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GRC-I-01
Versión: 02 INSTRUCTIVO DE ALMACEN
01-03-2018

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ

NORMA NTC-ISO 9001: 2015

NORMA NTC-ISO 14001:2015
NORMA NTC-OHSAS 18001:2007

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

REQUISITOS
DOCUMENTO CONTROLADO

Este documento no será reproducido, distribuido, modificado ni prestado en

todo o en parte sin previa autorización de la empresa

Reviso: Aprobó:
MAYRA ALEJANDRA HURTATIS EIDER REINALDO GARAVITO JIMENEZ
coordinador HSEQ Gerente.
Firma: Firma:

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN
01-01-2015 CREACION DEL DOCUMENTO 01
01-03-2018 ACTUALIZACION DEL DOCUMENTO 02

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1. OBJETIVO

Establecer un adecuado control interno y externo para recibir, registrar, almacenar y entregar
en forma clara, adecuada y oportuna los materiales requeridos en las diferentes actividades
que realiza la empresa.

2. ALCANCE

Este instructivo aplica para los almacenes de la oficina principal, sucursales y obras de la
empresa.

3. DESARROLLO

Responsable: Jefe de Compras, Auxiliar Administrativo / Almacenista

3.1 LEVANTAR EL INVENTARIO INICIAL

 En caso de que en el lugar determinado para el almacén haya artículos, materiales,

herramientas, equipos etc., se deberá levantar el inventario inicial en el formato MT-F-
02 Inventario de Equipo de Oficina Menor.

 Si hay cambio de Auxiliar administrativo y/o almacenista se deberá hacer el inventario

inicial de acuerdo a los formatos de inventario y levantar un Acta de Recibido.

 Es importante en cualquiera de los casos enviar a la Sede Principal el informe una vez
realizado, dirigido al Jefe de Compras.

NOTA: Cualquier sea el caso en que se levante el inventario se debe, señalar quien elaboró
el inventario en la casilla “Elaboró”, nombrando el proyecto en la casilla “Proyecto”, la fecha
de Actualización y haciendo firmar en la parte inferior por el responsable que es el
Almacenista, el Administrador y el Ing. Residente.

3.2 ORGANIZACION INTERNA DEL ALMACEN

El almacén de la empresa deberá realizar la organización siguiendo los lineamientos de la

Matriz Para Almacenamiento De Materiales CO-F-09, los que no tengan algún parámetro
descrito podrán ser almacenados a criterio del almacenista, siempre y cuando cumpla con las
directrices establecidas por la organización.

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3.3 RECEPCION DE LOS MATERIALES EN EL ALMACEN

1. Recibir los materiales comparando la orden de compra con la remisión del proveedor para
verificar el pedido solicitado

a. Cantidades
b. Especificaciones (certificados de calidad / protocolos, cuando aplique)
c. Estado de los materiales
d. Medidas (si aplica)

Nota: Es responsabilidad del almacenista revisar que los materiales cumplan con los
requerimientos, características y calidad, en caso de no cumplir, devolver o detener el ingreso
e informar a su superior inmediato o responsable del uso del material, para su tratamiento.

Ver formato GRC-F-03 Orden de Compra y Servicios

2. Si el pedido es a satisfacción, se debe:

 Llenar la información de recibido en la Orden de Compra (cantidad recibida en cada

entrega, fecha, nombre, firma, número y fecha de factura, remisión del proveedor), si
tiene alguna observación, colocarla en la casilla correspondiente. La persona que
recibió el pedido a conformidad debe firmar la remisión del proveedor.

Nota: Es importante que en el caso que la entrada de almacén sea con Remisión Interna de
la empresa, se devuelva firmada al remitente tanto por el que entregó el recurso como por
quien lo recibió.

