Módulo 8

Configurando detalles del

proyecto

Antes de comenzar el desarrollo del proyecto como tal, deben ser refinados
ciertos detalles del mismo, con el propósito de desarrollar de una manera más
precisa las tareas, los recursos y las asignaciones.

En este modulo trataremos los aspectos concernientes al refinamiento de las

tareas, los recursos y las asignaciones como: modificaciones de las tareas, ruta
crítica del proyecto, modificación de los recursos, retrasos y posposición de las
asignaciones, entre otras.
2 Microsoft Project 2002

MODIFICACIÓN DE LAS TAREAS

En muchos casos es necesario hacer ciertas modificaciones a las tareas

originalmente ingresadas con ciertos parámetros.

AJUSTANDO LAS DEPENDENCIAS ENTRE TAREAS

Las tareas en Microsoft Project 2002 se ingresan y se establece la relación de
dependencia (FC) de forma predeterminada, aunque en ciertas ocasiones
esta dependencia debe ser cambiada para ajustar las fechas de comienzo o
fin de determinadas tareas.

Las relaciones de dependencia entre tareas simplemente van a reflejar el

modo en que dichas tareas serán ejecutadas.

El ajuste de las dependencias entre tareas, se da cuando es necesario

cambiar la manera de cómo van a ser ejecutadas las tareas respecta a sus
sucesoras o predecesoras.

Por ejemplo, las tareas 3.- Presentar documentos de fianza y seguros y 4.-
Preparar y presentar la programación del proyecto, pueden ser ejecutadas
simultáneamente ya que una no depende de la otra, por lo tanto, debe
colocarse una relación (CC) entre ambas.

Para ello, haga doble clic sobre la tarea 4 y escoja la ficha Predecesoras, se
visualiza la tarea 3 como predecesora de la misma y en la columna Tipo se
encuentra Fin a comienzo (FC). Para cambiar esta relación despliegue la lista
de la columna Tipo y seleccione la opción Comienzo a comienzo (CC). Haga
clic sobre el botón Aceptar para completar la operación.

La nueva relación entre ambas tareas se visualiza de la siguiente forma:

Relación
Comienzo a
comienzo (CC)

Relación CC entre las tareas 3 y 4

De esta manera puede cambiar la relación de dependencia existente ente

dos o más tareas.
Módulo 8 – Configurando detalles del proyecto 3

Nota: otra forma de establecer la relación es indicando en la columna

Predecesoras, el identificador de la tarea y la relación. Por ejemplo, en
la tarea 4, escriba en la columna Predecesoras la relación 3CC.

AJUSTANDO ADELANTO Y POSPOSICION DE TAREAS

En algunas ocasiones es necesario refinar la planificación estableciendo para
ciertas tareas el tiempo de adelanto o posposición de la misma con respecto a
su predecesora.

El tiempo de adelanto o superposición, se da cuando es necesario comenzar

una determinada tarea antes de la fecha de inicio programada, es decir, esta
tarea comenzara antes que la tarea predecesora termine. El tiempo de
posposición o de retraso se da cuando se debe comenzar una tarea cierto
tiempo después de su fecha de inicio programada.

Por ejemplo, la tarea 31.- Instalar drenaje de agua de lluvia, puede comenzar
2d antes que termine su tarea predecesora. Para establecer el tiempo de
adelanto para esta tarea, haga doble clic sobre la misma y se despliega el
cuadro Información de la tarea. Seleccione la ficha Predecesoras y en la
columna Pos, escriba -2d, para indicar que esta tarea se adelantara en 2 días
con respecto a su predecesora. El tiempo de adelanto también puede ser
expresado en porcentaje, es decir, para indicar este adelanto puede escribir -
33% en la columna Pos.

Ejemplo de tiempo de adelanto de tarea

DIVIDIENDO UNA TAREA

Se da la división de una tarea cuando en ésta debe interrumpirse el trabajo por
cualquier motivo interno o externo al proyecto. Puede ser que una tarea este
planificada y que el recurso asignado a la misma tenga que cumplir un
compromiso en el transcurso de la misma

Para realizar la interrupción de las labores de una determinada tarea:

Haga clic sobre el botón Dividir tarea de la Barra de herramientas Estándar.

