DOCUMENTO DE ARCHIVO

DOCUMENTO DE ARCHIVO
OBJETIVOS

Comprender y analizar los conceptos básicos sobre los documentos y los archivos en las organizaciones.

CONCEPTO DE DOCUMENTO
Del latín documentum, un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho,
situación o circunstancia. También se trata del escrito que presenta datos susceptibles de ser
utilizados para comprobar algo. Por ejemplo: “Tengo un documento que prueba la malversación de
fondos realizada por el gobernador”, “Esta carta no constituye un documento que avale su inocencia”.

Muchas son las clasificaciones que se realizan de los

documentos, no obstante, una de las más frecuentes
es aquella que tiene como criterio fundamental para
desarrollarse el soporte en el que se encuentran los
mismos. De ahí que básicamente se establezcan dos
grandes grupos: documentales textuales, que son los
que se realizan en papel, y documentos no textuales,
que son aquellos que utilizan cualquier otro tipo de
soporte para guardar una información concreta. Como
ejemplos de este último tipo están los documentos
que se hallan en un pen driver, en un disco compacto,
en una grabación sonora, en un vídeo…

No obstante, también hay que decir que los documentos se pueden clasificar, en base a la información
que contienen. Así, nos toparíamos con los primarios, que son los que transmiten directamente la
opinión de quien los realiza; los secundarios, que son el resultado de haber tratado a los anteriores
documentos; y los terciarios, que son los que surgen como resultado de tratar a los secundarios.

Es importante resaltar que además existen múltiples tipos de documentos dentro de lo que sería
el ámbito del Derecho. Así, por ejemplo, nos encontramos con el llamado documento público que
podemos definir que es aquel que acredita unos hechos determinados y que está realizado y certificado
por un funcionario de la Administración Pública.

De la misma forma, está el documento privado que, en contraposición al anterior, es aquel que prueba
algo y que está autorizado por las partes interesadas aunque no por el funcionario en cuestión.

UNIDAD 2: El documento de
archivo
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A estos dos tipos de documentos habría que añadir un tercero que es aquel que se da en llamar
documento auténtico. Como su propio nombre indica, podríamos definirlo como aquel que está
legalizado o bien absolutamente autorizado.

Se conoce como documento de identidad, documento

nacional de identidad (DNI) o cédula de identidad al
documento que emite el Estado para posibilitar la
identificación personal de cada ciudadano. Todas
las personas deben tener un documento de identidad
que acredite quién es y que le permita acceder a
los servicios estatales o de otro tipo: “El número
de mi documento de identidad es capicúa”, “Para
acceder al crédito, debe presentar su documento de
identidad junto a los últimos tres recibos de sueldo”,
“Sólo apto para mayores de edad.

Presentar documento de identidad al ingresar”.

La noción de documento se ha visto alterada con el avance de la informática. Un documento antes era
un papel o algún otro tipo de medio físico. En cambio, para la informática, un documento es un archivo
digital susceptible de ser visualizado o compartido a través de una computadora. En este sentido, un
documento informático puede ser un texto, una imagen, un sonido, una animación o un video:

“Ayer tuve que formatear el disco rígido y perdí todos mis documentos”, “Necesito que me envíes por
correo electrónico el documento que elaboramos esta mañana junto al licenciado”, “Acabo de eliminar
el documento, ¿quieres que trate de recuperarlo?”

DOCUMENTO DE ARCHIVO
El documento de archivo tiene características particulares que lo hacen diferente de cualquier otro
tipo de documento:

El principio fundamental de los archivos es la unicidad del documento. La información que contiene el
documento de archivo es Única, es decir, no existen documentos de archivo iguales.

Pueden existir documentos con trámites similares, pero siempre diferenciados por la persona moral o
física de quien se trate el asunto o por el tema y fecha de los mismos.

El documento de archivo tiene un carácter seriado, ya que cada documento Se produce uno a uno y al

UNIDAD 2: El documento de
archivo
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paso del tiempo constituyen expedientes.

El documento de archivo es orgánico, es decir, se genera dentro del proceso natural de uno actividad
y surge como producto o reflejo de las tareas de su productor.

El documento de archivo es estético, lo que le da

su carácter definitivo y por lo tanto, no puede ser
cambiado o corregido.

