INTRODUCCÓN

Este glosario me permitirá conocer y comprender términos utilizados en la archivistica para así describir los documentos con exactitud entender el significado de los términos que se usan para identificar las diversas piezas documentales

Agrupaciones documentales: Reunión de documentos producida como consecuencia de la aplicación del principio de procedencia y del orden original de los documentos se dividen en : naturales: Fondo sección. (2) Técnica o disciplina que nos enseña normas para organizar. Contiene documentación referente a la nación en general y cuyo valor histórico y cuantían sean de gran importancia. ordenan. de las colecciones y Documentos que ahí se conservan Archivología: La ciencia que estudia la naturaleza y la teoría. (3) Conjunto de conocimientos técnicos que orientan sobre el manejo de los archivos de trámite de transferencia y concentración. conservar y administrar los archivos.concla. Archivo: Son las entidades o secciones de entidades que reúnen. acondicionamiento. sub-sección. clasifican. la planificación y la terminología de los archivos. serie y unidad documental. el Archivo de Indias. administran y facilitan los documentos textuales. Del latín Archivum y el griego nomos administración. catalogación y utilización de los documentos que los integran.net/Glosario/Glosario_terminologia_Archivistica_Costarricense_ A. describen. así como su formación. . el Archivo General de Simancas. y artificiales: secciones facticias y colecciones. conservar y guardar los documentos en condiciones aceptables a su larga vida. Archivo general: archivo histórico resultante de la refundición de otros archivos históricos preexistentes.html Archivística: Técnicas aplicadas o que tratan de los archivos. los principios de su conservación y organización y los medios de su utilización. gráficos. http://www. producidos por los individuos y las instituciones como resultado de sus actividades y que son utilizados por parte de la Administración y para la investigación. audiovisuales y legibles por máquina. como el archivo histórico Nacional. conservan. Archivonomía: (1) Parte de la archivística que estudia los archivos en lo que atañe a su origen e incrementos y a la clasificación. (4) Archivonomía es la parte de la archivología que se ocupa de los edificios y equipos relativos a los fines de archivo. seleccionan.

o clase. . Caracteres internos de los documentos: Contenido intrínseco de los documentos: utilidad productora. Corriente. Permanente. empresas del Estado y otros entes públicos y privados. se corresponden con los documentos corrientes semi-corrientes y permanentes. instituciones descentralizadas. fecha y lugar de producción.Archivo histórico: archivo vivo que recoge y conserva documentación cuyo valor administrativo ha prescrito. Archivo de intermedio: archivo inactivo de fondos procedentes de archivos administrativos cuya antigüedad no permite eliminarlos. Archivo de gestión: GESTION: (1) Es aquel que reúne documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa. Archivo de oficina: archivo vivo de una oficina de una empresa o de la administración que se necesita utilizar diaria o habitualmente y que posteriormente se integrara en el archivo de empresa o en el archivo administrativo correspondiente igual a archivo de trabajo. y la cantidad (volumen). origen funcional. Consejo de Gobierno. pero cuyo valor histórico y cultura aconseja conservarlo como parte del patrimonio documental. circulación y tramitación de los documentos. Semicorriente. aunque pueda tener o no validez legal. documentos tramitados y son consultados o de utilizados de manera poco frecuente como antecedentes. municipalidades. Caracteres externos de los documentos: Los que configuran la apariencia externa del documento: el medio. el numero y disposición de los elementos de la información que corresponden a la actividad que los produce (tipo). por el que se transmítela información (soporte y escritura). ni pasarlos a los archivos históricos porque todavía tienen validez jurídica o vida administrativa. departamentos o secciones de los poderes Legislativo. Judicial. etapas o edades por las que pasan los documentos desde que se generan hasta que sed decide su conservación . contenido y forma. (3) Archivo vivo que custodia documentos que todavía están en pleno tramite. (2) Son los archivos de las divisiones. Ejecutivo. Ciencia: Ciclo de vida de los documentos: Las fases. documentos con este valor secundario. la configuración física del documento (formato).

