Versión: 01

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL TOLIMA
CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS Fecha: 16/04/2017

PROGRAMA DE FORMACION: TECNÓLOGO EN GESTION EMPRESARIAL

COMPETENCIA: INTERVENIR EN EL DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS DE

MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL QUE SE DERIVEN DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA

CODIGO: 210601003 CODIGO FICHA: 1367772

APRENDIZ: _____________________________________________________________

IDENTIFICACION: _____________________FECHA: ____________________________

Actividad Conceptual:

Respetado Aprendiz: a continuación, se le solicita leer, comprender, definir con sus

propias palabras los siguientes términos: Empresa, compañía, entidad, institución con
ánimo de lucro e institución sin ánimo de lucro, Cultura de la Unidad administrativa, Metas,
Eficacia, Eficiencia, actividad Económica y Recursos.

R/
1. Empresa: Es una organización o institución, que tiene como fin producir o prestar un bien
o servicio con el fin de obtener utilidades.

2. Compañía: Se le llama compañía a la unión o sociedad de diversas personas que se unen

para un mismo fin.

3. Entidad: Es la asociación de personas de cualquier tipo, en especial la que se dedica a

una actividad laboral.

4. Institución con ánimo de lucro: Es el resultado de la asociación de una o más personas

jurídicas para realizar actividades con el fin de obtener una ganancia individual o una ventaja.

5. Institución sin ánimo de lucro: Es el resultado de la asociación de una o más personas

para realizar actividades en beneficio de terceras personas o comunidad en general, cabe
resaltar que esta institución u entidad no persiguen el reparto de utilidades entre sus
miembros.

6. Cultura de la Unidad administrativa: Es una idea en el campo de los estudios de las

organizaciones y de gestión que describe la psicología, las actitudes, experiencias, creencias
y valores (personales y culturales) de una organización.

7. Metas: Es un término con el que se le conoce a los objetivos o propósitos que por lo
general una persona se plantea en la vida cotidiana.

8. Eficacia: Es la capacidad de lograr algo que se desea o espera, es lo necesario para

alcanzar o lograr los objetivos propuestos.

9. Eficiencia: La eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un

mismo objetivo.
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10. Actividad Económica y Recursos: La actividad económica permite la generación

de riqueza dentro de una comunidad (ciudad, región y país) mediante la extracción,
transformación y distribución de los recursos naturales o bien de algún tipo de servicio y
recurso.

Actividad 1: Investiga sobre: Teorías administrativas y su evolución. Realice un cuadro

comparativo de las teorías consultadas.
R/:

Actividad 2: Concepto de GESTION ADMINISTRATIVA, características, estructura, etc.

Actividad 3: Indaga y escribe sobre los principios administrativos, áreas funcionales de

la organización y participa en la mesa redonda para la comprobación de la lectura.

R/: Concepto del Proceso Administrativo

Es la manera como el área administrativa de la empresa, aplica el manejo de un conjunto
de actividades en forma sincronizada en sus diferentes niveles para alcanzar la
visión, misión y objetivos trazados por los empresarios.
Elementos que lo componen:
 Planeación
 Organización
 Dirección
 Control

1. La Planeación:
Es la base fundamental del proceso administrativo, ya que en ella la empresa
predetermina las actividades a desarrollar y los resultados que se deben obtener en las
operaciones de un futuro deseable, posible y probable.

2. La Organización:
El ordenamiento de todas y cada una de las áreas de la empresa es una de
las funciones principales que le atañe a la administración en forma permanente, porque
con ello es muy seguro lograr los resultados que se esperan.
Para organizar se necesita saber utilizar los espacios, el tiempo, el trabajo, los recursos
humanos y los recursos financieros.

3. La Dirección:
El liderazgo asumido por una persona, que mediante la coordinación y guía delega en
otras personas: tareas, funciones y en particular, el trabajo para desarrollarlo con
responsabilidad y cumplimiento motivados, por alcanzar los objetivos como un equipo
organizado.

4. El Control:
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Es quizás uno de los elementos más importantes del proceso administrativo, ya que nos
permite estar pendiente e informado de todos los pasos que se dieron, se están dando y
se van a dar, dentro de la estructura interna y externa de la empresa, hasta el punto de
ser tomado como modelo japonés, llamado control de calidad total y que posteriormente
fue implementado en el resto del mundo.

AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA:

Las áreas funcionales de la empresa son las diversas actividades más importantes de la

empresa, ya que por ellas se plantean y tratan de alcanzar los objetivos y metas.
Generalmente una empresa está formada por lo menos 5 áreas funcionales básicas
(dirección, administración, ventas, producción y contabilidad y finanzas), pero puede
estar formada por muchas más (investigación, recursos humanos, estrategia, etc)
El número de áreas funcionales en las pequeñas empresas se simplifican y se integran
unas dentro de las otras.

