar que el fondo de Caja Chica, sea reembolsado al fin de cada ejercicio
económico, con el objeto de que los gastos se reflejen en los estados financieros
del período en que fueron realizados.

1. Realizar todas aquellas otras verificaciones consignadas en este Manual, que

garanticen un uso adecuado de la Caja Chica o del Fondo de Trabajo.

5.2 Procedimientos de Auditoría

5.2.1 Estudie la reglamentación existente para la Caja Chica o de los Fondos de

Trabajo establecidos por la máxima autoridad de la entidad u órgano. Realice
pruebas para verificar el cumplimiento de todas sus disposiciones y de la
suficiencia y validez de los controles internos.

5.2.2 Solicite a la unidad administrativa que corresponda en cada entidad, copia

de los arqueos realizados, con el objeto de verificar si se realizan por sorpresa, por
personas ajenas a las que manejan los fondos y si se archivan los documentos
respectivos.

5.2.3 Prepare una cédula que muestre las Cajas y Fondos existentes a la fecha
del examen, con indicación de: montos autorizados, nombre de los custodios y sus
respectivas pólizas de fidelidad.

5.2.4 Determine, en relación con la cédula anterior, las cajas y fondos fijos que
deben ser arqueados, indicando aquellos que requieren un control simultáneo, es
decir, que se practicarán el mismo día y la misma hora. Cuando la complejidad de
la Institución no lo permita, programe la observación de la realización de estos
arqueos, por la administración.
 El arqueo o arqueos, dependiendo de la importancia relativa de los fondos
involucrados, deben practicarse al inicio de la Auditoría; también dependiendo de
esa importancia, puede programarse otro u otros “por sorpresa” en el transcurso
de la misma.

5.2.5 Verifique si el encargado de la Caja Chica o del Fondo de Trabajo tiene o no

acceso a los registros contables y si se liquida o no periódicamente dicha Caja o
Fondo.

5.2.6 Efectué un recuento de todo el efectivo y los valores en presencia de los

custodios, incluyendo: ingresos por depositar, remuneraciones no cobradas y otros
fondos y cualesquier otros valores en poder de los custodios. Proceda de la
siguiente manera:

5.2.7 Obtenga del Director Administrativo o de quien haga sus veces, la nómina de
funcionarios que en el período objeto de examen estaban facultados para autorizar
desembolsos de efectivo de Caja Chica o de los Fondos de Trabajo, con
indicación de firmas, medias firmas y visto bueno de cada uno. Verifique las
políticas que se siguen sobre el particular.

5.2.8 Solicite la actualización de esta nómina a la fecha del examen. Verifique

asimismo, si las pólizas de fidelidad están vigentes y actualizadas.

5.2.9 Detalle monedas y billetes, agrupándolos por denominaciones y obtenga el

total. Asegúrese que no existen más fondos en poder del custodio.

5.2.10 Detalle cheques recibidos, indicando fecha, banco girador, beneficiario,

endosos y montos. Cerciórese que estén endosados para depositar en la cuenta
corriente del entre u órgano correspondiente.

5.2.11 Detalle adelantos, indicando fecha, nombre, monto y aprobación y verifique

si están firmados por las personas que reciben los fondos.

5.2.12 Detalle los justificantes de gastos en poder del custodio, indicando fecha,
nombre, concepto, monto y aprobación. Verifique que se prepare un justificante
interno cuando el desembolso no esté respaldado por uno de naturaleza externa.
Esté atento ante cualquier indicio de adulteración, para ello verifique que los
justificantes estén escritos a máquina o con tinta y que las cantidades se expresen
en números y en letras.

5.2.13 Verifique que los egresos estipulados en los comprobantes estén

autorizados por los funcionarios de la nómina citada en 6.6.1.
5.2.14 Cuando las Cajas o Fondos se manejan con cuentas bancarias, detalle los
cheques girados por la entidad y aún no entregados a los respectivos
beneficiarios, indicando fecha, banco, beneficiario e importe.

