CAFAE-AGN

Curso Básico de Archivos 2022-1

EL DOCUMENTO DE
ARCHIVO
Sesión 02

Profesor: Omar Rojas Herrera

1
 ¿Qué nos dice el Diccionario de la Lengua española
?
Documento
(Del lat. documentum)

1. m. Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún

hecho, principalmente de los históricos.
2. m. Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser
empleados como tales para probar algo.

~ auténtico.
1. m. Der. El que está autorizado o legalizado.
~ privado.
1. m. Der. El que, autorizado por las partes interesadas, pero no por
funcionario competente, prueba contra quien lo escribe o sus herederos.
~ público.
1. m. Der. El que, autorizado por funcionario para ello competente, acredita
los hechos que refiere y su fecha.
 ALGUNAS DEFINICIONES

“Se entiende por documento toda expresión en lenguaje

natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica,
sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte
material, incluso los soportes informáticos”.
 ALGUNAS DEFINICIONES

“Se entiende por documento, toda expresión en lenguaje oral o

escrito, natural o codificado, recogida en cualquier tipo de
soporte material, así como cualquier otra expresión gráfica,
que constituya testimonio de funciones y actividades sociales
del hombre y de los grupos humanos, con exclusión de las
obras de creación y de investigación editadas, y de las que,
por su índole, formen parte del patrimonio bibliográfico, así
como de las expresiones aisladas de naturaleza arqueológica,
artística o etnográfica”.
 ALGUNAS DEFINICIONES

“Se entiende por documento, a los efectos de la presente Ley,

toda información producida por las personas físicas o
jurídicas de cualquier naturaleza como testimonio de sus
actos, independientemente de su soporte, forma de expresión
o contexto tecnológico en que se haya generado.

Se excluyen de este concepto las publicaciones que no formen

parte de un expediente administrativo”.
 ALGUNAS DEFINICIONES

“Un documento de archivo es el testimonio material de un

hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por
personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo
con unas características de tipo material y formal”

Diccionario de Terminología Archivística (1993)

Y … ¿para qué se producen y por qué se conservan
los documentos?

Ramón Alberch y Cruz Mundet nos dan 3

razones en su libro:

¡Archívese!: los documentos del poder,

el poder de los documentos
 1ª RAZÓN

Para la gestión administrativa de los asuntos corrientes (son el

apoyo informativo para la toma de decisiones) y por el valor
probatorio que les concede la ley.

IMPERATIVO LEGAL Y EXIGENCIAS DE LA TRAMITACIÓN

FUNCIÓN DE CONSTANCIA
 2da RAZÓN

Para el caso de las instituciones públicas, como recurso

básico de información para los ciudadanos y garantía
de transparencia administrativa imprescindible en un
Estado de Derecho.
FUNCIÓN DE COMUNICACIÓN
 3era RAZÓN

Los documentos adquieren un valor histórico y son objeto

de consulta por parte de investigadores y ciudadanos
en general.
Varias maneras de clasificar a los documentos
 Documentos de archivo: caracteres y elementos

Caracteres de los documentos:

caracteres perdurables (los que no van a cambiar a lo largo de la vida de los

documentos)

EXTERNOS E INTERNOS

caracteres mudables (los que van a modificarse, pasando por distintos

estados a lo largo de la vida de los documentos).

EDAD DEL DOCUMENTO, VALORES DEL MISMO Y ESTADO

DE CONSERVACIÓN
 Caracteres perdurables

Caracteres externos Caracteres internos

Clase Entidad productora
Tipo Orígenes funcionales
Fecha y lugar de
Formato producción
Cantidad Contenido sustantivo
Forma

Según Schellenberg, T. R.
Caracteres perdurables: EXTERNOS
Forman la apariencia externa del documento
Clase
determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información.
Por tanto dependiendo del procedimiento empleado tendremos
documentos:

❑ Textuales: transmiten la información mediante texto escrito.