El documento de archivo tiene autoridad, ya que

proporciona la evidencia “oficial” de la actividad que
registro por lo cual debe ser confiable. Su confiabilidad
está vinculada a su creación, al generador y a la
autoridad que tiene éste paro producirlo. También, las
firmas, encabezamientos y sellos son indicadores de
la naturaleza oficial del documento de archivo.

El documento de archivo es relacionado. Como principio general, las piezas aisladas (documentos
sueltos) no tienen sentido, o tienen muy poco, yo que la razón del documento de archivo se da por su
pertenencia a un conjunto y por las relaciones que entre los documentos se establecen.

CARACTERES EXTERNOS

Para estudiar cualquier documento escrito es necesario analizar todos los elementos que pueden
aportar información. Se trata de prestar atención a los caracteres externos y a los internos de los
documentos.

A.- Los caracteres externos son los que configuran la apariencia externa de los documentos, y son los
siguientes:

- Materia escriptoria: Los soportes pueden ser duros (piedra, metal, vidrio, marfil, barro...) o blandos
(papiro, pergamino y papel).

Las tintas son el medio a través del cual se fija la información (el texto y su contenido) sobre el
soporte. El instrumento por el cual se fija el texto ha sido la pluma de ave, pero también el cálamo, una
caña cortada de forma adecuada que permite escribir.

En el mundo occidental se ha utilizado el pergamino (piel de animal tratada de forma especial) y el

papel (inventado en China en el siglo II d.C. y traído a Europa a través d’al-Andalus y de Italia en el

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archivo
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siglo XII).

-Tipos de escritura:La ciencia que estudia la escritura es la Paleografía

Hará falta utilizar todos los medios de esta ciencia

para analizar las características de la escritura de
los textos que se trabajan. Se observará la forma (a
través del ductus, trazado de las letras, peso y módulo
de las grafías, enlaces...) pero también la puntuación,
la disposición de la escritura y el pautado del texto.

-Signos especiales:

En los documentos pueden haber unos signos que

escapan del puro análisis paleográfico y que tienen
una función administrativa (referencias y números de
registro, anotaciones marginales) o decorativa (orlas,
logotipos, membretes...).

Dentro de este grupo destacan las rúbricas que acompañan las firmas y que en épocas como la Edad
Media ha tenido un significado especial (se denominaban signum)

- Signos de validación:
Aunque se pueden considerar signos especiales, su importancia hace que la Diplomática los trate a
parte. Incluso hay una ciencia que tiene como objeto de estudio su análisis; es la Sigilografía.

Los sellos sirven para validar y autentificar el contenido de los documentos y tienen varias formas,
materias y maneras de aplicarse sobre el soporte del documento. Son de cera o de plomo y cuelgan
de una cinta de la parte inferior del pergamino; o son de papel (sello de placa) aplicado sobre el
documento mediante una matriz; y también pueden ser de tinta aplicada directamente sobre el papel
(papel sellado, habitual a partir del siglo XVII).

Archivo universitario de Salamanca, en Riesco, A., Introducción a la Paleografía y la Diplomática

general, Madrid, 1999

Los documentos reflejan casi siempre actos de tipo administrativo. Éstos quedan indicados en
el soporte mediante la incorporación de unas notas que pueden ser resúmenes del contenido del
documento, o resoluciones, menciones de documentos anteriores, notas de registro, diligencias,
providencias...

UNIDAD 2: El documento de
archivo
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Este tipo de notas son muy habituales en los expedientes administrativos que ya se crean en la época
moderna, sufren un cambio importante en la época de los Borbones y se transforman radicalmente a
mediados del siglo XIX, momento en que cambia el funcionamiento de la Administración del Estado
español.

CARACTERES INTERNOS

Los caracteres internos se refieren al contenido de los documentos, a la lengua en que están escritos, al
estilo y al léxico, y también al procedimiento jurídicoadministrativo de validación que utilizan. Además
de éstos se considera fundamental la estructura cómo se organiza el texto.

