Procedimiento Control de Calidad Materia Prima

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Sección:
Procedimiento de control de calidad Materia Primas
Fecha de emisión: Fecha de revisión Número de Páginas
Mayo-2021 13
Declaración de confidencialidad:
El presente documento es estrictamente confidencial y es propiedad de XXX. Es solo para uso interno. No
puede ser removido de la compañía sin los permisos y autorizaciones de la autoridad pertinente.
1). CONTROL DEL DOCUMENTO
Versión Motivo Cambio o Anulación Fecha de Actualización

00 Creación del documento May-2021
2. OBJETIVO
Garantizar que las materias primas y materiales de empaque suministrados por los
proveedores, cumplan con los parámetros de inocuidad, higiene y calidad exigidos en
la empresa xxx, para disminuir el riesgo de contaminación y deficiencias de calidad en
el producto terminado.
Establecer el procedimiento de compras y/o contratación de servicios profesionales de
buena calidad e inocuidad en base evaluación interna de proveedores
3. ALCANCE Y DEFINICIONES
Este documento es aplicable desde la necesidad de evaluación de proveedores de
materias primas, compra y/o requerimientos hasta la recepción y entrega del mismo.
4. Definiciones
ASEGURAMIENTO DE CALIDAD: Conjunto de acciones planificadas y sistemáticas
que son necesarias para proporcionar la confianza adecuada de que un producto
satisfará los requisitos de calidad dados.
AUDITORIA: Método utilizado para realizar seguimiento en algún aspecto
específicamente. Generalmente se hace para evaluar las buenas prácticas de
manufactura.
DISTRIBUCIÓN: Presidencia, Gerencia, Producción, Logística, Bodega, Calidad.

Realizado por: Revisado por: Aprobado por:
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Nombre: CPA. LORENA GUAMAN Nombre: Ing. Qco. Javier Tejada Nombre: Ing. Juan Sevilla
Cargo: COMPRAS Cargo: Jefe de control de calidad Cargo: Gerente general
Fecha: 23/05/2021 Fecha: 23/05/2021 Fecha: 23/05/2021
Sección:
Mayo-2021 13
BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA: Son los principios básicos y prácticas

generales de higiene en la manipulación, preparación, elaboración, envasado,
almacenamiento, transporte y distribución de alimentos para consumo humano, con el
objeto de garantizar que los productos se fabriquen en condiciones sanitarias
adecuadas y se disminuyan los riesgos inherentes a la producción.
CALIDAD: Es la totalidad de aspectos y características de un producto o servicio que
permiten satisfacer necesidades de un cliente o quien lo necesite.
FICHA TÉCNICA: Documento que describe un producto como nombre, composición,
presentaciones, envases, y proceso.
INSPECCIÓN: Acción de medir, examinar, ensayar o verificar una o varias
características de un producto y de compararlas con los requisitos especificados, con
el fin de establecer su conformidad.
MATERIA PRIMA: Los elementos que se incluyen en la elaboración de un producto.
La materia prima es todo aquel elemento que se transforma e incorpora en un
producto final.
MATERIA PRIMA CRÍTICA: Aquella materia prima que interviene en la elaboración de
un producto, forma parte de su composición y es de importancia determinante en el
proceso de fabricación.
NO CONFORMIDAD: Falta de cumplimiento de los requisitos especificados.
PROVEEDOR: Empresa o persona que abastece de algunos artículos necesarios a
otras empresas.
RESPONSABLE DE AUTORIZACION: La persona responsable de realizar las
compras, estará definidos por los montos de compra, sin embargo, siempre se utilizará
el criterio de coordinación entre todos los involucrados:
Compras Materia Prima y contratación de servicio en general, autorizada por Gerencia
General
Compras de suministros varios y en general, autoriza Jefe Administrativa.

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Criterios de Selección de proveedores. Los criterios a considerar para la selección

de nuevos proveedores serán:
Calidad del Producto/Servicio.
Montos y Tiempos de Crédito.
Experiencia en el Campo.
Tiempos de Entrega.
Variedad de Producto/Servicio.
Atención al Cliente.
Compra de Materia Prima. Para la compra de materia prima la única firma autorizada
será la del Gerente Genera o Presidencia.
SE DARA PREFERENCIA A PROVEEDORES CALIFICADOS CUYO DESEMPEÑO
SE ENCASILLE EN “A”, SEGUNDA ALTERNATIVA “B”. Y SOLO EN CASOS DE
EMERGENCIA Y BAJO AUTORIZACION VERBAL DE GERENCIA GENERAL SE
PODRA CONTRATAR O ADQUIRIR EN PROVEEDORES TIPO “C”.
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 COMPRAS LOCALES MATERIAS PRIMAS
No. Responsable
Actividad
BODEGA Realiza requerimiento para la compra de materia prima

