ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ENSAYO "IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS"

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

2021
 Introducción
A continuación se realiza un ensayo de la importancia de los archivos, en el cual se busca
explicar detalladamente, su origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización
y aplicación en medio actual.
Ensayo "Importancia de los Archivos"

Para iniciar con este ensayo, nos responderemos a la siguiente pregunta

¿Cuál es el origen y la evolución de los archivos?

Para conocer su origen, debemos retomar unos cuantos siglos pasados, en los cuales las
primeras civilizaciones iniciaban su conformación.
Las primeras civilizaciones, se encontraron con la necesidad de encontrar un método, con el
cual se pudiera guardar información a largo plazo, fueron ensayados, varios métodos para
almacenar información, que más adelante los conoceríamos con el nombre de “archivos”.
Pasaron muchas civilizaciones, antes de la llegada de los imperios de Grecia, Egipto,
Roma, entre otras. Imperios que tenían archivos llenos de documentos, los cuales
plasmaban la historia de sus antepasados.
Los primeros archivos encontrados, fueron hallados en la antigua Mesopotamia.
A medida que las civilizaciones avanzaban, estos archivos también debían hacerlo, cada
uno de los imperios realizaba la fabricación de los archivos, con materiales que
encontraban en su entorno. Por ejemplo, los egipcios, quienes llevaban sus registros en
papiros, pero los habitantes de Mesopotamia, llevaban sus registros de una forma diferente,
es decir en arcilla.
La escritura es una herramienta fundamental para los archivos, desde que se creó la
escritura, ha sido indispensable almacenarla en un buen estado, para que así las nuevas
generaciones, se enteren de como Vivian sus antepasados y como se utiliza cada cosa que
ellos han creado.
A mediados del siglo XIX, los dirigentes dieron la orden, de que los archivos se
consideraran de carácter público, razón por la cual, inicialmente los archivos ocupaban un
salón de gran espacio, que contenían todos los documentos que se iban anexando, esta
medida fue avanzando por los alrededores del mundo, y cuando llega a Europa, su orden y
almacenamiento era estricto por parte de los Europeos, quienes llevan por primera vez la
palabra archivo a tierras Americanas. Los europeos llenaban sus archivos con documentos
que iban redactando en las negociaciones, por ejemplo la compra de esclavos, actos
realizados en estos tiempos, compra de tierras, trueques, entre otras prácticas.

Conociendo ya su origen y evolución, nos centraremos en sus cualidades, clasificación,

categorización y aplicación en medio actual.
Cualidades e importancia de los archivos:
Según Villuendas, 2021. Los documentos de archivo son aquellos que son generados por
las organizaciones durante el desarrollo de sus actividades, como actas, resoluciones,
acuerdos, expedientes, nóminas, libros de contabilidad y un lugar etcétera.
Se pueden presentar en múltiples soportes, desde textuales a fotográficos, audiovisuales o
electrónicos. Son únicos y originales y su valor testimonial hace que deban ser conservados
a largo plazo. La importancia de estos documentos no solo reside en la información que
contienen, sino en que se convierten en instrumento crucial para ayudarnos a tener acceso a
decisiones y eventos del pasado.

 Autenticidad y originalidad
Es un principio básico de todo documento de archivo y, por tanto, nunca existen dos
iguales. Para su conservación, se debe acreditar tanto la autoría como la fecha de creación.
 Valor probatorio
Avala una actividad y proporciona información suficiente sobre los hechos o trámites que
representa. Tienen, por tanto, un interés testimonial que puede llegar a ser histórico en
algunos casos.
 Inalterable
Los documentos no pueden ser cambiados ni alterados y se debe garantizar su integridad.
La organización debe velar por su protección y seguridad para que no sean modificados.
 Accesibilidad
Se debe asegurar el acceso físico o electrónico al documento y debe reunir las condiciones
óptimas de preservación, ya que en la mayoría de casos deben conservarse a largo plazo.

