Documento

Un documento es la constancia escrita, ya sea de forma física o virtual, que plasma las
características de un hecho o circunstancia.

Es decir, un documento es una evidencia sobre un acontecimiento o situación. Puede tratarse de

un texto redactado en un papel (u otro soporte material como el cartón) o un archivo guardado en
un soporte electrónico.

Un documento puede servir para dejar constancia de un hecho relevante. Por ejemplo, si una
persona finaliza sus estudios universitarios puede solicitar a la entidad educativa un escrito con
todas las materias cursadas y las notas conseguidas.

Asimismo, un documento puede ser el resultado de un trabajo. Por ejemplo, si un investigador

realiza un estudio sobre el posible impacto de la contaminación en la economía mundial, eso se
plasmará en un texto. Este sería un documento académico.

¿qué es un documento de archivo?

Los documentos de archivo son el subproducto documental de las actividades que desarrolla el
hombre y son conservados a largo plazo por su valor testimonial.

Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado por

individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el transcurrir del tiempo estos
documentos se convertirán en una ventana que nos permitirá tener acceso a los
eventos ocurridos en el pasado. Los documentos de archivo son tan variados como sus formatos,
podemos encontrarnos con documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales,
analógicos, etc. Los documentos son conservados tanto por instituciones de carácter público y
privado como por individuos a lo largo y ancho del globo.

Características

Para que los documentos tengan valor para la sociedad deben constituirse como un fuente de
información fiable y para ello tienen que contar con las siguientes cualidades:

• Autenticidad: El documento es lo que afirma ser, se puede comprobar que ha sido creado
por la persona o la institución que alega haberlo hecho y en el tiempo que dice que fue
creado.
 • Fiabilidad: Se representa de forma exacta el evento que dice testimoniar, se debe
tener en cuenta que esta representación siempre ocurre a través de la perspectiva de la
persona u organización que generó el documento.
• Integridad: El documento se encuentra completo e inalterado y su contenido es suficiente
como para proporcionar una visión coherente de los hechos que representa.
Desafortunadamente no todos los documentos de archivo conservan 100% su integridad.
• Utilidad: El documento debe ser físicamente accesible y estar en condiciones óptimas para
poder ser utilizado y servido a quien lo necesite. Las catástrofes naturales y las
guerras pueden tornar a los documentos de archivo en algo inservible y por lo tanto
inaccesible.

Para preservar la autenticidad y confiabilidad de un documento de archivo es primordial respetar

tanto el contexto en el que fue generado (esto nos permitirá entender quien lo creó, para qué y la
forma), como su contenido y formato (la manera en la que es representado el documento).

Siempre debemos tener en cuenta que bajo ningún modo podemos considerar a un documento de
archivo como “la verdad absoluta” (lo que sea que entendamos por el concepto de “verdad”), sino
que debemos entenderlo como a un documento contemporáneo que emana de un individuo u
organización y que fue producido bajo una concepción o un punto de vista particular. Además,
es importante que como usuarios tengamos presente que nuestra cultura y vivencias propias
influyen en el abordaje e interpretación que hacemos respecto de un documento de archivo.

Otras características de los documentos de archivo:

• Sólo serán conservados a largo plazo si se considera que estos poseen un valor o
carácter histórico. Esto puede ser difícil de determinar, lo importante aquí es entender
que un fondo documental no puede conservar ni conserva la totalidad de los documentos
creados.
• Los documentos de archivo no son creados con la intención explícita de que estos tengan
un valor histórico. El hecho de que sean instrumentos que registran hechos
contemporáneos es lo que les da su importancia, su potencial histórico debe ser
ponderado en base a quién los creó, por qué y para qué.
• Un documento no tiene que ser necesariamente “viejo” para constituirse como
documento de archivo, sino que tiene que tiene que ver su función de origen
cumplimentada.
• Podemos encontrar documentos en una amplia gama de soportes y formatos analógicos
y digitales. Es así que tenemos: documentos escritos, recursos digitales (correos
electrónicos, páginas web), fotografías, películas, grabaciones de audio por mencionar
solo algunos.

Tipos de documentos

Los documentos pueden clasificarse bajo diferentes criterios. Por ejemplo, según la fuente,
pueden dividirse en los siguientes:
 • Primarios: Son aquellos que contienen la información original del autor. Por ejemplo, una
tesis publicada por una universidad sobre un tema nunca antes estudiado.
• Secundarios: Son aquellos que han sido de algún modo modificados. Por ejemplo,
volviendo al tema de la tesis, puede tratarse de un resumen hecho de la misma.
• Terciarios: Son los que resultan del tratamiento de los documentos secundarios. Por
ejemplo, un artículo periodístico en base al resumen de la tesis que ya mencionamos.

