Curso de Administración de Proyectos Con Empleo Avanzado de MS Project 201

Curso de Administración de Proyectos con empleo avanzado de
Microsoft Project Professional 2016®

Versión 9 – abril 2020
Curso de Administración de Proyectos

con empleo Avanzado de Microsoft
Project Professional 2016® - X Versión
Relator : Luis Edgardo Gaete Bascour, Ingeniero Aeronáutico, MSc

Santiago, mayo de 2020 -
Curso de AP con empleo avanzado de MS Project Professional 2016 1
Bienvenidos
OBSERVACIÓN DE LAUNEGAYER
“Es más fácil hacer preguntas tontas que corregir errores estúpidos.”
COROLARIO:
“En este curso NO hay preguntas tontas”
Extraído de Murphy-ología del Trabajo y Proyectos (http://humor.astalaweb.com/Murphy)
CFO le pregunta a CEO: ¿Qué pasa si invertimos en desarrollar y capacitar

a nuestros colaboradores y luego se van?
CEO le contesta al CFO: ¿Qué pasa si no lo hacemos y se

quedan?
Extraído de publicación desconocida en Linkedin
Inversiones y Asesorías GASU SpA - Relator: Edgardo Gaete Bascour 1

Presentación del Relator

Edgardo Gaete Bascour – cel: +56 9 9848 9502
egaete@gasuasesores.cl
https://www.linkedin.com/in/edgardo-gaete-66273a22/?originalSubdomain=cl
• Consultor del Sector Público y Privado, en temas de Gestión de Proyectos y

Gestión Organizacional, a través de diversas empresas consultoras de las que es
socio.
• Ingeniero Aeronáutico (Estructural), Academia Politécnica Aeronáutica, Fuerza
Aérea de Chile y Magíster en Evaluación y Gestión de Proyectos de Defensa,
Academia Militar Politécnica.
• Relator Profesional de la Escuela de Ingeniería, Pontificia Universidad Católica de
Chile, en Educación Profesional (EP) (diplomados, cursos corporativos o abiertos)
• Profesor en Magister Administración de Ingeniería (MEM) de la Universidad de Los
Andes
• Anteriormente, CFO (Chief Financial Officer) del Holding Themac Latinoamérica
(Proyectos Tecnológicos para el Ambiente en todo Latino América) y Gerente
General de Electrónica Megatel S.A. (Holding Someco).
• Actualmente, Director de Sistemas de Productividad y Gestión (SPG) S.A. y de
Inversiones y Asesorías Gasu SpA.
Objetivos del Curso

Al término del curso el alumno será capaz de:
Distinguir la importancia y el rol del uso de las tecnologías de información en la

planificación, seguimiento y control de proyectos, para el mejoramiento continuo y
aumento de confiabilidad en la programación de los proyectos en que participen.
Consolidar el conocimiento previo de las funcionalidades básicas de programación y
control de proyectos en MS Project Professional 2016®.
Manejar de manera eficiente los recursos del proyecto y la elaboración de sus
presupuestos y flujos de caja.
Utilizar opciones avanzadas de programación (campos personalizados), tablas,
filtros, vistas, indicadores gráficos, tablas dinámicas y otros elementos prácticos
para facilitar la programación y control de las obras.
Incorporar en proyectos buenas prácticas de control de proyectos, a través del
empleo de funciones avanzadas del modelo de Valor Ganado (EVA) con empleo de
MS Project Professional 2016®.
Diseñar e implementar reportes avanzados del proyecto, a través del motor de
reportes de MS Project Professional 2016®.

Resultados de Aprendizaje y Contenidos

del Curso Gestión de Proyectos
UNIDAD RESULTADOS DE APRENDIZAJE
Módulo 1: Introducción 1. Conceptualizar los elementos más relevantes asociados a la Administración de
Proyectos y al Ciclo de Vida de las obras.
a la Teoría de 2. Aportar una revisión global sobre los conceptos más importantes en la teoría de
Programación y Control Programación de Proyectos (WBS o EDT, Hitos, Tareas, Tiempos y Recursos) y
de Proyectos desarrollar un proceso racional, utilizando las técnicas de uso generalizado y
recomendado para proyectos.
3. Exponer las técnicas de Control de Proyectos.
4. Presentar una visión global de las capacidades del software MS Project
Professional 2016® en la Programación y Control de Proyectos.
CONTENIDOS
1. Administración Integrada de Proyectos: Planificación, Organización, Programación y Control.
2. Herramientas de Programación de Proyectos (WBS, Plan de Hitos, Malla PERT/CPM, Carta Gantt, Histogramas,
Presupuestos y Flujo de Gastos).
3. Modelos de Control de Cambios, Curvas de avance (“S”) para el Control de Proyectos.
4. Modelo de Control de Proyectos por Valor Ganado (EVA).
5. Presentación general del software MS Project Professional 2016® (Menú, Vistas, Tablas, etc.). Potencialidades y
limitaciones.

Módulo 2: Revisión 1. Describir el alcance e impacto de uso de software de gestión de proyectos
durante el ciclo de vida del proyecto.
general del modelo de 2. Exponer los componentes principales de MS Project Professional 2016®.
programación de 3. Presentar un modelo de Configuración (setup) del proyecto en el software.
proyectos en MS 4. Revisar, a través de un ejemplo aportado por el relator, las funcionalidades
Project Professional básicas del software para la programación de proyecto (Conductas de entrada)
2016®.
CONTENIDOS
1. Creación y configuración inicial de un proyecto (seteo)
2. Creación de EDT del proyecto (Fases, subfases, tareas, hitos).
3. Cronograma del proyecto (Secuencia Lógica, Ruta Crítica) - Repaso de funciones básicas.
• Definición y creación de tareas (tipología).
• Relaciones de precedencia (restricciones).
• Definición de duraciones.
• Revisión final del programa.
• Taller aplicado para la elaboración de la programación de actividades y plazos en MS Project Professional
2016® (repaso).


Módulo 3: Gestión de 1. Explicar el proceso de Creación, Asignación y Nivelación de Recursos y Costos en
el software MS Project Professional.
Recursos con MS 2. Desarrollar habilidades de las técnicas empleadas en el proceso de
Project Professional programación de recursos y costos, a través de talleres aplicados basados en el
2016®) uso de software MS Project Professional 2016®.
CONTENIDOS
1. Tipos de Recursos (proyecto o empresa, genéricos o específicos).
2. Métodos de programación de recursos. Creación de recursos e ingreso de sus parámetros de uso y costo en MS
Project. Tablas de costos y disponibilidad variable.
3. Asignación de recursos a tareas (perfiles de asignación). Histogramas de Recursos. Hoja de Usos de Recursos.
4. Nivelación de recursos. Revisión de sobre-asignaciones en Histogramas de recursos.
5. Presupuestos y Flujos de Gastos del proyecto en MS Project Professional 2016®. Reportes asociados. Diseño de
Reportes tipo.
6. Talleres aplicados para la elaboración de la programación de recursos y costos en MS Project Professional 2016®.

Módulo 4: Seguimiento 1. Explicar el proceso de Seguimiento y Control de Proyectos y los parámetros
involucrados en el software MS Project Professional®.
y Control de Proyectos 2. Exponer el proceso de confección de Curvas de Avance de Programa y Costos
con MS Project (“S”) a través de la interfaz MS Project Professional®.
Professional 2016® 3. Comprender el alcance y potencialidades del modelo de control por Valor
Ganado y la generación de una batería de indicadores de seguimiento
contractuales.
4. Desarrollar habilidades de las técnicas de Control de Proyectos, a través de
talleres aplicados basados en el uso de software MS Project Professional®.
CONTENIDOS
1. Creación de Líneas de Base del proyecto.
2. Actualización del Proyecto - Ingreso de Información real
3. Sistemas de Control por medición de avance físico y de costos (Curvas “S”).
4. Sistema de Control por Valor Acumulado (modelo EVA).
5. Seguimiento de Plazos y Costos en MS Project Professional.


Módulo 5: 1. Presentar los diversos tipos de reportes existentes por defecto en MS Project
Professional 2016®.
Reportabilidad con MS 2. Desarrollar la configuración de nuevos reportes, de acuerdo al estándar de
Project Professional información de la empresa contratista o en los formatos solicitados por clientes.
2016®
CONTENIDOS
1. Informes impresos (ajustes, configuración y creación de nuevos reportes).
2. Informes visuales (edición, creación y administración de plantillas).
3. Generación, administración y uso de Equivalencias (con MS Excel®).
4. Traspaso de reportes a plantillas globales.

Módulo 6: Otras 1. Presentar algunas de las funciones avanzadas de mayor uso en MS Project
funciones avanzadas de 2. Emplear capacidades de programación de campos específicos para personalizar
MS Project Professional tablas del software, a través de indicadores gráficos y programables.
2016® 3. Generar plantillas de tablas, reportes, filtros, calendarios y otros elementos
personalizables y exportables.
CONTENIDOS
1. Uso de funcionalidad “Organizador” del software como herramienta de creación de plantillas y estandarización de
reportes, filtros y campos personalizados.
2. Manejo avanzado de calendarios específicos (para tareas y recursos).
3. Creación e importación de Campos Personalizados (fórmulas e indicadores gráficos).
4. Integración de Subproyectos.
5. Revisión general de funcionalidades de PWA (Project Web Access)®, MS Project Server® y su uso combinado con
MS Sharepoint® y MS Teams®.
6. Empleo de Filtros y funciones como ordenar, resaltar y uso de esquemas.
10

Talleres Aplicados del Curso
Taller N°1: Taller Nº3

Configuración del Creación,
proyecto y Asignación y
creación de WBS Nivelación de
o EDT del Taller N°2 Recursos para
Proyecto, Fases, Revisión del Proyecto.
Subfases y Tareas Cronograma del
del Proyecto. Proyecto – Ruta
Crítica y Carta
Gantt del
Proyecto.
Secuencia Actividades,
PERT/CPM
11
Talleres Aplicados del Curso
Taller Nº4
Elaboración del Taller N°6: Creación
Presupuesto y Flujo de Reportes
de Caja del Proyecto. Automatizados del
Proyecto.
Taller Nº5 Control,

Seguimiento,
Actualización y
emisión de reportes
del Proyecto.
Taller N°7: Creación
de Tablas
Personalizadas.
12

Módulo 1:
“Introducción a la Teoría de
Programación y Control de Proyectos”
13

CONTENIDOS
limitaciones.
14

Recordando… ¿Qué es un Proyecto y qué

lo caracteriza?
Existe muchas definiciones de “proyecto”. Veamos la “oficial”:
”Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado único (entregables)” (Fuente: PMBOK. PMI)
▪ Los proyectos son complejos . N*(N-1)/2

▪ Son únicos (aunque el producto sea el mismo)
Características ▪ Tienen un ciclo de vida
de un ▪ Producen un cambio
Proyecto ▪ Tienen duración definida

▪ Son multidisciplinarios
▪ Generan conflictos (se producen en el mundo real)
15
¿Qué es la Dirección de Proyectos (PM)?

• “La aplicación de conocimientos, destrezas, herramientas y técnicas a
las actividades del proyecto, para cumplir con los objetivos de alcance,
calidad, tiempo y costo que le han sido impuestos”
✓ Conocimiento técnico en gestión de proyectos (Technical Project Management):

Conocimiento y habilidades relacionados con los dominios específicos de gestión de
proyectos, programas y portafolios.
✓ Liderazgo (Leadership): Conocimiento, habilidades y comportamientos específicos
orientados al liderazgo, habilidades transversales que ayudan a la organización a
conseguir sus objetivos de negocio.
✓ Gestión estratégica y de negocio (Strategic y Business Management):
Conocimiento y experiencia en la industria u organización que mejora el rendimiento y
la obtención de mejores resultados empresariales.
© Fuente: PMBOk 6tA ed.
16

Objetivos de la
Administración de Proyectos
Enfoque tradicional Enfoque moderno
CALIDAD
TIEMPO ALCANCE
CALIDAD COSTO
COSTO TIEMPO
17
Definiciones claves … para no perderlo de

vista durante este curso
¿QUÉ ES LA PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS?

• La Planificación de Proyectos es el proceso mediante el cual se analizan y
explicitan los objetivos, las metas y las estrategias necesarios para que un
proyecto cumpla su ciclo de vida y que satisfaga a plenitud sus objetivos
de costo, programa, rendimiento técnico y las expectativas del cliente.
18

Mapas de Procesos de la Gestión de

Proyectos, según estándar PMI
19
Otras definiciones para tener en cuenta

durante este curso
¿QUÉ ES EL SEGUIMIENTO DE UN PROYECTO?
• El seguimiento del Proyecto implica el proceso de recopilación de
información de lo que está ocurriendo en el proyecto; es una actividad que se
ejecuta en forma permanente, permite conocer la realidad del proyecto y
tomar acciones correctivas ante eventuales desviaciones. Esta información es
la utilizada en el proceso de control para las comparaciones periódicas de
rendimiento y proceso de toma de decisiones.
¿QUÉ ES EL CONTROL DE UN PROYECTO?

