República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria

Universidad “Dr. José Gregorio Hernández”

Facultad de Ciencias Económicas y Sociales

Cátedra: Sistemas y métodos contables

Prof. Lcdo. Vilomar Valero

Unidad II

Sistemas y métodos contables

Integrante:

Tsu. Becerra Stephany

CI. V-25.669.119

Maracaibo, 03 de Diciembre 2020

Definición de un plan organizacional

El Plan Organizacional hace el análisis de la estructura interna de una empresa,

es decir, su organización. Detallando cada departamento de tu organigrama, personal
y funciones. Ayuda a delimitar responsabilidades y obligaciones a cada empleado y
departamento de tu empresa, para un correcto funcionamiento.

Así mismo, es un documento en el cual los responsables de una organización

establecen los objetivos que desean cumplir, estipulando los pasos a seguir. Se trata
de una guía que ofrece un marco para desarrollar un proyecto.

Por tanto, los planes en general generan un objetivo al que la empresa ha de

dirigirse y la función de organización hace posible que estos planes se lleven a efecto,
de forma conjunta y colectiva, entre todos los elementos del sistema. Una empresa,
sea pequeña o grande, y cualquier organización, sea lucrativa o no, está bien
organizada si cada uno sabe con claridad cuál es su trabajo y si todas las partes
encajan para desarrollar perfectamente las funciones del sistema y conseguir sus
objetivos. Una empresa está mal organizada si sus unidades funcionan con objetivos
cruzados, si departamentos rivales están constantemente peleando por sus
competencias o si algunas funciones no se realizan porque nunca quedaron claramente
asignadas a alguien. En una entidad bien organizada nadie es imprescindible.

Importancia para un plan en una organización

 Suministran información e indican el estado de avance de las actividades.

 Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
 Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina
un programa para cada centro de responsabilidad.
 Determinan los recursos que necesitan.
 Disminuyen los costos.
 Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse
específicamente. Determinan el tiempo de iniciación  terminación de
actividades.
 Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.
 Evitan la duplicidad de esfuerzos.

Las empresas no nacen ni se estructuran por sí mismas. Antes de ponerlas en

marcha, sus directivos deben tener clara la forma en que ésta se organizará de cara a
las tareas propias de su actividad comercial y el cumplimiento de sus objetivos. En
función de esto, existen distintos tipos de organización empresarial.

Ninguna labor de gestión y administración será posible si antes no se fija un plan

de organización, el cual debe sentar las bases para el funcionamiento de la empresa y
para el resto de elementos asociados, por ejemplo el control de riesgos, la gestión de
calidad o los Recursos Humanos, entre otros.

Objetivos para un plan en una organización

El objetivo del Plan de Organización es doble. Externamente, se trata de

demostrar que el equipo promotor del proyecto está capacitado para afrontar y sacar
adelante la nueva empresa. Internamente, se trata de asignar las distintas
responsabilidades a las distintas personas que van a trabajar en la empresa.

Muchos proyectos han fracasado por el hecho de no haber establecido

claramente las responsabilidades de cada miembro y por no haber adoptado una
organización profesional desde el primer momento. Este aspecto de la empresa puede
generar muchas tensiones entre el equipo emprendedor. Sin embargo, es bueno
discutirlo antes sobre el papel pues siempre será mejor que discutirlo con la empresa
en marcha y con problemas apremiantes que hagan aumentar la tensión.

Los objetivos, a los que en ocasiones se les denomina metas, son el resultado
final que se espera conseguir con el plan. Aunque el que más frecuentemente se
menciona es el beneficio, las empresas también tienen objetivos de crecimiento,
eficiencia, valor de sus acciones, responsabilidad social, desarrollo de su personal,
servicio al cliente, etc.

Unos objetivos bien definidos permiten a los directivos establecer prioridades,

disponer de unos estándares con los que luego poder comparar los resultados
efectivamente obtenidos y unificar los esfuerzos en torno a esos objetivos.

Funciones para un plan en una organización

Debe distinguirse entre planes a corto plazo y planes a largo plazo.