Asimismo, según el tipo de entidad que los emite pueden ser:

• Públicos: Aquellos emitidos por las entidades del sector público (Administración Pública).
• Privados: Están reconocidos por las partes interesadas, pero no ante las autoridades.

Debemos tener en cuenta, además, que ciertos documentos deben ser legalizados para tener
validez antes las autoridades. Nos referimos, por ejemplo, a un testamento o un contrato. De ese
modo, si existe incumplimiento por parte de alguno de los contratantes, el afectado puede
proceder a reclamo ante las entidades de justicia.

Los documentos son el recurso principal de cualquier compañía, por lo que su correcta gestión es
un aspecto primordial para las operaciones empresariales.

En cuanto a su clasificación, existen un sinfín de tipos, cada uno con su función y propósito. Así
pues, conocerlos es indispensable para entender cuál se ajusta a cada situación y de qué manera
puede ser útil en el cotidiano empresarial.

En virtud del gran volumen de archivos que circulan en una organización, ya sean impresos o
digitales, es común que se presenten dudas sobre las diferencias entre cada tipo de documento,
así como sobre su utilidad y eficacia.

Por esta razón, en este artículo te presentamos los tipos de documentos más utilizados en el
entorno empresarial y las mejores prácticas para mejorar su gestión.

¿Qué tipos de documentos existen?

El registro y almacenamiento de información valiosa acerca de un trámite, proceso, acuerdo o

cualquier otro evento que genere un compromiso puntual y pueda consultarse futuramente se
considera un documento.

En líneas generales, los documentos pueden clasificarse según su:

Formato

Implica la forma en la que se presenta un contenido:

• Texto: se registra un contenido particular a través del lenguaje escrito empleando letras,
símbolos, números u otros caracteres.
• Fotográficos o imágenes: registro de la información mediante mapas, fotos, imágenes,
dibujos, etc. Su connotación visual favorece el entendimiento de quienes los consultan.
 • Sonoros: configura un contenido en formas auditivas y basado en expresiones sonoras o
lenguaje oral como piezas musicales, expresiones de voz, podcasts o grabaciones de radio.
• Audiovisuales: mezclan elementos visuales y elementos sonoros, por ejemplo, videos,
documentales, películas, entre otros.

Utilidad

En cuanto al uso que, propuesto, existen documentos:

• Públicos: Encontrados en diferentes canales abiertos al público, tanto impresos como

digitales. Son registros que cualquier persona puede consultar. Por ejemplo, destacamos
las publicaciones en periódicos, información de servicios públicos, informes, entre otros.
• Privados: Presentan acceso restricto a ciertas organizaciones o personas para proteger su
contenido. Por ejemplo, contratos de negocio, datos bancarios, historias clínicas,
investigaciones científicas.

En el medio empresarial, lidiamos con una gran cantidad de documentos públicos, privados y
escritos, por lo que conocer la esencia de los más comunes es crucial para gestionarlos y
almacenarlos de manera correcta. ¡Veamos los más relevantes!

Informes

Los informes cuentan con abundantes datos sobre el funcionamiento de un negocio. Por lo cual,
permiten analizar una gran cantidad de situaciones, ya sean reales o estudios de casos.

Con la información disponible, los gestores pueden tomar decisiones más precisas y acertadas en
las diferentes esferas corporativas: operativa, táctica y estratégica.

Planes

Consisten en guías que orientan las actividades de un negocio. Es altamente recomendable que
cada área corporativa cuente con un plan específico y que cada uno de esos documentos sea
registrado en el plan estratégico del negocio.

Contratos y acuerdos

Con connotación legal y validez jurídica, son registros escritos de negocios, vínculos
empresariales, tratos, relaciones laborales, entre otros eventos que demanden el cumplimiento de
obligaciones.

En efecto, sin los documentos adecuados, un negocio puede ir fácilmente a bancarrota por falta de
cumplimiento con las normativas jurídicas vigentes.

Entre los principales contratos y acuerdos que una empresa debe gestionar destacamos los
contratos de compraventa, de renta, de trabajo, así como los acuerdos de fundadores y de
accionistas.
En cuanto a la legalidad de este tipo de documento ante la ley, a raíz del avance tecnológico,
las versiones digitales son ampliamente utilizadas, ya que cuentan con validez jurídica. Es decir,
consisten en recursos prácticos que ratifican un negocio o vínculo frente a la justicia.

Políticas

Una política es un documento en el que se registran reglas creadas por el cuerpo estratégico para
orientar el comportamiento y desempeño de los profesionales dentro de la organización.

Un ejemplo es la política de compliance que cuenta con directrices para promover el cumplimiento
de forma satisfactoria y la política de servicio al cliente, abarcando instrucciones referentes a la
atención y resolución de problemas.

Documentos financieros

Los comprobantes financieros permiten mantener el negocio activo, evitando pérdidas, gastos
excesivos y un posible descontrol en sus cuentas. Son sumamente importantes para presentar en
las auditorías y adecuar el pago de impuestos.

