PROGRAMA DE

GESTIÓN
DOCUMENTAL ´´PAN
TOJARSE´´

1
 TABLA DE CONTENIDO

MARCO LEGAL………………………………………………………………………………………………………………………...3,4
1.GENERALIDADES…………………………………………………………………………………………………..…………………….5
1.1 Introducción…………………………………………………………………………………………………………………………5
1.2 Objetivos………………………………………………………………………………………………………………………………5
1.2.1 Objetivo General………………………………………………………………………………………………………….5
1.2.2 Objetivo Específico……………………………………………………………………………………………………...5
2. DIAGNÓSTICO GENERAL…………………………………………………………………………………………………………....6
2.1. Historia de la Empresa…………………………….………………………………………………………………………...6
2.2. Misión…………………………………………………….………………………………………………………………………….7
2.3. Visión………………………………………………….……………………………………………………………………………..7
2.4. Valores Corporativos…………………….…………………………………………………………………………………..7
3. ESTRUCTURA ORGÁNICA………………………………………….……………………………………………………………...8
4. HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL…………………………………………………………………..9
4.1. Comité de archivo………………………………………………………..…………………………………………………..10
5. Tablas de Retención documental…………………………………………………………………………………………....10
6. OBJETIVOS GENERALES Y ESPECÍFICOS DEL MANUAL DE FUNCIONES…………………………………….11
6.1. Descripción………………………………………………………………..……………………………..……………………..11
6.2. Objetivo general……………………………………………………….……………………………………………………..11
6.3. Objetivo Especifico………………………………….……………………………………………………………………….11
6.4. Manuales de funciones………………………………………………………………………………………………..12,19
7. ASPECTO ECONÓMICO…………………………………………………………………………………….………………………20
7.1. Aspecto tecnológicos…………………………………………………………………………………………………….…20
7.2. Aspecto de limpieza..........................................................................................................….20
7.3. Aspecto de infraestructura……………………………………………………………………………………………...20
8. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS EQUIPO DE TRABAJO……………………………………………………………...21
9. ASPECTOS INFRAESTRUCTURA………………………………………………………………………………………………..22
10. RECURSOS TECNOLÓGICOS…………………………………………………………………………………………………...22
11. CONSERVACIÓN PREVENTA DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS…………….…………………………………..23
12. ÁREA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS…………………………………………………………………………………...24
12.1. Recepción……………………………………………………………………………………………………………………..24
12.2. Registro………………………………………………………………………………………………………………………...25
12.3. Entrega………………………………………………………………………………………………………………………….25
12.4. Conservación…………………………………………………………………………………………………………….….25
12.5. Organización……………………………………………………………………………………………………………..….26
13. LIMPIEZA DE ÁREAS Y DOCUMENTOS DE ARCHIVO………………………………………………………….27,28
14. GLOSARIO………………………………………………………………………………………………………………………….29,30

2
 MARCO LEGAL
A continuación se presenta y señala la compilación de Normas o marco constitucional
vigentes relacionada con los archivos.
LEY GENERAL DE ARCHIVOS 594 DE 2000
Producción Documental
Ley 527 de 1999.
Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales
Código Penal.
Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de documentos
públicos.
Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.
Código de Procedimiento Penal.
Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público.
Artículos 262 a 263. Sobre el valor probatorio del documento privado.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artículos 3, 4, 5, 6, 8 9 10 11 12 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
Recepción documental
Constitución Política.
Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son
inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los
casos y con las formalidades que establezca la ley. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003).
Decreto 2150 de 1995.
Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos,
ventanilla única.
Distribución y Trámite de documentos.
Ley 58 de 1982. Reglamentación tramite peticiones.
Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.
Decreto 2150 de 1995.
Artículos 6, 16, 17, 22, 25.

3
Decreto 1222 de 1999.
Artículo 33. Derecho de turno.
Ley 1437 Código contencioso y de lo administrativo Ley anti trámites.
Organización de documentos.
Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal
Articulo 289 y 337.
Ley 80 de 1993.
Artículo 55.
Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentación de las T.R.D.
Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades
públicas de orden nacional.

