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Manual de Procedimientos Economato-lina Gomez

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Sistema de Gestión de Calidad

Servicio Nacional de Aprendizaje Regional Caldas. Centro de Comercio y Servicios. Escuela gastronómica “ Paisaje Cafetero” MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Versión: 001 Código: Página 1 de 9

1. PRESENTACIÓN Este manual es una herramienta que permite documentar el proceso de almacenamiento seguro, organizado y controlado de las materias primas e insumos utilizados en las cocinas. Para su realización fueron tenidas en cuenta las recomendaciones básicas del las Buenas Prácticas de Manufactura, así como los lineamientos y normas técnicas actuales relacionadas con cada uno de los alimentos almacenados. En cuanto a la forma del sistema de documentación se tuvo en cuenta las norma ISO 9001, SGC. 2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL Implementar, documentar, mantener y mejorar continuamente los procesos requeridos en el almacenamiento de los productos suministrados para el desarrollo de alimentos, con el fin de garantizar el control de las actividades desarrolladas en el almacén y la prestación de un servicio rápido y oportuno al usuario. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Establecer e implementar los procedimientos de recibo y despacho de productos con el fin de contribuir a desarrollar procesos de calidad en la formación profesional integral. • Establecer e implementar los procedimientos de organización y conservación de productos con el fin de mantener integralmente los

Cocinera Lina María Gómez Eastman

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productos, mejorar tiempos y movimientos, hacer entregas reducir mermas, bajas y mejorar costos de producción •

oportunas,

Establecer e implementar el procedimiento de devoluciones y rechazos, de mercancías con el objeto de identificar producto no conforme, controlar proveedores y retroalimentar el proceso de compras. Establecer e implementar el procedimiento del programa de inventarios para el manejo y control de existencias, verificar mínimos y máximos y garantizar oportunidad en la entrega de productos. ALCANCE

3.

El manual esta diseñado para el almacenamiento de los productos utilizados en el proceso de Alimentos y Bebidas. 4. RESPONSABILIDAD: Todas las actividades están a cargo del Auxiliar del Almacén de A&B, Jefe de Servicios de A&B y/o Auxiliar de A&B, Instructores, Aprendices

5.

GLOSARIO DE TERMINOS de de

REFRIGERACIÓN Eliminar calor natural de los alimentos para retardar procesos transformación y cambio y mantener por cortos tiempos condiciones conservación mediante rango de temperatura de 0 a 4 grados C CONGELACION Mantener almacenados alimentos por periodos de mediante rango de temperatura de 12 a 18 grados C

conservación

largos

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ALMACENAMIENTO Mantener en un lugar cierta cantidad de mercancía conservación y despacho

para su custodia,

LOGÍSTICA Proceso de integración de todas las tareas necesarias para el manejo eficiente y oportuno de mercancías. Incluye actividades de transportación y almacenamiento, combinadas con otras responsabilidades como compras, control de inventarios, manipulación de carga, empaques, identificación, localización y selección de lugares de operación y servicio al cliente RECEPCIÓN Acción de recibir. Es el proceso de aceptar o admitir bodega o almacén. material dentro de una

INVENTARIO Registro enumerado y valorizado de los productos almacenados. PLANEACIÓN Acción de organizar. Conjunto de instrucciones adoptadas para la ejecución de un proyecto. ABASTECIMIENTO Suministrar lo necesario para llevar acabo una actividad

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6. DESARROLLO: RECEPCION DE ARTICULOS – INVENTARIO - ALMACENAMIENTO : ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Pasa al Almacenista la orden de compra (por Jefe de servicios de N/A proveedor) con los soportes, con la cual él debe A&B revisar y recibir los artículos pedidos al proveedor. Recibe mercancías, inspecciona, aprueba que el Almacenista de A&B Firma de aprobado producto comprado cumpla con los requisitos en la factura especificados en la orden de compra, fecha de vencimiento, etc., mediante firma en la factura. Registra la entrada al inventario Almacenista de A&B Inventario (Entradas y salidas) Clasifica, almacena sin mezclarse, de acuerdo al producto, fecha de vencimiento, rotación, en los sitios correspondientes, los cuales deben permanecer limpios: Almacenista de A&B Inventario Cava de congelación: Cárnicos y productos (Entradas y salidas) congelados y/o a congelar (empanadas, papa a la francesa, pulpas de fruta, verduras congeladas, carnes porcionadas, pescados, pollo, mariscos, sobrantes de cocina, helados , entre otros) Cava de refrigeración: Frutas, verduras, quesos, panes, lácteos , algunas salsas y vinos, sobrantes de comida. Almacén A&B: Bebidas, productos secos, semi-

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ACTIVIDAD secos, salsas, vinos, implementos desechables, etc.

RESPONSABLE de aseo, jefe A&B

REGISTRO

Entrega factura con orden de compra y soportes a contabilidad, con visto bueno del Administración de centro (Diana Lorena) Hace al proveedor la respectiva Devolución o Reclamo, por producto o servicio, en el caso que no cumpla con las especificaciones detalladas en la Orden de Compra (Estado de Mercancía, Cantidad, Descripción), y a la vez hace el seguimiento de la eficacia de la atención a dicha situación, registrando el /los inconvenientes en el formato de “Devolución o Reclamación” RECOMENDACIONES GENERALES:
• • Programe sus pedidos a tiempo

Planilla de entrega de facturas a contabilidad Formato de “Devolución o Reclamación”

Almacenista De A&B

Si necesita relacionar algún producto para realizar una solicitud de compra, debe tener muy claro el elemento a pedir.

