Unidad lll: Las materias primas y sus contables
Materia prima
Son los materiales que serán sometidos a operaciones de transformación o
manufactura para su cambio físico y/o químico, antes de que puedan venderse como
productos terminados.
Representa las sustancias provenientes de la naturaleza que, con la aplicación de la
mano de obra y los costos indirectos de fabricación, se convierten en un producto que
satisface una necesidad.
Clasificación de la Materia prima:
La materia prima directa: es aquella que forma parte del producto final, es decir, es
fácilmente identificable y está físicamente presente en la composición del producto
terminado una vez finalizado el proceso de fabricación.
La materia prima indirecta: es el material utilizado en el proceso de producción de un
fabricante, pero que no se puede vincular a un producto o lotes de productos específicos
que se producen. Son las materias primas que no guardan relación directa con el
producto o es compleja su asignación a cada unidad de producto.
Inventario
Consiste en una relación detallada, ordenada y valorada de todos los bienes, derechos
y deudas de una empresa. Sirve para comprobar cuáles son los elementos que
componen el patrimonio de una empresa en un momento determinado.
Tipos de inventario:
Inventario según el período fiscal
- Inventario inicial: se efectúa al comienzo del período contable y antes de que se
adquiera inventario adicional o se lleve a cabo una venta.
- Inventario final: se realiza al cierre del ejercicio económico o al final de cada año a
fin de conocer los recursos y/o bienes obtenidos tras realizar todas las operaciones
mercantiles.
El inventario final de un ejercicio contable determina el inventario inicial del siguiente
periodo fiscal.
Inventario según el tipo de producto
- Inventario de materias primas: sirve para determinar el stock disponible de las
materias primas que se utilizan para la fabricación del producto final.
- Inventario de suministros de fábrica: registra aquellos materiales empleados en el
proceso de producción que por su naturaleza no pueden ser cuantificados con
exactitud como, por ejemplo, tuercas o pintura.
- Inventario de productos en proceso de fabricación: contempla los productos
semielaborados, es decir, aquellos que todavía forman parte del proceso de
producción.
- Inventario de productos terminados: recoge los productos ya finalizados y
disponibles para la venta.
- Inventario de mercancías: lo integran los bienes adquiridos para ser vendidos con
posterioridad, sin que se les realicen modificaciones.
Inventario según la periodicidad:
- Inventario anual: se efectúa una vez al año y sirve para confirmar los resultados
obtenidos con el registro contable.
- Inventario periódico: se realiza varias veces al año con una frecuencia previamente
determinada y contempla el conteo de todas las referencias almacenadas.
- Inventario cíclico o inventario rotativo: se basa en la realización de recuentos
regulares, distribuidos durante el año, de grupos de referencias. A diferencia del
inventario periódico, se prioriza el conteo de unas referencias sobre otras (en
función de su valor, rotación, fecha de caducidad, etc.).
- Inventario permanente o inventario perpetuo: se actualiza de forma constante,
registrando cada entrada y salida de artículos, y refleja en tiempo real el stock
disponible. Es el tipo de inventario que fomenta la logística 4.0 con una gestión
digital de la información gracias a un SGA y a la implementación de sistemas de
almacenaje automáticos.
Inventario según su función:
- Inventario en tránsito o inventario en ductos: cuantifica los productos y materiales
que están de camino al almacén o que ya han sido solicitados a los proveedores. A
veces, si el flujo de mercancía es lento, debe recorrer grandes distancias o involucra
muchos niveles, el inventario en ductos puede sobrepasar al almacenado.
- Inventario de seguridad o de reserva: registra los productos y materias primas que
la empresa posee para afrontar posibles fallos en el proceso de producción, retrasos
de los proveedores o aumentos inesperados de la demanda. Este inventario
constituye el stock de seguridad de la compañía, cuyo objetivo es evitar caer en
roturas de stock.
- Inventario de previsión o estacional: reúne las referencias almacenadas con vistas
a satisfacer demandas futuras, previsibles con certeza y habitualmente
estacionales. Esta predictibilidad lo diferencia del inventario de seguridad,
destinado a cubrir contingencias inesperadas.
- Inventario de desacoplamiento: se utiliza para diferenciar el inventario requerido
para dos procesos de fabricación con tasas de producción diferentes. De ese modo,
cada proceso funciona de forma independiente y con una cantidad de mercancía
determinada.
Todo inventario cumple una función específica y, al mismo tiempo, satisface una
necesidad logística determinada.
Control de los materiales
Representa un asunto de especial interés para las empresas manufactureras, se trata de
la materia prima que una vez procesada dará paso a los productos terminados que
necesita la compañía para desarrollar sus funciones operativas y dar cumplimiento a
su objeto productivo.
El uso de un exhaustivo control de materiales garantizará a la organización un registro
detallado de la materia prima utilizada en el proceso productivo, y por tanto, debe
contribuir al aseguramiento de la calidad de los materiales adquiridos por la
organización para el desarrollo de su proceso productivo.
Requisición de materiales:
Es una solicitud exigida por el almacenista o encargado de bodega, para realizar la
entrega de un material que solicitado a través de una orden de trabajo para la ejecución
de una tarea.
