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DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

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DOCUMENTO ADMINISTRATIVO. GESTIÓN Y ARCHIVO 1.

- Documento Informativo Etimológicamente la palabra documento proviene del verbo latino docere, que significa enseñar, instruir. La palabra documentum será tomada, en el s. XVIII por el Diccionario castellano con las voces de ciencias y artes y sus correspondientes en las tres lenguas francesas, latina e italiana (Esteban de Terreros y Pando); con el sentido moderno de escrito probatorio de algo. (LÓPEZ GÓMEZ, P. y GALLEGO DOMÍNGUEZ, O.; 2007: 13). Genéricamente, el documento es un producto de la actividad humana reflejada en él. Esta actividad queda plasmada como información y es de esa manera como nos llega, si se trata de tiempo pasado y como conocimiento actual si se habla del presente. Es importante conocer que, documento es información asociada a un soporte. En todo documento aparecen tres elementos: • • • el soporte material: duro –piedra, arcilla, bronce- o blando –papiro, pergamino, papel, lienzo, celuloide, cinta de poliésterel medio de fijación operativo o lenguaje elegido para fijar el mensaje: escritura alfabética; imagen analógica; escritura digital. La información: mensaje, contenido, noticia – carta, testamento, ley-

Según esta perspectiva, serían documento igualmente: un papiro egipcio, una moneda, una pintura rupestre, una crónica, pues en todos ellos se conjugan los tres elementos necesarios para conformar uno. Ya se ha dicho que un documento es información asociada a un soporte, que es el medio material sobre el que se registra la información. El papel, que es el más antiguo y frecuente en las administraciones públicas de nuestro país, contiene la información percibida por el ojo, sin necesidad de la mediación de aparatos. Luego están los documentos audiovisuales: películas en soporte magnético y grabados en soporte digital. En este grupo se incluyen los que contienen y reproducen sonidos e imágenes, estáticas o dinámicas, desde discos y cintas magnéticas hasta películas fotográficas y cinematográficas. Su abundancia ha dado objeto a depósitos especiales, con problemáticas también especiales de conservación. Documentos electrónicos: se llama así a los que resultan de la aplicación de la informática y que usualmente vemos mediante la computadora. En la década de los sesenta, con el descubrimiento del rayo láser y su aplicación en la confección documental dio lugar al surgimiento de los llamados soportes ópticos, en principio analógicos, inmediatamente después, digitales.

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Lo que los distingue está en las condiciones del medio, del uso de lenguaje codificado para cuya escritura y lectura se necesita la mediación de aparatos especiales. Los componentes característicos del documento electrónico son. • • • • • • Medio – portador físico del mensaje; Contenido – mensaje que se comunica; Forma física e intelectual – reglas de representación para comunicar el mensaje; Personas – autor, destinatario, redactor y creador; Vínculo serial – que lo determina como documento de archivo: relación con el documento anterior y con el siguiente; Contexto – marco jurídico- administrativo, procedimental en que se ha creado el documento.

Al mensaje incluido en el documento se puede acceder por medios visuales sin aparatos: escritos, gráficos, imágenes fijas (fotografías); o mediante aparatos: lectora de microfilm, computadora, reproductor de DVD. Documento Administrativo Documento administrativo es el que se genera en la gestión de asuntos públicos o privados, por personas físicas o jurídicas en el ejercicio de sus funciones. Surge como reflejo material de los actos de la Administración. En general, el documento administrativo es el que llega a los archivos, ya que su génesis es producto de una necesidad de la administración que lo emplea. Es decir, no nace aislado ni de forma caprichosa, se va produciendo uno a uno y con el tiempo constituye series. (CRUZ MUNDET, J. 2001: 99). El documento administrativo se produce dentro de un proceso natural de actividad. Es reflejo de las tareas de su productor. Su carácter se manifiesta en una diagramación, formato y contenido distintivos y esto sirve para clasificarlo y describirlo. (VÁZQUEZ, M.; 1987: 7). Así, según sea su contenido serán dispositivos: en ellos la autoridad competente dicta su voluntad. Estos son: leyes, decretos, resoluciones, ordenanzas, sentencias. Testimoniales o probatorios: aquellos en que la autoridad asienta o acepta una información, de modo que de fe y tenga valor legal. Informativo: en éstos hay información relacionada con la tramitación. A diferencia de las categorías anteriores, que debían ser emitidos o aceptados oficialmente por la autoridad, éstos últimos pueden provenir de cualquier nivel del organigrama (de la Entidad), o del exterior del mismo. De enlace, algunos autores llaman así a los pases que son notas que indican el paso siguiente que debe dar un expediente mientras busca la solución de un asunto.