• El Control de un proyecto es un proceso formal, a través del cual se
establecen las normas del proyecto y, durante su ejecución, se observa el
desempeño, comparar el rendimiento entre lo real y lo planificado y aplicar
las acciones correctivas cuando sea el caso. Incluye la toma de decisiones
respecto a la continuidad del proyecto y/o sus reprogramaciones.
20

Ciclo de Vida de un Proyecto

(según Ministerio Desarrollo Social, MDS)
Metodología de Metodología de
Formulación y Evaluación Adm. Proyectos Evaluación
del Proyectos (ex ante) (ex durante) ex post
Idea Preinversión Inversión Operación

“Gerencia de
Beneficios” n Bi-Ci
VAN = - I0 + S(1+r)i
1
Perfil n Ci
Prefactibilidad
Factibilidad
VAC = - I0 - S (1+r)i
1
Diseño
Ejecución
Producción
Decisión!!!
21
Pero la verdad puede ser otra… Las

verdaderas 10 fases de un proyecto
1. OPTIMISMO Y ENTUSIASMO DESBORDANTE
2. FASE DE DESORIENTACIÓN PROFUNDA
3. DESCONCIERTO GENERAL Y PANICO
4. PERÍODO DE DESPELOTE INCONTROLADO
5. BUSQUEDA IMPLACABLE DE CULPABLES
6. SÁLVESE QUIEN PUEDA
7. CASTIGO EJEMPLAR A LOS INOCENTES
8. RECUPERACIÓN DEL OPTIMISMO PERDIDO
9. TÉRMINO INEXPLICABLE DEL PROYECTO
10. HONORES Y PREMIOS A LOS NO PARTICIPANTES
22


CONTENIDOS
limitaciones.
23
Planificación, Programación y Control del

Proyecto
24

Objetivos, requerimientos
(t, $, C), aspectos
contractuales, restricciones,
etc.
Elaborar
Definir las actividades en Descripción del
forma estructurada (E.D.T.) Trabajo para cada
actividad
Establecer secuencia lógica de
Secuencia las actividades (PERT)
AJUSTAR
de la Estimar duración de cada
actividad
Programación Elaborar
Carta GANTT
(Típica) Asignar recursos a cada AJUSTAR

actividad
¿ Se cumplen plazos NO
y presupuesto?
SI
Programa definitivo
25
Definición del Alcance del Proyecto
Fuente : PMBOK, PMI
26

¿Qué es la WBS (Work Breakdown Structure) o

EDT (Estructura de Desglose del Trabajo?
La Estructura de Desglose del Proyecto es una herramienta gráfica que permite
representar, en forma gradual y cada vez con más detalles, la totalidad de los
trabajos del proyecto (planes, reportes, contratos, revisiones, Estados de Pago,
informe final, documentación técnica, etc.) y entregables del producto (Sistema,
Subsistema, Componentes, Subcomponentes y Elementos menores)
Es vital que se dimensionen separadamente los esfuerzos de administrar el
proyecto y de desarrollo de entregables finales, para facilitar la cuantificación del
trabajo, los costos directos e indirectos y la estrategia de control del proyecto.
Permite a los grupos de interés “imaginarse” los entregables del proyecto y cerrar
acuerdos respecto a ellos.
La WBS es una descomposición jerárquica del trabajo, orientada al producto entregable,
que será ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos de éste y crear los
productos entregables requeridos (PMBOK, PMI).
¿Quiénes de ustedes dimensionan las HH necesarias para reporting,
reuniones, gestión de contratos, manejo de grupos de interés, esfuerzos de
planificación y otras tantas actividades que consumen nuestro escaso
tiempo?
27
¿Qué es la WBS (Work Breakdown

Structure) o EDT?
La WBS define y organiza el alcance total del proyecto, en base al trabajo necesario
para lograrlo. Subdivide el trabajo del proyecto en porciones más pequeñas del
entregable, más fáciles de manejar. El nivel de detalle para estos paquetes de
trabajo variará según el tamaño y complejidad del proyecto; permiten calcular el
tiempo y costo de manera fiable.
Cada nivel descendente de la WBS representa una definición cada vez más
detallada del trabajo. El trabajo planificado del nivel más bajo, denominados
paquetes de trabajo, puede programarse, controlarse y estimar sus costos.
La WBS es intensivamente utilizada en la planificación, seguimiento y control de

proyectos, pues en ella permite que el equipo de proyecto se concentre en el logro
del alcance (actividades orientadas a los entregables). Pueden mostrarse aspectos
tan variados como la organización interna del proyecto (responsabilidades y
dependencias), los programas de tiempo y costos, controles (tiempos y costos
reales).
28

Secuencia General de la Programación

WBS HISTOGRAMAS
GANTT
PERT/CPM
Duración
29
Estructura de Desglose del Trabajo (WBS) del Proyecto

“Implementación de Salas de Capacitación para la
Dirección Nacional de Aduanas” (Programa)
Software: WBS Schedule Pro – Critical Tools

30

Estructura de Desglose del Trabajo (WBS) del Proyecto

Dirección Nacional de Aduanas” (Horas y Costos)
Software: WBS Schedule Pro – Critical Tools

31
WBS del Proyecto “Implementación de Salas de Capacitación

para la Dirección Nacional de Aduanas” (Carta Gantt)
Software: MS Project Professional 2016®

32

(t, $, C), aspectos
etc.
Elaborar
actividad

las actividades (PERT)
Secuencia Estimar duración de cada

AJUSTAR
de la actividad
Carta GANTT
(Típica) Asignar recursos a cada

actividad
AJUSTAR
y presupuesto?
SI
Programa definitivo
33
Plan de Hitos (Milestones)

Vista Plan de Hitos “Proyecto CISA”
(MS Project 2016)
34

Relaciones de Precedencia típicas

TERMINO A COMIENZO (TC o FS) Des = 2 ds.
A
( B comienza cuando termina A)
B
COMIENZO A COMIENZO (CC o SS) A

( B comienza cuando comienza A) Des = 6 ds.
B
Des = 4 ds.
TERMINO A TERMINO (TT o FF) A
( B termina cuando termina A)
B
IMPORTANTE: Puede definirse un desfase o posposición (MS Project) entre A y B en

todos los casos anteriores. Por ejemplo, en la relación TC puede indicarse que B
comience 2 días después que termine A. Si no se indica desfase, B comienza
inmediatamente después del término de A.
35
Características del Método

PERT/CPM
Define la ruta crítica del proyecto, la cual une todas las actividades cuya
holgura es cero y determina el tiempo mínimo en el que el proyecto puede
realizarse. Es coincidente siempre con la ruta más larga del proyecto.
La holgura TOTAL es el tiempo que una actividad cualquiera puede retrasarse

sin afectar la fecha de término del proyecto.
La holgura LIBRE es el tiempo que una actividad cualquiera puede retrasarse

sin afectar el comienzo de la tarea sucesora.
Las actividades con holgura cero se denominan críticas y representan las

áreas de mayor riesgo para el término programado del proyecto.
36

Concepto de Ruta Crítica y Holgura
RUTA CRÍTICA
B (10 días)
A (5 días) D (4 días)
C (7 días)
Actividad
A A
B B
C C Holgura
D D
Días
5 10 15 20
37
Fechas Significativas de una Actividad
Inicio Término Inicio Término

Temprano Temprano Tardío Tardío
(ES) (EF) (LS) (LF)
ASAP = EF-ES ALAP = LF-LS
ACTIVIDAD C ACTIVIDAD C
HOLGURA
38

Características del Método

PERT/CPM
Técnicas PERT y CPM se basan en la misma concepción teórica para
interconectar las tareas (lógica), pero difieren en la forma de estimar la duración
de las actividades.
CPM : usa tiempos determinísticos (un solo valor).
PERT: usa tiempos probabilísticos basados en tres criterios de estimación:
* tiempo optimista (to)
* tiempo más probable (tmp)
* tiempo pesimista (tp)
39
Método PERT/CPM
Diagrama Lógico (Software PERT Chart Expert)
21 35
21 35
01 20 21 30 36 43
01 20 26 35 36 43
01 20 21 34
02 21 30 43
01 10 21 24 25 42
05 14 22 25 26 43
11 21
15 25
40

(t, $, C), aspectos
etc.
Elaborar
actividad

las actividades (PERT)
Secuencia AJUSTAR

actividad
Carta GANTT
(Típica)
Asignar recursos a cada AJUSTAR
actividad
y presupuesto?
SI
Programa definitivo
41
Estimación de la Duración de una Tarea

l La duración de una tarea dependerá de:
Cantidad de trabajo a realizar en una métrica definida
Rendimiento de los recursos que se le asignen, en especial recursos de

trabajo (personas y máquinas)
l Luego:
DURACIÓN = Cantidad de Trabajo / Rendimiento de los Recursos
42

Reflexiones sobre la estimación de la

Duración de una Tarea
l La cantidad de trabajo a realizar dependerá directamente de la “Cubicación“ de
la actividad (“q”) y de la capacidad del equipo de encontrar métricas adecuadas.
l ¿Cómo aumentar la eficiencia de los recursos?:
Aumentando la cantidad de recursos…. Cuidado (MIELC)¡¡¡
Mejorando procesos
Reemplazando por recursos más eficientes:
> Tecnología < MOD (automatización)
Senior vs Junior (RRHH)
Capacitación (inversión)
Aumento de la Jornada Laboral (turnos, H/extras)

Políticas de incentivos (Cuidado….. QA & QC)
43
Estimación de la Duración de una Tarea

(Ejemplo)
l Se requiere completar una faena de despeje de franja de servicio de 15.000
m2 .
l Estimar la duración de la tarea para siguientes rendimientos de los recursos

que componen el “Sistema de despeje” (MOD + Mat + Maq) : 300 m2 /día,
600 m2 /día y 750 m2 /día
Duración 300 m2 /día= 15.000 m2 / 300 m2 /día

Duración 300 m2 /día = 50 días Luego, para una
misma cantidad
de trabajo (15.000 m2),
Duración 600 m2 /día= 15.000 m2 / 600 m2 /día
la duración de
Duración 600 m2 /día = 25 días la tarea varía en
función del rendi-
Duración 750 m2 /día= 15.000 m2 / 750 m2 /día miento del recurso
Duración 750 m2 /día = 20 días
44

(t, $, C), aspectos
etc.
Elaborar
Secuencia actividad
de la las actividades (PERT)
AJUSTAR
Programación Estimar duración de cada

actividad
(Típica) Elaborar
Carta GANTT

actividad
y presupuesto?
SI
Programa definitivo
45
Carta Gantt
(Programación de Actividades)
Fue desarrollada en 1917 por HENRY GANTT
Muestra las actividades de proyecto bajo la forma de barras

proporcionales al tiempo.
Su eje horizontal corresponde al tiempo, mientras que el vertical a las

actividades.
Son simples de preparar y fáciles de comprender.
Se puede incluir en ella los hitos (milestones) del proyecto y cualquier otra
actividad adicional.
Se basa en la secuencia lógica establecida en la malla PERT/CPM.
Por si sola, es una herramienta insuficiente para la planificación y control,

ya que no necesariamente muestra la secuencia lógica de las actividades
46

Carta Gantt del Proyecto “Implementación de Salas de

Capacitación para la Dirección Nacional de Aduanas”

47
(t, $, C), aspectos
etc.
Elaborar
actividad

Secuencia las actividades (PERT)

actividad
AJUSTAR
Programación
Elaborar
(Típica) Carta GANTT

actividad
y presupuesto?
SI
Programa definitivo
48

Histograma de Asignación de Recursos

del proyecto
Los histogramas de recursos muestran los requerimientos de recursos en términos
de horas/humanas, cantidad u otro parámetro, en forma general o por recurso, a
base de barras verticales sobre el eje horizontal de tiempos.
Los histogramas de recursos se construyen a base de la información reunida en la
carta GANTT, la que a su vez depende de la estructura de desglose del proyecto
(EDT ó WBS) y malla PERT/CPM.
Se emplean para optimizar la asignación de recursos, de tal manera de no exceder
los disponibles. Este proceso de conoce como nivelación de recursos.
Tener presente un monitoreo especial sobre recursos que son compartidos con
otros proyectos u otras áreas funcionales (organizaciones matriciales)
Es de común ocurrencia que los recursos queden en estatus de sobreasignados,
debido al uso de los criterios de “combinación más económica” (para definir el
menor costo del proyecto) o de “combinación más eficiente” (para definir el
menor plazo del proyecto).
49
Histograma de Recursos
Proceso de Nivelación
Carta Gantt del Recurso “X” en el proyecto con máxima disponibilidad de 4 unidades
(No incluye todas las actividades del proyecto, números indican unidades de recurso
requeridas por semana)
Actividades (EDT)
Sólo Recurso X
Tarea B 2 2
Tarea D 3 3 3
Tarea G 3 3
Tarea L 1
Tarea O 4 4
Tarea R 2 2
Tarea V 3
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
t (Semanas)
2 5 3 6 4 4 4 2 2 3
50

Proceso de Nivelación
Disponibilidad
Máxima
6 6
5 5
Disponibilidad
4 4
3 3
2 2
1 1
0 0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Recursos Asignados Recursos Sobreasignados Recursos Asignados
Semanas Semanas
SIN NIVELAR NIVELADO
51
Histograma del Proyecto “Implementación de Salas de

Capacitación para la Dirección Nacional de Aduanas”

52

Histograma a Nivel Agregado, ejemplo
10
8 2.7 Puesta en Marcha y Traspaso a Operaciones

Recursos por Actividad
6 2.6 Montaje Planta
4 2.5 Construcción Obras Civiles
2 2.4 Suministro Planta Reciclaje
0 2.3 Inspección Técnica de Obra

01-07-18
01-08-18
01-09-18
01-10-18
01-11-18
01-12-18
01-01-19
01-02-19
01-03-19
01-04-19
01-05-19
01-06-19
01-07-19
01-08-19
01-09-19
01-10-19
01-11-19
01-12-19
01-01-20
2.2 Licitación
Período
2.1 Administración del Proyecto
53
Algunas Técnicas para la Nivelación de Recursos

Deben construirse los histogramas a “nivel central” del programa o cartera de
proyectos, para evitar que, aún sin estar sobreasignados los recursos, a nivel de
proyecto, si lo estén a nivel de la organización, en especial para aquellos
recursos que trabajan en más de un proyecto simultáneamente.
Para cada recurso del proyecto deberá construirse un histograma de tipo
genérico (a nivel de plan maestro; ej: “analista”) o de tipo específico (a nivel plan
detallado; ej: analista Juan Marín)
Para nivelar los recursos, se desplazan las actividades con holgura (no
críticas) en forma exploratoria (tanteo) y se observa el comportamiento del
histograma.
Un criterio alternativo es optimizar la asignación de recursos priorizando las
actividades.
En base al histograma se identifican los recursos críticos, vale decir que,
deben ser monitoreados permanentemente en su rendimiento para asegurar el
cumplimiento de las duraciones de cada tarea.
Permitirá determinar que recursos deberán trabajar sobretiempo o utilizar
turnos, etc.
54

Histograma de Recursos : Nivelación

(Ejemplo)
actividad actividad
A A (2mc) A A (2mc)
B B (2mc) B B (2mc)
C C (4 mc) C C (4 mc)
días días
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Mecánicos (mc) Mecánicos (mc)

8 Disponibilidad 8 Disponibilidad
A máxima máxima
6 6
A B
4 C 4
2 C 2 C
B
días días
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
55

CONTENIDOS
limitaciones.
56

Seguimiento y Control de Proyectos

Proceso de Seguimiento y Control
Control de proyectos es un proceso formal mediante el cual se recaba
información de “terreno” en relación al avance físico y de costos, se efectúa
un análisis de dicha información, se efectúan los reportes, se comunican los
resultados a los stakeholders y se toman decisiones (continuar con el
programa o reprogramar)
Desde el punto de vista de MS Project, es el proceso de recoger e introducir la

información real de las tareas en la programación. Ejemplo: fechas reales de
comienzo o fin. Esto permite:
Obtener ventaja de tareas que se adelantan respecto a su duración prevista
Se puede tomar decisiones ante tareas que se retrasan de acuerdo a lo previsto
Objetivos:
Controlar progreso actual de tareas
Comparar datos de Línea de Base con la información actual (real)
57