Son algunos buenos ejemplos los estados de flujo de efectivo, los balances y los estados de
resultados.

Caracteres internos y externos

Los documentos de archivo pueden ser reconocidos no sólo por las características archivísticas
expresadas, sino también teniendo en cuenta otros elementos que fueron enunciados y
normalizados por Theodore Schellenberg en 1965. Este autor normalizó los caracteres de los
documentos tomando en consideración su estructura física (caracteres externos) y su contenido
sustantivo (caracteres internos); tal clasificación ofreció a los archiveros un mayor control sobre los
documentos de archivo para realizar un tratamiento eficaz y económico de éstos por parte de las
organizaciones.
Entre los caracteres externos (estructura física), es importante considerar aspectos tales como:
• • La clase o manera en que se transmite el mensaje (textual, sonoro, iconográfico, etc.).
• • El tipo (resultado de la acción que representa).
• • Su formato (la manera de unirse información y soporte: por ejemplo: papel, cinta, etc.).
• • La cantidad (referido al número de unidades y el espacio que ocupan expresado en metros
lineales, cuadrados, cúbicos).
• • La forma (original o copia).
En lo que respecta a los caracteres internos (contenido sustantivo), es necesario tener en cuenta:
• • La entidad productora.
• • Los orígenes funcionales o motivos que dieron origen al documento.
• • La fecha y el lugar de creación.
• • El contenido sustantivo o asunto que trata.
 TIPOS DE DOCUMENTOS SEGÚN SU SOPORTE
Tomando en cuenta que la documentación de las bibliotecas en un principio eran libros y que con el
devenir del tiempo procesos documentales no solo abarcan el soporte impreso bajo este formato se
podría dividir la tipología documental en documentos librarios y no librarios, siendo los primeros
formatos impresos en forma de libros y los segundos los nuevos formatos que por su contenido no
tienen soporte impreso o si están en soporte impreso no tienen forma de libro. Algunos autores
tienen ciertas discrepancias con respecto al concepto de no librario o no book, en inglés, según
Carrión (1990) “en la expresión non book material se incluyen tanto los materiales impresos como
los no impresos, los materiales que necesitan ayuda mecánica para acceder a su contenido y los que
no necesitan esta ayuda”, en el Glosario ALA esta definido como “aquéllos que transmiten
información mediante el sonido y la imagen en lugar de hacerlo utilizando texto escrito. Gran parte
de este material requiere el empleo de un equipo especial para oírse o verse y recibe la
denominación de material no impreso porque no se hace para ser leído” y siendo mas conciso el
concepto de Fotherhill y Burchart que se refiere a los no librarios como “los que no forman parte
de un libro”.

Es por esto que se convierte en una forma mas practica la tipificación de los documentos por su
soporte entre los que conseguiremos:
• Documento Impreso: a los que también se les llama de forma general impresos,
soportados en papel, sean texto, gráficos o mezcla de ambos entre los que podemos
conseguir
• Libros de imágenes o juegos destinado principalmente a niños, luminarios
didácticos, para recortar, tridimensionales, o con distintos materias, orientados mas
que todo a la sensibilización del usuario por medio de otros esquemas sensoriales.
• Libros de lectura: entre los que se pueden encontrar novelas, ensayos, poesía,
narrativa que tratan sobre elementos y personajes imaginarios o fabulaciones de la
realidad.
• Libros informativos: contentivos de material basado en la realidad de forma objetiva
para información del lector.
• Documentos Gráficos: Estos documentos están impresos en variedades de soportes como
papel, tela, vinil y están conformados por dibujos, mapas, fotografías, reproducciones
artísticas, posters y diagramas o cuadros pictográficos de cronologías o informaciones
científicas.
• Documentos audiovisuales: Los documentos audiovisuales son aquellos en son percibidos
por los sentidos de la vista y el oído además de ser los que necesitan medios tecnológicos o
mecánicos para su reproducción los soportes en los cuales podemos conseguir los
documentos audiovisuales son principalmente:
• Películas: entre las que podemos encontrar microfilms, diapositivas, negativos
(fotográficos), tiras fílmicas, cine film (35mm y 16 mm), microfichas.
• Material plásticos: discos de vinilo y transparencias.
• Material magnético: discos y cintas magnéticas, video cintas.
• Materiales ópticos: CD, DVD, CD ROM
• Documentos digitales: Aunque los sistemas de almacenamiento de estos documentos son
en materiales ópticos como los audiovisuales, la naturaleza es dada por su soporte
informático. La conceptualización de este documento es dada a su naturaleza digital o
electrónica, entre ellos podemos enumerar a los archivos creados en programas o sistemas
específicos utilizando distintos dispositivos pudiendo ser rescatados y utilizados solamente
a través de estos.