❑ Iconográficos: documentos que emplean signos no textuales para
transmitir la información (mapas, planos, fotografías, etc.)
❑ Sonoros: emplean el sonido para transmitir la información (discos, cintas
magnéticas, discos compactos, etc.)
❑ Audiovisuales: documentos que combinan la imagen en movimiento y el
sonido (cintas de video, videodiscos, etc.)
❑ Electrónicos: generados por cualquier sistema informático tanto con
soporte físico o sin él.
Tipo

¿de qué tipo de documento se trata?. Puede ser un informe, un oficio, un

certificado, etc. Existen tantos tipos documentales como actividades
posibles tiene un organismo.

Formato

va de acuerdo con el soporte. Así si es papel, los formatos son carta, A4,
oficio, etc. Si se trata de videocassettes el formato es VHS, Beta, Super8,
etc. Si se trata de imágenes electrónicas es jpg, bmp, gif, etc. O de textos
electrónicos es txt, rtf, html, doc, xml, etc.

Cantidad o volumen

se trata del número de unidades (volúmenes, legajos, documentos) y del

espacio que ocupan los documentos, en metros lineales si se trata de
textos manuscritos, o en bites si son electrónicos, o en minutos si son
sonoros o visuales.
Forma

nos estamos refiriendo a la tradición documental, es decir, a la condición

de original o copia de los documentos: se trata de un original, de una
copia simple, de una copia certificada, de una minuta o borrador, etc.

Por tradición documental entendemos los diversos modos de transmisión

de un documento, es decir, la relación existente entre el modo en que un
documento fue emitido y el modo en que se nos ha transmitido en los
archivos.

La categorías diplomáticas de la tradición se reducen fundamentalmente

a: el borrador, la minuta, el original, y la copia.
Caracteres perdurables: INTERNOS
Se refieren a la formulación del discurso y contenido del
documento.

❑ Entidad productora: nos referimos al autor del documento (cualquier

persona física o institucional, pública o privada). Es decir, el responsable
legal del mismo.

❑ Orígenes funcionales: son las razones por las cuales se ha producido un

documento. Es decir, la función (gestión de recursos humanos), la
actividad (contratación de trabajadores) y el trámite (redacción de un
contrato de trabajo) por los que ha sido realizado.

❑ Fecha y lugar de producción: estos caracteres sitúan al documento en el

tiempo y en el espacio. Datación crónica y tópica.

❑ Contenido sustantivo: el asunto del que trata el documento, sus fines u

objetivos.
 Documentos de archivo: elementos
Elementos que caracterizan a los documentos de archivo
(según Schellenberg, T. R.)

❑ Génesis: cada documento de archivo surge de un proceso natural como

resultado de la actividad de personas e instituciones. Los documentos de
archivo surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor.

❑ Exclusividad: el contenido de cada documento es único. Aunque se trate del

mismo tipo documental como una factura; la fecha, el valor, los ítem son
distintos en cada una, dentro de una serie. Dicho de otro modo, la
información que contiene rara vez se encuentra en otro documento con
idéntica extensión e intensidad.

❑ Interrelación: como principio general, las piezas aisladas (documentos

sueltos) no tienen sentido o valor archivístico, o tienen muy poco. Su razón
de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto (la unidad archivística o
expediente administrativo) y por las relaciones establecidas entre sí.
 Documentos de archivo: elementos
❑ Unicidad: Cada documento de archivo es único, no se produce en múltiples
ejemplares. Las copias de un documento estas no son “ejemplares” del
documento original, sino otro documento igualmente único.

❑ Integridad: Cada documento debe mantener sus caracteres internos y externos

íntegros para conservar sus valores. La integridad de un documento de archivo
hace referencia a su carácter completo e inalterado. Es necesario que un
documento esté protegido contra modificaciones no autorizadas.

❑ Carácter seriado: Los documentos de archivo se producen uno a uno y con el

paso del tiempo constituyen series.

❑ Objetividad: El documento de archivo constata una actividad personal o

institucional sin añadir a ello criterios de valoración o subjetividad.