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RECEPCIÓN
Objetivo: Garantizar la calidad y cantidad de los productos recibidos por el almacén. Alcance: Abarrotes, carnes y productos cárnicos, empaques, frutas y verduras, lácteos, licores, Inicio bebidas, condimentos y aditivos.

Revisar documentos Proveedor

Ver orden de remisión del proveedor Lista de pedido / orden de compra

Devolver no conformes

NO
Cumple?

SI

Verificar cantidad solicitada

NO

Devolver no conformes

Cumple?

NO

SI

Realizar control de calidad

Ver fichas técnicas

NO Registrar nota de devolución

Rechazar

Cumple?

SI

Recibir

Almacenar por categorías

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Fin

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ABASTECIMIENTO ALMACEN
Objetivo: asegurar la requisición, almacenamiento y despacho de suministros de forma oportuna y racional para el almacén. Alcance: Abarrotes, carnes y productos cárnicos, empaques, frutas y verduras, lácteos, licores, bebidas, condimentos y aditivos.

Solicitud de compra: ACTIVIDAD Diariamente (en horas de la tarde) agrupa las solicitudes de requisición de: • • Centro de producción de alimentos: Cocina Centro de producción de Bebidas: Bar RESPONSABLE REGISTRO

Auxiliar de Almacén

De tal manera que pueda determinar las cantidades a entregar de cada artículo, lo compara con los máximos y mínimos para determinar si el inventario existente es suficiente o si es necesaria alguna compra.

Listado de Máximos y Mínimos (en implementación), requisiciones recibidas

Diligencia la “Solicitud de compra” y la pasa a la jefe de servicios A&B, en caso de no haber existencia en el almacén de algún artículo relacionado en la solicitud de requisición o en el caso de afectar el inventario teniendo en cuenta los mínimos establecidos.

Auxiliar de Almacén

Solicitud de compra

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ABASTECIMIENTO ALMACEN:
Inicio

Realizar lista de pedido semanal

Ver listas de insumos estándares y eventos Ver listas de requisición de Instructor (res)y requisiciones internas
Ajustar pedido

Confrontar lista de pedido semanal versus inventario del almacén

NO Cumple?

SI

Enviar

Solicitud

de compra

a

jefe de

servicios de A&B tres días antes

Confirmar día y hora de entrega

Fin

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ALISTAMIENTO DE PEDIDOS
Objetivo: Entregar pedidos de forma organizada y oportuna Alcance: Revisión de las solicitudes de materias primas productos cárnicos, e insumos (Abarrotes, carnes y

empaques, frutas y verduras, lácteos, licores, bebidas, condimentos y

aditivos) para la producción y operación de los diferentes servicios del Centro hasta la entrega a satisfacción del pedido.
Inicio

Recibir solicitud de Requisición

Verificar existencia de mercancía

Existencia

Informar y registrar novedades
NO

Ver Solicitud de compra

SI

Alistar mercancía

Tener en cuenta organización por categoría
Ver fichas técnicas

Revisar fecha de vencimiento y estado de la mercancía

Cumple?

Informar y registrar novedades
NO

Ver registro de novedades

SI

Chequear y aprobar registro

Entregar mercancía

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Fin

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DEVOLUCIÓN DE PRODUCTOS
Objetivo: Identificar y registrar las correctivas. Alcance: Abarrotes, carnes y productos cárnicos, empaques, frutas y verduras, lácteos, licores, bebidas, condimentos y aditivos.
Inicio

causas

de

devolución para generar medidas

Diligenciar formato Devoluciones

Verificar causa justificada de devolución

Cumple?

Informar y registrar novedades
NO

Ver registro de novedades

SI

Tramitar devolución

Revisar mercancía devuelta

Ver fichas técnicas

Descargar del sistema la mercancía devuelta

Efectuar proceso de reposición de mercancía

Atender reclamos por devolución

Fin

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REVISIÓN DE TEMPERATURAS OBJETIVO: Controlar temperatura de los cuartos fríos para garantizar que se mantengan entre los rangos de temperatura establecidos con el fin de evitar daños o alteraciones del producto almacenado. ALCANCE: Cuartos de congelación: carnes, pescado, pollo, alistamiento de pedidos, pulpas y precocidos Cuartos de Refrigeración: Frutas, verduras, lácteos y derivados, carnicol, cuarto de descongelamiento
INICIO

Nombre del cuarto. Nombre del responsable Fecha de la semana de control.

Diligenciar los datos del formato de control de temperatura de los cuartos fríos

Rango de temperatura del cuarto Día y hora del control de temperatura. Observaciones.

Registrar las temperatura externa del cuarto. (con color negro)

Registrar la temperatura interna se realiza entre dos productos del cuarto. (con color rojo)

Esperar que se estabilice el termómetro digital de tres a cinco minutos

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Verificar si las temperaturas registradas cumplen con los rangos de cada cuarto

Avisar al administrador del almacén.

NO

SI

Trasladar al producto a otro cuarto de igual rango de temperatura

FIN

FIN

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