TALLER SOBRE DOCUMENTO Y SU IMPORTNACIA

TECNOLOGIA GESTION DOCUMENTAL

FICHA 768857

INTEGRANTE

ANDRES GIOVANI LOPEZ GRISALES

INSTRUCTOR

JACKSON NAVARRO MARMOL

ABEJORRAL, ANTIOQUIA

SEPTIEMBRE 22 DE 2014

SENA
A. La palabra documento proviene del vocablo “DOCERE” que significa:
enseñar”. Documento proviene del latín “documentum”. por su parte archivo
proviene del latín “archivum”, referido a una instalación física, documento  es una
carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia.
También se trata del escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para
comprobar algo.
se crea a partir de la necesidad desde hace tiempos de dejar constancia de sus
acciones como: conquistas, inventos negocios, lo cual esto genera información
que se registra en documentos y estos a su vez generan un archivo.

B. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías,

cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías,
talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos, monumentos, edificios o
similares.

C. Cualquier soporte que contiene registrada información En este sentido

serían documentos los libros, revistas, partituras, mapas, informes, soportes
electromagnéticos, inscripciones, sellos, medallas, cuadros, discos y cassettes,
bocetos, catálogos, correspondencia y todo tipo de registro escrito. todo objeto
mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en
lápidas, monumentos, edificios o similares.

D. El documento de archivo se refiere al resultado de una acción y es definido por

distintos autores como aquel que el producido y/o recibido por institución o
individuo durante la trayectoria de su comisión o actividad para el cumplimiento de
sus objetivos y conservado como prueba e información, es decir, su finalidad es
cumplir con alguna gestión.

E. 1. caracteres externos: se refieren a la parte externa del documento

Los caracteres externos son:

 CLASE: es el medio por el cual se transmite el mensaje. según la clase los

documentos pueden ser: textuales, gráficos, en imagen, sonoros y legibles por
máquina.

 TIPO: es el número y disposición de los elementos de la información que

corresponde a la actividad que los ha producido. de las actividades o funciones de
carácter personal administrativo, judicial y religioso se derivan diferentes tipos de
documentos, por ejemplo: dar noticias o instrucción sobre alguna cosa o suceso
da origen a los informes. el tipo de documento forma las series que son el conjunto
de tipos documentales, iguales resultados de una actividad concreta y continuada
en el tiempo por ejemplo: la correspondencia.
 FORMATO: es la configuración física del documento, depende de la materia,
soporte, manipulación para crearlo. los documentos textuales se presentan en
forma de expedientes, legajos, volúmenes. los documentos en imagen: en
microfilm y en videos. los documentos sonoros: en discos y cassettes los
documentos legibles por máquina: en fichas, discos y cintas.
 FORMA Y CANTIDAD: la forma se refiere a si el documento es original o copia. la
cantidad a lo que es el volumen.

2. caracteres internos: se refieren al contenido del documento

Los caracteres internos son:

 ENTIDAD PRODUCTORA: es el autor, la persona o institución que produce el

documento.
 ORIGEN FUNCIONAL: la razón por la cual se producen los documentos, la
función administrativa que lo genera, la actividad concreta de esa función y el
trámite que lo efectúa.
 FECHA Y LUGAR DE PRODUCCIÓN DEL DOCUMENTO: constituye la fecha y el
lugar en que se produce el documento, se le data crónica y tópico.

F. los documentos son importantes porque:

1.1. permiten la comunicación humana.

1.2. son un medio valioso de información.
1.3. constituyen un medio probatorio ya que aseguran la comprobación de cualquier
actividad ya sea técnica, económica o investigativa.
1.4. dejan constancia por algún medio material de las gestiones administrativas.
1.5. sirven para la toma de decisiones administrativas.

G. En la archivística moderna se considera que los documentos pasan por tres fases
o edades conocidas como:
1.1.1.1. edad administrativa
1.1.1.2. edad intermedia
1.1.1.3. edad histórica

H. VALOR ADMINISTRATIVO: el que tiene un documento o una serie documental

para la entidad productora, relacionado con el trámite o asunto que motivó su
creación.

VALOR JURÍDICO: deriva derechos u obligaciones.

VALOR LEGAL: aquél que tienen los documentos y sirven de testimonio ante la
ley.

VALOR FISCAL: es el que tienen aquellos documentos que expresan movimiento

de dinero y está dado por la utilidad para el tesoro o hacienda pública.
 valores primarios 
son los que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora o al
iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en
el tema o en el asunto.

VALOR CONTABLE: está representado en los documentos que soportan el

conjunto de cuentas, como los registros de ingresos, egresos y movimientos
económicos de la institución. 

VALOR TÉCNICO: utilidad de la información específica de una función.

valores secundarios históricos 

VALOR CIENTÍFICO: cualidad de los documentos que registran información

relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. estos
documentos científicos van ligados con la investigación.