mediante una requisición.
1
Formato libre requisición de materia prima

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Sección:
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No. Responsable
Actividad
En el caso de requerimiento de suministros ya sean
2 USUARIO
estos de producción, limpieza o de oficina se elabora un
INTERNO
memorando interno y/o correo
Si fuera el caso de contratación de servicios este es

solicitado directamente por gerencia general vía e-mail o
telefónico.
Recibe la requisición de materia prima por correo, revisa

lo solicitado por el usuario y verifica que las firmas
registradas en la requisición sean las autorizadas para
proceder luego a la compra. Revisa la lista de
3 COMPRAS proveedores calificados para cotizar el producto y/o
servicio solicitado. Solo en el caso de las compras
realizadas por gastos menores (caja chica) por ser
cantidades mínimas requeridas no se considera realizar
la evaluación ni calificación de proveedores por lo
general estas compras son realizadas en los
comisariatos o supermercados y no contamos con
proveedor especifico.
Contacta telefónicamente al proveedor para que se emita la

cotización respectiva vía mail. Existen casos de ciertos
proveedores que confirma el precio del producto vía
telefónica y no vía e-mail cuando se da este caso al momento
de generar la orden de compra se especifica el nombre del
4 COMPRAS vendedor
Al recibir la confirmación o cotización, verifica los siguientes

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No. Responsable
Actividad
datos:
 Cumplimiento con especificaciones técnicas

 Soporte técnico
 Precio y condiciones de pago
 Tiempo de respuesta y volúmenes de entrega
Para el manejo de una mejor decisión al momento de escoger

un proveedor se solicitarán de 3 a 2 cotizaciones
Verifica la mejor propuesta de los proveedores y lo selecciona

en función del precio, y crédito que ofrezca.
 En caso de ser cotizaciones realizadas telefónicamente se

5 COMPRAS registra como nota en la orden de compra generada el
nombre de la persona responsable que cotizó el producto.
Cuando se trata de un proveedor nuevo aplica el

literal 4.3 Evaluación de proveedores
Genera la Orden de compra e ingresa los siguientes datos,
según el requerimiento solicitado
 Datos del proveedor

 Forma de pago
 Descripción completa y detallada del Producto o servicio a
solicitar (Adjuntar fichas técnicas del producto)
 Cantidad
 Precio unitario
La distribución de la Orden de compra es la siguiente:

6 COMPRAS
 Original = Proveedor (Solo en el caso que el

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No. Responsable
Actividad
proveedor la requiera de lo contrario el pedido se lo
realiza vía telefónico)
 Copia 1 = Asistente Administrativa
 Copia 2 = Jefe de bodega.
Formato libre orden de compra
Se comunica vía fax, mail o telefónica al proveedor para que

proceda con el despacho del producto o servicio solicitado,
7 COMPRAS
confirmando la fecha de entrega de la mercadería.
Previo la aprobación por presidencia y/o Gerencia
Entrega al Bodeguero, una copia de la Orden de

Compra que se ha gestionado con los proveedores
conforme a los requerimientos de materiales.
8 COMPRAS
La orden de compra debe de cumplir con las siguientes
firmas:
 Elaborado y revisado por: Jefe Administrativo

 Autorizado por Gerencia General Materia Prima
 Autorizado por Jefe Administrativo Suministro Varios
en General .
5.2 COMPRAS DEL EXTERIOR
No. Responsable
Actividad
BODEGA De acuerdo a la orden de compra emitida por los clientes se

realiza el ingreso de requisición de materia prima en el

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Mayo-2021 13
No. Responsable
Actividad
1 sistema.
Recibe la requisición de materia prima y una vez

2 JEFE
revisada y aprobada por gerencia financiera se procede
ADMINISTRATIV
a generar la orden de compra y es enviada a casa matriz
O
vía correo.
Las cotizaciones son recibidas por el proveedor al
momento de recibir las muestras de las materias primas.
Formato libre orden de Pedido
Una vez recibida la orden de compra el tiempo de

fabricación de las materias primas es de 45 a 60 días.
3 PROVEEDOR
Luego vía correo electrónico envían el status con sus
EXTERIOR
respectivas fechas de programación de envío.
GERENCIA/JEF Revisan el status y se autoriza el embarque de los productos

E que se encuentran listos para despachar.
4
ADMINISTRATIV
O
Una vez recibida la autorización del embarque, se toma

6 días para el despacho y luego proceden a enviar
5 PROVEEDOR
documentos necesarios que se requieren para la
DEL EXTERIOR
desaduanización.
AGENTE DE Procede al trámite de Importación hasta liberar el producto.