-La estructura de los documentos:

Es importante tener en cuenta que, para la redacción

de los documentos, siempre se han seguido unas
pautas que muchas veces vienen dadas por unos
formularios. De esta manera las oficinas que han
generado los documentos han tenido una guía para
organizar de forma lógica y coherente el contenido de
cada uno de los actos jurídicos o administrativos que
han querido reflejar en los documentos. La estructura
de los documentos forma parte de estos formularios
y se compone de tres partes esenciales: Protocolo
inicial, parte central y escatocolo o protocolo final.

A la vez, cada una de estas partes puede tener unos subapartados, pero es necesario tener en cuenta
que no siempre los encontraremos en todos los documentos, como tampoco siempre aparecerán en
el mismo orden.

Protocolo inicial. Invocación (verbal o simbólica -Crismón-), intitulación (nombre del autor del
documento), dirección (nombre del destinatario del documento), saludo (fórmula de cortesía).

Parte central. Preámbulo (sólo en documentos muy solemnes), notificación (advertencia para el
destinatario), exposición (motivos por los cuales se hace el documento), dispositivo (objetivo por
el cual se expide un documento; es la acción jurídica que incluye el documento y que se identifica
con un verbo. Este apartado puede incluir también las características del objeto relacionado con
el contrato jurídico); sanción y corroboración (conjunto de fórmulas y cláusulas que sirven para
garantizar el contenido jurídico del documento; pueden ser cláusulas preceptivas, derogativas,

UNIDAD 2: El documento de
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prohibitivas, reservativas, obligatorias, renunciativas, penales, corroborativas, de emplazamiento o de
cumplimiento).

Escatocolo o Protocolo final. Aprecación (saludo protocolario, muy habitual en las cartas misivas);
fecha (tópica, es decir, del lugar donde se ha redactado el documento, y cronológica); validación
(formalidades que garantizan la autenticidad del documento; son las firmas de los autores del
documento, del escribano y de los testigos.

CLASIFICACIÓN DE ACUERDO AL TIPO DOCUMENTAL

La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar una
estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla la asesoría
y, por otro lado, facilitar la localización de los documentos. Los documentos son el resultado de los
procesos administrativos que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la
organización del archivo es producto de los procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos
de documentos. Pero además, debe hacer posible la rápida localización de los documentos: cada
expediente o documento debe tener asignada una ubicación y no otra, de forma que su búsqueda sea
ágil y siempre encuentre la respuesta justa.

El arreglo u organización de un archivo engloba una serie de tareas que, aunque se hallan estrechamente
relacionadas, conviene distinguir:

La elaboración de un cuadro de clasificación que dé cabida a todos los tipos documentales y refleje
la estructura dada al archivo. Clasificar los fondos consiste en definir y concretar los grandes grupos
que forman el archivo:

a) Las secciones, división que se establece a partir

de las principales actividades desarrolladas por la
asesoría (contable, fiscal, laboral, mercantil, auditoría,
etc.) y, dentro de éstas,
b) Las series documentales, conjuntos de
documentos producidos como resultado de un mismo
procedimiento administrativo o jurídico.

Así, en una asesoría, la documentación de los clientes

se agrupará en primer lugar por áreas de negocio y
después por tipos de servicio.

UNIDAD 2: El documento de
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La ordenación de los documentos dentro cada serie
documental empleando el criterio más adecuado para
cada tipo de documento. Esta operación, en tanto
complemento de la clasificación, consiste en poner
en orden (cronológico, alfabético, numérico…) las
unidades documentales (documentos o expedientes)
dentro de las series constituidas.

La instalación física de los documentos en el

depósito de archivo, mediante cajas archivadoras u
otro sistema, que va a posibilitar la localización de los
documentos a través del correspondiente código de
archivo o signatura topográfica.

El cuadro de clasificación

Una vez identificados los distintos tipos documentales existentes en la asesoría, se elabora un esquema
que los clasifica y los estructura en grupos y que constituye la base para la organización del archivo.
El cuadro de clasificación es el primer instrumento de descripción de un archivo y ofrece una visión de
conjunto de los diferentes tipos de documentos (series), de los grupos que forman (secciones) y de
sus relaciones jerárquicas. Es la herramienta que va a permitir la planificación sistemática del resto de
las operaciones de tratamiento de los documentos, desde la eliminación de los mismos (calendario de
conservación) hasta la elaboración de los instrumentos de descripción (inventario).

