INFORME "PROCEDIMIENTO PARA EL RECIBO Y DESPACHO DE OBJETOS”

GUIA DE APRENDIZAJE N°2

PRESENTADO POR: CRISTHIAN ALEJANDRO RANGEL CASTILLO

CC: 1090444739

INSTRUCTORA:
ANA DEL SOCORRO ANGULO HERNANDEZ

RECIBO Y DESPACHO DEL PRODUCTO

FICHA: 2315077
SENA
SAN JOSE DE CÚCUTA
2021
EVIDENCIA: INFORME "PROCEDIMIENTO PARA EL RECIBO Y DESPACHO DE
OBJETOS

1. IDENTIFIQUE DOS PRODUCTOS (UNO QUE INGRESA Y OTRO QUE SE

DESPACHA)

- Producto que ingresa: papa a la francesa

- Producto que se despacha: mortadela de libra

2. REALICE UNA BREVE DESCRIPCIÓN DE LOS DOS PRODUCTOS, SUS

CARACTERÍSTICAS EN CUANTO A UNIDAD DE EMPAQUE, TIPO DE
EMPAQUE, CUIDADOS EN LA MANIPULACIÓN.

-PRODUCTO QUE INGRESA: es un producto congelado empacado en bolsa plástica

viene 4 unidades por caja al momento de recibir se estiva y se lleva a un cuatro de
congelación que esta -4° para que el producto no pierda su cadena de frio.

-PRODUCTO QUE SE DESPACHA: la mortadela es un producto que es empacado

Funda permeable fabricada a partir de papel, recubierta de celulosa regenerada al vacío
vienen 45 unidades embaladas en canastas y refrigerada a 4° grados

3. IDENTIFIQUE LAS POLÍTICAS QUE EXISTEN EN LA ORGANIZACIÓN EN

CUANTO A LOS PROCESOS DE RECIBO Y DESPACHO, INCLUYENDO EL
REGISTRO
- El aprovisionamiento de materiales e insumos en las cantidades necesarias, en la
cantidad exacta, con la calidad adecuada para el funcionamiento y hallar el menor precio
en el momento oportuno en el área de recepción, se realiza los procesos de negociación
y verificación
dela mercancía o elementos terminados en donde se comprueben tanto lo material como
lo físico de la mercancía o producto; para esta operación se necesita de personal y
equipos necesarios para hacer descargue y almacenamiento del espacio necesario en la
bodega para almacenamiento de los mismos de acuerdo al volumen de la mercancía y
el tiempo que va a permanecer.

- Esto debe ir con los siguientes documentos

- Orden de compra acompañada por su factura
- Registro de ingreso de devoluciones
- Orden de venta para alistamiento
- Factura de venta

4. IDENTIFIQUE PARA CADA PROCESO LOS DOCUMENTOS QUE SE UTILIZAN

Y LA INFORMACIÓN QUE CONTIENE.

1. ORDEN DE COMPRA O PEDIDO:

 Documento con el cual una empresa solicita materiales o mercancía a sus

proveedores con el fin de satisfacer una necesidad.
 Una orden de compra o pedido debe contener como mínimo la siguiente
información:
 Fecha: día en el cual se realiza la operación comercial y fecha de vencimiento.
 Número de la orden de compra, también son números consecutivos que permiten
el control y registro.
 Datos comerciales del vendedor: nombre de la empresa o razón social, NITo RUT,
dirección, teléfono.
 Información de los productos: referencia o descripción de la mercancía, código
interno (si lo tiene), cantidad, valor unitario y valor total.
 Forma y condiciones de pago. (Efectivo, crédito y plazo, pago contra entrega).
 Debe llevar la casilla donde se determine el valor del impuesto a la venta IVA.
 Nombre o razón social y NIT de quienes elaboran las facturas.
 Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas
 2. FACTURA COMERCIAL:

Es un documento contable que entrega el vendedor en el momento de la adquisición de

la mercancía. No es obligatorio un formato específico; las empresas pueden tener su
propio diseño, pero debe contener la siguiente información
 Fecha: día en el cual se realiza la operación comercial y fecha de vencimiento.
 Número de la orden de compra, también son números consecutivos que permiten
el control y registro.
 Datos comerciales del vendedor: nombre de la empresa o razón social, NITo RUT,
dirección, teléfono.
 Información de los productos: referencia o descripción de la mercancía, código
interno (si lo tiene), cantidad, valor unitario y valor total.
 Forma y condiciones de pago. (Efectivo, crédito y plazo)
 Debe llevar la casilla donde se determine el valor del impuesto a la venta IVA es
importante que la numeración de la factura sea autorizada por la DIAN.
 Nombre o razón social y NIT de quienes elaboran las facturas.
 Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas

3. REGISTRO DE DEVOLUCIÓN:

Es el proceso en el cual se registra la información sobre aquellas mercancías que son

devueltas por los clientes. Este registro va acompañado de un informe en el cual se
indican las causas por las cuales se efectúa la devolución de los objetos. Se puede
realizar el proceso de registro de la siguiente manera:
Se crea una orden de devolución donde se registra el por qué la mercancía se devuelve
Entregar el soporte de devolución al cliente.
Se envía la nota de devolución a compras para determinar el proceso a seguir

4. REGISTRO DE ORDEN DE VENTA PARA ALISTAMIENTO:

 Listado de picking.