1. Los planes a corto plazo suelen tener un horizonte temporal no superior a un

año. Algunos autores, a la planificación a corto plazo, la denominan planificación
táctica porque constituye una táctica para alcanzar los objetivos que se tienen a largo
plazo. Evidentemente, los planes a corto plazo tienen que estar integrados con los
planes a largo. Si falta esta coordinación, como a menudo sucede en la práctica, los
planes a corto plazo contribuyen muy poco o nada a la consecución de los deseos que
se tienen a largo plazo.

2. Los planes a largo plazo tienen una duración variable. Algunas empresas
planifican a solo dos años, mientras que otras tienen planes a veinte o treinta años,
pero el horizonte temporal más habitual está comprendido entre tres y cinco años. La
forma más extendida de planificación a largo plazo es la denominada planificación
estratégica que es aquella que comporta la realización de las siguientes tareas:
determinar la misión principal de la organización; analizar el entorno de la
organización; analizar los puntos fuertes y débiles del interior de la organización; fijar
objetivos a alcanzar en un plazo de cinco años y desarrollar estrategias para
implementar los planes.

Elementos para un plan en una organización

Esta figura es de vital importancia en los procesos de organización empresarial,

pues de los líderes depende en gran medida el funcionamiento de los sistemas
internos. Por ejemplo, si en términos de gestión el líder tiene una actitud abierta, lo
más conveniente es que adopta un modelo participativo y poco jerarquizado.

Independientemente de los tipos de organización, el líder de una empresa tiene que

encabezar una serie de funciones acordes con el modelo elegido. Algunas de ellas son:

 Asignación de deberes a los integrantes de la compañía.

  Delegación de autoridad en jefes o encargados.
 Gestión del factor humano y de la capacidad de los equipos de trabajo.
 Supervisión de las actividades corporativas.
 Intervención en aquellos casos que necesiten soluciones o correcciones.
 Generación de confianza en los otros niveles jerárquicos.
 Asignación de responsabilidades en función de las habilidades.
Entre los elementos de organización empresarial más habituales vale la pena
mencionar el funcional, que cubre las necesidades de la empresa en distintos niveles y
con varios responsables; el  jerárquico, para el que lo más importante son los cargos y
los niveles de responsabilidad; el modelo en línea (o staff), que se basa en la creación
de pequeñas dependencias a cargo de responsables directos y especializados; y,
finalmente, el de estructura matricial, empleado generalmente en proyectos a corto
plazo y que convoca a personas que pueden o no formar parte de la organización.

 Características para un plan en una organización

Características de un buen plan

 Definir diversas etapas que faciliten la medición de sus resultados.

 Establecer metas a corto y mediano plazos.
 Definir con claridad los resultados finales esperados.
 Establecer criterios de medición para saber cuáles son sus logros.
 Identificar posibles oportunidades para aprovecharlas en su aplicación.
 Involucrar en su elaboración a los ejecutivos que vayan a participar en su
aplicación.
 Nombrar un coordinador o responsable de su aplicación.
 Prever las dificultades que puedan presentarse y las posibles medidas
correctivas.
 Tener programas para su realización.
 Ser claro, conciso e informativo.
Técnicas para un plan en una organización

 Preparar el proceso de planificación

Antes de comenzar a desarrollar tu plan estratégico, primero debes asegurarte de:

 Tener clara la motivación para hacerlo.
 Corroborar que tu organización está lista para este proceso.
 Involucrar a las personas relevantes.
 Promover la planificación.
 Organizar el trabajo de planificación.

 Definir el ideario: Una vez asegurados los puntos anteriores, el siguiente

paso es comprobar que el ideario organizacional sea adecuado, y ajustarlo o
definirlo en caso de ser necesario.

El ideario se compone de:

 Finalidad. Es la causa suprema a la que la organización pretende aportar. Por

ejemplo, “acabar el hambre en el mundo”.
  Misión. Es el impacto que la organización se compromete a cumplir, su apor-
tación ante esa finalidad. Por ejemplo, “potenciar sistemas alternativos de
producción de alimentos en países por debajo de la línea de pobreza”.