4
 I. GENERALIDADES
1.1 Introducción
Existe un amplio marco legal y jurídico sobre el que se desarrollan la gestión documental y
el archivo, de todas estas normas es fundamental destacar: la Ley 80 de 1989, que
contempla la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos, con el fin de
planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardando el patrimonio
documental del País para ponerlo al servicio de la comunidad; la ley 594 de 2000 que
estableció las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, y
determinó como obligación para las Entidades Públicas, el elaborar programas de gestión
documental, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos Archivísticos.

1.2 Objetivos

1.2.1 Objetivo general

Desarrollar un programa de gestión documental en la empresa pan tojarse la cual es una

panadería dedicada a la venta de productos sustitutos y complementarios.

1.2.2 Objetivos específicos

 Diagnosticar el estado de la Gestión Documental de la panadería pan tojarse.

 Crear, normalizar y controlar los procesos que se desarrollan en la Gestión
Documental al Interior de la pyme, a través de lineamientos claros y precisos, que
integrados a los procesos, garanticen la eficiencia de la Gestión y la conservación
del patrimonio documental.
 Definir los lineamientos, instructivos y formatos necesarios para desarrollar el
proceso de Gestión documental
 Fortalecer la seguridad en los sistemas de documentación de esta empresa para
garantizar la Obtención de unos mejores resultados en el almacenamiento y manejo
confidencial de la información.

5
 lI. DIAGNOSTICO GENERAL

2.1 HISTORIA DE LA EMPRESA.

En el año 1991 Carlos enrique Sánchez un comerciante más en la ciudad de Ibagué empezó
a trabajar independientemente con su familia la cual está conformada por su esposa y sus
cuatro hijos, En sus inicios no se contaba con la maquinaria necesaria para realizar los
distintos productos, Carlos empieza realizando su labor de panadero en el barrio las ferias
la cual ejercida desde su hogar distribuyendo sus productos puerta a puerta, empezando a
fabricar biscochos, suspiros, pudines, y pan integral.

A medida que fueron pasando los años esta empresa familiar fue creciendo al igual que el
portafolio de sus productos ya que vendían (pan de sal, pan de dulce, pan integral, galletas,
biscochos, hojaldras, suspiros entre otros) y decide vender a su vez tortadas para todo tipo
de eventos, Carlos quería poder tener un lugar más amplio donde sus clientes llegaran a
consumir sus productos.

Gracias a los ingresos recibidos en el año 2013decide ampliar su negocio familiar y

trasladarse a la Cra 2 sur n° 24-39 barrió las ferias, donde allí empieza a ser más
reconocidos sus productos, y es allí donde crece la idea de colocarle a su panadería ´´pan
´tojarse´´.

Don Carlos al observar que sus clientes necesitaban productos para sus desayunos,
almuerzo y al poder obtener ganancias extras decide implementarle a su panadería en el año
2015 una mini tienda la cual a medida del tiempo sigue ejerciendo y ha generado un mayor
crecimiento económico.

Hoy en día es una de las panaderías más reconocidas en el sector del barrio las ferias por el
sabor y calidad de producción, la cual a su vez presta el servicio de domicilio repartiendo
de 50 a 60 tiendas de la ciudad de Ibagué.

6
 2.2 MISIÓN

La Panadería ´´ pan´tojarse ´´ es una empresa ubicada en la ciudad de Ibagué la cual se

encarga de comercializar productos de panadería, pastelería y productos de tienda, Con
estándares de calidad altos, a un precio accesible al consumidor, contamos con un servicio
al cliente excelente , satisfaciendo así gustos de los consumidores.

2.3 VISIÓN

La panadería ``pan tojarse`` será en el año 2022 una empresa líder en la ciudad de Ibagué,

Siendo reconocida por los mejores productos garantizando innovación mediante el trabajo
en equipo, con estándares de calidad e higiene altos y un ambiente acogedor satisfaciendo
así las necesidades de los clientes potenciales.

2.4 VALORES CORPORATIVOS

 TRABAJO EN EQUIPO: trabajamos en unión con el fin cooperar buscando así el

desarrollo y crecimiento de nuestra empresa.
 COMUNICACIÓN: somos una empresa eficaz la cual fomenta la motivación.
 HONESTIDAD: trabajamos con trasparencia.
 RESPETO: escuchamos a nuestros clientes, dándole un gran valor a lo que el desee.
 BUEN SERVICIO: atendemos de una manera formal, con rapidez y calidad.
 LA RESPONSABILIDAD: de entregar el mejor producto con la mejor calidad.