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La Norma de Calidad ISO 15489-1: 2001;7 establece características para el documento administrativo: Autenticidad: documento auténtico es el que puede probar que es lo que pretende ser; que ha sido creado o enviado por la persona que se presume y que ha sido creado o enviado en el tiempo que se pretende.; Fiabilidad: sus contenidos pueden ser creídos como representación exacta y completa de las transacciones, actividades o hechos de los cuales dan fe y seguridad. Manejabilidad: es accesible, puede ser localizado, recuperado, representado e interpretado. (LÓPEZ GÓMEZ. Op Cit.: 33).

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Documento de archivo El documento de archivo, tal como lo considera la Archivología es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas jurídicas o físicas, públicas o privadas de acuerdo con sus características de tipo material y forma. (Diccionario de Terminología Archivística del Consejo Internacional de los Archivos). La característica esencial del documento de archivo es que debe ser producido por una necesidad de la Institución que lo genera, para cumplimentar sus funciones. No se asienta el nacimiento de un bebé para que haya un acta de nacimiento, se hace porque el Estado necesita saber la cantidad de personas que hay en su territorio para administrar sus planes y proyectos.

2.- Gestión de Documentos: Si bien la acepción del Diccionario de la Lengua Castellana define gestión como “diligencias para conseguir un negocio”, los teóricos aluden a ella como: “La gestión de documentos es el proceso de reducir selectivamente a proporciones manejables el volumen de los documentos […] para la civilización moderna, de tal manera que se conserven permanentemente aquellos que tengan un valor cultural futuro…” (Ricks, 1985: 179- 189). La gestión de documentos es la traducción de la expresión angloamericana records Management que equivale a administración de documentos. El objetivo del proceso es asegurar los documentos adecuados, evitar los no esenciales, simplificar los sistemas de creación y uso de los papeles, mejorar la forma de organizarlos y de recuperar los documentos. La aplicación de estas acciones asegurar; evitar lo no- esencial; simplificar; mejorar y recuperar, tiene ámbito en todo el ciclo vital de los documentos. Ciclo Vital es el período comprendido entre la creación – o recepción- del documento hasta su eliminación o paso al Archivo para ser conservado permanentemente. Lograr la eficacia con economía es el desafío más importante que debieron – y deben afrontar las administraciones. Los siguientes objetivos contribuyen a esa eficacia:

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Diseño normalizado de documentos Evitar la creación de documentos innecesarios (duplicidad y versiones caducas) Simplificar los procedimientos Controlar el uso y la circulación de los documentos Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para servir mejor a la gestión • Conservar los documentos instalados a bajo costo cerca de las administraciones • Valorar y seleccionar los documentos, eliminando los que carezcan de valor futuro. Pudiendo trabajar sobre estas premisas habría un mayor control sobre las tareas con los documentos en las oficinas. Las estrategias de la gestión de los documentos se basan en desarrollar y adoptar políticas, procedimientos y prácticas, además del diseño y la realización de sistemas que cumplan las necesidades operativas dentro de un entorno normativo. Esas estrategias deben determinar qué documentos son necesarios y en qué momento, cómo y dónde deben ser captados en un sistema de archivos. Los sistemas de gestión de documentos deben ser diseñados de manera que puedan crear y capturar documentos como parte rutinaria de su trabajo. Entre sus requerimientos, se pueden destacar los siguientes: • Fiabilidad, donde reflejen las actividades de la entidad y protejan los documentos de alteraciones o eliminaciones; • Integridad, que garantice medidas de control sobre acceso y autorizaciones de destrucción. • Exhaustividad que resulte de la gestión de todos los documentos gestionados por una entidad. (CRUZ MUNDET, 2006: 67) Por supuesto, para lograr la implementación de Sistemas de Gestión es necesaria la aplicación de políticas que garanticen la permanencia de éstos en el tiempo y a través de los cambios en las conducciones de las organizaciones. Poner en marcha un sistema de gestión significa un gran impacto técnico y humano. Técnico porque al simplificar normalizando las tareas, éstas se desarrollarán más fluidamente. Humano, porque la aplicación del sistema implicará la adecuación de la estructura organizativa de la entidad. No es un desafío menor instituir un sistema que puede ser técnicamente impecable, sino en instituirlo con la participación de los individuos que trabajan en el organismo. Si las personas no sienten la necesidad de tal sistema y no están convencidas de las ventajas que presenta, no tendrán motivación para establecerlo o para mantenerlo. Es una cuestión que debe abordarse desde con una perspectiva lo más amplia posible, no sólo desde el ángulo técnico profesional. (COUTURE y ROUSSEAU, 1990: 100) Del diseño organizativo dependerán las funciones principales y complementarias y las actividades de ellas. Todas estas deberán estar reflejadas en un Manual de Procedimientos que garantizará su realización.