Las series son los elementos básicos para confeccionar un cuadro de clasificación mínimamente
sólido y coherente. En primer lugar, hay que tener en cuenta la necesidad de concretar la denominación
de los distintos tipos de documentos o series documentales y determinar la jerarquía que se pueda
establecer entre ellos, para más tarde articular una estructura que sistematice los grupos de
documentos o secciones.

Para la elaboración de estos cuadros se aplican normalmente dos criterios: el criterio orgánico y el
criterio funcional. Se admite comúnmente que el criterio orgánico de clasificación de un archivo, aquél
que reproduce la estructura u organigrama de la entidad productora de los documentos, es muy útil
para fondos cerrados, o bien en casos de escasa evolución organizativa. Con este sistema las series
se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas y reflejan los departamentos
o unidades administrativas de la entidad. En el caso de las asesorías, en las que no es habitual la
existencia de departamentos y con un funcionamiento frecuentemente no jerarquizado, no es posible
emplear este criterio.

UNIDAD 2: El documento de
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En cambio, el criterio funcional se define a partir de las actividades básicas de una empresa, es decir,
por las áreas de negocio que desarrolla, de manera que permite confeccionar un cuadro más sólido
y de mayor duración. Los servicios que ofrece la asesoría a sus clientes son los elementos que se
han de tomar en consideración para clasificar los documentos. Las clases principales o más amplias
pueden establecerse a partir de las áreas de negocio y las más elementales o series documentales
deben corresponder a expedientes y otras agrupaciones de documentos que sean resultado de un
procedimiento o trámite específico. Cada serie posee identidad propia y se relaciona jerárquicamente
con las demás, sin dar lugar a la ambigüedad; es decir, la adscripción de los documentos por su origen
a un grupo, excluye toda posibilidad de pertenencia a otro.

Para establecer un sistema de archivo homogéneo,

es preciso utilizar un sistema de clasificación que
refleje las funciones de la asesoría, es decir, los
servicios que ofrece a sus clientes y que son la causa
de la creación y la recepción de documentos. El
criterio funcional encaja perfectamente en el marco
actual, en el que se produce una cierta atomización
en la toma de decisiones y se trabaja a menudo en
equipo.

Siguiendo el sistema funcional, se puede plantear un

sistema distribuido en dos grandes apartados:

Los documentos administrativos de gestión o internos, que hacen referencia a la propia asesoría.

Los documentos administrativos de explotación u operativos, procedentes de los trámites que efectúa
cada asesoría en el desempeño de sus funciones y que se pueden organizar lógicamente por clientes.

La confección de un cuadro de clasificación uniforme presenta ventajas indudables, si bien es cierto

que exige una decisión previa. Fundamentalmente, la voluntad del equipo de dirección de implantar un
sistema de gestión documental que va más allá de la estricta acción archivística, en tanto que precisa
la integración de los sistemas informáticos, la introducción de nuevos procedimientos de organización
y métodos de trabajo y la capacidad del personal para adoptar una nueva cultura administrativa.

Las principales ventajas que reporta a una asesoría un sistema de clasificación uniforme son las
siguientes:

Constituye la clave para la implantación de un sistema de gestión integral de la documentación y es la

base sobre la que se apoyan los otros elementos del sistema (calendario de conservación, inventario).

UNIDAD 2: El documento de
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Se utiliza el mismo cuadro de clasificación para toda la documentación del archivo de oficina.

Facilita un manejo ágil y efectivo de la documentación

administrativa de los clientes y de la propia asesoría.

Agiliza el acceso a los expedientes gestionados por

más de una persona y simplifica su consulta.
Facilita el intercambio de información en el seno de
la asesoría, ya que se trata de un sistema único y
uniforme.

No es preciso modificar el cuadro de clasificación

cuando se produce un cambio organizativo o la
incorporación de nuevo personal.

Fomenta el uso del mismo lenguaje por parte del personal administrativo y de los profesionales y
colaboradores.

No obstante las ventajas que presenta, la aplicación de un cuadro de clasificación uniforme ha de

superar una serie de limitaciones:

Su implantación es lenta, tanto por la necesidad de llevarla a cabo de forma progresiva como por el
hecho de que comporta un cambio global en los procesos administrativos de la asesoría.

