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TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a


continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja
un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un
memorando, a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato
para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se
debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios
de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de
la auditoría.

Reunión de Apertura

Memorando reunión de apertura auditoria


Empresa: Nombre de la empresa a auditar
Representante: Representante legal
Tel:
Cargo:
Correo electrónico:
Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad

Para: “Responsable del proceso” / Copia “Alta Gerencia”


De: “Responsable de ejercer la auditoria”

Fecha: “Fecha del memorando”

Objetivo: Establecer mediante la auditoría interna de la Compañía el estado


actual y la eficacia del sistema de gestión de calidad en el proceso de
“Gestión Humana”, y establecer las mejoras a las que haya lugar.

Alcance: Se revisaran si las actividades ejercidas en el proceso de “Gestión


Humana” van en concordancia con la norma y los procedimientos
actualmente documentados junto con los formatos empleados y políticas de
la Compañía que apliquen.
Criterios de Auditoría:
- Sistema de Gestión de Calidad
- Política de Calidad
- Norma ISO 9001 de 2008
- Política Anticorrupción de la Compañía
- Política de Contratación de la Compañía

- Manual de Calidad
- Manual de Procedimientos
- Manual de Funciones
- Procedimientos “Gestión Humana”
- Formatos e Instructivos “Gestión Humana”

Oficialización de Auditoria

Reunión de Apertura:
“Fecha de la reunión de apertura”
“Hora de inicio de la reunión de apertura”

De manera atenta nos permitimos dirigirnos a usted como responsable del


proceso de “Gestión Humana” a fin de informarle que de acuerdo con el
cronograma de auditorías establecido por el área de Control Interno y
aprobado por la Alta Gerencia de la Compañía se debe llevar a cabo la
auditoria a dicho proceso en el siguiente mes a trascurrir, a fin de verificar el
objetivo planteado en el presente memorando, las visitas serán ejecutadas
por los miembros del área de Auditoría, así mismo y por tal motivo
requerimos de su disposición y la de su equipo de trabajo en cuanto a
tiempo y solicitudes realizadas, por tal motivo es necesario que para la
reunión de apertura se cuente con la asistencia del personal a cargo.

En dicha reunión se presentara el plan de auditoría a ejecutar junto con la


documentación y visitas inicialmente requeridas; sin embargo puede que
según el criterio del equipo de trabajo auditor se generen nuevas visitas o
se solicite información adicional.

Es de acotar que la información de la Auditoria y sus resultados serán


manejados bajo los estándares de confidencialidad requeridos, por esto se
requiere compromiso de todos los funcionarios que intervienen en el
proceso.

Para finalizar le queremos recordar que la finalidad de la Auditoría no es


otra diferente a buscar una mejora continua que aporte en el crecimiento de
la Compañía de la cual todos haces parte.
Cordialmente,

Control Interno de la Compañía.

Indicadores

- Indicador de Rotación Personal


- Indicadores de Gestión

Procedimientos a Auditar

- Contratación de Funcionarios
- Bienestar y Salud Ocupacional
- Formación de Personal
- Liquidación y Finalización de Contratos
- Afiliación de Personal

Responsable de Auditar:

“Nombres de los funcionarios designados por el área de Control Interno


para realizar la Auditoría”

Asistencia

No. Nombre Cargo Área Firma


1
2
3
4
5
6
7

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento


revisado Observaciones del documento.
No.
Documento revisado
Observaciones del documento
1
Política de Contratación
Revisión Estándares ISO, Actualización y posibles oportunidades de mejora.
2
Manual de Procedimientos
Copias controladas del manual de calidad.

3
Procedimiento de Contratación (evidencias: hojas de vida de
funcionarios)
Revisión de hojas de vida al azar y su debida estandarización de calidad.

4
Procedimiento de bienestar y salud ocupacional (evidencias: Plan de bienestar,
soportes de
reuniones de brigadistas)
Estandarización los de los documentos y referenciados en los procedimientos.

5
Procedimiento Formación de Personal (evidencias: formatos de asistencia
de capacitaciones, plan de
formación)
Estandarización los de los documentos y referenciados en los procedimientos.