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Sección:
Mayo-2021 13
No. Responsable
Actividad
6 ADUANA
5.3 EVALUACIÓN PROVEEDORES LOCALES Y DEL EXTERIOR

No. Responsable
Actividad
CALIFICACIÓN Y EVALUACIÓN
Se elabora un listado de los proveedores de la empresa

xxx, y procede a solicitar la siguiente información:
Copia del RUC, para proveedores extranjeros el

documento que aplique.
1 COMPRAS Condiciones generales de prestación de servicio o
compra de bienes (tiempos de entrega, disponibilidad de
crédito, etc.)
Condiciones de pago
Información General de la empresa
Certificaciones de calidad (si aplica)
Especificaciones técnicas de productos que ofertan
(solicitados)
Tomando en consideración la política y norma

mencionada en el presente PEC se procede a evaluar al
proveedor.
2 COMPRAS De acuerdo al criterio de evaluación se tabula los
resultados, clasificándolos en tipo A, B, C, y proveedor
con bajo desempeño según el porcentaje de aceptación
establecido por la empresa.

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Sección:
Mayo-2021 13
No. Responsable
Actividad
Se debe considerar que un proveedor rechazado por la
evaluación también deberá constar en el listado.
Luego la calificación obtenida (en porcentaje) en la

evaluación se registra en la base de datos (Calificación de
Proveedores)
3 COMPRAS
Informa al proveedor los resultados de la calificación,
para que considere las observaciones efectuadas.
De acuerdo al riesgo se realizará una auditoria in situ

para su aprobación.
REEVALUACION
4 COMPRAS Revisa la base de datos de los proveedores calificados
para proceder con la reevaluación una vez en el año. En
caso de ser necesario se actualiza el listado de
proveedores.
PORCENTAJE DE CALIFICACIÓN EN LA EVALUACIÓN DE LOS PROVEEDORES
TIPO CALIFICACIÓN ACCIÓN A TOMAR
El proveedor ha demostrado efectividad para suministrar productos

PROVEEDOR DE 80 A 100
bajo especificaciones y sus condiciones comerciales han sido
TIPO A PUNTOS
favorables
PROVEEDOR DE 65 A 79 Eventualmente el proveedor presenta dificultades presenta para

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Sección:
Mayo-2021 13
garantizar la relación comercial con la empresa xxx; Comunicar estos

TIPO B PUNTOS
posteriores.
El proveedor presenta debilidades para mantener los convenios

PROVEEDOR DE 45 A 64
establecidos. Es necesario proponer al proveedor acciones de
TIPO C PUNTOS
mejora.
PROVEEDOR EL proveedor no garantiza el cumplimiento de los requisitos de la

MENOS A 45 empresa.
CON BAJO
PUNTOS
DESEMPEÑO Po lo que se debe analizar la permanencia de este proveedor.
5.4 AUDITORIA PROVEEDORES
No. Responsable
Actividad
Se realiza una extracción de proveedores de materia prima
del formato del listado de proveedores seleccionados
Se establece parámetros para determinar el nivel de riesgo
en proveedores locales mediante su frecuencia de compra y
en proveedores del exterior mediante su frecuencia de
1 COMPRAS importación en ambos casos el análisis se realiza de
manera semestral.
Riesgo Frecuencia de compras %
bajo 0-10%
Medio 10-20%
Alto 20-30%
6. RESPONSABILIDADES
Dpto. Compras
Es responsable de:

____________________________ ______________________________ ______________________________

Sección:
Mayo-2021 13
 Realizar el presente procedimiento

 Dar seguimiento al presente procedimiento.
 Realizar la evaluación y selección de proveedores en base al presente
procedimiento
 Mantener actualizado la lista de proveedores vigentes.
 Recopilar toda la información legal pertinente
Presidencia
Es responsable de:
 Revisar el presente procedimiento y aprobar las compras cuando se requiera
Gerencia General
Es responsable de:
 Aprobar el presente procedimiento y brindar el presupuesto necesario
dependiendo las necesidades de las adquisiciones.
7. VERIFICACION
Se verificada las fichas técnicas y los COAs de cada materia prima que ingresa a la
empresa, para su validación y aprobación de la misma
8. ACCIONES CORRECTIVAS
En caso de existir alguna desviación en el ingreso de alguna materia prima se tomará
las siguientes acciones correctivas:
1. Retención de la M.P.
2. Reevaluación del proveedor.

