Conceptos Básicos de la Documentación

Lady Constanza Díaz Rodríguez

Segundo semestre

Jhon Arias Gómez

Docente

Universidad Manuela Beltrán Modalidad Virtual

Organización de la documentación
2021
 Documento

Conceptos Básicos

Un documento es la constancia escrita, ya sea de forma física o virtual, que plasma las
características de un hecho o circunstancia.
Es decir, un documento es una evidencia sobre un acontecimiento o situación. Puede tratarse de
un texto redactado en un papel (u otro soporte material como el cartón) o un archivo guardado en
un soporte electrónico. Un documento puede servir para dejar constancia de un hecho relevante.
El objetivo de crear un documento es dejar testimonio de la materia de interés, pudiendo entonces
preservarse en el tiempo.

La palabra documento proviene del verbo latino “docere”, que significa enseñar, instruir, y que
está relacionado gramatical y semánticamente con los verbos “doceo” y “disco “que podrían
traducirse el primero por “enseñar” o “instruir “y el segundo por “enseñar hasta conseguir el
éxito”, “aprender”. El latín clásico emplearía el vocablo “documentum” para designar el objeto
de la acción de enseñar y por tanto de aprender.

Tipos de documentos

Los documentos pueden clasificarse bajo diferentes criterios. Por ejemplo, según la fuente,
pueden dividirse en los siguientes:
Primarios: Son aquellos que contienen la información original del autor. Por ejemplo, una tesis
publicada por una universidad sobre un tema nunca antes estudiado.
Secundarios: Son aquellos que han sido de algún modo modificados. Por ejemplo, volviendo al
tema de la tesis, puede tratarse de un resumen hecho de la misma.
Terciarios: Son los que resultan del tratamiento de los documentos secundarios. Por ejemplo, un
artículo periodístico en base al resumen de la tesis que ya mencionamos.

Asimismo, según el tipo de entidad que los emite pueden ser:

Públicos: Aquellos emitidos por las entidades del sector público (Administración Pública).
Privados: Están reconocidos por las partes interesadas, pero no ante las autoridades.

Los documentos según su clase

Por su naturaleza Acorde con la técnica empleada para fijar la información y transmitir el
mensaje, los documentos se clasifican en:
Textuales: escritura sobre papel u otro soporte. Ej. carta, informe.
Cartográficos y gráficos: la técnica utilizada en el dibujo. Ej. planos, mapas.
De imagen: reproducción de imagen fija o móvil. Ej. película, fotografía. Los documentos de
imagen, especialmente las fotografías, pueden hacer parte de documentos textuales, en las hojas
de vida y los contratos.
Fonográficos: cuando se transmite el mensaje por medio de la fijación de sonidos. Ej. casetes,
discos.
Legibles por maquina: el mensaje se fija utilizando medios magnéticos. Ej. disquete. La clase
más abundante la conforman los documentos cuyos textos están escritos en papel, le siguen los
cartográficos.
Estas clases de documentos pueden formar fondos cuando son producidos por el mismo autor. El
caso de las fotografías producidas por el mismo fotógrafo o los documentos cartográficos
producidos por las oficinas encargadas de la planeación municipal, obras públicas etc. Por el
origen, fuente o autor.

Tres aspectos que juegan un papel importante para su utilización:

La fuente: puede ser privada o pública, anónima o conocida, el autor puede ser una persona, un
grupo de personas o una institución. De acuerdo con la institución, los documentos pueden ser:
Públicos: otorgados por entidades oficiales o del gobierno. Ej. Escrituras de compraventa.
Privados: se originan en la empresa privada. Ej. Cartas comerciales, facturas etc. su voluntad con
intención de ser obedecida. Ej.: decretos, leyes, resoluciones.
Específicos o sustantivos: son los que se producen por la actividad específica de cada institución.
Ej.: en una entidad educativa, los planes de estudio; en un hospital, las historias clínicas, en una
entidad financiera, los cheques, en una Coordinación Académica los planes y programas
académicos.
Por su función comercial:
Contables: recibos de caja, facturas comerciales, notas de contabilidad.
Documentos no contables: cotizaciones, pedidos, remisiones, órdenes de pago.
Títulos valores: cheque, pagaré, libranza, factura cambiaria.
Informativos: balance general, estado de resultados.

