EVIDENCIA TIPOS DE DOCUMENTOS

Correspondiente a lo comprendido en la guía y material de aprendizaje podríamos indicar

propiamente que en la parte documental y teniendo en cuenta el concepto de documento, el
cual nos dice que un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el
ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas,
registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos
magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una
actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivista, arqueológica,
audiovisual, etc. y por lo tanto de esta forma existen diferentes tipos de documentos que se
mencionan a continuación:

 Documentos textuales: como su nombre lo indica, este tipo de documentos son todos
aquellos que se basan en el lenguaje escrito. Es decir, que contienen información
escrita sobre algún aspecto. Evidentemente, los documentos de este tipo tienen un
soporte en papel, lo que los hace perecederos e incluso difíciles de almacenar. Dentro
de este tipo de documentos podemos encontrar libros, revistas, actas de nacimiento y
matrimonio, historiales médicos y académicos, etc. Estos documentos, por sus
características, se les suele almacenar en grandes archivos.

 Documentos sonoros: este tipo de documentos son todos aquellos que se almacenan
en algún soporte magnetofónico o que registre y almacene sonido. Por lo tanto,
estamos hablando de documentos que se basan principalmente en el lenguaje oral o
en sonidos como piezas musicales. Para grabarlos se necesita de algún medio
tecnológico como una grabadora de sonidos. Este tipo de documentos pueden tener
un soporte físico, como cintas, o más recientemente se pueden almacenar
digitalmente, lo que no ocupa espacio. Como lo decíamos, estos archivos pueden ser
música, entrevistas, historias de vida, etc.

 Documentos audiovisuales: este tipo de documentos, tal y como lo indica su

nombre, son todos aquellos que se basan en imagen y sonido, por lo que se almacena
igualmente en cintas. Evidentemente se trata de vídeos donde se registra algún hecho
o evento con ayuda de una cámara de vídeo. En este caso podemos mencionar como
ejemplos las películas, la programación que emiten las televisoras, vídeos caseros,
etc.
 Documentos fotográficos: es más que obvio que este tipo de documentos se refieren
a fotografías que se hayan tomado mediante la utilización de cualquier tipo de técnica,
ya sea análoga o, más recientemente, digital. Las fotografías, al igual que los demás
documentos, transmiten un mensaje o información relacionada con algún evento o
hecho concreto.

 Documentos digitales: debido a los avances tecnológicos los documentos se pueden

almacenar digitalmente, además de que se pueden producir de esa manera. Hoy en
día podemos crear documentos textuales por medio de procesadores de texto, grabar
sonidos a través de la computadora y tomar fotografías con cámaras digitales. Es por
 ello que este tipo de almacenamiento se está volviendo muy popular. La gran ventaja
de estos documentos es que no ocupan espacio físico, por lo que es más fácil
guardarlos y llevarlos a todas partes.

 Documentos Públicos: El Documento o instrumento público es aquel Documento

expedido o autorizado por funcionario público o fedatario público competente y que
da fe de su contenido por sí mismo.

 Documento Privado: Documento privado es aquel documento realizado entre

particulares en el que no ha intervenido ningún funcionario público.

Con lo anterior se evidencia y se deja claridad en los diferentes tipos de documentos que
pueden implementarse y que pueden manejarse dependiendo el caso que se presente en una
organización o empresa o a nivel personal. Y que pueden ser tratados según la norma Norma
Icontec NTC 185, la cual es una norma editada por el Instituto Colombiano de Normas
Técnicas y Certificación (ICONTEC), ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30 y
cuyo objetivo es presentar recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos
generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen
corporativa y puede emplearse en:

 Cartas
 Memorandos
 Circulares
 Actas
 Informes
 Certificados y constancia
 Hoja de vida corporativa
 Mensajes electrónicos

De esta forma podemos definir:

 Memorando
El memorando o memorándum es un escrito breve por el que se intercambia información
entre distintos departamentos de una organización para comunicar alguna indicación,
recomendación, instrucción, disposición, etc. Su uso más habitual es para transmitir
información de un responsable a sus subordinados.

 Actas
La palabra acta viene del latín y significa “los hechos”; luego, un acta no es más que un
testimonio escrito de los hechos ocurridos en cualquier circunstancia: una reunión de
consorcio, una asamblea de miembros de una comisión directiva de cualquier entidad, una
certificación del nacimiento de una persona, etc.

 Circular
La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia,
información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos,
empleados, etc.