Proceso de Seguimiento y Control
El Sistema de Control se establece previo a la ejecución del proyecto y
contiene información de costo, avance y comportamiento de las actividades.
El sistema de control considera, como mínimo, los procedimientos,

periodicidad, responsabilidades, formatos y contenido de los reportes o
informes de avance .
El Control del proyecto en MS Project puede comenzar junto con la ejecución

de las tareas.
Cuando se introduce el progreso real de las tareas el proyecto recalcula
automáticamente:
Las tareas que no han progresado son reprogramadas en base a los datos
actuales, dependencias, tareas, recursos y delimitaciones.
Esta reprogramación solo afecta al trabajo por realizar y no modifica la Línea de
Base. Para comparar programado vs real, puede verse Diagrama Gantt de
Seguimiento.
58

(t, $, C), aspectos
etc.
Elaborar Descripción
Definir las actividades en del Trabajo para cada
forma estructurada (E.D.T.) actividad (SOW)
Establecer secuencia lógica

de las actividades (PERT)
Secuencia de Estimar duración de cada
programación
actividad
del proyecto
Elaborar Cronograma
(Carta GANTT)
(Típica) Asignar recursos a cada

actividad
¿Se cumplen
plazos y
presupuesto?
Programa inicial
(Línea de Base)
59
Línea de Base de Tiempos del proyecto

(LBT) en MS Project
60

Línea de Base de Tiempos del proyecto

(LBT) en MS Project
61
Línea de Base de Tiempos (LBT) del proyecto

Dirección Nacional de Aduanas” en MS Project 2016®
62


Definición de Línea de Base del Proyecto
Una vez especificada la información de tareas, recursos y costos para el
proyecto, puede guardar una instantánea del plan original denominada Línea
de Base (Baseline).
Una línea de base es como una foto fija del Plan de Ejecución del Proyecto
y sirve de punto de referencia para examinar la evolución de lo planificado
versus lo realmente ejecutado.
Para guardar un punto de control del progreso real del proyecto, puede
conservar un plan provisional y comparar los cambios realizados en el plan
previsto. Una vez que el proyecto está en marcha, puede escribir
información real y compararla con la línea de base.
63
Esquema Sistema de Control de Programa

y Costos
CTL. PERSONAL
ANTECEDENCTES
LBA DEL PROYECTO Proyecto
CTL. MAQ. Y EQ.
INFORMACIÓN
PROGRAMACIÓN DE “TERRENO”
CTL.
Y CONTROL MATERIALES
CTL. COSTOS
IND.
CtTL DE
AVANCE AVANCE AVANCE AVANCE
CAMBIOS
COSTOS
LBT FÍSICO
PROGR.
COSTOS
PROG.
LBC FÍSICO
REAL REAL OTROS VARIOS
COMPARACIONES PERÍODICAS
ANÁLISIS DE
RESULTADOS
ACTUALIZACIÓN O REPROGRAMACIÓN TOMA DE A PRÓXIMO CONTROL

DECISIONES
BALANCE
FINAL
Curso de AP con empleo avanzado de MS Project Professional 2016

64
64

Información Necesaria para

controlar el proyecto
Ítem a Controlar Información del Programa Información a levantar del proyecto
o HH Ganadas (Control de Avance Real)

Personal o HH Programadas
o HH Consumidas (Control de Costos)
Maquinaria (Tecnología y o HM Ganadas (Control de Avance Real)

o HM Programadas
Herramientas) o HM Consumidas (Control de Costos)
o Programa de o Materiales consumidos (cubicaciones
abastecimiento reales)
Materiales
o Cubicaciones o Stock existencias en bodega y tránsito
programadas (materiales no consumidos)
o Programa de Costos
Costos Indirectos o Costos Indirectos Reales
Indirectos
Curso de AP con empleo avanzado de MS Project Professional 2016

65
65
Curva de Avance Programado: Curva “S”

Se emplean para controlar el proyecto durante su ejecución.
Se basan en la información reunida en la carta GANTT y se elaboran una vez

optimizada la asignación de recursos, es decir, sobre el programa definitivo de
actividades.
Se pueden graficar por especialidad, fase y proyecto.
En el eje de las abscisas se expresa la unidad de tiempo y en el de las ordenadas un

eje con doble escala: una porcentual y la otra en h/h. El total de h/h del proyecto
corresponde al 100% del avance del proyecto.
Las h/h se van acumulando por cada intervalo de tiempo, el cual debe tener relación
con la periodicidad de control definida.
El avance porcentual se obtiene relacionando la cantidad de h/h acumulada a cada

intervalo de tiempo con el total de h/h del proyecto.
66

Curva de Avance Programado:

Elaboración Curva “S” (Ejercicio aplicado)
MESES
INDICADOR
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
H/H mes prog. x mes 6 11 51 75 152 191 387 441 161 41 8
H/H ac.prog. Acumuladas 6 17 68 143 295 486 873 1.314 1.475 1.516 1.524
% de av. Prog. Acumulado 0,4 1,1 4,5 9,4 19,4 31,9 57,3 86,2 96,8 99,5 100,0
6
X 100 = 0,4 %
1524
El total de horas hombre programadas
del proyecto es 1524 horas,
lo que equivale al 100% del trabajo
67

Elaboración Curva “S” (Ejercicio aplicado)
Curva "S" con Histograma de Recursos
100,0 500
90,0 441 450

H/H mes prog. % de av. Prog.
80,0 387 400
70,0 350
Horas humanas por mes
%avance físico del trabajo
60,0 300
50,0 250
40,0 191 200

161
152
30,0 150
20,0 100
75
51
10,0 41 50
6 11 8
0,0 0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Tiempo (meses)
68


Proyecto “Implementación de Salas de Capacitación para la
69
Avance Programado vs Real:

Datos para Curva “S” (Valor ganado al mes 8)
MESES
INDICADOR
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
H/H mes prog. x mes 6 11 51 75 152 191 387 441 161 41 8
H/H mes reales (ganadas) x mes 8 20 64 83 163 140 300 395
H/H ac.prog. Acumuladas 6 17 68 143 295 486 873 1.314 1.475 1.516 1.524
H/H ac. Reales Acum. (ganadas) 8 28 92 175 338 478 778 1.173
% de av. Prog. Acumulado 0,4 1,1 4,5 9,4 19,4 31,9 57,3 86,2 96,8 99,5 100,0
% de av. Real Acum. (ganadas) 0,5 1,8 6,0 11,5 22,2 31,4 51,0 77,0
8
X 100 = 0,5 % El total de horas hombre programadas
1524 del proyecto es 1524 horas,
lo que equivale al 100% del trabajo
70

Avance Programado vs Real:

Datos para Curva “S” (Valor ganado al mes 8)
Curva "S" con Histograma de Recursos (Valor Ganado Mes 8)
100,0 500
86,2%
H/H mes prog. H/H mes reales Prog 441
90,0 450
% de av. Prog. % de av. Real
9,2% de
395
80,0 387 atraso 400
77,0%
Real
70,0 350
Horas humanas por mes

%avance físico del trabajo
300
60,0 300
50,0 250
40,0 191 200

163 161
152
30,0 140 150
20,0 83 100
75
64
51
10,0 41 50
20
6 8 11 8
0,0 0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Tiempo (meses)
71
Curvas de Avance Programado y Real:

72


CONTENIDOS
limitaciones.
73
Control de Proyectos por modelo de Valor

Ganado (EVA, Earned Value Analysis)
Se basa en el análisis del trabajo realizado (Earned Value Analysis, o
“valor completado”), comparando el nivel del trabajo realmente ejecutado
a una fecha dada, con el que se debería haber alcanzado a esa fecha.
Este método relaciona el trabajo realizado con los costos, por lo que
permite un control integrado de ambos y una mejor evaluación del
proyecto.
Genera un conjunto de KPIs del proyecto que aportan valiosa
información respecto a la toma de decisiones y está siendo ampliamente
solicitado por clientes y mandantes en sus exigencias a contratistas en
las políticas de reportes.
Debe tenerse cuidado de incluir en este análisis los costos indirectos en
que se ha incurrido a una fecha dada, pues esta técnica solo considera
los costos directos de cada actividad.
74

Representación Gráfica de Modelo EVA
CEF
Varianza
Programa Varianza Costos
a la fecha CPF proyectada a
Presupuesto Completación
Total en Tiempo
Proyecto
CRE
Atraso
Proyectado
CPTP a Complet.
COSTO
PCTR
Varianza Programa
a la fecha
en Costo Varianza Costos
(CPTR – CPTP) a la fecha (CPTR-CRTR)
CPTP = Costo Presupuestado Trabajo Programado
CPTR = Costo Presupuestado Trabajo Realizado
CRTR
CRTR = Costo Real Trabajo Realizado
PCTR = Pronóstico Costo Trabajo Restante
CPF = Costo Presupuestado a Finalización
CPTR
CEF = Costo Estimado a Finalización
CRE = Costo Restante Estimado
Fecha Fecha término

Actual TIEMPO
prog. proyecto
75
Parámetros Básicos del Método EVA (3/3)

CPTP (BCWS): Costo Presupuestado del Trabajo Programado
“Lo que debería haberse gastado hasta la fecha de acuerdo al
programa inicial (línea de base)”
CPTP = costo total programado x % avance programado
CPTR (BCWP): Costo Presupuestado del Trabajo Realizado

“lo que debería haberse gastado en función de la cantidad real de
trabajo realizada hasta la fecha, de acuerdo al programa”
CPTR = costo total programado x % avance real
CRTR (ACWP) : Costo Real del Trabajo Realizado

“lo que realmente se ha gastado en el trabajo realizado a la
fecha”
CRTR = costo real del trabajo realizado
76

Parámetros de Variación del Modelo

EVA (1/2)
VC (CV): Variación de Costo de Valor Acumulado
“Diferencia entre lo que se debiera haber gastado de acuerdo al trabajo

realizado a la fecha (CPTR) y el costo real de dicho trabajo (CRTR)”
VC = CPTR - CRTR
Si VC es positivo (>0) : se ha gastado menos de lo previsto
Si VC es negativo (<0): los costos reales son superiores a

los previstos para el nivel actual de
trabajo.
77
Parámetros de Variación del Modelo

EVA (2/2)
VP (SV) : Variación de la Programación de Valor cumulado
“Medida del adelanto o atraso del programa en función del costo”
VP = CPTR - CPTP
Si VP es positivo (>0) : se va adelantado
Si VP es negativo (<0): se va atrasado
78

Parámetros de Rendimiento del modelo

EVA (2/2)
Schedule Performance Index (SPI) = CPTR/CPTP
(Índice de Rendimiento de Programa – IRP)
Es la medida de la eficiencia del proyecto
SPI < 1 el proyecto podría excederse en tiempo
SPI > 1 el proyecto está dentro de los tiempos planificados
Cost Performance Index (CPI) = CPTR/CRTR

(Índice de Rendimiento de Costos – IRC)
Es la medida de la eficiencia en costos del proyecto
CPI < 1 el proyecto podría excederse en costo
CPI > 1 el proyecto está dentro del costo planificado
79
Interpretación Gráfica del modelo EVA

(caso 1)
$ Presupuesto
SPI < 1
CPI < 1
El proyecto está
CRTR atrasado y ha
60K
gastado más de lo
50K
VC CPTP que debía a la fecha
VP
(está sobre el
40K CPTR
presupuesto)
Fecha
límite
día del
análisis Tiempo
80


(caso 2)
$ Presupuesto
SPI > 1
CPI = 1 CRTR
El proyecto está
VC CPTR
60K
adelantado y ha
VP gastado lo que debería
50K según el trabajo
CPTP
realizado (aunque está
40K sobre el presupuesto)
Fecha
límite
día del
análisis Tiempo
81

(caso 3)
$ Presupuesto
SPI < 1
CPI = 1
El proyecto está
atrasado y ha gastado lo
60K que debería según el
trabajo realizado
50K CPTP
(aunque está bajo el
VP CRTR
40K
presupuesto)
VC
CPTR
Fecha
límite
día del
análisis Tiempo
82


(caso 4)
$ Presupuesto
SPI > 1
CPI > 1
El proyecto está
CPTR
adelantado y ha
60K
gastado menos que lo
VP
50K
que debía a la fecha
CPTP
(bajo el presupuesto)
VC
40K
CRTR
Fecha
límite
día del Tiempo

análisis
83
Representación Gráfica EVA:

84

Ejemplo de Mapa de Cartera de Proyectos

en una Organización
85
Ejemplo de Mapa de Cartera de Proyectos

en una Organización
86


CONTENIDOS
limitaciones.
87
Entorno de Trabajo de MS Project pantalla

inicial…
Barra Acceso Fichas o Pestañas Cintas de Opciones
Rápido del Menú o Herramientas
Escala Temporal
Tabla de Trabajo Área de Gráfico
Barra de Vistas
Barras de desplazamiento
Vr/Hz
88

Entorno de Trabajo de MS Project (Barras)
Fichas o Pestañas del Menú (Carta Gantt)
Cintas de Opciones o Herramientas (algunas de Carta

Gantt!!!)
89
Una ayuda EXTRA de MS Project…
Cambiar Actitud del Jefe Ctrl+Alt+C

Leer Mente del Jefe Ctrl+Alt+L
Cambiar al Jefe Ctrl+Alt+J
Producir Ideas Brillantes Ctrl+Alt+I
Borrar Cambios Estúpidos Ctrl+Alt+B
Postergar Fin Proyecto Ctrl+Alt+P
Aumentar Presupuesto Ctrl+Alt+A
Aumentar mi Salario Ctrl+Alt+S
Encontrar Mejores Clientes Ctrl+Alt+M
Recuperar Cliente Perdido Ctrl+Alt+L
Salvar mi Fin de Semana Ctrl+Alt+F
90
90

Entorno de Trabajo de MS Project

La Escala Temporal
Nivel Intermedio (Ej: semana)
Nivel Inferior (Ej: días)
91

Vistas del Proyecto
(Barra de Vistas - Calendario)
92


Vistas del Proyecto
(Diagrama Gantt y Tabla Entrada)
93

Vistas del Proyecto
(Diagrama de Red - PERT)
94


Vistas del Proyecto (Gantt de Seguimiento con
Tabla de Costo y Línea de Progreso)
95

