Módulo 2

Iniciación a Microsoft
Project 2002

l Microsoft Project 2002 contiene toda una colección de características

E nuevas especialmente diseñadas para mejorar la capacidad de

programar, colaborar con recursos, realizar el seguimiento del progreso
y comunicar el estado de los proyectos.

Hay dos versiones del programa: Microsoft Project Standard, que admite la
administración de proyectos con colaboración de equipo en línea y Microsoft
Project Professional, que admite la administración de proyectos en el nivel de
empresa. Este libro se desarrollará siguiendo las especificaciones para conocer
la versión professional del programa.

En este módulo se estudia todo el entorno de trabajo y sus características

principales, además de los diferentes asistentes que ayudan al usuario a
desarrollar planteamientos de proyectos simples o complejos.
2 Microsoft Project 2002

¿CÓMO EJECUTAR MICROSOFT PROJECT 2002?

Una vez inicializado Windows 98/2000/XP, ubique el apuntador del ratón en el

botón Inicio situado en la barra de tareas, luego seleccione la opción
Programas seguido de la alternativa Microsoft Project.

Pasos para accesar Project

Al ejecutarse Microsoft Project 2002, inmediatamente se observará una

pantalla de presentación indicando la autorización para el uso del programa,
el nombre de la Empresa, los derechos reservados, entre otros. Seguidamente,
se visualizará el entorno de trabajo y una hoja en blanco lista para comenzar a
trabajar en ella identificada como Microsoft Project - Proyect1.

Barra de Título Barra de Menús Botones de

control
Minimizar,
Restaurar y
Cerrar
Barra Guía
de Barras de
Proyectos Herramientas
Estándar y de
Formato

Panel de
Tareas

Área de Área de
Datos Diagrama

Barra de Barras de
Estado Desplazamiento

Pantalla principal de Microsoft Project 2002

Módulo 2 – Iniciación a Microsoft Project 2002 3

CARACTERÍSTICAS DEL ÁREA DE TRABAJO

El área de trabajo de Microsoft Project 2002 se visualiza tal cual como se

presenta en pantalla. Al comenzar a trabajar en él, un nuevo proyecto
llamado Proyect1 se presentará en la ventana principal del programa. Es
importante destacar la diferencia existente entre la ventana de programa de
Microsoft Project 2002 y la ventana de proyecto. La ventana de programa es
aquella que contiene la Barra de menús, es decir, la ventana exterior, mientras
que la ventana de documento es el cuadro compuesto por las Barras de
desplazamiento y el área de trabajo, donde se ingresan todos los elementos
para el control del proyecto. Ambas pueden estar unidas y se encuentran
maximizadas. El entorno de trabajo está compuesto principalmente por la
Barra de título, los botones para Minimizar, Restaurar y Cerrar, la Barra de
menús, las Barras de herramientas (Estándar y Formato), el Panel de tareas, el
área de trabajo (depende de la vista utilizada), las Barras de desplazamiento
(horizontal y vertical) y la Barra de estado.

BARRA DE TÍTULO
En esta barra se encuentra en su extremo izquierdo el icono que identifica al
programa así como su nombre Microsoft Project y el título del proyecto,
además, de los botones para Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar. Estos
últimos situados en el extremo superior derecho de la Barra de título y menú
respectivamente (esta última, no presenta el botón Minimizar). Identificados por
un guión ( ) para Minimizar, dos ventanas superpuestas ( ) para Restaurar y
una equis ( ) para Cerrar; se utilizan para modificar el tamaño de la ventana
del documento o la ventana de Microsoft Project 2002.
2002

