BIENVENIDO

Al mundo de la archivologa
Resea Histrica de la creacin de Archivos en el Mundo

Un archivo constituye el principio de todo lo que est relacionado
con la historia de una persona, institucin, pueblo o nacin. Es el
conjunto de documentos que como testimonio de las edades
pasadas, avalan la historia y le dan el sello de credibilidad, ya que
son fuentes de autoridad y herramienta para la investigacin de la
ciencia histrica.

Los pueblos en la antigedad tuvieron sus archivos en los templos
bajo la custodia de los sacerdotes. As sucedi en Egipto, Judea,
Babilonia y Persia. Los griegos guardaron sus documentos oficiales
en el Templo de Remeter en Atenas y en Delfos.

Esta costumbre fue heredada por Europa y en la Edad Media fueron
los monasterios quienes resguardaron los documentos y los
monjes quienes los custodiaron. Con el pasar del tiempo fueron las
universidades y ms tarde el Estado quien se hizo cargo de los
archivos oficiales.

Espaa tiene una larga historia archivstica. El primer centro
documental se instal en Simancas, Castilla en 1549 por Carlos V y
fue organizado por Felipe II. Luego en 1785, bajo Carlos III se cre
el Archivo de Indias, donde se guard la documentacin relativa a
la conquista y colonizacin del Nuevo Mundo.

Fue Espaa quien trajo a Amrica ese afn conservador de la
documentacin e implant las instituciones necesarias para la
conservacin de los papeles, fue as como las Reales Audiencias,
los Cabildos, la Secretara del Supremo Gobierno crearon sus
respectivos archivos. Toda esta documentacin fue heredada en la
Colonia por Chile cuando alcanz su independencia y ha sido
resguardada y conservada con igual cuidado hasta nuestros das

DEFINICIN DE ARCHIVOLOGA
La ciencia que se dedica al estudio del origen, formacin, organizacin,
razn jurdica, ordenamiento legal y funcionamiento de los archivos.
La ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su
conservacin y organizacin; as como los medios para su utilizacin.
La ciencia que trata de los archivos. Indistintamente, se emplea este
trmino y el de archivstica como sinnimos.
Una disciplina auxiliar o funcional de la administracin y de la historia,
que se refiere a la creacin, historia, organizacin y funciones de los
archivos y sus fundamentos legales y jurdicos. Creemos que la
archivologa es ms una disciplina tcnica que una ciencia, en el
estricto sentido de la palabra, porque le faltan algunos elementos
propios de toda ciencia.
DOCUMENTO

Testimonio material de un hecho o acto
realizado en el ejercicio de las funciones en
cualquier soporte :
PAPEL CINTA,DISCO,FOTOGRAFIA .

FUNCIN DE UN DOCUMENTO
El documento asegura la pervivencia de las
actuaciones al constituirse en su soporte material.
Se garantiza as la conservacin de los actos y la
posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos
y sus posibles errores o vicios, as como el
derecho de los ciudadanos acceder al mismo.
Importancia del documento.
Su importancia radica en que es un testimonio
material de un hecho o acto realizado en el ejercicio
de sus funciones por personas fsicas o jurdicas,
pblicas o privadas, de un acuerdo con unas
caractersticas de tipo material y formal.

QUE ES UN FONDO DOCUMENTAL ?


Conjuntos de documentos producido o
recibido por una persona fsica o jurdica en
el ejercicio de sus actividades en el lugar
donde se custodia dicho fondo.

DESCRIPCIN DOCUMENTAL
Proceso tcnico archivstico que identifica , analiza, y
determina los caracteres externo e interno de los
documentos , con la finalidad de elaborar guas ,
catlogos, inventarios que permitan conocer ,
localizar y controlar los fondos documentales de cada
identidad .

(ESTO NOS PERMITE BRINDAR UN EFICIENTE Y
EFICAZ SERVICIO DE INFORMACION )

CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO.
POR EL TIPO DOCUMENTAL.

Es la forma bsica de la informacin de las
unidades documentales compuestas
(expedientes) y simples (documento singlar
o suelto) (Heredia, 2006)
es un modelo que permite reconocer otros
documentos de iguales caractersticas o
formalidades, afectando los aspectos
formales y contenido de un documento.

El nombre del tipo documental a veces no
suele venir expreso en e propio documento
este nombre no puede ser subjetivo ni
arbitrario. El informar las actividades
realizadas da lugar informes.
La Tipologa documental pueden ser:
oficios,
memorndum,
solicitud,
dictamen,
actas,
certificados,
diligencias,
cartas, misivas,
apelacin o Resolucin.

POR LA TRADICIN DOCUMENTAL.