Es una hoja especial que generalmente se hace por triplicado, exigida por el almacenista
para entregar la materia prima con destino a un trabajo específico. Una de las copias
de esa solicitud queda en poder del almacenista, y las otras dos se envían a los
departamentos de contabilidad y de Costos, se establece así un control más efectivo de
los materiales que se suministran a producción.
Las requisiciones pueden tomar diversas formas de acuerdo con el tamaño y la
naturaleza de la empresa. Deben tener el nombre correspondiente o su código, con
datos sobre el número, la fecha de entrega, la clase de trabajo en que se aplicarán los
materiales, la cantidad, la descripción y el costo unitario, así como las firmas
autorizadas del jefe de producción o cualquier otro alto funcionario.
Solicitud de compra
Es un documento interno que autoriza al departamento de compras a comprar artículos
o servicios. Una vez aprobada una solicitud de compra, se puede usar para generar un
pedido de compra. Los pedidos de compra son los documentos externos que el
departamento de compras envía a los proveedores.
La creación de una solicitud de compra pone en marcha una reacción en cadena de
actividades perfiladas en el proceso de compra.
Se pueden crear los siguientes tipos de solicitudes de compra:
- Solicitudes de compra internas: para solicitar la transferencia de materiales de otro
almacén de la empresa.
- Solicitudes de compra externas: para solicitar a un distribuidor externo la compra
de materiales que se necesiten. Puede especificar el distribuidor.
Cotización
Es el hecho de cotizar y significa establecer un precio, estimarlo o pagar una cuota.
Determina el valor real de un bien, de un servicio o de un activo financiero.
Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una
negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable.
El término suele utilizarse para nombrar el documento que informa y establece el valor
de productos o servicios.
Orden de compras
Es un documento mediante el cual el comprador solicita mercancías al vendedor.
De esta forma, lo que hacemos es documentar nuestras necesidades de productos. Lo
habitual es enviar este documento al proveedor para que este suministre dicho pedido.
Pudiendo hacerlo de forma física o virtual.
El objetivo de la nota de pedido es poder contrastar con posterioridad el albarán de
entrega con esta orden y anotar posibles incidencias, así como tener por escrito las
condiciones de dicho pedido.
Entrada de almacén
Documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento a la
Bodega, constituyéndose así en el soporte para legalizar los registros en almacén y
efectuar los asientos de contabilidad.
Su objetivo es documentar el ingreso de un bien o insumo al almacén de la
dependencia.
Informe de recepción
Es un documento que prepara el departamento de recepción al momento en que se
reciben los productos tangibles, indicando en el que se indica la descripción de los
productos, cantidad recibida, fecha de recepción y otros datos pertinentes; es parte de
la documentación necesaria para el pago que se va a realizar.
La recepción de mercancías es el proceso mediante el cual los productos que han sido
adquiridos a un proveedor, llegan al almacén para que sean clasificados, controlados y
colocados en él. Este es uno de los procesos clave en la gestión de un almacén, ya que,
si no se realiza de forma correcta, puede haber riesgo de pérdidas o accidentes en los
productos, que afecta de forma directa en la capacidad de cumplir con los encargos de
los clientes.
Pasos de la recepción de mercancías de un almacén:
- Proceso de recepción y registro de mercancías en almacén
- Planificación e información de la mercancía
- Descarga de la mercancía en almacén
- Control de calidad de la mercancía que llega a almacén
- Etiquetado y colocación de la mercancía
Métodos de valuación de inventarios
Son una herramienta que proporciona información importante y útil para la toma de
decisiones administrativas y contables en una empresa. Una valoración de inventarios
les permite a las compañías proporcionar un valor monetario a los artículos que
conforman su inventario. Por lo general, el inventario es el activo corriente más grande
en una empresa y es de suma importancia medirlos adecuadamente para asegurar
estados financieros precisos.
El método del promedio ponderado
Busca calcular el costo unitario promedio de las mercancías disponibles, el cual se
obtiene al dividir el costo total de las mercancías disponibles para la venta entre las
unidades en existencia.
Con este método lo que se hace es determinar un promedio del costo de las distintas
unidades compradas, sumando los valores existentes en el inventario con los valores
de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en
el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva
compra.
Primeras entradas, primeras salidas (PEPS)
Este método opera bajo la presunción de que la mercancía o materia prima que ingresa
primero a la compañía es la primera en venderse o la primera en agotarse en
producción.
Su objetivo es que el stock se renueve contantemente. Este método suele usarse con
gran frecuencia, ya que de esta manera la empresa tiene un mejor flujo de los productos
que entran y salen de sus almacenes.
Ultimas en entrar, primeras en salir (UEPS)
Este método de evaluación de inventarios señala que lo primero en fabricarse o ser
adquirido por la empresa es lo primero que debe ser vendido. Cuando los precios de
los bienes aumentan, el costo de los bienes vendidos en este método es más alto y el
saldo del inventario final es relativamente más bajo.
Se utiliza comúnmente para los artículos que no manejan fechas de caducidad, o bien,
en materias primas como madera y piedra.
A diferencia del Método PEPS, este sistema reporta menores beneficios en la
declaración de impuestos y el almacenamiento resulta menos complicado.
