NATURALEZA DE LA PLANIFICACIÓN Y DE LOS OBJETIVOS

Es el proceso de determinar los objetivos y definir la mejor forma de

alcanzarlos, es decir, desarrollar planes.

La planificación establece un puente entre una situación actual y una

situación deseada.

Se divide en dos partes;

• El establecimiento de los objetivos o fines de la organización;

debemos responder a una serie de preguntas;

o ¿Qué queremos lograr?

o ¿A dónde queremos ir?
o ¿Por qué motivos?

En definitiva los objetivos expresan los estados futuros deseados.

• El desarrollo de planes para alcanzar los objetivos fijados; fijar los

objetivos no sirve de nada si no desarrollamos un plan para alcanzarlos. Un
plan es un medio para conseguir las metas. Es un esquema que indica de
qué manera pretende una empresa de obtener los fines.

Esta parte consiste en responder la pregunta siguiente;

 ¿Cómo lograr los objetivos fijados?

LAS VENTAJAS

La planificación se traduce en una serie de ventajas para la

organización permitiendo el adecuado desenvolvimiento de las demás
funciones administrativas (organización, etc…)
 La planificación da sentido a las funciones de organización y
administración, y hace posible llevar a cabo la función de control que no es
viable si no se fija de ante mano unos objetivos que lograr.

La planificación es la base para decidir:

• Organización: solamente una vez que conocemos los objetivos que

queremos lograr y los planes que debemos seguir para logarlos, podremos
diseñar una estructura que nos permitan ejecutar dichos planes y alcanzar
los objetivos.

• Dirección: la planificación nos permite seleccionar que tipo de personal

y cuando contratarlo. Así como la manera de conseguir que los individuos
colaboren de forma voluntaria a la consecuencia de los objetivos
organizacionales.

¿Qué estilos de liderazgo y motivación? ¿Y qué sistema de comunicación

son más eficaces para dirigir al personal?

• Control: se define como la comparación entre los objetivos fijados y los

resultados alcanzados. Con el fin de detectar las desviaciones y establecer
las medidas correctores necesarios. Por lo tanto si no conocemos nuestros
objetivos no podremos fijar los estándares y por lo tanto no podremos
determinar el grado de consecuencia de los objetivos.

En general, la planificación ayuda a los directivos a afrontar el futuro incierto.

No garantiza el éxito, pero ayuda a alcanzarlo.

Y en general las empresas que planifican obtienen mejores resultados que

aquellas que no lo hacen.

En definitiva planificar es la forma racional de asignar recursos escasos en

las empresas.
EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

La función de planificación debe seguir un esquema lógico. La consideramos

de 8 etapas;

• Toma conciencia del problema; la planificación es la toma de

decisiones anticipadas y al igual que el proceso de decisiones se inicia con la
percepción de un problema, un vacío entre la situación actual y una situación
futura que puede consistir en una amenaza o una oportunidad.

Esta toma de conciencia, es una característica de las organizaciones

preactivas que constantemente están intentando anticiparse a los cambios,
observando la competencia, evaluación de las necesidades de los clientes y
evaluando las fuerzas y debilidades.

• Establecimiento de objetivos; consiste en expresar en forma de

objetivos y metas la situación deseada futura. Consiste en contestar a la
pregunta, ¿Qué queremos lograr? ¿en que momento? y ¿qué utilidad
esperamos de ello?

Los objetivos deben ser cuantificables y deben tener un plazo de

consecución para que sean operativos.

Primero se fijan los objetivos globales y después se desglosan en objetivos

funcionales y departamentales.

• Análisis de contingencias; antes de diseñar los planes debemos

analizar las circunstancias en la que dichos planes se van a desarrollar,
tendremos que llevar un análisis interno y externo de la organización.

• Definición de líneas alternativas; consiste en identificar los planes

alternativos que podemos seguir para alcanzar los objetivos fijados.

• Evaluación de las alternativas; consisten en evaluar los cursos de

acción alternativos en función de los requerimientos y de los resultados.
Teniendo en cuenta los objetivos y las contingencias en las que se
desarrollan las alternativas.

• Selección de una alternativa; consiste en determinar cuál de los

cursos de acción posible se va a poner en práctica. Es cuando la empresa
decide qué plan va a seguir.