VALOR INVESTIGACIÓN: sirven como fuente de consulta para los investigadores

y como testimonio de la memoria colectiva.
son aquellos que afloran una ves agotado el valor inmediato o primario, aunque
algunos documentos lo tiene desde el momento en que se producen. son de
cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica,
científica, y cultural, deben conservarse en un archivo. 

VALOR HISTÓRICO: cualidad atribuida a aquellos documentos que deben

conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles
para la reconstrucción de la memoria de una entidad.

VALOR CULTURAL: calidad del documento que por su contenido, testimonio,

entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores,
modos de vida, o desarrollo económico, social, político, religioso o estético, propio
de una comunidad y útiles para el conocimiento de su entidad.

I. Atendiendo al soporte de los documentos se clasifican en:

 Textuales: Son los que trasmiten la información por escrito. Son los
más abundantes y los más antiguos. Pueden ser: Manuscritos,
mecanografiados e impresos.

 Gráficos: Son aquellos en los cuales el contenido está representado por

formas, signos, colores. Pueden ser manuscritos e impresos. Son
documentos gráficos; los planos, mapas, dibujos de cartografía,
delineación, gráficas y demás.

 Documentos de imagen: Son llamados clichés, placas. También

comprende los documentos fonópticos en los que el sonido y la imagen
se presentan al mismo tiempo, por ejemplo: las películas o filmes.,
video cintas, video casetes; video discos.
 Sonoros: Son aquellos que tienen registrados el sonido en cintas
sonoras, registros para ser leídos por células fotoeléctricas ( bandas
sonoras de películas cinematográficas.

 Documentos legibles por máquinas: Son aquellos documentos que

necesitan de máquinas especiales para que a través de unos programas
especiales puedan hacerlos legibles al hombre, ejemplo: Discos de
computadores, cintas, microfilm, etc.

J. ATENDIENDO a la tramitación a la cual está vinculado el documento, este puede

ser:

 documentos corrientes (o activos) se consideran documentos corrientes todos

aquellos que produce y / o recibe una institución en desarrollo de sus actividades
mientras que cumplen la función que les dio origen.
 documentos semicorrientes (o semiactivos) son aquellos que cumplido su
trámite, son remitidos a un archivo en donde se conservan con fines
administrativos, jurídicos y fiscales y una vez cumplidos, se decide su posterior
evaluación, conservación permanente o eliminación.
 documentos no corrientes (o permanentes): son aquellos documentos que
traspasada su etapa de trámite y conservación administrativa, a juicio de una
autoridad archivística, se conservan con carácter permanente por ser útiles a la
historia, la ciencia, la cultura y otros ámbitos de interés para la nación, sus
instituciones, sus ciudades y la humanidad.

K. atendiendo el tipo documental o el tipo de información que transmite el

documento, este puede ser:

 el documento es informativo (o noticioso) cuando a través de él se transmite

una información o noticia relacionada con la tramitación que se realiza en una
empresa u organización. estos documentos constituyen la gran mayoría de los
documentos en el proceso administrativo, pudiendo provenir de cualquier nivel de
la administración, en el organigrama (de arriba abajo o viceversa) o fuera del
organigrama, en el caso de las comunicaciones que se reciben del exterior.

 el documento es dispositivo: (o imperativos) cuando en él la autoridad otorga o

niega algo. ejemplos de estos documentos en las instituciones públicas o estatales
son documentos dispositivos: leyes , decretos, resoluciones, ordenanzas,
sentencias, circulares de una banco central; bulas y pastorales en la iglesia
católica; manuales de procedimientos, reglamento de trabajo; e instructivos en
las empresas del sector privado

 el documento es testimonial: (o probatorio) cuando da testimonio o testifica un

acto o un hecho. en ello la autoridad asienta o acepta una información de modo
haga fe y tenga valor legal
 L. atendiendo a la tradición documental, que es el carácter o atributo que se origina
en el objetivo que persigue cada uno de sus ejemplares pueden ser: originales,
copias y borradores(o minutas)

M. clasificación según el uso o manejo de la información

según su uso los archivos se clasifican en:

 archivo activo: es el archivo en el que se almacena los documentos que se

encuentran en proceso de trámite o el material que presa su servicio actual. en él
se conservan los documentos de permanente consulta o de constante circulación,
que generalmente son los del año en curso o los del año inmediatamente anterior.
se denomina también corriente, vigente o de gestión.

 archivo semiactivo: es el archivo en el que se almacenan documentos de

carácter permanente que por su valor histórico, legal y técnico son imprescindibles
para la reconstrucción del desarrollo anterior de la empresa. su consulta se realiza
en forma esporádica u ocasional pero justificable. se denomina también
intermedio o central.

 archivo pasivo (o inactivo): es el archivo en que se guardan los documentos de

varios años anteriores y cuya consulta no se realiza en forma frecuente. los
documentos que se encuentran en él han perdido su vigencia, pero deben ser
guardados por aspectos legales y de prevención. se conoce también como
permanente.

N. Ley 1437 de 2011