7
 EFECTIVIDAD: en el momento de trabajar de una manera ágil y oportuna.

4.0 ESTRUCTURA ORGÁNICA

8
 4.0 HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL

4.1 COMITÉ DE ARCHIVO: El Comité de Archivo es el órgano interno de la empresa,

de carácter asesor en todos los aspectos relacionados con la organización, manejo y control
de los documentos.
Donde los integrantes son:
 Jefe de archivo

 Auxiliar de archivo

 Auxiliar de correspondencia de archivo

9
 EMPRESA PAN TOJARSAE

CODIGO SECCIONES SUBSECCIONES

100 GERENTE GENERAL  

101 GERENTE ADMINISTRATIVO  

111 Gerente de
DEPARTAMENTO DE ALMACENAMIENTO
110 almacenamiento
120 DEPARTAMENTO DE COMPRAS 121 Gerente de compras

131 Jefe de archivo

130 DEPARTAMENTO DE ARCHIVO 132 Auxiliar de archivo
133 Auxiliar de
correspondencia

141 Gerente de publicidad

140 DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD
142 Gerente marketing

151 Gerente financiero

152 Asistente
150 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
153 contador
154 Recursos humanos

161Gerente de ventas
162 Supervisor
160 DEPARTAMENTO DE VENTAS
163 Vendedores
164 Encargado de call
center
171Gerente de producción
DEPARTAMENTO DE PRODUCCION
170 172 Panadero auxiliar
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS 181 Asesores
180
190 DEPARATENTO DE EMPACADO 191 Empacador

10
 192 Etiquetador
201 Gerente de distribución
200 DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCION
202 Repartidores
210 DEPARTAMENTALIZACION DE RECURSOS HUMANOS 211 Jefe de bienestar  
5.0 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

6.0 OBJETIVOS GENERALES Y ESPECÍFICOS DEL MANUAL DE FUNCIONES

6.1 DESCRIPCION
De manera general se puede decir que el manual de organización, es un instrumento de
trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforman la
estructura organizativa, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante su
adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y estructura.

Para la elaboración del mencionado manual, se propone el seguimiento de 3 etapas, las

cuales junto con una serie de actividades que se especifican son fundamentales en el logro
de este objetivo. Estas etapas son: recabar información, análisis de la información recabada
e integración del manual.

6.2 OBJETIVO GENERAL:

Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgánica y

funcional formal y real, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de
comunicación que permitan una funcionalidad administrativa de la empresa.

6.3 OBJETIVOS ESPECIFICOS:

• Definir la estructura orgánica formal y real de la institución que establezca los niveles
jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento
organizacional.

• Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades

administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc.

11
 • Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada interrelación entre las
unidades

Administrativas integrantes de empresa.

COMPETENCIA LABORALES DE LA

Denominación del cargo Gerente de gestión de archivo

Dependencia Dirección administrativa y financiero
Número de cargos 1
Nivel GERENCIAL

PROPOSITO PRINCIPAL
Trabajo que consiste en coordinar, dirigir y supervisar las actividades relacionadas con el
archivo de documentos de la Empresa.

Descripción de la función Frecuencia

O D S Q M
1. Administrar la documentación oficial a través de
mecanismos que garanticen el manejo expedito y
controlado de la correspondencia tanto su entrada x
como su salida, para mantener actualizado el
archivo
2. Supervisar que los documentos que ingresen al
área de archivo se contesten y turnen de manera x
inmediata a través de los trámites que les
correspondan con la debida discreción y eficiencia,

12
para asegurar su cumplimiento.
3. Dirigir una organización del archivo que permita
conservar permanentemente localizables los
documentos gestionados, a través del orden lógico x
de los antecedentes para garantizar su fácil
localización y consulta.
4. Atiende y resuelve problemas que se presenten
en el archivo.
x

5. Cumple con las normas y procedimientos en

materia de seguridad integral establecidos por la x
organización.
6. Cumple con las normas y procedimientos en
materia de seguridad integral establecidos por la x
organización.