• Formulación de planes derivados; el plan tiene un núcleo central cuya

ejecución requiere una serie de acciones complementarias. Los planes
derivados establecen las actividades necesarias para el sostenimiento y
buen logro del plan principal.

Tiene como finalidad proveer los recursos necesarios en cantidad y calidad

adecuadas y en el momento oportuno para desarrollar el plan principal.

• Presupuestación: es traducir los planes a números, concretándolos al

máximo posible. Y la presupuestación afecta tanto al plan principal como al
derivado.

LOS OBJETIVOS

La fijación de los objetivos es la fase inicial de la planificación a partir

de la cual diseñamos los planes para alcanzar los objetivos.

Un objetivo es un estado o condición futura deseada por la

organización. De esta definición se deduce dos características
fundamentales:

• Los objetivos deben ser definidas por adelantado

• Definir una meta hacia cuyo logro se dirigirán los esfuerzos

Todos los objetivos deben reunir unos aspectos fundamentales:

• Deben ser medibles, deben recoger de la forma más concreta posible
lo que se quiere alcanzar y cuando. La cuantificación facilita la consecuencia
y seguimiento de las acciones.

• Deben estar centrados en resultados, las medidas deben establecerse

en relación a los output y no en relación de actividad para conseguirlos.

• Deben ser realizables, los objetivos deben ser percibidos como

alcanzables por las personas encargadas en ellos porque si no es así,
producen falta de motivación.

• Deben ser flexibles, deben poder ser modificados en caso de que

surjan acontecimientos no previstos.

El enfoque sobre los objetivos de la organización no ha permanecido

constante a lo largo del tiempo sino que evoluciona a medida que lo hace la
realidad empresarial.

En la actualidad el enfoque de los objetivos se resume:

• Superación del planteamiento tradicional, sobre la maximización del

beneficio como único objetivos.

• Reconocimiento de la existencia de objetivos múltiples, variables y

susceptibles de conflictos entre sí.

• Aceptación de que las empresas puedan tener distintos objetivos en

función de sus características, tamaños, estructura, etc…

PRESUPUESTO COMO HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN

Un presupuesto es una herramienta de gestión donde se cuantifican

pronósticos o previsiones de diferentes elementos de un negocio. Esta
herramienta permite planificar, coordinar y controlar las operaciones de las
empresas, pero no siempre es entendida en la práctica de la misma manera
en las compañías.

El presupuesto no tendría que ser algo impuesto, incomprensible y

que restringe en lo que se necesita gastar e invertir. No ha de entenderse
como algo que exige nuevos clientes y mercados y sobre lo que se tiene que
rendir cuentas. No debe percibirse como un elemento que resta tiempo a las
actividades propias y que restringe el margen de maniobra. Y, sin embargo,
muchas empresas siguen teniendo este concepto de presupuesto y lo
aplican en la práctica de su día a día.

La herramienta de presupuesto es:

 Referencia
 Esqueleto interno
 Organiza recursos
 Propone eficiencias y productividad
 Orienta el corto al largo
 Mide resultados
 Posibilita el análisis de desviaciones
 Simulación del futuro
 Aflora excesos y necesidades
 Plantea metas y traza caminos hacia ellas
 Coordina esfuerzos
 Relaciona negocios y soporte

La empresa y cada uno de los responsables del presupuesto han de

organizar los recursos y fijar de antemano unos ingresos para imaginar el
futuro. El presupuesto obliga a pensar en los productos, los clientes, los
canales de distribución, etc. Además, esta herramienta permite contrastar
con los resultados cuantitativos obtenidos a medida que avanza el ejercicio.
 ESTRATEGIAS Y PREMISAS DE LA PLINIFICACION

Las Estrategias y las Políticas están estrechamente relacionadas. Ambas

dan dirección, son la estructura para los planes, son el fundamento de los
planes operacionales y por lo tanto afectan a todas las áreas de la
Administración.

La Planeación estratégica analiza la situación actual y la que se espera para

el futuro, determina la dirección de la empresa y desarrolla medios para
lograr los objetivos.