Vistas del Proyecto
(Hoja de Recursos con Tabla de Entrada)
96


Vistas del Proyecto
(Uso de Tareas con Tabla de Trabajo)
97

Vistas del Proyecto
(Uso de recursos – Tabla de Trabajo)
98


Vistas del Proyecto
(Gráfico de recursos - Histograma)
99

Vistas del Proyecto
(Organizador del Equipo)
100


Vistas del Proyecto
(Barra de Vistas)
101

Tabla Valor Ganado (EVA)
Parámetros del Modelo
102

Módulo 2:
“Revisión general del modelo de
programación de proyectos en MS
Project Professional 2016®”
103

general del modelo de 2. Exponer los componentes principales de MS Project Professional 2013® y 2016®.
2016®.
CONTENIDOS
2016® (repaso).
104

Creación de un nuevo Proyecto

Información General del Proyecto
105

Información General del Proyecto
106


Ajustes a la Configuración Inicial
❖ Microsoft Office Project Professional 2013® es una aplicación personalizable, y
que permite definir un conjunto de parámetros para que los proyectos, sus tareas,
sus recursos y demás elementos inicien con las configuraciones específicas
determinadas por su organización y que pueden ser definidas como políticas.
❖ Existe otro conjunto de cambios que se pueden aplicar para cambiar el
comportamiento del proyecto y sus elementos (Actividades, Recursos, Calendario
Laboral, entre otros).
❖ Menú Archivo - Opciones, donde se

configura las opciones generales de
Microsoft Office Project Professional
107

❖ Menú Archivo – Opciones – General
108


❖ Menú Archivo – Opciones – Programación
❖ Es muy importante modificar en la opción de “programación” las opciones de

calendario para que coincidan con el calendario laboral que se tiene asignado al
proyecto.
❖ En caso de que exista más de un calendario empresarial, los rangos deben ser los
extremos de todos los calendarios los que se deben ingresar como datos.
109

110


111

❖ Menú Archivo – Opciones –Avanzado
112


❖ Menú Archivo – Opciones –Avanzado
113

Modalidades de Programación
• Si desea programar a partir de la fecha de comienzo del proyecto en el cuadro Fecha
de comienzo, escriba o seleccione la fecha en que desee comenzar el proyecto
• Si desea programar a partir de la fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a

partir de, haga clic en Fecha de fin del proyecto, luego en el cuadro Fecha de fin,
escriba o seleccione la fecha de fin a partir de la cual desee programar el proyecto
114


Estadísticas del Proyecto
115

Crear Calendario del Proyecto
En el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral
Se puede definir un horario laboral
para el proyecto para el periodo
predeterminado y para alguna fecha
en particular definida como periodo
laborable no predeterminado
116


2016®.
CONTENIDOS
2016® (repaso).
117
Elaboración de EDT del Proyecto

Introducir el Listado de Tareas
➢ Introducir una lista de Tareas en la Tabla de Entrada, especificando detalles como
nombre de la tareas y su lugar en el esquema de EDT del proyecto
Código WBS Nombre de tarea

DNA-CAP. Proyecto Habilitación Salas Capacitación DNA 2018
DNA-CAP.LAB Fase 1 Montaje de Laboratorios
DNA-CAP.LAB.1 Trabajos Obras Civiles y modificaciones
DNA-CAP.LAB.2 Instalaciones de Electricidad
DNA-CAP.LAB.3 Montaje de la red
DNA-CAP. Proyecto Habilitación Salas Capacitación DNA 2018 DNA-CAP.LAB.4 Montaje de mobiliario
DNA-CAP.LAB.5 Instalación Equipos Informáticos
DNA-CAP.SPG Fase 2 Instalación Software Propósito General
DNA-CAP.PGS Fase 3: Prueba Global del Sistema
DNA-CAP.SPG.1 Instalación Sistema Operativo Servidor
DNA-CAP.ADM Administración del Proyecto
DNA-CAP.SPG.2 Instalación Sistema Operativo PC´s
DNA-CAP.SPG.3 Instalación Software Videoconferencia
DNA-CAP.SPG.4 Prueba Instalación Software Propósito General
DNA-CAP.PGS.1 Prueba Global del Sistema
DNA-CAP.PGS.2 Entrega Final a DNA - Recepción del Cliente
DNA-CAP.PGS.3 Cierre de Contrato
118

Elaboración de EDT del Proyecto

Esquematizar Tareas del Proyecto
Esquematizar Tareas del Proyecto:
• Para definir la WBS del proyecto en MS Project es necesario conocer cuales son las
herramientas que permiten esquematizar y mostrar distintos niveles de jerarquía.
• La herramientas necesarias para este proceso son:
119
Elaboración de la EDT del Proyecto

Esquematizar Tareas del Proyecto
Esquematizar Tareas del Proyecto:
• El uso de esquemas (WBS) ayuda a organizar las tareas en bloques más manejables
y permite dar forma al Alcance del Proyecto
• Se pueden subordinar tareas (aplicar sangrías) relacionadas para situarlas bajo una
tareas más general, creando una jerarquía
• Las tareas generales se denominan tareas de resumen o fases
• Las tareas con sangría que aparecen debajo de de las tareas de resumen son
tareas subordinadas
120


Definición del Código EDT de Tareas
Código de Descomposición del trabajo (WBS Code):
• Para mostrar códigos EDT, en Diagrama de Gantt.
1. Haga clic en el campo a la derecha del cual desee insertar una columna para el
código EDT, como por ejemplo el campo Nombre de tarea para insertar códigos de
esquema inmediatamente a la izquierda de los nombres de tareas.
2. En el menú Insertar, haga clic en Columna.
3. En el cuadro Nombre de campo, haga clic en EDT.
4. En el cuadro Alinear datos, haga clic en Izquierda.
5. Haga clic en Ajuste perfecto.
121

Código de Descomposición del trabajo (WBS Code):

DNA-CAP. Proyecto Habilitación Salas Capacitación DNA 2018
DNA-CAP.LAB.1 Trabajos Obras Civiles y modificaciones
DNA-CAP.LAB.2 Instalaciones de Electricidad
DNA-CAP.LAB.3 Montaje de la red
DNA-CAP.LAB.4 Montaje de mobiliario
DNA-CAP.LAB.5 Instalación Equipos Informáticos
DNA-CAP.SPG.1 Instalación Sistema Operativo Servidor
DNA-CAP.SPG.2 Instalación Sistema Operativo PC´s
DNA-CAP.SPG.3 Instalación Software Videoconferencia
DNA-CAP.SPG.4 Prueba Instalación Software Propósito General
DNA-CAP.PGS.1 Prueba Global del Sistema
DNA-CAP.PGS.2 Entrega Final a DNA - Recepción del Cliente
DNA-CAP.PGS.3 Cierre de Contrato
122


Utilizar códigos personalizados de estructura de descomposición del trabajo
(WBS Mask):
• Si la organización o el cliente necesitan un formato de código de estructura de
descomposición del trabajo (EDT), puede crear una máscara personalizada para
asignar los códigos EDT a las tareas según su lugar en la jerarquía del esquema.
• Puede definir un conjunto de códigos EDT por proyecto. Si tiene que mostrar otra
estructura organizativa para las tareas, puede crear un código de esquema
personalizado además de códigos EDT. Si no aparecen los campos EDT, puede
agregar una columna EDT a una vista de hoja.
123

(WBS Mask):
1. En el menú Proyecto, elija EDT y luego haga clic en Definir código.
2. Para especificar un prefijo de código de proyecto que distinga las tareas en este
proyecto de las tareas en otros proyectos, escriba un prefijo en el cuadro Prefijo del
código del proyecto.
124


(WBS Mask):
3. Para especificar la cadena de código para tareas de primer nivel, haga clic en la
primera fila de la columna Secuencia, haga clic en la flecha y, a continuación,
haga clic en el tipo de carácter que desee utilizar para este nivel.
➢ Haga clic en Números (ordenados) para mostrar un código EDT numérico

para este nivel.
➢ Haga clic en Mayúsculas (ordenadas) para mostrar códigos EDT
alfabéticos en mayúsculas, por ejemplo, A, B y C para las tres primeras
tareas de resumen del proyecto.
➢ Haga clic en Minúsculas (ordenadas) para mostrar códigos EDT alfabéticos
en minúsculas, por ejemplo, a, b y c para las tres primeras tareas de
resumen del proyecto.
➢ Haga clic en Caracteres (desordenados) para mostrar cualquier
combinación de números y de letras en mayúsculas y en minúsculas; por
ejemplo, Arq1, Const1 e Insp1 y para las tres primeras tareas de resumen del
proyecto.
125

(WBS Mask):
4. En la columna Longitud, haga clic en la primera fila y escriba o seleccione el

número máximo de caracteres en la cadena de código de primer nivel.
5. En la columna Separador, haga clic en la primera fila y, a continuación, escriba
o seleccione un carácter para separar la cadena de código.
6. Repita los pasos 3–5 por cada cadena de código que desee especificar.
7. Especifique una cadena de código para cada nivel de tareas con sangría.
8. Si no desea asignar un código EDT cada vez que introduzca una nueva tarea,
desactive la casilla de verificación Generar código EDT para la nueva tarea.
9. Si desea utilizar el mismo código EDT para tareas diferentes, desactive la
casilla de verificación Verificar exclusividad de los nuevos códigos EDT.
126

Taller N°1: Configuración del proyecto y

creación de WBS o EDT del Proyecto, Fases,
Subfases y Tareas del Proyecto
127

2016®.
CONTENIDOS
3. Cronograma del proyecto (Secuencia Lógica, Ruta Crítica).- Repaso de funciones básicas.
2016® (repaso).
128

Gestión del Cronograma

Ingreso de Detalles de Tareas
➢ Una vez introducida la lista de Tareas en la Tabla de Entrada, especificando se
ingresan detalles de las tareas como: duración, relaciones de precedencia y
recursos asignados; las fechas de comienzo y término de cada tarea se
obtendrán como una consecuencia de la programación.
129

Tareas Normales y Repetitivas
➢ Para introducir el nombre de una nueva tarea debe escribir su nombre en el campo
Nombre de Tarea. Recuerde que distintos proyectos de similar naturaleza
comparten en mismo nombre y que el elemento diferenciador será el código
WBS.
➢ Existen dos tipos de Tareas en un proyecto:
Tareas Normales (única vez)
Tareas Repetitivas (periódicas)
• Ejemplos: Reunión semanal, recolección de escombros, control formal del

proyecto, etc.
130


Especificar una Tarea Normal (única vez)
1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt
2. En el campo Nombre de tarea, escriba el nombre de una tarea y, a continuación,

presione la tecla TAB
3. Microsoft Project introduce una duración estimada de un día para la tarea, seguida
de un signo de interrogación
4. En el campo Duración, escriba la cantidad de tiempo que llevará cada tarea en

meses, semanas, días, horas o minutos, sin contar los períodos no laborables.
Puede utilizar las abreviaturas siguientes: meses = me, semanas = s, días = d,
horas = h, minutos = m.
5. Presione la tecla ENTRAR
131

Pantalla de Información de Tareas Normal (General)
132


Pantalla de Información de Tareas Normal (Predecesoras)
133

Pantalla de Información de Tareas Normal (Recursos)
134


Pantalla de Información de Tareas Normal (Avanzado)
135

Pantalla de Información de Tareas Normal (Notas)
136


Especificar una Tarea Repetitiva:
1. En el campo Nombre de tarea, seleccione la fila debajo de la cual desea que
aparezca la tarea repetitiva
2. En el menú Insertar, haga clic en Tarea repetitiva.
3. En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea.
137

Tareas Normales y repetitivas
4. En el cuadro Duración, escriba la duración de una realización de la tarea.
5. En Patrón de repetición, haga clic en Diariamente, Semanalmente,

Mensualmente o Anualmente.
6. A la derecha de Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente,

especifique la frecuencia de la tarea.
7. En Intervalo de repetición, escriba la fecha de comienzo en el cuadro

Comienzo y, a continuación, seleccione Terminar después de o Terminar el.
138


8. Si ha seleccionado Terminar después de, escriba el número de ocurrencias

de la tarea.
9. Si ha seleccionado Terminar el, escriba la fecha en la que desea que termine
la tarea repetitiva.
139

Tareas Tipo “Hamaca” (extendidas)
Tareas Hamaca: Se trata de actividades que deben prolongarse tanto como una
actividad, fase o proyecto y que si estos se alargan, esta tarea se comportará de
manera similar y de forma automática.
Son ejemplos de tareas “hamaca” la Administración del Proyecto, la que por su
naturaleza deben ejecutarse mientras el proyecto esté en marcha y se extienden
con él. Los Costos de estas actividades se conocen como Costo Indirectos que, por
definición, varían con la extensión del proyecto.
Otros ejemplos pueden ser: retiro de escombros (mientras ellos se produzcan),
administración del contrato, aseo y limpieza, supervisión, aseguramiento de calidad,
etc.
Son representadas con una duración levemente menor a las tareas que cubre para
NO mostrarlas como tareas críticas del proyecto, pues nunca lo son.
La manera de definir una tarea hamaca es, una vez creada la actividad, es
vinculando su inicio a la fecha de inicio de la primera tarea de la fase o proyecto que
quiere cubrirse y su término a la fecha de término de la última tarea de la fase o
proyecto que desea cubrirse.
140


Tareas Tipo “Hamaca” (extendidas)
Para que queden así vinculadas (tarea extendida), debe copiarse y pegarse ambas
fechas en los campos de inicio y fin de la actividad hamaca por medio de los
comandos Copiar campo de fechas y pegado especial con vínculo.
141

Creación de Hitos
Crear un Hito:
• Un hito es una tarea sin duración (cero días) que se utiliza para identificar sucesos
significativos en la programación, como la finalización de una fase importante Se
identifican en el software con un símbolo de rombo.
1. En el campo Duración, haga clic en la duración de la tarea que desee

convertir en un hito y escriba 0d.
2. Presione la tecla ENTRAR.
3. También puede mostrar una tarea con duración como Hito, por su relevancia:
142