(2) Representación de la información sobre los objetos de la realidad objetiva y la actividad intelectual del hombre por medio de la escritura. creada. la fotografía. Desde el punto de vista jurídico el documento es un testimonio escrito. tanto internas como externas. redactado de acuerdo con los requisitos que establece la ley y que tiene por fin un acto jurídico. . http://es. Documento de archivo: Información recogida en cualquier forma o soporte. para definir su autenticidad. Conjunto de leyes y reglamentos que rige al ejercicio. recibida y conservada por una institución o persona en la tramitación de sus gestiones o la realización de sus asuntos. al lado de la axiología. se refiere al conjunto de clasificación bibliográfica diseñados a la o largo de la historia de la ordenación del conocimiento. Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que . la grabación u otro medio en cualquier portador. Documento: (1) Cualquier cosa material que sea resultado del lenguaje oral o escrito. (3). es una de las dos ramas principales de la ética normativa. Deontología: Hace referencia a la rama de la ética cuyo objeto de estudio son aquellos fundamentos del deber y las normas morales.profesional y no profesional de archivología en un país. La deontología es conocida también bajo el nombre de "teoría del deber" y. Disciplina que abarca el estudio de la clasificación del conocimiento desde el punto de ordenación del mismo por el contenido de los documentos.wikipedia. Se refiere a un conjunto ordenado de deberes y obligaciones morales que tienen los profesionales de una determinada materia. que dé testimonio de una época.Clasificación documental: Distribución de los documentos por el modo de transmitir la información en un sentido amplio. independientemente del soporte en que se encuentre.org/wiki/Deontolog%C3%ADa Descripción documental Diplomática: Ciencia que tiene por objeto el análisis y estudio de los documentos y sus características. la gráfica. sin importar su edad. Código de ética: Conjunto de reglas de deontología que se comprometen a seguir los periodistas de un grupo o un país. una cultura o un acontecimiento.Escrito que sirve para justificar o acreditar algo.

al ejercerla ya no nos pertenece solo a nosotros mismos. de lo que hacemos y hacia donde nos dirigimos. y esto llevado a la vida profesional. Se consigue llevando a cabo el estudio de los tipos documentales. Epistemología: Ética: La palabra ética proviene del griego ethos. y los norma. sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Fondo documental: Conjunto de todas las series producidas a partir de las actividades integrales en las funciones o competencias atribuidas a una persona o institución pública o privada a lo largo de su existencia. Ética archivística: Se dedica a tratar los problemas de índole moral. uso y disposición de los documentos y de su información. Definido por el principio de procedencia y compuesto por la totalidad de la documentación producida o recibida por una persona física o jurídica. incorporar series o fracciones de series. aplicada a cualquier sentido es sinónimo de responsabilidad. mediante los oportunos instrumentos de control. semi-corrientes y permanentes) . elegir la ordenación adecuada para cada uno de las series documentales.han perdido sus valores primarios y secundarios. que significa costumbre. se trata entonces de los compromisos adquiridos al terminar la carrera. mantener la información al día con los correspondientes instrumentos de descripción e información elaborar informes. . puesto que los servicios son y serán otorgados a la sociedad. mantenimiento. pues se supone que nuestras acciones parten de una elección que fue evaluada previamente. planteados a los Archivistas en el ejercicio de su profesión. seleccionar la documentación. consiguiendo la coordinación y colaboración entre las dependencias administrativas y el archivo. Se establece mediante un sistema que abarca todo lo que sucede a un fondo documental a lo largo de su ciclo vital: creación. pública o privada en el tiempo que desarrollo su actividad. es estar dispuestos a responder por nuestras acciones de manera consciente. Gestión documental: Totalidad de estudios. clasificando el fondo y plasmando esta clasificación en el cuadro correspondiente. la normalización de documentos. Hacer las cosas adecuadamente en nuestra ocupación es un reflejo de que estamos seguros de lo que sabemos.La ética de alguna manera define los actos como buenos o malos. a otro igual. análisis técnicas y métodos destinados a obtener mayor eficacia y economía en la utilidad de los documentos (corrientes.