7. Elabora informes periódicos de las actividades x

realizadas.
8. Elabora un reporte mensual para llevar un X
control de toda la documentación recibida y
turnada
10. Realiza inventarios de archivos, para la X
evacuación de expedientes inactivos y
documentos que han caducado.

COMPETENCIA

COMPETENCIA DEFINICIÓN DE LA CONDUCTA ASOCIADA

COMPETENCIA
 Pensamiento crítico En cualquier empresa surgen
problemas, ya sea como un evento
aislado o como parte de un mal
funcionamiento en el sistema. Un
buen gerente debe ser capaz de
resolverlos, analizando antes la
situación a fondo para comprender
sus causas y efectos.
Comunicación Para ser un líder se necesitan
buenas habilidades de comunicación.
Es tarea del gerente lograr que todos
sus colaboradores tengan claro sus
tareas y contribuir con el
cumplimiento de los objetivos de la
Aprender lo esencial de un
contenido, digamos de una
disciplina académica,
equivale a pensar hacia el
interior de la misma
disciplina.
La habilidad de saber cuándo
y a quién preguntar para
llevar adelante un propósito.
Es la capacidad de escuchar
al otro y comprenderlo.
Comprender la dinámica de

13
 empresa.
Creatividad Las empresas requieren de
colaboradores creativos que aspiren
siempre a innovar en sus labores
para así destacarse de la
competencia. Los primeros en
impulsar esa creatividad deben ser
los gerentes.
Iniciativa Es muy importante que un gerente
sepa reconocer las buenas
oportunidades de negocio y esté
dispuesto a asumir riesgos para
llevar a la empresa por un buen
camino. En muchas oportunidades
deberá asumir la iniciativa, aunque
esto implique tomar decisiones
difíciles
Autocontrol Un gerente debe ser capaz de
controlar sus emociones y evitar
reaccionar de forma negativa ante
cualquier tipo de provocación.
CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIO DE DESEMPEÑO)
•Documentación externa recibida y radica en forma idónea y técnica.
•Documentos clasificados diariamente en forma técnica, archivada por orden alfabético,
cronológico y numérico.
•Responsabilidades
•Disponibilidad para hacer las tareas que se le encarguen
CONOCIMIENTO BÁSICO
Administración de correspondencia y archivos, manejo de sistemas, bioseguridad, manejo de
contratos administrativos, logística, servicio al cliente.
REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
ESTUDIO
grupos y el diseño efectivo de
reuniones. Capacidad de
comunicar por escrito con
concisión y claridad.
Observar, descubrir y
analizar críticamente
deficiencias en distintas
situaciones para
definir alternativas e
implementar soluciones
Acertadas y oportunas.
Proteger los documentos y
tener gran conocimiento del
manejo de los diferentes
archivos que se manejan en
la empresa.
Establecer espacios
regulares de
retroalimentación y
reconocimiento del
desempeño y sabe manejar
hábilmente el bajo
desempeño
EXPERIENCIA
14
Magistrado en gesti9on de archivo Experiencia mínima de dos (5) años en
actividades similares

MANUAL DE FUNCIONES Y
COMPETENCIA LABORALES DE LA
EMPRESA PAN TOJARSE

Denominación del cargo AUXILIAR DE ARCHIVO

Dependencia Dirección administrativa y financiero
Número de cargos 1
Nivel operativo

PROPOSITO PRINCIPAL

Recibe, radica, organiza y entrega documentación requiere pro cada una de las áreas de
acuerdo con los procedimientos establecidos por la entidad para el manejo y administración de
la correspondencia interna y externa y el archivo administrativo.

Descripción de la función Frecuencia

O D S Q M
1. Recibir el material para archivar.
x

2. Identificar las carpetas donde va a ser archivado

el material. x

3. Suministrar expedientes y/o documentos a las

diferentes unidades, según la normatividad x
vigente.
4. Archivar en los expedientes y/o carpetas
correspondientes los documentos recibidos. x