 Área de dirección: área imprescindible, considerada la cabeza de la empresa.

Lleva el timón de la empresa, establece los objetivos y la dirige hacia ellos. Está
relacionada con el resto de áreas funcionales, ya que es quien las controla todas
las áreas de trabajo que se encuentran en la empresa.

 Área de administración: relacionada con el funcionamiento de la empresa. Es la

operación de negocio en sentido general, desde contrataciones, pagos a personal.
Por lo general es el emprendedor o empresario quien se encarga de esta área
funcional. Está relacionada con otras áreas como recursos humanos.

 Área de ventas: orientada al exterior. En esta área se plantean las estrategias que
la empresa seguirá en el área del marketing, los mercados donde la empresa
opera, los segmentos de mercado, el ciclo de vida de los productos, diseño de
nuevos productos para la ganancia de dinero.

 Área de producción: área donde se llevan a cabo la producción de los bienes que
la empresa comercializará después a los centros, mercados, tiendas de venta.

 Área de contabilidad y finanzas: reglamentario para todas las empresas, ya que

es obligatorio que lleven un registro contable. Tendrá en cuenta todos los
movimientos de dinero, tanto dentro como fuera de la empresa, que también en
algunas veces pueden estar almacenadas en bancos o en una caja fuerte.

Actividad 4: A partir de la consulta realizada en formación, establece cuales son las

actividades que se deben realizar en cada una de las etapas de la función administrativa
(Planeación, organización, Dirección y Control).
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Actividad 5: Desarrolle una infografía que exponga el tema y será socializado “Entorno
Global y Gestión del Entorno”. METODOLOGÍAS PARA EL DIAGNÓSTICO DE LOS
PROGRAMAS DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA, Recursos y tipos de recursos,
Cultura organizacional.

Actividad 6: Elabora el concepto de:

R/:
1. Misión:
2. Visión:
3. Objetivo:
4. Políticas:
5. Estructura organizacional:
6. Manual de funciones:
7. Procesos:
8. Procedimientos:

Actividad 7: A partir de la conceptualización de la estructura organizacional elabora la

estructura orgánica ten en cuenta elaborar dos tipos de departamentalización,
necesariamente una debe ser por departamentalización funcional y la otra de acuerdo
con la característica de la organización, aplicar en la PYME del proyecto formativo.

Actividad 8: En los grupos asignados en el archivo de Excel adjunto, Preparar

exposición lúdica y evaluativa sobre

- Tema 1: Liderazgo, Concertación, concepto y características de la

coordinación.
- Tema 2: Plan de mejoramiento empresarial y Plan Estratégico
- Tema 3: Plan Táctico y operativo
- Tema 4: Plan de contingencia.

Actividad 9: Conceptualizar:

-Estándares de calidad:

-Estrategia:

-Elementos de la estrategia: niveles, misión, visión, objetivos, metas, políticas, etc.

-Análisis estratégico: externo e interno:

-Formulación y selección de estrategias:

-Modelo de direccionamiento estratégico:

-Modelos de análisis estratégico:

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Actividad 10: Realiza un ensayo de 3 hojas sobre: auditoría de sistemas de gestión.

-concepto, tipos, objetivos, justificación, controles, estudio preliminar, revisión y
evaluación de controles y seguridades, informe de resultados, evaluación de la seguridad
de los sistemas de información, importancia de la información.

R/:

AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN.

Para iniciar cabe aclarar que la Auditoria de Sistemas de Gestión es un conjunto

interrelacionado de elementos (como registros, procedimientos, formatos e instrucciones,
etc.), mediante los que la organización planifica, ejecuta y controla determinadas
actividades orientadas a conseguir los objetivos que ha definido.
De este modo puede tomarse un sistema de gestión como un mapa o una guía que explica
cómo se gestiona la empresa: definiendo cuál es su estructura organizativa, cuáles son sus
procesos y sus procedimientos clave del negocio respecto al ámbito al que hace referencia
el sistema en cuestión (calidad, medio ambiente, prevención de riesgos laborales, etc) y
quién asume las responsabilidades de dichos procesos y procedimientos.
Además de lo anterior, Según el Ing. Hugo González asegura que “Las normas o estándares
internacionales que establecen las pautas para implantar en una organización diferentes
sistemas de gestión, tales como ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, son el resultado de
una actividad encaminada a poner en aplicaciones repetitivas que se desarrollan en el
ámbito de la industria, la tecnología, la ciencia y la economía”.