BARRA DE MENÚ
Se encuentra ubicada inmediatamente después de la Barra de títulos. Está
compuesta por los diferentes menús que conforman el programa: Archivo,
Archivo el
cual contiene todas las opciones relacionadas con el manejo de archivo;
Edición,
Edición presenta las opciones para realizar acciones sobre los elementos ya
establecidos; Ver,
Ver tiene las diferentes opciones de visualización, es decir, las
diferentes vistas del área de trabajo; Insertar,
Insertar por medio de este menú pueden
agregarse nuevos elementos al proyecto; Formato,
Formato las opciones de este menú,
se utilizan para establecer la configuración estética del proyecto;
Herramientas,
Herramientas presenta diferentes opciones que ayudan a mejorar
sustancialmente el proyecto; Proyecto,
Proyecto este menú presenta las opciones para
el manejo de la información del proyecto; Colaborar, presenta las diferentes
opciones de colaboración grupal del proyecto; Ventana,
Ventana tiene las opciones
para el manejo de las ventanas y el menú Ayuda identificado con el signo de
interrogación (??). Además, se encuentra en la parte derecha de dicha barra,

Centro de Educación
4 Microsoft Project 2002

un recuadro desplegable denominado Escriba una pregunta; el cual permite

realizar una pregunta al Ayudante de Office, sobre cualquier tópico relacionado al
programa y su funcionamiento y los botones Restaurar y Cerrar de la ventana
de proyecto activa.

Barra de Menús

Cuando se posiciona el apuntador del ratón sobre cualquiera de los nombres

en esta barra, éste despliega un menú de opciones, las cuales se denominan
menús inteligentes; estas opciones pueden aparecer en dos tonalidades. Las
alternativas que aparezcan resaltadas en un tono oscuro, indica que pueden
ser seleccionadas en ese momento. En caso contrario, las que aparezcan en
un tono claro, significa que no pueden ser utilizadas para esa operación en el
modelo de trabajo. Observe que al momento de seleccionar una de las
opciones de menú, éste muestra en la parte inferior de la misma una flecha
doble hacia abajo (
), la cual indica que existen más opciones dentro de ese
menú.

Para visualizarlas, haga clic en la flecha o deje por unos segundos el

apuntador del ratón sobre dicha flecha. Ahora bien, seleccione nuevamente
la misma opción de menú y observe que la alternativa que antes no se
visualizaba aparece entre las opciones que muestra dicho menú.

Por otra parte, los comandos que estén seguidos de tres puntos suspensivos (...),
despliegan un cuadro de diálogo que le permite al usuario especificar mayor
información referente al procedimiento a efectuar.

Otras opciones presentan un submenú. Esto se puede distinguir por una

pequeña punta de flecha a la derecha de la opción seleccionada, el cual se
despliega al posicionar el apuntador del ratón sobra la opción, pulsando la
tecla [Enter] o utilizando la tecla de desplazamiento [
].

MENÚS DE CONTROL
Se encuentran ubicados en el extremo izquierdo de la Barra de título y la Barra
de menú respectivamente identificado con los iconos que representan al
programa. El menú de control de Microsoft Project 2002 incluye comandos
para modificar las dimensiones propias del programa. Mientras que, el menú
de control del documento permite además de mover, cerrar, o maximizar la
ventana, cambiar las dimensiones de la misma, entre otras cosas.

BARRAS DE HERRAMIENTAS
Módulo 2 – Iniciación a Microsoft Project 2002 5

Son las barras con botones donde se encuentran ubicadas las tareas más
habituales, están situadas justamente debajo de la Barra de Menús. Por omisión
el programa presenta las Barra de herramientas Estándar y Formato donde se
sitúan opciones que proporcionan métodos abreviados para ejecutar los
comandos de los diferentes menús de Microsoft Project 2002.2002 Otras barras
están disponibles sólo cuando se realice una tarea determinada.

BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR

La barra de herramientas Estándar presenta una serie de botones relativos a los
procedimientos que se realizan con mayor frecuencia, como por ejemplo el
formateo de datos, manejo de archivos e impresión de datos.

Barra de herramientas Estándar

Esta barra presenta los siguientes botones:

Nuevo. Este botón permite crear un nuevo proyecto utilizando la plantilla

normal predeterminada.

Abrir. Permite abrir un proyecto que este guardado en cualquier tipo de

dispositivo (Disco duro, disquete, CD).

