Desarrollo de la auditoría

Sena

Centro regional Tolima

Realización de auditoria interna

Aprendiz: Karen Aldana

Instructora: Olga Osorio

Ficha: 2333573

Fecha: 3 de junio del 2021

EVIDENCIA: AA3-EV2
Desarrollo de la auditoría

TALLER REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la AA2, escoja un (1)

proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y
realice los siguientes puntos:

a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la

asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del
personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a
auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.

b) Revisión documental durante la realización de la auditoría.

No Documento Revisado Observaciones del Documento

c) Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

d) Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de
Chequeo).

e) Generación de hallazgos de auditoría.

Fecha: Auditor (es):

Proceso Auditado: Auditado (s):
No Evidencias de Auditoría Criterios de Hallazgos de la C NC NCm
Auditoria Auditoría M
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C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f) Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

g) Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la

ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad).

h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo
de esta actividad.

Una vez termine de documentarse y aclarar las dudas con su instructor, debe entregar
como evidencia lo siguiente: Archivo en un procesador de textos (Ejemplo: Word) que
contenga todo lo solicitado.

Para entregar la evidencia solicitada, diríjase a: Actividad 3 / Evidencias / AA3-Ev2

Taller Realización de la auditoría interna.
Desarrollo de la auditoría

Reunión de Apertura
Memorando reunión de apertura auditoria
Para: Responsable del proceso / Copia Alta Gerencia
De: Responsable de ejercer la auditoria
Fecha: Fecha del memorando
Objetivo: Establecer mediante la auditoría interna de la Compañía el estado actual y
la eficacia del sistema de gestión de calidad en el proceso de “Gestión Humana”,
y establecer las mejoras a las que haya lugar.
Alcance: Se revisaran si las actividades ejercidas en el proceso de “Gestión
Humana que van en concordancia con la norma y los procedimientos actualmente
documentados junto con los formatos empleados y políticas de la Compañía que
apliquen.
Criterios de Auditoría: sistema de Gestión de Calidad
 Política de Calidad-
 Norma ISO 9001 de 2008
 Política Anticorrupción de la Compañía
 Política de Contratación de la Compañía.
 Manual de Calidad
 Manual de Procedimientos
 Manual de Funciones
 Procedimientos
 Gestión Humana
 Formatos e Instructivos
 Gestión Humana

Oficialización de Auditoria

Reunión de Apertura:
Fecha de la reunión de apertura
Hora de inicio de la reunión de apertura.
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De manera atenta nos permitimos dirigirnos a usted como responsable del

proceso de “Gestión Humana” a fin de informarle que de acuerdo con el
cronograma de auditoría se establecido por el área de Control Interno y
aprobado por la Alta Gerencia de la Compañía se debe llevar a cabo la
auditoria a dicho proceso en el siguiente mes a trascurrir, a fin de verificar el
objetivo planteado en el presente memorando, las visitas serán ejecutadas por
los miembros del área de Auditoría, así mismo y por tal motivo requerimos
de su disposición y la de su equipo de trabajo en cuanto a tiempo y
solicitudes realizadas, por tal motivo es necesario que para la reunión de
apertura se cuente con la asistencia del personal a cargo.
En dicha reunión se presentara el plan de auditoría a ejecutar junto con
la documentación y visitas inicialmente requeridas; sin embargo puede que
según el criterio del equipo de trabajo auditor se generen nuevas visitas o
se solicite información adicional.
Es de acotar que la información de la Auditoria y sus resultados serán
manejados bajo los estándares de confidencialidad requeridos, por esto se
requiere compromiso de todos los funcionarios que intervienen en el proceso.
Para finalizar le queremos recordar que la finalidad de la Auditoría no
es otra diferente a buscar una mejora continua que aporte en el
crecimiento de la Compañía de la cual todos haces parte.