5.2.15 Verifique en los comprobantes y justificantes su antigüedad, naturaleza,

concepto, monto y que, cuando se paguen, se cancelen con un sello que además
de la fecha indique “PAGADO”. Los justificantes deben ser originales y extendidos
a nombre de la Institución. Para verificar la antigüedad relacione la fecha de los
comprobantes y justificantes con las del último reintegro o reembolso y la fecha de
emisión del cheque.

5.2.16 Verifique que en los comprobantes de pago se anote Código (contable-

presupuestario) de la cuenta.

5.2.17 Verifique que los comprobantes provisionales se liquiden a más tardar el

día hábil siguiente y que, mientras, se mantengan como disponible.

5.2.18 Recuente los sueldos pendientes de pago, si los hubiere.

5.2.19 Investigue si por alguna disposición legal el cajero o encargado del fondo
está autorizado para cambiar cheques; si existe tal autorización, y encuentre
algunos de ellos, ordene su depósito inmediato en el Banco, y solicite la
cancelación perentoria de los vales, si los hubiere, procurando la confirmación de
los interesados.

5.2.20 Someta al criterio del funcionario encargado de la Caja, las partidas

extraordinarias localizadas en el arqueo. Analícelas debidamente.

5.2.21 Verifique en el Libro Mayor o en el Auxiliar respectivo, el saldo de la cuenta

o subcuenta y si su presentación en el Balance es adecuada.

5.3 Comunique al auditor encargado los faltantes o sobrantes de la Caja Chica o

del Fondo de Trabajo de relativa importancia, para que decida que acciones deben
seguirse. En todo caso, los faltantes dan lugar para exigir de inmediato el reintegro
por parte del responsable. Pequeñas diferencias pueden ser llevadas a una cuenta
de faltantes y sobrante de Caja.

5.4 Consigne los resultados del arqueo en formularios (por ejemplo, el certificado
de efectivo y valores en Caja), u hojas separadas para cada concepto
debidamente firmados por el encargado de la Caja o del Fondo, superior inmediato
y los auditores que intervienen en el arqueo, indicando que los fondos
considerados pertenecen a la Institución, que son los únicos que estaban en poder
del custodio a la fecha del arqueo, y que le fueron devueltos de conformidad.
5.5 Guarde todas las providencias para cerciorarse de que el cajero presentó
todos los valores que deben ser objeto de arqueo; para ello diríjase a la
Contabilidad y solicite información de los saldos en dinero que tiene a su cuidado
cada Cajero o encargado del Fondo; por ejemplo, fondos de cambio, fondos de
trabajo, cajas chicas, cuentas por cobrar a cargo del cajero, especies fiscales,
reservas de efectivo, etc. Obtenga además la confirmación del Director
Administrativo o de quien haga sus veces. En caso de que haya fondos de relativa
importancia que no fuera posible arquear, obtenga confirmación directa del
encargado.

5.6 Verifique, en cuanto a los reembolsos de la Caja Chica o del Fondo, que antes
de reponerse el mismo, los comprobantes y justificantes, que deben estar
numerados consecutivamente, hayan sido revisados por un funcionario autorizado
y se les haya estampado el número del cheque con que se hizo el reembolso. Al
efecto, debe usarse un sello que diga “PAGADO CON CHEQUE No.....” con el
objeto de que no puedan ser reutilizados. Verifique que también los cheques de
reembolso se hagan a nombre del encargado de la Caja Chica o del Fondo.

5.7 Prepare un papel de trabajo con el cotejo de los resultados del (los) arqueos y
la reglamentación vigente. Verifique si esta se cumple, o si no, por qué causas
Ponga en relieve los puntos débiles del Sistema de Control Interno con las
observaciones que estime necesarias, con el fin de hacer las recomendaciones
pertinentes para mejorarlos (incluidas por supuesto las modificaciones a la
reglamentación).

5.8 Indique si en su opinión este programa puede ser reutilizado íntegramente en

una futura Auditoría, en caso contrario, haga un memorando con las
observaciones que crea conveniente.