Es un proceso complejo que requiere de un enfoque sistemático para

identificar y analizar factores externos a la organización y confrontarlos con
las capacidades de la empresa

TIPOS DE PLANES

Un plan abarca cualquier curso de acción futura. Son clasificados como:

 Propósitos: Los propósitos de una empresa son su papel primario,

por ejemplo: El propósito de cualquier hospital es proporcionar
servicios de salud.
 Misión: La misión de una empresa es su finalidad específica, por
ejemplo: La misión del Departamento Académico de ICE es la
formación de Ingenieros en Comunicaciones y Electrónica.
 Objetivos: Son los fines hacia los cuales se dirige una actividad, por
ejemplo: Una empresa puede fijarse como objetivo, aumentar su
producción en un 55%.
 Estrategias: Son el patrón de respuesta de la organización a su
ambiente. La estrategia pone los Recursos Humanos y Materiales en
juego frente a los problemas y riesgos que plantea el mundo exterior.
Por ejemplo: La difícil situación económica de un país puede requerir
que muchas empresas adopten una estrategia de supervivencia.
  Procedimientos: Son planes que establecen un método obligatorio
para realizar las actividades futuras. Son series cronológicas de
acciones requeridas. Por ejemplo: El procedimiento que deberá
seguirse para la contratación de personal.
 Reglas: Describen con claridad las acciones específicas requeridas o
las que no se deben llevar a cabo. Por ejemplo: La regla de no salir de
la empresa durante la jornada de trabajo sin un permiso firmado por el
Jefe de Departamento respectivo.
 Programas: Son un conjunto de objetivos, políticas, procedimientos,
reglas, asignaciones de tarea, pasos a seguir, recursos a emplear y
otros procesos necesarios para llevar a cabo un determinado
 Curso de acción: Por ejemplo: El programa para lanzar un nuevo
producto al mercado.

MATRIZ DOFA

La matriz DOFA o FODA, es una herramienta de análisis empresarial,

que permite mirar la empresa desde el exterior como si fuéramos
observadores neutrales, para evaluar las condiciones actuales de la
empresa, y de esta forma tener una mayor perspectiva al momento de tomar
decisiones durante el proceso del diseño de planes estratégicos,
considerando que su función principal es poder unir los elementos de la
matriz para crear estrategias ante distintos escenarios, de igual manera esta
ayuda a los gerentes a desarrollar cuatro tipos de estrategias:

 Estrategias de fuerzas y debilidades.

 Estrategias de debilidades y oportunidades.
 Estrategias de fuerzas y amenazas.
 Estrategias de debilidades y amenazas.
 a) Estrategias FO (Fortalezas con Oportunidades) para atacar
Usan las fuerzas internas de la empresa para aprovechar la ventaja de
las oportunidades externas. Todos los Gerentes querrían que sus
organizaciones estuvieran en una posición donde pudieran usar las fuerzas
internas para aprovechar las tendencias y los hechos externos.
b) Estrategias DO (Debilidades ante Oportunidades) - Estrategias
para Movilizar
Pretenden superar las debilidades internas aprovechando las
oportunidades externas. En ocasiones existen oportunidades externas
claves, pero una empresa tiene debilidades internas que le impiden explotar
dichas oportunidades.
c) Estrategias FA (Fortalezas para enfrentar las Amenazas) -
Estrategias para Defender
Aprovechan las fuerzas de la empresa para evitar o disminuir las
repercusiones de las amenazas externas. Esto no quiere decir que una
Organización fuerte siempre deba enfrentar las amenazas del entorno
externo.
d) Estrategias DA (Debilidades para resistir a las Amenazas) -
Estrategias para Reforzar
Son tácticas defensivas que pretenden disminuir las debilidades internas y
evitar las amenazas del entorno. Una organización que enfrenta muchas
amenazas externas y debilidades internas de hecho podría estar en una
situación muy precaria.
MISIÓN

La misión es la declaración del propósito y enfoque de la organización, es

una breve descripción de ¿por qué existe?, expresando esto en dos o tres
oraciones que expliquen que hace la compañía, a quién le sirve y qué la
diferencia de los competidores. Se utiliza para proporcionar orientación,
dirección e inspiración a los empleados, mientras que les dice a los clientes
qué esperan del negocio. Las declaraciones de misión bien elaboradas
sirven como filtros para separar lo que es importante de lo que no lo es,
establecen claramente qué mercados se atenderán y cómo, comunican un
sentido de la dirección prevista a toda la organización e inclusive algunas se
convierten en el núcleo de publicidad de la compañía.