Snchez Gmez (2008) Se refiere al carcter
o atributo de un documento de archivo que se
original en el objetivo que persiguen cada uno
de sus ejemplares y permite clasificar tales
ejemplares como original, copia, borrador o
minuta.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTO VALOR
VALOR DOCUMENTAL
El Valor Documental representa al
conjunto de valores administrativos,
legales, probatorios y/o informativos que
justifican la conservacin permanente de
los documentos.
Estos Valores estn divididos en Valores
Primarios y Valores Secundarios. Entre los
Valores Primarios encontramos:

Valor. Administrativo: es aquel que poseen los
documentos para la Administracin Que los ha producido,
como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor. Legal: es aquel que tienen los documentos para
servir como testimonio ante la Ley.
Valor. Fiscal: es aquel que tienen los documentos que
pueden servir de testimonio del cumplimiento de
obligaciones tributarias.
Valor. Jurdico: de este se derivan derechos y
obligaciones legales reguladas por el derecho comn.
Valor. Contable: es aquel que tienen los documentos que
pueden servir de explicacin o justificacin de
operaciones destinadas al control presupuestario.

LOS VALORES SECUNDARIOS TENEMOS:

Valor. Informativo: son aquellos que nos sirven de referencia
para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la
Administracin.
Valor. Histrico: es aquel que posee unos documentos como
fuente primaria para la Historia. De igual manera y leyendo la
fuente consultada se puede observar que otros Autores
identifican dos valores secundarios ms como lo son:

Valor. Cientfico: el documento es soporte para la innovacin y
desarrollo de investigaciones y estudios cientficos de una
entidad, institucin, regin o pas.
Valor Cultural: el documento es soporte de la investigacin que
reflejan los acontecimientos de cada proceso humano y sus
pocas, sirve para garantizar el patrimonio y afianzar la
identificacin de los pueblos.

HABLEMOS DE EXPEDIENTES
Que es un expediente ?
Expediente electrnico ?
Diferencias ?
Legajo ?
EXPEDIENTES
Conjunto de datos registrados en un soporte
durante el seguimiento y hasta la finalizacin
de una actividad institucional o personal.

EXPEDIENTE ELECTRONICO :

Expediente Papel vs

Trasiego de documento en
papel
Extravi .
Perdida o confidencialidad
Deterioro del papel .
Acceso no autorizado a los
documentos.
Gasto en material de impresin
Gasto en papel





Expediente Electrnico

Seguridad al acceso de la
informacin
Almacenamiento cmodo y
amplio sin ocupar espacio fsico
Preservacin de los
documentos
Fcil ubicacin
Mejor organizacin
Eficiencia administrativa
Rpido y moderno
Reduccin de costo
Optimizacin de espacio
Estadstica y reportes confiable

CONSERVACIN Y RESTAURACIN DE
DOCUMENTO
Tipos de deterioro del papel

Los deterioros pueden ser de diversa causa.
Sin embargo, su conocimiento sirve para
realizar una correcta conservacin de los
objetos con soporte papel.

Suciedad superficial
Se refiere a las partculas de polvo sobre
la superficie. El polvo depositado es
capaz de elevar la humedad de la
superficie, lo cual favorecera al
desarrollo de agentes biolgicos.
Manchas de adhesivo
La unin de fragmentos de una pieza con cinta adhesiva,
puede causar daos irreversibles. Hay manchas de adhesivo
imposibles de borrar.
Arrugas y dobleces
Las arrugas alteran la superficie del papel. Se producen
accidentalmente y se corrigen aplanando la arruga.
El doblez provoca un surco en el papel que lo deja frgil
en aquel lugar, permitiendo desgarros y roturas.
Grasa
La manipulacin incorrecta ayuda a la acumulacin de
sustancias grasas. Las grasas suelen oxidarse y
oscurecerse con el tiempo, dando paso al crecimiento de
microorganismos.

Desgarro y Prdida de soporte
Los desgarros se producen cuando papel se rasga. No
implican prdida de material y pueden repararse con una
unin adecuada. Las prdidas de soporte se deben a un
desgarro y posterior prdida del fragmento.

Deformacin del plano
La deformacin se debe a un almacenamiento inapropiado del
papel.

Manchas
Pueden ser de diversa causa e inciden en el aspecto e
integridad de la obra.

Manchas de xido
Son provocadas por la oxidacin de corchetes, grapas, clips,
clavos o alfileres metlicos que en condiciones de humedad
tienden a oxidarse. Estas manchas son irreversibles.





Amarillamiento

El amarillamiento del papel puede deberse a varias causas, las que
se destacan: la acidez y la accin de la luz. La acidez del papel
provoca el amarillamiento u oscurecimiento del papel y tambin la
fragilidad o friabilidad del papel, que lo torna quebradizo. La luz,
favorece los procesos de oxidacin del papel.

Biodeterioro
Se denomina al conjunto de deterioros causados por agentes
biolgicos, tales como, hongos, insectos, roedores.

Foxing
Es un deterioro cuya caracterstica es la aparicin de manchas de
color caf sobre el papel. Tiende a confundirse con las manchas de
hongos, pero las manchas de foxing se deben al proceso de
oxidacin de las impurezas metlicas que contiene el papel.


CONCLUSIN
Para muchos autores la archivologa no se encuentra
totalmente definida , pero distintos autores
contemporneos argumentan que la archivstica es una
disciplina dirigida a la prctica y otros la definen como
una ciencia.

La archivstica actual considera que su objetivo es
triple: la gestin y estudio de los archivos; la
conservacin, clasificacin, ordenacin y descripcin
de los fondos documentales; as como la informacin a
los usuarios sobre los documentos que conserva.