Valor de los documentos

Valor inmediato o primario Es aquel que tienen los documentos mientras sirven a la institución
productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento. Es decir, a los involucrados
en el tema o asunto.
Valor administrativo: Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para
aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor legal: Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de prueba ante la ley. Lo
tienen los documentos dispositivos del estado que afecten el orden general. Los documentos
testimoniales que sustenten derechos reales como una escritura pública, los contratos pactados,
con todos los requisitos
Contable: existe en los documentos que expresan movimiento de dinero.
Técnico: lo tienen los documentos sustantivos o característicos de cada institución, como las
historias clínicas para los hospitales, los expedientes para los juzgados, los planes de estudio para
las universidades.

¿Qué es la gestión documental?

Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar los aspectos relacionados con la
creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso y difusión de los
documentos.
Podemos encontrar que para designar “gestión documental” se utilizan dos expresiones: record
management: refleja más la organización y conservación de los documentos a lo largo de su ciclo
de vida. y document management se basa en la naturaleza dinámica y transaccional de la
información contenida en el documento.

¿Qué es un sistema de gestión documental?

El proceso de gestión documental permite el correcto manejo de los archivos físicos y
electrónicos que se verá reflejado en la optimización de los procesos y a su vez, en varios
aspectos que influyen en la mejora continua, tales como:
 1. Aumento de la eficacia
Aumento de la productividad
Mejor administración de archivos

2. Uso eficiente de los recursos

Optimización de espacios

3. Reducción de costos
Fácil ubicación de los archivos
Inmediatez en los procesos

4. Seguridad en la información
Preservación de los documentos a través

¿Qué normatividad se relaciona a los Sistema de Gestión Documental? ¿De qué se trata?

El Programa de Gestión Documental - PGD del Ministerio de Educación Nacional está

enmarcado en el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivo, Ley 1712 de
2014 – Ley de Transparencia y Acceso a la Información y el Decreto 1080 de 2015, Libro II
Parte VIII Título II Capítulo V – Gestión de documentos. Así mismo, en el cumplimiento del
artículo 2.8.2.5.10., de este último decreto, el cual obliga a la Entidad a formular el programa
gestión documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte integral del Plan
estratégico Institucional y el plan de acción Anual.
Sistema Integrado de Gestión a través de la ejecución y seguimiento del Sistema de desarrollo
Administrativo tal como lo establece el Decreto 2482 de 2012, el cual contempla dentro de su
política de Eficiencia Administrativa la orientación a identificar, racionalizar, simplificar y
automatizar trámites, procesos, procedimientos y servicios, así como optimizar el uso de
recursos, con el propósito de contar con organizaciones modernas, innovadoras, flexibles y
abiertas al entorno, con capacidad de transformarse, adaptarse y responder en forma ágil y
oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad, para el logro de los objetivos del
Estado. Política que incluye, entre otros, los temas relacionados con la eficiencia administrativa y
cero papeles, racionalización de trámites, modernización institucional, gestión de tecnologías de
información y gestión documental.
 Bibliografía

(Documento - Qué Es, Definición y Concepto | 2021 | Economipedia, n.d.)Documento - Qué es,
definición y concepto | 2021 | Economipedia. (n.d.). Retrieved August 1, 2021, from
https://economipedia.com/definiciones/documento.html
López Gómez, P., & Gallego Domínguez, O. (2007). El documento de archivo : un estudio.
http://www.udc.es/publicaciones

(Gestión Documental En Las Organizaciones - Patricia Russo Gallo - Google Libros, n.d.)

Gestión documental. (2008). Retroceded from http://www.gestiondocumental.cl