UNIDAD DE APRENDIZAJE: GESTIÓN DOCUMENTAL

SESIÓN UNO: HISTORIA DE LOS DOCUMENTOS EMPRESARIALES

DOCENTE: YASMÍN FERNÁNDEZ NARVÁEZ

LOS DOCUMENTOS EMPRESARIALES

PARA LOS ARCHIVOS DEL ESTADO Y EL PATRIMONIO DOCUMENTAL

La Ley 1379 de 2010 le sumó al concepto de “patrimonio

bibliográfico” el de “documental”, para incluir explícitamente
otros formatos y soportes en los que se registra la información
y la memoria, de acuerdo con su contenido y origen y que no
son de naturaleza archivística, estos últimos a cargo del Archivo
General de la Nación que en su definición no afecta ni se
contraviene con otras definiciones de documento propias de la
función archivística o de otras instituciones como los museos, dado que su alcance y
ámbito de aplicación es el de las bibliotecas públicas y la Biblioteca Nacional.

Dotar al patrimonio bibliográfico y documental de sentido y criterios de valoración en

un contexto de representatividad, constituye la base de una nueva forma de asumirlo
y protegerlo, teniendo claro que dicho patrimonio será constantemente recreado por
las comunidades y grupos en función de su historia, su ambiente social y su interacción
con la naturaleza, lo que genera un sentido de identidad y de continuidad que
contribuye a promover el respeto por la creatividad y la diversidad cultural, el cual se
complementa con los fondos documentales que conservan archivos de diferente tipo
bajo la política formulada por el Archivo General de la Nación. En tanto el patrimonio
bibliográfico y documental hace parte del patrimonio cultural mueble, esta política se
articula con la Política de Protección del Patrimonio Cultural Mueble del Ministerio de
Cultura.

Es función del Archivo General de la Nación formular y vigilar la política archivística y

del patrimonio documental que se conservan en los archivos públicos y privados de
interés cultural.
El marco de definición de los archivos como patrimonio documental está dado por su
dimensión cultural, que articula tres conceptos: cultura, patrimonio cultural y patrimonio
documental. Sin embargo, los archivos, por su naturaleza, trascienden este sector pues
están involucrados directamente con el actuar del Estado y las garantías constitucionales
a los ciudadanos como son los principios de igualdad, democracia y participación, para
entender el papel real de la cultura en cumplimiento de estos principios, sobre todo,
desde el actual escenario colombiano

Uno de los aspectos más relevantes del patrimonio documental es que representa
la memoria de la nación y, en consecuencia, la política orientada a su salvaguardia
y difusión juega un papel trascendental para la sociedad colombiana al favorecer
procesos de cohesión y reconstrucción del tejido social.

Según la Unesco, el patrimonio documental consta de dos componentes: el contenido

informativo y el soporte en el que se consigna. A partir de lo anterior, plantea que dicho
patrimonio está conformado por:
Una pieza del patrimonio documental puede ser un sólo documento de cualquier tipo
o bien un grupo de documentos, como una colección, un fondo o unos archivos. “Las
bibliotecas y archivos deben asumir nuevos retos con la misión de recuperar
conservar, mantener y poner al servicio estos saberes diversificados de ayer y de
hoy” (GARRIDO, 2011, p. 32). Este compromiso y reto institucional es clave y justifica
la formulación de una política que propenda por la recuperación, organización,
conservación, difusión, acceso y uso del patrimonio bibliográfico y documental como
base de la construcción, recuperación y acceso a las memorias.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EMPRESARIALES

SEGÚN EL ENTE PRODUCTOR O SU AUTOR

Documento Público. Es el expedido por funcionario público en ejercicio de sus

funciones como representante del gobierno. Cuando el documento público se
realiza ante un notario o con su intervención se denomina Escritura Pública.

Documento Privado . Es el expedido por particulares como producto de sus

actividades o por funcionarios públicos cuando no están ejerciendo su función.
En general, el documento privado es aquel que no reúne los requisitos para ser
documento público.

SEGÚN LA FINALIDAD QUE PERSIGAN:

Documentos Dispositivos. Son aquellos que imparten normas de obligatorio

cumplimiento. en el sector público son documentos dispositivos: las leyes, los decre tos,
las ordenanzas, las resoluciones, las sentencias, entre otras. en el sector privado, son
los manuales de procedimiento, los reglamentos de trabajo, las instrucciones
administrativas.

Documentos Testimoniales. Son aquellos documentos que sirven de prueba o

testimonio. Tanto a nivel público como privado se consideran entre este grupo: las actas,
los documentos contables (libros y balances con todos sus soportes), escrituras
públicas, convenios, contratos, inventarios, actas de constitución, planos de obras, entre
otros.
Documentos Informativos . Estos conforman la generalidad de los documentos
dentro de una gestión administrativa. Pueden incluirse entre este grupo: las
cartas, memorandos, informes, circulares, cotizaciones, entre otras, siempre y
cuando no reúnan condiciones que les permita agruparse en las clasific aciones
anteriores.

SEGÚN SU FUNCIÓN EN EL TIEMPO:

Vitales. Son documentos indispensables para reanudar las operaciones en un

momento dado, rehacer el estado legal y financiero o para el funcionamiento o
crecimiento de la entidad. se considera dentro de este grupo: las escrituras de
constitución, las patentes de funcionamiento, los registros de suscripciones ante
el ente que las rige, los reportes de accionistas, prueba de activos y pasivos,
planos, las escrituras de propiedad, fórmulas, diseños, entre o tros.

Importantes . Son aquellos documentos que contienen información de valor para

la gestión por períodos de 5 o 6 años. Se clasifican en este grupo: las facturas,
cuentas por pagar, cuentas por cobrar, registros de ventas, estados financieros
con sus soportes, entre otros.

útiles. Son los documentos que ayudan a la gestión, generalme nte por el año
de la vigencia. Se ubican en este grupo: la correspondencia general tanto interna
como externa.

No Esenciales . Son aquellos documentos que ya no tienen ningún valor después

de seis meses. Se encuentran en este grupo: anuncios, correspondencia recibida
de información sin importancia, comunicaciones internas, circulares informativas,
entre otras.

IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS EMPRESARIALES

Los documentos son importantes porque:

 Permiten la comunicación humana.

 Son un medio valioso de información.
 Constituyen un medio probatorio ya que aseguran la comprobación de
cualquier actividad ya sea técnica, económica e investigativa
 Dejan constancia por algún medio material de las gestiones administrativas.
 Sirven para la toma de decisiones administrativas.
 CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS EMPRESARIALES

Unicidad . Cada documento original es único, irrepetible, invisible e incambiable.

Su destrucción supone pérdida aunque conservemos una copia de él.

integridad . Cada documento es íntegro en cuanto a sus caracteres internos y

externos. En una copia los caracteres externos se combinan.

Autenticidad. Un documento se considera auténtico, cuando existe la certeza

sobre la persona que lo ha firmado o elaborado .

El documento público se presume auténtico, mientras no se compruebe lo

contrario mediante tacha de falsedad, de ahí, que sea importante la firma
autógrafa completa y con tinta, en el original y una copia, por lo menos, en los
documentos que deban ser firmados por el responsable de su contenido.

Confiabilidad. Cuando un documento es de uso limitado o restringido, se

considera confidencial, como por ejemplo; las actas de junta directiva, las pólizas
de seguros, las hojas de vida del personal de la empresa, las historias clínicas,
entre otros.

La documentación que produce o que recibe la empresa debe conservarse, no

sólo por las funciones que cumplen los documentos, sino porque así lo dispone la
ley.