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3.- El Expediente Historia del expediente

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Los múltiples órganos de gestión, propios de un Estado evolucionado, trajeron como consecuencia el nacimiento del expediente. Porque se hizo necesario un trámite administrativo complejo al tiempo que debieron mantenerse unidos los documentos que formaban parte del mismo, para responder consultas y reclamos. Encontramos al expediente en la época medieval, donde los primeros diplomatistas determinaron partes en la génesis documental. Llamaron petitio al pedido, que entonces se hacía mayormente de forma oral, o aún cuando se hiciera por escrito era poco tiempo conservado. Luego seguía la interventio o intercesión, que no es otra cosa que el, o los, informes de un expediente actual. El expediente se configura a partir de los Reyes Católicos cuando adquiere importancia el procedimiento administrativo por sobre las actio – actuaciones- y las conscriptio redacción de éstas-, plagadas de fórmulas diplomáticas. El procedimiento administrativo se traduce en la tramitación de un documento tras otro formando un entramado material y orgánico que constituye el expediente. Pero, no es cuando éste se forma como lo conocemos actualmente, pues las actuaciones de los diferentes organismos intervinientes en la formación del expediente solían archivarse de forma independiente. Esto significó, que documentos relativos a un mismo asunto se encontrasen dispersos en diferentes archivos (Consejos: de Indias, Real de Castilla, de la Cámara del Real Patronato de Aragón, de Italia, de Flandes y Borgoña, de Cruzada, de Hacienda y de Gabinete; en los expedientes de concesión de hábitos de las Órdenes Militares; etc.). La importancia del expediente en la actualidad está dada porque sus componentes reflejan el procedimiento administrativo, que responde a instrumentos legales muy claros en los diferentes niveles que componen la administración pública: municipal, provincial y nacional. El expediente es la unidad archivística fundamental en un archivo corriente. Los documentos de archivo o unidades documentales pueden ser documentos simples o documentos compuestos, a los que también se llama unidades archivísticas según contengan un único o un conjunto de actos administrativos. Estos no pueden separarse porque corresponden a un trámite administrativo que debe respetarse. El ejemplo típico es el expediente. ¿A qué se llama archivo corriente? Primero, la definición de archivo, según el Consejo Internacional de los Archivos que depende de la UNESCO y que dice: “Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico”. (CRUZ MUNDET, 2001: 90). La definición anterior alude a documentos “producidos o recibidos”, es decir aquellos que han concluido su tramitación y por eso deben ir al archivo. No debe olvidarse, sin embargo, que la organización de los documentos comienza en las oficinas, cuando se están produciendo y que la diferencia entre archivo corriente y archivo es artificial – establecida para su tratamiento-, porque son los mismos documentos que luego irán al archivo. Entonces, puede decirse que archivo corriente es lo mismo que archivo de oficina. El documento de archivo nace con dos fines: disponer y servir de testimonio o prueba.