Metodología: Es el estudio previo de aquello que va aser objeto de norma. se dice también de la fase de tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo. 2. No presentan pautas para la descripción de los materiales especiales porque existen manuales que contemplan este tipo de reglas. hábito o costumbre que cada uno tiene y observa. Obra que enseña los elementos de una ciencia o arte. Modo de decir o hacer con orden. sin tener en cuenta la naturaleza o volumen de la unidad a describir. definiéndolo e incluyendo en su gestión los documentos electrónicos y virtuales. Norma ISO 15489: Sobre gestión de documentos administrativos. la creación del documento administrativo. El estudio previo debe de ser llevado a cabo por un grupó de personas suficientemente representativasy partiendo de un conjunto dearchivos y sus necesidades. Método: Del lat. Tiene por objetivo. 4. 3. m. En un segundo lugar llegar a la simplificación del tema. Identificación documental: Primera fase del proceso de expurgo. Proporciona una guía general para la preparación de descripciones archivísticas y puede ser utilizada junto con las Normas Nacionales. m. Fil. entre otros fines.Heráldica: Disciplina auxiliar de la historia que estudia todo lo relativo a los escudos. y este del gr. Procedimiento que se sigue en las ciencias para hallar la verdad y enseñarla. m. μÉθοδος). como reglas generales. Establece . sean ampliamente aplicables. El tercer punto consistye en alcanzar un consenso . Las normas contiene reglas para la descripción archivística Y Pretende que. Método científico: Conjunto de procedimientos para alcanzar el objeto de una investigación. m. 1. a través del estudio de las funciones y actividades de los órganos que la produzcan. Norma ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística. y por último. paro la ISAD (G) puede utilizarse con otras para permitir la correcta descripción de los materiales especiales. aplicar la norma de modo generalizado. que consiste en establecer la identidad de cada serie o unidad documental. methŏdus. Modo de obrar o proceder.

Perfil profesional: Plazo precaucional: .tácticas para incorporar los documentos al sistema de gestión de la organización y por área el mantenimiento de los mismos. Paleografía: Disciplina que estudia las escrituras manuscritas antiguas. Arte de leer la escritura y signos de los libros y documentos antiguos.) y otra especial. ley. al Comité 46 Information and Documentation. Los diversos tipos de observación toman el nombre de la unidad que se elige para determinar dicho orden. Nombre de personas. Si elegimos la fecha tendremos un orden cronológico. por ejemplo (Antonia Heredia) . a su vez. diseñando la metodología pertinente y señalando los principios que deben respetarse en el desarrollo de un programa de gestión. Norma ISO 30300: La norma ISO 30300 Management Systems for Records es un conjunto de estándares desarrollados por la organización ISO (International Organization for Standarization). forma etc. a través del Subcomité SC11 Archives/Records Management perteneciente. y el abecedario: alfabético. de acuerdo con una unidad –orden establecido de antemano. Numismática: Es la disciplina o ciencia que trata del conocimiento de las monedas y medallas. con el fin de construir la de series que estuvieron en circulación en cada época y país. lugares etc. (peso. La ordenación de documentos se hace a partir de un elemento: Fecha. alfabética y cronológica. reuniendo los elemento o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros. Pudiendo a demás efectuar una ordenación mixta. el lugar: topográfico. Ordenación documental: Operación que forma parte de la organización de un fondo documental. La numismática tiene una parte general que estudia los elementos que son comunes a todas ellas. principalmente de las antiguas. que examina cada una en particular.