15
5. Retirar e incorporar en los archivos, expedientes
y/o carpetas con documentos. x
6. Llevar el control de préstamos de expedientes
y/o documento. x
7. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea
asignada. x
COMPETENCIA DEFINICIÓN DE LA
COMPETENCIA
Honestidad Debido que algunos archivos
contienen en muchos casos la
garantía de derechos ciudadanos, las
cuales deben ser mantenidas en su
forma original.
Responsabilidad al manejar los documentos que
sirvan para fines probatorios tales
como actas de nacimiento, registro
notarial o que otorguen o nieguen
algo ya sean leyes, decretos o
documentos que sean de patrimonio
cultural
Creatividad Transformar y cambiar algunos
procesos con distintos métodos y
enfoques innovadores.
Sinceridad Cuando sea necesario brindar
información de algún documento
estar bien informado sobre este y no
dar información errónea
CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIO DE DESEMPEÑO)
•Responsabilidades.
CONDUCTA ASOCIADA
Establecer espacios
regulares de
retroalimentación y
reconocimiento del
desempeño y sabe manejar
hábilmente el bajo
desempeño.
Proteger los documentos y
tener gran conocimiento del
manejo de los diferentes
archivos que se manejan en
la empresa.
Observar, descubrir y
analizar críticamente
deficiencias en distintas
situaciones para
definir alternativas e
implementar soluciones
Acertadas y oportunas.
Estar informado de acuerdo a
los diferentes archivos que se
va a manejar al momento de
desplazar o dar información
de diferentes documentos.
16
•Disponibilidad para hacer las tareas que se le encarguen.
•Documentación externa recibida y radica en forma idónea y técnica.
•Documentos clasificados diariamente en forma técnica, archivada por orden alfabético,
cronológico y numérico.

CONOCIMIENTO BÁSICO

Administración de correspondencia y archivos, manejo de sistemas, bioseguridad, manejo de

contratos administrativos, logística, servicio al cliente.
Además de tener conocimiento en Técnicas y procedimientos de archivo, Técnicas y procedimientos
de oficina y mecanografía; Habilidades para: Seguir instrucciones orales y escritas, Clasificar
documentos, expedientes y otros.

REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIO EXPERIENCIA

TÉCNICO LABORAL EN AUXILIAR Un (1) año de experiencia progresiva en

ARCHIVÍSTICO. carácter operativo en el área de archivo y de
oficina.

MANUAL DE FUNCIONES Y
COMPETENCIA LABORALES DE LA
EMPRESA PAN TOJARSE

Denominación del cargo AUXILIAR DE CORRESPONDENCIA.

Dependencia Dirección administrativa y financiero
Número de cargos 1
Nivel operativo

17
 PROPOSITO PRINCIPAL

Recibe, radica, organiza y entrega documentación requiere pro cada una de las áreas de
acuerdo con los procedimientos establecidos por la entidad para el manejo y administración de
la correspondencia interna y externa y el archivo administrativo.

Descripción de la función Frecuencia

O D S Q M
1.Recibir y radicar documentación externa
x

2. Clasificar diariamente documentos de acuerdo a x

estándares sugeridos por jefe inmediato.

3. Organizar documentación en archivo por orden

alfabético, cronológico y numérico. x

4. Ubicar y entregar documentación requerida por

áreas organizacionales. x

5. Cumplir con las responsabilidades definidas en

el manual de procesos de forma precisa y x
adecuada
6. Cumplir con los estándares administrativos, de
calidad y servicio definido por la jefatura del área x

COMPETENCIA

COMPETENCIA DEFINICIÓN DE LA CONDUCTA ASOCIADA

COMPETENCIA
Creatividad Cambiar y transformar procesos con
métodos y enfoques innovadores
Observar, descubrir y
analizar críticamente
deficiencias en distintas
situaciones para
definir alternativas e
implementar soluciones
Acertadas y oportunas.

18
Responsabilidad al manejar los documentos que
sirvan para fines probatorios tales
como actas de nacimiento, registro
notarial o que otorguen o nieguen
algo ya sean leyes, decretos o
documentos que sean de patrimonio
cultural
Honestidad Los archivos contienen en muchos
casos la garantía de derechos
ciudadanos, las cuales deben ser
mantenidas en su forma original.
Sinceridad al momento de dar información de
algún documento estar bien
informado sobre este y no dar
información errónea
Actitud positiva al hacer una actividad que beneficie
la conservación restauración y
mantenimiento de los documentos
Proteger los documentos y
tener gran conocimiento del
manejo de los diferentes
archivos que se manejan en
la empresa.
Establecer espacios
regulares de
retroalimentación y
reconocimiento del
desempeño y sabe manejar
hábilmente el bajo
desempeño
Estar informado de acuerdo a
los diferentes archivos que se
va a manejar al momento de
desplazar o dar información
de diferentes documentos.