Clasificación de los archivos:

Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante
agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los
principios de procedencia y orden original.
 Clasificación funcional: Se tienen en cuenta las funciones de la entidad que genera
los documentos. Los documentos se agrupan según la función del que son reflejo o
bien según las actividades de las que son resultado.
 Clasificación orgánica: La entidad necesita de una estructura organizativa que le
permita su funcionamiento. Los documentos se agrupan siguiendo las distintas
estructuras administrativas de la institución de la que emanan.
 Clasificación por materias: Este elemento no deriva directamente de la entidad
sino de la percepción que se tenga de la misma o de sus actividades. Los
documentos se agrupan tras analizar el contenido de los mismos, para después
establecer grupos según los asuntos de los que traten.
Independientemente del sistema de clasificación elegido en los Archivos, los
documentos se clasifican:
 por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad.
 por series, dentro de los fondos. Cada serie agrupa documentos del mismo tipo,
reflejo de cada una de las actividades repetitivas que desarrolla la entidad.
 por expedientes, dentro de las series. El expediente lo integra el conjunto de
documentos referidos al procedimiento de un mismo asunto.
 por documentos sueltos.

Categorización de los Archivos:

 ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades

oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por
entidades privadas.

 ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PUBLICO: Aquel que por su valor para la

historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado
como tal por el legislador.

 ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los

documentos en su ciclo vital.

 DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por

una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

 FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del

quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente.

 GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida
y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.

 PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su

valor histórico o cultural.

 SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información,

según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los
archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
  TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

 DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los

rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Según la LEY 594 DE 2000 en su título III, la Categorización de los archivos

públicos se realiza de la siguiente manera:

Artículo 7. Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia.

Los Archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia se clasifican
en:

 Archivo General de la Nación

 Archivo General del Departamento
 Archivo General del Municipio
 Archivo General del Distrito

Artículo 8. Archivos Territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se

clasifican en:
 Archivos de Entidades del Orden Nacional
 Archivos de Entidades del Orden Departamental
 Archivos de Entidades del Orden Distrital
 Archivos de Entidades del Orden Metropolitano
 Archivos de Entidades del Orden Municipal
 Archivos de Entidades de Orden Local
 Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley.
 Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la Ley los
 desarrolle.

 Artículo 9. Los Archivos según la organización del Estado.

Archivos de la Rama Ejecutiva
 Archivos de la Rama Legislativa
 Archivos de la Rama Judicial
 Archivos de los Organismos de Control
 Archivos de los Organismos Autónomos

Aplicación de los archivos en medio actual:

Actualmente la forma de llevar archivos, ha trascendido de tal manera, gracias a la
evolución de la tecnología, ya que de forma física y/o digital, podemos crear, verificar,
eliminar y buscar archivos de forma práctica y sencilla.
 Conclusión
Gracias a este ensayo, podemos concluir, que el uso de los archivos ha estado presente
desde el inicio de la evolución de la humanidad, y que gracias a todos los escritos
guardados correctamente, podemos comprender muchas filosofías, como Vivian las
diferentes civilizaciones en la antigüedad, y sin estos conocimientos no hubiéramos
avanzado, como lo hemos hecho hasta ahora.
Es muy importante que cada uno de los archivistas realice correctamente su trabajo, ya que
los documentos que están guardados, son fundamentales, para la toma de decisiones de una
empresa, y la historia que ha creado con el tiempo, tanto de éxitos, como de fracasos.

Referencias bibliográficas
 Cruz Mundet, José Ramón, (2003). Manual de Archivística, Madrid, Fundación
Germán Sánchez Rupérez.

 Villuendas, B. (20/01/2021). ¿Qué características tienen los documentos de archivo?

 Dada en Santafé de Bogotá D.C., a los 14 JUL. 2000. Recuperado de
https://ww2.ufps.edu.co/public/archivos/Ley_594_de_2000.pdf