❑ Autenticidad
 Documento de Archivo

Definición Completa

Nuestra definición de documento de

archivo se hace más amplia o
extensiva, atendiendo a todos sus
caracteres externos e internos, (que
enumeramos de forma didáctica para
que quede constancia clara de los
mismos) y a su relación con la
entidad productora:
 Documento de Archivo
(Caracteres externos): "Documento archivístico es toda expresión testimonial, en
cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica,
manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte
documental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o
electrónica), generalmente en ejemplar único, (aunque puede ser multicopiado o
difundido en imprenta), ...

(Caracteres internos): ..de carácter auténtico, objetivo e imparcial, esencialmente

administrativo y/o jurídico, generado en cualquier fecha, de forma automática y
espontánea, conservado íntegro en forma original, indivisible, seriado o unido a otros
de su especie por un vínculo originario y necesario, interdependiente o
interrelacionado (condicionando a los demás y siendo por ellos condicionado), y
formando parte de un fondo o conjunto orgánico, ...

(Relación con la entidad productora): ... producido, recibido y acumulado, como

resultado del proceso natural de la actividad o gestión de una persona o entidad
pública o privada, en cumplimiento de sus funciones o fines jurídicos y/o
administrativos y conservado como prueba, información y continuidad de gestión”.

Frao Fuster Ruiz en su artículo "Archivística, archivo, documento de archivo... necesidad de

clarificar los conceptos"
 TIPOLOGÍA DOCUMENTAL

CONTEXTO DE PRODUCCIÓN

Tipo de documentación que genera la Administración:

❑ La que resulta de las decisiones de la Administración: resoluciones,
acuerdos, …
❑ La que resulta de sus juicios: informes, …
❑ La que le sirve para comunicarse, bien entre ellos o bien con otros
organismos: comunicaciones, notificaciones, publicaciones, …
❑ La que le permite dejar constancia de su actividad: actas,
certificados, …
❑ La que llega del exterior: denuncias, solicitudes, alegaciones, …
 TIPOLOGÍA DOCUMENTAL

CONTEXTO DE PRODUCCIÓN
Tipo de documentación que genera una Empresa:

❑ La que le permite la dirección de la sociedad: actas, acuerdos, informes,

expedientes de dirección, ...

❑ La que le permite la administración de la sociedad: funciones de secretaría, ...

❑ La que le permite la gestión de personal: nóminas y pagos, expedientes de

personal, ...

❑ La que le permite el control contable: libros de contabilidad, informes de cuentas,

información fiscal, ...

❑ La que le permite comunicarse con el exterior: correspondencia,...

 Más tipos de productores de documentos:

• entidades bancarias,
• instituciones eclesiásticas,
• instituciones de salud,
• instituciones socio – culturales y
científicas,
• instituciones militares,
• instituciones de enseñanza, etc.

Cada uno de estos productores generan tipos documentales

diferentes que se ajustan a las necesidades de cada uno.
 TIPOLOGÍA DOCUMENTAL

BÁSICA EN LA ADMINISTRACIÓN

“Documento administrativo es cualquier documento producido

por un órgano de la Administración Pública, por lo que no
pueden considerarse como tales, a pesar de que sean
incorporados a los expedientes, documentos redactados por
particulares y dirigidos a órganos de la Administración Pública,
tales como instancias y recursos (salvo, naturalmente, en los
casos excepcionales en que ciertos órganos administrativos
tienen la posibilidad-de- recurrir)”.

Documentos administrativos: un ensayo de diplomática contemporánea / Ana Belén

Sánchez Prieto
FUNCIONES

Es un instrumento de constatación que permite comprobar el desarrollo de

una actuación administrativa
es un instrumento de comunicación, a otros órganos o unidades de la
Administración (notas interiores) o a terceros interesados, ya sean personas
jurídicas públicas y privadas o personas jurídicas naturales.