Se visualiza una etiqueta y el ratón adopta la siguiente forma ( ).

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4 Microsoft Project 2002

Haga clic sobre la barra de Diagrama de Gantt correspondiente al día en

el cual desea comenzar la interrupción y desplace el ratón hasta completar
el total de días a interrumpir la tarea.

Etiqueta para interrumpir una tarea

El tiempo de interrupción de la tarea no se contabiliza para la duración total

de la misma.

Cuando se hace una división de las tareas, las tareas sucesoras de esta se
reprograman de acuerdo a las relaciones de dependencia que tengan.

CONFIGURANDO DELIMITACIONES

La palabra "delimitación" significa una restricción o limitación que se establece

en una tarea. Por ejemplo, puede especificar que una tarea debe comenzar
en una fecha determinada o que no debe finalizar más tarde de una fecha
determinada.

Las delimitaciones en Microsoft Project 2002 se pueden clasificar en:

Delimitaciones flexibles: son aquellas donde se puede modificar las fechas
de inicio o fin de una tarea, más no así su duración. En este rubro existen las
delimitaciones LAP (lo antes posible) LMTP (lo más tarde posible). Este tipo de
delimitación no presiona o impone una fecha de comienzo o fin para la
tarea y debe ser usada para la mayoría de las tareas.

Delimitaciones semiflexibles: se da este tipo de delimitación cuando se
tiene un límite de fin o comienzo de una tarea, pero es posible cambiar
dicho comienzo u fin (más no la duración). Dentro de este grupo tenemos:
DBE (debe comenzar el) y DFE (debe finalizar el). Este tipo de delimitación
limitan o imponen la programación de las tareas.

Delimitaciones inflexibles: se da cuando una determinada tarea tiene que
comenzar o finalizar en una fecha específica. Este tipo de delimitaciones
fuerzan el comienzo o final de las tareas. Dentro de las inflexibles tenemos:
NCAD (no comenzar antes de), NCDD (no comenzar después de), NFAD (no
finalizar antes de) y NFDD (no finalizar después de). Este tipo de delimitación,
impone la fecha de comienzo fin de la tarea, imposibilitando su
reprogramación.

VISUALIZANDO LA RUTA CRITICA

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¿QUÉ ES UNA TAREA CRÍTICA?

Son todas aquellas tareas que no se pueden retrasar sin alterar la fecha de fin
de proyecto. En un proyecto normal, muchas tareas tienen un margen de
demora y, por tanto, se pueden retrasar ligeramente sin afectar a la fecha de
fin del proyecto.

El margen de demora es la cantidad de tiempo que se puede retrasar una

tarea sin retrasar otras tareas ni alterar la fecha de fin del proyecto. Si modifica
las tareas para resolver sobreasignaciones, ajustar costos o revisar el ámbito, se
debe tener cuidado con las tareas críticas y los cambios que se realicen en
ellas, ya que esto afectará la fecha de fin del proyecto. Las tareas críticas
constituyen la ruta crítica de la programación.

Una tarea se convierte en crítica cuando cumple una de las condiciones

siguientes:

No tiene margen de demora.

Tiene una delimitación de fecha Debe comenzar el (DCE) o Debe finalizar
el (DFE).

Tiene una delimitación Lo más tarde posible (LMTP) en un proyecto
programado a partir de una fecha de comienzo.

Tiene una delimitación Lo antes posible (LAP) en un proyecto programado
a partir de una fecha de fin.

Tiene una fecha de fin que es igual o posterior a su fecha límite.
Una tarea deja de ser crítica cuando está marcada como completada, ya
que entonces no puede afectar a la conclusión de tareas sucesoras o la fecha
de fin del proyecto.

El margen de demora viene determinado por las fechas de fin anticipado y de

límite de finalización de las tareas de la programación. La fecha de fin
anticipado de una tarea es la primera fecha en la que debe finalizar la tarea,
en función de su fecha de comienzo y de la duración programada.