6
Liquidación y Finalización de Contratos
Revisión de formatos de retiro y hojas de vida al azar y su debida estandarización
de calidad.

7
Procedimiento de afiliación de personal (soportes: afiliaciones y planillas de afiliación)
Revisión de planillas de afiliación de los últimos tres meses.
c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de
comunicación que usará durante la auditoría.
 La escucha activa, la observación mediante encuestas y entrevistas
 Como principal estrategia seria utilizar los correos electrónicos para tener
evidencia de la comunicación
 Reuniones periódicas y actas de la reunión con los temas principales.
 Tener canales abiertos de comunicación como el Celular, radio.
d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).
De Recolección:
 Formato de registro de No conformidades (las no conformidades deben ser
anotados sí parecen significativos)
 Fotografías (Soporte de los formatos)
 Registros
 Examen de documentación
 Observación o inspección del auditor

Documentos Originales De Verificación:


 Entrevistas (Aclarando la información a través de varias personas)
 Testimonios verbales (Se les hace al auditado)

e- Generación de hallazgos de auditor.


Fecha: Auditor (es):
Proceso Auditado: Auditado (s):
Evidencias de Criterios de
No. Hallazgos de Auditoría C NCM NCm
Auditoría Auditoría
1 Se evidencia que la
Procedimiento Política de contratación de los
de contratación funcionarios se está X
Contratación realizando acorde.

2 Se evidencia que un
Evaluación Conocimiento y 40% de los
Conocimientos comprensión funcionarios que
Política de de la política y interactúan en el
Calidad y objetivos de proceso n cuenta con X
Objetivos calidad el conocimiento
requerido.
3 Se evidencia la
Estandarizació ampliación de
Procedimiento n los de los formatos que no se
de bienestar y Documentos y encuentran
salud referenciados estandarizados y
ocupacional en los adicional no son
procedimientos. referenciados en el X
procedimiento
matriz.
4 El procedimiento se
Estandarización ejecuta de acuerdo
Procedimiento los de los con lo
Formación de documentos y documentado, y sus
Personal referenciados documentos se
en los encuentran
procedimientos. debidamente X
estandarizados.
5 Revisión de Se evidencia que no
formatos de existe formatos ni
Liquidación retiro y hojas de entrevistas e
Finalización de vida al azar y su Retiros de
Contratos debida Funcionarios de X
estandarización acuerdo con el
de calidad. procedimiento.
6 formato único de Cap. Compras y No se tiene en
despachos, logística cuenta el formato
x
Manual de único de despachos
procedimiento y recibo de mercancía
en el procedimiento
7 Revisión de La afiliación de los
Procedimiento Planillas de funcionarios se hace
x
de afiliación de afiliación de los a tiempo y en los
personal últimos tres términos requeridos.
meses.
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.


 Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de
procedimientos.
 Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de
actualizarlos cuando se requiera y en busca de mejoras y optimización del
mismo.
 Se requiere que el personal que el personal a cargo conozca y comprenda
la política de calidad y los objetivos.
 Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional de
acuerdo con la No Conformidad Mayor hallada.
 Se requiere estandarizar de acuerdo con los criterios de calidad de la
Compañía, los formatos e instructivos empleados en el procedimiento de
bienestar y salud ocupacional.
g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar
la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA:
Dirección:
Representante:
Tel:
Cargo:
Correo electrónico:
De:
Para:
Fecha:
Objetivo: Se verificó mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el
programa de Sistema de Gestión de Calidad.
Alcance: Se verificó la prestación de los servicios e investigación del
departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa.
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Conclusiones: El inicio de la auditoría debe ser un proceso debidamente
estructurado y sistemático, el grupo auditor debe tener muy claro el conocimiento
de que se va a revisar en que cada proceso; de la misma manera se debe contar
con las herramientas y métodos esenciales para que sean empleados en la misma
y sean efectivos. La revisión de los documentos debe ser minuciosa a fin de no
dejar pasar ningún detalle relevante que ante con los estándares de calidad
previamente establecidos.
Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:
• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.

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