CARACTERÍSTICAS

• Producen efectos frente a terceros o en el ámbito de la propia

Administración.
• Son emitidos por un órgano administrativo. Por tanto quedan
excluidos todos los documentos redactados o creados por los
interesados, como las solicitudes, las alegaciones o los recursos y
reclamaciones.
• Su emisión es válida.
Establecer un catálogo exhaustivo de las tipologías documentales utilizadas
por las Administraciones Públicas es una tarea muy laboriosa.

Se han realizado trabajos centrados en tipologías específicas. No obstante,

en un sentido estricto, la tipología documental es mucho más abundante y
variada de lo que parece.

También podemos clasificar a los documentos administrativos en cinco

bloques:
 DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN COMUNICACIONES
(comunican la existencia de hechos o NOTIFICACIONES
actos a otras personas, órganos o
entidades) PUBLICACIONES

DOCUMENTOS DE CONSTANCIA
(contienen una declaración de ACTAS
conocimiento de un órgano CERTIFICADOS
administrativo, cuya finalidad es la CERTIFICACIONES ACTO
acreditación de actos, hechos o PRESUNTO
efectos)
 DOCUMENTOS DE JUICIO
(contienen una declaración de juicio de un
órgano administrativo, persona o entidad INFORMES
pública o privada, sobre las cuestiones de
hecho o de derecho que sean objeto de un
procedimiento administrativo)

DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS SOLICITUDES

(el instrumento por el que el ciudadano se DENUNCIAS
relaciona con la actividad de las ALEGACIONES
Administraciones Públicas) RECURSOS
 Bajo el término “Formularios”, y basándose también en el “Manual de
documentos administrativos”, un Ministerio ha recogido un listado de
documentos administrativos de utilización más común en la tramitación de
cualquier procedimiento administrativo.

1ª FASE DOCUMENTOS DE INICIACIÓN

• ACUERDO DE INICIO DEL PROCEDIMIENTO

• REQUERIMIENTOS DE SUBSANACIÓN DE DEFECTOS EN LA SOLICITUD
• PETICIÓN DE MEJORA VOLUNTARIA DE LA SOLICITUD
• ACUERDO DE ADOPCIÓN DE MEDIDAS PROVISIONALES
• ACUERDO DE ACUMULACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
• ACUERDO DE PRÁCTICA SIMULTÁNEA DE TRÁMITES
 2dª FASE DOCUMENTOS DE INSTRUCCIÓN

• ACUERDO DE APERTURA DE UN PERÍODO DE PRUEBA

• ACUERDO DE PRACTICA DE PRUEBA
• ACUERDO POR EL QUE SE RECHAZAN LAS PRUEBAS PROPUESTAS
• OFICIO DE PETICIÓN DE INFORME PRECEPTIVO DETERMINANTE
• OFICIO DE PETICIÓN DE INFORME PRECEPTIVO NO DETERMINANTE
• OFICIO DE PETICIÓN DE INFORME FACULTATIVO
• CITACIÓN DE COMPARECENCIA
• CONCESIÓN DE TRÁMITE DE AUDIENCIA
• ACUERDO DE APERTURA DEL PERÍODO DE INFORMACIÓN PÚBLICA
• ACUERDO DE AMPLIACIÓN DE PLAZOS
• ACUERDO DE TRAMITACIÓN DE URGENCIAS
• ACREDITACIÓN DE LA NOTIFICACIÓN
 3erª FASE DOCUMENTOS RESOLUTIVOS

• ACUERDO DE CADUCIDAD POR PARALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO IMPUTABLE AL

INTERESADO
• ACUERDO DE CADUCIDAD POR PARALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO INICIADO DE
OFICIO NO SUSCEPTIBLE DE PRODUCIR ACTOS FAVORABLES
• RESOLUCIÓN TIPO
• RESOLUCIÓN DE INADMISIÓN
• CERTIFICADO DE ACTO PRESUNTO
• ACUERDO DE LA SUSPENSIÓN DE LA EJECUCIÓN DE UNA ACTO
EL DOCUMENTO DE APOYO
INFORMATIVO

¿qué es?...
El documento
electrónico
• Documento generado,
gestionado, conservado y
transmitido por medios
electrónicos, informáticos o
telemáticos, siempre que
incorporen datos firmados
electrónicamente.