La fecha límite de finalización de una tarea es la fecha límite en que puede

finalizar una tarea sin retrasar el final del proyecto. La diferencia entre la fecha
de fin anticipado y de límite de finalización determina la cantidad de margen
de demora. Para tareas de ruta crítica (tareas que no tienen margen de
demora), las fechas de fin anticipado y de límite de finalización son idénticas.

Si necesita cumplir una fecha de fin determinada, es importante observar la

ruta crítica. Por ejemplo, debería asegurarse de que los ajustes que realice en
el plan del proyecto no afecten negativamente a la ruta crítica.

Conociendo y haciendo un seguimiento de la ruta crítica del proyecto, así

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6 Microsoft Project 2002

como de los recursos asignados a tareas críticas, se puede determinar qué

tareas pueden afectar a la fecha de fin del proyecto y si el proyecto va a
terminar a tiempo.

Tenga en cuenta que la ruta crítica puede cambiar de una serie de tareas a
otra según se avanza en la programación. La ruta crítica puede cambiar a
medida que se finalizan las tareas críticas o se retrasan las tareas de otras series
de tareas. Siempre hay una ruta crítica general para cualquier programación
de proyecto. La nueva ruta crítica se convierte en la serie de tareas sujeta a un
seguimiento más detallado para garantizar la fecha de fin que desee.

Para visualizar la ruta crítica del proyecto:

Seleccione la opción Mas vistas… del menú ver de la Barra de Menú.

En este cuadro seleccione Gantt detallado y pulse el botón Aplicar.

Se muestra la vista Diagrama de Gantt detallado, mostrando las tareas
críticas en color rojo y las no críticas en color azul.
Para regresar a la vista normal seleccione Diagrama de Gantt en el menú Ver.

INGRESANDO COSTOS FIJOS A LAS TAREAS

En los proyectos los costos vienen a representar uno de los factores más
importantes, por lo tanto, su seguimiento debe hacerse de una manera
efectiva.

Para algunas tareas, además de los costos por asignación de recursos, tienen
unos costos que son constantes o fijos a los largo del cumplimiento de la misma
y los cuales deben ser considerados para establecer el costo total de la tarea.

Algunos ejemplos de costos asociados a una determinada tarea son: gastos

por traslados de personal o equipamiento, montajes de maquinarias y equipos,
alquiler de infraestructuras, equipos, maquinarias, entre otros.

El costo total de la tarea viene dado por la suma de los costos de los recursos
asignados más los costos fijos asociados a dicha tarea.

Para ingresar los costos a una tarea siga los pasos descritos a continuación:

Escoja la opción Mas vistas… en el menú Ver.

En el cuadro de diálogo seleccione la opción Hoja de tareas y pulse el
botón Aplicar.

Se visualiza la vista Hoja de tareas.

Elija la opción Costo en la alternativa Tabla: Entrada del menú Ver o haga
clic con el botón secundario del ratón sobre el recuadro de la columna de
Módulo 8 – Configurando detalles del proyecto 7

identificadores y elija la opción Costo.

Vista Hoja de tareas – Tabla: Costo

Esta vista es la que se utiliza para ingresar los costos fijos a las tareas.

Elija la tarea 30.- Nivelar terreno, y escriba 1.000.000 en el campo Costo fijo,
que es la cantidad cobrada por la empresa niveladora para realizar la
tarea.

Seleccione Comienzo en la columna Acumulación de costos fijos, para
indicar que el mismo será calculado inmediatamente al comienzo de la
tarea.

TRABAJANDO CON EL TIPO DE TAREAS

Las tareas al ser programadas, disponen de cierta cantidad de trabajo que va
a depender de los recursos asignados a la misma.

Para verificar como será programada la tarea, de acuerdo a la fórmula de la

programación, se tiene que especificar el tipo de tarea a usar. Cada tipo de
tarea esta asociado a cada uno de los elementos de la fórmula de
programación de Microsoft Project 2002.

Cuando se ingresan las tareas al proyecto, Microsoft Project 2002 lo hace con
las unidades fijas, es decir, éstas se mantienen constantes a medida que se
cambia el trabajo o la duración de la misma. Por ejemplo, si a una tarea de 2d
se cambia el trabajo, varía su duración o si por el contrario se cambia su
duración, entonces quien varía en este caso es el trabajo. Los tipos de tarea
que pueden aplicarse en Microsoft Project 2002 son:

Unidades fija: en este tipo, las unidades se mantienen constantes si se
cambia cualquiera de los valores de duración o de trabajo.