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIO DE DESEMPEÑO)

•Documentación externa recibida y radica en forma idónea y técnica.
•Documentos clasificados diariamente en forma técnica, archivada por orden alfabético,
cronológico y numérico.
•Responsabilidades
•Disponibilidad para hacer las tareas que se le encarguen

CONOCIMIENTO BÁSICO

Administración de correspondencia y archivos, manejo de sistemas, bioseguridad, manejo de

contratos administrativos, logística, servicio al cliente.

REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIO EXPERIENCIA

TÉCNICO LABORAL EN AUXILIAR ARCHIVÍSTICO Experiencia mínima de dos (2) años en

actividades similares

19
 7.0 ASPECTOS ECONÓMICOS

Los recursos económicos que necesita la empresa para poder implementar el programa de
gestión documental están clasificados por divisiones en los cuales se brindará una
descripción clara y detallada, a continuación se dará información del dinero o los materiales
ya antes mencionados:

7.1 ASPECTO TECNOLÓGICO

1 Computador
Presupuesto= $ 1.000.000

7.2 APECTOS DE LIMPIEZA

Borrador nata
Brocha
Cinta
Celulosa
Presupuesto= $ 100.000

7.3 ASPECTO INFRAESTRUCTURA

2 Estantes
Presupuesto= $60.000

20
 8.0 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS EQUIPO DE TRABAJO
CARGO CANTIDAD ACTIVIDADES
 Administrar la documentación oficial a través
de mecanismos que garanticen el manejo
1
 Expedito y controlado de la correspondencia
tanto su entrada como su salida, para mantener
actualizado el archivo.
JEFE DE ARHIVO
 Supervisar que los documentos que ingresen al
área de archivo se contesten y turnen de manera
inmediata a través de los trámites que les
correspondan con la debida discreción y
eficiencia, para asegurar su cumplimiento.
 Dirigir una organización del archivo que
permita conservar permanentemente
localizables
 Los documentos gestionados, a través del orden
lógico de los antecedentes para garantizar su
fácil localización y consulta.
1  Apoyar técnicamente el proceso de trámite de
documentos de archivo.
AUXILIAR DE
 Realizar las operaciones técnicas de
ARCHIVO
organización de documentos de archivo.
 Instalar físicamente los documentos de archivo
en las unidades de conservación e instalación de
acuerdo con las normas archivísticas.
 Buscar y recuperar documentos de archivo
requeridos por el usuario.
 Apoyar técnicamente el proceso de
transferencias documentales
AUXILIAR DE 1  Recibir y radicar documentación externa.
CORRESPONDENCIA DE  Clasificar diariamente documentos de acuerdo a

21
ARCHIVO estándares sugeridos por jefe inmediato.
 Organizar documentación en archivo por orden
alfabético, cronológico y numérico.
 Ubicar y entregar documentación requerida por
áreas organizacionales.

9.0 ASPECTOS INFRAESTRUCTURA

La empresa ´´pan tojarse ´´ para la implementación de archivo se acondicionara un lugar el
cual cumpla con todas las condiciones para la conservación de los diferentes documentos
que se manejaran en la empresa.

10 RECURSOS TECNOLÓGICOS
La empresa pan tojarse para registrar, radicar y apoyar el seguimiento y control del proceso
de gestión documental por medio de reportes que permiten analizar dicho proceso; en temas
de gestión documental y contenidos empresariales con un enfoque de ECM (Enterprise
Content Management), que garantice la gestión de contenido en documentos físicos,
documentos electrónicos, correo electrónico, fax, imágenes, vídeo, voz, etc.

Donde para el funcionamiento de este recurso se necesitara un computador como medio

principal para el desarrollo de esta.