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Sección:
Mayo-2021 13
9) REGISTROS, INSRTUCTIVOS, MATRICES
CC01.01 Listado de proveedores seleccionados

CC01.02 Proveedores seleccionados de materia prima
CC01.03 Evaluación de proveedores
CC01.04 Check list auditoria proveedor del exterior
CC01.05 Check list auditoria proveedores locales
Formato Libre Orden de compra
Formato Libre Orden de pedido
Formato Libre frecuencia de compras de proveedores locales y del exterior
Fichas Técnicas Proveedores
Certificados de Análisis Proveedores
10) CONTROL DE REGISTROS
Nombre LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS
Código CC01-R01
Ubicación Física Archivo
Criterio de Almacenamiento Por orden alfabético

Tiempo de Conservación en Área 2 años
Tiempo en archivo Inactivo 1 año
Método de Destrucción Destrucción

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Sección:
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Responsable Gerente General
11) ANEXOS
Evaluación de proveedores

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1). CONTROL DEL DOCUMENTO

Versión Motivo Cambio o Anulación Fecha de Actualización

DISTRIBUCIÓN: Presidencia, Gerencia, Producción, Logística, Bodega, Calidad.

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BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA: Son los principios básicos y prácticas

DISTRIBUCIÓN: Presidencia, Gerencia, Producción, Logística, Bodega, Calidad.

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Criterios de Selección de proveedores. Los criterios a considerar para la selección

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

BODEGA Realiza requerimiento para la compra de materia prima

DISTRIBUCIÓN: Presidencia, Gerencia, Producción, Logística, Bodega, Calidad.

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Si fuera el caso de contratación de servicios este es

Recibe la requisición de materia prima por correo, revisa

Contacta telefónicamente al proveedor para que se emita la

DISTRIBUCIÓN: Presidencia, Gerencia, Producción, Logística, Bodega, Calidad.

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 Cumplimiento con especificaciones técnicas

Para el manejo de una mejor decisión al momento de escoger

Verifica la mejor propuesta de los proveedores y lo selecciona

 En caso de ser cotizaciones realizadas telefónicamente se

Cuando se trata de un proveedor nuevo aplica el

 Datos del proveedor

La distribución de la Orden de compra es la siguiente:

DISTRIBUCIÓN: Presidencia, Gerencia, Producción, Logística, Bodega, Calidad.

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Se comunica vía fax, mail o telefónica al proveedor para que

Entrega al Bodeguero, una copia de la Orden de

 Elaborado y revisado por: Jefe Administrativo

5.2 COMPRAS DEL EXTERIOR

BODEGA De acuerdo a la orden de compra emitida por los clientes se

DISTRIBUCIÓN: Presidencia, Gerencia, Producción, Logística, Bodega, Calidad.

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Recibe la requisición de materia prima y una vez

Formato libre orden de Pedido

Una vez recibida la orden de compra el tiempo de

GERENCIA/JEF Revisan el status y se autoriza el embarque de los productos

Una vez recibida la autorización del embarque, se toma

AGENTE DE Procede al trámite de Importación hasta liberar el producto.

DISTRIBUCIÓN: Presidencia, Gerencia, Producción, Logística, Bodega, Calidad.

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5.3 EVALUACIÓN PROVEEDORES LOCALES Y DEL EXTERIOR

Se elabora un listado de los proveedores de la empresa

Copia del RUC, para proveedores extranjeros el

Tomando en consideración la política y norma

DISTRIBUCIÓN: Presidencia, Gerencia, Producción, Logística, Bodega, Calidad.

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Luego la calificación obtenida (en porcentaje) en la

De acuerdo al riesgo se realizará una auditoria in situ

PORCENTAJE DE CALIFICACIÓN EN LA EVALUACIÓN DE LOS PROVEEDORES

TIPO CALIFICACIÓN ACCIÓN A TOMAR

El proveedor ha demostrado efectividad para suministrar productos

PROVEEDOR DE 65 A 79 Eventualmente el proveedor presenta dificultades presenta para

DISTRIBUCIÓN: Presidencia, Gerencia, Producción, Logística, Bodega, Calidad.

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garantizar la relación comercial con la empresa xxx; Comunicar estos

El proveedor presenta debilidades para mantener los convenios

PROVEEDOR EL proveedor no garantiza el cumplimiento de los requisitos de la

5.4 AUDITORIA PROVEEDORES

DISTRIBUCIÓN: Presidencia, Gerencia, Producción, Logística, Bodega, Calidad.

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 Realizar el presente procedimiento

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