Por otro lado, ante la existencia y la aplicación de múltiples estándares de gestión resulta
conveniente para las organizaciones establecer un SIG mediante la integración de tales
sistemas de gestión, con el objetivo de relacionar los esfuerzos, los recursos, y los costos
destinados a la optimización de la gestión de la organización. Algunas ventajas de la
integración de sistemas son: La simplificación de los requerimientos del sistema, Mejora
de la efectividad y eficiencia de la organización, Reducción de los conflictos, Reducción de
costos, Reducción de la documentación y la optimización; Y respecto a las desventajas,
destacan las dificultades para encontrar denominadores comunes, o la desaparición de la
propia identidad de cada sistema.

El alcance de la auditoría no debe limitarse a una mera inspección documental y de

registros. En un ambiente relajado, tanto el auditor como el auditado deberían analizar cada
una de las prácticas auditadas, los resultados obtenidos hasta la fecha y las posibilidades
reales de mejora. La auditoría no debe ser considerada como una inspección fiscal, sino
más bien debe ser entendida como la oportunidad de hablar directamente con los
trabajadores y que ellos cuenten sus impresiones directas sobre el procedimiento que se ha
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auditado. Dado que éstos son los que se encuentran trabajando diariamente en las distintas
tareas que comprenden a todo SIG.

Según la página web “Calidad y Gestión” en la publicación del 15 de Julio de 2014 en

donde dice que ”Adicionalmente esta auditoría tiene una serie de Normas de referencia
en auditoría de sistemas integrados que pueden utilizarse a la hora de planificar y realizar
una auditoría interna:
° Directrices para auditorías: La Norma ISO 19011 “Directrices para la auditoría
medioambiental y de calidad” tiene por objetivo dar repuestas a lo requerido por
diferentes organizaciones en cuanto a homogeneizar auditorías en materia de gestión de la
calidad y del medio ambiente, reduciendo plazos y costos, así como evitar incongruencias
entre las auditorías de ambos sistemas.
° Normas de referencia en distintos ámbitos: Entre las normas más utilizadas en
auditoría de Sistemas integrados se pueden mencionar a la norma sobre gestión de la
calidad ISO 9001, la Norma ISO 14001:2004 que define los requisitos para Sistemas de
Gestión Ambiental, y la OHSAS 18001 destinada a ayudar a las organizaciones a
identificar, priorizar y gestionar la salud y los riesgos laborales como parte de sus prácticas
normales del negocio. Todas esta normas son totalmente de la calidad, de la salud y
seguridad ocupacional y del medio ambiente”.

La Psicología de la auditoría nos habla de la importancia de conocer que en estas

auditorías se auditan sistemas, y no personas, la auditoría se basa en hechos que constituyen
evidencias objetivas. Pero aun teniendo presente estos conceptos, como en las auditorias
participan seres humanos con características individuales en cada persona, también se debe
considerar que: El auditado puede sentirse criticado personalmente por las preguntas del
auditor y reacciona a la defensiva.

Existen hasta el momento 3 tipos de auditorías de las cuales se encuentran basadas en

relación con el auditor y el auditado. En este caso, hablamos de Auditoría de terceros, de
segunda parte y de primera parte.
Las Auditorías de Primera Parte son las auditorías internas, es decir, llevadas a cabo por
el mismo personal de la empresa que dedica su tiempo a establecer una auditoría que valora
el Sistema de Gestión de Calidad interno a la organización a la que pertenece. Las
auditorías ISO 9001 verifican que la organización cumple con los requisitos establecidos,
para llevar un autocontrol o un auto seguimiento a la hora de establecer un Sistema de
Gestión de Calidad. En casi todas las organizaciones grandes suelen utilizar las auditorías
internas que, centran su atención en la búsqueda de problemas, o lo que es lo mismo revisar
qué pueden estar causando alguna dificultad o que pueden estar disminuyendo la calidad de
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un producto o servicio, además de todos los procesos que se pueden mejorar. Además
existen auditorías internas que tiene como enfoque revisar todos los procesos intentando
detectar las oportunidades de mejora para tentar la eficacia de los sistemas de gestión.

Las Auditorías de Segunda Parte son aquellos casos en los que la empresa tiene que
garantizar que sus proveedores cumplan con los requisitos preestablecidos entre ambas
partes en el contrato. En este caso lo que se intenta evaluar con la auditoría es la relación
entre el cliente y el proveedor por tanto el objetivo es muy diferente. Las auditorías se
pueden llevar a cabo en el mismo lugar de trabajo del proveedor auditado si es que se está
intentando evaluar el proceso interno que sigue el proveedor pero también se puede llevar a
cabo en otros lugares fuera de las instalaciones del proveedor, cuando se intenta revisar la
documentación que ha requerido el proveedor. Se puede trabajar una auditoría de calidad
con el fin de verificar si el proveedor se encuentra respetando lo acordado.