Guardar. Este botón se utiliza para almacenar el proyecto actual o los

cambios hechos al mismo.

Buscar. Muestra el Panel de Búsqueda; con el cual puede explorar en el

proyecto en busca de información específica.

Imprimir. Envía a la impresora la vista activa del proyecto editado, es decir,

lo que se haya configurado en la vista previa para imprimir.

Vista previa. Permite realizar una vista preliminar del proyecto antes de
enviarlo a la impresora.

Ortografía. Este botón permite ejecutar el corrector ortográfico.

Cortar. Permite mover las celdas seleccionadas al portapapeles de

Windows, para luego pegarlas en otra ubicación específica.

Copiar. Permite enviar al portapapeles de Windows, una imagen de las

celdas seleccionadas, para luego pegarlas en otra ubicación específica.

Centro de Educación
6 Microsoft Project 2002

Pegar. Inserta el contenido del portapapeles de Windows, en la celda

activa.

Copiar formato. Este botón permite copiar el formato de una celda

específica, es decir, el tipo de fuente, tamaño, características y
establecerlo en otro rango seleccionado.

Deshacer. Al hacer clic sobre este botón, se anula la última operación

ejecutada, regresando el proyecto a su estado anterior.

Hipervínculo. Permite insertar un hipervínculo en la celda seleccionada.

Vincular tareas. Al hacer clic sobre este botón, se crea un vínculo entre dos
o más tareas seleccionadas.

Desvincular tareas. Este botón elimina el vínculo existente entre dos tareas.

Dividir tarea. Crea una interrupción del trabajo realizado en una tarea.

Información de la tarea. Muestra información sobre la tarea, el recurso o la

asignación seleccionada.

Notas de tareas. Inserta o revisa una nota de la tarea, el recurso o la

asignación seleccionados.

Asignar recursos. Permite asignar recursos a las tareas.

Publicar toda la información. Este botón combina las tareas de Publicar

asignaciones modificadas y Publicar plan del proyecto.

Agrupar por. Despliega una lista de opciones, la cual permite

agrupar los datos del proyecto como se especifique. Agrupa,
combina o reorganiza la información de tareas o recursos según criterios
específicos.

Acercar. Acerca la presentación de la vista activa.

Alejar. Disminuye la presentación de la vista activa.

Ir a la tarea seleccionada. Muestra en la escala temporal (Diagrama de

Módulo 2 – Iniciación a Microsoft Project 2002 7

Gantt), la tarea seleccionada.

Copiar imagen. Muestra un cuadro de diálogo, que permite hacer una

imagen de la información seleccionada de modo que se pueda pegar en
otra aplicación o guardar como un archivo GIF.

Ayuda. Muestra el ayudante de Office.

BARRA DE HERRAMIENTAS FORMATO

La barra de herramientas Formato contiene botones para cambiar la fuente
(Tipo de letra), ajustar la alineación de los datos, aplicar formatos numéricos,
colocar bordes y sombreado.

Barra de herramientas Formato

BARRA GUIA DE PROYECTOS (NUEVO)

Esta barra contiene los botones para activar las diferentes áreas de objetivos
en la Guía de proyectos.

Barra Guía de Proyectos

Por medio de los botones dispuestos en esta barra, se despliega el Panel de

proyectos, el cual facilita, a través de asistentes, la inclusión de las diferentes
actividades de un proyecto determinado.

PANEL DE TAREAS (NUEVO)

Esta representa una nueva herramienta en Microsoft Project 2002, el cual se
visualiza al ejecutar el programa. En este panel se encuentran los comandos
para comenzar a trabajar con Microsoft Project 2002 de manera rápida; con las

Centro de Educación
8 Microsoft Project 2002

opciones para Abrir un proyecto, Crear un proyecto en blanco, Crear un

proyecto nuevo a partir de uno existente, Crear un proyecto nuevo a partir de
una plantilla; así como las opciones: Agregar Sitio de red…, Ayuda de Microsoft
Project, y la opción de Mostrar al inicio.