Implica un trabajo en equipo que involucra a todos los niveles jerárquicos (gerencia, profesionales
y colaboradores, personal administrativo) con el objeto de definir conjuntamente las respectivas
funciones y mantenerlas debidamente actualizadas.

Obliga a todo el personal a un conocimiento más profundo de las tareas y las actividades que se
desarrollan en la asesoría y también del funcionamiento de las diversas áreas de negocio.

Precisa una supervisión y actualización constantes, con el objeto de adecuar el sistema de clasificación
a las circunstancias cambiantes y evitar su obsolescencia.

Presupone la necesidad de dotar al personal de la formación adecuada (procedimientos administrativos,

técnicas de archivo, uso de aplicaciones informáticas…).

Tipos de ordenación
Una vez que se ha elaborado el cuadro de clasificación con sus respectivas series o tipos

UNIDAD 2: El documento de
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documentales, es necesario definir el sistema de ordenación más adecuado para cada serie, a partir
de las características que la definen. La ordenación va a indicar qué lugar exacto ocupa un expediente
o documento concreto dentro de la serie a la que pertenece.

Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los expedientes o
documentos serán situados de manera correlativa: según la fecha (ordenación cronológica), según el
nombre (ordenación alfabética), según el código (ordenación numérica), según la división territorial o
geográfica (ordenación topográfica) o según la temática (ordenación por materias):

La ordenación cronológica se basa en un elemento

presente en prácticamente cualquier documento,
su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes,
día. Comenzando por el año más remoto, los
documentos se suceden hasta la fecha más reciente,
dentro de cada año por meses y dentro de éstos por
días. Los libros de contabilidad o los libros de actas
de una empresa son ejemplo de documentos que
se deben ordenar cronológicamente por períodos
anuales.

La ordenación alfabética suele tener como referente principal los apellidos de una persona o la razón
social de una empresa y utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenación. Es el idóneo,
por ejemplo, para series de expedientes personales, como es el caso del personal contratado de una
empresa.

La ordenación numérica responde habitualmente a un sistema de códigos que permiten identificar

inequívocamente un documento concreto. Por ejemplo, el número asignado a una factura o un recibo,
el número de un expediente, el número de registro de entrada o salida de la correspondencia, etc. Es
el sistema más utilizado en las tareas más vinculadas a la contabilidad y las tareas administrativas
comunes.

La ordenación geográfica o topográfica permite la ordenación de elementos en función de su situación

en una zona o territorio; sería el sistema empleado por un agente de la propiedad inmobiliaria para
ordenar los inmuebles de una zona ya que emplearía la secuencia localidad, barrio o distrito, calle, etc.
La ordenación por materias parte del contenido de los documentos y refleja los asuntos o temas
tratados por ellos. Si existe abundante documentación es preciso elaborar listas alfabéticas de
materias. Es un sistema adecuado para ordenar estudios, informes, dossieres y memorias técnicas,
agrupándolos por áreas temáticas.

UNIDAD 2: El documento de
archivo
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Entre estos métodos no es posible establecer a priori cuál de ellos es el mejor. Para cada tipo de
documento hay que decidir el tipo de ordenación más conveniente, eligiendo el que mejor se adapte
al objeto de la ordenación.

La instalación física

La instalación física o archivo de los documentos en el depósito es el paso final de la organización

de un archivo y consiste en su emplazamiento físico en un espacio determinado. Es una tarea
íntimamente relacionada con la organización del fondo y consiste en la ubicación física de los
expedientes y documentos, agrupándolos en cajas en las estanterías para ofrecer mayor protección a
los documentos y resistencia al polvo, la luz, etc.

Con el fin de proceder a su posterior localización es necesario indicar la ubicación de cada expediente

mediante el código de archivo o signatura topográfica. Por eso, antes de introducir un expediente en
su correspondiente caja, procede identificarlo a fin de saber que lugar ocupa físicamente en el archivo
y para ello se le otorga un código que hace referencia a la caja que lo contiene y a su orden dentro de
ella.