VISIÓN

La visión de una organización describe hacia dónde se dirige la

empresa, responde a la pregunta ¿Qué será de la empresa en el futuro? ¿A
dónde quiere llegar la organización? Describiendo lo que se está
construyendo y por lo que en un periodo de tiempo quiere ser reconocida o
referente.

OBJETIVOS CORRECTIVOS

Los objetivos correctivos son aquellos que se encargan de ayudar a

corregir y mejorar los objetivos primordiales de la empresa para aumentar su
crecimiento y producción mediante la comprobación del control financiero,
verificando que todo va en la línea correcta para confirmar que todo funciona
bien y que se están cumpliendo, sin alteraciones considerables, las líneas
marcadas y los objetivos propuestos a nivel financiero, de ventas, ganancias,
etc. De esta forma, la empresa gana en seguridad y confianza, afianzándose
su patrón de funcionamiento y las decisiones que se estén tomando.

En este mismo orden de ideas tenemos la detección de errores o

áreas de mejora. Un desajuste en las finanzas de la empresa puede poner
en peligro los propósitos generales de la organización, conduciendo a la
perdida de ventaja frente a la competencia y, en ciertos casos, incluso verse
comprometida su propia supervivencia. Por eso es importante detectarlos a
tiempo.
 VALORES

Los valores de una empresa son el conjunto de principios éticos y

profesionales mediante los cuales ésta elige guiar sus actividades y que
denotan de alguna manera el espíritu de la misma. Los valores son la
“personalidad” de la empresa, ya que resumen en seis o siete conceptos (no
se aconseja elegir muchos más) el modo de proceder de la misma.

Los valores no deberían reflejar el deseo o la expectativa de los

dirigentes o fundadores de la empresa, ni los cometidos puntuales de la
misma (todo eso pertenece a su misión y visión), sino los principios éticos
reales, actuales, en base a los que se asienta la cultura de la empresa.

Un conjunto de valores bien definidos será clave para transmitir al equipo las
expectativas éticas y profesionales que la empresa espera de ellos como
individuos, y operarán como una forma de educación empresarial dentro de
la misma. A fin de cuentas, una organización tiene el espíritu de quienes
trabajen en ella.

POLITICAS

Son planes en la medida en que se constituyen reglas o normas que

permiten conducir el pensamiento y la acción de quienes se tenga a cargo.
Es en este punto donde los administradores deben ser sagaces para que los
subordinados no acepten como políticas una serie de pequeñas decisiones
que no se tomaran con este objetivo. Y usualmente las políticas se apoyan y
precisan los objetivos y cobijan a la empresa en su conjunto. Las políticas
generales de la empresa son tomadas por el consejo de administración, en
las cuales se basaran las políticas de los departamentos

Todas estas delimitan un área o marco dentro del cual se debe decidir,
asegurando que las decisiones sean sólidas y contribuyan al alcance de los
objetivos. Al igual que hay diversos tipos de objetivos, también los hay de
políticas, entre ellas tenemos: políticas de promoción interna, de competir
con base en los precios, políticas en publicidad o políticas departamentales,
como el contratar los ingenieros egresados de las universidades o impulsar
la participación de los empleados para contribuir con la cooperación.

Con respecto a las políticas se debe tener en cuenta que:

Cuando se elaboren las políticas debe tenerse en cuenta la opinión de

a quienes van aplicadas. De igual manera, estas deben declararse por
escrito, y ser difundidas y revisadas periódicamente, la interpretación de
estas debe ser uniforme en toda la organización. Tomando en cuenta lo
antes planteado, existen políticas sobre producción, finanzas, relaciones
públicas, así como aquellas relacionadas con planeación, control, y
organización, que favorecen la coordinación y el trabajo en equipo, las
consultas sobre asuntos fundamentales y la elaboración de criterios e
iniciativa pero dentro de unos límites.