 Visión. Es la organización que se aspira a ser y el sitio que se quiere ocupar en

el entorno. Por ejemplo “estar a la vanguardia en los modelos de colaboración
internacional y gestión”.  

 Valores. Son los criterios que indican cómo actuar y cómo no hacerlo. Por
ejemplo, “participación”, “profesionalidad”, “agilidad”.

El ideario debe tener un equilibrio entre lo aspiracional y lo realista. Debe

impulsar a esforzarse para mejorar, y a la vez servir para generar efectos e impactos,
no fantasías.

 Análisis: Para alcanzar el propósito que te has fijado, antes debes conocer y
entender la situación actual en la que te encuentras. Para ello, es necesario
realizar un análisis a tres niveles:

 Análisis del contexto. Las organizaciones están condicionadas por unas

determinadas “reglas de juego”. Emplean recursos que producen otros e
interactúan con personas que tienen inquietudes más allá de la organización.
Por tanto, este análisis deberá tener en cuenta los cambios en los diversos
ámbitos: económico, político, tecnológico, social y medioambiental.

 Análisis del entorno. También es preciso analizar el mercado en el que actúa

la organización. Este análisis abarca las partes interesadas o grupos de interés
y públicos, la demanda (beneficiarios y fuentes de financiación), la competencia
y la imagen (de qué forma nos ven nuestros públicos más relevantes).

 Análisis interno. Por último, habrá que determinar si nuestra propia forma de
organizarnos y actuar es la más adecuada para lograr lo que nos proponemos a
corto plazo, y sostenernos en el mediano y largo. Los aspectos que se
analizarán aquí son: la creación de impacto, la estrategia, el liderazgo, la
organización, los recursos y gestión económica, las personas, el aprendizaje e
innovación y la cultura y comunicación.

 Estrategia: Una vez elegidas las prioridades estratégicas, estas se deben

traducir en objetivos concretos para el período que abarca el plan. La definición
de objetivos es el punto crítico del plan: ellos son el norte que orienta toda la
acción.
Estos objetivos deben ser:
 Calendarizados
 Relevantes
 Específicos
 Medibles
 Alcanzables

Una vez establecidos los objetivos, el siguiente paso es definir las estrategias:
plantear diferentes alternativas posibles, evaluarlas y elegir las más adecuadas.
  Evaluación: Ahora que ya sabes lo que te propones y cómo lo lograrás, hay
que crear un sistema que te permita:

 Controlar el avance. Mediciones continúas de seguimiento de la ejecución

para detectar desviaciones y realizar las correcciones oportunas.

 Evaluar resultados. Comprender los factores de causa-efecto que llevaron al

éxito o al fracaso, para extraer conclusiones útiles para futuros planes.

El sistema se compondrá de los indicadores, los datos que nos permiten visualizar
los logros (por ejemplo: satisfacción de los beneficiarios); de las métricas, es decir, las
unidades para cuantificar (por ejemplo: euros, cantidad de participantes); de las
herramientas o metodologías para obtener y procesar los datos (por ejemplo:
encuesta); de la periodicidad con que se mide y de quién se encargará de cada medi -
ción. 

 Plan de acción: Concluido el plan estratégico, ahora hay que traducirlo a

planes de acción concretos. Para cada uno de los objetivos, en esta fase
definiremos:
 Las acciones concretas y procesos que se realizarán.
 Los equipos que participarán de la tarea.
 Los responsables que velarán porque se avance en tiempo y forma.
 Los insumos y el presupuesto que se necesitarán.
 Las fechas y plazos en que se trabajará.
Para esta fase es aconsejable que se involucren los líderes de los equipos que
llevarán a cabo las tareas. Por un lado, porque son quienes conocen realmente la
capacidad operativa, y por otro lado, porque las personas nos comprometemos más
con aquello que ayudamos a decidir.

Cuanto más riguroso y preciso sea el plan estratégico que desarrolléis, el rumbo

que debe tomar vuestra organización será más claro, y las metas y objetivos fijados
serán más realizables. Si quieres conocer de forma detallada cada uno de los pasos
para desarrollar un plan estratégico, no te pierdas el informe ‘Tu estrategia paso a
paso – Planificación a medida del tercer sector’.