Duración fija: en este caso, la duración de la tarea se mantiene constante.

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Si se cambia el valor del trabajo, entonces se recalculan las unidades; si se

cambia el valor de las unidades, entones quien se recalcula será el trabajo.

Trabajo fijo: para este tipo de tareas, si se cambia el valores de las
unidades varía la duración, si se cambia la duración quien varía son las
unidades.
Vamos a ver un ejemplo de cómo se comportan las tareas dependiendo del
tipo que se les asigne:

Elija la opción Diagrama de Gantt del menú Ver.

Escoja la opción Dividir del menú Ventana, para visualizar el formulario de
tareas.

En esta vista se verifica el tipo de tarea concebida para la tarea
seleccionada.

Opción para
cambiar Tipo
de Tareas

Vista con el Formulario de tareas

Seleccione la tarea 2 y cambie la duración de la tarea a 2d.

Nótese que el trabajo de la tarea automáticamente disminuye a 16h para
cada recurso.
Nota: por medio de la etiqueta inteligente puede controlar el modo en
que el Microsoft Project 2002 programará la tarea cuando se modifica
un valor. Puede seleccionar que desea hacer al modificar la duración:
Disminuir el trabajo porque se requiere menos esfuerzo o aumentar la
capacidad máxima de los recursos.

Cambie el tipo de tarea a Trabajo fijo y escriba 3d en duración de la tarea
2.

Nótese que ahora al cambiar la duración de la tarea, se modifica las
unidades de los recursos a 67% cada uno y el trabajo se mantiene
Módulo 8 – Configurando detalles del proyecto 9

constante.

Coloque como tipo de tarea 2 Duración fija, cambie el trabajo para el
recurso Haydee Acosta a 8h y pulse el botón Aceptar. Nótese que ahora
cambia las unidades correspondientes a este recurso a 33% y la duración
se mantiene constante.

MODIFICANDO LOS RECURSOS

Los recursos se consideran como parte fundamental e importante de un

proyecto, pueden ser modificados una vez ingresados para refinar ciertos
detalles que permiten un mayor control sobre los recursos asignados y sus
diferentes costos dentro del proyecto.

CONFIGURANDO TASAS DE COSTOS

Se da el caso que ciertos recursos de trabajo llevan a cabo diferentes tareas a
las cuales se debe aplicar tasas de costo diferentes. Un determinado recurso
puede tener hasta cinco tasas de costo diferente. Por ejemplo

Para establecer las tasas de costos a los recursos siga los pasos descritos a
continuación:

Elija la opción Hoja de recursos del menú Ver.

Escoja el recurso 6.- Superintendente y pulse el botón Información del
recurso de la Barra de herramientas Estándar o haga doble clic sobre dicho
recurso.

Se visualiza el cuadro de diálogo Información del recurso.

Seleccione la ficha Costos, para modificar los costos al recurso
seleccionado. En esta ficha se ven otras cinco fichas identificadas con las
letras A, B, C, D, E que corresponden a cada una de las tasas de costo que
pueden ser aplicadas a los recursos.

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10 Microsoft Project 2002

Cuadro de diálogo Información del recurso, ficha Costos

En la tabla A, se encuentra la tasa de costo que fue ingresada al momento

de crear el recurso.

Seleccione la ficha B para ingresar la nueva tasa de costo, escriba
780.000/MS en la celda Tasas estándar y presione [Enter].

Haga clic sobre el botón Aceptar.

Nótese que la tasa estándar para el recurso 6, todavía es de 750.000/MS. La
nueva tasa se hará efectiva sólo cuando el usuario lo indique.

CONFIGURANDO TASAS DE COSTO PARA DIFERENTES PERIODOS

Las tasas de costo pueden configurarse de manera estándar para todo el
proyecto. Pero además, puede también definirse una tasa distinta a aplicar a
partir de una fecha específica. Por ejemplo, a el recurso Equipo de obreros se
define una tasa de Bs. 11.000/d desde la fecha de comienzo (10/10/03); pero
se sabe que a partir de cierta fecha (01/12/03) tendrá un incremento de 25%,
por lo tanto, a partir de esa fecha la nueva tasa será de Bs. 13.750/d.