Sistema de archivo: conjunto de instituciones archivísticas que ordenadamente relacionadas por acuerdos y contribuyen con sus recursos a un determinado objeto que es común a todas ellas. descrito y servido en el archivo. si agrupa obras de contenidos similares (Biblioteca clásicas Gredos<). basados en el tipo documental. conservado. Es auxiliar de la Archivística en cuanto que el sello es parte de los documentos de archivo. Sigilografía: Es la disciplina encargada del estudio de los sellos empleados para autorizar documentos. que debe ser coherente con el desarrollo de la Colección que se trate. utilizados. emanados de subdivisiones administrativas de . conservados. se conoce de cuantas partes va a constar y quienes van a colaborar en ellas. que es quien conoce la Colección y quien define la política de selección. que tienen el mismo tipo documental o se refieren a un mismo asunto. Este tipo de publicaciones responden a una planificación previa que puede ser de carácter intelectual. La selección es un proceso técnico complejo que lleva a cabo el bibliotecario. o con una finalidad comercial (libro de bolsillo) suelen tener un director o coordinador (editor literario) y antes del inicio de su publicación. Como tal debe ser conocido por la Archivística para ser recogido. en el desarrollo de una misma función y cuya actuación administrativa ha sido plasmada en un mismo tipo documental. Serie: Conjunto de obras independientes. además de su título propio. numeradas o no. conjunto de instituciones archivísticas con una planificación y estructura comunes que depende de la misma unidad administrativa. (2) Conjunto de documentos producidos por un mismo sujeto productor. que se relacionan entre sí por el hecho de que. a los que valida.Producción documental: Selección documental: Es el proceso por el cual se decide qu{e documentos deben añadirse a la colección de una biblioteca. Sub-fondo: Dícese de la subdivisión de un fondo que contenga un grupo de documentos relacionados entre sí. cerrar pliegos. (1) Conjunto de unidades documentales que forman parte de las secciones o subsecciones de un fondo y que se caracterizan por tener elementos semejantes entre sí. cierra o marca. (3) documentos producidos o recibidos de una oficina o unidad orgánica en cumplimiento en sus funciones. llevan un título colectivo que se repite en cada una de ellas. valorados. y que son archivados. etc. transferidos o eliminados como unidad.

Tipología documental: Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse según su origen y características diplomáticas. opuesto a la práctica. su historia teoría y desarrollo a través del tiempo. Es un conjunto de conocimientos que ofrecen la explicación completa a un cierto orden de hechos. Tradición documental: Evolución experimentada por el texto de un documento desde que su autor lo escribió hasta llegar a nosotros. identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. En la descripción bibliográfica realizada según la norma ISBD. valoración descripción y difusión. (2) Subdivisión dentro de una serie. Teoría: Es una construcción intelectual que resulta del trabajo científico. Es un conjunto sistematizado de opiniones e ideas. Transferencia documental: Procedimiento habitual de ingresos de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales. Tratamiento archivístico: (1) Denominado también control y tratamiento de las series documentales. es un elemento del área de serie y se codifica en los campos 4XX del formato IBERMARC. Sub-serie: (1) Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie.la agencia en organización productora o. Es conocimiento acumulativo. Cuando el organismo productor tiene una estructura jerárquica compleja. Comprende cuatro etapas: identificación. cada sub-fondo tiene tantos sub-fondos subordinados como sean necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de unidad administrativo primario subordinada al fondo. puramente racional. cronológicas. cuando esto no sea posible. una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoración para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos. disciplina o ciencia. Se relaciona ampliamente con el conocimiento acumulado que se tiene sobre un área. referido a agrupaciones geográficas. (2) Conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el proceso de control intelectual y material de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos . funcionales o similares del material en sí.

Unidad documental simple: Elemento básico de una serie constituido por un solo documento. acceso y conservación o eliminación total o parcial. Bibliotecario. Diccio9nario del archivero. conservación y acceso a lasseries documentales. . editorial TREA Unidad documental: (1) Conjunto de piezas comunes integradas físicamente para formar una unidad distinta de las demás. cuyo objetivo es determinar para cada una de las series documentales sus valores primarios y secundarios y. Luis. Su objetivo general es reducir el numero de documentos que deben conservarse en los archivos públicos asegurándola conservación de la información. constituido por varios documentos. fijando su destino final y estableciendo los plazos de transferencias. Unidad documental compuesta: Elemento básico de una serie.García Ejarque. (2) Elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un expediente. Valoración documental: segunda fase del proceso de expurgo. ( terminología de la elaboración tratamiento y utilización de losmateriales propios de los cemntros documentales) año 2000. en función de lo smismos calificarlas. Proceso de análisis y selección cuyo objetivo es establecer los plazos de transferencias .

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