Procesos para un plan en una organización

Señalan los pasos que han de darse en actividades tales como la contratación
de personal, la adquisición de maquinaria, la devolución de mercancías, la realización
de inventarios y arqueos de caja, etc.

En las empresas las críticas a los procedimientos son muy frecuentes. Los
empleados les acusan de ser burocráticos y de comportar una pérdida de tiempo,
creando un “papeleo” innecesario. Sin embargo, el objetivo de los procedimientos es
ayudar a la dirección y a los empleados a que el trabajo se efectúe con eficacia.

Las reglas son más estrictas, incluso, que los procedimientos. Señalan lo que se
puede y lo que no se puede hacer en situaciones o momentos muy definidos.
Definición de un programa y proyecto en una organización

El programa en una organización son un esquema en donde se establece la

secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los
objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos
eventos involucrados en su consecución, así mismo, concreta las líneas generales
contenidas dentro de un plan, el cual está conformado por un conjunto de programas,
siendo este el que hace posible el plan mediante un conjunto de acciones orientadas a
alcanzar metas y objetivos, los programas son más complejos, están enfocados a un
ámbito amplio y suelen estar compuestos por conjunto de proyectos.

Mientras que el proyecto dentro de una organización es un conjunto de

actividades concretas, interconectadas y coordinadas entre sí, con el fin de satisfacer
necesidades o resolver problemas. Tienen una justificación muy concreta. Por esta
razón, en las organizaciones, cada departamento tiene a su cargo el desarrollo de una
cartera de proyectos liderados por equipos de trabajo.

Los proyectos forman parte de un plan y de un programa; tienen una duración

más corta y, por lo general, pocos promotores. Se formulan cuando existen actividades
nuevas, incluyendo mejor y reformas.

Según explica Paul Roberts (2012), tienen una fecha de inicio, de fin y formulan
objetivos específicos. De esta manera proporciona el control para que una organización
progrese. Son únicos, cumplen calendarios, manejan un presupuesto autónomo y
recurren a un abanico de recursos. Un proyecto requerirá de un conjunto de
capacidades, conocimientos, habilidades y experiencia de personas.

Importancia para un programa y proyecto en una organización

 Suministran información e indican el estado de avance de las actividades

 Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
 Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina
un programa para cada centro de responsabilidad.
 Determinan los recursos que necesitan.
 Disminuyen los costos.
 Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse
específicamente. Determinan el tiempo de iniciación  terminación de
actividades.
 Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.
 Evitan la duplicidad de esfuerzos.

Objetivos para un programa y proyecto en una organización

Los objetivos son los resultados deseados que se esperan alcanzar con la
ejecución de las actividades que integran un proyecto, empresa o entidad. Medibles o
cuantificables. Los objetivos le permiten medir y mantenerse alerta a medida que
avanza progresivamente hacia su meta. Aunque los objetivos son declaraciones de lo
que el programa desea lograr, no son declaraciones sobre cómo hacerlo. Para poder
lograrlo, a través de un plan de acción, existen en una serie de medidas específicas.
Funciones para un programa y proyecto en una organización

 Desarrollar el plan del programa o proyecto

 Establecer prioridades
 Coordinar
 Actuar como interlocutor ante promotores, accionistas, cliente y también ante
los equipos de trabajo y participantes en el proyecto
 Propiciar la comunicación y velar por el mantenimiento de los canales
 Gestionar a los equipos
 Gestionar las compras y los proveedores
 Gestionar el riesgo
 Confeccionar, actualizar y monitorizar el plan de proyecto
 Evaluar y monitorizar la calidad
 Gestionar el presupuesto del proyecto
 Gestión los conflictos que se puedan presentar
 Hacer un seguimiento del desarrollo de proyecto en su fase de ejecución
 Motivar a los equipos
 Ejecutar acciones correctoras cuando sea necesario.

