Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a
continuación: Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos: a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.
Reunión de Apertura
Memorando reunión de apertura auditoria
Empresa: Nombre de la empresa a auditar Representante: Representante legal Tel: Cargo: Correo electrónico: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
Para: “Responsable del proceso” / Copia “Alta Gerencia”
De: “Responsable de ejercer la auditoria”
Fecha: “Fecha del memorando”
Objetivo: Establecer mediante la auditoría interna de la Compañía el estado
actual y la eficacia del sistema de gestión de calidad en el proceso de “Gestión Humana”, y establecer las mejoras a las que haya lugar.
Alcance: Se revisaran si las actividades ejercidas en el proceso de “Gestión
Humana” van en concordancia con la norma y los procedimientos actualmente documentados junto con los formatos empleados y políticas de la Compañía que apliquen. Criterios de Auditoría: - Sistema de Gestión de Calidad - Política de Calidad - Norma ISO 9001 de 2008 - Política Anticorrupción de la Compañía - Política de Contratación de la Compañía
- Manual de Calidad - Manual de Procedimientos - Manual de Funciones - Procedimientos “Gestión Humana” - Formatos e Instructivos “Gestión Humana”
Oficialización de Auditoria
Reunión de Apertura: “Fecha de la reunión de apertura” “Hora de inicio de la reunión de apertura”
De manera atenta nos permitimos dirigirnos a usted como responsable del
proceso de “Gestión Humana” a fin de informarle que de acuerdo con el cronograma de auditorías establecido por el área de Control Interno y aprobado por la Alta Gerencia de la Compañía se debe llevar a cabo la auditoria a dicho proceso en el siguiente mes a trascurrir, a fin de verificar el objetivo planteado en el presente memorando, las visitas serán ejecutadas por los miembros del área de Auditoría, así mismo y por tal motivo requerimos de su disposición y la de su equipo de trabajo en cuanto a tiempo y solicitudes realizadas, por tal motivo es necesario que para la reunión de apertura se cuente con la asistencia del personal a cargo.
En dicha reunión se presentara el plan de auditoría a ejecutar junto con la
documentación y visitas inicialmente requeridas; sin embargo puede que según el criterio del equipo de trabajo auditor se generen nuevas visitas o se solicite información adicional.
Es de acotar que la información de la Auditoria y sus resultados serán
manejados bajo los estándares de confidencialidad requeridos, por esto se requiere compromiso de todos los funcionarios que intervienen en el proceso.
Para finalizar le queremos recordar que la finalidad de la Auditoría no es
otra diferente a buscar una mejora continua que aporte en el crecimiento de la Compañía de la cual todos haces parte. Cordialmente,
Control Interno de la Compañía.
Indicadores
- Indicador de Rotación Personal
- Indicadores de Gestión
Procedimientos a Auditar
- Contratación de Funcionarios - Bienestar y Salud Ocupacional - Formación de Personal - Liquidación y Finalización de Contratos - Afiliación de Personal
Responsable de Auditar:
“Nombres de los funcionarios designados por el área de Control Interno
para realizar la Auditoría”
Asistencia
No. Nombre Cargo Área Firma
1 2 3 4 5 6 7
b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento
revisado Observaciones del documento. No. Documento revisado Observaciones del documento 1 Política de Contratación Revisión Estándares ISO, Actualización y posibles oportunidades de mejora. 2 Manual de Procedimientos Copias controladas del manual de calidad.
3 Procedimiento de Contratación (evidencias: hojas de vida de funcionarios) Revisión de hojas de vida al azar y su debida estandarización de calidad.
4 Procedimiento de bienestar y salud ocupacional (evidencias: Plan de bienestar, soportes de reuniones de brigadistas) Estandarización los de los documentos y referenciados en los procedimientos.
5 Procedimiento Formación de Personal (evidencias: formatos de asistencia de capacitaciones, plan de formación) Estandarización los de los documentos y referenciados en los procedimientos.
6 Liquidación y Finalización de Contratos Revisión de formatos de retiro y hojas de vida al azar y su debida estandarización de calidad.
7 Procedimiento de afiliación de personal (soportes: afiliaciones y planillas de afiliación) Revisión de planillas de afiliación de los últimos tres meses. c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que usará durante la auditoría. La escucha activa, la observación mediante encuestas y entrevistas Como principal estrategia seria utilizar los correos electrónicos para tener evidencia de la comunicación Reuniones periódicas y actas de la reunión con los temas principales. Tener canales abiertos de comunicación como el Celular, radio. d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo). De Recolección: Formato de registro de No conformidades (las no conformidades deben ser anotados sí parecen significativos) Fotografías (Soporte de los formatos) Registros Examen de documentación Observación o inspección del auditor
Documentos Originales De Verificación:
Entrevistas (Aclarando la información a través de varias personas) Testimonios verbales (Se les hace al auditado)
e- Generación de hallazgos de auditor.
Fecha: Auditor (es): Proceso Auditado: Auditado (s): Evidencias de Criterios de No. Hallazgos de Auditoría C NCM NCm Auditoría Auditoría 1 Se evidencia que la Procedimiento Política de contratación de los de contratación funcionarios se está X Contratación realizando acorde.
2 Se evidencia que un Evaluación Conocimiento y 40% de los Conocimientos comprensión funcionarios que Política de de la política y interactúan en el Calidad y objetivos de proceso n cuenta con X Objetivos calidad el conocimiento requerido. 3 Se evidencia la Estandarizació ampliación de Procedimiento n los de los formatos que no se de bienestar y Documentos y encuentran salud referenciados estandarizados y ocupacional en los adicional no son procedimientos. referenciados en el X procedimiento matriz. 4 El procedimiento se Estandarización ejecuta de acuerdo Procedimiento los de los con lo Formación de documentos y documentado, y sus Personal referenciados documentos se en los encuentran procedimientos. debidamente X estandarizados. 5 Revisión de Se evidencia que no formatos de existe formatos ni Liquidación retiro y hojas de entrevistas e Finalización de vida al azar y su Retiros de Contratos debida Funcionarios de X estandarización acuerdo con el de calidad. procedimiento. 6 formato único de Cap. Compras y No se tiene en despachos, logística cuenta el formato x Manual de único de despachos procedimiento y recibo de mercancía en el procedimiento 7 Revisión de La afiliación de los Procedimiento Planillas de funcionarios se hace x de afiliación de afiliación de los a tiempo y en los personal últimos tres términos requeridos. meses. C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.
Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de procedimientos. Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de actualizarlos cuando se requiera y en busca de mejoras y optimización del mismo. Se requiere que el personal que el personal a cargo conozca y comprenda la política de calidad y los objetivos. Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional de acuerdo con la No Conformidad Mayor hallada. Se requiere estandarizar de acuerdo con los criterios de calidad de la Compañía, los formatos e instructivos empleados en el procedimiento de bienestar y salud ocupacional. g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad). REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA: Dirección: Representante: Tel: Cargo: Correo electrónico: De: Para: Fecha: Objetivo: Se verificó mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el programa de Sistema de Gestión de Calidad. Alcance: Se verificó la prestación de los servicios e investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa. h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. Conclusiones: El inicio de la auditoría debe ser un proceso debidamente estructurado y sistemático, el grupo auditor debe tener muy claro el conocimiento de que se va a revisar en que cada proceso; de la misma manera se debe contar con las herramientas y métodos esenciales para que sean empleados en la misma y sean efectivos. La revisión de los documentos debe ser minuciosa a fin de no dejar pasar ningún detalle relevante que ante con los estándares de calidad previamente establecidos. Para realizar esta actividad de aprendizaje debe: • Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría. • Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.