2016®.
CONTENIDOS
2016® (repaso).
143

Tipos de Dependencias entre tareas
Dependencia entre Tareas:
• Las tareas se vinculan definiendo su secuencia lógica y determinando una relación entre
sus fechas de comienzo y fin.
• Hay cuatro tipos de relaciones de dependencia entre tareas en MS Project 2016
Dependencia entre tareas Descripción
Fin a comienzo (FC) La tarea (B) no puede comenzar hasta que finalice
la tarea (A).
Comienzo a comienzo (CC) La tarea (B) no puede comenzar hasta que

comience la tarea (A).
Fin a fin (FF) La tarea (B) no puede finalizar hasta que finalice
la tarea (A).
Comienzo a fin (CF) La tarea (B) no puede finalizar hasta que

comience la tarea (A).
144


Vinculación de Tareas
Pasos para vincular tareas:
1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o más tareas que desee vincular.
3. Haga clic en Vincular tareas Para tareas adyacentes MAY + Clic y para
tareas No adyacentes CTRL + clic.
• De forma predeterminada, Microsoft Project crea un vínculo de tarea del tipo

de fin a comienzo. Puede cambiar este vínculo por un vínculo de comienzo a
comienzo, de fin a fin o de fin a comienzo.
• Para cambiar el vínculo entre tareas, haga doble clic en la línea de vínculo
entre las tareas que desee cambiar en el Diagrama de Gantt.
145

Vinculación de Tareas
Vinculación de tareas (otra forma):

2. Seleccione de la lista de tareas la Tarea Sucesora
3. Haga clic en Información de tarea
4. Seleccione la ficha de Predecesoras
5. Para cada tarea predecesora ajuste el tipo de la dependencia
6. Haga clic en Aceptar
146


Tiempo de Posposición y Adelanto
Tiempo de Posposición:
Retraso entre tareas que tienen una dependencia. Se indica con un valor
positivo en campo POS (Información Tarea–Predecesoras). También se puede
expresar en %.
Tiempo de Adelanto:
Especifica superposición entre tareas que tienen una dependencia. Se indica
con un valor negativo en campo POS (Información tarea-Predecesoras).
También se puede expresar en %.
147

Tiempo de Posposición y Adelanto
Tiempo de Posposición:
Vista en Carta Gantt de Tiempo de Posposición en relación de precedencia
Tiempo de Adelanto:
Vista en Carta Gantt de Tiempo de Posposición en relación de precedencia
148


Programación de Restricciones de Tareas
Tipo de Restricción de Tareas: Pueden aparecer situaciones en que sea necesario
comenzar o terminar tareas en una fecha exacta o aproximada.
Debe tenerse presente que cuando se impone una limitación de fecha de comienzo o
fin se pierde flexibilidad ante cambios en la programación.
En MS Project todas las tareas son programadas por defecto, para que ocurran lo
antes posible (ASAP), en base a la fecha de comienzo o fin del proyecto.
MS Project controla un gran tipo de delimitaciones y avisa ante generación de conflictos
en la programación.
Restricción de Fechas de Comienzo y Fin de Tarea
• Una Delimitación es una restricción de comienzo o fin de una tarea.
• Tipos de delimitación:
• Flexible: No está ligada a una fecha específica
• Inflexible: ligada a una fecha exclusiva
• La flexibilidad o inflexibilidad de una delimitación depende de que el proyecto esté
programado a partir de la fecha de comienzo o de fin
149

Programación de Delimitación de Tareas
Restricción de Fechas de Comienzo y Fin de Tarea
• Para definir una delimitación distinta a lo antes posible, debe ingresarse a
Información de la tarea – Avanzado – Tipo de Restricción - Fecha
150


Aplicación de Delimitaciones Flexibles
Delimitación Descripción Es Flexible para

La tarea comienza lo antes posible
Lo antes posible (LAP) basándose en otras delimitaciones y Todos los proyectos
dependencias
La tarea comienza lo más tarde
Lo más tarde posible
posible basándose en otras Todos los proyectos
(LMTP)
delimitaciones y dependencias
No finalizar antes del La tarea termina en la fecha Proyectos program. a partir de
(NFAD) introducida o en una superior una fecha de inicio
No comenzar antes del La tarea comienza en la fecha Proyectos program. a partir de
(NCAD) introducida o en una superior fecha de inicio
No finalizar después del La tarea termina en la fecha Proyectos program. a partir de
(NFDD) introducida o en una anterior una fecha de fin
No comenzar después La tarea comienza en la fecha Proyectos program. a partir de
del (NCDD) introducida o en una anterior una fecha de fin
151

Aplicación de Delimitaciones Inflexibles
Delimitación Descripción Es Flexible para

No finalizar antes del La tarea termina en la fecha Proyectos program. a partir de
(NFAD) introducida o en una superior una fecha de fin
No comenzar antes del La tarea comienza en la fecha Proyectos program. a partir de
(NCAD) introducida o en una superior una fecha de fin
No finalizar después del La tarea termina en la fecha Proyectos program. a partir de
(NFDD) introducida o en una anterior una fecha de Inicio
No comenzar después La tarea comienza en la fecha Proyectos program. a partir de
del (NCDD) introducida o en una anterior una fecha de Inicio
La tarea termina en la fecha
Debe Finalizar el (DFE) Todos los proyectos
introducida
La tarea comienza en la fecha
Debe Comenzar el (DCE) Todos los proyectos
introducida
152


Programación de Delimitaciones que generan Conflicto con la Programación:
• Cuando esto ocurre, aparece el asistente para Planeación
153

Restricciones de Tareas
Asignar Fecha Límite a Tarea (restricción flexible):
2. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee establecer
una fecha límite.
3. Haga clic en Información de la tarea
4. Seleccione la ficha Avanzado.
5. En Tipo de restricción seleccione el tipo de restricción
6. Escriba o seleccione la fecha límite en el cuadro Fecha de delimitación
7. Haga clic en Aceptar.
154


Establecer fecha de comienzo o fin específica para una tarea (inflexible)
2. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee establecer
una fecha de comienzo o fin
3. Haga click en Información de la tarea - Seleccione la ficha Avanzado.
4. En el cuadro Tipo de delimitación, haga clic en un tipo de delimitación.
5. Escriba o seleccione una fecha en el cuadro Fecha de delimitación
155

Interrupción de trabajo en una tarea:
• Al perfeccionar la programación, tal vez necesite interrumpir el trabajo en una tarea.
• Por ejemplo, el proyecto puede incluir una tarea que requiere materiales que están
pedidos pero que no se recibirán hasta dentro de dos semanas o puede tener dos
tareas que tienen lugar simultáneamente en la programación y utilizan el mismo
recurso.
• Puede dividir una tarea tantas veces como sea necesario.

2. Haga clic en Dividir tarea
3. En la barra de Gantt de la tarea, haga clic en el área de la barra de fecha donde
desea efectuar la división y arrastre la segunda parte de la barra hasta la fecha
en la que debe reanudarse el trabajo.
Tarea Dividida
156


2016®.
CONTENIDOS
2016® (repaso).
157

Especificar Duración de una Tarea
Especificar una Duración para una Tarea:
• Una duración es un período total de trabajo activo necesario para completar una
tarea.
• La duración transcurrida es el período de tiempo necesario para completar una

tarea, tomando como base un día de 24 horas y una semana de 7 días, incluyendo
los días festivos o feriados y otros días no laborables; se puede especificar en
minutos, horas, días y semanas.
• Los valores de duración van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo:

min = minuto
h = hora
día = día
sem = semana
ms = mes
• Puede especificar la duración exacta o una duración estimada (?)
158


Especificar Duración de una Tarea
Especificar una Duración para una Tarea:
• Programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta las dependencias de
las tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como días festivos y vacaciones.
• Formula de Duración: Duración = cantidad de trabajo/esfuerzo de los recursos

• Duración es la cantidad de tiempo uqe transcurre antes que la tarea esté realizada
• Cantidad de Trabajo es el esfuerzo necesario, durante un período de tiempo, para
realizar una tarea
• Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la
tarea y su asignación
• Ejemplo: Si tres programadores trabajan dos días en una tarea, con un esfuerzo de 8
horas diarias, el trabajo de cada recurso es de 16 horas (2 días * 8 horas) El esfuerzo
total de los recursos es de 24 horas al día, el trabajo total en la tarea es de 48 horas (2
días * 8 horas * 3 programadores) y la Duración es de 2 días [48 Horas / (3
programadores * 8 horas)]
159

Especificar Duración a Tareas
➢ Introducir Duraciones estimadas (?) en la Tabla de Entrada, el software calcula
duración total del proyecto, en base a precedencias y duraciones.
Código WBS Nombre de tarea Duración
DNA-CAP. Proyecto Habilitación Salas Capacitación DNA 2018 51 días?
DNA-CAP.LAB Fase 1 Montaje de Laboratorios 40 días
DNA-CAP.LAB.1 Trabajos Obras Civiles y modificaciones 6 días
DNA-CAP.LAB.2 Instalaciones de Electricidad 5 días
DNA-CAP.LAB.3 Montaje de la red 12 días
DNA-CAP.LAB.3.1 Instalar canaletas 4 días
DNA-CAP.LAB.3.2 Instalar cables 4 días
DNA-CAP.LAB.3.3 Instalar tomas de red 2 días
DNA-CAP.LAB.3.4 Realización de Pruebas de Red 2 días
DNA-CAP.LAB.4 Montaje de mobiliario 7 días
DNA-CAP.LAB.4.1 Montaje de puestos interactivos 5 días
DNA-CAP.LAB.4.2 Montaje de puestos profesor 2 días
DNA-CAP.LAB.4.3 Fin de Obras Laboratorios 0 días
DNA-CAP.LAB.5 Instalación Equipos Informáticos 8 días
DNA-CAP.LAB.5.1 Montaje servidores 5 días
DNA-CAP.LAB.5.2 Montajes PC´s interactivos 5 días
DNA-CAP.LAB.5.3 Montaje equipamiento videoconferencia 1 día
DNA-CAP.LAB.5.4 Montaje Proyector Data Show 3 días
DNA-CAP.LAB.5.5 Fin de Instalación Laboratorios 0 días
DNA-CAP.SPG Fase 2 Instalación Software Propósito General 8 días
DNA-CAP.SPG.1 Instalación Sistema Operativo Servidor 5 días
DNA-CAP.SPG.2 Instalación Sistema Operativo PC´s 7 días
DNA-CAP.SPG.3 Instalación Software Videoconferencia 2 días
DNA-CAP.SPG.4 Prueba Instalación Software Propósito General 1 día
DNA-CAP.PGS Fase 3: Prueba Global del Sistema 6 días
DNA-CAP.PGS.1 Prueba Global del Sistema 4 días
DNA-CAP.PGS.2 Entrega Final a DNA - Recepción del Cliente 2 días
DNA-CAP.PGS.3 Cierre de Contrato 0 días
DNA-CAP.ADM Administración del Proyecto 50,88 días?
160


2016®.
CONTENIDOS
2016® (repaso).
161

Camino Crítico y Tareas Críticas
Ruta Crítica:
Determina la menor duración posible del proyecto. Cualquier retraso en las
tareas que la componen determina un retraso en el final del proyecto. Es la ruta
más larga del proyecto. Se define a través del Método PERT
Tareas Críticas:
Son aquellas que tienen holgura (margen de demora) igual a cero. No puede
aumentar su duración sin retrasar el término del proyecto.
Vista de Malla PERT en Software PERT Expert
162

Malla PERT Proyecto “Implementación de Salas de

Capacitación para la Dirección Nacional de Aduanas” en MS
Project 2016® (PARCIAL y PERSONALIZADA)
163
Ajuste del Plan del Proyecto

Análisis de la Ruta Crítica
➢ Después de organizar las precedencias de las tareas, debe revisar la ruta crítica. La ruta
crítica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la fecha de
fin del proyecto; estas tareas no tienen holgura. Si alguna de estas tareas no se cumple
en la fecha o en la duración esperada retrasará el proyecto. El líder del proyecto debe
cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su ejecución.
➢ Para revisar la ruta crítica debe tener en cuenta los siguientes elementos:
• Holguras (Margen de demora total): Período de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto.
En Microsoft Office Project Professional las holguras se llaman Margen de Demora
Total (holgura de la tarea con respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de
la tarea con respecto a las Sucesoras).
• Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha más temprano en la que
una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto.
• Fechas Tardías (Límite de comienzo y Límite de Fin) contiene la fecha límite o
más tardía en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del
proyecto.
164
164


➢ PASO A PASO PARA PREPARAR LA VISTA PARA REVISAR LA RUTA CRITICA
a) Estando en el Diagrama de Gantt, en el Menú Ver, haga click en Programación del

Submenú Tabla
b) Cambie el formato de las tareas críticas: En el menú Formato elija Estilos de texto
c) En Cambiar elija Tareas críticas y luego elija un color en Color: (por ejemplo, Rojo)
d) Haga clic en Aceptar
e) Agregue dos columnas: Predecesoras y Sucesoras. Éstas le servirán para revisar las
dependencias entre las tareas.
165
165

➢ OPCIONES PARA REVISAR LA RUTA CRÍTICA
a) Luego de preparar la vista de Gantt, puede comparar las fechas tempranas y las
tardías y analizar las holguras excesivas (ver explicación al comienzo de este tema)
b) Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto. Esto desvía la atención y presentan
datos erróneos para el líder del proyecto que busca como aprovechar las holguras de
algunas tareas.
c) La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas, es colocándole
Sucesoras, es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se entregue a
(o lo necesite) otra tarea.
d) También es importante verificar que la mayoría de las tareas tengan predecesoras
(excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto la última).
e) Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que están sueltas, y que el
resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no está relacionado
con las siguientes tareas.
166
166


Formulario de Tareas
Formulario de Tareas:
167
Taller N°2 Revisión del Cronograma del

Proyecto – Ruta Crítica y Carta Gantt del
Proyecto.
168

Módulo 3:
“Gestión de Recursos con MS Project
Professional 2016®”
169

2016® uso de software MS Project Professional.
CONTENIDOS
Reportes tipo.
170

Gestión de Recursos
Tipos de Recursos
Recursos de Trabajo:
• Personal y Maquinaria (máquinas y herramientas) que completan las tareas
empleando tiempo (o trabajo) en las mismas.
• Al configurar un recurso de trabajo, se hace en el contexto del tiempo (consumen
tiempo).
• Personas (Horas Humanas – HH)
• Máquinas (Horas Máquina – HM)
Recursos Materiales:
• Suministros de equipos, artículos u otros productos consumibles utilizados para
completar tareas en el proyecto (hormigón, acero, tuberías, Cableado, fijaciones,
papel, combustibles, lubricantes, etc.).
• Los recursos materiales son diferentes de los recursos de trabajo, como personal y
equipamiento, que utilizan tiempo en vez de consumir material para completar la
tarea.
• Consumibles (hormigón, fierro, combustible, estructuras metálicas, formularios, etc.)
171
Tipos de Recursos
Recursos de Costos:
• Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea o
de la duración de una tarea como, por ejemplo, precio del billete de avión o
alojamiento, seleccione el recurso tipo costo.
• Los recursos de costo le permiten supervisar con más precisión los aspectos
financieros y sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad.
Para cada tarea, puede asignar varios costos arbitrarios (no basados en ningún
tiempo de trabajo) y usar campos personalizados para especificar un tipo de costo o
código financiero.
172

