ACTIVIDAD SEMANA 1

 1.    Lea cuidadosamente el documento  “HISTORIA Y EVOLUCIÓN ARCHIVÍSTICA”, dentro

del texto encontrará algunos términos archivísticos resaltados en negrilla que usted debe
sustraer y ubicar en la tabla siguiente y consultar su significado.  Complemente este
vocabulario archivístico con los videos que se encuentran en los siguientes enlaces

TÉRMINOS  ARCHIVÍSTICOS

TÉRMINO SIGNIFICADO
Serie Conjunto de cosas que tienen una relación entre sí y se suceden
unas a otras siguiendo un orden: la serie de los números es
infinita.
 El Memorial  Documento donde se inscribe los documentos que ingresan al
archivo.
 Unidad Archivística  Unidad de análisis en los procesos de identificación y
caracterización documental.
 Folios   Cada documento tiene un número que lo identifica y diferencia
de los documentos similares.

 Indicie  Instrumento descriptivo que se basa en un listado.

 Alfabético  Es aquella ordenación por la cual se orientan los documentos

siguiendo el abecedario de las iniciales de las terminologías
escogidas como representativas de su información.

 descentralización  es el proceso de distribuir o dispersar funciones, poderes,

personas o cosas fuera de una ubicación o autoridad central

2. Las Leyes y Decretos son indispensables para el buen manejo del archivo en las empresas. 
Consulte una de las leyes que se encuentran en el documento y responda a los siguientes
planteamientos:

·         Titulo:

LEY 594 DE 2000

        Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

·         Fecha de expedición:

Julio 14 del 2000

·         Su objetivo es:

Categorizar los archivos de interés público y de utilidad de consulta nacional, controlar los
documentos, su disposición final y su relevancia, evitar el agolpamiento de documentación
innecesaria, facilitar la gestión documental y garantizar su transparencia, promover la
organización, conservación y consulta de los archivos de interés económico, social y
tecnológico.

 Quien lo decreta:
 El Congreso de Colombia

·         Cuantos artículos tiene, transcriba uno de ellos:

Tiene 52 artículos:

Título I: OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y

PRINCIPIOS GENERALES

Artículo 1, Articulo 2, Articulo 3 y Articulo 4.

ARTÍCULO 3. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos,
así: Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que

se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Archivo privado de
interés público. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es
de interés público y declarado como tal por el legislador.

Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo
vital.

Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública
o privada en razón de sus actividades o funciones.

Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que
comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación
permanente.

Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.

Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o

cultural. Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los
materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales,
fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos. Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos
y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Título II: SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES, COORDINADORES

Y EJECUTORES

Articulo 5 y Articulo 6

Título III: CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

Artículo 7, Articulo 8, Articulo 9 y Articulo 10.

 Titulo IV: ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

Artículo 11, Articulo 12, Articulo 13, Articulo 14 (párrafo 1,2, 3), Articulo 15, Articulo 16, Articulo
17, articulo 18 (párrafo), Articulo 19 (Párrafo 1 y 2), Articulo 20 (párrafo)

Titulo V: GESTION DE DOCUMENTOS

Artículo 21 (párrafo) , Articulo 22, Articulo 23, Articulo 24, Articulo 25 y Articulo 26.

Titulo VI: ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

Artículo 27, Artículo 28 Y Artículo 29.

Título VII: SALIDA DE DOCUMENTOS

Artículo 30, Articulo 31 (párrafo).

Título VIII: CONTROL Y VIGILANCIA

Artículo 32, Artículo 33, Artículo 34, Artículo 35.

Título IX: ARCHIVOS PRIVADOS

Artículo 36, Artículo 37, Artículo 38, Artículo 39, Artículo 40, Artículo 41 (párrafo), Artículo 42
( párrafo), Artículo 43.

Titulo X: DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION

Artículo 44, Artículo 45.

Titulo XI: CONSERVACION DE DOCUMENTOS

Artículo 46, Artículo 47 ( párrafo), Artículo 48, Artículo 49.

Título XII: ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL

PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION

Artículo 50.

Título XIII: DISPOSICIONES FINALES

Artículo 51, Artículo 52.

  3. De acuerdo a lo que ha estudiado hasta el momento porqué cree que son importantes los
archivos y las leyes que los rigen.  Realice un escrito de tres párrafos cada uno de 6 líneas.

Los Archivos son un conjunto de documentos, producidos por los individuos y las instituciones
como resultado de sus actividades y son utilizados para la investigación, información y cultura.
Un archivo bien estructurado y bien gestionado contribuye al avance de cualquier sociedad,
desarrollándose de manera plena. Los documentos son importantes para cualquier aspecto de
la vida, facilitando los procesos de educación e investigación, garantizan la protección de los
derechos judiciales, fiscales e incluso los derechos humanos.

Los archivos son importantes ya que nos ayudan a custodiar decisiones, actuaciones y
memoria de cualquier empresa u organización, garantizan una gestión eficaz, responsable y
trasparente, protege los derechos de las personas y asegura una memoria colectiva, dan una
garantía de protección de datos, además impulsan a una investigación histórica y científica.
Además permiten que el manejo de la información de cualquier empresa sea con una
localización rápida en cualquier clase de documentos.

Las leyes que los rigen tienen como prioridad el correcto manejo de la documentación a favor
de los ciudadanos y su interés de consulta, una finalidad de archivo mantiene una
documentación organizada ayuda y garantiza a conservar una información con fácil acceso. La
ley respalda el uso de la información, por lo que enfatiza el cumplimiento de las normas que
vienen descritas en ella, tanto en organizaciones públicas como privadas con un interés
público.

4. Realice un ensayo de 10 renglones donde explique la importancia de los

documentos en los archivo.

Los documentos en los archivo son importantes ya que contienen la información de una
decisión o procedimiento que plasma el proceder de una empresa, de una persona o grupos
de personas. Todos necesitamos de la información para poder llevar a cabo las transacciones
comerciales y personales. En la actualidad la era de los avances tecnológicos, la información
puede ser conseguida a través de diferentes medios como el papel, las cintas magnéticas, los
discos duros y otros medios. Cada día más empresas se están dando dé cuenta de la
necesidad de automatizar los servicios, incluyendo el control de documentos. Teniendo un
buen control de la administración de información podemos tomar mejores decisiones y
compartirlas con otras personas.

Es importante contar con un buen sistema de administración de documentos para poder

almacenar y recuperar la información. Los documentos son un recurso y activo organizacional.
Como recurso, proveen información y como activo, proveen documentación. Toda empresa
debe contar con sistemas manuales o computarizados para poder realizar sus funciones
operacionales, también es necesario tener un plan sistemático de retención de documentos,
esto ayudara a la transparencia de material inactivo y a su vez logar disminuir la cantidad de
papeles, disminuyendo los costos y logrando mayor productividad.