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Desarrollo de la auditoría

EVIDENCIA: AA3-EV2
TALLER REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la AA2, escoja un (1) proceso
organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los
siguientes puntos:

a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a


la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la
corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear,
además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha,
proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma
de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.

San juan de Pasto, 24 de febrero de 2022

Señores,
COFINAL LTDA
Dirección: Carrera 29 # 18-41 Centro Pasto
Representante: JAIME ANDRES ARTEAGA
Carga: Gerente general e
Correo gerencia@cofinal.com.co
De: Equipo Auditor Área de Gerencia Calidad
Para: Subgerencia Administrativa

Objetivo: Verificar y evaluar mediante auditoría interna que se esté cumpliendo con los
requisitos del plan de sistema de gestión de calidad del área de recursos humanos en
COFINAL LTDA.

Alcance: Verificar los procesos y procedimientos del departamento de recursos humanos


de COFINAL LTDA.

Criterios:
• Política de calidad
• Manual de Procedimientos
• Norma ISO 19001:2015 e ISO 9001:2015
• Manual de Procedimientos de Calidad
• Instructivos
• Planes y programas
Desarrollo de la auditoría

Reunión de Apertura: 22 de Febrero 2022.


Hora 8:00 am
Reunión de Cierre: 23 de Febrero 2022.
Hora 5:30 pm

Saludo cordial

La presente con el fin de informarle que el equipo auditor Control Interno realizara una
Auditoria de seguimiento al proceso del cual se hace mención en el alcance de este
documento el día 22 de Febrero del presente año, con el objetivo de verificar y evaluar
los procesos y procedimientos del área de Recursos Humanos consignados en cada uno
de los documentos relacionados como criterios de auditoria; debe ser atendido en primera
instancia por el Subgerente Administrativo, la visita será realizado por un equipo de dos
auditores de calidad con una duración de 8 horas. Está auditoría se realizará en las
instalaciones de la empresa COFINAL LTDA. Adjunto lista de Chequeo.

En caso de tener alguna observación o aclaración, por favor comunicarla al líder del grupo
auditor, antes del 22 de febrero del presente mes. Por favor envíe el formato adjunto con
los datos llenos con las personas que asistirán a la auditoría.

Cordialmente,

Director de Control Interno

b) Revisión documental durante la realización de la auditoría.


Desarrollo de la auditoría

c) Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de


comunicación que usará durante la auditoría.

Esencial la presentación del equipo de auditoria debe ser de manera amena, que
no se vea como un ente que viene a juzgar, que se venda la idea al proceso
auditado que es un área que busca establecer mejoras y optimizar el proceso a
partir de los hallazgos evidenciados.

d) Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de


recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).

Se debe establecer un formato a manera de checklist en el que se tengan en


cuenta los puntos de la norma a revisar (si aplica al proceso) en el que se define
si se cumple a cabalidad y la respectiva observación de lo evidenciado en la visita
de auditoría. Las técnicas deben basarse en las visitas al proceso, en la que exista
una verificación ocular, verbal, documentativa, física y escrita.

e) Generación de hallazgos de auditoría.