Para activar o desactivar el Panel de Tareas, seleccione el Menú Ver, luego la

opción Barra de herramientas y en el menú desplegable, escoja la opción
Panel de Tareas.

Panel de Tareas

ÁREA DE TRABAJO
Es el espacio donde se incluyen todas las actividades, tareas, recursos, del
proyecto. El área de trabajo varia dependiendo de la vista seleccionada. Por
omisión se presenta la vista Diagrama de Gantt, en la cual se ingresan las
tareas al proyecto.
Módulo 2 – Iniciación a Microsoft Project 2002 9

Área de Trabajo, Diagrama de Gantt

BARRAS DE DESPLAZAMIENTO
Se encuentran ubicadas a la derecha (Barra de desplazamiento vertical) y en
el borde inferior (Barra de desplazamiento horizontal), del área de trabajo tanto
de celdas como de gráfico. Son utilizadas para visualizar el proyecto y
desplazarse por él.

PERSONALIZANDO EL ENTORNO DE TRABAJO

Microsoft Project 2002 posee una característica muy especial que le permite
diseñar su entorno de trabajo, de manera que pueda organizar la pantalla

Centro de Educación
10 Microsoft Project 2002

colocando los comandos que usualmente utilice.

Esta facilidad le provee al usuario añadir, desplazar o borrar elementos de los

menús, así como también, modificar las combinaciones de teclado utilizadas
para ejecutar las órdenes del programa.

Para personalizar su entorno de trabajo sitúese en el menú Herramientas y

seleccione la opción Personalizar...;
Personalizar... Inmediatamente se despliega un menú
donde puede seleccionar el área a personalizar entre: Barra de
herramientas…, Campos, Campos de empresa, Formularios y Campos
publicados.

Menú para personalizar el entorno de trabajo

CREANDO UN NUEVO PROYECTO

Cada vez que el usuario acceda a Microsoft Project 2002, éste presenta un
proyecto vacío con el nombre Proyect1.
Proyect1 Es importante recordar, que un
archivo en Microsoft Project es equivalente a un proyecto, esto quiere decir,
que cuando se abre o guarda un archivo, el usuario está abriendo o
guardando un proyecto.

Para crear un nuevo proyecto, realice el siguiente procedimiento:

• Seleccione la opción Nuevo... en el menú Archivo.

Archivo También podrá pulsar las
teclas [Ctrl + U].

Para crear un nuevo proyecto de forma rápida, haga clic en el

botón Nuevo ubicado en la barra de herramientas Estándar.

Cada vez que se abre un nuevo proyecto, Microsoft Project le asigna un

nombre por omisión. El primer nombre será Proyect1,
Proyect1 el próximo será Proyect2 y
así sucesivamente, incrementándole un número al nombre del archivo.
Módulo 2 – Iniciación a Microsoft Project 2002 11

FORMATOS DE ARCHIVOS

Los formatos de archivos determinan la forma cómo Microsoft Project

almacena en el archivo los datos del proyecto. El cuadro de diálogo para
guardar proyectos permite especificar la extensión que se le desea añadir al
archivo.

Las extensiones para guardar el proyecto en su totalidad son las siguientes:

• mpp. Proyecto de Project.

Project

• mpt. Plantilla de Project.

Project

• mpd. Base de datos de Project.

Project

• html. Lenguaje de marcas de hipertexto.

• mdb. Base de datos de Access.

• xls. Hoja de cálculo de Excel.

Excel

• txt. Texto delimitado por tabulaciones.

• csv. Texto delimitado por comas.

Nota: El formato de archivo del libro de Microsoft Project conserva

todos los datos, así como también, el formato, las macros y otras
características disponibles en Project.
Project Si guarda un proyecto con
otro formato de archivo, algunos formatos, datos y otras
características pueden perderse.