Haga doble clic sobre el recurso Equipo de obreros.

Seleccione la ficha Costos.

Elija la celda en blanco del campo Fecha efectiva y seleccione la fecha
(01/12/2003) en la cual se aplicará la nueva tasa de costo.

Desplace el cursor a la columna Tasa estándar y escriba 25% como nueva
tasa de costo, pulse [Enter], se visualiza el valor correspondiente al
incremento (13.750/d).

Desplace el cursor a la columna Tasa de horas extras y escriba 25%.

Haga clic sobre el botón Aceptar para salir del cuadro de diálogo.
Módulo 8 – Configurando detalles del proyecto 11

Ejemplo de costos para diferentes periodos

Pueden ser configuradas hasta 25 tasas de costo diferentes para las distintas
fichas en cada recurso.

CONFIGURANDO DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS

La disponibilidad de los recursos tiene que ver con la capacidad máxima que
tiene ese determinado recurso para realizar el trabajo. Los recursos mantienen
sus horarios de trabajo dependiendo de la configuración de los calendarios
individuales para cada recurso.

Para configurar la disponibilidad de un recurso:

Haga doble clic sobre el recurso Equipo de obreros.

Seleccione la ficha General.

Ficha para especificar disponibilidad del recurso

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12 Microsoft Project 2002

En el recuadro Disponibilidad del recurso escriba o seleccione la fecha de

comienzo del proyecto (10/10/03) en la columna Disponible desde.

Desplace el curso al campo Disponible hasta y escriba o seleccione
21/11/03.

Escriba en el campo Unidades 300%.

Escriba en disponible desde 24/11/03 hasta 28/8/04, 600% de unidades.

Escriba en disponible desde 30/8/04 hasta 11/10/04, 200% de unidades.

Pulse el botón Aceptar para salir del cuadro de diálogo.

RETRASANDO LAS ASIGNACIONES

Se da este caso cuando a una tarea se le asignan varios recursos y no se
desea que dichos recursos trabajen simultáneamente.

Para agregar demora a una asignación de recurso siga los siguientes pasos:

Elija la vista Uso de tareas del menú Ver.

Presione [ctrl. + I] y luego escriba 30 para ir a la tarea especificada.

Como primero debe hacer el trabajo el Ingeniero de obra (necesita 2d
para el mismo) y luego el Superintendente, se debe retrasar el trabajo de
este último.

Haga doble clic sobre el recurso Superintendente para visualizar el cuadro
de diálogo Información de la asignación.

Cuadro Información de la asignación

Seleccione la ficha General.

En la opción Comienzo, seleccione la fecha 05/12/03.

Haga clic sobre el botón Aceptar para salir del cuadro de diálogo.

CONFIGURANDO PERFILES DE ASIGNACIONES

Cuando se crea inicialmente una asignación, ésta tiene de manera
Módulo 8 – Configurando detalles del proyecto 13

predeterminada un perfil de trabajo uniforme. Un perfil de trabajo uniforme

significa que el trabajo para la asignación está distribuido uniformemente a lo
largo de la asignación.

Sin embargo, si desea distribuir el trabajo total (el tiempo de los recursos de
trabajo y las existencias de los recursos materiales) de otro modo, puede elegir
uno de los perfiles de trabajo del cuadro de diálogo Información de la
asignación. Los perfiles disponibles en este cuadro de diálogo son los siguientes:

Creciente Pico final

Decreciente Campana
Dos picos Campana achatada
Pico inicial

Estos perfiles indican cómo se distribuye el trabajo durante la asignación. La

manera en que se aplican los perfiles depende del tipo de tarea (unidades
fijas, duración fija o trabajo fijo).

Si ninguno de los perfiles preestablecidos cumple sus requisitos, puede crear su

propio perfil ajustando manualmente las cantidades de trabajo en la sección
de parte de horas de la vista Uso de tareas o Uso de recursos. Sin embargo,
debe tener cuidado y contabilizar el valor total del trabajo en la duración de la
asignación.