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Dispositivos son aquellos en los que la autoridad expresa su voluntad para ser obedecida: leyes; ordenanzas; resoluciones; sentencias, según sea su esfera de competencia. Testimonio o prueba: de una gestión o actividad para los autores productores o para los ciudadanos en sus relaciones con la administración. Por ejemplos: * un niño no nace para que haya un acta de nacimiento, ésta existe porque es una necesidad de la institución Estado: registrar la cantidad de habitantes para administrar sus planes sociales; *No se adquiere un boleto de colectivo por placer, sino porque debe quedar constancia de que no se ha viajado gratis, para la empresa cuyo fin es un servicio por el que cobra y para el usuario, porque ese comprobante le asegura el derecho de viajar y la cobertura de un seguro por accidentes (si le sucedieran mientras está en la unidad de transporte); * Las boletas de pago por prestación de servicios, luz, agua, gas, etc., con el sello de pagado prueban que se ha cumplido con una obligación. Los expedientes están integrados por documentos de archivo y por documentos de apoyo informativo, son los que sirven a los fines del procedimiento administrativo, facilitan las tareas en las instituciones y son comunes en todas ellas. Entre estos documentos se cuentan: todo tipo de correspondencia, informes técnicos, documentos contables -no avalados con requisitos legales – como son los tickets de compra, comprobantes de caja chica, presupuestos. (VAZQUEZ, 1997: 19). Entre las muchas definiciones que hay sobre expediente: • Reunión ordenada de los actos de un determinado asunto, que entra en la esfera de competencias de un órgano de la Administración Pública; • Conjunto de procedimientos administrativos indispensables para preparar una resolución; • Conjunto de documentos de tipologías diferentes cuya reunión es obligatoria para la consecución de un acto administrativo; • Conjunto de documentos diferentes secuencialmente reunidos para que se complete un acto administrativo. • Conjunto de documentos donde quedan reflejadas las actuaciones que sirven como antecedente y fundamento a una resolución administrativa. La palabra expediente proviene del latín expedire que significa resolver, apartar obstáculos del camino. Mientras que los documentos de una Institución testimonian de las actividades y competencias de ella, el expediente tiene por objeto un asunto en particular. Se lo encuentra en carpetillas en cuyo encabezamiento destaca: la Institución productora; el asunto; el lugar; la fecha y el iniciador. En el expediente se refleja documentalmente un procedimiento administrativo (judicial, gubernamental, fiscal, eclesiástico), que se inicia y resuelve en el organismo que tiene la competencia específica relacionada con el asunto de que se trate, aún cuando intervengan para su resolución diferentes organismos administrativos del mismo lugar o de varios lugares a distancia. (LÓPEZ GÓMEZ y GALLEGO DOMÍNGUEZ, 2007: 157). Los documentos que integran el expediente son agregados en riguroso orden cronológico. El último documento debe ser el que acredite la resolución de que se trata, si se resuelve o el que lo envía a archivar si la autoridad competente así lo decide.

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Los documentos integrantes de un expediente no pueden ser separados porque tienen sentido en tanto y en cuanto están unidos al conjunto. Las definiciones de expediente aluden de una u otra forma a procedimiento administrativo y a acto administrativo. ¿Qué es acto administrativo? Toda declaración de voluntad de la Administración Pública en el ejercicio de una atribución legal y en los límites de su competencia orgánica, de carácter unilateral y concreto que tiende a producir de manera directa e inmediata efectos jurídicos subjetivos con referencia a la esfera de los administrados. El poder público -sea el ejecutivo, el legislativo, el judicial- necesita del apoyo de una organización administrativa para poder funcionar. En el acto administrativo confluyen varios elementos: • Sujeto: que es siempre una Administración pública que actúa a través de un órgano competente; • Objeto: declaración de voluntad, conocimiento o juicio, posible y lícito; • Causa: razón o circunstancia que justifica el acto; • Fin: es siempre el interés del servicio público, razón de ser de la Administración; • Forma: que es la manera en que la voluntad del órgano se manifiesta y el camino a seguir para producir tal voluntad (procedimiento administrativo). Declaración de voluntad supone la existencia de un organismo en ejercicio de una función administrativa que expone formalmente la determinación adoptada por la Administración con referencia a la materia administrativa sujeta a resolución. No hay acto administrativo válido si el organismo no actúa en el ámbito de sus atribuciones y en el límite de los poderes que las normas le han conferido. La Administración se encuentra en situación de sujeción para cumplir las competencias que se le han asignado mediante potestades públicas (ILDARRAZ y Otr, 2006:439). Procedimiento administrativo: desarrollo de un conjunto de actividades conexas que cumplen etapas que llevan a la declaración administrativa. Esas actividades son funcionalmente unitarias con vistas a la realización de un único interés con referencia al ejercicio de una misma autoridad administrativa. La validez del acto administrativo está condicionada al cumplimiento de los requisitos de forma y como todo acto jurídico, el administrativo debe exteriorizarse mediante caracteres perceptibles que garanticen su valor como acto externo. Requisitos son la protección de los derechos e intereses de los particulares y garantía de la buena gestión de la Administración. Su incumplimiento acarrea la nulidad del acto. En el expediente se reflejan mediante documentos, todos los pasos del procedimiento administrativo y se mantiene en movimiento (yendo de una a otra oficina), hasta llegar a la resolución buscada o a su envío al archivo. En algunos momentos de la vida del mismo, puede permanecer detenido y es en esas circunstancias que permanece en las oficinas (esperando algún documento necesario), por esta razón es que se dice que es la unidad archivística fundamental en un archivo corriente o de oficina.Tipos de expedientes: En 1385 (Edad Moderna), con la creación del Consejo Real –España- se cristaliza la disociación entre materias de administración de gobierno, en éste y administración de justicia, en las Audiencias. Esta reforma es la base de todas hasta nuestros días, ya que desde entonces se hablará de Ministerios por un lado y Tribunales por el otro. Diferentes autores establecen tipos de expedientes según variados criterios, por ejemplo:

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Uno, fundado en la diversidad de organismos, daría tantos tipos de expedientes como actividades específicas tramitaran las unidades administrativas de un organismo; Otro, atendiendo a los procedimientos administrativos establecidos por Ley, daría expedientes de expropiación, de administración financiera, sumarios, licitaciones, etc. En nuestro medio, no es frecuente encontrar una variedad muy diferenciada de los expedientes. Las partes de un expediente están determinadas por los trámites que lo conforman. El expediente se inicia a instancia de parte, es decir a solicitud del administrado; o de oficio, por iniciativa de la Administración. En el primer caso, el particular expresa su petición por escrito ante la Administración competente y su contenido y fórmulas está regulado en casi todas las normas de procedimiento. En el segundo caso, de oficio “es la Administración la que acuerda resolverlo previa orden de un superior…o denuncia de un agente de autoridad”. (LÓPEZ GÓMEZ y GALLEGO DOMÍNGUEZ, 2007: 179). La solicitud, una vez registrada su entrada, es examinada por la unidad administrativa competente. En adelante pueden pasar dos cosas, según sea la naturaleza del pedido. Si el objeto del reclamo está claramente comprendido en la reglamentación vigente, su resolución es sencilla. No sucede así cuando el asunto requiere interpretación de la Ley, o en las solicitudes en las que consta oposición de derechos; entonces habrá lugar a una serie de trámites que se reflejarán en el agregado de documentos. Esta agregación se hace en orden cronológico- correlativo, por lo cual es necesaria una correcta foliatura que, además permitirá el estricto control del procedimiento que se está llevando a cabo. Cuando hay que hacer un desglose, se debe dejar en el lugar de los folios retirados uno donde se explique la razón del mismo y consten, con el sello característico, todos los folios desglosados “uno por uno”. Es decir, que si se han retirado cuatro fojas –o foliosdeben quedar cuatros sellos con los números que correspondan en el pase explicativo. Los pases, que algunos autores llaman documentos de enlace, indican a qué oficina debe ir ese actuado en el siguiente paso según sea el organigrama del trámite en cuestión. En el COMDOC II, se alude a una Lista de Etapas, que son las distintas instancias por las que debe pasar el trámite. Obviamente, ésto se hace de manera electrónica y queda registrado así el pase o movimiento de la documentación. ES IMPORTANTE comprender que los registros electrónicos deben reflejar fielmente las acciones materiales que se apliquen al expediente.-

4.- Técnicas de archivo de oficina Aún antes de llegar a los archivos, es posible tener los documentos ordenados. Dentro de cada dependencia, la agrupación en series documentales y su ordenación comenzará en las oficinas. La clasificación, en un archivo de oficina distinguirá claramente los expedientes como resultado de diferentes actividades. Por ejemplo: compras; licitaciones; concursos. Además, los diferentes instrumentos legales como Resoluciones; Ordenanzas; Decretos deben ser agrupados en orden cronológico- correlativo a medida que llegan a las oficinas, siempre debidamente identificados y separados para su fácil acceso.