GUARDANDO UN PROYECTO
Cuando se ha transcrito toda la información deseada al proyecto y se desea
continuar trabajando en él en posteriores oportunidades, se deberá almacenar
en disco, para lo cual, se crea un archivo de proyecto con el nombre que el
usuario le asigne.

Al guardar un proyecto por primera vez, se le debe asignar un nombre e

indicar dónde se desea almacenar. El nombre puede contener hasta 255
caracteres; puede estar formado por cualquier combinación de caracteres
alfanuméricos, números, caracteres especiales y espacios en blanco. Además,
permite la asignación de nombres largos a los archivos. Por otra parte, el
usuario no debe preocuparse por colocar la extensión a los archivos, ya que
Microsoft Project se encargará de hacerlo de forma automática.

Centro de Educación
12 Microsoft Project 2002

Para guardar un proyecto, efectúe los pasos mencionados a continuación:

• Seleccione la opción Guardar ubicada en el menú Archivo.

Archivo También podrá
pulsar las teclas [Ctrl + G] o hacer clic en el botón Guardar situado en la
barra de herramientas Estándar.

Cuadro de diálogo Guardar como

• Colóquese en el cuadro de texto Nombre de archivo: y escriba el nombre

que desee asignar al proyecto, luego seleccione el botón Guardar
Guardar.

Para guardar un proyecto de forma rápida, seleccione el

botón Guardar de la barra de herramientas Estándar o pulse la
tecla [F12], y escriba el nombre a asignar al archivo.

Por omisión, los archivos se almacenan en la carpeta Mis documentos.

documentos Para
guardarlos en otra unidad o subdirectorio, sólo es necesario especificarlo en las
secciones Unidad y Directorio y en la sección Guardar en: del cuadro de
diálogo Guardar como.
como

GUARDANDO UN PROYECTO CON OTRO NOMBRE

Cuando se abre un proyecto existente, a éste se le podrán efectuar las
modificaciones que se deseen y posteriormente, guardarlo con otro nombre.
Por ejemplo, si se tiene un archivo de proyecto llamado Importaciones.mpp, el
usuario podrá modificarlo y guardarlo con otro nombre, como
Importaciones1.mpp. Esto permite tener dos versiones del mismo archivo, cada
uno con nombre diferente. El usuario podrá guardar la nueva versión de un
archivo en la misma ruta o ubicación del original o en cualquier otro
subdirectorio o unidad.

Para guardar un proyecto con otro nombre, la secuencia de comandos es la

siguiente:
Módulo 2 – Iniciación a Microsoft Project 2002 13

• Seleccione la opción Guardar como... en el menú Archivo.

Archivo

• Al visualizar el cuadro de diálogo Guardar como,

como escriba el nombre que
desee asignar al proyecto, especificando su ubicación correspondiente y
luego haga clic en el botón Guardar.
Guardar

Para guardar un proyecto con otro nombre de forma rápida,

pulse las teclas [F12] o [Mayús + F12].

Si se desea que el programa guarde cada cierto tiempo el modelo de trabajo

realizado, seleccione Opciones… en el menú Herramientas;
Herramientas luego en la ficha
Guardar, elija la alternativa Guardar cada minutos,
minutos e indique el valor
correspondiente al intervalo de tiempo en minutos, en el cual efectuará cada
grabación. Especifique la cantidad de proyectos a guardar por medio de las
siguientes opciones: Guardar sólo el proyecto activo,
activo Grabar todos los
archivos de proyecto abiertos
abiertos;
ertos si desea puede activar o desactivar la opción
Preguntar antes de guardar y luego haga clic en el botón Aceptar.
Aceptar

ABRIENDO PROYECTOS EXISTENTES

Una vez guardado el proyecto, podrá ser invocado en futuras sesiones para
continuar trabajando en él, realizarle modificaciones y almacenarlo
nuevamente.

Para abrir un proyecto previamente almacenado, la secuencia de pasos es la

siguiente:

• Seleccione la opción Abrir... ubicado en el menú Archivo.

Archivo También podrá
presionar las teclas [Ctrl + A] o desde el para visualizar el cuadro de diálogo
correspondiente.