22
 11 CONSERVACIÓN PREVENTA DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

FORMACION ESPECIFICA DE PROCEDIMIENTOS

Actividad Descripción RESPONSABLE Registros Sistema de
Dependencia o unidad Cargo y/o información o
de gestión Puesto de aplicativos
trabajo informáticos
Recepción Conjunto de operaciones de Unidad Nacional de Jefes y Informe de Documento
de verificación y control que una Archivo Coordinador actividad en Microsoft
documentos institución debe realizar para la Unidades de es Word
admisión de los documentos que Archivo de Sede de Archivo
son remitidos por una persona División Nacional de
natural o jurídica. Salud Ocupacional
  Secretarías de Sede
de Presencia
Nacional
Distribución Establecer los criterios y los Unidad Nacional de Jefes y Informe de Documento
de formatos de descripción de los Archivo Coordinador actividad en Microsoft
documentos distintos tipos de documentos y Unidades de es Word
agrupaciones documentales en la Archivo de Sede de Archivo
base de datos documental del División Nacional de
Archivo General (AG), teniendo Salud Ocupacional
en cuenta su adecuación a las Secretarías de Sede
reglas de descripción archivística de Presencia
de ámbito nacional e Nacional
internacional y con el objetivo
último de facilitar la
identificación, gestión,
localización y acceso de los
documentos, así como de
informar sobre su contexto de
creación y accesibilidad.
Disposición Decisión resultante de la Unidad Nacional de Jefes y Informe de Documento
final valoración hecha en cualquier Archivo Coordinador actividad en Microsoft

23
 etapa del ciclo vital de los Unidades de es Word
documentos, registrada en las Archivo de Sede de Archivo
tablas de retención y/o tablas de División Nacional de
valoración documental, con miras Salud Ocupacional
a su conservación total, Secretarías de Sede
eliminación, selección y/o de Presencia
reproducción. Nacional

12 AREA DE GESTION DE DOCUMENTOS

Es la oficina que se encarga de recoger, recibir, radicar, registrar, distribuir, conservar y

recuperar todos los documentos que se generan en la panadería o que llegan a ella y
ponerla en manos de los interesados. Además es la encargada de expedir las constancias y
certificaciones laborales que requiera algún colaborador de nuestra organización. Los
documentos activos son las copias que reposan en el Área de Gestión de Documentos de
todas las comunicaciones internas, los comprobantes de entrega, los originales de las
disposiciones legales y los actos administrativos en cuanto se producen.

Las copias se organizarán por orden de serie de la misma manera que debe estar en cada
uno de los archivos de gestión ya que el orden consecutivo quedará consignado en la base
de datos así como el código de serie respectiva para su posterior recuperación.

12.1 RECEPCION
Consiste en recibir y revisar las comunicaciones legales que llegan, procedentes de las
dependencias, apartados, oficinas de correo, fax y la que es entregada directamente. Debe
constatarse que cumpla con las normas ICONTEC para lo interno, así como requisitos de
firma, anexos, número exacto de copias. Si es externo deberá verificarse que el destinatario
pertenezca en efecto a la Papelería, se debe marcar la guía externa con nombre del receptor
y sello institucional.

Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal de la organización, será recibida

siguiendo los siguientes pasos:
24
  Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información.
 Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
 Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.

12.2 REGISTRO
Los documentos deben ser registrados para obtener seguridad del trámite cuando sea
requerido, para facilitar su recuperación y para dejar constancia de la entrega. Una vez que
es entregada la correspondencia, el Jefe de Gestión Documental, registrará en el Sistema de
Administración de Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo
que emite el sistema en la copia de la correspondencia enviada. Anexos final del Capítulo;
Registro de Correspondencia Recibida y Registro de Correspondencia Despachada.

12.3 ENTREGA
La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad del funcionario Jefe
de la Oficina de Correspondencia en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado
al departamento, quien entregará el documento original en el departamento de destino y
hará sellar la copia del mismo.

12.4 CONSERVACION
La conservación en el Área de Gestión de Documentos, como uno de los compromisos
fundamentales de la función archivística, utilizará unidades adecuadas para correcta
preservación de los documentos en el tiempo. La necesidad de supervivencia de un
documento deberá ser por un período de 5 años dentro de la Tabla de Retención

25
Documental, se procederá a aplicar la debida depuración que consiste en la eliminación de
documentos no pertinentes como copias de originales en un mismo paquete, borradores de
sustentación, retiro de gachos y otros elementos metálicos que activen el deterioro del papel
utilizado en la impresión, fotocopiado de faxes para evitar la desaparición del texto entre
otros.