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Condiciones para los
documentos electrónicos
• Contener información de cualquier naturaleza
archivada en un soporte electrónico según un
soporte electrónico según un formato
determinado susceptible de identificación y
tratamiento diferenciado
• Disponer de los datos de identificación que
permitan su individualización, sin perjuicio de su
posible incorporación a un expediente electrónico

35
• Incorporar una referencia temporal del momento en
que han sido emitidos.
• Incorporar los metadatos mínimos exigidos.
• Incorporar las firmas electrónicas que correspondan
de acuerdo con lo previsto en las normas.

36
 • Los metadatos son “información estructurada o semi estructurada que
posibilita la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y
Los metadatos disposición de los documentos a lo largo del tiempo”

37
Ejemplo de metadatos de un documento
Fecha de
emisión

Tipo y nro. De
Destinatario documento

Asunto

Firmante
LOS
METADATOS
• Los metadatos incluyen una
amplia información que se
puede utilizar para identificar,
autenticar y contextualizarlos
documentos, las personas, los
procesos de negocio, la
regulación y sus relaciones

39
Los metadatos pueden organizarse a varios
niveles, que abarcan desde un simple listado de
información básica acerca de los datos
disponibles, hasta documentación detallada
acerca de una serie individual de datos o un
documento. Dada la abundancia de metadatos
que un sistema informático puede crear, es
importante reflexionar acerca del modo en que
mejor pueden utilizarse los metadatos para
gestionar y conservar documentos electrónicos.
Por ejemplo, algunos metadatos valiosos acerca
de documentos electrónicos a conservar
podrían identificar lo siguiente:
• contexto: ¿cuál es la procedencia del
documento?
• contenido: ¿qué hay realmente en el
documento?
• uso: ¿quién envió, leyó o recibió el
documento?
• estructura: ¿cómo fue creado y diseñado el
documento electrónico?
• términos y condiciones: ¿cómo pueden o
deberían los documentos electrónicos ser
puestos a disposición?

40
Requisitos para la
gestión de documentos
electrónicos
Documento electrónico o
información electrónica.
• A menudo se identifica un documento electrónico con un documento digital, sin
embargo, no son la misma cosa. Los términos electrónico y digital no son sinónimos,
aunque suelen utilizarse como tales en los pares biblioteca electrónica/biblioteca
digital, libro electrónico/libro digital, edición electrónica/edición digital, información
electrónica/información digital, documento electrónico/documento digital, etc.

• Todo documento digital es un documento electrónico pero no ocurre lo mismo al

revés, no todo documento electrónico es un documento digital. Un documento
electrónico puede ser bien analógico, bien digital. Documentos electrónicos son, por
ejemplo, una cinta de casete o una cinta de vídeo, que precisan de un dispositivo
electrónico para su lectura, pero no son digitales. Lo que distingue un medio
electrónico de un medio digital es, por una parte, la forma en que está codificada la
información y, por otra, la necesaria mediación de un ordenador para descodificar
esta información . En el caso de un documento digital, la información está codificada
en bits, y para leer, visualizar o grabar la información se precisa de un dispositivo que
transmita o grabe información codificada en bits. Al representarse digitalmente, los
datos de entrada son convertidos en dígitos inteligibles para la máquina y no para los
sentidos humanos; y a la salida, otro dispositivo los convertirá en señales analógicas,
inteligibles para los sentidos humanos. Un documento digital es, pues, aquél que
contiene la información codificada en bits.
IDENTIFICACIÓN DE
LA ESTRUCTURA:
FONDO SECCIÓN Y
SERIE
AGRUPACIONES DOCUMENTALES (naturales)

FONDO

SECCIÓN

SERIES

EXPEDIENTES
PROCESOS ARCHIVÍSTICOS

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 UNA PRIMERA DEFINICIÓN

AGRUPACIÓN DOCUMENTAL

Son el conjunto de documentos generados por una

unidad administrativa en ejercicio de sus funciones

FONDO

Totalidad de la documentación producida y recibida por

una institución o persona en desarrollo de sus
funciones o actividades.
 SECCIÓN

Son las divisiones del fondo identificadas con la producción

documental de una unidad o división administrativa o
funcional de la institución que produce el fondo.