Cuadro de diálogo para abrir un proyecto existente

Centro de Educación
14 Microsoft Project 2002

• En el cuadro de texto Nombre de archivo,

archivo escriba el nombre del archivo
que desee abrir o si está visible, selecciónelo de la lista de archivos que
aparece en el cuadro de diálogo.

• Para cambiar de unidad y directorio donde se encuentra el archivo a abrir,

seleccione la lista desplegable Buscar en.
en.

• Haga clic sobre el botón Abrir.

Abrir

Para abrir archivos de forma rápida, haga clic en el botón Abrir

que se encuentra en la barra de herramientas Estándar o en el
Panel de tareas, esto activará el cuadro de diálogo Abrir.
Abrir Una
vez ubicado el archivo de proyecto a abrir, haga doble clic en
él.
El abrir archivos de diferentes tipos es una de las numerosas opciones que
ofrece Microsoft Project,
Project ya que en la sección Tipo de archivo del cuadro de
diálogo Abrir aparece una lista con los diversos tipos de archivos que pueden
ser cargados o importados por el programa, como por ejemplo, archivos de
hojas de cálculo, archivos de bases de datos, entre otros.

CERRANDO LOS LIBROS DE TRABAJO

Una vez finalizada la sesión con el proyecto en uso, lo más probable es que se
desee remover dicho libro de la pantalla para trabajar con otro o simplemente
para salir de Microsoft Project.
Project

Para cerrar un proyecto, la secuencia de pasos es la siguiente:

• Seleccione la opción Cerrar en el menú Archivo.

Archivo Si al proyecto se le
hicieron modificaciones, el programa presentará el cuadro de diálogo para
guardar los cambios realizados. Este cuadro le permitirá al usuario verificar si
desea guardar el proyecto antes de cerrarlo o no.

Sugerencia. Para cerrar un proyecto de manera rápida, haga doble

clic en el cuadro de control de la ventana correspondiente a cerrar,
haga clic en el botón cerrar ventana o pulse las teclas [Ctrl + F4]. Cabe
destacar que, cerrar un proyecto no significa salir de Microsoft Project
2002.

FINALIZANDO LA SESIÓN DE TRABAJO

Antes de que el usuario desee salir de Project

Project,
oject deberá asegurarse de haber
guardado los datos que se han entrado o modificado a los libros de trabajo
Módulo 2 – Iniciación a Microsoft Project 2002 15

abiertos.

Para finalizar la sesión de trabajo en Microsoft Project,

Project realice los siguientes
pasos:

• Seleccione la opción Salir en el menú Archivo.

Archivo

• Si al momento de salir del programa se tiene uno o varios proyectos abiertos

sin guardar recientemente, aparecerá una caja de verificación donde
deberá seleccionarse una de las siguientes alternativas: Sí,
Sí No o Cancelar.
Cancelar

Sugerencia. Para salir de Microsoft Project 2002 de forma rápida, pulse

las teclas [Alt. + F4], haga doble clic en el cuadro de control de la
ventana del programa o haga clic en el botón cerrar de la ventana del
programa.

RESUMEN

Microsoft Project 2002 presenta características comunes con las demás

aplicaciones de Office 2002 (XP) y su funcionamiento resulta bastante sencillo si
el usuario tiempo previos conocimientos de estas herramientas.

El Abrir, Cerrar, Guardar los archivos son tareas comunes en estas aplicaciones.
Los proyectos se almacenan con extensión .mpp pero puede exportarse a
otras aplicaciones como Excel o Access.

Además, es posible importar los datos de hojas como Excel o Access, es decir,
la interactividad con otras aplicaciones es total y resulta bastante beneficioso a
la hora de planificar los proyectos.

PREGUNTAS

1. ¿Es posible traer datos desde Excel hacia Project 2002?

2. ¿La extensión de los archivos de Project 2002 es .mpp?

3. ¿Para guardar un archivo de Project 2002 se puede pulsar la tecla [F12]?

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