12.5 ORGANIZACION

1. Clasificación documental. “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y

establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y
subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad”.

•Identificación de unidades administrativas y funcionales.

•Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia.

•Conformación de series y subseries documentales.

•Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo valoración y de los

documentos de apoyo.

•Control en el tratamiento y organización de los documentos.

26
 13 LIMPIEZA PARA AREAS Y DOCUMENTOS DE ARCHIVO

1. Condiciones previas al proceso

El trabajo se organiza de acuerdo con el Plan de Acción que se desarrolla anualmente,

“Recuperación y Conservación del Patrimonio Documental”, teniendo en cuenta los
objetivos específicos de intervención física de la documentación y el establecimiento de
políticas y metodologías de trabajo en materia de conservación.

Para el mantenimiento del acervo del Archivo se llevan a cabo actividades de:

• Diagnóstico documental

• Monitoreo y control de condiciones ambientales

• Monitoreo y control de biodeterioro en depósitos y áreas de trabajo

• Limpieza y desinfección de unidades.

2 Procedimientos antes de iniciar la jornada

•En los procedimientos se incluyen actividades donde se puede desarrollar el tema en

acciones de sensibilización, capacitación, asistencia técnica, normalización, publicaciones e
investigaciones y estudios que se enfocan en la caracterización de materiales y el control
del biodeterioro.

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•Los procedimientos se desarrollan en el marco del sistema integrado de conservación, esta
metodología es aplicada en el manejo de archivos, se basa en la implementación de
estrategias y procesos que se aplican en el flujo documental que se presenta en las
diferentes áreas de la entidad acorde con el sistema de archivos.

•Implica crear estrategias para garantizar la integridad física y funcional de soportes,

durante el proceso archivístico que abarca desde la emisión de los documentos, la
conservación o retención hasta la disposición final en un archivo histórico.

3. Metodología para el procedimiento de limpieza masiva de documentación

En el Patrimonio Documental los principales programas que se desarrollan son los

siguientes:

Se garantiza el adecuado mantenimiento documental mediante;

• Aplicación de normas administrativas.

• Uso de materiales adecuados

• Adopción de medidas específicas en edificios y locales

• Sistemas de almacenamiento y depósito

• Uso de unidades de conservación adecuadas

• La adopción de prácticas de manipulación y mantenimiento de áreas.

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 14 GLOSARIO.
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso
de su gestión.
ACHIVO CENTRAL: Agrupa documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la
entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto
de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: Establecimiento público encargado de formular,
orientar y controlar la política archivística a nivel nacional. Es el organismo de dirección y
coordinación del sistema Nacional de Archivos.
ARCHIVO HISTORICO: A él se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo
de conservación permanente.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o
integración a un archivo permanente.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico mediante el cual se identifican y
establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de
acuerdo a la estructura orgánico- funcional de la entidad.
COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas,
los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los
archivos.
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas correctivas o preventivas,
adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar
su contenido.

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CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de
conocer la información que contienen.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de
sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para su gestión o la
investigación.
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquier etapa
del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo
dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario.

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Es la destrucción de los documentos que han perdido su

valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen
de relevancia para la ciencia y la tecnología.
EXPEDIENTE DOCUMENTAL: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que
constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos
generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo
asunto.
FONDO DOCUMENTAL: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte
de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una
institución o persona.
INVENTARIO DOCUMENTAL: Es el instrumento que describe la relación sistemática y
detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede
ser esquemático, general, analítico y preliminar.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas
series en el orden previamente acordado.
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Conjunto de acciones orientadas a la
clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de
los procesos archivísticos.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo,
histórico o cultural.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos en las instituciones, en
cumplimiento de sus funciones.
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona
natural o jurídica.
RETENCIÓN DOCUMENTAL: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben
permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de
retención documental.

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SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de
sus funciones específicas.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Instrumento archivístico esencial que permite la
racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades, estas, deben ser
elaboradas y adoptadas para la implementación del Programa de Gestión documental, siguiendo Las
etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002.

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