Desarrollo de la auditoría

Fecha: 23/02/2022 Auditor (es): Andrés Meneses


Proceso Auditado: Subgerencia Administrativa Auditado (s): Cristian Diaz
Criterios de Hallazgos de la
No Evidencias de Auditoría C NCM NCm
Auditoria Auditoría
Se evidencia que la
Procedimiento de contratación de los
1 Política de contratación X
Contratación funcionarios se está
realizando acorde
Se evidencia que un 40%
Conocimiento y
Evaluación Conocimientos de los funcionarios que
comprensión de la
2 Política de Calidad y interactúan en el proceso X
política y objetivos de
Objetivos cuenta con el conocimiento
calidad
requerido
Se evidencia el empleo de
Estandarización los de formatos que no se
Procedimiento de bienestar los documentos y encuentran estandarizados
3 X
y salud ocupacional referenciados en los y adicional no son
procedimientos. referenciados en el
procedimiento matriz.
El procedimiento se ejecuta
Estandarización los de de acuerdo con lo
Procedimiento Formación de los documentos y documentado, y sus
4 X
Personal referenciados en los documentos se encuentran
procedimientos debidamente
estandarizados.
Revisión de formatos Se evidencia que no existe
de retiro y hojas de formatos ni entrevistas de
Liquidación y Finalización de
5 vida al azar y su retiros de funcionarios de X
Contratos
debida estandarización acuerdo con el
de calidad. procedimiento
La afiliación de los
Revisión de planillas
Procedimiento de afiliación funcionarios se hace a
6 de afiliación de los X
de personal tiempo y en los términos
últimos tres meses.
requeridos.
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f) Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

Conclusiones de la Auditoría:

• Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de


actualizarlos cuando se requiera y en busca de mejoras y optimización del mismo.
• Se requiere que el personal que el personal a cargo conozca y comprenda la
política de calidad y los objetivos.
• Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional de
acuerdo con la No Conformidad Mayor hallada.
• Se requiere estandarizar de acuerdo con los criterios de calidad de la Compañía,
los formatos e instructivos empleados en el procedimiento de bienestar y salud
ocupacional.
Desarrollo de la auditoría

• Se requiere que el personal conozca el procedimiento de liquidación y


finalización de contrato, así mismo que las actividades se ejecuten de acuerdo
con lo documentado.
• Implementar las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a finde
subsanar las no conformidades resultado de la auditoría.

g) Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la


ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad).

Para el cierre de debe elaborar memorando citando a reunión de cierre de la


auditoría en que mediante un informe de auditoría de cierre estructurado en el que
se muestren los ítems de acuerdo con la norma auditados en cada proceso
con sus respectivos datos (fecha de la visita, responsables a auditar y
auditor, checklist con cada criterio y su respectiva observación) así mismo
cada hallazgo debe ser debidamente soportado.

h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Conclusiones:

El inicio de la auditoría debe ser un proceso debidamente estructurado y


sistemático, el grupo auditor debe tener muy claro el conocimiento de que se va a revisar
en que cada proceso; de la misma manera se debe contar con las herramientas y
métodos esenciales para que sean empleados en la misma y sean efectivos.

Se debe estar muy atento a todos los posibles hallazgos que se puedan evidenciar, se
debe buscar que el dueño del proceso se encuentre los más disponible posible a entregar
toda la información y que la auditoría sea llevada por el auditor y no por donde pretenda
llevar el dueño del proceso para su propio beneficio.

La revisión de los documentos debe ser minuciosa a fin de no dejar pasar ningún detalle
relevante que ante con los estándares de calidad previamente establecidos.

Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la plataforma,


en el enlace Actividades / Actividades unidad 3/Actividad “De la auditoría interna al
proceso organizacional”.

No olvide realizar el aporte al foro temático, la actividad interactiva y la evaluación de la


unidad en los enlaces disponibles en el botón Actividades/ Actividades unidad 3.
Desarrollo de la auditoría

Nota: recuerde revisar la guía de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar que ha
realizado todas las actividades propuestas, saber cómo desarrollarlas y entregarlas
correctamente.

Criterios de evaluación

Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentación de


observaciones, objetivos, memorandos y revisión documental dentro de un proceso
de auditoría de calidad.

Define las técnicas de comunicación, recolección, verificación de información y obtención


de evidencias de la auditoría.

Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto al


aprendizaje adquirido.

Entrega a tiempo: envía la actividad en la fecha indicada por el instructor.

Una vez termine de documentarse y aclarar las dudas con su instructor, debe entregar
como evidencia lo siguiente: Archivo en un procesador de textos (Ejemplo: Word) que
contenga todo lo solicitado.

CARLOS ALBERTO PORTILLO LOPEZ

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