Configuración de Recursos
Configuración de Recursos de Trabajo:
• Se hace en el contexto del tiempo.
• Un nuevo recurso de trabajo se define indicando la cantidad de tiempo, o capacidad
máxima, que el recurso va a dedicar al proyecto en su conjunto.
• Su capacidad máxima puede ser expresada como Tiempo Completo (100%),
Tiempo Parcial (50%, por ejemplo) o Tiempo Múltiple (300% para 3 mecánicos en
el proyecto)
• De la misma manera, al asignar un recurso de trabajo a una tarea, se especifica la
parte del tiempo del recurso disponible para la tarea en el campo Unidades (de
asignación) en el menú de asignación de recursos.
• El recurso puede estar asignado a tiempo completo (100% a 1 unidad), tiempo
parcial (20% o 0,2 unidades, con el tiempo restante disponible para otras
asignaciones en esa unidad de tiempo) o múltiple (por ejemplo 200% o 2 unidades
para dos mecánicos asignados a una tarea).
• Una asignación de un recurso a una tarea no debe sobrepasar la capacidad máxima
(disponibilidad) que se le ha dado en su configuración, pues eso determina recursos
sobreasignados en esa asignación específica.
173
Configuración de Recursos Materiales:
• Se define la etiqueta de material, o unidad de medida, para cada recurso material.
Ejemplos de etiquetas: unidades, metros lineales, metros cuadrados, metros
cúbicos, toneladas, cajas y litros.
• Cuando se asigna un recurso material a una tarea, se especifica el consumo de
material para la asignación. Por ejemplo, 3 unidades de servidores para una
asignación específica.
• Se puede establecer si el uso del material está basado en el tiempo (consumo de
material variable) o no (consumo de material fijo).
• Los recursos de material son diferentes a los recursos de trabajo en varios
aspectos:
• El campo tasas de horas extras están desactivados.
• La disponibilidad de unidades no puede especificarse
• Los recursos materiales NO se distribuyen.
• Los recursos materiales no utilizan calendarios de recursos
• El costo por uso funciona de manera distinta que para recursos de trabajo
174


CONTENIDOS
Reportes tipo.
175
Creación de Recursos
Introducir Recursos al Proyecto (en vista Hoja de Recursos):
• Antes de introducir el listado de recursos disponibles debe efectuarse un análisis
detallado de los atributos de cada recurso, según los campos de la vista Hoja de
Recursos, para luego introducir los valores solicitados..
176

Para introducir información general, de horarios de trabajo, de costos e información
personalizada de Recursos puede usar también el cuadro Información del Recurso.
Para ingresar a este cuadro haga doble clic sobre el nombre de un recurso..
177
Disponibilidad de Recursos:
• Es el período de tiempo de trabajo que puede programarse un recurso para trabajar
en tareas. Está determinada por:
➢ Los períodos laborales específicos en el calendario del recurso.
➢ Las fechas de comienzo y fin de recursos para el proyecto.
➢ La disponibilidad de unidad del recurso durante un período de tiempo dado; por
ejemplo, 50%, 100%, 300%.
• La disponibilidad de los recursos se aplica sólo a recursos de trabajo.

➢ Calendario del Proyecto (cambiar calendario laboral) para definir los períodos y
días laborales de todos los recursos del proyecto.
➢ Calendario de Recursos para definir excepciones a períodos laborales para
recursos individuales (vacaciones, viajes, períodos de mantenimiento
programado etc)
178

Disponibilidad de un Recurso:
• Si la disponibilidad de un recurso no coincide con las fechas de comienzo y fin del
proyecto, se pueden especificar fechas especiales (comienzo y fin) de disponibilidad
(ver Información de Recurso):
179

CONTENIDOS
Reportes tipo.
180

Asignación de Recursos a Tareas
La asignación de recursos puede ser (desde comando Asignación de Recursos):
• Asignación de 1 recurso a 1 tarea
• Asignación de 1 recurso a varias tareas
• Asignación de varios recursos a 1 tarea
181
Asignación de Recursos a Tareas
La asignación de recursos (desde comando Información de la Tarea):
182

Definición de Costos
En MS Project hay dos tipos de Costos:
• Costos por Recursos:
➢ Cada recurso tiene costos asociados a las tasas definidas y al nivel ocupacional.
➢ Adicionalmente cada recurso puede tener un Costo por Uso. Son aquellos
asociados a un recurso y que se cargan cada vez que el recurso es asignado e
independientemente de la duración de la tarea. (Ejemplo: pasajes para traslado,
transporte de máquinas, etc.)
• Costos Fijos de Tareas.

➢ Este costo se usa cuando la tarea en sí tiene un costo asociado y que no
depende de la asignación de recursos.
➢ Por ejemplo, si una tarea se está realizando con un recurso de precio fijo
(contratista), se introduce un costo fijo para la tarea sin asociarle costos al
recurso.
183
Ingreso de Costos Fijos de una tarea (Tabla de Costos):
• Vista – Tabla- Costo
184

Costos de Recursos basado en Tasas:
• Recursos de Trabajo basado en Tasas:
➢ El costo total de la asignación de recursos de trabajo, como personas y
equipos, se basa en la definición de una tasa estándar y (si es necesario) una
tasa horas extra. Estas tasas se ingresan en VER – HOJA DE RECURSOS
➢ Este costo total de la asignación de recurso a una tarea, MS Project la calcula en
base a la multiplicación de la tasa por la cantidad de horas asignadas del
recurso a la tarea.
• Recursos de Material basado en Tasas:
➢ Son costos de recursos materiales consumibles, como suministros, materiales
de construcción, papelería, etc, a los que se ha asignado una tasa estándar.
➢ El costo total de la asignación de recursos de material, MS Project la calcula en
base a la multiplicación de la tasa por la cantidad de material asignado del
recurso a la tarea. Esta cantidad se mide en función de la etiqueta que se asignó
en la configuración del recurso material.
185
Costos de Recursos basado en Tasas (en vista Información del Recurso):
186

Tablas de Costos de Recursos basado en Tasas:
• Es un conjunto de Tasas para recursos materiales y de trabajo y de costos por
uso para cada recurso individual:
➢ Hay 5 Tablas de tasas de costo por recurso (A-E), lo que supone 5 grupos
diferentes de tasas que se pueden cargar a un recurso para distintos tipos de
trabajo.
➢ Por ejemplo, puede pagar un ingeniero distintas tasas dependiendo de si está en
la fase diseño o en la fase ejecución del proyecto.
➢ Hay 25 niveles diferentes para introducir futuros cambios de tasas en el recurso y
su asignación a determinadas tareas. Se puede asignar fecha de vigencia de
cambio de tasas.
➢ Útil para variaciones de costos asociados a procesos inflacionarios, estacionales
o de demanda del mercado
187
Asignación de Tabla de Tasas a una tarea (en VISTA – USO DE RECURSOS – doble
clic sobre la tarea):
188

Acumulación de Costos:
• Hay tres formas de acumular los costos en una tarea (formas de pago):
➢ Comienzo : Los costos asociados a la asignación se ven reflejados al comienzo
de ésta.
➢ Fin : Los costos asociados a la asignación se ven reflejados al final de ésta.
➢ Prorrateo: Su acumulación se distribuye a lo largo de la duración de la
asignación.
189
Calendario de Recursos
Asignación y Modificación de Calendario Laboral de un Recurso:
• Cada vez que se crea un nuevo recurso, MS Project general automáticamente un
calendario laboral para éste, con idénticos parámetros al calendario del proyecto
• Se puede modificar los parámetros de periodos no laborables o periodos laborables
no predeterminados para un conjunto de fechas, en forma particular para un
período (útil para vacaciones, viajes y otro). Ver campo Para y después efectúe
cambios.
190

Calendario de Recursos
Asignación y Modificación de Calendario Laboral de un Recurso:
• También puede efectuar los cambios en el cuadro Información del recurso –
horario laborable. Calendario base es el estándar del recurso.
191
Gestión Cargas de Trabajo de Recursos

Introducción
A medida que avanza la Planificación del proyecto se realizan ajustes para
reflejar:
• El Alcance del Proyecto (Gestión de Cambios)
• Las asignaciones del proyecto.
• Cualquier otra nueva información
Los cambios que se introducen en los recursos afectan a la programación del

proyecto, tanto en su duración como en sus costos. Cuando se modifica una
asignación:
• Se recalcula la programación automáticamente Se propone revisar el efecto de los
cambios.
• Es importante considerar el modo de programación del proyecto y la configuración
del tipo de tarea.
192


Programación Condicionada por Esfuerzo
Tareas condicionadas por el esfuerzo:
• Esta opción especifica que Project debe conservar en todo momento el valor actual
del trabajo total de la tarea.
• La duración de la tarea se acorta o prolonga a medida que se van agregando o
quitando recursos de una tarea condicionada por el esfuerzo mientras la cantidad de
esfuerzo necesaria para completar la tarea permanece inalterada.
• De manera predeterminada, esta casilla de verificación se activa cuando están
seleccionados los tipos de tarea Duración fija o Unidades fijas.
• Ejemplo:
• Una tarea puede necesitar 32 horas de trabajo para su finalización, pero puede
tener programada una duración de 2 días.
• Para completar la tarea en 2 días, se deben asignar 2 recursos, que tienen que
trabajar 8 horas diarias cada uno.
• Si se quitase un recurso a la tarea, la duración se alargaría a 4 días, mientras
que el esfuerzo necesario para completarla (32 horas), no variaría
193

Tareas condicionadas por su esfuerzo:
• Por defecto se establece la asignación de tiempos a todas las tareas como
condicionadas por el esfuerzo. Esto supone que a medida que se modifica la
asignación de recursos inicial, varía la duración de la tarea, si bien las horas de
trabajo necesarias para completarla permanecen constantes.
• Mediante las tareas condicionadas por el esfuerzo Microsoft Project distribuye
homogéneamente el trabajo entre los recursos.
• Para desactivar la especificación condicionada por esfuerzo en una tarea existente:
194


Tareas condicionadas por su esfuerzo:
• Para dejar desactivada la opción condicionadas por su esfuerzo para todas las
tareas nuevas del proyecto, debe ir a Menú Archivo – Opciones - Programación y
Opciones de Programación de este proyecto desactivar la casilla “Las tareas
nuevas están condicionadas por el esfuerzo”
195

Tipos de Programación de una Tarea
Tipos de Tareas:
1. Duración Fija: Indica que la duración de la tarea debe permanecer constante, sin
tener en cuenta los cambios efectuados a las unidades de asignación o al trabajo
de la tarea. Con las tareas de duración fija:
• Si revisa las unidades, Project actualizará el trabajo.
• Si revisa la duración en una tarea de duración fija, Project actualizará el trabajo.
• Si revisa el volumen de trabajo, Project actualizará las unidades.
2. Unidades fijas Indica que el número de unidades de asignación de una tarea

debe permanecer constante, sin tener en cuenta los cambios efectuados en la
duración o el trabajo de la tarea. Se trata de la opción predeterminada. Con las
tareas de unidades fijas:
• Si revisa las unidades en tarea de unidades fijas, Project actualizará la duración.

• Si revisa la duración, Project actualizará el trabajo.
• Si revisa el volumen de trabajo, Project actualizará la duración.
196


Tipos de Tareas:
3. Trabajo fijo: Indica que la cantidad de trabajo de la tarea debe permanecer
constante, sin tener en cuenta los cambios efectuados a la duración o las
unidades de asignación de la tarea. Ya que, por definición, las tareas de trabajo
fijo están condicionadas por el esfuerzo, la casilla de verificación Condicionada
por el esfuerzo se activa automáticamente en el caso de las tareas de trabajo
fijo. Con este tipo de tareas:
• Si revisa las unidades, Project actualizará la duración.
• Si revisa la duración, Project actualizará las unidades.
• Si revisa el volumen de trabajo en tarea de trabajo fijo, Project actualizará la
duración.
197

Tipos de Tareas:
• MS Project permite efectuar modificaciones a la forma en que se calcula la duración
de una tarea. A menos que se especifique un tipo de tarea predeterminada diferente
en la ficha Programación del menú Archivo - Opciones (menú Herramientas), el
tipo de tarea predeterminado será Unidades fijas. Los Tipos de Tareas son:
198


Configuración predeterminada de tipo de tareas para tareas nuevas:
• MS Project Puede establecer el tipo de tarea predeterminado para todas las tareas
nuevas. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la
ficha Programación. En el cuadro Tipo de tarea predeterminado, haga clic en el
tipo de tarea que desee.
199

Cuadro de Modificación de Tareas de Unidades Fijas:
• Para Tarea 1 de Unidades Fijas y por defecto condicionada por esfuerzo con
Duración inicial 10 días y 1 unidad de Recurso A , se tiene la siguiente situación
inicial:
Unidades Fijas Duración Unidades Trabajo

Condicionadas por Esfuerzo
Tarea 1 con Recurso A 10 días 100% Recurso A 80 horas en total
200


• Para Tarea 1 de Unidades Fijas y condicionada por esfuerzo, se añade 1
unidad más de Recurso A; la duración disminuye a 5 días. Se tiene la siguiente
situación:
Añadir una unidad del mismo Recurso A 5 días 200% Recurso A 40 horas cada uno
80 horas en total
201

• Para Tarea 1 de Unidades Fijas y condicionada por esfuerzo, se añade 1
unidad de Recurso B; la duración disminuye a 5 días. Se tiene la siguiente
situación:

Añadir una unidad de un recurso distinto. 5 días 100% Recurso A 40 Horas Recurso A
Recurso B 100% Recurso B 40 Horas Recurso B
80 horas en Total
202


• Para Tarea 1 de Unidades Fijas y NO condicionada por esfuerzo, se añade 1
unidad más de Recurso A. La duración disminuye a 5 días. Se tiene la siguiente
situación:
NO Condicionadas por Esfuerzo
Añadir una unidad del mismo 5 días 200% Recurso A 40 horas cada uno
Recurso A 80 horas en total
203