En el ejercicio se desea agregar un perfil al recurso Ingeniero de obras, ya que

éste comienza comienzo con una carga de trabajo total y va decreciendo a
medida que avanza la tarea. Para agregar un perfil a una asignación siga los
pasos descritos a continuación:

Seleccione el recurso Moraima González (Ingeniero de Obras).

Haga doble clic sobre el recurso seleccionado.

Se visualiza el cuadro Información de la asignación.

En la ficha general despliegue la lista de opciones Perfil de trabajo y
seleccione Decreciente, ya que este es el tipo de perfil para definir su labor
en la tarea.

Pulse el botón Aceptar para salir del cuadro de diálogo.

Se nota claramente como afecta el perfil a la asignación, ya que este
recurso comienza con 8h el día uno de la tarea y va descendiendo la
jornada a medida que avanza la tarea.

En la columna Indicadores se visualiza el símbolo del perfil decreciente.

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14 Microsoft Project 2002

CONFIGURANDO COSTOS A LAS ASIGNACIONES

Como vimos anteriormente, a un recurso pueden establecerse hasta cinco
tasa de costos diferentes. Estas tasas deben ser aplicadas a las asignaciones al
momento de ser necesarias.

En esta oportunidad se estableció diferentes tasas al recurso Superintendente.

Vamos a aplicar la tasa variable a la asignación de este recurso en la tarea 30.

Seleccione la tarea 30, donde se encuentra asignado el recurso
Superintendente.

Visualiza la tabla Costo seleccionando la misma por medio de la opción
Tabla: Uso del menú Ver o haga clic con el botón secundario del ratón
sobre el recuadro de la columna de Indicadores y seleccione Costo del
menú contextual.

Escoja toda la fila del recurso Superintendente y desplace la hoja hasta
visualizar la columna Costo total. Nótese que para este recurso su costo
actual es de Bs. 187.500.

Haga doble clic sobre este recurso para visualizar el cuadro de diálogo
Información del recurso.

Escoja B de la lista desplegable en la opción Tabla de tasas de costo.

Pulse el botón Aceptar para salir del cuadro de diálogo.

En este momento el costo total para el recurso cambia a Bs. 195.000, que
significa el aumento por la nueva tasa aplicada a la asignación de este
recurso.

CONFIGURANDO TASA DE CONSUMO A RECURSOS MATERIALES

Cuando se crea un recurso material se define una tasa de consumo fija, pero
también es posible definir la asignación de este tipo de recursos con una tasa
de consumo variable.

Cuando se configura una tasa fija de un recurso material, esto significa que la
asignación del mismo es independiente de la duración de la tarea, es decir, la
cantidad asignada será consumida en su totalidad sin importar la duración de
la tarea.

Existen otros recursos materiales, donde la tasa de consumo depende de la

duración de la tarea, es decir, mientras mas tarde en terminar la tarea el
consumo de material va aumentando progresivamente.
Módulo 8 – Configurando detalles del proyecto 15

RESUMEN

Una vez culminada la fase de ingreso de tareas y recursos, es necesario llevar a

cabo una serie de pasos que tienden a refinar los detalles del proyecto. Así
podemos darle a dicho proyecto, las características como ajuste de tareas en
cuanto a las relaciones de dependencia entre las mismas, división de las
tareas, establecer delimitaciones; además, de refinar los recursos y
asignaciones en cuanto a. los costos, retrasos y perfiles de las asignaciones.

PREGUNTAS

1. ¿El tipo de tarea de duración fija, mantiene constante el trabajo mientras se

cambia cualquier otro valor?

2. ¿En cual vista se verifica la Ruta crítica del proyecto?

3. ¿Con cuál color se visualizan las tareas críticas en el Diagrama de Gantt?

4. ¿Los recursos materiales se consumen a medida que avanza la tarea?

EJERCICIOS

1. Establezca una tasa de costo B para el recurso Electricistas de Bs. 11.000/d y

Bs. 2.750/h por horas extras.
2. Establezca una tasa adicional al recurso Pintores de Bs. 9.000/d, la cual se
hará efectiva a partir del 01/12/2003.

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