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Los documentos que están en trámite, y los de uso frecuente para la gestión de asuntos corrientes están bajo la responsabilidad de las unidades administrativas, por eso se los conoce como archivo de oficina. No hay un plazo de tiempo exacto para conservar los documentos allí. Dependerá de los tipos documentales de que se trate. Tan pronto como dejan de ser consultados con frecuencia por la administración, las oficinas los remiten al Archivo. Puede suceder que, aunque los trámites estén concluidos, un recurso puede hacerlos regresar a su fase anterior, son los que se consideran en pre- archivo (antes del Archivo permanente). Los documentos que están es esta fase deben ser tratados de manera especial. Para ello, se consideran algunos elementos básicos. El 1º: radica en la certeza de que son propiedad exclusiva de la unidad administrativa que los creó que, aunque delegue parte de sus responsabilidades en un Archivo intermedio –si lo hubiera- conserva el derecho de consultarlos o reactivarlos. 2º elemento: es que no puede modificarse en modo alguno la organización interna de los documentos, ni se les puede agregar algo sin el acuerdo formal de la unidad administrativa productora. 3º elemento fundamental: es la rapidez de acceso a los documentos semi activos. La conservación de los documentos debe responder a criterios de seguridad y rentabilidad para lo cual hay que disponer locales provistos del equipo necesario. Para su elección hay que tomar en cuenta varios factores. La localización de estos espacios es muy importante ya que deben estar cerca de las oficinas productoras, contar con un acceso eficaz, red de comunicaciones: teléfono, servicio de mensajería o correo interno. También la seguridad es básica: deben estar protegidos del fuego, por lo cual es inadecuado que pasen por ellos cables de corriente eléctrica, tuberías de gas. Tampoco conviene que pasen por estos locales, tuberías de agua, etc. La iluminación en los depósitos debe ser controlada, lo mismo que la ventilación. Los equipos necesarios para la conservación de los documentos semi activos son pocos: • estanterías metálicas dobles; • cajas estandarizadas; • carritos; • sistema de detección de humo; • sistema de control de humedad y temperatura. Es importante destacar que en nuestro medio, el Archivo intermedio existe dentro del mismo Archivo – General, Central, Histórico- de las instituciones. Mantener organizados los documentos es imprescindible para garantizar una pronta recuperación de los mismos. Para ésto se parte de un principio archivístico de ordenación fundamental: el de Procedencia, que establece que todo documento debe conservarse dentro del grupo de origen. Es decir, que si llega un documento procedente de la Secretaría Académica, debe guardarse con los de esa unidad. Y allí, en la serie correspondiente. La serie está determinada por el tipo documental: no es igual una Resolución que un Programa de materias y no guardaríamos una entre los otros y a la inversa. A diferencia de los documentos no electrónicos, que conservan su autenticidad si se les mantiene en igual forma y estado de transmisión en que fueron creados y guardados, los electrónicos conservan su autenticidad mediante la renovación constante y la migración periódica.