La ubicación de los documentos puede hacerse empleando tres métodos distintos:

El reflejo exacto del cuadro de clasificación. Consiste

en reconstruir la estructura del cuadro de clasificación
en el depósito de archivo, reservando espacio para el
ulterior crecimiento de las series documentales. Las
cajas archivadoras ostentan en su lomo una signatura
topográfica para su ubicación y posterior localización
que reproduce los códigos del cuadro de clasificación
que corresponden a cada serie documental. Es el
sistema empleado por las bibliotecas, en el que el
sistema de clasificación por materias se reproduce
en la disposición de los libros en las estanterías y en
el que la signatura que representa la materia de un
libro también indica su ubicación física.

Este sistema presenta algunos inconvenientes de difícil solución. Por un lado, exige reservar espacio
libre en las estanterías para añadir los documentos que se vayan agregando con el tiempo; en muchas
ocasiones, sin embargo, resulta muy difícil prever con exactitud el crecimiento de los fondos. Por otra
parte, entraña múltiples dificultades la incorporación de nuevas series documentales al cuadro de
clasificación por cuanto implica reordenar el depósito de archivo.

UNIDAD 2: El documento de
archivo
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Un sistema de instalación continua. El sistema de numeración continua, el más indicado para todo
archivo en crecimiento, numera las cajas mediante números desde el uno en adelante. Este sistema
establece una clara disociación entre la clasificación de los documentos y su emplazamiento material.
A medida que ingresan en el archivo las cajas se numeran sucesivamente y se colocan en las estanterías.
De esta manera se logra un ahorro de espacio máximo y además, la localización de la unidades de
instalación es rápida, sencilla y con pocas posibilidades de error. Permite el aprovechamiento del
espacio, pues cuando se procede al expurgo del archivo y se eliminan documentos, la solución consiste
en ocupar los huecos dejados con los nuevos ingresos utilizando las signaturas topográficas que han
quedado desocupadas.

Es un sistema que puede resultar poco eficiente en el caso de una asesoría, pues la documentación
que atañe a un mismo cliente se puede encontrar desperdigada por numerosas cajas, lo cual puede
ser bastante engorroso a la hora de efectuar, por ejemplo un cierre contable y fiscal o una auditoría de
cuentas. Por otra parte, este sistema requiere mantener un inventario permanentemente actualizado;
de lo contrario, las búsquedas documentales resultan infructuosas.

Un sistema mixto, que combina el cuadro de

clasificación y un sistema de numeración basado en
la lista de los clientes. A cada cliente se le asigna
un código correlativo que va a servir para numerar
las cajas en el archivo: los expedientes, dentro de
éstas, se van a clasificar siguiendo el cuadro de
clasificación y se van a ordenar empleando el método
de ordenación que se haya definido para cada serie.
De este modo, para cada cliente sólo tendremos las
entradas del cuadro correspondientes a los tipos de
servicio que se le prestan.

Este método exige un expurgo continuado que no resulta difícil de realizar. Como la documentación
se efectúa en períodos casi siempre fijos, sobre todo anuales, y la documentación tiene un valor fiscal
y legal preestablecido, al introducir un expediente se puede eliminar el más antiguo. Por ejemplo, en
el caso de la documentación fiscal, al guardar el expediente del impuesto de sociedades del ejercicio
1999 se puede eliminar, siempre que no posea valor informativo, el del ejercicio 1995, que ya ha perdido
su valor fiscal.

Además, este sistema de ubicación física en el archivo de los documentos en papel puede tener su
reflejo en el sistema informático, orientado al archivo de los documentos o ficheros electrónicos.

UNIDAD 2: El documento de
archivo
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO
Archivo de los documentos informáticos

Cuando se inicie un expediente para un determinado cliente se creará la carpeta correspondiente, que
contendrá todos los ficheros de trabajo que genere la tramitación del asunto.

Para ello se seguirán los siguientes pasos:

a) Abrir una carpeta a nombre del cliente en cuestión en el disco duro del servidor: unidad
H:, carpeta “Clientes”
b) Dentro de la carpeta del cliente, abrir una subcarpeta correspondiente al área de trabajo:
– Auditoría
– Contable
– Fiscal
– Laboral
– Mercantil y civil
c) Dentro de la carpeta de área de trabajo, abrir otra
que se denominará con el código de expediente. El
código de expediente se confecciona del siguiente
modo:
(i) El número correlativo del expediente dentro del
período anual seguido de las dos últimas cifras del
año en que se inicia el expediente (p. ej. 243/00).
(ii) Código de tipo de servicio (p. ej. AUCA para una
auditoría de cuentas anual).
Así, los ficheros de trabajo incluidos en el expediente
de auditoría de cuentas anual del Club de Equitación
Alcor, al que corresponde el número de expediente
243/00, estarán ubicados en la ruta de acceso
H:\Clientes\Club de Equitación Alcor\Auditoría\243-00-AUCA