Las Auditorías de Terceros pueden ser de tres tipos: Auditoría de certificación,

Mantenimiento de las auditorías ya realizadas y Auditorías de recertificación: en este caso
una organización contrata una organización externa para llevar a cabo la auditoría. Todo
este con el objetivo de certificar que el Sistema de Gestión de Calidad que se ha implantado
en la empresa contratante cumple con todos los requisitos de la norma, tomando como
referencia que en este caso podría ser la norma ISO 9001, la empresa externa que se dedica
a llevar a cabo auditorías de los Sistemas de Gestión de Calidad se suele llamar organismos
de certificación u organizaciones registradoras ya que otorgan a la empresa a la que auditan
la certificación en el caso de que procedan.

Según Roberto González Peralo Contador, “La Auditoría de Gestión es una herramienta
fundamental para medir y evaluar la correcta utilización de los recursos a través de
indicadores universales como eficacia, eficiencia y economía. Es necesaria como una
herramienta que permita poner al descubierto las deficiencias que producen efectos
negativos en la gestión de las entidades, cuantificar los errores administrativos que se estén
cometiendo y determinan las causas que la originan para poder corregirlos de manera
eficaz, generando en la empresa un saludable dinamismo que la conduce exitosamente
hacia las metas propuestas”.

Para agregar, estas auditorías cuentan con un estudio o etapa preliminar que tiene como
objetivo identificar y sentar las bases sobre las cuales se llevara a cabo un examen de
estados financieros, en conclusión el motivo de la etapa o estudio preliminar, es obtener un
conocimiento general del objetos de la organización, de sus principales características, su
funcionamiento interno y del medio externo en que se desenvuelve, con el fin de determinar
que programas y procedimientos de auditorías se ajustan más a la entidad, cantidad de
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auditores a emplear, tiempo estimado de ejecución y determinar el costo para reformular el

presupuesto de auditorías.

Por otro lado, podemos encontrar otros conceptos de procesos que se encuentran o están
relacionados con la auditoría de los Sistemas de Gestión, uno de estos conceptos es la
Revisión y Evaluación de los Controles de Seguridad es o son los responsables de los
sistemas, que usan los distintos departamentos o áreas de negocio, deben conocer los
riesgos derivados de una inadecuada gestión de Sistemas y los beneficios generados por
una gestión óptima. La Evaluación de Controles de Seguridad evalúa aspectos como: La
fiabilidad, la dependencia de los sistemas y las medidas tomadas para garantizar su
disponibilidad y continuidad, la seguridad de los entornos y sistemas, la garantía de calidad
de los sistemas de información, entre otros.

El Informe de Resultados vela por la verificación de:

° Los controles en el procesamiento de la información, el desarrollo de sistemas e
instalación con el objetivo de evaluar su efectividad y representar recomendaciones de la
gerencia.
° Los controles y juzgar información.
° El proceso de recolección y evaluación de evidencia para determinar si es un sistema
automatizado.
° La integridad de información precisa de los datos, consumes recursos y los utiliza
adecuadamente, eficientemente en el procesamiento de la información.
° La validez de la información y por último verificar la efectividad de los controles
establecidos.

La Evaluación de la Seguridad de los Sistemas de Información tienen como fin evaluar la

seguridad de los sistemas, además de desarrollar un sistema de seguridad en el que se planea,
organiza, coordina. Dirige y controla actividades relacionadas para garantizar la integridad física de
los recursos implicados en el departamento informático. Así como el resguardo de los activos de la
empresa.

Es importante resaltar que mediante el proceso continuo de mejoramiento que implementan las
empresas, cuenta con las siguientes “fases”: La investigación Preliminar, Análisis del Sistema,
Diseño del Sistema, Desarrollo del Sistema, Implementación del sistema y Mantenimiento del
Sistema.

La importancia de la información es un recurso vital, producido por los sistemas de información

ya que son un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades
de una empresa o negocio, con el fin de obtener beneficios como lo son los avances tecnológicos,
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la producción de información relevante del negocio y el entretenimiento y soporte adecuado que

asegure su correcta utilización

“SOMOS LO QUE HACEMOS DIA A DIA; DE MODO QUE LA EXCELENCIA NO ES UN ACTO,

SINO UN HABITO” ARISTOTELES

OBSERVACIONES:______________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
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JUICIO EVALUATIVO: CUMPLE____ NO CUMPLE____

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FIRMA APRENDIZ FIRMA INSTRUCTOR