El picking es el alistamiento de las unidades a ser despachadas. El listado de picking

como su nombre lo indica, un listado donde se encuentran las ubicaciones y las
cantidades de las referencias que deben ser alistada para su despacho. Una vez se tiene
la lista se van recogiendo los objetos para trasladarlos a la zona de consolidación. Las
ventajas de utilizar esta técnica en el área de despacho son:

 Permite automatizar o sistematizar los procesos de alistamiento.

 Disminuye los costos de alistamiento y en general los costos logísticos.
  Minimiza el error en los inventarios, con la ayuda de las herramientas tecnológicas
una vez se retira el objeto del almacenamiento se disminuye el inventario.
 Facilita el alistamiento de los pedidos solicitados por internet.

5. REALICE UNA DESCRIPCIÓN PASO A PASO SOBRE LA MANERA COMO

LAS PERSONAS ENCARGADAS DE ESTAS ÁREAS EJECUTAN LOS
PROCESOS INCLUYENDO EL REGISTRO

PROCEDIMIENTO DE ENTRADA DE OBJETOS.

El responsable de las actividades que se realizan en el ingreso de la mercancía puede

ser: el auxiliar de bodega, almacenista, jefe de bodega, coordinador logístico y todas las
personas que pertenezcan al área de almacén o logística. Para lograr seguir el
procedimiento es aconsejable que se realice una programación de los recibos que se
harán durante el día, esto permite optimizar y aprovechar los recursos técnicos y
humanos. El procedimiento a nivel general es:

 Solicitar documentos del material, materia prima, insumo o producto.

 Iniciar el descargue (en algunos casos se ordena a los transportadores que bajen
la mercancía).
 Verificar la mercancía en cuanto a referencia y cantidades, con relación a la
factura.
 Inspeccionar la mercancía y en caso de ser necesario, realizar la devolución total
o parcial. Realizar una devolución debe ir acompañada de un informe donde se
especifique la razón de la misma y las condiciones.
 Rotular la mercancía de acuerdo con sus características y especificaciones.
 Registrar ingreso de la mercancía de manera manual o por el sistema, de tal
manera que ingrese al inventario.
 Autorizar el almacenamiento de la mercancía hacia los espacios asignados.
 Entregar los documentos recibidos con la firma de aceptación de cantidades y
referencias, al departamento contable para dar inicio a los rámites administrativos
y financieros.

PROCEDIMIENTO DESPACHO DE OBJETOS

Al igual que en el recibo, el responsable de las actividades de despacho es el auxiliar

de bodega, el almacenista, el coordinador de almacén, coordinador logístico, por
nombrar algunos cargos. El procedimiento a nivel general es:

 Recepción de documentos como factura, listas de empaque u orden de salida.

 Realizar la lista de picking Hacer el picking
  Rotular la mercancía, de tal manera que se identifique el pedido antes de ser
cargado y despachado.
 Verificación de la mercancía, es importante que antes de realizar el cargue de la
mercancía se realice una nueva inspección y verificación.

6. REALICE UN CUADRO COMPARATIVO DONDE SE EVIDENCIEN LAS

POLÍTICAS EXISTENTES Y LA MANERA COMO EN LA REALIDAD REALIZAN
LOS PROCESOS DE INGRESO Y SALIDA DE MERCANCÍA.

LA POLÍTICA DICE EN LA PRACTICA SE HACE

Realizar un manual de procedimientos No se realiza de acuerdo al procedimiento

para el registro y control de la entrada y la
salida de materiales aplicado a los
procesos del auxiliar que se encuentran en
la empresa

Realizar el seguimiento de las actividades El personal a cargo no lleva los

e identificar al personal responsable de indicadores al día para poder identificar los
realizarlas erros

Realizar formatos para el registro de los Los formatos se llevan de una forma
diferentes procesos de entrada y salida desordenada

Realizar clasificación de artículos y No se clasifican de acuerdo a su

codificación referencia y codificación

Realizar formatos de dotación y control de No se tienen los formatos como lo dice la

equipos de seguridad personal y colectiva. política

7. REALICE UN ANÁLISIS DEL CUADRO COMPARATIVO.

Al mirar las fallas que están sucediendo dentro de la empresa podemos evidenciar que
el personal no pone de su parte para el mejoramiento, el manual de funciones y
procedimientos no se cumplen de acuerdo a lo establecido en las políticas
organizacionales de la empresa, los indicadores de gestión no se verifican para poder
tener un análisis detallado de que área está fallando para su corrección .

8. Elabore un informe escrito sobre los resultados obtenidos donde proponga

el ajuste de las políticas organizacionales sobre ingreso y salida de objetos
incluyendo el registro de los mismos.

Los procedimientos organizaciones de la empresa se deben llevar tan cual como lo

proponen por al mirar la información que se pide en los registros son esenciales para un
buen controlen los inventarios como en la identificación de los posibles erros que se
comenten a la hora del recibo y despachos de productos.
Lo que se debe de hacer es mejor la inducción a los auxiliares de recibo y despachos
para que tengan muy claro los pasos a seguir a la hora de recibir y despachar los
productos