Este sistema de archivo pretende que los documentos (ficheros de trabajo) estén clasificados siguiendo
unos criterios que nos indiquen:
1. El cliente para el que se está trabajando.
2. El área de trabajo al que pertenece ese expediente.
3. El número de expediente y el tipo de servicio que le corresponde.

Es importante que todos los clientes tengan aquellas carpetas que correspondan a las áreas de trabajo
en las que se les prestan determinados servicios.

UNIDAD 2: El documento de
archivo
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Cada expediente tendrá su correspondiente registro en la base de datos Inventario, en la cual se
vinculará mediante un campo de hiperenlace dicho registro con la ruta de la carpeta específica que le
corresponda en el disco duro.

Los archivos de trabajo (generalmente de tipo .doc

–Word– o tipo .xls –Excel–) recibirán un nombre
que represente sin ambigüedad su contenido: a)
Dictamen
b) Recurso
c) Liquidación
d) Estudio
e) Informe

Se añadirá, si es preciso, su grado de elaboración:

_notas
_borrador
_definitivo

Los documentos de trabajo que sean susceptibles de servir como modelo de posteriores documentos
se archivarán en la carpeta “Plantillas”, en la subcarpeta correspondiente a área de trabajo, indicando
el tipo de trabajo genérico del que se trata. Es recomendable convertir los archivos de tipo .doc en
plantillas de Word (.dot) y los archivos de tipo xls. en plantillas de Excel (.xlt).

Descripción de los documentos: el inventario

La descripción de los documentos constituye la operación que culmina el trabajo archivístico y

coincide en su finalidad con la de los propios documentos: suministrar información. Los archivos
existen por la necesidad de obtener información precisa para distintas finalidades; la función básica
del inventario en cuanto instrumento de descripción consiste en garantizar un acceso lo más rápido y
eficiente posible a los documentos archivados.

El inventario tiene como propósito describir las unidades documentales, tanto si se trata de un
expediente como de una agrupación de documentos referidos al mismo asunto. Es decir, identifica
los expedientes que componen cada una de las series documentales con el propósito de acceder
a los documentos más relevantes para una consulta específica. Ante la necesidad de efectuar una
búsqueda documental, el inventario ha de permitir obtener respuestas rápidas y precisas acerca de
cuestiones puntuales (“¿qué expedientes tiene en curso X y Cía.?”, “¿cuántos expedientes se están
tramitando en el Registro Mercantil?”, “¿cuántos expedientes se han iniciado este año en el área
laboral?”). Asimismo ha de reflejar el contenido de cada expediente –el trámite o asunto específico al

UNIDAD 2: El documento de
archivo
15
que hace referencia– y su localización física en el archivo.

Hoy en día la herramienta más eficaz para elaborar un inventario es una base de datos en la que
cada expediente se halle descrito en los términos imprescindibles para garantizar una información
suficiente. Esto permitirá un acceso selectivo a la información ya que la base de datos localizará los
registros que respondan a una consulta determinada buscando la información por un solo campo o
cruzando la información de diferentes campos.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su
disposición final.

Fases del ciclo vital de los documentos:

Producción Documental: Es la generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de

sus funciones.

Recepción de documentos: Conjunto de

operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona
natural o Jurídica.
Distribución de documentos: Actividades
tendientes a garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario.

Tramite de documentos: Es el curso del documento

desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa.

Organización documental: Se define como el conjunto de acciones orientadas a la clasificación,

ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos
archivísticos.

Consulta de documentos: Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer

la información que contienen.

UNIDAD 2: El documento de
archivo
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Conservación de documentos: Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para
garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

Disposición final: Allí se determinó decisión resultante de la valoración hecha en la tercera etapa del
ciclo vital de los documentos, resultado de la valoración secundaria determinando su valor permanente,
su eliminación, selección por muestreo así como la implementación para la conservación en una
Tecnología de imagen (microfilmación o digitalización).