• Para Tarea 1 NO condicionada por esfuerzo, se añade 1 unidad de Recurso B;
la duración NO disminuye. Se tiene la siguiente situación:

160 horas en Total
204


Cuadro de Modificación de Tareas de Duración Fija:
• Para Tarea 1 de Duración Fija y por defecto condicionada por esfuerzo con
inicial:
Duración Fija Duración Unidades Trabajo
205

• Para Tarea 1 de Duración Fija y condicionada por esfuerzo, se añade 1 unidad
más de Recurso A; la duración NO disminuye. Se tiene la siguiente situación:

160 horas en total
206


• Para Tarea 1 de Duración Fija y condicionada por esfuerzo, se añade 1 unidad
de Recurso B; la duración NO disminuye y la asignación disminuye a 50%. Se
tiene la siguiente situación:
80 horas en Total
207

Cuadro de Modificación de Tareas Duración Fija:
• Para Tarea 1 de Duración Fija y NO condicionada por esfuerzo, se añade 1
unidad más de Recurso A. La Duración NO disminuye. Se tiene la siguiente
situación:
160 horas en total
208


Cuadro de Modificación de Tareas Duración Fija:
• Para Tarea 1 de Duración Fija y NO condicionada por esfuerzo, se añade 1
unidad de Recurso B. La Duración NO disminuye. Se tiene la siguiente situación:

Añadir una unidad de un recurso 10 días 200% Recurso A 80 horas cada uno
distinto. Recurso B 160 horas en total
209

Cuadro de Modificación de Tareas de Trabajo Fijo:
• Se modifican la duración y unidades de recursos, tiene que estar condicionada por
el esfuerzo
• Para Tarea 1 de Trabajo Fijo y por defecto condicionada por esfuerzo con
inicial:
Trabajo Fijo Duración Unidades Trabajo
210


• Para Tarea 1 de Trabajo Fijo y condicionada por esfuerzo, se añade 1 unidad
más de Recurso A; la duración disminuye a 5 días. Se tiene la siguiente situación:
80 horas en total
211

• Para Tarea 1 de Trabajo Fijo y condicionada por esfuerzo, se añade 1 unidad
de Recurso B; la duración disminuye a 5 días. Se tiene la siguiente situación:

80 horas en Total
212


Perfiles de Trabajo en Asignaciones
Creación de Perfiles de Asignación de Recursos a Tareas:
• Cuando se asigna un recurso a una tarea, el trabajo total de la tarea se distribuye
(por defecto) uniformemente a lo largo de tarea. Perfil Uniforme.
• Perfil es la forma como se distribuye el trabajo programado para un recurso a lo
largo de la duración de una tarea. Para cambiar un perfil de trabajo ir a Vista Uso
de Recursos y hacer doble clic sobre la tareas seleccionada. Ingresará al cuadro
de diálogo Información de la Asignación - General.
213

Perfiles de Trabajo en Asignaciones
Tipos de Perfiles de Asignación de Recursos a Tareas:
• Uniforme (horas de trabajo uniformes vs duración de tarea).
• Creciente (Pocas horas al comienzo y se incrementa gradualmente hasta 100%)
• Decreciente (100% al principio y decrece gradualmente)
• Dos picos (número de horas sube 2 veces al 100%)
• Pico inicial (número de horas sube al 100% en el primer cuarto de la duración)
• Pico final (número de horas sube al 100% en el último cuarto de la duración)
• Campana (número de horas sube gradualmente y llega al 100% en la mitad de la
asignación y luego comienza a reducirse)
• Campana achatada (igual a campana, pero con una pendiente de crecimiento
menor)
214


CONTENIDOS
Reportes tipo.
215

Sobreasignaciones y Nivelación
Sobreasignaciones o Conflictos en Recursos:
• Se producen cuando un recurso está programado para realizar más trabajo del que
puede llevar a cabo en el período laborable disponible.
• MS Project permite mostrar en forma gráfica los niveles de asignación de los
recursos y marca en color rojo los conflictos existentes, Para verlas:
1.Haga clic sobre el icono Gráfico de Recursos ubicado en la barra de vistas.

2.Use flechas arriba y abajo para pasar de un recurso a otro.
3.Puede activar Barra de Recurso y ubicar conflictos con el comando ir a
sobreasignación siguiente
216


Sobreasignaciones o Conflictos en Recursos:
217

Formas de Resolver Conflictos en Recursos:
• No todas las sobreasignaciones pueden resolverse; las inferiores a 1 hora por día o
1 día a la semana podrían quedar sin resolver. Para ello debemos usar las
estrategias de eliminación de conflictos en MS Project.
• Estrategias:
• Redistribución automática de recursos: Se retrasan o se dividen las tareas.
La redistribución automática se hace tomando en cuenta capacidad de trabajo,
unidades de asignación, calendario de recursos, duración y delimitaciones de las
tareas.
• Redistribución manual de recursos: cuando la redistribución automática no
resuelve los conflictos de forma deseada.
La redistribución manual se lleva a cabo modificando las cargas de trabajo de los
recursos en las unidades de tiempo sobreasignadas, asignado más recursos a la
tarea, modificando duraciones o utilizando otras técnicas de programación de
recursos.
218


• Ver Barra Recurso – Redistribuir Recursos – Opciones de Redistribución
• MS Project permite resolver conflictos de asignaciones a través de la redistribución
de recuersos que puede ser hecha en forma Manual (por defecto) o Automática.
1.Puede redistribuir los recursos solo

considerando el margen de demora
(holguras) disponibles. Para ello debe
activar la casilla respectiva Haga clic en
redistribuir ahora
2.Si no fuese suficiente con ese proceso
puede pedirle al software que lo haga en
forma automática, alargando el proyecto
para resolver conflictos.
219

Cuadro de Diálogo de Redistribución de Recursos (opciones):
• Cálculo de Distribución: Automática o manual (sólo con redistribuir ahora)
• Ámbito de Redistribución:
• Todo el proyecto (predeterminado)
• Tareas en un rango de fecha determinado
• Resolución de Sobreasignaciones – Orden de redistribución:
• Sólo indicador: Comprueba tareas en orden ascendente de su ID.
• Estándar (predeterminado): comprueba tareas en orden de dependencias con
predecesoras, demora disponible, fechas, prioridades y delimitaciones.
• Prioridad: comprueba tareas con prioridad más altas y luego estándar (500)
• Margen de demora: comprueba sólo aquellas tareas que no afectan fin del proyecto.
220


• Puede ver los conflictos en Vista Uso de Recursos y Gráfico de recursos al mismo
tiempo, para identificar en que tareas está ocurriendo y resolver los conflictos
manualmente, revisando cuidadosamente las asignaciones y rendimientos..
221

• Aviso de conflictos en el proceso de redistribución.
222

Taller Nº3 Creación, Asignación y Nivelación

de Recursos para Proyecto
223

CONTENIDOS
Reportes tipo.
224

Elaboración del Presupuesto del

Proyecto (Costos Directos e Indirectos)
➢ Microsoft Office Project Professional construye el presupuesto de Costos Directos del
Proyecto (aquellos proporcionales a la cantidad de trabajo a realizar) en forma
automática, en la medida que se han asignado los recursos a las actividades. Lo hace a
través del producto entre el precio unitario de cada recurso (tasa del recurso) y la
cantidad de dicho recurso asignada a la actividad, determinando el costo directo de la
actividad a través de la agregación de los costos de cada asignación hecha a ella en el
proceso de “Asignación de Recursos”.
➢ En la medida que se han asignado recursos a las actividades, el Costo Directo Total
del Proyecto, MS Project Professional lo determina por la simple agregación de los
costos directos de las actividades que lo componen.
➢ Para determinar los Costos Indirectos (aquellos proporcionales a la duración del
proyecto) es necesario definir cual es la función de distribución de dichos costos en el
plazo del proyecto. Una práctica común, cuando esta distribución es uniforme (se asume
que los costos indirectos no varían en el tiempo), es cargar los costos de la
Administración del Proyecto a una actividad tipo “hamaca”, a la cual se carga el costo
indirecto por unidad de tiempo.
➢ Las utilidades del contratista, si existen, usualmente son consideradas como una
proporción de los costos directos o por la suma del total de costos (directos e indirectos).
Cualquiera sea el caso, es posible utilizar fórmulas para determinar ese valor.
225

➢ Los Costos Directos de las actividades del proyecto se calculan automáticamente y se
ven reflejados en el campo “Costo Total” (Costos Programados o simplemente Costo).
➢ Si la forma de imputar los costos indirectos es en proporción a los costos directos,
puede utilizarse un campo de costos programables (ejemplo Costo1), en el que
deberá definirse una función de costos como producto del Campo Costos por el
porcentaje acordado.
➢ Para lo anterior debe insertarse la columna “Costo1” y, con botón derecho del mouse,
seleccionar las opciones “Campos personalizados” – “Atributos personalizados” –
“Fórmula” (Ver figuras de lámina siguiente)
➢ De manera similar, puede utilizarse el campo ”Costo2” para definir el monto de dinero
asociado a utilidades del contratista y en ”Costo3”, la sumatoria de todos los campos
anteriores (Costo Total + Costo1 + Costo2), definiendo así el Costo Total del
Proyecto.
➢ Estas últimas opciones pueden utilizarse de manera avanzada, toda vez que se requiera
definir un parámetro que no esté considerado en el formato por defecto de MS Project
Professional.
226
226


227

Proyecto (Costos Fijos)
➢ COSTOS FIJOS (TAREAS)
• Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes,
independientemente de la duración de la tarea, del trabajo realizado por un recurso, o
del número de unidades de recurso asignadas.
• El costo de un recurso basado en tasas puede aumentar cuando una tarea requiere
más tiempo, pero un costo fijo nunca aumenta.
➢ Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
a) En el menú Ver haga clic en Diagrama de Gantt.
b) En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Costo.
c) Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo.
d) En el campo Costo fijo, escriba un valor de costo.
➢ Nota: Puede introducir un costo fijo para una tarea o para una fase o para todo el
proyecto, dependiendo en que tipo de actividad se digite el valor.
➢ Se puede definir una manera de distribuir los costos fijos de la actividad en el campo
“Acumulación de Costos Fijos”. Esto impacta la construcción del Flujo de Caja.
228
228

Elaboración del Presupuesto del Proyecto

(Costos Previstos o Línea de Base)
➢ Una vez que se ha concluido el Programa del proyecto se debe establecer la Línea de
Base del proyecto, tal cual se verá más adelante. Al hacerlo, se genera el llamado Plan
Previsto, que incluye los datos iníciales que ha ingresado, tales como duraciones, costos,
trabajo. En ese momento, se completará el campo de Costo Previsto.
➢ El Costo previsto permite realizar un seguimiento de los costos y compararlos con los
costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos durante toda la vida del
proyecto.
➢ El plan previsto es una “fotografía” de la información del proyecto que se guarda cuando
un proyecto ha sido diseñado completamente y está listo para su ejecución. El plan
previsto se crea con la línea de base, que se explica con más detalle a continuación de
este tema.
229
229
Revisión del Flujo de Caja del

Proyecto
➢ Una vez definido el presupuesto total del proyecto, incluyendo todos los ítems abordados en las
láminas anteriores, el software es capaz de elaborar de manera automática el Flujo de Caja
Programado del Proyecto.
➢ Para poder revisarlo, se pueden elegir diversas opciones. La primera de ellas, es a través de la
emisión de reportes en informes de “Costes”, en Informes Visuales o a través de la opción de “Costes”
(empleo de tablas dinámicas).
230
230


Proyecto
➢ Reportes en el menú “Crear un Informe” (a través de la exportación de datos a MS Excel o a MS Visio),
menú “Editar Plantilla” y seleccionando los campos que deseen exportarse. Esta misma operación
puede seleccionarse para exportar datos de campos de trabajo y construir la Curva de Avance
Programado (Curva S) o la Curva de Costos Acumulados del Proyecto.
231
231

Proyecto
➢ Para la visualización en pantalla de los montos comprometidos en el flujo de caja, para cada
asignación o recurso, puede seleccionarse la vista “Uso de Recursos” o “Uso de Tareas” y en el área
gráfica, con botón derecho de mouse, seleccionar sólo la opción de “Costos”
232
232

Taller Nº4 Elaboración del Presupuesto y Flujo

de Caja del Proyecto
233
Módulo 4:
“Seguimiento y Control de Proyectos
con MS Project Professional 2016®”
234


contractuales.
CONTENIDOS
235

Guardar una Línea de Base (Baseline).
1. En el menú Proyecto, elija Establecer Línea de base y haga clic en Guardar

línea de base.
2. Haga clic en Proyecto completo para guardar una línea de base.
3. Haga clic en Tareas seleccionadas para agregar nuevas tareas a una línea de
base existente.
236


Guardar una Línea de Base (Baseline).
Sugerencia: Para crear un presupuesto, primeramente asigne los recursos y
especifique la información de las tasas o los costos fijos y, a continuación, guarde una
línea de base. La información de costos del plan previsto puede servir como un
presupuesto. Esta información no se puede guardar en un plan provisional.
Nota: Si cuando se guarda el archivo por primera vez todavía no ha especificado toda
la información básica del proyecto, puede guardarlo sin una línea de base.
237

Guardar un plan provisional
Después de guardar una línea de base de la información del proyecto, puede guardar
hasta 10 planes provisionales como puntos de control durante el proyecto.
1. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Guardar línea de
base.
2. Haga clic en Guardar plan provisional.
3. En el cuadro Copiar, haga clic en el nombre del plan provisional actual.
4. En el cuadro En, haga clic en un nombre para el siguiente plan provisional, o
especifique un nuevo nombre.
5. Haga clic en Proyecto completo para guardar un plan provisional para todo el
proyecto.
6. Haga clic en Tareas seleccionadas para guardar una parte de la programación.
238


Guardar un plan provisional
Nota: Un plan provisional guarda las fechas de comienzo y fin de las tareas en los
campos Comienzo y Fin. Puede mostrar estas fechas de plan provisional agregando
los campos Comienzo y Fin a una tabla. No guarda información relacionada con
costos.
239

contractuales.
CONTENIDOS
240


Tipos de Fechas para Seguimiento
Tipos de fechas disponibles en MS Project para el proceso de
seguimiento de los proyectos:
Tipo de Fecha Descripción
• Tareas que aún no han comenzado o están en progreso

Prevista • Estas fechas cambian en la medida que progresa el proyecto
• Una vez iniciadas las tareas, se introduce información real
• Tareas que están en progreso o han terminado