SERIE

Son el testimonio documental continuado de actividades

repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento
de una función determinada.
 EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO

Una unidad documental formada por un conjunto de

documentos generado, orgánica y funcionalmente por un
sujeto productor en la resolución de un mismo asunto
(Diccionario de Terminología Archivística).
Entidad Productora
Ley de
Función General o
Competencias Macro del Estado
Modernización del
Estado

Conjunto de
actividades
Funciones finalidad
ROF Y MOF
administrativa

Sucesiones
Procesos interrelacionadas MAPRO
entre sí

Conjunto de actos MAPRO Y

Actividades administrativos PROCEDIMIENTOS

Tipos Unidad mínima de

los documentos ENTREVISTAS
documentales de archivo

Secuencia de
Series actividades en Flujos
documentales tipos documentales
documentales
 AGRUPACIONES DOCUMENTALES
(artificiales)
COLECCIÓN DOCUMENTAL

Según Heredia Herrera: “su origen no responde al resultado de una

gestión institucional / personal, sino a la voluntad de alguien” (la
mayoría de las veces es producto de una donación o compra).

Suelen ser documentos cuya unión y relación entre ellos la determina

bien un tema o asunto, bien el coleccionista o autor de la colección.
No suelen tener una carácter seriado, de manera que requerirá una
descripción individualizada.

Documentos que suelen integrar las colecciones: estampas, dibujos,

fotografías, grabados, etc.
 AGRUPACIONES DOCUMENTALES
(artificiales)
SECCIÓN FACTICIA (también según Heredia Herrera)

Se trata de agrupaciones documentales realizadas voluntariamente en los

archivos a partir de sus fondos y responden básicamente a motivos de
conservación o instalación determinados:

Ej.: Colección de Mapas y Planos, etc.

A veces, han sido los propios archiveros los que han formado series facticias
atendiendo a criterios subjetivos. En ocasiones se han agrupado documentos
en torno a una temática para destacar su importancia.
 VALORES DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos se elaboran para la gestión administrativa, por exigencias de una
tramitación; pero no con finalidad histórica. No obstante con el paso del tiempo,
algunos van a adquirir esa categoría.

VALOR PRIMARIO
❑ El documento desde su nacimiento posee un valor primario,
tiene como objetivo principal plasmar la gestión de una actividad
determinada: valor administrativo.
❑ Al mismo tiempo, cada documento tiene un valor legal, jurídico o
probatorio, es prueba de los actos que contiene.
❑ En cuanto el procedimiento se finaliza el documento pierde el
valor administrativo, pero sigue manteniendo el probatorio.

Ejemplo: LISTAS DE EMBARQUE (compañías aéreas).

 VALOR SECUNDARIO: histórico o
permanente
Se deriva de la utilidad que el documento pueda tener con posterioridad como
fuente para la investigación histórica y para la acción cultural.

¿Qué documentos llegan a tener un valor histórico?

Los documentos que tras cumplir su función administrativa y previo proceso
de valoración, selección y eliminación documental, son considerados de valor
permanente y conservados por tiempo indefinido (archivo histórico)
• Constituyen la memoria viva de su creador (persona física o jurídica)
• Sirven como fuente para el estudio de la historia y para la difusión cultural
Según Ramón Alberch y Cruz Mundet, en los países más avanzados alcanzan
el valor histórico entre el 1 y el 5 % de los documentos producidos.
 VALOR LEGAL, JURÍDICO
o PROBATORIO

VALOR VALOR
ADMINISTRATIVO HISTÓRICO
Imagen sacada de “La vida de un documento administrativo (el expediente electrónico)”
Los valores del documentos esta íntimamente relacionados con el ciclo de
vida documental y al mismo tiempo con las etapas del archivo.