En el DECRETO 2609 del 14 de diciembre de 2012, del Ministerio de Cultura en su Artículo 9°, establece
los procesos de Gestión Documental.

VALORES DE LOS DOCUMENTOS

Es el proceso por medio del cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos
con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.

La valoración documental es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar
los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia,
acceso y conservación o eliminación parcial o total.

Nunca deberá haber una única regla para la valoración de una serie documental. Existen instituciones
e individuos productores de documentos que realizan diferentes actividades, por lo cual crean
documentos con peculiaridades propias en variados formatos: soportes de papel, ópticos, magnéticos
y electrónicos. Y para valorar una serie documental hay que tomar en cuenta todos los detalles internos
y externos del documento. Para llegar a esto hay que proceder al siguiente paso que se denomina
identificación.

La identificación consiste en el conocimiento

exhaustivo de la institución que ha producido la
documentación en el ejercicio de sus funciones, su
evolución orgánica, competencias administrativas
y tipos documentales. El resultado de esta fase será
la organización del archivo, con el establecimiento
del cuadro de clasificación y la ordenación de sus
series documentales.

Valor primario de los documentos

UNIDAD 2: El documento de
archivo
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Es el valor que tienen los documentos mientras sirven a la organización que los produce y al productor,
destinatario o beneficiario del documento. Es decir, a los involucrados en un tema.

El valor primario contempla adicionalmente los siguientes valores:

Administrativo
Legal
Fiscal
Contable
Técnico
Valor administrativo

Es que valor que posee para la administración que lo originó como soporte de sus actividades. Es la
que se relaciona con el documento producido y recibido que responde a los procesos administrativos
de la entidad (correspondencia general y expedientes de casos y tareas especializadas). Tendrá
valor mientras sea de consulta; vigente para sustentar el derecho y la obligación de la actividad
administrativa hasta que se produzca un nuevo documento.

Valor legal
Es el valor que tienen los documentos que sirven
de testimonio o prueba ante la ley. Son aquellos
documentos que sustentan un derecho para el estado
o la persona.

Valor fiscal
Es aquel documento donde se informa y se justifica el
desarrollo de gastos y los de carácter tributario. Dejan
de tener vigencia legal luego de que las declaraciones
tributarias cumplen los términos de firmeza de
acuerdo a la ley.

Valor contable
El valor que tienen los documentos que respaldan el conjunto de cuentas, registros contables de
ingresos, egresos, pasivos, activos o patrimonio de la organización pública o privada.

Valor técnico
Es aquel que tienen los documentos característicos de cada tipo de institución o empresa.

UNIDAD 2: El documento de
archivo
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Valor secundario de los documentos
Es el valor que adquieren los documentos una vez pierden sus valores primarios y tienen utilidad
cultural, histórica o científica. Porque la información que contienen es relevante para la sociedad
por ser testimonio del origen, desarrollo y evolución de un acontecimiento y sirve como fuente para
futuras investigaciones.

Valor histórico
Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes
primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.

Valor cultural
Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias,
tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos,
religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

Valor científico
Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento
en cualquier área del saber.

Valor técnico
Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional.

UNIDAD 2: El documento de
archivo
19
BIBLIOGRAFÍA
Definicion.de, Definición de documento Conocimiento. (en línea) Julián Pérez Porto y María Merino.
Publicado: 2009. Actualizado: 2021. Tomado de: https://definicion.de/documento/

Conocimientosweb.net, Características del documento de archivo. (en línea). Septiembre 1 2013.

Tomado de: http://www.conocimientosweb.net/dcmt/ficha23262.html

Contrataedium, Caracteres externos e internos de los documentos. (en línea) Tomado de: http://
www.ub.edu/contrataedium/taediumcast/ordit/cultura_escrita/iden_ estructures_formals/iframes/
caracters.htm

Elmundodocumental, Organización y crecimiento. (en línea). Ana Virginia Navarro Araya. 04

de noviembre de 2012. Tomado de: https://elmundodocumental.wordpress.com/2012/12/05/
clasificacion-yordenacion-de-los-documentos/

UNIDAD 2: El documento de
archivo
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