Real • Estas fechas no cambian una vez realizado el seguimiento de una
tarea, a menos que sean editadas
• Fechas planificadas originalmente

• Estas fechas se usan para comparar el plan original con las fechas
Actual
reales y las fechas previstas
• Las fechas actuales no cambian
241

Ingreso de información de progreso real
Pasos para iniciar el seguimiento:
1. Planificación entrega fechas programadas

2. Guardar línea de base entrega fechas previstas.
3. Progreso del proyecto entrega fechas reales
4. Si todo coincide con lo planificado, en la medida que el proyecto va progresando,
las fechas reales y las fechas previstas van coincidiendo.
5. Cuando termina el proyecto, coinciden todas las fechas reales y previstas
242


Introducción de la información del progreso real:
• MS Project permite introducir 5 tipos de datos reales:

1. Fechas reales de comienzo y fin
2. Porcentaje completado de la tarea
3. Duración real y duración restante
4. Trabajo real y trabajo restante
5. Costos reales y costos restantes
• MS Project permite introducir estos datos en distintas vistas:
1. Barra Tarea - Actualizar tareas (barras 0%-25%-50%-75&-100%)
2. Barra Tarea - Actualizar Según Programación – Actualizar Tarea
3. Cuadro Información de la tarea - General
4. Tabla de Seguimiento
243

Introducción de la información del progreso real:
Información de la Tarea - General
Vista - Tabla - Seguimiento
244


Actualizar el proyecto según la programación original:
• Usaremos este procedimiento cuando las tareas han ocurrido en las fechas
programadas y se desea actualizar el proyecto a una fecha determinada.
1. Barra Tarea –Actualizar según Programación
2. Actualizar trabajo completado al … El progreso será actualizado a la fecha

indicada.
245

contractuales.
CONTENIDOS
246


Comparación Línea Base vs Avance Real
Comparación de programación original (línea de Base) con datos reales:
• Usaremos la Línea de base para comparar costos, trabajo y fechas para las
tareas y recursos.
• Al comparar el proyecto “real” con la Línea de Base, se puede controlar:

• Si las tareas se están realizando de acuerdo al programa
• Si los recursos están desarrollando su trabajo con la eficiencia programada
• Si los costos están dentro del presupuesto
• La visualización de esta comparación puede hacerse de las siguientes formas:

• Gráficamente en diagramas
• Núméricamente en Tablas
247

Comparación de programación original (baseline) con datos reales:
Herramienta Tipo Descripción

Gantt de Seguimiento Gráfico Información real y de la línea de base de las
tareas en forma de gráfico
Variación Tabla Diferencia entre información real y Baseline
Trabajo Tabla Horas de Trabajo reales y de baseline,
mostrando las variaciones
Costo Tabla Costos reales y de baseline, mostrando las
variaciones
Costo mayor que el Filtro de Muestra todas las tareas con costo mayor al
presupuestado Tareas presupuestado
Tareas Pospuestas Filtro de Muestra todas las tareas retrasadas respecto de
Tareas lo programado
Trabajo sobrepresupuestado Filtro de Recursos con trabajo previsto mayor que el de la
Recursos línea de base
248


Comparación de programación original (baseline) con datos reales con Gantt de
Seguimiento:
249

Comparación de programación original (baseline) con datos reales con Tablas
de Variación y Trabajo:
250


Visualización de Líneas de Progreso
MS Project permite visualizar líneas de progreso del avance real del proyecto,
como representación visual del avance en la carta Gantt y Gantt de Seguimiento.
• Picos a la Izquierda – trabajo retrasado vs previsto

• Picos a la derecha – trabajo adelantado vs previsto
• Acceso:
• Botón derecho con cursor sobre Carta Gantt (Línea de Progreso)
251

Visualización de Líneas de Progreso
Visualización de Línea de Progreso:
252

253

Seguimiento de Costos
MS Project permite efectuar un detallado seguimiento de los costos reales vs
los costos previstos.
• Para explicar este procedimiento trabajaremos, a modo de ejemplo, en base a una

tarea “Revisión de Contrato” y simularemos varias situaciones. Esta tarea tiene
asignado un recurso “Revisor de Contrato”, con una duración de 10 días , un trabajo
de 80 H/H (8 horas por día), comenzando el proyecto el día 06/07/09. Tasa Estándar:
$15.000/hr.
• Una vez programada la tarea, la guardaremos en la línea de base para efectuar
comparaciones. Inicialmente la programación queda de la siguiente forma:
254


Tipos de Campos disponibles para el Seguimiento de Costos
• Para el seguimiento de los costos de una tarea, MS Project considera los

siguientes campos:
• Costo Previsto: muestra el costo total planeado para una tarea, un recurso
para todas las tareas asignadas o para el trabajo que realice un recurso en una
tarea.
• Costo Real: muestra los costos contraídos por el trabajo realizado por los
recursos en las tareas, junto con cualquier otro costo registrado que esté
asociado a la tarea. (OBS: desactivar opción “MS Project siempre calcula los
costos reales” en Herramientas – Opciones – Cálculo)
• Costo Restante: muestra los gastos programados restantes que se producirán
al completar el trabajo restante programado.
• Costo Total (Costo): muestra el costo total programado o previsto para una
tarea, un recurso o una asignación, basado en los costos contraídos por el
trabajo realizado por todos los recursos asignados a las tareas y en los costos
planeados para el trabajo restante.
255

Ejemplo de Seguimiento de Costos
• Para nuestro ejemplo, una vez guardado en la línea de base, se determina que la
tarea está a medio terminar y se marca en MS Project como completada en 20%.
Ahora podemos revisar la Tabla de Seguimiento y la de Costo en la hoja de tarea
• Costo Previsto: Como hasta ahora la tarea ha ocurrido tal cual el programa, el
costo previsto es igual al costo total (coso real + restante)
• Costo Real: Valor calculado de horas trabajadas 16*15.000=240.000
• Costo Restante: Valor calculado de horas restantes 64*15.000=960.000
• Costo Total (Costo): Corresponde a la suma de Costo Real + costo restante
256


• Supongamos ahora que el valor real de el trabajo realizado corresponda a

$300.000, producto de un mayor costo del recurso o algún imprevisto:
• Costo Previsto: Este campo mostrará el valor programado para la tarea

• Costo Real: Valor ingresado (activar) de $300.000
• Variación: Este campo calcula la desviación de lo previsto vs el costo total.
257

• Supongamos ahora que el valor real de el trabajo realizado a la fecha corresponda

a $300.000, producto de un mayor costo del recurso o algún imprevisto y que la
tarea comenzó un día después:
• Costo Previsto: Este campo mostrará el valor programado para la tarea

• Costo Real: Valor ingresado (activar) de $300.000
• Variación: Este campo calcula la desviación de lo previsto vs el costo total.
258


contractuales.
CONTENIDOS
259

Informes de Seguimiento de Avance Físico
Seguimiento de Avance Físico
260


Informes de Seguimiento de Avance Físico
Seguimiento de Avance Físico
261

contractuales.
CONTENIDOS
262


Informes de Seguimiento de Avance Costos
Seguimiento de Avance de Costos
263

Informes de Seguimiento de Avance Costos
Seguimiento de Avance de Costos
264

Taller Nº5 Control, Seguimiento, Actualización

y emisión de reportes del Proyecto.
265
Módulo 5:
“Reportabilidad con MS Project
Professional 2016®”
266


2016®
CONTENIDOS
267
Generación y Configuración de Reportes
Generación de Reportes en Microsoft Project 2013
Durante la programación del proyecto o una vez concluida ésta y durante la

fase ejecución, usted podrá emitir una serie de informes relacionados con
Información General, Tareas, Costos, Asignaciones, Cargas de Trabajo y
otros reportes personalizados.
Ir a Menú Crear Informe y seleccionar algunas de las opciones propuestas
268

PASO A PASO PARA CREAR UN INFORME
1. En el menú Proyecto, haga click en Informes.

2. Haga click en Personalizado y, a continuación, en Seleccionar.
3. Para crear un informe de tareas o de recursos, haga click en Nuevo en el cuadro
de diálogo Informes Personalizados, elija Tarea o Recurso y, a continuación, haga
click en Aceptar.
4. Para crear un informe de calendario mensual, haga click en Nuevo, en Calendario
mensual y, después, en Aceptar.
5. Para crear un informe general personalizado, haga click en Nuevo, luego en
General y, a continuación, en Aceptar.
269
PASO A PASO PARA CREAR UN INFORME
6. Dependiendo del tipo de informe que haya elegido, haga las modificaciones del
caso.
• Los informes de tareas y recursos tienen tres pestañas: Definición, Detalle,
Ordenar.
• Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar.
• Los informes Generales tienen las mismas pestañas de los informes de
recursos y tareas. La diferencia es que permite elegir el período de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos.
270


• Reportes por Tipo
271

• Reportes de recursos (Ejemplo)
272


• Reportes de Costos y Tareas (Ejemplo)
273

• Reportes de Hitos (Ejemplo)
274


2016®
CONTENIDOS
275
Organizador
276

• Reportes Cargas de Trabajo
277

2016®
CONTENIDOS
278

Equivalencias en MS Excel®
Guardar Archivos en formato MS Excel® - Equivalencias
279
280

Organizador de MS Project Professional 2013
281
Seguir ejemplo de clases
282

Taller N°6: Creación de Reportes

Automatizados del Proyecto.
283
Módulo 6:
“Otras funciones avanzadas de MS
Project Professional 2016®”
284


CONTENIDOS
5. Empleo de Filtros.
285
Funciones Avanzadas en MS Project

Professional 2016®
286


Professional 2016®
287

Professional 2016®
288


Professional 2016®
289

Professional 2016®
290


Professional 2016®
291

CONTENIDOS
292


Crear y Asignar Calendario a Tarea
Crear un calendario especial para una tarea:
• Un Calendario de tareas es un calendario base que se puede aplicar a tareas
individuales para controlar la programación de estas tareas.
• Los calendarios de tareas definen excepciones únicas o específicas para programar
tareas individuales, como la maquinaria que funciona durante el período no
laborable.
1. En el menú Herramientas,
haga clic en Cambiar
calendario laboral.
2. Haga clic en Nuevo
293

3. En el cuadro Nombre, escriba el

nombre del nuevo calendario.
4. Para comenzar con un calendario
predeterminado, haga clic en Crear
nuevo calendario base.
5. Para crear un nuevo calendario
base a partir de un calendario
existente, haga clic en Hacer una
copia del calendario y, a
continuación, en el nombre del
calendario que aparece en el
cuadro.
294


7. Haga los cambios necesarios en el

calendario:
• Puede cambiar periodos
laborables no predet. en fechas
específicas, cambiar días a
períodos no laborables o
mantener el periodo laborable
predeterminado. Modifique
horarios laborables (detalles)
• Para seleccionar días
adyacentes, haga MAYUS + Clic
• Para seleccionar días NO
adyacentes, haga CTRL + clic
• Para seleccionar un día a la
semana para todo el calendario,
haga clic en el Semanas
Laborales
295

Después de creado el calendario, debe asignársele a la tarea (Información de la
Tarea – Avanzado – Seleccionar calendario - Aceptar):
• Active la casilla de verificación La programación omite los calendarios de
recursos para que el calendario de tareas anule todos los calendarios de recursos, si
procede.
296


CONTENIDOS
297

Professional 2016®
Creación e importación de Campos Personalizados (fórmulas e indicadores
gráficos) en MS Project Professional 2013
298


Professional 2016®
Creación e importación de Campos Personalizados (fórmulas e indicadores
gráficos) en MS Project Professional 2013
299

Professional 2016®
Creación de Tablas Personalizados (fórmulas e indicadores gráficos) en MS
Project Professional 2016® - Restricciones (modelo Last Planner)
300


Professional 2016®
Creación de Tablas Personalizados (fórmulas e indicadores gráficos) en MS
Project Professional 2016® - Causas de No Cumplimiento (modelo Last Planner)
301

CONTENIDOS
302

Integración de Subproyectos
Insertar subproyectos en un proyecto principal:
Mediante la consolidación de archivos relacionados en un proyecto principal puede

organizar y administrar de forma más eficiente proyectos complejos o varios
proyectos relacionados.
1. Abra el archivo que desee que sea el proyecto principal.
2. Haga clic en Diagrama de Gantt.
3. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la fila debajo de la cual desee
insertar el proyecto.
4. En el menú Proyecto, haga clic en Subproyecto.
5. Si es necesario, realice una búsqueda de su archivo.

6. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta que contenga el
archivo.
7. En la lista de carpetas, abra la carpeta o subcarpeta que contenga el archivo.
303

8. Haga clic en el archivo que desee insertar y después haga clic en Insertar.
9. Si no desea que el subproyecto se actualice, o que los cambios del subproyecto
se muestren en el archivo de proyecto original, desactive la casilla de
verificación Vincular al proyecto.
10. Haga clic en Insertar.
Sugerencias:
➢ Para insertar varios archivos, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic
en los archivos en el orden en que desee insertarlos.
➢ Para ver archivos de Microsoft Project guardados en una base de datos, haga
clic en Bases de datos de Project en el cuadro Tipo de archivo.
➢ Para insertar un archivo en formato de sólo lectura, haga clic en la flecha del
botón Insertar y, a continuación, en Insertar sólo lectura.
304

Sugerencias:
➢ Si consolida archivos de proyecto que contengan recursos con el mismo

nombre, y desea eliminar los nombres de recursos duplicados, desactive la
casilla de verificación Vincular al proyecto.
➢ La primera instancia de un nombre de recurso y su correspondiente

información, como tasas de pago y calendarios de recursos, sobrescribirá la
segunda instancia y las instancias posteriores; y como los subproyectos no
están vinculados a sus archivos de origen, no podrá actualizar el archivo de
proyecto original con los cambios realizados en el subproyecto del proyecto
principal.
305

CONTENIDOS
306


Professional 2016® - Filtros
Empleo de Filtros y Agrupaciones en MS Project Professional 2016®
307

Professional 2016® - Filtros
Empleo de Filtros y Agrupaciones en MS Project Professional 2016®
308

Taller N°7: Creación de Tablas

Personalizadas.
309
Curso de
Administración de Proyectos con empleo avanzado
de Microsoft Project Professional 2016®
Relator : Luis Edgardo Gaete Bascour, Ingeniero Aeronáutico, MSc
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Curso de Administración de Proyectos Con Empleo Avanzado de MS Project 201

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