Cordialmente
Control interno de la compañía

Indicadores
 Indicador de Rotación Personal
 -Indicadores de Gestión

Procedimientos a Auditar
 Contratación de Funcionarios
 Bienestar y Salud Ocupacional
 Formación de Personal
 Liquidación y Finalización de Contratos-
 Afiliación de Personal Responsable de Auditar

Nombres de los funcionarios designados por el área de Control

Interno para realizar la Auditoría
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N° Nombre Cargo área Firma

1

2
3
4
5
6

b) Revisión documental durante la realización de la auditoría

N° Documento revisado Observaciones del

documento
1 Documento de contratación Revisión estándares
actualización y posibles
oportunidades de mejora
2 Procedimientos de contratación( evidencias de Revisión de hojas de vida
hoja de vida) al azar y su debida
estandarización de calidad

3 Evaluación conocimientos de políticas de Comprensión y

calidad y objetivos conocimiento de la política
de calidad y objetivos
4 Procedimiento de bienestar y salud Estandarización los de los
ocupacional (evidencias: Plan de bienestar, documentos y
soportes de reuniones de brigadistas) referenciados en los
procedimientos.
5 Procedimiento de afiliación de personal Revisión de planillas de
(soportes: afiliaciones y planillas de afiliación afiliación de los últimos
tres meses

c) Comunicación durante la auditoría:

defina las técnicas o estrategias de comunicación que usará durante la
auditoría.
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Esencial la presentación del equipo auditoria debe ser de manera amena, que no se
vea como un ente que viene a juzgar ,que se venda la idea al proceso auditado que es
una área que busca establecer mejoras y optimizar el proceso a partir de los hallazgo
evidenciados

d) Recolección y verificación de información:

defina qué técnicas o estrategias de recolección y verificación de información
usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo)
Se debe establecer un formato a manera de check list en el que se tengan en
cuenta los puntos de la norma a revisar (si aplica al proceso) en el que se define si se
cumple a cabalidad y la respectiva observación de lo evidenciado en la visita de
auditoría. Las técnicas deben usarse en las visitas al proceso, en la que exista
una verificación ocular, verbal, física y escrita.

e) Generación de hallazgos de auditoría:

Fecha 03 de junio del 2021 Auditores: grupo auditor
Proceso auditado: gestión humana Auditados: jefe de recursos
humanos
N Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la c NCM NCm
auditoria auditoria auditoria
1 Procedimiento Política de Se evidencia que la
de contratación contratación de los x
contratación funcionarios se
estárealizando acorde

2 Evaluación Conocimiento y Se evidencia que un

Conocimientos comprensión 40% de los
Política de de la política y funcionarios que x
Calidad y objetivos de interactúan en el
Objetivos calidad proceso n cuenta
con el conocimiento
requerido
3 Procedimiento Estandarizació Se evidencia la
de bienestar y n los de los ampliación de
salud documentos y formatos que no se
ocupacional referenciados encuentran
en los estandarizados y x
procedimientos adicional no son
referenciados en el
procedimiento matriz
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4 Procedimiento Estandarizació El procedimiento se

Formación de n los de los ejecuta de acuerdo
Personal documentos y con lo documentado,
referenciados y sus documentos se x
en los encuentran
procedimientos. debidamente
estandarizados.
5 Liquidación y Revisión de Se evidencia que no
Finalización formatos de existe formatos ni
de Contratos retiro y hojas entrevistas de retiros
de vida al azar de funcionarios de x
y su debida acuerdo con .el
estandarización procedimiento X
de calidad

C= conformidad NCM= no conformidad mayor NCm= no conformidad menor

f) Prepare y realice las conclusiones de auditoría

Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de

actualizarlos cuando se requiera y en busca de mejoras y optimización del
mismo.
Se requiere que el personal que el personal a cargo conozca y comprenda
la política de calidad y los objetivos.
Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional
de acuerdo con la No Conformidad Mayor hallada.
Se requiere estandarizar de acuerdo con los criterios de calidad de la Compañía
los formatos e instructivos empleados en el procedimiento de bienestar y
salud ocupacional.
Implementar Las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a fin de
subsanar las no conformidades resultado de la auditoría.

g) Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para

verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad

conclusiones
Desarrollo de la auditoría

El inicio de la auditoría debe ser un proceso debidamente estructurado y

sistemático, el grupo auditor debe tener muy claro el conocimiento de que se va a
revisar en que cada proceso; de la misma manera se debe contar con las
herramientas y métodos esenciales para que sean empleados en la misma y sean
efectivos. Se debe estar muy atento a todos los posibles hallazgos que se
puedan evidenciar, se debe buscar que el dueño del proceso se encuentre los
más disponible posible a entregar toda la información y que la auditoría sea llevada por
el auditor y no por donde pretenda llevar el dueño del proceso para su propio
beneficio. La revisión de los documentos debe ser minuciosa a fin de no dejar pasar
ningún detalle relevante que ante con los estándares de calidad previamente
establecidos