ARCHIVO DE
OFICINA /
Circulación y tramitación de los asuntos iniciados.
La documentación es de uso frecuente. GESTIÓN

ARCHIVO
El documento o el expediente referente a un
asunto debe conservarse, siendo objeto de CENTRAL
consulta o de uso como antecedente de manera
poco frecuente.

ARCHIVO
El documento adquiere valor permanente, estará INTERMEDIO
al servicio de la cultura y de la investigación. Su - HISTÓRICO
conservación será definitiva.
Según Paloma Fernández Gil “Manual de organización de
archivos de gestión en las oficinas municipales”
 LA GESTIÓN
DOCUMENTAL Y LA
ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS

58
 • La Gestión Documental es la parte
responsable del control eficiente y
¿QUÉ ES LA sistemático de la recepción, emisión, archivo
y despacho de los documentos.

GESTIÓN • Conjunto de tareas y procedimientos

orientados a lograr una mayor eficacia y
economía en la explotación de los
DOCUMENTAL? documentos por parte de las
administraciones.

59
EL ARCHIVO EN EL PROCESO
DE GESTIÓN DOCUMENTAL
• En materia de Archivo se entiende como
función archivística la gestión de los
documentos en soporte papel y electrónico
desde su elaboración hasta su disposición
final.

60
 FASES DE LA IMPLEMENTACIÓN

Definición Planificación Ejecución Evaluación

✓ Diagnóstico ✓ Elaborar Carta ✓ Ejecutar ✓ Cerrar Planes de

✓ Detección de Gantt actividades Acción
Necesidades ✓ Determinar ✓ Reportar ✓ Evaluar
✓ Establecer Planes de Acción avances resultados
compromisos ✓ Levantar ✓ Reuniones ✓ Proyectar
✓ Determinar indicadores de periódicas del continuidad y
objetivos monitoreo o equipo de nuevos alcances
✓ Formalizar Equipo seguimiento trabajo del MGD
de Trabajo ✓ Identificar Guías
Multidisciplinario del MGD-RTA
necesarias para
la
implementación
Procesos de la Gestión Documental

Planeación

Valoración Producción

Preservación a Gestión y
largo plazo PROCESOS trámite

Disposición de
Organización
documentos

Transferencia
 Sistema Institucional de Archivos Requerimientos en:
1. Protección del Archivo Central Infraestructura, Equipos, Medidas de seguridad

Organización documental, Descripción documental,

2. Gestión Documental Moderna Valoración documental, Conservación de documentos,
Servicio de documentos, Recursos informáticos

3. Herramientas de la Gestión Documental Sistema de Gestión Documental, Instrumentos de gestión

Archivística

4. Políticas para el fortalecimiento del Archivo Central Lineamientos, Protección de los documentos

Supervisión, Asesoramiento archivístico, Estado de

5. Rol del Archivo Central conservación de los documentos del SIA
Archivos de gestión

6. Atención del Archivo Central Funciones, Jefe o encargado, Personal, Capacitación,

Presupuesto

Información en página Web, Acceso y seguridad de la

7. Transparencia, rendición de cuentas y ética pública información. Gestión de Control de Riesgos, Tiempos63para la
 GESTIÓN DOCUMENTAL
Organización

Descripción
Sofware
Gestión Recursos
Valoración
Documental informáticos
Hardware
Conservación

Servicio
 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS (Plan de implementación y mejora del Archivo-PIMA)

Clasificar

Organización Ordenamiento
PLAN ANUAL DE TRABAJO DE ARCHIVOS
Signatura

Guías

EVALUACIÓN DEL PLAN ANUAL

Descripción Inventarios/registros

Microformas
Catálogo

Transferencia
Valoración Selección Producción Almacenamiento
Eliminación
Preservación