Elementos para un programa y proyecto en una organización

 Deben participar en su formulación: tanto el responsable del programa, como

aquellos que intervendrán en la ejecución
 La determinación de los recursos y el periodo para completarlo, deben estar
relacionados con las posibilidades de la empresa
 La aprobación del desarrollo y ejecución del programa, debe comunicarse a
todos aquellos que estén involucrados en el mismo
 Deben ser factibles
 Evitar que los programas se contrapongan entre sí
 Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de fácil comprensión
 El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se
presenten, así mismo, debe considerarse las consecuencias que operarán en el
futuro.

Características para un programa y proyecto en una organización

Características de un programa
 Valores humanísticos: Creencias positivas sobre el potencial de los empleados
 Orientación a los sistemas: Todas las partes de la organización, esto incluye la
estructura, tecnología, las personas deben trabajar en conjunto
 Aprendizaje a través de experiencias: Los aprendizajes a través de
experiencias, en el ambiente de entrenamiento, deben ser iguales a los que los
individuos encuentran en el trabajo. El entrenamiento no debe ser enteramente
teóricos y leído
 Resolución de problemas: Los problemas son identificados, los datos
recopilados, se toman acciones correctivas, el evalúa el progreso y los ajustes
en el proceso de resolución de problemas son necesarios
 Orientación hacia la contingencia: Las acciones se seleccionan y se adaptan
para que respondan a las necesidades
  Agente del cambio: Se estimula, facilita y coordina el cambio
 Niveles de intervención: Los problemas pueden ocurrir en las de  un nivel de la
organización así que la estrategia requerirá una o varias intervenciones.

Características de un proyecto
 Alcance: se refiere al impacto que tiene el proyecto para el entorno en el que
opera. Por ejemplo, el número de personas al que se dirige o la incidencia del
de los resultados que se obtengan de su ejecución
 Tiempo: el corto, el medio o el largo plazo también determinan la gestión de un
proyecto, así como las fases o iteraciones en que se divide
 Integración: saber integrar las tareas, clasificarlas y encontrar una secuencia
entre ellas es fundamental para la gestión y la consecución de resultados en la
ejecución de un proyecto
 Coste: la medición de costes nos permite tener una idea del presupuesto que
debemos tener disponible para garantizar la continuidad, la sostenibilidad y la
viabilidad de las acciones previstas
 Calidad: los resultados de un proyecto no pueden ser de cualquier tipo. Deben
responder a unos patrones de calidad y a los objetivos principales
 Gestión de accionistas: son quienes apoyan de alguna manera el proyecto y su
ejecución. La gestión de proyectos también debe administrar los aportes que
éstos hagan y aplicar sus decisiones
 Comunicaciones: saber transmitir los mensajes es una tarea fundamental para
la integración de tareas y la buena ejecución
 Gestión del riesgo: es indispensable que sepamos a qué nos enfrentamos
mientras gestionamos un proyecto: riesgos, amenazas, factores externos, etc.
 Recursos humanos: del mismo modo que es preciso gestionar los recursos
técnicos y tecnológicos en los que se apoyan las tareas, debemos hacer lo
propio con el personal que ejecuta las labores
 Abastecimiento: los canales de recursos, materias primas y otros elementos
necesarios para la puesta en marcha de las tareas deben estar garantizados.
De lo contrario, el proyecto perderá continuidad.

Técnicas para un programa y proyecto en una organización

1. Diagrama de Gantt

2. Red PERT

3. Punto de Equilibrio

4. Matriz DOFA

Procesos para un programa y proyecto en una organización

A veces se dedica más esfuerzo organizativo a diseñar un programa o proyecto que

a ponerlo en marcha. Es un error común que hay que solucionar: una vez que se tiene
el documento del programa, hay que presentarlo y hay que elaborar un plan de
implantación del mismo, que incluye su seguimiento y evaluación y que finalmente
desemboca en la revisión y rediseño del programa o proyecto. Así pues distingamos
dos fases:

 Fase de Diseño: analizar y definir:

 El problema y sus causas
 A quienes afecta
 Estrategias de abordaje
 Objetivos
 Actividades
 Recursos
 Evaluación

 Fase de puesta en marcha:

 Presentación
 Organización del programa
 Movilización de recursos
 Sistema de información
 Apoyo al proceso de cambio
 Evaluación
 Revisión del diseño