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Esto implica la reproducción completa, tanto del contenido como de los elementos formales de los documentos. Para conservar los documentos electrónicos hay que determinar dónde se tienen y de qué forma están estructurados y organizados, conforme a un cuadro de clasificación. 4.- Técnicas archivísticas en la oficina: La producción documental crece a ritmo vertiginoso y es importantísimo mantener bajo control los documentos que se producen o se reciben en las oficinas. La gestión y el control de la información debe ser el objetivo primordial en una oficina. Para conseguirlos es imprescindible la aplicación de tres factores básicos: • Una buena organización de los documentos • Una perfecta coordinación con las demás oficinas de la Institución • Programas informáticos adaptados a la realidad de la Institución. Puede considerarse a los archivos de oficina como subsistemas integrados en un sistema global – el de la Institución- por lo cual hay que cuidar de ellos con vista al futuro. La finalidad de los documentos es esta fase de oficina es la de estar al servicio de la toma de decisiones y la rapidez y calidad de las mismas dependen de la cantidad y calidad de la información que las sustente; así como de su disponibilidad y de las posibilidades de acceso cuantas veces sea necesario. (CRUZ MUNDET, 2001: 149). La aplicación de técnicas para el tratamiento adecuado de los documentos, en la oficina está en función directa con la complejidad y volumen de la cantidad de éstos. Hay que elaborar un esquema ordenado de los diversos elementos que conforman el servicio, considerando las actividades propias del mismo. Para ello será muy útil el conocimiento del organigrama de la Institución que refleja sus actividades y los tipos de documentos producidos como consecuencia del ejercicio de las mismas. Los documentos quedarán reflejados en el Cuadro de Clasificación que es: “una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y actividades de una organización…Se trata de un sistema que organiza intelectualmente la información y que permite situar a los documentos en sus relaciones unos con otros” (CRUZ MUNDET, op cit: 243). Es común que las oficinas conserven los documentos y expedientes en cajas archivadoras, que llevan en su lomo una tira de papel indicando su contenido mediante términos significativos. Este sistema no plantea dificultades cuando se trata de administraciones pequeñas, pero a medida que subimos en la escala, también lo hace el volumen de documentos. A fin de evitar el exceso de trabajo/ tiempo en búsquedas existe una solución sencilla: la descripción mediante inventario. En él se asientan los documentos describiéndolos mediante algunos elementos con la finalidad de conocer su contenido y su localización física. La descripción es la tarea que engloba las diversas actividades para elaborar instrumentos que faciliten la recuperación de los documentos. Ya hemos mencionado al inventario, el más sencillo llamado somero incluye: - Título - Fechas (desde – hasta) - Nivel de descripción: se indica si es expediente, serie, etc. Inventario analítico: ofrece, además de la información consignada en el anterior, la suficiente para localizar al documento en el tiempo y en su ubicación física.

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Existe una Norma Internacional de Descripción Archivística: ISAD (G) que se rige por las siguientes reglas: - descripción de lo general a lo específico - información pertinente a nivel de descripción - interconexión de las descripciones - no repetición de la información. Esta norma es aceptada y aplicada en todo el mundo y ha dado pruebas de ser excelente en cuanto a la consecución de su finalidad. En los documentos electrónicos, la información, la procedencia y el contenido no varían respecto de los otros formatos, por lo tanto su descripción deberá recoger datos necesarios para su manejo. Habrán de agregarse: - Condiciones de acceso - Condiciones de reproducción - Lengua/ escritura de los documentos (indica lenguaje de programación empleado y el software necesario para su manejo) - Características físicas y requisitos técnicos (tamaño, medio empleado, memoria requerida, periféricos necesarios).

5.- Sistemas de ordenación en archivos de oficina Ordenación es la operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo a una unidad- orden establecida de antemano. (HEREDIA HERRERA, 1991: 285). Una vez realizado el Cuadro de Clasificación de la oficina se consideran tres etapas interrelacionadas: • La ordenación –orden establecido por Cuadro de Clasificación y de las unidades que forman series• La recuperación • La instalación Orden establecido por Cuadro de Clasificación: siguiendo la secuencia establecida por la clasificación intelectual. Para esto es imprescindible que el cuadro esté codificado, de ese modo las carpetas o cajas de archivo pueden llevar la codificación escrita en el lomo o marbete. Ordenación de las unidades que forman series: según la unidad- orden establecida de antemano, pueden considerarse dos niveles. 1º Nivel: Orden cronológico Orden alfabético Este nivel pertenece a una ordenación natural que no requiere un ejercicio intelectual previo. 2º Nivel: • Orden numérico – se siguen los guarismos a partir del 1 en adelante. Si no se relacionan con la fecha pueden dar lugar a confusión. Trabajar con número muy altos motiva errores de escritura y de archivo. • Orden numérico –cronológico, es muy extendido y se aplica a series muy voluminosas. Facilita el trabajo y la instalación de los documentos.

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Orden alfanumérico, primero la letra (puede ser la que comience el contenido del expediente, o actuación que refleje), o se puede elegir una letra y atribuirle un significado, donde A signifique “expediente de solicitud de licencia” y B, “solicitud de obra para un edificio”, por ejemplos. Orden por asuntos: dentro de una misma serie, los documentos se ordenan de acuerdo a un índice previamente confeccionado. Los documentos se agrupan por asuntos y dentro de ellos por orden cronológico. Ejemplo: En la serie Correspondencia, se puede agrupar * Recibida; * Emitida; *con Asociaciones Deportivas; * con Asociaciones Profesionales, etc. (FERNANDEZ GIL, 1999: 104)

Prof. Arch. Aurora Ludueña

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