Conservación Restauración
Reconstrucció
n
Préstamos
Servicio

Consultas

SUPERVISIÓN DE ARCHIVOS
EL ARCHIVO DE
GESTIÓN
Antes,
entendamos algo
importante…
Pero…tenemos realidades
que hace que se pierda la
memoria escrita por
nuestra indiferencia,
ignorancia,
desconocimiento y desidia
frente a nuestro
patrimonio documental.
 Sistema Institucional de Archivos
(S.I.A.)

El cuadro de Programa de
clasificación de formación del
documentos, personal
adecuado a las Programa de
(capacitación)
funciones, Control de
Normas que regulen adecuado a las
actividades documentos, que
un Sistema necesidades de
desarrolladas por la permita disponer de
Institucional de gestión de
inventario de series
documentos de la
Archivos, como
concreción de la organización . documentales y
tablas de retención
organización.
política de gestión operativo para las
documental de la eliminaciones de
organización. documentos a fin de
liberar espacios.
 INSTRUMENTOS O DOCUMENTOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS

Instrumento en Materia de
Asunto Observaciones Instrumento en Materia de Archivos Asunto Observaciones
Archivos

Requisito para elaborar un

Diagnóstico Situacional de Instrumento de gestión que detalla el estado Instrumento de gestión que establece los
adecuado Plan Anual de
Archivos situacional del Archivo plazos de retención de los documentos para
Archivos Programa de Control de Debe ser aprobado mediante
la transferencia y/o eliminación de
Documentos. Resolución.
documentos, para evitar el hacinamiento
innecesario de documentos en los archivos
Plan Anual de Trabajo del
Instrumento de gestión que detalla las Debe ser aprobado mediante
Órgano de Administración de
actividades anuales a reallizar en el Archivo Resolución Guía de Organización de Instrumento que regula la forma adecuada de Debe ser aprobado mediante
Archivos Desconcentrados
Documentos los documentos en las unidades orgánicas Resolución.

Sistema Institucional de Instrumento de gestión que regula el Debe ser aprobado mediante Instrumento de gestión que detalla los
Cuadro de Clasificación de Archivos Debe realizarlo el personal
Archivos funcionamiento del Sistema de Archivos Resolución documentos por unidades orgánicas y fondos
y Documentos especializado del Archivo
documentales

Instrumento de gestión que regula el

Manual de Procedimientos de procedimiento técnico archivístico que incide Debe ser aprobado mediante Cronograma Anual de Transferencia Instrumento que detalla anualmente la Debe realizarlo el personal
Archivos en el tratamiento de los documentos de Resolución de Documentos transferencia de documentos al Archivo. especializado del Archivo
archivo dentro del Sistema

Instrumento de gestión que establece

medidas preventivas y condiciones de
Manual de Prevención y
seguridad para la conservación del patrimonio
Desastres
documental custodiado en los archivos que
conforman el Sistema
Cronograma Anual de Eliminación Instrumento que detalla anualmente la Debe realizarlo el personal
Debe ser aprobado mediante
de Documentos eliminación de documentos del Archivo especializado del Archivo
Resolución

Instrumentos que ayudan a la localización y

Normativa sobre infraestructura Instrumentos que regulan las condiciones de Debe ser aprobado mediante Debe realizarlo el personal
Inventarios, guías y catálogos servicio de los documentos que se ubican en
de Archivos la infraestructura para los locales de archivos Resolución. especializado del Archivo
los repositorios de los Archivos

Comité de Evaluación de Órgano consultor en materia de archivos que Debe ser aprobado mediante Normativa sobre infraestructura de Instrumentos que regulan las condiciones de Debe ser aprobado mediante
Documentos dirige el PCD y evalúa las propuestas de Resolución Archivos la infraestructura para los locales de archivos Resolución.
eliminación
Muchas gracias por su
paciencia!!!!...