Ver formato GRC-F-06 Remisión

3. Registrar en el Kárdex la información necesaria.

 Fecha.
 Documento soporte Número Orden de Compra o Número de Remisión Interna de la
Empresa.
 Detalle de entrada (cantidad)

4. Almacenar los materiales

 Usar la matriz de almacenamiento para informarse de la forma y los recursos (estibas,

estantes, etc.) necesarios para almacenar correctamente los materiales.
 Tener en cuenta la información suministrada por el proveedor o fabricante en cuanto a
los cuidados para el almacenamiento de los materiales y si el producto lo requiere
tener a mano la hoja de seguridad.

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3.4 APERTURA DE KARDEX

Es un sistema de Tarjetas, formatos o Fichas que permite al responsable del almacén llevar
un control permanente de las existencias dentro de la empresa bajo su responsabilidad.
Con base en el inventario inicial (si lo hay), o con el inicio de ingreso de recursos, se debe:

 Registrar uno a uno en el formato GRC-F-05 Kárdex, las entradas de almacén indicando:

 La descripción del Artículo: (Material). Hace referencia a un producto físico y son

todos aquellos elementos tangibles.

 Referencia: Es una secuencia de números y letras que suele estar estampada en el

producto y/o escrita en la etiqueta de su embalaje.

 Ubicación: Hace referencia a la ubicación en el almacén en un área específica donde

se encuentra el material o artículo.

 Unidad: Una unidad de medida es una cantidad estandarizada.

 Mínimo y Máximo: Es importante establecer un nivel máximo para cada producto y

verificar periódicamente estas dos cifras, esto quiere decir "No bajar del mínimo, ni
pasarse del Máximo". Normalmente el nivel mínimo se determina en función de la
inversión que la empresa desea hacer y para eliminar el riesgo de agotamiento es
importante crear el stock de seguridad.

 Fecha: Hace referencia al tiempo que se efectúa la transacción, generalmente se

determina por el día, mes, año.

 Proveedor: Persona o sociedad que suministra la materia prima utilizada para producir
los bienes o servicios necesarios para una actividad.

 Documento soporte del movimiento: (Órdenes de compra No., remisión No., Salida
Almacén No.).

 Entrada: Son las compras y devoluciones de nuestros clientes.

 Salida: Son los artículos que son entregados.

 Destino: Entrega final del material o artículo.

 Saldo: La cantidad restante de los materiales de entrada.

Nota: Cada material o artículo debe tener un formato aparte para su control de entrada y
salida de almacén, este archivo deberá ser actualizado y reportado una vez cada semana al
Coordinador de Almacenes.

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3.5 SALIDAS DE ALMACEN.

Toda requisición al almacén debe originar una “Salida de Almacén” y debe estar registrada en
el Kárdex.

 En el formato Kárdex se debe registrar:

a. La fecha del Movimiento de Salida

b. El número de “Salida de Almacén” en la casilla “Documento Soporte del
Documento”
c. Cantidad Total Salida
d. Señalar la Actividad de Destino (Para que solicitaron el material)
e. Localización (Lugar)

Ver en el formato Kárdex el Detalle de la Salida

 Llenar el formato Salida de Almacén indicando:

a. Fecha de Salida
b. Número de Salida (debe llevar la inicial del proyecto y un número consecutivo)
c. Actividad
d. Localización
e. Proyecto
f. Ítem
g. Descripción del material
h. La unidad de medida
i. Cantidad Solicitada y Entregada
j. Firmar la Salida de Almacén, y hacerla firmar por las personas que
intervinieron en el movimiento

NOTA: Es importante que la Salida de Almacén tenga un consecutivo numérico.

Ver formato GRC-F-04 Salida de Almacén

4 CULMINACION DE OBRA

Es deber del almacenista remitir debidamente relacionado al final de la obra, la totalidad de

los materiales sobrantes, equipos menores, herramientas, consumibles etc., con su
respectivo Kárdex generado durante la obra, a la sede principal o al lugar que se instruya.

5 FORMATOS
GRC-F-03 Orden de Compra y Servicios
GRC-F-04 Entrada de Almacén
GRC-F-05 Kárdex de Almacén
GRC-F-06 Remisión

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